RESUMEN

El predominio de la gestión de la maestría esta orientada a los resultados y no a los procesos limita la mejora continua de estos resultados en cuanto al cumplimiento de sus objetivos claves, así como su interacción con los diferentes procesos que se gestionan dentro de la  Universidad. El enfoque de procesos permite organizar de forma lógica las actividades y diseñar el monitoreo sistemático de su desempeño, en función de cumplir lo planificado estratégicamente.

La maestría cumple con los requisitos necesarios para considerarlo un proceso en la gestión universitaria, identificándose entre las etapas  fundamentales en el proceso  las de planificar, implementar,  controlar  y de análisis y mejora, las cuales cumplen con el ciclo PHVA, se identifican los sujetos implicados (proveedores), las entradas, salidas y los clientes  de cada etapa, partiendo de las especificaciones para su diseño.

La aplicación de enfoque basado en  proceso no se contradice con los requisitos establecidos por  la Comisión Asesora para la Educación de Posgrado de Cuba (COPEP) para la gestión del programa de la maestría, sino que ofrece otras herramientas adicionales para lograr una gestión efectiva del programa.

En este trabajo se propone la gestión de un programa de maestría bajo el enfoque basado en  proceso, que tribute al diseño e implantación de un sistema de control de gestión en las universidades cubanas  en correspondencia con las estrategias de cada organización.

INTRODUCCION

Dentro del macroproceso universitario de la gestión del posgrado, las maestrías constituyen uno de los procesos claves en la formación profesional, con un fuerte impacto en la sociedad cubana actual y además se ofertan como posgrado  internacional.

El predominio de la gestión orientada a los resultados y no a los procesos en las Universidades, limita la mejora continua de los resultados que alcanza la organización en cuanto al cumplimiento de sus estrategias claves, lo cual es aplicable a las maestrías, que exige de la mejora continua de su desempeño para cumplir con las metas de la organización.

La adopción de un enfoque de gestión basado en procesos no se contradice con los documentos normativos y regulatorios del Ministerio de Enseñanza Superior de Cuba (MES) para el diseño y control de las maestrías, así con los sistemas de evaluación aplicados principalmente en los procesos de medición, análisis y  mejora del programa de maestría.

La maestría puede considerarse un servicio que brindan las universidades a partir de la definición siguiente: un servicio es una actividad o conjunto de actividades de naturaleza mayormente intangible con componentes tangibles  que se realiza a través de la interacción del cliente y el empleado y/o instalaciones físicas y  operacionales de apoyo del proveedor del servicio, con el objeto de satisfacer una necesidad,

Una de las características importantes de proceso de servicio es que el cliente está presente durante el proceso de creación del valor, su éxito radica en la interacción entre personas y la presencia del cliente en las instalaciones de la organización  obliga a estrategias orientadas a la satisfacción no sólo del servicio sino de también del bienestar en el entorno de la misma. Esta característica está presente en el servicio que se brinda en el programa de maestría, lo que influye en la calidad percibida.

El logro de la calidad del programa de maestría está vinculado  con el cambio en la forma de administrar y pensar sobre el cliente, no es forzar a aceptar un programa propuesto desde "adentro", sino trabajar con los mismos para lograr programas que satisfagan a los clientes.

 A partir de las ideas anteriormente expuestas, el objetivo de este trabajo es presentar una propuesta de la gestión de un programa de maestría con un enfoque basado en proceso, con el uso de herramientas que permiten profundizar en su conocimiento y actuar con efectividad en el mejoramiento de su desempeño.

DESARROLLO

Definición del proceso de maestría

Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más entradas (inputs) las transforman, generando un resultado (outputs), es decir es una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez  satisfaga los requerimientos del cliente. (ISO 9000: 2000).

En el proceso de maestría muchas veces se hace difícil identificar y organizar las actividades que interactúan con los diferentes procesos dentro de la dirección funcional de la  Universidad. El enfoque de procesos permite comprender  esta limitación y facilita su  gestión.

Para definir el proceso se necesita conocer las características esenciales del mismo dadas en aspectos como:

·        Los objetivos del proceso

·        Responsables del proceso

·        Entradas del proceso

·        Salidas del proceso

·        Clientes y proveedores del proceso

·        Indicadores de la medición del desempeño.

Que con el uso de diferentes técnicas y herramientas conducen al conocimiento profundo del mismo y así acometer proyectos de mejora del desempeño.

En la Fig. 1 se presenta un Diagrama de Flujo de actividades del proceso de maestría que facilita entender su funcionamiento interno y la identificación de actividades que no aportan valor al proceso. Permite la toma de decisiones para la cual se elabora una propuesta de mejora  que puede estar dirigida hacia diferentes acciones en las actividades del proceso: planificación de una nueva edición, rediseño del programa u otras.

Estas acciones pueden ser preventivas y/o correctivas. Entre ellas se encuentran matrícula, selección de nuevos profesores, mejorar  la bibliografía, las instalaciones e insumos, etc.

Estructura del proceso de maestría

La estructura del proceso de maestría se presenta en la Tabla 1.  Mapa de la estructura del proceso conocido como SIPOC, que establece las relaciones entre Proveedores – Entradas – Procesos – Salidas – Clientes, de forma tal quedan explicitados los requisitos que se recomienda debe  cumplir un proceso, así como el principio de Planear – Hacer – Verificar – Actuar, conocido como el ciclo PHVA.

