Monografias | Sistema para el control de las garantías comerciales en CIMEX

ÍNDICE
Resumen
Índice
Introducción
Desarrollo
Conclusiones

RESUMEN
El presente trabajo utiliza las facilidades de la red interna de la Corporación CIMEX para el intercambio de información de las unidades con los complejos y sucursales a través de frame relay y comunicación por RAS para automatizar el control de las garantías que ofrecen estas unidades a sus clientes cuando compran una serie de artículos que pueden ser reparados gratuitamente durante determinado período en Servicios Técnicos, una afiliada de CIMEX.

Se realizó el análisis de la estructura informativa de los sistemas que se instalarán en las unidades desde donde se enviará la información hacia un sitio web de los clientes que tienen artículos en garantía. Este sitio podrá ser consultado en los talleres de reparación de Servicios Técnicos. Para el diseño de las bases de datos utilizamos el Enterprise Architect, en la implementación de la interfaz web se utilizó la plataforma .net del Visual Studio 2005 y para el almacenamiento de los datos empleamos el motor de base de datos de SQL Server 2005.

Palabras clave: Garantía, interfaz web, cimex

INTRODUCCIÓN
En los talleres de la División Tecnológica de la Corporación CIMEX reparan durante el período de garantía los equipos electrodomésticos adquiridos en la red de establecimientos minoristas. Este servicio es muy importante para los clientes ya que permite sanear los defectos que no pudieron ser observados en el momento de la compra.

La División de Distribución y Almacenaje, suministra al establecimiento, junto con los equipos, igual número de Certificados de Garantía y la Sucursal Territorial se encarga de garantizar la producción y distribución a las tiendas de los Certificados de Propiedad. Estos certificados son entregados al cliente por el dependiente luego de cerciorarse del buen funcionamiento del equipo y deben ser presentados en los talleres a la hora de reparar el bien adquirido cuando se detecta una rotura.

Actualmente existen irregularidades en el momento de verificar la veracidad de los documentos presentados por los clientes en los talleres de la División Tecnológica. Los técnicos llaman por teléfono a las unidades donde fueron vendidos los equipos para comprobar el período de garantía y por disímiles motivos resulta engorroso recibir una respuesta que confirme la fecha de venta.

Por este motivo nos hemos propuesto el siguiente objetivo: diseñar un sistema con interfaz Web para las unidades donde se captan los datos contenidos en los certificados de garantía y propiedad, luego esta información se envía por ftp hacia la Sucursal Territorial. Un sitio web con todos estos datos puede ser consultado por los técnicos de los talleres simplificando la verificación de los datos y logrando un mejor control de los equipos que aún se encuentran en el período de garantía.

DESARROLLO
Breve reseña histórica de la Corporación CIMEX
En noviembre de 1987, se crea CIMEX para la compra de objetos de oro y plata a la población en tiendas que se abrieron con ese propósito, llamadas " Del Oro y la Plata". Paralelamente se crearon otras tiendas para vender directamente en moneda convertible a segmentos de la población autorizados a su tenencia. En el marco de los Juegos Panamericanos en nuestro país en el año 1991 estos establecimientos tomaron el nombre de "Panamericanas". También desde el año 1989 CIMEX comenzó a operar tiendas Duty Free en los aeropuertos fundamentales del país, creándose la Sociedad Tiendas CIMEX.

En Octubre de 1993, la Sociedad de Tiendas CIMEX y con la incorporación de las Tecnitiendas del Consejo de Estado, se crea la Sociedad de Tiendas Panamericanas con 72 puntos de ventas, a partir de este momento se llevó a cabo un acelerado proceso inversionista que permitió abrir como promedio más de 100 puntos de ventas anualmente. Tiendas Panamericanas se erige como líder con relación al resto de las cadenas recaudadoras de divisas del país con más de 700 Puntos de Ventas incluyendo más de 25 Tiendas por Departamentos, más de 130 Mixtas, más de 70 Especializadas y más de 400 Puntos de Cercanía que comercializan fundamentalmente artículos de vestir, del hogar, ferretería, electrónica y electrodomésticos, y alimentos entre otros. En la actualidad todas las tiendas se subordinan a Complejos y estos a su vez en Sucursales, como resultado del proceso organizativo desarrollado en CIMEX, e incluye las Tiendas Panamericanas, las Tiendas en Aeropuertos Dutty Free y las Boutiques Glamour, así como subordinadas directamente a la Corporación las Boutiques y La Maison.

