Monografias | Manual de Organización y FuncionesManual de Organización y FuncionesResumen: En nuestro presente trabajo realizamos un análisis general del manual de organización de la Secretaría de contraloría y desarrollo administrativo, basándonos en los siguientes apartados: Identificación, Indice o Contenido, Prólogo y/o Introducción, Directorio, Antecedentes Históricos, Base Legal, Atribuciones, Objetivos, Políticas, Estructura Orgánica, Organigrama, Funciones y Glosario. Introducción En nuestro presente trabajo realizamos un análisis
general del manual de organización de la Secretaría de contraloría y
desarrollo administrativo, basándonos en los siguientes apartados: Identificación,
Indice o Contenido, Prólogo y/o Introducción, Directorio, Antecedentes Históricos,
Base Legal, Atribuciones, Objetivos, Políticas, Estructura Orgánica,
Organigrama, Funciones y Glosario. Estos apartados para muchos autores son
indispensables en la elaboración de un Manual de Organización de una empresa,
ya que forman parte de una clara identificación y entendimiento de la empresa
respecto de los trabajadores y/o visitantes. Este manual expone con detalle la estructura de
la Secretaría de contraloría y desarrollo administrativo y señala los puestos
y la relación que existe entre ellos para fortalecer los sistemas de gestión y
control, hace respetar los derechos del ciudadano e inducir y promover el
desarrollo administrativo en la administración pública. A su vez explica la jerarquía, los grados de
autoridad y responsabilidad; las funciones, actividades y los objetivos específicos
así como las descripciones de trabajo de los órganos o áreas funcionales de
dicha secretaría. Identificación Este manual contiene una portada que no incluía
todos los datos necesarios, para la identificación de la organización. Los
aspectos que contiene son los siguientes: "Secretaría de Control y Desarrollo
Administrativo" Manual de Organización General de la Secretaría
de Control y Desarrollo Administrativo. Por otro lado los datos que no se proporcionan de
esta portada son: Esta información es imprescindible para la
identificación de las autoridades por parte del personal de la organización
para el conocimiento de los mismos, y el mejoramiento de las relaciones y
comunicaciones en la empresa. En cuanto a este aspecto no se indica el número
de revisión del manual, solamente se señala el nombre y cargo de quien lo
revisó de la siguiente manera: Revisó C. Oficial Mayor C.P. Alejandro Peniche Alvarez En este caso no se menciona el número de
ejemplares que se han impreso. El lugar y fecha de publicación, así como la
unidad orgánica responsable de su elaboración y autorización se encuentra
especificados al final del manual, en la última página del mismo; lo anterior
crea cierta confusión para el lector puesto que se sobreentiende que no se
contiene, señalándose de la siguiente forma: Lugar y Fecha de Publicación México, D.F. Abril, 1998. Unidad Orgánica Responsable de su elaboración Dirección General de Programación, organización
y presupuesto. Indice o Contenido El índice es la relación de los capítulos o
apartados que constituyen el documento. El índice proporcionado en el manual de la
Secretaría incluye: Prólogo y/o Introducción El manual contiene una explicación breve que
permite al usuario conocer a que se refiere el documento, así como los
objetivos que persigue el manual de acuerdo a su ámbito de aplicación. Se deduce también los beneficios que se esperan
obtener con la utilización y difusión de la información que contiene el
manual. Por otro lado se incluyen también los propósitos
o motivos básicos que dan lugar a su elaboración. Se señalan claramente las unidades
administrativas de la Secretaría, además de sus funciones generales. En cuanto a las revisiones y actualizaciones del
manual no se señalan como se efectuaron las mismas, sin embargo en la última página
se indica la fecha en que se realizaron las últimas modificaciones al día 29
de septiembre de 1997. Haciendo referencia a los puntos no incluidos
dentro de la introducción se encuentran los siguientes: No se menciona a quien va dirigido, por lo tanto
se deduce que es para el personal que labora en la Secretaría, puesto que sólo
el mismo tiene un conocimiento general de los temas a que se hace referencia;
pues para una persona ajena a la Institución no es totalmente comprensible el
contenido del manual. Del mismo modo tampoco se indica la manera o
procedimiento para hacer uso del manual; lo anterior es una diferencia
importante en la introducción ya que puede manejarse inadecuadamente sin
obtenerse los beneficios esperados por la Institución. El mensaje y autorización de la más alta
autoridad de la organización no está contenida en la introducción por lo
tanto no existe un vínculo de comunicación o personalización entre el
director y el personal que elabora en esta institución. Por último no se incluyen las diferentes
observaciones y aclaraciones que despejen las diversas dudas e inquietudes que
puedan surgir en el transcurso de la lectura del manual. Directorio El manual no presenta un directorio con la relación
de los funcionarios principales comprendidos en el área descrita en el manual,
así como los respectivos cargos que ocupan cuando se trata de un manual
general, como en este caso. Como sugerencia puede incluirse los miembros que
