Monografias | Auditoria Interna " Un enfoque Sistemico y de mejora continuaAuditoria Interna " Un enfoque Sistemico y de mejora continuaResumen: En esta monografía no se pretende repetir conceptos ya ampliamente desarrollados, sino más bien presentar un nuevo enfoque y visión en torno a la nueva auditoría interna y los controles internos. Por ello se expone como novedades las ventajas de la tercerización en las labores de auditoría interna, la visión sistémica de los controles internos, el papel de la auditoría interna en los procesos de mejora continua y eliminación de despilfarros / desperdicios en la empresa.(V) 1.
Introducción 2.
Definiciones y objetivos 2.1.Auditoría
Interna 2.2.Control
Interno 2.3
Técnicas de evaluación del control interno 2.4.Ventajas
de la auditoría interna 2.5.Requisitos
del trabajo de auditoría interna 3.
Independencia 4.
Tercerización 5.
Alcances de la nueva auditoría 6.
Trabajo en equipo 7.
Uso de herramientas de gestión 8.
Conocimientos y aptitudes 9.
Planificación 10.
La mejora continua en la auditoría 11.
El control interno y los resultados económicos 12.
Auditoría y control de los procesos informáticos 13.
La Matriz de Control Interno 14.
Bibliografía En
esta monografía no se pretende repetir conceptos ya ampliamente desarrollados,
sino más bien presentar un nuevo enfoque y visión en torno a la nueva auditoría
interna y los controles internos. Por ello se expone como novedades las ventajas
de la tercerización en las labores de auditoría interna, la visión sistémica
de los controles internos, el papel de la auditoría interna en los procesos de
mejora continua y eliminación de despilfarros / desperdicios en la empresa, las
nuevas herramientas a utilizar con una visión de gestión de calidad total, y
por último los nuevos enfoques a ser incorporados a la luz de los cambios en
materia tanto tecnológica como productiva y comercial; lo cual es producto de
la incorporación del Just in Time, la tercerización, el teletrabajo, internet
y la informática (para éste último ítem se da un desarrollo más
pormenorizado de los controles a verificar). De
la experiencia que día a día se va acumulando resulta sorprendente las graves
falencias que en materia de auditoría y control interno adolecen las empresas,
incluyéndose entre ellas no sólo a pequeñas y medianas, sino también a
grandes empresas, para ello basta como ejemplo el famoso caso del Banco Barhing,
o el de las grandes empresas
estatales. En primer lugar debemos
subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y fundamentales en
materia de control interno, pero por otro lado está la ausencia de amplitud de
conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los métodos e instrumentos
de análisis a ser utilizados por los auditores internos. Al igual que en el control de
calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas
en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditoría
interna. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar
que es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición,
cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho
perjudicial no quedarse en los aspectos más superficiales sino profundizar
hasta llegar hasta la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal forma las
razones que llevaron al sistema a engendrar dichas falencias. Otro
aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea percibida
como una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con una
perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y
mejorar el funcionamiento de la organización. Es
menester conformar una nueva visión de la empresa desde un enfoque sistémico,
de tal manera de ubicar a la auditoría como un componente de dicho sistema,
encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno
(subsistema a nivel empresa), sino además, de salvaguardar el buen
funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las
metas propuestas. Es
interesante significar que sólo el dirigente que reconozca la necesidad de
considerar la empresa como un conjunto de sistemas interrelacionados y
entrelazados, habrá descubierto la clave para entender cómo opera realmente la
empresa. Muchas
empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control
interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la
misma. La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino
aplicados) no sólo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por
parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino también a graves errores en
materia de decisiones producto de graves errores en materia de información. Ahora
bien, cuando de custodia de activos o patrimonios se trata, la auditoría
interna tradicional pone todo su acento en los activos fisicos, derechos y
obligaciones de las empresas, dejando desprotegidos activos tan valiosos como lo
son los clientes y sus niveles de satisfacción, el personal y su capital
intelectual, y la calidad de los bienes y servicios producidos por la empresa. Otro
aspecto muy importante es la ubicación de la Auditoría Interna dentro del
marco organizativo en cuanto a su grado de independencia. Que la Gerencia o
Departamento de Auditoría Interna quede a un nivel de negociación o presión,
impide alcanzar los objetivos que motivan su razón de ser. En
la nueva visión de la auditoría interna, ésta debe estar integrada a la Gestión
Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y
herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación
de sus servicios. 2.
