Monografias | Bases de datos Sistemas Columbia

El Instituto Superior Tecnológico "Sistemas Columbia" ubicado en el paradero 7 de la avenida Wiese en Canto Grande tiene 2 años de vigencia y debido a que en este último año se ha incrementado su cantidad de alumnos, docentes y signaturas a dictar, se desea desarrollar una Base de Datos para la correcta manipulación de toda su información académica.
En el cual se desea alcanzar algunos objetivos tales como :
Solución al problema de administración académica.
Extraer datos de una realidad para reflejarlos en los campos de las tablas.
Desarrollar consultas ya sean de selección o de tabla de referencias cruzadas, para hacer más fácil la visualización de datos específicos.

1. Introducción a MS ACCESS

   El ms access es una aplicación windows que permite crear y administrar información almacenada en base de datos relaciónales.

2. Definiciones principales
   1. Base de Datos.- Es una conjunto de información la cual ha sido organizada y presentada para servir a un propósito determinado.
   2. Modelo Relacional.- Una base de datos de tipo relacional se muestra como una o mas tablas rectangulares de filas y columnas.
   3. Entidad.- Persona, lugar, objeto o evento de interés acerca del cual se recogen o procesan datos. Por ejemplo: pacientes, clientes, artículos son entidades de un hospital y de una tienda comercial respectivamente.
   4. Dato.- Elemento individual de un campo, se identifica por un nombre y tiene un valor específico.
   5. Campo.- Conjunto de datos de un mismo tipo. Por ejemplo: conjunto de nombres, conjunto de notas, conjunto de direcciones, etc.
   6. Registro.- Conjunto de datos pertenecientes a una misma entidad. El registro consta de campos, cada campo tiene una longitud definida, por lo tanto los registros son de longitud fija.
   7. Atributos de una entidad.- Cada entidad tiene características propias. Por ejemplo: la entidad de alumnos tiene las siguientes características: nombres, apellidos, edad, sexo, fecha de nacimiento, grado, dirección, teléfono, etc. a cada una de estas características o propiedades de la entidad se denomina atributo de la entidad.
3. Elementos De Una Base De Datos De Ms Access
   1. Tablas.- Es un conjunto de datos dispuesto en una estructura de filas y columnas. En una tabla las filas se denominan registros y las columnas campos. En una tabla la primera fila contiene los nombres de campo. Cada campo contiene determinado tipo de datos y tiene una longitud expresada en el número de caracteres máximo del campo. Para crear una tabla será necesario definir su estructura:
      1. El nombre de la tabla
   1. Los nombres de campo
   0. Los tipos de datos de cada campo
   0. Las propiedades o características de cada campo
   0. El campo clave (clave principal)
      2. Consultas.- Es una pregunta específica acerca de los datos almacenados en la base de datos. Veamos algunos tipos de consultas:

1. Consulta de Selección.- es una de las consultas más utilizadas. Con las consultas de selección podrá ver datos de las tablas, analizar dichos datos e incluso hacer cambios en ellos. Es posible ver datos procedentes de una tabla o bien agregar campos de varias tablas distintas.
2. Consulta de tabla de referencias cruzadas.- Presenta los datos con títulos en la filas y columnas, como en una hoja de cálculo. Con una consulta de tabla de referencias cruzadas se puede resumir gran cantidad de información en un formato de fácil lectura.
3. Consulta de Actualización.- Permite cambiar los valores de un determinado campo en todos los registros.
   3. Formularios.- Son objetos en pantalla a través de los cuales podemos ingresar, mostrar y editar información de los registros de la tabla o consulta. Cada formulario está constituido por controles que permiten una mayor rapidez y menor posibilidad de error al momento de ingresar información.
   4. Informes.- Se pueden mostrar los registros agrupados y ordenados según múltiples claves de ordenamiento, los subtotales y totales por subgrupos y grupos.
   5. Macros.- Es una secuencia de instrucciones creadas para ejecutar un proceso. Cada instrucción origina una acción. Sirven para automatizar tareas rutinarias repetitivas.
   6. Módulos .- Son conjunto de declaraciones, instrucciones almacenados como una unidad. Es decir es un programa en un lenguaje de programación como por ejemplo el Access Basic.

1. En la ventana de base de datos, realice un clic en la ficha Tablas.
2. Elija el botón "Diseño".
3. Esto creará una tabla vacía en el modo de presentación de diseño.

Clave Principal : Asi_Codigo
Clave Externa : Cic_Codigo
Doc_Codigo
Asignaturas :

Tabla : Distritos

Clave Principal : Dis_CodDistrito
Para la Tabla Distritos se tiene los siguientes códigos:

Tabla : Docentes

Clave Principal : Doc_Codigo
Clave Externa : Dis_CodDistrito
Los códigos de los Docentes son:

Tabla : Calificaciones

Clave Principal : Alu_Codigo
Luego de haber creado todas las tablas para esta Base de Datos se va a proceder a relacionar las tablas

1. Relaciones

Se desean relacionar las tablas de la Base de Datos creada. Para que exista una relación entre tablas, éstas deben cumplir 2 condiciones :

1. De referencia los campos a relacionar en las dos tablas deben tener el mismo nombre.
2. El contenido de los campos debe ser el mismo.

El procedimiento para establecer relaciones entre tablas se describe a continuación :

Elija menú Herramientas-Relaciones. En la pantalla se muestra la ventana Relaciones en la cual se irán agregando las estructuras de las tablas que desea relacionar desde la ventana Mostrar tabla. Una vez que haya agregado todas las tablas que desee, cierre la ventana Mostar tabla.

La ventana de relaciones presentará las tablas a relacionar como se observa en el siguiente gráfico:
Con la ayuda del mouse arrastar el campo a Relacionar desde la tabla Principal (en la cual el campo en común es clave principal) hacia el campo de la secundaria o relacionada tabla.

En la ventana de relaciones puede marcar la casilla verificación Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los registros relacionados.

1. Consultas De Selección

Desarrollo:
Seleccionar el objeto de consulta
Dar clic en el botón Diseño
En la ventana mostrar tabla seleccionar la tabla Alumnos, Calificaciones y Ciclos; luego dar clic en el botón agregar para finalizar clic en el botón cerrar.
En la cuadrícula QBE se indicarán los siguientes argumentos :

Dar clic en el botón ejecutar , para ejecutar y visualizar la consulta.
Guardar la consulta con el nombre de Alumnos Desaprobados

Úrsula M. Becerra Florez
Access 2000
Aplicativos I – Guía del Usuario
ICI-UNI
1998
Darío Rosas Ayala
Access 7.0
Base de Datos en Access
ICI-UNI
2000