Monografias | Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI): Programa para la asesoría de trabajos de investigación

Objetivos
El programa GEPI es una intervención sistematizada orientada al desarrollo humano de aquellas personas que participan en el proceso de elaborar y supervisar investigaciones en ambientes académicos, tales como estudiantes, tesistas, profesores, investigadores, tutores, coordinadores y, en general, cualquier persona interesada en desarrollar un proyecto a largo plazo. Con el fin de incrementar la productividad en las tareas propias de la investigación y sus productos, además de promover el bienestar individual, organizacional y social. (Valarino, 1997).
Este programa tiene como objetivo básico incrementar la productividad en la investigación a través del control e incremento de la conducta de investigación, el desarrollo de destrezas asociadas a esta labor, la producción de ideas creativas y la realización de presentaciones efectivas en ambientes académicos.

Componentes
Los componentes del GEPI son básicamente siete: estructura, roles, convenios, tipo de supervisión, tareas, productos e incentivos.

Estructura
La estructura se define como la forma en la cual están organizados los roles y funciones dentro del programa. Puede tener varias modalidades, desde una simple, en la cual sólo se requiere de un coordinador o tutor entrenado en la aplicación del Programa y uno o varios participantes, hasta una compleja en la cual participan el coordinador del Programa, uno o varios gerentes de desempeño, tutores o lectores externos, estudiantes, profesores u otros profesionales.

Roles
Básicamente se definen tres roles, el coordinador de Programa, el gerente de desempeño y los participantes. Tanto el coordinador como el gerente de desempeño, están orientados principalmente a supervisar a los participantes en el desempeño de su conducta de investigar, controlar los síntomas del Síndrome TMI, planificar las tareas y productos de investigación, administrar incentivos en forma contingente a la presentación de los productos planificados, modelar las destrezas requeridas para optimar el proceso de investigación y la conducta de escribir y generar oportunidades de aprendizaje. (Valarino, 1999).

Convenios
Se establecen convenios o planes de trabajo semanales escritos y organizados de manera esquemática, en los cuales se especifica: nombre del participante, semana a la cual corresponde, productos a lograr durante la semana, actividades que se requieren para obtenerlos y tiempo estimado para ello. Posteriormente se registra el producto cumplido y el tiempo invertido. Se incluyen observaciones, las cuales pueden ser referentes a las dificultades confrontadas con alguna actividad particular, toma de conciencia de alguna fortaleza o limitación para la realización de las actividades propuestas, entre otras.
Al inicio de cada sesión, se le entregan a los participantes del grupo los convenios vacíos para que especifiquen sus compromisos para la semana siguiente, en términos de productos, actividades y tiempo, con el asesoramiento de la persona responsable del grupo y la sugerencias de sus compañeros. A la semana siguiente, los convenios son entregados con una copia de los respectivos productos.

Tipo de Supervisión
La supervisión es presencial, ejercida por el coordinador y el gerente de desempeño durante el desarrollo de las sesiones semanales del grupo. Se analizan los resultados de los convenios establecidos por los participantes, ofreciéndoles información de retorno principalmente sobre el proceso de cumplimiento de los convenios y su nivel de desempeño. Adicionalmente, se ofrece asesoría en asuntos metodológicos, forma de presentación y estilo de la escritura.

Tareas
Las tareas son aquellas actividades que cada participante debe desarrollar durante la semana en el tiempo estimado para ello. Se realizan tareas repetitivas, aquellas que se desarrollan semanalmente o cada quince días, y no repetitivas, las que se realizan con baja frecuencia durante el taller (Valarino, 1997). Se asignan actividades comunes a todos los participantes y tareas particulares, según las características del trabajo que cada uno está desarrollando. Las tareas de mayor complejidad se subdividen en tareas más sencillas con alta probabilidad de ser cumplidas en el tiempo previsto. El número de horas dedicadas para la realización de las tareas aumenta en forma progresiva semanalmente, según el participante vaya logrando las metas planificadas.

Productos
Los productos son la evidencia observable del cumplimiento de las tareas planificadas y cumplidas. Todo producto reportado como cumplido, para ser aceptado como tal, debe acompañar el convenio respectivo.
El objetivo de especificar los productos en el convenio es que el participante identifique claramente, lo que debe lograr al final del lapso dedicado para realizar sus actividades planificadas; además le brinda la oportunidad de conocer previamente, los criterios a través de los cuales será evaluado en el cumplimiento de su convenio. Registrar el tiempo estimado para realizar las actividades planificadas así como el tiempo invertido para ejecutarlas, le suministra al participante, información que le permitirá planificar posteriormente, en forma más adecuada, el tiempo requerido para cumplir sus metas, en función de su ritmo personal de trabajo y de la naturaleza de las actividades que está realizando. (Valarino, 1997). Es decir, promueve el autoconocimiento en cuanto a sus destrezas para ejecutar proyectos a largo plazo, administrar y percibir el tiempo y autogerenciar su comportamiento.

