Monografias | Desarrollo de software para elaborar los cálculos de loteríaDesarrollo de software para elaborar los cálculos de loteríaResumen: Antecedentes del problema. Planteamiento del problema. Análisis de los resultados. Descripción del sistema actual. Presentación del sistema propuesto. Diseño De Pantallas.
Indice
4. Descripción del sistema actual
5. Presentación del sistema
propuesto
La empresa
GARCIA Y ASOCIADOS, S.A. inició
sus actividades en el mes de agosto de 1997, con 10 vendedores.
Esta empresa se dedica a la venta de lotería independiente y se
encuentra ubicada en la calle Joaquín Franco, vía Tablas Debajo de la ciudad de
Las Tablas.
La empresa fue fundada por la familia García: Ovidio García,
Ovidio García G. Hijo y Cecilia G. De García, con un capital de 30,000 balboas
que procedían de ahorros de la familia.
Situación Actual
En la actualidad la empresa
GARCIA Y ASOCIADOS, S.A. no
cuenta con un sistema automatizado para llevar sus registros de las ventas, solo
utilizan la hoja de cálculo de Excel y allí solo se calculan las sumas generales
de las ventas. No se hacen ni las multiplicaciones de los premios que salen en
la lotería, ni las comisiones de los vendedores, ni las ganancias y pérdidas, ni
el efectivo, todos estos cálculos se hacen con una calculadora en mano, lo cual
hace esta actividad muy tediosa y larga, hay que disponer de varias horas antes
del sorteo para poder terminar a tiempo.
En esta empresa se trabaja con alrededor de 28 vendedores los
cuales tienen que dictarles los números que venden a los encargados de manejar
la empresa.
Actualmente la empresa maneja un aproximado de 10,000 balboas
por sorteo, lo que la hace merecedora de un sistema automatizado para el manejo
de sus actividades para un mejor desenvolvimiento de la misma.
Supuesto General
Con la elaboración de un sistema que haga los cálculos de las
ventas y genere informes actualizados constantemente, tomando en cuenta las
pautas que actualmente utiliza la empresa y nuevas sugerencias que podemos
aportar a la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., sus labores serán más nítidas y
precisas de las cuales se brindará apoyo a la toma de decisiones.
Desarrollar un sistema que realice los cálculos de las restas y
que genere informes actualizados, de manera más rápida, nítida y precisas que
brinde apoyo a la toma de decisiones.
?
Minimizar el tiempo en que se hacen los cálculos
?
Tener las cuentas claras
?
Mayor exactitud en los cálculos
?
Realizar todos los cálculos a través del sistema
La investigación junto con la programación, instalación del
software, capacitación, pruebas, se harán en un lapso de un año a partir del mes
de agosto del 2002 hasta el mes de agosto del 2003, tiempo necesario para
realizar este proyecto según las pautas y requerimientos de la Universidad
Latina de Panamá, Sede de Azuero y la profesora encargada del curso de Sistemas
Informáticos II, Maribel de Casas.
La empresa actualmente si cuenta con los recursos para
desarrollar este software lo que nos facilita la realización del mismo.
La automatización se hará del mes de mayo de 2003, fecha en que
ya se debe haber terminado el estudio y la realización del software.
Alcance O Cobertura
La investigación se hará en la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A.,
ubicada en la calle Joaquín Franco, vía Tablas Abajo de la ciudad de Las Tablas.
Restricciones Y/O Limitaciones
?
Poco tiempo en la fase de investigación y planteamiento del proyecto
?
Gran cantidad de deberes que reducen el tiempo que tienen los
investigadores para este respecto
?
Por la actividad a la que se dedica esta empresa no se puede estar
divulgando lo que la misma hace y por eso no se darán muchos detalles del mismo
Importancia
Este es de gran importancia ya que permitirá investigar y
conocer sobre los manejos de las ventas de la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A.
así se conocerá más sobre su situación actual para que se puedan tomar
decisiones que favorezcan el crecimiento de la asociación y las mejoras de sus
actividades, se conocerán las partes en que la asociación está en desventaja de
otras, nos dará una amplia visión de cómo y en qué aspectos se puede mejorar, a
través de la automatización de sus cálculos que por ser una empresa de ventas de
lotería es la parte medular, la cual es el aspecto que determina su crecimiento
y expansión y es la que se debe prestar mayor atención, para que su
participación aumente, y en la medida en que esa participación aumente, crecerán
sus ganancias.
