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Monografias | Auditoría Administrativa una necesidad permanente de la empresa modernaAuditoría Administrativa una necesidad permanente de la empresa modernaResumen: Con el objeto de equilibrar el examen integral de las empresas, es necesario la aplicación de la técnica de la auditorí en el área de la administración, ya que generalmente es el área financiera a la que se le da atención, quedando un desequilibrio en el examen que se realiza en la empresa. En alguno de los casos en este campo se aplica la auditoria llevando implícito el carácter administrativo.(V)
Con el objeto de equilibrar el examen
integral de las empresas, es necesario la aplicación de la técnica de la
auditoria en el área de la administración, ya que generalmente es el área
financiera a la que se le da atención, quedando un desequilibrio en el
examen que se realiza en la empresa. En alguno de los casos en este campo se
aplica la auditoria llevando implícito el carácter administrativo. El
auditor moderno ha querido separarlos, dándole así a la auditoria
administrativa su propia esencia y naturaleza de la actividad que se realiza
en las empresas, y así completar el examen integral en cada área
funcional. La administración general en los últimos
tiempos ha crecido, y han aparecido nuevos retos, nuevas formas, en su
aplicación. El aparecimiento tecnológico le exige nuevas respuestas a las
interrogantes que antes contestaba fácilmente. La administración ha
crecido y cada día se hace mas complicado su manejo por lo que es
necesario, darle importancia a los aspectos más específicos para su mejor
desarrollo. La circunstancia anterior permite una observación cuidadosa, un
estudio analítico que este al alcance de los que dirigen las empresas. Anteriormente el examen de la empresa se
limitaba principalmente a la situación financiera como lo decimos antes, al
manejo de las finanzas al manejo de los números, es decir,
cuantitativamente, lo cual consiste en una investigación minuciosa para
averiguar la situación financiera y descubrir fraudes y errores, sin
embargo hace falta la revisión, el estudio y la evolución de la empresa en
su conjunto, en su composición y estructura, organizada en cada una de las
funciones que la integran desde la cúpula hasta el ultimo nivel de la
organización. La auditoria como disciplina es importante
tanto en la empresa publica como en la empresa privada, así en la empresa
agrícola, industrial y comercial, en la empresa pequeña, mediana y grande,
en cualquier unidad organizativa de la empresa de la empresa, gerencia,
división, departamento, sección, unidad etc. La auditoria administrativa ha tenido su
desarrollo mediante aplicaciones en todas las empresas y su estructura,
otros la ubican solo en el examen de los controles en general de las
actividades que generan problemas, por lo que el análisis y evaluación del
comportamiento de los objetivos, políticas, estrategias, tienen una
singular importancia en los diferentes elementos que componen el que hacer
de la empresa. En conclusión, la auditoria administrativa
es un accionar eminentemente dinámico, la cual debe de aplicarse en cada
nivel de la empresa, independientemente de su magnitud, de sus productos, y
de sus objetivos, aun en las pequeñas empresas en donde muchas veces se
llega a considerar que no es necesaria. Su aplicación debe ser secuencial y
concatenada, integral y parcial con el objeto de lograr la eficiencia en
toda su dimensión. La auditoria administrativa se ha considerado
como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una
empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra
entidad, así como de sus métodos de control, medios de operación y empleo
que dé a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el interés de
tener un panorama más amplio de lo que debemos entender por auditoria
administrativa se han escogido algunas definiciones que han expuestos
tratadistas de la materia. En esencia, para Norbeck, el objetivo de la
auditoria administrativa no consiste en delinear programas de auditoria para
auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender y
comprender los aspectos generales de esta disciplina mediante la valorización
de los aspectos que forman la empresa.