Incentivos
Los incentivos son aquellos elementos que son suministrados a los participantes de manera contingente a los productos presentados. Desde el inicio del grupo se acuerda con los participantes, el tipo de incentivos que serán utilizados. Para que sean efectivos deben ser significativos para los participantes, estar claramente definidos, contingentes a las conductas ejecutadas semanalmente, administrados una vez que los productos han sido presentados, seguros y justos (Valarino, 1997).

El Programa GEPI ha tenido hasta el momento, tres aplicaciones dirigidas a diferentes objetivos y poblaciones (ver Figura 1):
Sistema de Supervisión de Proyectos de Investigación (SUPI): dirigido a estudiantes de postgrado que están desarrollando una tesis de grado o un programa para una especialización. Inicialmente se aplicó dentro del postgrado de psicología y posteriormente fue extendido a otros postgrados tales como Ingeniería de Yacimientos, Gerencia en Telecomunicaciones, Gerencia de Auditoria de Estado e Ingeniería Mecánica. Este Sistema fue una derivación del Sistema Conductual de Supervisión de Tesis, el cual se enriqueció incorporando elementos provenientes de la psicología humanista.
Una de sus características diferenciales es que los grupos son homogéneos, tomando en consideración la etapa de la investigación en la cual se encuentran los estudiantes: generación, ejecución y escritura. Su estructura puede tener varias modalidades, desde una simple hasta una compleja. Con una estructura simple se requiere un tutor entrenado en el sistema de supervisión de trabajos de grado y un estudiante o grupo reducido de éstos. Durante cada sesión se imparten conocimientos sobre metodología; se revisa el contenido de la investigación y se atiende el proceso de elaboración del trabajo de investigación. Se imparte como una asignatura obligatoria del pensum académico; se administra una nota que define la aprobación o no de la asignatura; la asistencia es obligatoria y se establecen convenios semanales.
Cuando se dispone de un coordinador y un gerente del desempeño entrenados en el sistema de supervisión y cada estudiante tiene asignado su tutor, se enfatiza más en el proceso, incrementándose la productividad del grupo y distribuyéndose mejor el tiempo.
Sistema de Apoyo al Personal Académico (SIAPAC): dirigido a profesores universitarios que están desarrollando un trabajo de investigación: tesis, trabajo de ascenso, publicación o proyecto de investigación en cualquier área del conocimiento. Se asesoran simultáneamente proyectos en diferentes etapas de investigación. Su estructura incluye un coordinador y un gerente del desempeño entrenados en el sistema de supervisión, se sugiere a cada participante contar con un lector externo experto en el contenido del trabajo.
También se establecen convenios semanales y se supervisa principalmente el desempeño del participante en el proceso de elaboración de la investigación, más que en el contenido del trabajo. Pero, a diferencia del anterior, la asistencia es voluntaria y se asesoran grupos heterogéneos en cuanto a la etapa de investigación en la cual se encuentran sus proyectos.
Gerencia del Cambio Personal y Organizacional (GECAPO): dirigido a gerentes y profesionales de diversas áreas del conocimiento, que están interesados en desarrollar y gerenciar proyectos personales y laborales a largo plazo.
Se ha impartido principalmente como una asignatura electiva del pensum académico, además de la modalidad de taller de fin de semana. Al igual que en el SUPI se administra una nota si es requerido para la aprobación o no de la asignatura, la asistencia es obligatoria y se establecen convenios semanales. En esta modalidad se imparten conocimientos sobre el cambio personal y organizacional; se asesora a los participantes en el proceso de elaboración del proyecto seleccionado. Al igual que en el SIAPAC, se asesoran simultáneamente proyectos de diferente naturaleza y objetivos en el mismo grupo.

Metodología
Unidad de estudio
Se seleccionó una muestra intencional de 8 profesores a dedicación integral de la USB, los cuales deseaban recibir asesoramiento para elaborar alguna de las siguientes alternativas: trabajo de ascenso, proyecto de investigación o artículo científico. El grupo quedó conformado por cinco profesores contratados y tres ordinarios, del área de las Ciencias Sociales.