Se conocerá de los aspectos que al cliente, que es quien le da
vida a este negocio, le interesan para satisfacerlos y despertar en ellos un
interés por adquirir los chances en la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., que
para ellos será la empresa preferida, como así también para los diferentes
revendedores.
Ayudará a los encargados de la empresa a tener un mayor
conocimiento en el manejo de ordenadores y software para las actividades antes
mencionadas, todo esto ayudará a formar profesionales mejor preparados, lo cual
redundará en beneficio de la comunidad en general, ya que teniendo estos
profesionales en la empresa ésta será más eficiente y se le brindará una mejor y
mas eficiente atención a sus clientes.
Aportes
algunos de los aportes que harán de el software una atractiva
alternativa para mejorar las áreas de ventas de la empresa GARCIA Y ASOCIADOS,
S.A., son:
?
La empresa podrá ampliar sus actividades por el respaldo de la agilidad
de un sistema de ventas automatizado
?
Se obtendrá una distinción de esta empresa entre las otras de la misma
índole
?
Ganarán mayor popularidad y aceptación entre la clientela por su
preocupación en brindar un mejor servicio a sus clientes
?
Será un estímulo a otras empresas que atraídas por la fiabilidad y
beneficios del software en mejorar sus sistemas
?
Se minimizarán los errores en las actividades de la empresa ya que con
este software los cálculos serán más exactos y se tendrá una menor tendencia a
equivocaciones que muchas veces suelen ser muy costosas para la empresa
?
Se tendrá un ahorro considerable en el tiempo que se utiliza para los
cálculos ya que el sistema automatizado hará estas actividades más rápidas
En fin son un sin número de aportes de este software y éste
proyecto a la empresa en su totalidad y así confiada clientela que verá en ella
una empresa renovada y distinta que les ofrece un mejor servicio a sus clientes.
Hoy en día es una realidad en nuestro país el gran incremento de
vendedores de lotería independiente.
Esto da como resultado que se quieran ofrecer mejores servicios
de las personas que dependen directamente de tal incremento.
Actualmente en esta provincia la mayoría de las personas que se
dedican a esta actividad no ofrecen un servicio eficiente ya que se toman mucho
tiempo en hacer todos los cálculos que se tienen que hacer y por tal razón no se
toman decisiones en el momento que se deben tomar pues no se observa el
desenvolvimiento y el estado de las ventas cosa que se debe observar durante el
recibo de listas y antes de que se realice el sorteo de la lotería, además la
falta de exactitud en los cálculos, realidad a la que no escapa la empresa
GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., por tal razón la elaboración de este proyecto se
ajusta a los requerimientos de esta empresa de poder implementar métodos para
brindar y mantener un servicio de calidad que ponga a la misma en la vanguardia
de las nuevas tecnologías satisfaciendo así el creciente mercado local.
Formulación De Supuestos
Con la implementación de un sistema automatizado para hacer los
cálculos de la venta de lotería independiente se mejora el rendimiento de la
empresa por hacer los mismos más rápidamente.
La anuencia por mejorar el manejo de información en la empresa
estimulará a su clientela a comprar en ella.
Con el nuevo sistema se brindará mayor claridad en la
información que es manejada en la empresa.
Las personas que se vean afectadas por este proyecto sentirán
mayor seguridad, cosa indispensable que requieren los negocios.
Instrumentación
Entrevistas
Las personas que serán entrevistadas son gerente de la empresa
garcia y asociados, s.a., El señor ovidio garcia, quien junto a su hijo ovidio
garcia jr. Y su esposa la señora eva de garcia son los encargados de manejar
la empresa y los que dominan a fondo el tema y conocen mejor que nadie las
necesidades a las que se enfrentan y los beneficios que esperan obtener.
Selección de los elementos muestrales
Los aspectos que se necesita conocer
sobre la empresa son aquellos que nos brindaran una mayor facilidad para ralizar
nuestro proyecto de investigación. Entre los que podemos mencionar:
1.
Año de fundación de la empresa
2.