Para Leonard, la auditoria administrativa
pretende ayudar y complementar la administración en determinadas área que
requieren economías y practicas mejoradas. La revisión estructural de la empresa se
puede llevar por áreas o en forma total. El informe es el resultado del
examen de la empresa en donde se darán las recomendaciones que ameriten, de
acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor. De las definiciones anteriores sobre
auditoria administrativa deducimos que esta proporciona una evaluación
cuantificada de la eficiencia con la que cada función de la empresa
desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo. En otras
palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa
que auditamos, señalando el grado de efectividad con el que operan cada una
de las unidades administrativas que la integran. Por consecuencia, señala
aquellas áreas cuyos problemas exigen mayor atención por parte de la
dirección general y que son necesarias mantener un cuidado constante en el
desarrollo de la actividad, por cuanto puede degenerarse en un problema que
ocasione mayores costos y al mismo tiempo ineficiencia hasta el grado de ser
motivo de cierre, paro y mala calidad en toda la operación de la empresa. La auditoria se genera por múltiples causas
dentro de la administración de una empresa; su genero, su especie pertenece
al área del control, que ubicado mediante evaluaciones y exámenes que se
realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden dentro del
que hacer de la administración general.
A continuación se presenta una lista de
algunas de las causas ordinarias que pueden contribuir a una deficiente
administración o a una empresa mal llevada, estas son: Lo anterior se evita en lo posible con exámenes
periódicos que se hagan en el informe de auditoria administrativa. La importancia de estos exámenes que se
realizan en el transcurso del tiempo, proporcionan confianza de la buena
marcha del negocio, esto no solo es evidente, en países desarrollados sino
que también en los países en vías de desarrollo, donde cada día puede
advertirse la necesidad instauración de unidades especializadas de este tipo
en las empresas que no contaban hasta el momento con ellas. El entusiasmo de
los técnicos de esta actividad es alentador cada día crece el número y se
agrupan alrededor de los auditores, administradores y los especialistas en
organización y métodos y analistas de sistema etc., que cada día divulgan,
se capacitan y hacen publicaciones sobre el desarrollo de la temática, lo
cual estimula la aplicación frecuente de esta técnica en la actividad
profesional que se aplica en la empresa. La extensión de la labor de auditoria es con
el objeto de amarrar y de maximizar la eficacia del control interno de la
empresa. Es en este proceso donde la técnica de auditoria administrativa
aplicada en empresas de cierta magnitud se constituye en auxiliar fundamental
de la dirección empresarial, ya que la constitución de los objetivos implica
la existencia de un sistema de control dirigido a corregir las desviaciones e
identificar causas, con relación a las metas preestablecidas. Esto significa que hay que llevar a cabo un análisis
exhaustivo de la organización por el auditor administrativo o el que haga las
veces de él; por lo que debe de poner en juego toda su imaginación para
hacer realidad el axioma "Siempre existe una forma mejor de realizar las
cosas" y que generalmente, puede conseguirse por medio de la investigación
que se realice, tomando como base los recursos de que dispone el organismo
social. Desde ningún concepto podrá considerarse
completo el sistema de control superior, sin incluir la auditoria
administrativa. El control interno en su sentido amplio requerirá la
intervención de, por lo menos, un supervisor destinado a controlarla y
mantenerla en eficientes condiciones de operación. Por consiguiente, la
dirección superior, auditores internos o externos, accionistas y otros
interesados, deben de confiar en la auditoria administrativa como una prevención
de inconvenientes y para garantizar la adecuada marcha del sistema. Por lo tanto la auditoria administrativa se
considera como una técnica e instrumento que tiene como objeto revisar,
supervisar y evaluar la estructura, sistemas, procedimientos y métodos de la
administración lo cual constituye su ubicación en la fase del control dentro
del proceso de la administración. La auditoria administrativa tiene como
finalidad trascendente sacar a la luz irregularidades o deficiencias en
cualesquiera de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles
soluciones para mejorar sus operaciones. Por consiguiente, su misión es ayudar a la
dirección a lograr una administración eficaz Su intención es examinar y
valorar los métodos, así como el desempeño en todas las áreas. Los
factores de evaluación abarcan desde el panorama económico en que actúa
la empresa, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de
las políticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los
controles, los métodos protectores adecuados, las causas de las
variaciones, la adecuada utilización de personal, equipo y materiales y los
sistemas de funcionamientos satisfactorios. Por consiguiente, siendo el análisis