La Red de Comercio Minorista, está compuesta por un conjunto de comercios dedicados a las ventas al detalle, de las especialidades de: Tiendas, Servicentros, Fotografías, Cafeterías Video Centros y Joyerías.

La Dirección de Comercio Minorista, es el órgano normativo, de organización, control y de dirección funcional de la Red de Comercio Minorista; así como del análisis de los resultados económicos, del desarrollo y las inversiones y cuenta con las especialidades técnicas, de las distintas actividades que la componen.

Por las Sucursales Territoriales se lleva a efecto la administración y dirección funcional de estos comercios con el objetivo de cumplir sus tareas y funciones con el máximo de eficiencia.

El complejo es una agrupación de establecimientos con una vinculación lógica, fundamentalmente desde el punto de vista territorial, que se desarrolla para mejorar la gestión en la base, simplificar la estructura de la organización, utilizar mejor el personal de dirección y ahorrar fuerza de trabajo y otros recursos. Se subordina directamente a la Gerencia Minorista de la Sucursal Territorial, su establecimiento matriz representa ante la misma a los demás establecimientos del complejo.

En toda esta extensa red de tiendas minoristas se comercializan una gran cantidad de equipos electrodomésticos a los cuales se les presta servicios de Garantía Comercial.

Garantía Comercial
Se define como Garantía Comercial la obligación del vendedor de sanearle los defectos ocultos en los Bienes de Uso Duradero (equipos) adquiridos por sus clientes, mediante la reparación, reposición o devolución del precio pagado por los mismos de acuerdo a lo establecido en el Código Civil, estando dirigida solamente a subsanar aquellos defectos o roturas que no pudieron ser observados en el momento de la compra.

Los complejos integrados por establecimientos entre los que se encuentran más de una de las diferentes actividades principales minoristas (Comercios, servicentros, gastronomía, fotografía, video centro), se asegurará en los establecimientos correspondientes se mantenga el personal especializado para garantizar dicha actividad, fundamentalmente en los aspectos comerciales y de operación.

Procedimiento para la venta y entrega de los Certificados de Garantía y de Propiedad.
La Sucursal Territorial será la encargada de garantizar la producción y distribución al establecimiento de los Certificados de Propiedad, controlados y debidamente foliados, según lo establecido.

El dependiente al efectuar la venta del Bien de Uso Duradero, está en la obligación de poner en conocimiento del cliente:

El uso adecuado del Bien a adquirir y brindarle la información necesaria para su correcto funcionamiento.
Manipular en presencia del cliente el Bien antes de ejecutar la venta, a fin de que éste se y forma de operarlo.

Solicitar al cliente la revisión visual del Bien seleccionado, hasta recibir su conformidad en cuanto al buen estado del mismo y los accesorios e implementos que lo componen.

El dependiente debe explicar: el tiempo de Garantía, las condiciones generales y situaciones que la invalidan señalándole donde aparecen, en el modelo del Certificado de Garantía. Igualmente informará las direcciones y teléfonos del taller que corresponda o en el caso de no existir taller en la localidad, el lugar, día y hora, donde se recibirá y atenderá el equipo reportado por el cliente, si se le presenta alguna dificultad.

Datos necesarios para llenar el Certificado de Propiedad:
Se llenará (con letra de molde) el Certificado de Propiedad, solicitando los datos personales correspondientes; acto seguido se llenará el Certificado de Garantía. En ambos documentos se consignará el Número de Serie del equipo y la fecha en que fue vendido.

Se le informará que debe conservar estos documentos y el comprobante de pago de la Caja Registradora para que pueda recibir el Servicio de Garantía.