En este diagrama se puede observar que el punto de partida de la realización del programa o entrada principal son las necesidades de los clientes (graduados interesados) y de las empresas (gestión del conocimiento organizacional) y como resultado  la formación académica a partir de la gestión de las actividades interna del programa. El resultado fundamental de la planificación es el programa de la maestría,  mientras en la implementación es clave disponer de los recursos necesarios para su ejecución y en el control del proceso se realizan las auto evaluaciones y evaluaciones externas, que  permiten tener criterios y emitir juicios de valor de la calidad del programa en la etapa de medición, análisis y mejora del proceso.

La interrelación del programa de maestría con otros procesos universitarios

El proceso de maestría no puede considerarse como un elemento aislado dentro del sistema universitario, sino que su comportamiento está estrechamente vinculado al macroentorno del país y al entorno especifico universitario, a partir de las necesidades cambiantes de los clientes, influenciada precisamente por las variaciones que se producen en estos entornos.

En el entorno especifico universitario y retomando la definición de servicios dada, se pueden definir las interrelaciones con otros procesos que se ejecutan, que aunque de forma general responden a una estructura funcional, pueden identificarse  a partir de las experiencias de otras organizaciones donde se ha trabajado con un enfoque de gestión basado en procesos.

El inicio y el final de un proceso pueden determinarse de maneras diferentes, pero es muy importante considerar el punto de vista del cliente. Generalmente el final de un proceso es el inicio de uno contiguo, de forma que sus resultados satisfacen los requisitos de entrada del mismo y la organización funciona como un todo continuo.

 El mapa de procesos  de la organización  permite valorar las diversas interacciones entre los diferentes procesos, en el caso de la maestría se  establecen sus interrelaciones con otros procesos universitarios, considerándola a ella como el proceso clave estudiado que genera valor, con los procesos estratégicos  y de apoyo identificados por similitud con otras organizaciones.

Los procesos estratégicos son responsabilidad de la alta dirección de la universidad, estos son  la gestión estratégica, de recursos financieros, recursos humanos y  el de posgrado como macroproceso vinculado.

Los procesos de apoyo son los necesarios para que se realicen las actividades que lo soportan  como  comunicación, información,  infraestructura y servicios.  

En la Figura 2 se presenta el Mapa de Procesos Maestría, con las interrelaciones identificadas en esta etapa y la dependencia del proceso de las entradas y salidas de los restantes.

Si el programa de maestría no se encuentra en la planeación estratégica universitaria, no se le asignan los recursos financieros y humanos necesarios, no se atiende metodológicamente y si no se garantizan los servicios de apoyo, evidentemente el mismo no cumplirá con los requisitos que le dieron origen y de ahí las no conformidades detectadas en las evaluaciones. Este impacto trasciende las fronteras universitarias y se refleja el impacto social de la misma.

CONCLUSIONES

Dentro de los procesos que se gestionan en las universidades, las maestrías pueden considerarse un servicio que se presta a la comunidad en la formación profesional y a las organizaciones con intereses en la gestión del conocimiento. La gestión de las mismas con un enfoque basado en procesos facilita el conocimiento profundo de sus características y la realización de los proyectos de mejoramiento asociados a la mejora de su desempeño.

Se ha logrado definir la estructura del proceso, establecer sus interrelaciones con otros procesos vinculados y plasmar las inquietudes referidas al enfoque al cliente, el cual no queda explicito en las mediciones actuales del desempeño del programa de maestría, como elemento fundamental  de existencia y mejora del mismo.  

Es necesario superar la tendencia de proponer el programa de maestría como una posibilidad de la organización, es decir, desde el interior, hacia una posición de respuesta a necesidades de clientes del servicio, enfoque a cliente, lo que es una garantía de  supervivencia del mismo y facilita su ejecución.

Un enfoque de esta naturaleza se aviene con una de las principales características del postgrado en la nueva etapa de la universidad cubana: la gestión de la calidad con nuevos estándares adecuados a los modelos de universalización.

BIBLIOGRAFIA

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4.      Positieri  M.J. y colaboradores. (2004). Enfoque de los procesos académicos en una organización de enseñanza superior  con un sistema de calidad. 4^to  Congreso Internacional de Educación Superior. Universidad 2004. Cuba.

5.      Resolución no. 132/2004. Reglamento de la Educación de Posgrado. Dirección de Posgrado.  Ministerio de Educación Superior de Cuba.

6.      Reglamento del Sistema de Evaluación y Acreditación de Maestrías (SEA-M). 2003.

Figura 1. Diagrama de actividades del Proceso de Maestría

Tabla 1. Esquema de proceso  de la maestría (SIPOC)

Figura 2. Mapa de procesos de la maestría

Autores: 

Dr. Wilfredo Francisco Martín

Dra. Sara Castellanos Quintero

Dra. Silvia Gil Fundora

Universidad de Cienfuegos. Carretera a Rodas, Cuatro Caminos, Cienfuegos. Cuba. Correo electrónico: wfrancisco17@yahoo.com.mx  

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