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Modelo organizacional para un Sistema Nacional de Archivos

Resumen:
Toda nación requiere de un sistema de archivos, que se encargue del control y conservación del patrimonio documental, ya que estos están sostenidos por un conjunto de actividades articuladas a través de una red de centros, para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización y descripción del servicio de los documentos El presente trabajo trata de fundamentar metodológicamente los elementos que, deben de tenerse en consideración para diseñar un Sistema Nacional de Archivos, luego de una amplia revisión bibliográfica de la legislación archivística de varios países de Iberoamérica. La propuesta se describe a través de los diferentes momentos por los que se pasa para el modelo.

Introducción
Los archivos constituyen parte del patrimonio de una nación, de un territorio o de una organización, pues como patrimonio documental son el reflejo del actuar de ellos, son memoria, conocimiento, identidad e historia por lo que se puede conocer el pasado, preservar el presente y proyectar el futuro, y de esta forma las nuevas generaciones pueden beber de las fuentes de nuestros antepasados y aplicar estos conocimientos tanto en las diferentes esferas de la sociedad, como la economía , la ciencia , etc. Es por esto que (HEREDIA HERRERA, 1993), manifiesta que un sistema de archivo se configura como un conjunto de actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos, para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización, descripción y servicio de los documentos.

A partir de un sistema de archivos los distintos conjuntos de documentos resultantes de las diferentes administraciones no pueden considerarse aisladamente, sino formando parte del conjunto orgánico de todo el país, lo que es de vital importancia en las transferencias y en los expurgos. Pero hay algo que también tenemos que recalcar el hecho de que en él se integran no sólo los archivos históricos sino también los administrativos para que la atención dedicada a unos y otros por vías de una planificación sea uniforme.

La importancia de la creación de los Sistemas Nacionales de Archivo (SNA) es declarada por (FAVIER, J. 1991) cuando plantea… "Así, al cabo de tres mil años de historia de los archivos, nos encontramos ante una paradoja. Reflejo y testigo de la dificultosa vida de los hombres en cada época, los archivos se han convertido a su vez en uno de los elementos de la política nacional e internacional de cada país. Cuando los Estados modernos definen mediante leyes el derecho aplicable a sus propios archivos y determinan mediante negociaciones el derecho que desean ejercer sobre archivos que no les pertenecen, abren una nueva etapa en la historia de la memoria humana".

(JAÉN GARCÍA, 2003) al profundizar sobre este particular, es del criterio que el Sistema Nacional de Archivos reúne cuatro grandes elementos que marcan su diferencia y particularidad:

1• Su carácter nacional, su incidencia tendrá efecto en todo el país, independientemente de la estructura administrativa que éste tenga.
2• La integración de los archivos, tiene como fin la unificación de todos los archivos públicos y privados (que lo decidan) de toda la nación.
3• Las políticas archivísticas, es el órgano encargado de la planificación y puesta en marcha de las políticas archivísticas del país.
4• La base jurídica, su creación precisa estar respaldada por un precepto legal que le dé origen y lo regule. Su concepción tiene que ser de hecho y de derecho, y su incidencia tendrá cobertura dentro de todo el territorio nacional.

Luego de una profunda revisión bibliográfica de la legislación archivística de varios países de Iberoamérica como Brasil, Bolivia, Uruguay, Argentina, Venezuela, República Dominicana, Costa Rica, Ecuador, Cuba, Colombia y España (ver anexo 1) y sobre la base de lo antes expuesto el presente trabajo pretende definir un conjunto de elementos que no deben, dejar de ser considerados en el diseño de un Sistema Nacional de Archivos; para lo cual se describen los diferentes momentos de: organización, desarrollo, implementación, evaluación, que dan una comprensión amplia de la propuesta.

Modelo organizacional para un SNA
A través del siguiente esquema, se definen los diferentes soportes del SNA tomando como soporte organizacional (los integrantes y la forma de integración de los archivos), como base normativa y jurídica las legislaciones y normas archivísticas para el funcionamiento del sistema, y los recursos del sistema (materiales, financieros y humanos) que actuarían como un todo y darán lugar a los aspectos necesarios en las diferentes etapas: diseño, desarrollo, implementación y evaluación.

Etapa Organizativa.
Por ser esta la primera etapa se hace necesario determinar:

1. Los recursos materiales. Se debe establecer qué recursos materiales se requieren para el trabajo de desarrollo del Sistema.

2. Los recursos humanos: Se debe determinar qué personal intervendrá en el diseño del SNA teniendo en cuenta las experiencias y conocimientos necesarios para este propósito. Se recomienda la participación de especialistas en archivísticas para asesorar el proceso y la impartición de cursos de formación archivística en diferentes modalidades, dirigidos por el órgano rector del sistema (AGN o AN) para el personal que tendrá la responsabilidad de organizar e implementar tanto el SNA, como los SAI.

