Monografias | Consideraciones generales relacionadas con las Cuentas por Cobrar

INTRODUCCIÓN.
En la actualidad la tendencia de las operaciones mercantiles es a realizar ventas a crédito, por varias razones, entre ellas los volúmenes de mercancía que se comercializan , la disponibilidad de efectivo por los clientes en el tiempo y por otra parte la manipulación y traslado del efectivo para realizar pagos, donde realmente los documentos de valor surten mayor efectividad y menor riesgo en el uso y administración del efectivo.
Las cuentas por cobrar constituyen un medio de crédito para los clientes que facilitan la dinámica de las operaciones comerciales.

DESARROLLO:

Las cuentas por cobrar son derechos exigibles provenientes de ventas, servicios prestados, préstamos o anticipos otorgados o cualquier concepto análogo no documentado con títulos de valor. Este derecho lo conceden las empresas para mantener y atraer clientes, por estos motivos es necesario que se tomen en cuenta los saldos de las mismas, pues las cuentas por cobrar representan una inversión cuantiosa para la mayoría de las entidades, por lo que se hace necesaria la existencia de una administración eficiente que garantice la obtención de ahorros considerables en las operaciones relacionadas con ellas.

El objetivo fundamental de la administración de las cuentas por cobrar no es sólo el cobrarlas con rapidez, sino prestarle la debida atención a las alternativas costos-beneficios que se presentan en los diferentes campos de la administración de las mismas. Estos campos comprenden el análisis y la determinación de tres aspectos importantes que son determinantes para que exista una eficiente administración:
· Políticas de crédito.
· Condiciones de crédito.
· Políticas de cobro.

Las políticas de crédito son las que marcan la pauta para determinar si debe concederse el crédito o no a un cliente y el monto del mismo. El objetivo de la misma es el de maximizar el rendimiento de la inversión y las utilidades, a través del aumento de las ventas y el cobro a los clientes.

Las empresas emplean diferentes políticas de crédito para lograr una mejor gestión, estas se pueden delimitar en dos grandes grupos:
- Flexibles o Relajadas: establecen facilidades de crédito a los clientes, mediante la estimulación de las ventas a través del establecimiento de términos de crédito más amplios.
- Restringidas o Restrictivas: establecen condiciones de crédito favorables para la empresa, acortando los períodos de crédito, esta variante desestimula los niveles de ventas.

Las políticas de crédito tienen dos esferas de acción bien definidas:
· Estándares del crédito.
· Análisis del crédito.

Los estándares del crédito tienen como esencia definir el crédito mínimo que se le va a conceder a un cliente. Estos pueden sufrir ciertos cambios o modificaciones al hacerlos más flexibles o restringidos, por lo que es importante conocer cuales son las variables que se afectan.
Variables fundamentales:
- Gastos de oficina.
- Estimación de cuentas incobrables.
- Inversión en cuentas por cobrar.
- Volumen de ventas.

A continuación les mostramos los efectos que producen en las variables los cambios en los estándares del crédito:

Variables Fundamentales Efectos en las variables
Más flexible Menos flexible
Gastos de oficina -Se concede más crédito.-Aumentan los costos de oficina. -Se concede menos crédito.-Disminuyen los costos de oficina.
Inversión de las cuentas por cobrar -Se eleva el nivel promedio de cuentas por cobrar.-Se incrementa el costo por manejo de cuentas por cobrar. -Disminuye el nivel de cuentas por cobrar.-Se reducen los costos por manejo de las cuentas por cobrar.
Estimación de cuentas incobrables -Aumenta el riesgo de adquirir cuentas malas. -Disminuye el riesgo de adquirir las cuentas por cobrar.
Volumen de ventas -Aumento del volumen de ventas -Disminución del volumen de ventas.

