Índice:

1.      Introducción

2.      Conceptos

3.      Características del sistema

4.      Utilización

5.      Resultados

6.      Conclusiones

7.      Bibliografía

1. Introducción

Cuando las exigencias diarias marcadas por la competitividad, los altos riesgos y las necesidades financieras requieren de información económica, precisa y oportuna para el monitoreo permanente y la adopción de decisiones eficaces, los sistemas tradicionales de información alcanzan a cubrir dichas necesidades. Estos sistemas han sido diseñados para resolver las cuestiones de carácter contable, societaria e impositiva, y cuando de costos se trata sólo permiten informarse de los costes y gastos incurridos a través del cuadro de resultados y sus anexos, desconociendo tanto la composición de los mismos en cuanto a su razón de ser y la eficiencia en el uso de los recursos; además no permite un control y prevención en lo atinente a los gastos.

Para superar dichas falencias y cubrir las necesidades se ha ideado un sistema que combinando creativamente las capacidades informáticas con conceptos vinculados a productividad, administración de operaciones, ingeniería industrial, calidad y finanzas permite gestionar la empresa de forma tal de llegar a los objetivos en materia de rentabilidad y beneficios.

Conocer rápidamente los diversos tipos de gastos en los cuales se ha incurrido, la frecuencia de ellos, y la productividad que de los mismos se ha obtenido es fundamental para los negocios actuales.

Esa es la razón de ser del Sistema de Control de Unidades Medibles (SCUM®), el cual permite el mejor aprovechamiento y utilización de los recursos, mediante la prevención, monitoreo, y seguimiento de indicadores financieros y operativos.

2. Conceptos

Qué es el SCUM? Como antes se ha dicho el SCUM es un Sistema de Control de Unidades Medibles. Sistema en cuanto a su desarrollo como software que tiene por objetivo la combinación de datos operativos y financieros, dando como resultado información tanto financiera, como operativa y preventiva. El hecho de que sea un sistema de Control implica que está enfocado tanto a controlar las erogaciones como los resultados y rendimientos que de ellos se obtienen, facilitando no sólo el control en sí, sino y por sobre todas las cosas permitiendo contar con información oportuna y precisa para la toma de decisiones. El término “Unidades” se refiere tanto a las distintas unidades (máquinas, sucursales, rodados, etc.) a los cuales se le asignan las erogaciones e ingresos, sino también a las unidades físicas y monetarias objetos de seguimiento. El último término “Medibles” implica el trabajo sobre elementos pasibles de medición, no impidiendo ello el agregado de detalles y descripciones atinentes a las erogaciones incurridas.

3. Características del sistema

El mismo permite identificar la unidad a la cual se asignan los costes o erogaciones. Ejemplo: si tratamos de un hotel, sanatorio o local de shopping, permite identificar cada gasto a una respectiva habitación o local. En el caso de una empresa de transporte los gastos de reparaciones se asignan a un rodado específico.

En segundo lugar no sólo se afecta el gasto a una categoría, llámense reparaciones eléctricas, sistemas de frenos, etc., sino que permite llegar a un nivel conceptual como por ejemplo: toma corrientes, pastillas de frenos, cinta de frenos, llegando a identificar a que elemento específico o ubicación se le efectuó la reparación. De tal forma antes de efectuar una nueva reparación se podrá verificar la frecuencia de arreglos anteriores que sufrió ese mismo elemento en un período de tiempo determinado, facilitando ello el encontrar la “causa raíz” de los problemas, y no corrigiendo solamente síntomas. Si además tomamos en consideración que a cada gasto se le asigna marca de producto o insumo, y quién fue el responsable del arreglo, se podrá determinar si hay alguna irregularidad, desconocimiento en la concreción de las reparaciones o bien bajo nivel de rendimiento o confiabilidad del insumo o repuesto.

En el caso de tratarse de un mantenimiento se permite consignar una unidad de medida para realizar el mantenimiento preventivo, con lo cual no sólo permite una mejor conservación de la instalación o máquina, sino además evita mayores roturas, fallas en la producción, detenciones de la producción, y problemas de seguridad. El mantenimiento preventivo permite de tal forma importantes y cuantiosos ahorros, además de mejorar los niveles de satisfacción de nuestros clientes y usuarios.

Debe quedar claro que no se trata sólo de las erogaciones para arreglos, sino también las atinentes a comisiones, sueldos, materias primas, combustibles. Con dichos datos no sólo podrá obtenerse el rendimiento de cada tipo de insumo, sino también una serie de relaciones vinculadas a las horas de trabajo, la cantidad de insumos utilizados, y la cantidad de ventas efectuadas.

En base a ello podrá tenerse tanto el porcentaje de cada categoría por unidad afectada, sino también el porcentaje de cada unidad por categoría. Al mismo tiempo podrá determinarse si el porcentaje de las erogaciones totales asignadas a cada unidad, guardan relación con los ingresos que las mismas producen.

El cálculo de los beneficios por unidad, resultantes de la diferencia entre las ventas a ellas consignadas y los costos correspondientes, permitirá eliminar o modificar aquellas unidades que generen resultados neutros, negativos o bien de rendimientos por debajo de los rendimientos establecidos.