Por quien o quienes fue fundada la misma.
3.
A que se dedica la empresa
4.
Capital de fundación y actual de la empresa
5.
Si cuenta o no lo empresa con un sistema para realizar sus labores y de
ser así que sistema es el utilizado.
6.
Si la empresa cuenta con dicho sistema, es el mismo satisfactorio o no y
si no cuenta si los propietarios desearían que se les desarrollara uno para sus
funciones. Expectativas y otros comentarios.
Procedimientos para su realización
Se concertará una cita con el gerente de la empresa garcia y
asociados, s.a., Y después se procederá a asistir a la cita en la hora y fecha
estipulada por el señor garcía.
Observación
Método(s) de observación
En este punto observaremos mediante
visita a la empresa el día de sorteo aspectos tales como tiempo que toma recibir
una lista, cantidad de listas y tiempo en que se debe hacer, rapidez para
obtener resultados en el periodo establecido, observar los cálculos que se deben
optimizar y como son realizados en la actualidad, medidas de seguridad.
Registro de observaciones:
·
Tiempo para el recibo de listas.
·
Cantidad de listas.
·
Tiempo que hay para recibirlas todas.
·
Rapidez en los resultados pre-sorteo.
·
Rapidez en los cálculos secundarios.
·
Procesos a optimizar y porque?
·
Medidas de seguridad.
Tipo De Investigación
Escogimos una investigación de tipo
descriptiva porque es la que se ajusta a nuestro tipo de investigación.
Definición
Investigación Descriptiva: El
propósito del investigador es describir situaciones y eventos. Esto es decir
como es y como se manifiesta determinado fenómeno. Los estudios descriptivos
buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades
o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis.
Estos miden o evalúan diversos
aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar.
Un estudio descriptivo selecciona
una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para así
determinar lo que se investiga. Es importante notar que la descripción del
estudio puede ser más o menos general o detallada.
Aunque desde luego, pueden integrar
las mediciones de cada una de dichas variables para decir cómo es y cómo se
manifiesta el fenómeno de interés, su objetivo no es indicar cómo se relacionan
las variables medidas.
Los estudios descriptivos se centran
en medir con la mayor precisión posible; en esta clase de estudios el
investigador debe ser capaz de definir qué se va a medir y cómo lograr
precisión en esta medición. Asimismo debe ser capaz de especificar quienes deben
estar incluidos en la medición.
La investigación descriptiva, en
comparación con la naturaleza poco estructurada de los estudios exploratorios,
requiere considerable conocimiento del área que se investiga para formular las
preguntas especificas que busca responder.
La descripción puede ser más o menos
profunda, pero en cualquier caso se basa en la medición de cada uno de los
atributos del fenómeno descrito. Los estudios descriptivos pueden ofrecer la
posibilidad de predicciones aunque sean rudimentarias.
Justificación
Utilizamos la Investigación
Descriptiva por que es la que más se adapta al tipo de investigación que
realizaremos ya que reúne la mayoría de las especificaciones, antes mencionadas,
que requiere este tipo de investigación y así se nos facilitará el desarrollo de
nuestro proyecto de investigación y con esto se realizará un proyecto de mayor
calidad que pueda servir para la consulta de las futuras generaciones.
En este punto analizaremos los
resultados de las entrevistas y las observaciones que fueron realizadas para
desarrollar un mejor proyecto y asi identificar mejor las ventajas , desventajas
y necesidades del manejo actual para tomarlas en cuenta o que rijan la
elaboración del nuevo sistema.
De Las Entrevistas
Pregunta # 1:
¿En que año fue fundada esta empresa?
Respuesta #1:
La empresa fue fundada en el mes de agosto de el año 1997
Análisis:
La empresa cuenta en la actualidad
con 6 años luego de haber sido fundada por lo que tanto los propietarios como
nosotros consideramos que amerita que se mejoren las condiciones de trabajo
actual y optimizar así como sistematizar sus procesos mas aun por la facilidad
que brindaría , la claridad, y exactitud, además los propietarios ya estaban con
la idea de que el tiempo solicita cambios y mejoras.
Pregunta # 2:
¿Por quién fue fundada?