Definiciones y objetivos 2.1.
Auditoría Interna El
Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría
interna como “una actividad independiente que tiene lugar dentro de la
empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra
naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección”. Es un control de dirección
que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. La
auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la
necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y
de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la
auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema
de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y
procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar
las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la
calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno
administrativo, contable y financiero. La
necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida
que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace
imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con
anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa
por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los
empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de
ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la
llamada auditoría interna. El
objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones
y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones,
recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones
examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como
los siguientes: a)
Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información
contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización. b)
Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno(lo cual
implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno
contable como el operativo. El
control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar
los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Una
segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado
por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que
interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la
organización. Entre
los objetivos del control interno tenemos a)
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencias. b)
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y
extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de
decisiones. c)
Promover la eficiencia de la explotación. d)
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia. e)
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Entre
los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: a)
Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución
funcional de la autoridad y la responsabilidad. b)
Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados
para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los
ingresos y los gastos. c)
Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan
proyectado. d)
Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que
han de estar en proporción con sus responsabilidades. La
Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus
objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control
interno. Las
principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación del
control interno son las de: a)
Memorándums de procedimientos b)
Fluxogramas c)
Cuestionarios de Control Interno d)
Técnicas estadísticas A éstas
deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos:
diagrama de Ishikawa (denominada también “Espina de Pescado”), diagrama de
Pareto, diagrama de dispersión, histograma y fluxogramas ( estás últimas tres
contenidas ya en las antes mencionadas), estratificación, y la Matriz de
Control Interno entre otras. a)
Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organización y de administración. b)
Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la
empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados. c)
Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los
datos contables y financieros. d)
Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. e)
Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros. a)
Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores. b)
El auditor debe mantener una actitud mental independiente. c)
Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe
debe mantenerse el debido rigor profesional. d)
El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida
supervisión por parte del auditor de mayor experiencia. e)
Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección observación,
investigación y confirmaciones) como fundamento del trabajo. Es
fundamental considerar de quién debe depender el auditor interno. En una
empresa dependerá directamente del dueño de la misma o de un comité. En una
gran empresa deberá depender del Síndico y de un Comité de Control Interno
(cuyos miembros no ejerzan funciones ejecutivas). Es fundamental que los
miembros de la auditoría interna no tengan relaciones con la Gerencia de