3. Tecnología Apropiada: El uso de tecnología debe estar acorde a las a las exigencias actuales y a las posibilidades de cada lugar.

Etapa de desarrollo.
En esta etapa se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

1. Determinar los componentes del Sistema

a) División política – territorial: Permite conocer como se encuentra dividido el país (regiones, provincias, municipios, departamentos, distritos, estados federales, etc.)

b) Estructura del Estado: Esta se manifiesta por la forma de gobierno que adopta el país (centralizado, federal, etc), así como los organismos, órgano, entidades e instituciones que lo conforman. Se recomienda la siguiente estructura que es acogida por la mayoría de los países:
Poderes del Estado

Poder Legislativo: Generalmente es el Congreso Nacional (integrado por la Cámara de Diputados y el Senado) o la Asamblea Nacional, y deben organizar sus propios sistemas archivísticos institucionales.

Poder Judicial: Conformado por la Suprema Corte de Justicia o el Tribunal Supremo. Deben contar con su propio sistema archivístico institucional.

Poder Ejecutivo: Esta constituido por la Presidencia de la Republica, las secretarias de estado, o ministerios, las instituciones, dependencias, entidades y órganos que componen la estructura administrativa de un país, los cuales crearán sus propios sistemas archivísticos institucionales.

Organismos Especiales: Son entidades que cumplen funciones específicas como la Junta Central Electoral y la Cámara de Cuentas, quienes deben crear sus sistemas archivísticos institucionales.
2. Determinar la forma de integración de los archivos: que tipos se adoptan para la unificación de los archivos (sistemas archivísticos institucionales, redes de archivos, etc.) y son las que se constituirán tanto en la estructura política-territorial, como en la del estado.

3. Determinar los tipos de archivos del sistema: Esta en dependencia a las formas de integración de los archivos y a los tipos de archivos que integran el sistema.

a) Para el Sistema Nacional de Archivos:
• Archivos Públicos.
• Archivos Privados.
•
b) Para el Sistema Archivístico Instituciones serían:
• Archivo de Gestión o de Oficina.
• Archivo Central.
• Archivo Intermedio.
• Archivo Histórico.
•
Aunque no es necesario que se creen todos ellos, generalmente el SAI esta compuesto por los dos primeros.

c) Para la Red de Archivos:
• Archivos Generales.
• Archivos Territoriales.
•
Esta forma de integración en la mayoría de los casos esta constituida por archivos de iguales características y que cumplen las mismas funciones. Es la representación común que adoptan los archivos históricos para integrarse.

4. Determinar la forma de preservación del Patrimonio Documental: Se debe marcar pautas en la planificación, organización y gestión de los fondos a través de la estructura antes planteada; determinada por el transito de los documentos por los diferentes archivos del sistema durante su ciclo de vida. La mayoría de los autores coinciden en establecer los siguientes plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos

● Archivo de Gestión: La permanencia del documento en este tipo de archivo debe de ser de 0 a 5 años y esta relacionada a la frecuencia de consulta por la propia oficina y a su vigencia administrativa

● Archivo Central: La permanencia del documento en este tipo de archivo debe de ser de 5 a 25 años, su consulta es por la administración y los ciudadanos y su vigencia es legal y/o fiscal.

● Archivo Intermedio: Aquí los documentos tendrán una permanencia de 25 a 50 años luego de que su consulta se ha hecho muy esporádica y pasaran entonces a la fase de eliminación, transferencia o expurgo.

● Archivo Histórico: Es el depositario final de los documentos que pasado los 50 años de su creación, alcanzan valor histórico, formando parte del Patrimonio Documental de la Nación y su conservación es permanente con el propósito de servir como fuentes para la investigación y la historia.

5. Revisión de la documentación legal y normativa: Se debe revisar minuciosamente la documentación relacionada con la división política- territorial, la estructura organizativa del gobierno y toda aquella que desde el punto legal o jurídico deba tenerse en cuenta relacionado con:

● Archivística: Ley general de archivos, del archivo nacional o del archivo general de la nación, del sistema nacional de archivos o del patrimonio histórico, cultural o documental.

● Otras leyes de interés: De acceso a la información pública, de procedimiento administrativo, orgánica de la administración pública, de transparencia del estado, etc.

● Manuales de organización de los organismos del estado: Permiten conocer la estructura orgánica, funciones y atribuciones, nivel jerárquico, tipo de institución (autónoma o centralizada) y cualquier aspecto de interés.

6. Manuales y normas de procedimientos archivísticos: Conocer desde el punto de vista archivístico bajo que principios se va a sustentar el sistema.