Respuesta #2:
La empresa fue fundada por el Señor
Ovidio García, su Señora Esposa y el Hijo de estos, con la señora Maria de
Montenegro como socia externa.
Análisis:
La empresa fue fundada por los tres
miembros de la familia García en sociedad con personas o empresas que ya
estaban interesados o que ya trabajaban en este campo y aprovechaban las
ventajas o beneficios económicos que la misma brindan, en el mercado local
siempre con expectativas de crecimiento pero que en su momento son solo
esperanzas de que la empresa se haga prospera dependiendo de un buen manejo y
aplicación de los recursos que e ofrecen.
Pregunta # 3:
¿A que se dedica la empresa?
Respuesta #3:
A la venta de lotería independiente
Análisis:
La venta de lotería independiente es
un negocio de gran envergadura para aquellos que lo realizan como “Casa Grande”,
que es el nombre que se da a los que son receptores de listas, o sea, a los que
reciben listas de otros vendedores y pagan a estos porcentaje por sus ventas
haciéndose responsable en casos de que las ventas no cubran los pagos que
dependen de los premios y las ventas por número para cada sorteo.
Pregunta # 4:
¿Cuál fue el capital inicial necesario para fundar la
empresa?
Respuesta #4:
El capital inicial fue de 30,000 balboas
Análisis:
La empresa consideró necesario un
capital de esa magnitud por la magnitud de aquel entonces de las ventas pues al
inicio no se contaba con la cantidad de vendedores que en la actualidad y así
mismo las ventas eran menores por lo que era una suma que en caso de una perdida
extrema podía fácilmente satisfacer o cumplir con las obligaciones de un mes
completo.
Pregunta # 5:
¿Cuál es el valor actual de la empresa?
Respuesta #5:
El valor actual de la empresa es variante
Análisis:
El valor actual de la empresa es
variante puesto que depende de los niveles de venta y los premios por sorteo
ya que si por ejemplo los números que salen en el sorteo son bajos habrá mayor
perdida y si son altos las utilidades serán mayor, pero en cifras aproximadas
el manejo de capital mensual está en los 100,000 balboas o unos 10,000 balboas
por sorteo.
Pregunta # 6:
¿Cuenta la empresa con algún sistema para las labores que
allí se realizan?
Respuesta #6:
Actualmente no.
Análisis:
En la actualidad la empresa no
cuenta con un sistema para sus labores, solo cuanta o solo utilizan una hoja de
calculo de Excel que mediante el bloqueo de celdas genera sumas masivas de las
ventas tanto por vendedor como por numero y deja por fuera muchos otros cálculos
mas complicados que las sumas como lo son el calculo de el efectivo, porcentaje,
premios entre otros.
Pregunta # 7:
¿Les satisface el sistema actual?
Respuesta #7:
Si y No
Análisis:
Si nos satisface por el hecho de que
realiza un proceso que siendo el mas largo y tedioso se debía realizar en un
tiempo de una hora, hablando de sumar alrededor de 3000 cantidades para luego
entonces restar las cantidades a respaldar.
No nos satisface porque conociendo
el potencial de las herramientas tecnológicas de hoy en día sabemos que mas
procesos pueden elaborarse con igual facilidad y mayor precisión .
Pregunta # 8:
¿quisiera que se le desarrollara
un sistema para realizar las operaciones que hoy son llevadas manualmente?,
Explique.
Respuesta #8:
Si
Análisis:
Si nos agradaría que se nos
elaborara dicho sistema pues de ese modo como ya hemos dicho las labores serán
mas rápidas, fáciles y precisas lo que permitiría corroborar con los vendedores
las cifras de efectivos inmediatamente después de que el mismo dicta sus ventas,
tomar decisiones antes de el sorteo que ayuden a maximizar utilidades o a
minimizar perdidas y a que en caso de errores solo haya que recurrir a las
grabaciones de voz pues se tendrá la certeza de que los procesos y cálculos
brindan cifras inequívocas.
Pregunta # 9:
¿Expectativas que tiene usted con
respecto a la realización y desarrollo del proyecto?
Respuesta #9:
Muchas, como precisión, rapidez, entre otos.