Personal (para temas como búsqueda y contratación de personal de auditoría,
para planes de capacitación, jerarquización, liquidación y pago de sueldos,
vacaciones o permisos especiales, etc.), tampoco deberá tener relaciones
comerciales con el ente para el cual trabajen. De esta forma se protege la total
independencia de criterio y observación, evitando además las “politiquerías”
internas que tienden a distorsionar información y proteger a personal del ente.
Es también fundamental que no exista lazos directos de familia entre los
miembros de la auditoría y el personal a ser auditado, de existir alguna relación
ello debiera dejarse como constancia en los informes de auditoría respectivos. No
preservar la independencia y objetividad (aunque todo sujeto tiende a la
subjetividad) de los auditores, impide un óptimo y efectivo ejercicio de las
funciones que le están encomendadas. Imaginemos
que sucedería en una institución bancaria si los auditores pidieran créditos
u otros servicios a dicha institución, es lógico pensar en intercambio o
negociación de favores. Por
todo lo visto arriba y por los menores costos, mayores niveles de productividad
y mejores niveles de calidad sería conveniente utilizar servicios tercerizados
de auditoría interna. De tal forma se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico,
computadoras, gastos de teléfono), si los servicios no son adecuados es más fácil
el cambio de auditoría, al prestar servicio en distintas empresas los auditores
poseen mayor nivel de experiencia, la capacitación de los auditores no corre
por cuenta de la empresa sino por parte de el ente prestador del servicio,
pueden utilizarse alta tecnología producto de que el costo de la misma puede
subdividirse entre numerosos clientes, pueden lograrse servicios con alto nivel
de especialización (el ente prestador del servicio puede contar con
especialistas en: auditoría en informática, en seguridad, en materia
impositiva, en fraude, en calidad y satisfacción del consumidor, e inclusive
auditores por tipos de actividades) lo cual redunda en mejores niveles de
calidad. La
nueva auditoría ya no comprende sólo los controles tradicionales, sino que en
la búsqueda de proteger los activos de la organización audita el cumplimiento
de normativas (sean éstas internas o externas), políticas y directrices, y
principios fundamentales de gestión moderna de empresas, en todo lo atinente a
la calidad de los productos y servicios, niveles de satisfacción de los
clientes, eficiencia de los procesos administrativos y productivos. En el caso
de la calidad el auditor interno no procederá a efectuar mediciones o controles
de calidad, su función en este caso es la de verificar la existencia de dichos
controles y los mismos son correctamente llevados a cabo. En el caso de los
procesos administrativos y productivos deberá contarse con auditores
capacitados debidamente en dichas áreas y sus informe tendrán un enfoque
netamente de asesoramiento. Además
deberá tenerse debidamente en cuenta los efectos que en el control interno
tienen las siguientes nuevas maneras de operar: a)
Teletrabajo b)
Tercerización c)
Utilización de internet d)
Uso de redes informáticas (cajeros automáticos, transferencias electrónicas) e)
Globalización de los mercados f)
Cuadro de Mando Integral (necesidad de confirmar la corrección de los
datos y del buen funcionamiento del sistema informático) g)
Contribuir en la eliminación de desperdicios y despilfarros,
contribuyendo con su asesoramiento a la mejora de los procesos y actividades El mejor uso de las
capacidades y experiencias para una evaluación más efectiva del control
interno, como así también la investigación de casos especiales hacen
necesario la implementación del trabajo en equipo incluyendo los Círculos de
Calidad en el área de auditoría interna, como forma de mejorar los
procedimientos, logrando de tal forma controles, propuestas, análisis e
informes de mayor calidad y menores costos. Ya
sea en forma individual, en equipo o en los círculos de calidad se deberá
hacer uso de las herramientas de gestión aplicada en materia de calidad y
productividad. Nos referimos tanto a las siete herramientas clásicas, como a
las nuevas herramientas y otras que pueda idear el personal de auditoría en el
ejercicio de sus tareas. Así
tenemos la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar
falencias, detectar causas de errores o ilícitos, búsqueda de soluciones o
mejoras del control interno. El Diagrama
de Pareto permite entre otras funciones importantes la priorización de
controles en función de la preponderancia que los diferentes factores tienen,
como así también la utilización de la misma para descubrir la causa de
problemas, o dar solución a las mismas. Los
Seis Porqué? permite mediante
preguntas sucesivas llegar a la causa fundamental de los problemas evitando
quedar en los rasgos más superficiales. El Control
Estadístico de Procesos (CEP) posibilita determinar la capacidad del
proceso para engendrar productos y servicios externos e internos que satisfagan
