Monografias | Técnicas para la administración del tiempo

INTRODUCCIÓN
Considerando, que la administración es proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando en grupos de manera eficiente, alcancen los objetivos seleccionados, el tiempo es un factor muy importante.

La administración del tiempo, para una persona, ya sea artesano, empresario, u otra ocupación, es similar a tener buenos hábitos de trabajo.
Hacer el mejor uso del tiempo significa lograr los máximos resultados en el tiempo disponible.

DESARROLLO
Se debe identificar las maneras para que esta situación sea más efectiva:
1. IDENTIFICAR METAS ESPECÍFICAS PARA CADA DÍA: Se debe estar seguro de comprender lo que uno quiere, realizar en el transcurso del día. Se debe elaborar una lista de las metas en orden de importancia. Se debe empezar a trabajar con la meta más importante, dejando de lado todos los otros trabajos hasta que éste se haya terminado. No se debe permitir la influencia exterior para dejar de cumplir con la meta definida. Las metas importantes pueden necesitar una concentración total, se debe trabajar solo hasta lograr la meta. Se debe evitar interrupciones y distracciones. Establecer una rutina en la fuente de trabajo, de tal manera que puede seguir funcionando aún sin estar presente. Si los asuntos de trabajo interrumpen la concentración, hacer cambios de la rutina.
2. AUTO-MOTIVACIÓN: Los empresarios altamente motivados, disfrutan con lo que hacen sin importar de qué se trate. Muchas personas son capaces de lograr la meta que es similar a lo que ellos desean hacer, pero los empresarios son capaces de tener una motivación para producir un alto resultado en el trabajo que están haciendo.
3. ESTABLECER PLAZOS: Más trabajos pueden ser realizados si se establecen plazos específicos para cumplir ciertas tareas. Pero se debe estar seguro de que los plazos sean realistas. Una vez establecidos, hacer todo lo posible para cumplirlos.
4. USAR TELÉFONO: El teléfono es el principal enlace de comunicación entre la persona y su mundo de trabajo. A veces las cartas son necesarias, pero deben ser mínimas. Los problemas pueden resolverse en forma rápida utilizando teléfono. Una carta proporciona solo una comunicación de una sola vía, mientras la comunicación de dos vías.
5. TOMAR NOTAS: Tenga a la mano una libreta para tomar notas. El escribir los puntos clave proporciona un permanente registro de las reuniones del comité, de las conversaciones telefónicas, de las discusiones con el personal o clientes o simplemente escribir ideas. Escribir pensamientos e ideas y apuntar si tiene compromisos futuros, cosas que hacer, nombres y números telefónicos, es importante.
6. NO HACER TODAS LAS COSAS: Dando rienda al dicho popular, “Si usted quiere que algo esté hecho, mantenga a una persona ocupada haciéndolo”. Los empresarios están ocupados, pero sus acciones tienen un propósito. Debe existir una concentración en actividades importantes. Al ser el empresario orientado a las metas, tratar de hacer aquellas que lleven a un resultado significativo. Ser selectivo al trabajar con actividades, no hacer de todo. Aprender a decir”NO” a las actividades que tomen su tiempo y que no están relacionadas con las metas prioritarias.
7. TRABAJAR EN BLOQUES DE TIEMPO: Tratar de hacer las principales tareas en bloques de tiempo durante el periodo del día cuando se siente que es más efectivo.
8. HACER PREGUNTAS ANTES DE INICIAR EL TRABAJO: Antes de empezar cualquier trabajo, estar seguro de responder a preguntas como: ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Por qué? Las respuestas ayudaran a identificar en forma más eficiente las formas de realizar el trabajo. Además es necesario preguntarse ¿Por qué necesito hacer esto?
9. ESTAR ORIENTADO A LA ACCIÓN: Decidido a resolver el problema específico, hacer un esquema del curso de acción a seguir e iniciar. Ya empezado terminar tanto se pueda. La orientación debe impedir la preocupación del problema y si mas bien este problema es una oportunidad para mejorar, debe ser consciente de motivar y crear formas de resolver el problema.
10. HACER COSAS REFLEXIVAS: Se debe aprender de las acciones de uno, del pasado, del presente y de posibles acciones futuras. Es aconsejable reflexionar sobre el trabajo diario.
11. PLANIFICAR AL DETALLE PARA EL DÍA SIGUIENTE: Al final de cada día, preparar un horario para las actividades del día siguiente. Al finalizar el día es buen momento para examinar formas de perder el tiempo o de utilizar inadecuadamente y es deber nuestro escribirlas para no cometer en lo posterior.
12. APRENDER DE LA EXPERIENCIA: Revisar las experiencias del pasado para determinar cuales fueron interesantes y productivas y cuales fueron un tiempo tontamente empleado e improductivo.
13. PREGUNTAS SOBRE EL USO DEL TIEMPO:
¿Qué actividades estoy haciendo que no debería hacer o debería delegar a otros?
¿Establezco prioridades cuando decido que actividades voy a realizar?
¿Están todas mis actividades programadas para ser realizadas en un tiempo razonable?
¿Soy capaz de concretarme en una sola actividad a la vez?

CONCLUSIONES
Como conclusión, es importante saber administrar el tiempo, tomando en cuenta la infinidad de actividades que las personas desempeñan en una jornada.

Se nombran algunos consejos importantes, donde se debe identificar las metas diarias, brindando seguridad a la comprensión de lo que uno quiere en el transcurso del día, ya sea con una lista de prioridades.

Las personas deben estar altamente motivados, el trabajo debe ser como un juego o descanso, donde el trabajador disfrute de su obligación diaria, dando aplicación a la teoría “Y” de McGregor y parte de la teoría “Z” de autosuperación.

El proceso de tomar notas de los puntos mas importantes, es clave para un adecuado desenvolvimiento empresarial.
Para administrar el tiempo se debe planificar las obligaciones del día siguiente, considerando que una persona aprende de la experiencia, de actos pasados.

AUTOR
Lic. Adm. Sergio David Valdivieso Guardia
sergitov@hotmail.com
serdavagu@gmail.com
Yacuiba - Bolivia

Compartir