Etapa de implementación.
En esta etapa se deben precisar los componentes del SNA, la forma de integración de los archivos y las vías a emplear.

Componentes del sistema:

• Archivos Públicos: Todas las instituciones que forman parte de la división política –territorial (ayuntamientos) y los poderes del estado (secretarias, dependencias, instituciones, etc.).

• Archivos Privados: Personales, de instituciones religiosas o de empresas privadas que deseen integrarse.

Formas de integración de los archivos:

• El Sistema Nacional de Archivos: Archivos públicos y privados que lo deseen.

• Los Sistemas Archivísticos Institucionales: lo crean todas las instituciones que conforman la división política –territorial y los poderes del estado.

• Las Redes de Archivos: Integrados por los archivos regionales que cumplen funciones de archivos históricos.
Las formas a utilizar son:

• Asesoría a tiempo completa o parcial.
• Consultoría a tiempo completo o parcial.
• Por la propia entidad.

Para implementar el diseño se debe determinar cuantos Sistemas Archivísticos Institucionales deben crearse en las instituciones de la división política-territorial y en los poderes del estado. Para cada uno de ellos debe definirse cuales son los archivos que lo integran, generalmente están formados por los archivos de gestión y central.

En caso de que existan regiones se deben crear archivos regionales que realizarían las funciones de un archivo general para que conformen conjuntamente con el Archivo General de la Nación, la Red de Archivos Regionales.

Estos archivos se crearían de forma escalonada de acuerdo a los recursos materiales financieros y humanos disponibles en cada momento, pero es necesario definir un orden de prioridad para su constitución por lo que deben tenerse en cuenta entre otros los siguientes aspectos:
• Ubicación geográfica. (redes de comunicación).
• Volumen documental de la documentación de valor histórico.
• Importancia social, económica, política e histórica de la región.

Durante esta etapa se debe mantener un proceso de formación continua del personal encargado de la organización de los Sistemas Archivísticos Institucionales

Etapa de evaluación
Es una etapa donde se obtiene información relevante para mejorar o reformular lo programado, por lo que es conveniente realizar:
• Evaluación a tiempo completo: Designando un especialista del órgano rector que controle todo el proceso
• Evaluación a tiempo parcial: Designando un especialista del órgano rector para que supervise la marcha del proceso de manera sistemática, teniendo en cuenta la eficiencia, la efectividad, y la viabilidad del Sistema

Conclusiones
La creación de los Sistemas Archivísticos Institucionales y la aplicación de los principios y procedimientos archivísticos en la organización de los archivos, permiten garantizar la conservación de la documentación, que por su importancia alcance valor histórico y forme parte del Patrimonio Documental de la Nación.

La Red de Archivos Regionales, permitirá garantizar, con carácter de sistema, la unidad de objetivos, organización y funcionamiento de sus archivos regionales y conservar la documentación de valor permanente, proveniente de las instituciones del estado o de los archivos públicos integrantes del SNA.

Referencias Bibliográficas

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JAÉN GARCÍA, L. La legislación en Archivística en América Latina San José: [Consultado el: 5 de Septiembre de 2008]. Disponible en: http://www.historia.fcs.ucr.ac.dr/articulos/legis/arch.htm.

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Anexos
Legislación Archivística en Países de Iberoamérica
Argentina
● Ley 15930. Archivo General de la Nación, promulgada el 10 de noviembre de 1961.
● Decreto No.232.Conservación de Archivos Administrativos. Publicado en el Boletín Oficial del 29 de enero de 1979.
● Proyecto de Ley de la creación del Sistema Nacional de Administración de Documentación y Archivos.

Bolivia
● Decreto de 9 de mayo de 1940 - Creación.- De la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Publicidad dependientes del Ministerio de Educación
● Decreto Supremo 05758 de 7 de abril de 1961 - Establece la transferencia de los documentos públicos y oficiales al Archivo Nacional.

Brasil
● Ley No 8.159, de 8 de enero de 1991.Dispone sobre la Política de Archivos Públicos y Privados.
● Decreto No. 4.073, de 3 de enero de 2002. Reglamenta la Ley No.8.159, que dispone sobre Política de Archivos Públicos y Privados.

Chile
● Decreto 5200, de 18 de noviembre de 1928, referente al origen de la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos.

Colombia
● Ley 80 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. 1989.
● Acuerdo 07 de 1994. Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos. (Promulgado el 29) de junio de 1994.
● Decreto 1777 por el cual se adoptan los Estatutos del Archivo General de la Nación 3 de agosto de 1990.
● Decreto 4124 por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados de 10 de diciembre de 1994 .Publicado en el DIARIO OFICIAL 45.762
● Ley 594 .Ley General de Archivos de 14 de julio de 2000.