los niveles requeridos. Así las diferencias contables, o de inventario o la
falta de cumplimentación correcta en las carpetas crediticias en el caso de las
instituciones bancarias se deben a diferentes causas, el CEP permite conocer si
la cantidad de falencias esta dentro de lo que es natural al sistema o si sus
causas son especiales, adoptando según el caso las respectivas medidas de análisis
y corrección. El fluxograma
es un elemento fundamental no sólo para evaluar el sistema de control interno,
sino además para evaluar la eficiencia de las actividades o procesos. El Diagrama
de Dispersión permite poner a prueba la interrelación entre diferentes
factores, como podría ser cantidad de comprobantes recepcionados por caja con
las diferencias de caja. El histograma
permite analizar la distribución de los errores o falencias detectadas. La estratificación
permite mejorar los niveles de cumplimentación y detectar razones de
irregularidades. Si al controlar atrasos crediticios en un Banco se tienen
mayores niveles en una línea crediticia ello puede deberse al sector al cual
está destinado o a falencias en la concesión de los mismos, y si los niveles
están concentrados en determinadas sucursales bancarias ello puede deberse a
falta de capacitación del personal crediticio o problemas propios de
determinadas zonas económicas. Análisis
Preventivos. Consistentes en
utilizar la lluvia de ideas por parte de los auditores internos a los efectos de
detectar para cada proceso, servicio, producto o actividad donde o qué
problemas pueden surgir, analizando como evitar de que se produzcan y fijando
sistemas para su detección. El
método de las Seis Preguntas Fundamentales,
conformadas por: Qué? Cómo? Quién? Dónde? Cuándo? y el Porqué? para cada
una de las respuestas anteriores permite mejorar el control interno, detectar
irregularidades y mejorar la eficiencia de los procesos y actividades. Así
pueden descubrirse que se están realizando tareas actualmente innecesarias, o
que quién lo ejecuta es un personal demasiado costoso para la ejecución de la
misma, o que el lugar donde se realiza es poco apropiado por razones de
seguridad (lugar de la Tesorería), o el como se realiza resulta costoso o
inseguro. En
cuanto a conocimientos como es obvio de lo expresado con anterioridad, es
menester que los auditores posean conocimientos a materia de herramientas de
gestión, estadística, control estadístico de procesos (SPC), resolución de
problemas, benchmarking, trabajo en equipo, círculos de calidad, tormenta de
ideas, pensamiento sistémico, relevamiento y evaluación del control interno,
planificación, administración, finanzas, a parte de las normativas legales,
contables y conocimientos en sistemas de información. El
benchmarking como metodología que tiene por objetivo detectar las mejores prácticas
y procedimientos a los efectos de su análisis y posterior implementación es
muy interesante a los efectos de adaptar métodos o procedimientos aplicados por
otras auditorías. La realización del benchmarking se ve facilitado por la
existencia de las Asociaciones de Auditores Internos a nivel general como por
sectores. En
cuanto a aptitudes el auditor interno deberá tener: a)
Interés y aptitud por la investigación b)
Capacidad de análisis estadístico c)
Conocimientos específicos (técnicos) en materia de auditoría interna,
control interno y en lo concerniente al sector. d)
Comportamiento organizacional y programación neuro-lingüística e)
Capacidad de análisis f)
Aptitud para trabajar en equipo g)
Actitud proactiva h)
Alto nivel ético Deberá
ante todo definirse claramente los valores, y la misión de la Auditoría
Interna. Es necesario que quede completamente en claro quienes son sus clientes
y que requieren. Para lo cual resulta sumamente interesante implementar un
sistema para verificar la calidad de los trabajos e informes de auditoría, como
así también medir los niveles de satisfacción de los usuarios de la información
suministrada. Resulta utilizar recursos para luego de un tiempo tomar
conocimiento de que los informes no eran de importancia o significación para
los receptores de éstos. Volviendo
al elemento central de la planificación, es fundamental ella por cuanto
suministra la visión a compartir por los miembros de la auditoría, lo cual será
el eje central que movilizará las capacidades y recursos para un más efectivo
y eficiente logro de los objetivos. El
sector de auditoría no puede escapar a las consignas del momento que son lograr
cada día mejores niveles tanto en calidad, como en costos, productividad y
plazos. Por
ello el realizar las auditorías con el mejor uso de los recursos (sobre todo
teniendo en cuenta que las actividades de auditoría interna no poseen valor
agregado para el cliente externo), el mayor nivel de calidad y en plazos
perentorios resulta fundamental. Para ello deben concentrarse la utilización de
los recursos de la forma más eficiente posible, mejorando de manera continua
los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o
elementos significativos y con un creciente impacto en la organización. 11.