un elemento primordial para separar las partes de un todo, se deberá de
considerar todos los factores, hasta conocer con profundidad los elementos
de que está compuesto; para verificar la viabilidad de los diversos
procesos especializados. Una de los principales auxiliares en que se basa la
auditoria administrativa es la investigación científica, por lo cual el
auditor administrativo se apoya en la lógica siguiendo los pasos del
razonamiento "inductivo y deductivo" que aconseja la decisión a
tomar. Los elementos sobre cómo desarrollar el
proceso se presenta en forma esquemática así: Recursos para conocer Técnicas de auditoria Para realizar una auditoria administrativa en
cualquier clase de empresa debe de comenzar por realizar un examen y una
evaluación integral de los problemas, sus causas y la posible solución de
los mismos. La auditoria administrativa puede llevarse a
cabo en una función específica, un departamento o un grupo de departamentos,
una división o grupo de divisiones o de una empresa en su totalidad. Algunas
auditorias abarcan una combinación de dos o más de dichas áreas, además de
comprender entre otros aspectos lo que a continuación se enumeran: . El examen y valuación que se realiza en el
organismo social abarca dos factores básicos como son los factores internos y
los factores externos. En los factores Internos podemos comprender
las funciones de cad iales - costos, normas etc. Los factores externos, o sea, el entorno de
la unidad empresarial tiene una atención especial pues su influencia es
determinante para la operación de la empresa por lo tanto su examen debe
comprender desde el Medio Ambiente que debe de cubrir Localización - fuerza
de trabajo - aspectos legales - cargas fiscales - servicios - mercados -
materia prima – comunicaciones. etc. En base de lo anterior se debe de preparar el
informe de la auditoria administrativa para ubicar en un plano de la situación
al que deberá de tomar las decisiones sobre la situación que se plantea. En fin su alcance es total, sin ninguna duda,
puede comprender una determinada función o actividad, un departamento o un
grupo de departamentos, división o grupo de divisiones o en la empresa en
su totalidad. En el mismo sentido las áreas de investigación
pueden incluir una apreciación de los métodos y procedimientos, planeación
de entregas, medidas de actuación, costos de ingeniería de proyectos,
estimación y fijación de precios, comunicaciones, equipos electrónicos de
procesos de datos, efectividad de los directivos involucrados. Como ya se
habrá advertido, todo lo anterior implica prácticamente cubrir en forma
integral el área de control interno administrativo u operativo, o sea el
campo de la función control de la dirección superior. Los elementos o factores en los métodos de
administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación
son los siguientes: Para fines explicativos se presenta una
apreciación general de los elementos o factores prioritarios que deben de
considerarse para llevar a cabo el programa de acción en cada una de las áreas
y su campo de acción. Una de las mayores deficiencias en numerosas
empresa es la que la administración no da pleno cumplimiento a los
principios de planificación. En muchas empresas, las deficiencias se
descubrirán por la falta de una completa y clara estipulación de objetivos
y carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes
razonables, encaminados al logro de las metas fijas. Al evaluar los objetivos y los planes
generales, puede parecer, en algunos casos, que la alta dirección de una
empresa no se ha percatado bien si los planes están mal trazados y estos
están impidiendo que se alcancen dichos objetivos En el establecimiento y operación de una
empresa es vital una organización constante de la estructura orgánica,
para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las
deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas,
por ejemplo: Al revisar el organigrama de una empresa, el
auditor debe empezar por cerciorarse si refleja o no la situación
verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de
los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de
autoridad y responsabilidad adecuadamente, las de comunicación. unidades
descentralizadas, presentación, dependencia, cargos comité, etc. Las políticas son esenciales para una
administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y
constituir principios orientados que contribuyan a que la empresa pueda
seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos. La deficiencia en la formulación y aplicación
de políticas apropiadas puede atribuirse a la falta de atención y dirección
de la gerencia lo que trae por consecuencia distorsiones en el manejo de la
administración de una empresa por lo que deben de escribirse en forma clara
y sencillas para que sean observadas fielmente y pueda compatibilizarse con
los objetivos de la empresa y sirva de orientadores para la mejor conducción
de la administración. Al examinar cualquier sistema o
procedimiento, el auditor debe tener en cuenta el propósito y su forma de
decidir sobre los méritos respecto a la forma en que sirven a la empresa.