Análisis:
Tenemos muchas expectativas pues
esperamos que el mismo contribuya al mejoramiento de las condiciones de trabajo
de la empresa y sus miembros y colaboradores, esperamos también que con el mismo
se pueda encargar a una sola persona que realice el trabajo que era realizado
por dos y en ocasiones tres personas, que las cuantas estén claras, exactas y se
puedan tomar decisiones en momentos críticos que influyen de manera directa
tanto en las ganancias como en las perdi9das de capital.
De Las Observaciones
Conducta a observar #1:
Tiempo para recibir listas
Conducta
observada #1:
Se observo un tiempo de entre 3 y 5
minutos por recibo de lista
Análisis
En este punto pudimos observar que
el recibo de litas toma entre 3 y 5 minutos por lista dependiendo de el tamaño
de ellas, o sea, de la magnitud de la venta. Esta condición no se puede
controlar mediante un sistema puesto que depende únicamente de la velocidad de
quien dicta y de el capturador de los datos.
Conducta a observar #2:
Cantidad de listas
Conducta
observada #2:
28 listas por sorteo
Análisis
En la actualidad se cuanta con 28
vendedores cuyas ventas son muy variables en el cual inclusive el factor “día de
sorteo” es muy importante, es muy importante además el hecho de que la cantidad
de listas es variante por lo que se deberá prever dichos cambios en el sistema.
Conducta a observar #3:
Tiempo para recibir todas las listas
Conducta
observada #3:
Hora y media para el recibo de
listas
Análisis
Todas las listas deben ser recibidas
en un tiempo de hora y media que va desde las 11:00 de la mañana del día de
sorteo y las 12:30 para que quede un tiempo para los cálculos antes mencionados
ya que si el tiempo es mayor a este no se podrá elaborar el resto de los
cálculos que deben estar listos antes del sorteo.
Conducta a observar #4:
Rapidez en los resultados Pre-sorteo
Conducta
observada #4:
Tiempo de 30 minutos para estos
cálculos
Análisis
Los resultados pre-sorteo como lo
son los cálculos de cantidades a respaldar son realizados de manera muy lenta y
complicada pues solo se cuanta con 30 minutos para restar cantidades x que deben
generar 3 listas a dictar antes del sorteo.
Conducta a observar #5:
Rapidez en los cálculos secundarios
Conducta observada
#5:
No tienen tiempo especifico pero son
cálculos largos
Análisis
Los cálculos secundarios, o sea, los
de porcentaje, efectivo, subtotales, premios, neto y otros son muy tediosos y
demorados pues son realizados con calculadora en mano lo que es poco funcional.
Conducta a observar #6:
Procesos a optimizar y porque?
Conducta
observada #6:
Procesos Pre-sorteo y procesos
secundarios
Análisis
Los procesos antes mencionados todos
deberán ser optimizados porque de esta manera todos los resultados serán mas
claros y rápidos que es la característica mas importante para el proyecto, la
rapidez de los cálculos.
Conducta a observar #7:
Medidas de seguridad
Conducta
observada #7:
Grabación de reportes y baterías de
energía e impresión de informes.
Análisis
Se cuenta actualmente con medidas de
seguridad como lo son la grabación de el reporte de los vendedores, batería para
la PC en caso de que se corte el fluido eléctrico de modo que de el tiempo
suficiente para terminar los procesos y el trabajo o para imprimir los informes
y continuar manualmente. Además se imprimen los reportes e informes de cada
sorteo en caso de que la información se pierda en el computador.
4. Descripción del sistema actual
La empresa GARCIA
Y ASOCIADOS, S.A., no cuenta actualmente con un sistema automatizado para
realizar los registros de ventas, solo utilizan la hoja de cálculos de Excel las
cuales solo generan las sumas masivas por número y por vendedor, luego son
pasadas, las sumas por número, manualmente a una lista y posteriormente los
cálculos de restas para respaldar son realizados manualmente. Luego se imprimen
las listas con las sumas para entonces conocer el efectivo, porcentaje,
subtotal, etc, mediante cálculos manuales que son cálculos largos, tediosos y
por ser llevados manualmente no están listos en el momento requerido, luego la
información es archivada posterior a haber extraído, manualmente, la información
y saldo del vendedor en ese sorteo, así como del sorteo anterior.
