Monografias | Contabilidad

Los documentos comerciales son todos los comprobantesextendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que serealizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbresgeneralizados y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de sumaimportancia, conforme surge de lo siguiente:

 

• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
• Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
• Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

   

Es un documento mediante el cual una persona o empresaformula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obligaa realizar la operación.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno quequeda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que seentrega o envía al vendedor.

Se llama nota de venta a l documento comercial en el que elvendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando,cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de laoperación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula laNota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle lamercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas.Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términosestablecidos.

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisiónde los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes dejaconstancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho delvendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para lapreparación de la factura.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado porel vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad delcomprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y sedestina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura.Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia delas mercaderías salidas.

Es la relación escrita que el vendedor entrega al compradordetallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza,precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y secontabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento quejustifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso depago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. Eloriginal queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor ycon el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación decompraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es undocumento de contabilidad y medio de prueba legal

Llámase así a la comunicación que envía un comerciante asu cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta unadeterminada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documentoincrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pagofuera de término, etc.

Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendoalgunos los siguientes:

En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión osellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza delinterior.

En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de unamercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobredocumentos, etc.

Es el documento en el cual el comerciante envía a sucliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta unadeterminada cantidad, por el motivo expresado en la misma.

Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderíasvendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregirerrores por exceso de facturación.

Llámase cheque a una orden de pago pura y simple libradacontra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden encuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.

Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no unapromesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarsepor el banco a la presentación del documento con las modalidades particularesestablecidas para cada tipo de cheque.

Modos de extender un cheque.

 

1. al portador
2. a favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella".
3. a favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente".

    

El recibo es una constancia de pago o de haber recibidodinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba dela extinción parcial o total de la deuda.

Llamase pagaré al documento por el cual una persona secompromete a para a otra, o a quien ésta indique, una suma de dinerodeterminada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.