Programa SIAPAC (Sistema de Apoyo al Personal Académico)
Se utilizó un paquete de intervención para la asesoría de investigaciones, con una duración máxima de 17 semanas (entre enero y mayo de 1997), estructurado en una sesión semanal de dos horas y media cada una. El número de sesiones de permanencia de los participantes en el taller dependió del cumplimiento de la meta que cada uno de ellos estableció desde el inicio. Cada sesión se dividió en tres partes, que se pueden resumir como supervisión, información de retorno y planificación individual en el contexto de grupo. La dirección de las sesiones estuvo a cargo de dos Gerentes de Comportamiento. El convenio semanal (Hoja de Registro Semanal) a ser cumplido por el participante, especificaba productos planificados y cumplidos, actividades planificadas y realizadas, tiempo estimado e invertido y debía estar acompañado de los productos como pruebas del cumplimiento del convenio. Se utilizaron como incentivos cartas de reconocimiento al supervisor inmediato del participante en cuanto al avance en el trabajo monitoreado en el taller y sugerencias de descarga académica para el próximo trimestre en función de su rendimiento. Como castigo se empleó contar un chiste y ofrecer merienda para el grupo.

Productividad
Los indicadores de productividad empleados fueron: porcentaje de objetivos de investigación cumplidos semanalmente en relación con el total de objetivos planificados, número de páginas escritas semanalmente, tiempo invertido semanalmente en el cumplimiento de objetivos y escritura de páginas, número de productos finales en función del producto planificado y número de páginas de los productos finales.

Procedimiento
Se detectó la necesidad de brindar apoyo a los profesores en proceso de elaboración sus proyectos de investigación, ya fuera para ascender al escalafón o solicitar su ingreso a éste, a través del análisis de los datos sobre el bajo porcentaje que ingresa al escalafón en el tiempo mínimo establecido (dos años) y el porcentaje de profesores atrasados en sus trabajos de ascenso (20%).
Se diseñó el programa SIAPAC para cubrir esta necesidad. El Coordinador del programa promovió su implementación a través de la División de Ciencias Sociales y Humanidades, ofreciéndoselo a los Jefes de los siete Departamentos de esta División. Seguidamente se entrevistaron a los aspirantes a fin de sondear su interés en el programa, situación académica en la universidad, horario disponible y se les explicaron las características generales del programa. Se seleccionaron a los profesores participantes y se aplicó el programa.
Los dos Gerentes de Comportamiento tuvieron a su cargo la administración del programa. Ambos se encargaron de la facilitación de las sesiones y el manejo de la información de retorno, para cada uno de los participantes.
En la primera semana se administró el Cuestionario de datos personales; los datos sobre la productividad de los participantes se recolectaron semanalmente a través de las Hojas de Registro Semanal de Actividades y los Formatos de Información de Retorno. Posterior a cada sesión se verificó la información recolectada y en caso de dudas, se clarificó con los participantes en la sesión siguiente.

Los resultados se analizaron individualmente y por grupo. Los datos cuantitativos se obtuvieron calculando frecuencias, medias ponderadas y porcentajes para cada uno de los indicadores. Se utilizaron tablas y gráficos de desempeño. Se identificaron las tendencias generales a partir de estos datos.
Se analizaron también datos de tipo cualitativo, extraídos de las características del producto final obtenido por cada participante: elementos contenidos en el producto final, tipo de trabajo elaborado en relación con el tiempo invertido, etapa de investigación en la que se encontraba cada participante con relación al producto final obtenido.

Resultados
Productividad individual
Se analizó la productividad de cada uno de los participantes, en función de los indicadores especificados al inicio de la investigación. Así por ejemplo, el participante A1, quien inició el programa en Etapa de Escritura, obtuvo tres productos más de los planificados inicialmente, e invirtió un total de 68 horas con nueve minutos. Escribió tres artículos para optar a la publicación en revistas científicas del área. Sus productos finales escritos llegaron a un total de 44 páginas. Asistió al 88% de las sesiones programadas. Se observó bastante constancia en su productividad, ya que cumplió con el 100% de los objetivos planificados durante 14 de las 17 semanas del programa. Sin embargo, se observó una gran variación en el porcentaje de tiempo invertido semanalmente para cumplir los objetivos de investigación planificados, el cual osciló entre un 175% del tiempo estimado para cumplir los objetivos de investigación planificados y un 0%. Esto podría estar relacionado con dificultad para estimar el tiempo requerido para ejecutar las actividades planificadas.
En cuanto a la escritura de páginas, mantuvo una producción igual o mayor a 100% de páginas escritas en comparación con las planificadas, en 10 de las 17 semanas del programa. No se observó una tendencia regular a aumentar el tiempo invertido semanalmente a medida que aumentaba el número de páginas escritas.
En el seguimiento realizado, se ratificó que los tres artículos escritos durante el taller, fueron aceptados en las revistas seleccionadas, lo cual le permitió al profesor solicitar su pase a escalafón al recibir las cartas de aceptación. En febrero de 1998 recibió la notificación de la USB de ingreso al escalafón.