Un sistema o procedimiento deficiente puede resultar costoso y entorpecer
las operaciones de la organización, ya que obstaculiza la fluidez de las
políticas que la generaron. Lo que importa es cerciorarse de que el
sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los
resultados deseados, debe determinarse lo que está haciendo, dónde?, Cómo?,
y por quién?; Cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y
evaluado. Luego hacer los ajustes a las desviaciones mediante correcciones
oportunas y de bajo costo o en su caso puede haber sobre pasado su utilidad
y es necesario afinar su objetivo. La necesidad de la gerencia de examinar
constantemente todos los sistemas, procedimientos y procesos es una
prioridad de la gerencia delegada en el auditor administrativo.
En toda actividad comercial, industrial y de
servicios, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son
herramientas por medios de los cuales la dirección obtiene ciertos
resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se
realice en la forma proyectada. Todo método deficiente puede ser resultado
de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de
los sistemas de supervisión, o de normas de administración insuficientes. Para que exista un control eficaz en
cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de
la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de
operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios. El auditor está obligado a efectuar un
estudio, tanto de los registros como del procedimiento y siempre que sea
necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen
revisiones. Es importante un periódico examen, análisis
y evaluación de los medios de operación, ya que estos involucran esfuerzos
que se realizan muchas veces sin sentido. Por lo que respecta a mano de obra
hay que determinar la fuerza del trabajo básico necesario, los desperdicios
que esto ocasiona, los altos costos en que se incurren, los desajustes
productivos y comerciales que se presentan. Con el objeto de satisfacer las necesidades
de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de
mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las
promociones de ventas, publicidad, venta directa, supervisión de venta,
distribución de productos, armonía laboral, etc. Es la empresa de tipo industrial, los
problemas son mantener una tasa adecuada de producción, la compra y control
de materiales, su percepción y almacenamiento, métodos y normas de
producción, control de calidad, empaque, despacho, embarque, etc. Las
organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la
rapidez y calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de mas
trabajo. La forma de operación de toda empresa
implica mantener una adecuada relación y coordinación entre las diversas
funciones, para conseguir mejores resultados. Entre los factores que causan
mas impacto y que afectan la operación de la empresa. Son los cambios
silenciosos en la economía de un país, lo que ocasiona trastornos a la
hora de operar un método, un sistema, un procedimiento, una acción. En todo tipo de empresa existe la necesidad
de evaluar políticas y practicas de los recursos humanos y materiales. Está
evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los
puntos débiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevará un
examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación
del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades, motivación,
facilidades y coordinación en el desarrollo de labores diarias. En la auditoria administrativa de personal
habrá que atender al sistema que sigue para llevar registros y a la
preparación y tramite de los informes de personal. El informe sobre rotación
de personal merece mucha atención. Otros aspectos son las especificaciones
de las tareas, métodos de entrevistas, reclasificación de trabajadores. El
auditor buscará causa de descontento en el empleo, falta de observancia de
políticas y procedimientos de la empresa, coordinación deficiente, con el
propósito de revelar cualquier debilidad, error, deficiencia,
inconsistencia, irregularidad. En el caso especifico del área de personal
se deriva la auditoria de los recursos humanos como una ramificación de la
auditoria administrativa, específicamente William P. Leonard dedica todo un
capítulo de su obra (cap. 11) a explicar la manera en que podría
realizarse la evaluación de la actuación del personal directivo, lo que
demuestra nuevamente el alcance amplio, totalizador, de su enfoque. En el caso de los materiales que se utilizan
como herramientas y técnicas de la auditoria administrativa, también
William P. Leonard enuncia, entre otras, 21 técnicas de auditoria
administrativa. La simple mención de algunas de ellas, tales como gráficas
de organización, gráficas de procesos, gráficas de distribución de
formas, simplificación del trabajo, investigación de operaciones, etc.