Presentación del sistema
El sistema de ventas con que cuenta actualmente la empresa, como
se mencionó anteriormente es manejado en su gran mayoría de forma manual, el
cual es llevado a cabo por un grupo de dos personas que trabajan en la empresa
que son el Gerente y el asistente.
Estas personas reciben las listas vía telefónica y las van
anotando en x fila en una hoja de Excel, llamadas que también, para mayor
seguridad, son gravadas en cintas magnéticas, en caso de que se de algún error
comprobar por parte de quien fue el mismo.
El sistema que se utiliza actualmente, si bien ayuda, no permite
realizar los cálculos pre-sorteo que son tan importantes para tomar decisiones
en base a las ventas y contando con las herramientas tecnológicas a disposición
de la empresa las labores que se pueden realizar más rápida y eficazmente se
están realizando de una manera que afecta un desenvolvimiento mas productivo de
la empresa y sus colaboradores y por ende la productividad de la empresa.
Identificación De La Comunidad De Usuarios
Los usuarios del sistema actual son el Gerente General el Sr.
Ovidio García y su asistente(Hijo) que le ayudan en las funciones de venta.
Identificación De Entrada / Salida
Identificación de Entrada
Información Entrada
Genera
Procesa
Frecuencia
Medio
Listas
Vendedores
Sumas
Eventual
Listas de ventas
Porcentajes
Gerente
Porcentaje de Ventas
Eventual
Rango de Ventas
Información Salida
Destino
Uso
Frecuencia
Informe de Ventas Vertical
Gerente
Niveles de Ventas
Por sorteo
Informe de Ventas Horizontal
Gerente
Estado de Venta
Por sorteo
Funciones, Limitaciones Y Resricciones
La empresa cuenta con funciones,
limitaciones y restricciones, ya que una empresa que no cumple con éstos no
tendrá éxito en sus labores.
Los pagos de las venta se reciben
en sorteos siguientes
El asistente y el gerente son los
encargados de hacer los cobros
Personas no autorizadas no podrán
acceder a la información
A través de este gráfico se representará el sistema actual,
identificando entradas y salidas, sus orígenes y destinos además de cada uno de
sus procesos lógicos, permitiendo así visualizar el sistema de una forma más
sencilla.
Diagrama de Contexto
5. Presentación del sistema
propuesto
El sistema que proponemos a la empresa GARCIA Y ASOCIADOS ,S.A.
generará informes tales como:
Identificación De Comunidad De Usuarios
En este punto nos referimos al
encargado de trabajar con el nuevo sistema, Ovidio García Jr., quien realiza
funciones tales como:
·
Realizar todos los cálculos desde el mas elemental hasta procesos
complicados como cantidades a respaldar para cada destinatario o socio.
·
Mantener los informes siempre actualizados
·
Asegurarse de que el sistema obtenga los datos necesarios para su
funcionamiento
·
Evaluar y verificar que los informes sean producto exacto del desempeño
real de la empresa
Con la
implementación de este sistema se hace necesario que el resto del personal de la
empresa sea capacitado para el mejor uso de la compleja herramienta pues tocará
diversos puntos de la empresa.
Siguiendo tales
parámetros se tendrá un sistema que permitirá a la empresa obtener óptimos
resultados.
Los usuarios del
sistema serán:
·
Gerente: velará por el buen desarrollo de la empresa GARCIA Y ASOCIADOS,
S.A., quien deberá vigilar que todas las funciones de esta sean llevadas a cabo
correctamente.
·
Asistente: será el principal usuario del sistema pues sobre el recaerá el
uso del mismo cada sorteo
Identificación de entrada / salida
Inicio: en esta pantalla se
presenta el sistema, el nombre de la empresa y la entrada al mismo, esta
pantalla lleva directamente al sistema o a la aplicación que se utilizará.
Pantalla de trabajo: esta es la pantalla donde se realizara
todos los procesos conforme se vallan recibiendo las listas cada sorteo, en ella
se anotaran las ventas y automáticamente se elaboraran los cálculos necesarios.
Funciones, limitaciones y restricciones
Funciones
Con
el sistema que proponemos se realizarán las siguientes funciones:
Limitaciones
Algunas de las limitaciones que se
nos presentan son:
·
El personal no está debidamente capacitado para el uso de los recursos
tecnológicos.