Otros resultados
Hasta el presente, el Grupo de Creatividad y Productividad ha dirigido 17 grupos con el Programa de Gerencia de Investigaciones (GEPI): ocho bajo el Sistema de Supervisión de Trabajos de Grado, en la Universidad Simón Bolívar, en los postgrados de Psicología, de Ingeniería de Yacimiento, Gerencia en Telecomunicaciones y Auditoría de Estado. Con el Sistema de Apoyo al Personal Académico se han desarrollado seis grupos, cuatro en la Universidad Simón Bolívar y dos en la Universidad Central de Venezuela. Con el Sistema de Gerencia Personal y Organizacional, han participado tres grupos.
Las experiencias realizadas demuestran que las personas que participan en el Sistema de Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI), cumplen mayor número de tareas orientadas a la consecución de sus proyectos, logran mayor número de productos en menor tiempo y el número de proyectos concluidos y presentados a las coordinaciones de postgrado e instancias académicas (trabajos de ascenso, tesis, programas de especialidad) aumenta significativamente.
Los porcentajes de permanencia en los grupos se mantienen sistemáticamente bajo la supervisión ofrecida por el Programa. Además aprenden a identificar y a modificar los síntomas asociados al síndrome TMI y desarrollan destrezas para aplicar el sistema en otros proyectos de su vida. Todos los participantes supervisados reportan altos niveles de satisfacción por la productividad observada, las destrezas desarrolladas y el autoconocimiento adquirido en cuanto a sus destrezas como investigadores.
Actualmente se realiza el seguimiento de estos grupos, a fin de obtener resultados sobre el avance de sus proyectos después de haber concluido su participación en el Programa y estar desarrollado su conducta de investigar y escribir en forma autónoma. Además de obtener datos sobre las destrezas en la aplicación de la metodología aprendida a otros proyectos académicos, laborales o personales.
Los resultados del seguimiento realizado hasta ahora respecto al SIAPAC y al SUPI, muestran que los participantes que ingresan al sistema en la primera etapa de investigación y no participan en el sistema para la segunda etapa, emplean las herramientas aprendidas con resultados positivos pero invierten más tiempo que el planificado en lograr sus objetivos, con mayor gasto de esfuerzo y energía. Expresan la conveniencia de participar en el grupo de apoyo por el compromiso que implica y la motivación que genera.

El Programa de Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI), ofrece una alternativa efectiva para incrementar la productividad en la investigación a nivel individual, grupal y organizacional. Además de una respuesta oportuna a las exigencias de asesoramiento en el área. Esta línea de investigación y los programas de intervención aplicados, contribuyen de manera significativa al desarrollo de la reciente psicología de la investigación (Casado, 1999), como campo de investigación e intervención psicológica.
Su aplicación y evaluación aporta información útil para contribuir con las instituciones educativas en la organización y optimización de los recursos disponibles para apoyar a los diferentes sectores de la población universitaria, reducir significativamente el tiempo, esfuerzo y recursos invertidos en la investigación y aumentar el nivel de satisfacción ante la misma.
Por otro lado, el Programa GEPI, ofrece una forma efectiva para asesorar mayor número de estudiantes y profesores en menor tiempo, aumentando la productividad y la satisfacción de los participantes. Además de favorecer el desarrollo de destrezas de autogerencia en los participantes, aplicables a la supervisión de proyectos a largo plazo de diferente naturaleza y contexto.
La sinergia que se produce en los grupos que participan en el sistema, genera mayor productividad y satisfacción por las tareas cumplidas, favorece el espíritu de trabajo en equipo y la amplitud de las perspectivas para abordar los problemas, la selección de metodologías y técnicas para analizar resultados de investigación, toda vez que se intercambian ideas con un equipo multidisciplinario de profesionales orientado a la tarea, en una atmósfera de cooperación y confianza.
Con ello se está promoviendo un cambio de paradigma en la enseñanza de la investigación y se está promoviendo la investigación a través de equipos multidisciplinarios, al dirigir los esfuerzos hacia el proceso de investigación, más que al producto de ésta; bajo la premisa que investigar, escribir, publicar y supervisar son conductas factibles de aprenderse con altas probabilidades de éxito, pueden producir elevados niveles de satisfacción y pueden realizarse en un contexto de grupo.
Se pone de manifiesto que al aprender estos comportamientos se están adquiriendo estrategias para la vida, pues al definir los proyectos de investigación como proyectos a largo plazo, en los cuales se requieren destrezas específicas para la investigación, habilidades creativas y de solución de problemas, se está proveyendo a los participantes de herramientas para realizar los incontables proyectos a corto, mediano y largo plazo, que tendrá que realizar a lo largo de su vida.