En el momento de tomar la decisión de conceder o no el crédito a un cliente es importante evaluar la situación teniendo en cuenta la probabilidad de incumplimiento del pago (riesgo) de los clientes utilizando criterios más comunes, las cinco C del crédito:
1. Carácter: se refiere a la integridad moral que posee la persona que solicita el crédito y a la probabilidad de que esta cumpla con su obligación.
2. Capacidad: es un juicio subjetivo que evalúa la capacidad financiera que posea la entidad para cumplir con los pagos a realizar.
3. Capital: mide la posición financiera general de la empresa, mediante la aplicación de razones financieras, haciendo énfasis en las razones de riesgo: Deudas/ Activos, la razón circulante y la rotación del interés.
4. Colateral o Aval: se refiere a la existencias de activos que posea el cliente para ofrecerlos como garantía de pago.
5. Condiciones: se refiere a la posición financiera y operativa de la empresa que pueden sufrir el impacto de las tendencias económicas generales.

Mediante el empleo de estos cinco elementos se puede juzgar el riesgo del crédito, además permite realizar juicios acerca de los costos totales esperados resultantes de los créditos concedidos, estos se comparan posteriormente con los incrementos marginales en las ventas y se decidirá si se concede o no el crédito.

Con esta información la empresa puede clasificar a sus clientes en clases o grupos de riesgo, apoyándose en la probabilidad de pérdida asociada a los niveles de ventas hechos a clientes, relacionando de esta forma las razones de pérdidas probables con el margen de Utilidad Bruta y así formular políticas de crédito para cada grupo de riesgo.

Si la empresa desea evaluar la política de crédito que posee o los cambios que puede realizar en la misma (hacerla más flexible o restrictiva) debe tener presente que:
Las políticas de crédito se diseñan o modifican para:
- Aumentar las ventas.
- Disminuir los costos.

Si los cambios se encaminan a aumentar el volumen de ventas esto implicará costos increméntales y viceversa; por tanto al analizar los cambios en la política de crédito se deben cuantificar los efectos de los mismos sobre los clientes antiguos y los nuevos y comparar las Utilidades marginales en las ventas y los Costos de la inversión marginal que se producirán, pues mediante este análisis la empresa puede desplazarse hacia su política óptima de crédito.

Para determinar la política de crédito más adecuada las empresas pueden aplicar las siguientes variantes:
· Evaluar las alternativas costos-beneficios.
· Aplicación de modelos matemáticos que permitan tomar la decisión.

En la alternativa costos-beneficios se relacionan las utilidades y los costos que se obtienen al proponer una modificación en la política de crédito que aplica en ese momento la entidad, para determinar a través de un análisis comparativo cual de las alternativas es más conveniente.

La aplicación de modelos económicos matemáticos en las empresas ha servido para enfrentar las problemáticas que existen en torno a la administración de las cuentas por cobrar, uno de los modelos más empleados es el de Sartoris-Hill, el cual basa su cálculo en la determinación de las ganancias o pérdidas por conceptos de ventas y tiene como punto de decisión los criterios del valor actual neto (VAN) calculándose en condiciones de actual y propuesta. Con la utilización de este modelo la empresa podrá conocer cual condición generará el mayor beneficio.

Si el ciclo de cobro es muy lento la inversión en cuentas por cobrar de la empresa aumentará lo cual no será beneficioso y en un futuro podrían incrementarse el valor de las cuentas malas. Las empresas necesitan conocer y mantener un control eficiente sobre los saldos de las cuentas por cobrar determinando si los mismos se están acumulando de forma excesiva.

Los métodos más comunes que se utilizan para determinar la posición de los saldos de las cuentas por cobrar son:
1 – Días de ventas pendientes de cobros o Período Promedio de Cobranza: se utiliza para juzgar la política de crédito que posee la empresa, este consiste en comparar con el período de crédito y apoyándose en un análisis de tendencia si los clientes están pagando a tiempo o no.




2 – Informe de antigüedad de los saldos: este informe muestra los porcentajes de las cuentas por cobrar al final del período que se analiza, estableciendo diferentes grupos de antigüedades, es decir se refiere al período de tiempo que los saldos han estado vencidos y pendientes de cobro a partir del momento en que fue realizada la venta.