·
Gran complicación al entender el manejo del sistema debido a la gran
cantidad de especificaciones y variabilidad.
Diagrama de Flujo de Datos (DFD’S)
Costos y beneficios estimados
Los costos y los beneficios, son los costos que se ponen para el
desarrollo del sistema y los beneficios que obtendrá el usuario con el sistema.
Se debe contar que los beneficios que se obtendrán se deben
tomar en relación con los costos pues estos estarán íntimamente ligados.
Costos de hardware
La empresa ya cuenta con un hardware
altamente capacitado para soportar cualquier software, lo cual representa que es
una ventaja pues ya es un ahorro de tiempo pues no habrá que instalar más que el
software y ahorro de dinero por ya contar con el equipo
Costos de software
Sólo se cargará el programa que será elaborado en una hoja de
cálculos de excel, sin los códigos de acceso a las formulas para evitar que sea
modificado.
Y el costo que hemos estimado del sistema que desarrollaremos es
de b/500.00
Otros costos
Impresiones de informes, capacitación, mantenimiento tanto del
equipo como del software el cual se estima un valor de B/250.00
Beneficios Estimados
Podríamos mencionar
muchísimos beneficios pero solo mencionaremos los que consideramos de mayor
importancia:
Viabilidad Del Sistema
Viabilidad técnica
Este sistema cuenta con una
viabilidad técnica amplia, ya que, garcia y asociados, s.a., Cuenta para manejar
sus cuentas con la hoja de cálculo de excel que si bien no es muy amigable es
muy complejo y se pueden realizar un si número de funciones ahí.
Es viable además porque las personas que trabajan en esta
empresa ya están familiarizados con el uso de estos equipos lo que facilitará su
uso para aprovechar las aplicaciones del software que desarrollaremos.
Viabilidad económica
si hay viabilidad económica, ya que,
los costos que tendrá la empresa al implementar el sistema propuesto son menores
que los beneficios que ha de adquirir con unos informes actualizados.
Viabilidad financiera
Este sistema es viable
financieramente puesto que la empresa cuenta con la capacidad y la disposición
en cuanto a los recursos financieros requeridos para desarrollar el mismo.
La empresa esta en la disponibilidad de invertir siempre y
cuando el sistema llene las expectativas que tienen y mas aun que cumpla las
funciones necesarias.
Viabilidad operativa
Para esta empresa, el sistema cuenta
con una viabilidad operativa, pues la implementación de este sistema va ha tener
cambios que no serán tan visibles o que afecten tanto el normal desenvolvimiento
de la empresa pues ellos ya tienen experiencia manejando, por lo menos el
equipo.
Viabilidad de cronograma
el sistema propuesto cuenta con dicha viabilidad ya que el
sistema estará listo en los próximos 4 meses, lo que brindará tiempo para que
este sea debidamente probado y corregido si presenta alguna inconveniencia o
desperfecto funcional para que al ser instalado brinde o llene las expectativas
que en él se han puesto.
6.
Diseño De
Pantallas
a
continuación presentaremos las pantallas del sistema
Diseño De Pantallas De Captación Y Presentación
Diseño de pantallas de reportes
Pantalla de captura de reportes
Diseño de pantallas de calculos y resultados
Pantalla de calculos, resultados y comandos
Programación
A continuación presentaremos algunos
delos códigos que hemos utilizado en el desarrollos de nuestro sistema.
Código fuente
1.
Codigos de sumas HORIZONTALES por vendedor:
·
cy3=SUMA(B3:CW3)
·
cy4=SUMA(B4:CW4)
·
cy5=SUMA(B5:CW5)
·
cy6=SUMA(B6:CW6)
·
cy7=SUMA(B7:CW7)
2.
Codigos de sumas VERTICALES por numero:
·
b37=SUMA(B3:B36)
·
c37=SUMA(c3:c36)
·
d37=SUMA(d3:d36)
·
e37=SUMA(e3:e36)
·
f37=SUMA(f3:f36)
3.
codigos de efectivo por vendedor:
·
cz3=CY3*0,2
·
cz4=CY4*0,2
·
cz5=CY5*0,2
·
cz6=CY6*0,2
·
cz7=CY7*0,2
4.
codigos de porcentaje por vendedor:
·
da3=CZ3*DF3
·
da4=CZ4*DF4
·
da5=CZ5*DF5
·
da6=CZ6*DF6
·
da7=CZ7*DF7
5.
codigos de subtotal vendedor:
·
db3=CZ3-DA3
·
dba=CZ4-DA4
·
db5=CZ5-DA5
·
db6=CZ6-DA6
·
db7=CZ7-DA7
6.
codigos de premios vendedor:
·
No identificado aun.