6. Referencias

Casado, E. (1999). Procesos psicológicos individuales en la concepción y elaboración de un proyecto de investigación. Tesis Doctoral, Escuela de Psicología, Universidad Central de Venezuela. Caracas: Trabajo no publicado.
García, M. E. y Garmendia, (1989) Sistema de supervisión de tesis adaptado a la Universidad Católica de Uruguay. Montevideo: trabajo no publicado.
Malott, M.E. (1995). Implementing research supervisory systems thet work in the university structure: not an easy task. Trabajo presentado en la 21st ABA Convention, Washington, D.C.
Meneses, R., Valarino, E. y Yáber, G. (1998). Control de la postergación en la conducta de investigar y escribir. II Congreso Iberoamericano de Psicología, Madrid, España. Libro de resúmenes, 319-320.
Ortíz, L. (1999) Sensibilización del personal docente y directivo de la Escuela de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Metropolitana en cuanto a la importancia de la función tutorial en trabajos especiales de grado. Programa de Especialización en Asesoramiento y Desarrollo Humano. Universidad Simón Bolívar. Sartenejas, Miranda: trabajo no publicado.
Parsons, J. (1995, julio) Let your conscience be your guide: an application of research supervisory systems in Canada. Trabajo presentado en la 21^st Annual Convention, Washington, DC.
Salas, M. y Gómez , D. (1995, julio) The evaluation of system of thesis supervision for master’s students: an aplicationof research supervisory systems in Mexico. Trabajo presentado en la 21^st. Annual Convention, Washinton,DC:
Valarino, E. (1991). Todo Menos Investigación. Caracas: Equinoccio
Valarino, E. (1997). Tesis a Tiempo. Caracas: Equinoccio
Valarino, E. (1999). Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI). Postgrado UCV. (3), 5-8.
Valarino, E., Meneses, R. y Yáber, G. (1998). Bloqueo del investigador para pensar, crear y escribir. II Congres
Iberoamericano de Psicología, Madrid, España. Libro de resúmenes, 271.
Valarino, E. y Yáber, G. (1995). Helping students and their professors complete research projects: The Venezuelan experience. Trabajo presentado en la 21^st Annual Convention of the Association for Behavior Analysis, Libro de resúmenes, p.47, Washington, D.C.
Yáber, G.; Malott, M.E. y Valarino, E. (1998). Gerencia de sistemas conductuales y cambio organizacional. Revista Latinoamericana de Psicología. 30 (2), 279-291.
Figura 1: Comparación de Aplicaciones del Programa de Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI)

Resumen

Se presenta el Programa de Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI) como una alternativa conductual humanista, para la supervisión de proyectos a largo plazo. Se describen sus características y componentes (estructura roles, tipo de supervisión, convenios, tareas, productos e incentivos). Se describen tres aplicaciones desarrolladas hasta ahora en Venezuela: Sistema de Supervisión de Proyectos de Investigación (SUPI), Sistema de Apoyo al Personal Académico (SIAPAC) y Gerencia de Cambio Personal y Organizacional (GECAPO). Se describe la metodología del SIAPAC y se muestran los resultados de un grupo de profesores asesorado con este sistema. Se demuestra la utilidad del sistema como alternativa efectiva a nivel individual y de grupo, ya que los participantes cumplen mayor número de tareas orientadas a la consecución de sus proyectos y logran mayor número de productos escritos en menor tiempo, reportándose altos niveles de satisfacción con la tarea. Además aprenden a identificar y a modificar los síntomas asociados al síndrome TMI (Todo Menos Investigación) y desarrollan destrezas para aplicar el sistema en otros proyectos de su vida.
Descriptores: supervisión, investigación, productividad, gerencia.