integran la Secretaría. Antecedentes Históricos Se incluye una descripción de la génesis del
organismo en la que se indica además la ley por la que se creó la misma, y una
mención de la información sobresaliente acerca de su desarrollo histórico a
partir del año de su creación hasta la actualidad. Esta información carece, en cierto aspecto de
validez puesto que no se incluye copia de la documentación consultada o la
indicación de la fuente. Base Legal El orden jerárquico de las disposiciones legales
no siguió el orden establecido en el libro de manuales administrativos escrito
por Benjamín Franklin. Él recomienda las disposiciones legales de la
siguiente manera: Constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos,
decretos, acuerdos y circulares. Por otra parte, pudimos observar que las
disposiciones legales de este manual, a pesar de no estar ordenadas jerárquicamente,
si siguen una secuencia cronológica de su expedición así como sus reformas
publicadas en el Diario Oficial de la Federación. Atribuciones En este apartado pudimos observar que señala él
titulo completo del ordenamiento, capitulo, articulo o inciso, es decir, lleva
un orden claro y preciso. Algo a resaltar es que los artículos no se
pueden tomar como citas, porque esta organización depende de la misma que
elaboró las leyes de donde se tomaron los artículos; en este caso sería el
gobierno mexicano. Estructura Orgánica La estructura orgánica de la Secretaria de
Contraloría y Desarrollo Administrativo describe perfectamente las unidades
administrativas, así como sus relaciones jerárquicas que la constituyen. Así mismo, la representación gráfica u
organigrama si corresponde con la descripción de los puestos. Organigrama El organigrama es de tipo vertical, se encuentran
en él perfectamente definidos los niveles jerárquicos, las áreas funcionales,
así como las líneas de comunicación en las cuales se pueden observar la
unidad de mando. Se nota una uniformidad en el tamaño de los rectángulos
con los cuales fue hecho, así como las líneas de comunicación que ninguna es
mas gruesa que la otra. El órgano descentralizado que contribuye a la
organización está perfectamente delimitado al notarse su separación respecto
a ésta con una línea discontinua. Una deficiencia es la carencia visual dentro de
la estructura física, tanto para los empleados, como para visitantes. Otra que
pudimos observar es la falta del nombre del funcionario que está a cargo del
puesto respectivamente. Objetivo El objetivo está claramente definido, ya que
establece los fines que debe alcanzar la unidad de mando administrativa (La
Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo). También podemos
observar que éste se presenta en forma cualitativa y no cuantitativa. Debido a
que es un organismo perteneciente al sector Público que realiza funciones periódicamente
similares. A su vez hay objetivos específicos, que están
bien definidos, de acuerdo con las áreas en la que se encuentra segregada la
Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo estableciendo los fines y
funciones a los que está dirigido como área. Funciones Dentro de la Secretaria hay funciones específicas
que llevan a cabo las diversas áreas funcionales, que en su conjunto todas
ellas cumplen con la misión establecida por dicha entidad, así como de sus
respectivas atribuciones. A su vez, las funciones están establecidas de
acuerdo a los títulos de las unidades correspondientes a la estructura orgánica.
También están establecidas dichas funciones de acuerdo al orden señalado en
la estructura. Finalmente la redacción de cada función
administrativa de la Secretaria antes mencionada, se inicia con un verbo en
forma infinitiva, Cabe señalar que todas las funciones específicas están
descritas bajo su objetivo de cada área funcional respectivamente, Lo cual
produce mayor entendimiento para todo aquel que desee consultar. Deficiencias Generales En este manual de organización no se encuentra
algún apartado dedicado a las políticas que deben de seguir para su correcto
funcionamiento. Pensamos que las políticas deben de estar
previamente señaladas dentro de cualquier institución, ya que son las normas
que siguen como base; orientan, limitan e interpretan las acciones de una unidad
administrativa para coadyuvar el logro de los objetivos establecidos. Nota: Los apartados de acuerdo a los distintos
autores consultados deben de estar ordenados de la siguiente manera. Principios de Organización Una sugerencia o recomendación para tener una
buena organización es incluir en el manual los principios importantes de
organización que se usan en la Institución. Glosario No se incluye una lista de términos técnicos o
definiciones administrativas que orienten a la comprensión del texto. Por lo
tanto se puede presentar dificultades en la lectura ya que existirán palabras
que no sean del todo entendibles. Bibliografía GOMEZ Ceja, Guillermo "Planeación y
Organización de Empresas" Editorial. Mc Graw Hill; México 1994,
Pag.377-430 FRANKLIN Fincowsky, Enrique Benjamín "Organización
de Empresas, Análisis, Diseño y Estructura" Editorial Mc Graw
Hill; México 1998 Pag. 146-179 Compartir Publicación enviada por ilustrados Contactar http://orbita.starmedia.com/~unamosapuntes Código ISPN de la Publicación EpZkklpAupoDfItnmJ Publicado Wednesday 24 de December de 2003 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
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