El cajero de línea al ejecutar el cobro del importe del Bien adquirido "VALIDARA" el Certificado de Propiedad por la tecla (VALD) y entregará al cliente en sus manos los documentos y el comprobante de pago de la Caja Registradora.

El Comercial del establecimiento será el encargado de controlar y preservar los Certificados de Garantía y los Certificados de Propiedad en blanco se controlan por el Económico o Contador.

Tratamiento para los servicios de garantía
La División Tecnológica, dará en sus talleres los Servicios de Garantía. En el caso de los Televisores de más de 25 pulgadas, refrigeradores, lavadoras y cocinas con horno se brindará en el domicilio del cliente.

Atención a la Garantía de los equipos en la ciudad o en el municipio donde radica el taller de la División Tecnológica.

Los Servicios de Garantías, se efectuarán en cualquiera de los talleres autorizados según los teléfonos y direcciones registradas en el Certificado de Garantía.

Atención a la Garantía de los equipos donde no existen talleres de la División Tecnológica

El taller coordinará con los establecimientos la forma en que se brindará la atención a las Garantías, donde se pueden definir una o varias fechas, (como máximo cada 10 días hábiles) y los lugares de atención según sean las posibilidades de los Servicios Técnicos y las necesidades de la zona.

Las fechas y lugares de recepción de las Garantías deben estar en documentos, al acceso del dependiente del establecimiento y ser de su conocimiento, para informarlo al cliente de forma verbal y por escrito en el Certificado de Garantía.

El cliente puede:
Presentarse en los talleres autorizados que están reflejados en el Certificado de Garantía, para hacer el reporte de solicitud del Servicio de Garantía o llevar el equipo.
Presentarse en la fecha y lugar de atención a Garantías que le oriente el dependiente en el momento de la venta para hacer el reporte o llevar el equipo.
Presentarse en cualquier momento y dentro del Período de Garantía, en el lugar de atención a Garantías que le oriente el dependiente en el momento de la venta para hacer el reporte.

Importancia de automatizar el control de la garantía.
Todo esto trae consigo la necesidad de tener un control estricto de las garantías para poder brindar un servicio de mayor calidad a la población y tomar decisiones correctas en cada caso. Por ello nos dimos a la tarea de automatizar todo el proceso de emisión de las garantías y permitir que este control que se puede realizar desde cualquiera de nuestras unidades llegue a los talleres donde se brinda el servicio de garantía, sin tener que recurrir a llamadas o que se produzcan alteraciones en las fechas u otros datos de importancia en los certificados de garantía.

Para ello se diseñó una base de datos en SQL 2005 que contiene la siguiente estructura.



Para introducir los datos de los certificados de garantía en las unidades donde se venden los productos se utiliza la pantalla que mostramos a continuación:



Esta información se enviará hacia un sitio web de los clientes que tienen artículos en garantía. Este sitio podrá ser consultado en los talleres de reparación de Servicios Técnicos :



De esta manera cuando un cliente compra un artículo en una de nuestras unidades se controlan los datos de la garantía del mismo y se pueden consultar en cualquiera de los talleres que prestan los servicios correspondientes a reparaciones y cambios de los mismos por defectos que se presenten en el período de garantía establecido.

CONCLUSIONES
Con la realización de este trabajo se logró controlar los certificados de garantías y poder visualizar los mismos desde cualquier taller de servicios técnicos obteniendo:
1. Un control inexistente de las garantías comerciales de los artículos que se venden en nuestras unidades.
2. Eliminar los fraudes por concepto de cambios de fechas u otros datos de las garantías emitidas.
3. Se creó una interfaz amena y fácil de usar por todos los usuarios y se garantiza la conexión en toda la provincia para el intercambio de información entre las unidades y los talleres.

AUTOR
Ing. Javier Múgica Jerónimo
Centro Trabajo: Gerencia Económica de CIMEX
Sucursal Sancti Spiritus
Dirección: Ave de los Mártires Final s/n
Sancti Spíritus.
Teléfono: 328519
Correo E: j_mugica@cimex.com.cu

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