7.
codigos de cuenta neta por vendedor:
·
dd3=DB3-DC3
·
dd4=DB4-DC4
·
dd5=DB5-DC5
·
dd6=DB6-DC6
·
dd7=DB7-DC7
8.
codigos de respaldo para socio 1:
·
Menores a 33: =SI(C37>DI8+DI12;C37-(DI8+DI12);0)
·
Mayores a 33: =SI(AJ37>DI9+DI13;AJ37-(DI9+DI13);0)
9.
codigos de respaldo para socio 2:
·
Menores a 33: =SI(C37>DI8+DI12;DI8;C37-DI12)
·
Mayores a 33: =SI(AJ37>DI9+DI13;DI9;AJ37-DI13)
10.
codigos de respaldo propio:
·
Menores a 33: =DI12
·
Mayores a 33: =DI13
11.
codigo de ganancia o perdida neta:
·
di43=SUMA(DD3:DD32)-(DD39+DD41)
Documentación
Manual de usuario
A continuación se explicaran las
pantallas de este sistema:
Pantalla Principal: en la pantalla principal se encuentra la
presentación del sistema en donde se detalla el nombre de la empresa, que es el
sistema, por quienes fue creado y el botón de entrada. Para entrar al sistema el
usuario sencillamente debe dar clic sobre el botón entrar e inmediatamente
estará el la pantalla de trabajo.
Pantalla De Captura De Reportes: en esta pantalla se
observaran los nombre de los vendedores que pueden ser modificados a gusto de el
usuario ya que le permitirá anotar las listas en el orden que van entrando lo
que dará congruencia en la grabación de los reportes de cada vendedor. A
continuación el usuario debe anotar las cantidades de los cada numero vendido
utilizando los botones de avance y retroceso que se encentran en la parte
derecha de el teclado y los botones de números que se encuentras junto a los
anteriormente mencionados.
Pantalla de calculos, resultados y comandos:
En esta pantalla se observaran los
resultados a los requerimientos entre los cuales están sumas totales,
efectivos, porcentajes entre otros los cuales serán generados por el sistema y
en los que el usuario no deberá introducir mas que los porcentajes del vendedor
para ese sorteo y las cantidades a respaldar y el sistema hará todo lo demás.
Además se cuenta en la parte superior izquierda con los botones de comando que
son el de imprimir que solo dándole clic sobre el se imprimirán los informes, el
de rehacer para cuando se comete un error volver a corregir y el botón de
guardar para que al terminar de recibir a cada vendedor se guarde la información
para prever cualquier posible error de manejo o de el sistema.
Manual De Programación
este
programa fue realizado de la siguiente manera:
1.
Codigos de sumas HORIZONTALES por vendedor:
·
cy3=SUMA(B3:CW3)
·
cy4=SUMA(B4:CW4)
·
cy5=SUMA(B5:CW5)
·
cy6=SUMA(B6:CW6)
·
cy7=SUMA(B7:CW7)
2.
Codigos de sumas VERTICALES por numero:
·
b37=SUMA(B3:B36)
·
c37=SUMA(c3:c36)
·
d37=SUMA(d3:d36)
·
e37=SUMA(e3:e36)
·
f37=SUMA(f3:f36)
Aquí se presenta el primer paso que
se llevo a cabo que fueron los códigos de las sumas verticales y horizontales,
los códigos que aparecen arriba son los códigos que definen en donde aparecerán
el resultado de la operación de suma de cada vendedor y cada numero.
3.
codigos de efectivo por vendedor:
·
cz3=CY3*0,2
·
cz4=CY4*0,2
·
cz5=CY5*0,2
·
cz6=CY6*0,2
·
cz7=CY7*0,2
en
este punto lo que se encuentran son los códigos de los cálculos de efectivo qu | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||