demuestran cabalmente que Leonard vislumbra la auditoria administrativa como
un servicio de asesoramiento integral de la dirección de la empresa. Así como W.P.Leonard otros autores han
dedicado capítulos enteros refiriéndose a estos aspectos los cuales los
consideramos de carácter complementario. Sin embargo, es necesario aclarar
que la auditoria administrativa es una necesidad imperiosa en la empresa, no
obstante no se debe de olvidar que se trata de una auditoria de la
administración de las funciones técnicas que se desarrollan en el interior
y el entorno de la empresa, lo que quiere decir que no son las funciones en
si, las que se auditan, estas quedan para la disciplina de Organización y Métodos. La auditoria administrativa es un examen muy
meticuloso que se lleva a cabo mediante un proceso de valuación de todo el
contenido de la empresa hasta a la identificación del comportamiento del
funcionamiento de los elementos técnicos y prácticos, que sirven de base
para la operación óptima de la empresa, lo que posteriormente debe de
informarse al nivel superior sobre la situación actual en la cual se
presenta el acto. La toma de decisión genera nuevas formas
para el tratamiento de los problemas, como es el mejoramiento de las
diferentes funciones necesarias u en su caso eliminar, aumentar, combinar,
lo que permitirá atender el informe del auditor mediante practicas de
Reingeniería, organización y métodos etc. Es conveniente que el auditor conozca y
aplique, siempre que sea posible los métodos de medición cuantitativa y
cualitativa, para lo cual deberá de preparar formularios, cuestionarios,
medidas, pruebas, escalas y otras técnicas etc. que le servirán en su
trabajo para establecer, si algo es bueno, malo, alto, bajo, medio, etc. La información obtenida le servirá como
base de sustentación para la toma decisiones en la aplicación de medidas
correctivas de las desviaciones que se presentan, siendo necesario
determinar en forma cuantitativa el número de unidades, la medición de
cada clase de tarea realizada, así como las horas hombres requeridas para
elaborar una cantidad de unidades iguales, siendo, además, necesario el
establecer estándares de cada uno de los tiempos y movimientos de las
personas así como el costo de materiales. Los métodos estadísticos son de
gran utilidad en la medición de datos para llegar corregir las diversas
mediciones que se presentan y que son necesarias para el conocimiento
cuantitativo; sin embargo, la observación nos permite obtener datos
concretos por lo que deberá establecerse valores de antemano para poder
valuar determinada condición. La auditoria es una necesidad en la actividad
empresarial de nuestros tiempos por lo que la especialidad en el campo
administrativo se vuelve imperiosa su aplicación para el logro de una
efectiva administración de la empresa, ya que constituye una ventaja
competitiva que le permite a la administración ser eficaz y lograr niveles de
eficiencia, pilares que le permiten a cualquier empresa competir en el
mercado. La auditoria administrativa nos lleva a visualizar de inmediato la
posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo
administrativo y operativo para el logro de los objetivos. La auditoria administrativa es una herramienta
preventiva de los efectos negativos que ocasiona la mala coordinación, relación
y la valuación de cada uno de los elementos que forman la gestión gerencial
de la empresa. Su contribución es una forma de antivirus administrativo que
permite anticiparse ante las amenazas que se presentan. La aplicación de la auditoria administrativa y
la actividad de la auditoria financiera se complementan, formando un binomio
del control, formando así la auditoria integral, cuya aplicación se a
constituido en una necesidad de la empresa moderna para poder hacer frente a
los retos del futuro. Compartir Publicación enviada por Jose María Melgar Callejas Contactar mailto:jmelgar@ufg.edu.sv Código ISPN de la Publicación EpAkZAuElANnfPxbTA Publicado Tuesday 17 de August de 2004 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
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