Monografias | Outsourcing de Sistemas Inteligentes para soporte a la toma de decisiones

RESUMÉN (ABSTRACT)
Hoy en día la tendencia en las empresas está en mover hacia el outsourcing las actividades que no están identificadas como claves para el negocio, a través del análisis que se hace en este artículo, encontramos ventajas como la capacidad tecnológica de los proveedores y desventajas como riesgo de posibles pérdidas o imprecisiones en la información, al transferir los sistemas inteligentes para soporte a la toma de decisiones hacia otra empresa enfocada a actividades de desarrollo de tecnologías de información, también se analiza las consideraciones deben tomarse antes de migrar en esa dirección, como lo son el conocer el nivel de especialización y actualización de la empresa proveedora, establecer las bases contractuales de manera clara definiendo perfectamente el alcance de trabajo y como medir el desempeño. También se presenta una propuesta sobre como llevar a cabo el desarrollo de estos sistemas en el esquema de outsourcing, considerando la metodología de los prototipos como la más adecuada. Finalmente se analiza el impacto interno de una externalización y como asegurar una implementación exitosa.

CONTENIDO
Tradicionalmente, las empresas habían recurrido al outsourcing como un instrumento de reducción de costos, sin embargo el mercado actual demanda de otros factores tales como la eficiencia, calidad, y el acceso a nuevas tecnologías, en general podemos considerar que diversas situaciones, tales como la globalización y el consecuente incremento en la competitividad, han provocado que las empresas evolucionen de un enfoque táctico a uno estratégico. Esta reorientación, se basa en la necesidad de las organizaciones de volverse más ágiles, operativas y flexibles en un entorno en donde la incertidumbre es una constante, y la mejor manera de lograrlo es externalizando operaciones como un instrumento estratégico. (Ibermática, 2006)

Dentro de los procesos que tienden al outsourcing en las empresas, están los relacionados con tecnologías de información donde se cubre un amplio espectro que va desde la infraestructura tecnológica y atención a usuarios, pasando por el servicio integral de aplicaciones, en donde se recibe el servicio de mantenimiento y desarrollo ya sea dentro o fuera del sitio, el outsourcing de los procesos de negocio y llegando finalmente a los servicios integrales donde se transfieren profesionales y activos.

Existen actualmente muchas empresas que prestan este servicio, tanto en nuestro país como en el extranjero, sin embargo antes de tomar una decisión sobre que procesos se deben externalizar, se deben de considerar diversos factores, para fines de este artículo estaremos analizando las ventajas y desventajas implícitas cuando las empresas deciden hacer outsourcing de sus sistemas inteligentes para la toma de decisiones, sea cual fuere el nivel tecnológico de las soluciones que tienen actualmente.

Entendemos por sistemas para toma de decisiones, aquellas herramientas que empatan los recursos intelectuales de los individuos con las capacidades de las computadoras para mejorar la calidad de las decisiones. Estas herramientas abarcan decenas de tecnologías específicas, siendo actualmente lo más reconocido, los sistemas expertos, redes neuronales, algoritmos genéticos, lógica difusa y agentes inteligentes, que tienen como principal característica que replican la manera de aprender de un ser humano, pero con capacidades superiores a este. (Turban, 2005)

Las ventajas que ofrecen estas herramientas a las empresas como ya se mencionó, es el facilitar la toma de decisiones, esto lo logran al poder ofrecer el acceso a millones de datos almacenados por la empresa apoyados con herramientas para extracción de la información y análisis, que permiten conocer a detalle la situación de la empresa en tiempo real, con información precisa y acorde a las necesidades de quien la consulta.

Es en este punto donde nos detenemos a preguntar si conviene el llevar a outsourcing estas herramientas, ya que aun cuando a nivel técnico, una empresa experta en el área puede aportar su conocimiento para seleccionar la mejor herramienta y adecuarla a las necesidades del cliente, nadie mejor que la empresa que lo requiere para conocer la manera en la que tiene estructurada la información y las necesidades específicas que tienen.

El proceso para implementación de un DSS, lleva una metodología similar a la administración de proyectos, inicia con una necesidad, tiene una fase de planeación, una de análisis, una de diseño, una de implementación y el resultado es el sistema, en donde las fases de planeación, diseño e implementación se retroalimentan constantemente. Esta característica es muy importante ya que es aquí cuando se valida la información recibida, y se puede analizar si la salida es congruente con dicha información. Los entregables de la fase de diseño son básicos cuando se trabaja en un proceso de outsourcing, son el diseño físico del sistema, la arquitectura, las interfases, las bases de datos y almacenamiento y el programa, y es aquí donde la empresa cliente puede validar si es lo que quieren antes de implementar. 
Ciclo de Vida de una implementación de un DSS.(turban, 2005) 

La técnica de la elaboración de prototipos puede ser la indicada para este tipo de desarrollos, esta consiste en desarrollar las fases del ciclo de vida (análisis, diseño e implementación, concurrente y repetidamente, permitiendo al usuario revisar las funcionalidades del sistema de manera rápida y proveer retroalimentación. Otra ventaja que tiene el uso de esta técnica, es que aún cuando los requerimientos no sean tan claros y detallados, se van refinando durante las iteraciones en el proceso, y además los costos de desarrollo se reducen.