Si partimos de un objetivo de rentabilidad para la empresa en su conjunto y luego derivamos de ello los rendimientos operativos que deben darse para hacer factible el objetivo final, podemos controlar para cada unidad el comportamiento de estos indicadores operativos, de manera de monitorearlos  y efectuar los cambios necesarios que hagan factible el resultado global fijado como meta. No sólo se ha de obtener estos indicadores, sino que también podrán compararse con el objetivo establecido, conociendo automáticamente la diferencia porcentual entre los objetivos y los resultados reales, sino también podrá verse graficada la evolución de los mismos en el tiempo, detectando de tal forma sus tendencias y comportamientos.

4. Utilización

El sistema en cuestión puede utilizarse para cualquier tipo de actividades, inclusive en aquellas que poseen una sola y única unidad de asignación,  de manera tal de controlar el buen mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, controlar la frecuencia de gastos y su razón de ser, permitiendo de tal forma superar las causas reales que ocasionan los inconvenientes. Permite un seguimiento continuo de índices, ratios e indicadores, permitiendo dar seguimiento a los rendimientos de producción por toneladas, litros, horas, kws., hectáreas, kilómetros entre muchos otros. Al mismo tiempo se ve posibilitada la comparación entre los consumos o rendimientos teóricos y los reales.

El reconocimiento de componentes que originan continuos gastos da lugar a los cambios o arreglos que permiten mejorar el rendimiento global, de igual manera cambiar o modificar el funcionamiento de unidades que han caído en sus rendimientos posibilita una acción de cambio destinado al mejoramiento o corrección de los rendimientos y beneficios.

Cuando de monitorear unidades específicas se trata, su utilización es ideal para empresas de transporte de pasajeros (en ellos además podrá determinarse los rendimientos de determinados recorridos), transportes de carga, remises, actividad avícola, explotaciones lecheras, actividades agrícolas, distribución de mercaderías y procesos industriales.

5. Resultados

De su utilización se ha logrado:

·        Importante incremento en la productividad, resultante de los menores períodos de paradas generados en la falta de mantenimiento o de reparaciones inconsistentes.

·        Baja pronunciada en los gastos de reparaciones, producto tanto de un mejor mantenimiento preventivo, como de un mayor y mejor control de las reparaciones.

·        Importante incremento en las utilidades, al eliminar la “unidades no rentables” o bien al modificar y mejorar el funcionamiento de aquellas no generadoras de resultados.

·        Reconocimiento de los niveles de rendimientos de los distintos tipos y marcas de insumos.

·        Permite una mejor negociación de precios y condiciones de pago con los proveedores de distintos insumos y servicios (resultante de la información de gastos por “concepto” y por “proveedor”).

·        Permite eliminar, cambiar o modificar recorridos o procesos no rentables.

·        Identifica “unidades” que dejaron de ser rentables para la empresa.

·        Permite mediante el control de los costes y rendimientos operativos, hacer los cambios conducentes a la obtención de los resultados planificados.

·        Hace factible algo que la contabilidad no permitía al dar ésta sólo resultados globales.

6. Conclusiones

Se cuenta pues ahora con una herramienta que permite sobre una filosofía superadora de la simple información financiera, y tomando el espíritu del Tablero de Comando, monitorear en tiempo y forma las erogaciones de la empresa, analizando su necesidad, razón de ser y la relación directa que ésta posee con los ingresos generados. Ello está dentro de la nueva filosofía que persigue la eliminación de los desperdicios, o sea de todas aquellas actividades que consumiendo recursos no generan valor agregado o que generándolo lo hacen de forma ineficiente.

Gestionar una empresa en las actuales circunstancias requiere de información precisa y oportuna, aparte de a un bajo coste. La eliminación sistemática de los desperdicios e ineficiencias requiere de una herramienta que la haga factible, y esa herramienta es el Sistema de Control de Unidades Medibles.

La gerencia ya no puede reaccionar ante los hechos observando el cuadro de resultados al fin de cada mes o al finalizar el ejercicio económico (más todo el tiempo hasta que los resultados están para su lectura), hoy debe no sólo actuar inmediatamente, sino inclusive anticiparse a ellos de manera tal de manejar las distintas variables a los efectos de conducir la empresa, y no de limitarse a ver como por un espejo retrovisor los acontecimientos que ya han tenido lugar. El SCUM facilita enormemente controlar que se cumplan en tiempo y forma con las metas y objetivos previstos en los planes y presupuestos.

7. Bibliografía

Control de Gestión mediante Base de Datos para la Reducción de Costes e Incrementos de la Rentabilidad – Mauricio Lefcovich – www.monografías.com - 2004

Kaizen – Detección, prevención y eliminación de desperdicios – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com - 2004

Sistemas de Información para la administración – William A. Bocchino – Trillas – 1997

Manejo de Recursos Administrativos – Paul Bender – Limusa – 1986

Reducción de Costos – Costeo Kaizen – Mauricio Lefcovich – www.monografias.com - 2003

Autor:              Mauricio Lefcovich

Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios

E-mail:            mlefcovich@hotmail.com

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