Costa Rica
● Ley No. 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos de de 24 de octubre de 1990
● Decreto Ejecutivo No. 24023-C Reglamento de la Ley No. 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos de 30 de enero de 1995 Publicado en La Gaceta No. 47 de 7 de marzo de 1995.

Cuba:
● Decreto-Ley No 221 De los Archivos de la República de Cuba de 8 de agosto de 2001.Publicada en la Gaceta Oficial Num. 57 de 13 de agosto de 2001.
● Resolución No 73 Reglamento del Decreto-Ley NO 221 De los Archivos de la República de Cuba de 14 de julio de 2004del CITMA.

Ecuador
● Ley del Sistema Nacional de Archivos de 10 de junio de 1982.
● Decreto No.1812.Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos de 14 de junio de 1983.

El Salvador
● Decreto Legislativo Nº 161, creación del Archivo General de la Nación del 4 de octubre de 1948, publicado en el Diario Oficial Nº 224, Tomo 145, de fecha 14 de octubre de 1948.
● Decreto Nº 316. Ley del Archivo General de la Nación. del 15 de enero de 1985.

España
● Ley 16 del Patrimonio Histórico Español de 25 de junio de 1985. (B.O.E. de 29 de junio de1985).

Guatemala
● Decreto 1768 de 1968, relativo al Reglamento del AGN,

Honduras
● Decreto No 91.Ley para la Protección del Patrimonio Cultural de la Nación de 1994.
● Decreto 220-97 Ley de Protección del Patrimonio Cultural de la Nación

México
● Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002TEXTO VIGENTE. Última reforma publicada DOF 06-06-2006

Nicaragua
● Decreto No. 71- Creador del Archivo General de la Nación. Aprobado el 27 de Julio del 2001 Publicado en La Gaceta No. 184 del 28 de Septiembre del 2001.

Panamá
● Ley No 13 regula las funciones del Archivo Nacional y las trasferencias documentales del 20 de enero de 1941
● Ley 41 de Organización de los Archivos Nacional de la República de Panamá fue promulgada en 1957

Paraguay
● Ley No.1099 de Obligatoriedad de depósitos de los documentos oficiales en el AGN de 25 de agosto de 1997.
● Decreto No 4071, Reglamento de la Ley 1099.

Perú
● Ley 19414. Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental del 16 de mayo de 1972.
● Decreto Supremo No 022-75-ED. Reglamento de la Ley 19414 de 3 de enero de 1983.
● Ley 25323 .Ley del Sistema Nacional de Archivos, de 10 de junio de 1991
● Decreto Supremo No 008-92-Jus. Reglamento de la Ley 25323.

Portugal:
● Decreto – Ley no 93/2007. Atribuciones de la Dirección General de Archivos (DGARQ)

Puerto Rico
● Ley 5, sobre la Administración de Documentos Públicos de 8 de diciembre de 1955
● Reglamento 4284, de 19 de julio de 1990, también sobre la Administración de Documentos Públicos.

República Dominicana.
● Ley General de Archivos de la República Dominicana. Aprobada en el Senado de la República, 2007 y en la Cámara de Diputados, 2008.
● Constitución de la República Dominicana de 2004.
● Constitución de la República Dominicana de 2002.
● Ley Num.912 del 23 de mayo de 1935.De Organización del AGN.
● Ley Num. 1085 del 2 de abril de 1936. Modificación de la Ley de Organización del AGN.
● Ley Num. 1500 del 20 de abril de 1938.Sobre los Documentos Nacionales.
● Ley Num. 200 del 28 de julio de 2004.Ley General de Libre Acceso a la Información Pública.
● Anteproyecto de la Ley General de Archivos de la República Dominicana. Senado de la República .2007
● Decreto Num.1316 del 2 de julio de 1935.Reglamento del AGN.
● Decreto Num.1320 del 7 de julio de 1935. Obligatoriedad de todas las dependencias del estado a transferir sus fondos al AGN.
● Decreto Num.1590 del 10 de mayo de 1936, Reglamento de organización del AGN y de la conservación de sus fondos.
● Decreto Num.1785 del 2 de enero de 1937, Agrego al Artículo Num, 2 del Reglamento de organización del AGN y de la conservación de sus fondos.
● Decreto Num.130 del 25 de febrero de 2005. Reglamento de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública.

Uruguay
● Ley No.18.220 .Ley del Sistema Nacional de Archivos de 5 de diciembre de 2007. Publicada D.O. 8 ene/008 - Nº 27400

Venezuela.
● Ley de Archivos Nacionales .Publicada en la Gaceta Oficial No 21.760 del 13 de julio de 1945.

Publicación enviada por MSc. Adalberto Cebrián Sánchez, MSc. Rita María Raposo Villavicencio, MSc. Jhaciel Santos Angulo
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Publicado Thursday 11 de June de 2009

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