Estos métodos indican bajo ciertas condiciones (variación de las ventas estacional o cíclica) resultados incorrectos que pueden señalar situaciones de mejoría o deterioro cuando en realidad es lo contrario, para superar estas deficiencias inherentes a los mismos la empresa puede utilizar un tercer método:
3 – Enfoque del patrón de pago: este no se ve afectado por las variaciones que sufren las ventas, pues los saldos de las cuentas por cobrar están relacionadas con las ventas en el mes que se originan, más que con el promedio observado a lo largo de algún período más prolongado.

El análisis del crédito es un proceso de recopilación y evaluación de la información de crédito de las solicitudes para determinar si estas están a la altura de los estándares de crédito establecidos por la empresa, además determina el monto por el cual la empresa que contrae la deuda va a responder y puede según la información recogida establecer las líneas de crédito a clientes importantes para eliminar así la necesidad de modificar constantemente el crédito que se va a conceder.

Pasos para el proceso de investigación del crédito:
1- Obtención de información del crédito: es un proceso que se desarrolla a través de toda la información que la empresa pueda obtener del cliente que solicita crédito, la misma se puede obtener del propio cliente o por fuentes externas tales como:
- Estados Financieros.
- Verificación Bancaria.

Existen otras fuentes externas pero por las características de la entidad no son aplicables.

2- Análisis de la información para tomar la decisión de crédito: después de haber obtenido la información necesaria del cliente se procede a realizar un análisis y evaluación de la misma. La evaluación de esta información de crédito debe iniciarse con el cálculo de razones financieras haciendo énfasis en la liquidez, rentabilidad, deuda y apalancamiento de la empresa apoyándose en los estados financieros, luego se realizan comparaciones de razones similares en años diferentes para determinar alguna tendencia que sea significativa.

Este análisis debe desarrollarse ajustado a las necesidades de la empresa que concederá el crédito , donde juega un papel determinante en la toma de decisión el juicio subjetivo del analista financiero, pues basándose en la interpretación subjetiva de los estándares del crédito se determinará si se debe conceder el crédito al solicitante y el monto del mismo.

Las condiciones de crédito especifican los términos de pago que se estipulan para todos los clientes a crédito; al igual que en los estándares del crédito cualquier cambio o modificación en uno de los aspectos de las condiciones de crédito de la empresa tienen su efecto sobre las variables utilidades, ventas, período medio de cobro, estimación de cuentas incobrables, por tanto al decidir si se realiza un cambio o no se debe tener presente la incidencia del mismo en la relación costo-beneficio.

Las condiciones de crédito tienen tres componentes fundamentales:
· Descuento por pronto pago.
· Período de descuento por pronto pago.
· Período de crédito.

Las políticas de cobro son los procedimientos que establecen las empresas para cobrar las cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de estas políticas se puede determinar de forma parcial asiendo una evaluación del nivel de estimación de cuentas incobrables. Estas determinan el tipo y alcance de las gestiones que se hagan para cobrar las cuentas vencidas.

La administración eficiente de este elemento estará dada por la habilidad que posea la empresa para determinar el nivel óptimo de gastos de cobro que hagan posible reducir las cuentas malas.

Existen diferentes modalidades de procedimientos de cobro que ayudan a agilizar este proceso:
· Envío de cartas.
· Llamadas telefónicas.
· Visitas personales.
· Utilización de agencias de cobro.
· Procedimientos legales.
· Procedimientos de cobro automatizados.

En nuestro país las cuentas por cobrar con saldos envejecidos constituyen serios problemas para las empresas, motivado por que los ciclos de cobro se alargan, provocando dificultades temporales en las finanzas. Es por ello que se han diseñado un conjunto de instrumentos o mecanismos por parte del Banco Central que ayudarán en la gestión del cobro de estas cuentas:
· Factoraje de cuentas por cobrar.
· Gestión de cobro de cuentas por cobrar.
· Letras de cambio.
· Préstamos sobre cuentas por cobrar.
· Cesión de las cuentas por cobrar.

-BIBLIOGRAFÍA:
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-Gesttopolis.com
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Lic. MARÍA DE CARMEN MUSTELIER GARCÍA.

 Lic. HAPY SALAS FUENTES

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