Otra consideración importante es el tipo de empresa con el que realizará la empresa la alianza, ya que debe de coincidir en muchos aspectos con la empresa cliente, es básico que esta empresa (el proveedor) tenga un nivel de especialización y actualización de conocimientos y habilidades sobre los sistemas inteligentes de soporte para la toma de decisiones mucho mas desarrollados que la empresa cliente.

Para poder evaluar esto, bastará con analizar su inversión en actualizaciones tecnológicas, sus mejores prácticas y el nivel de especialización que ofrecen. Su experiencia es también muy importante, pues una de ventajas de estas externalizaciones, es el evitar una curva de aprendizaje.

Durante el proceso de implementación debe mantenerse la eficiencia y la eficacia en los resultados, y esto solo se logra a través del desarrollo de mecanismos de contratación perfectamente estructurados, en donde se considere no solo aspectos legales sino el alcance del servicio, resultados esperados, incluyendo indicadores de desempeño, costos detallados, obligaciones del proveedor, obligaciones del cliente y obligaciones mutuas, esto asegurando la flexibilidad en cuanto a ajustes futuros a aplicar.

Además de todas estas consideraciones, la empresa contratante deberá realizar un plan para la implementación interna, lo cual involucra preparar al personal involucrado para el cambio, ya que independientemente del nivel de desarrollo actual de los sistemas de toma de decisiones de la empresa, el moverse hacia un outsourcing puede provocar resistencia al cambio, ya sea por la falta de pericia en el uso de la nueva tecnología, por el miedo a perder el empleo si se trata de personal del área de tecnologías de información o simplemente por el cambio cultural que implica, esto sobre todo por que dentro de los usuarios finales está la alta gerencia de la empresa. Debe considerarse también una reestructuración de los procesos y controles internos, preparar sesiones de educación anticipadamente y sobre todo tener un plan alterno en caso de que se tenga problemas con la implementación.

Finalmente la decisión de ir por un outsourcing, debe estar basada en los lineamientos estratégicos dados por la gerencia de la organización, y basados en el principio de “dedicar los esfuerzos al negocio principal” dirigiendo los procesos y por lo tanto la organización hacia esa dirección.

Con el fin de mantenerse competitivas, las empresas deben enfocarse en optimizar el uso del capital, por lo que es prudente revisar la estrategia de outsourcing como parte de la revisión continua del modelo de negocio. (Tripier, 2006)

CONCLUSIONES
La implementación de sistemas inteligentes para soporte a la toma de decisiones, son un elemento esencial para incrementar la competitividad de una empresa, por lo que todas deberían de apostar al desarrollo de estas tecnologías, siendo el outsourcing una oportunidad real sobre todo para aquellas empresas que no tengan un nivel de conocimientos suficiente en lo que respecta a tecnologías de información, sin embargo, antes de tomar una decisión de esta índole, deberán asegurarse de cubrir con todos los pasos necesarios para que las herramientas de apoyo contengan la información que realmente necesitan, ya que de otra manera corren el riesgo de incurrir en gastos innecesarios o incluso tener información poco precisa e incluso incorrecta, generando con esto un problema mayor que el de desconocer la situación de la empresa a tal detalle como lo proporcionan los sistemas para toma de decisiones. Sin embargo una herramienta bien desarrollada que apoye las estrategias de la empresa, puede posicionarla como líder del mercado.

BIBLIOGRAFÍA
1. Ibermática (2006) “Outsourcing – Externalización” http://www.ibermatica.com/ibermatica/outsourcing/
2. Turban, Efraim; Aronson, Jay E.; Liang, Ting-Peng (2005). Decision Support Systems and Intelligent Systems. New Jersey: Pearson - Prentice Hall.
3. Tripier, Benjamín (2006), ”Oportunidades de Outsourcing”, http://www.ntn-consultores.com/articulos/outII.htm
4. Computerworld (2006) “Gestión de proyectos Los CIOs se enfrentan a un entorno cambiante”, http://www.idg.es/computerworld/articulo.asp?id=173608

AUTORA:
Claudia Yvette Aguilar Cerda
IBM de México  -  General Procurement
ph  (52-33) 3669-7825     fx (52-33) 3669-7600  T/L 877 7825
e-mail: cyacer@mx1.ibm.com

Claudia Aguilar es actualmente coordinadora del grupo de compras de IBM en Guadalajara, con experiencia en el área de  Servicios Técnicos, Ingeniera en computación egresada de la UNIVA, actualmente estudia un posgrado en Administración  de Tecnologías de Información en el Tec de Monterrey, y tiene un diplomado en redes, ha participado en desarrollos de  aplicaciones dentro de compras como la herramienta para e-procurement, y bases de datos de soporte a la decisión.       

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