El control interno y los resultados económicos En
la última línea del Cuadro de Resultados está la verdad, en el se refleja que
tan bien a operado la empresa. Muchas empresas con un más que óptimo resultado
en materia productiva y comercial ven reducir sus utilidades y hasta en algunos
casos se llegan a los números en rojo producto de negligencias, fraudes, robos
y hurtos. Entre las negligencias podemos mencionar la falta de seguros ya sea
por incendios o accidentes entre otros, también la falta de controles adecuados
al momento de calificar a un cliente para el otorgamiento de crédito. No menos
costosos son las pérdidas por errores de cálculo o falta de cumplimientos
formales en materia impositiva. Estos son sólo unos ejemplos de los hechos que
más comúnmente se dan en las organizaciones. De igual forma es menester evitar
los fraudes, robos y hurtos, como así también acciones destructivas que puedan
afectar el patrimonio de la empresa. Sólo un buen control interno, el cual debe
ser relevado y evaluado convenientemente por los auditores de la compañía
puede evitar la disminución de las utilidades o su conversión en pérdidas. En
una Institución Bancaria el no haber actualizado el monto de impuesto de sellos
por chequeras llevó a una percepción menor en concepto de dicho impuesto, y
por lo tanto a abonar menos al Ente Recaudador, teniéndose que hacer cargo
luego la Institución Financiera de la diferencia más los intereses y multas
respectivas. No
menor efecto tienen en los resultados de la empresa, tanto en su cálculo, como
en la calidad de la información manejada para la adopción de decisiones, un
control interno que asegure información correcta, precisa y a tiempo. Como
ejemplo podría mencionarse el caso de una Institución Bancaria que por
calcular erróneamente sus Niveles de Efectivo Mínimo Diarios, tomaba fondos
interbancarios para cubrirlos con el alto costo que ello implicaba, cuando en
realidad sus situación real le permitía el otorgamiento de fondos a otras
instituciones bancarias con la consiguiente obtención de jugosos beneficios. Otro
ejemplo de graves resultados es la información incorrecta en materia de
Deudores por Ventas. Reclamar a alguien que ha pagado puede hacer perder el
cliente, y no hacerlo a alguien que no está al día con sus pagos implica también
pérdida de liquidez y de resultados. Tener
información confiable en materia de inventarios es muy importante, máxime aún
en una época de altos costos financieros y ante la necesidad de aplicar
metodologías como el Just in Time. Podemos
apreciar con está pequeña cantidad de ejemplos las graves consecuencias que
una falta de control interno eficaz puede traer aparejada para la empresa en
materia de resultados. Los
procesos informáticos han cambiado notablemente las condiciones internas de las
organizaciones, motivando de tal modo importantes consecuencias en materia de
control interno. Se
aconseja a los efectos de evitar fraudes la separación de funciones entre
quienes son encargados de manejar el sistema, los programadores y quienes
controlan los inputs, los cuales deberían ser efectuados por tres técnicos o
grupos de técnicos en informática diferentes. Sin embargo tanto por el tamaño
de las empresas, como por las nuevas características que tienen lugar en los
procesos fabriles y de servicios los controles deben adaptarse a esta nueva
situación. La creación de mecanismos paralelos e independientes al sistema
para el control comparativo es adonde apuntan las nuevas metodologías
destinadas a salvaguardar los procesos informáticos. Poner
los sistemas informáticos al resguardo del accionar de los “piratas”, como
de los “virus” resulta fundamental por las enormes pérdidas que las mismas
pueden ocasionar a la empresa. No
menos importante resulta no sólo el control de acceso a la información, sino
la posibilidad de acceder a archivos de gran valor estratégico como son los
relacionados con los clientes y su respectivas evoluciones comerciales. Muchos
tienen interés en hacerse de dichas bases de datos a los efectos de su venta a
la competencia. En
el control de sistemas del procesamiento electrónico de datos (EDP) podemos
diferenciar tres aspectos: a)
Controles de la organización del proceso de datos. Podemos estudiar en
el cuatro aspectos: 1.
División de responsabilidades 2.
Control sobre los operadores del ordenador 3.
Biblioteca de programas 4.
Sistemas de seguridad ante incendios u otros accidentes A
los efectos de mantener la integridad del sistema cuando las funciones de
autorización y registro están comprendidas en el propio programa es necesario
separar la función de operación y manejo de las máquinas y la de
mantenimiento del programa y de la memoria o biblioteca. Esta separación de
funciones es importante por cuanto, proporciona una eficaz verificación cruzada
de la exactitud y corrección de los cambios introducidos en el sistema, impide
al personal de operaciones efectuar revisiones sin plena autorización y
verificación, evita que el personal ajeno a la operación tenga acceso al
equipo, y por último mejora la eficiencia, puesto que las capacidades y el
adiestramiento que se requieren para desempeñar tan diversas actividades
difieren. Es
importante la separación entre el personal encargado de las bibliotecas, y el
de la sección de adquisición y control de datos. b)
Controles de procedimientos. Se refieren a cuatro puntos específicos: 1.
Datos fuente y controles de salida. Es preciso un control sobre los datos
de entrada que permita verificar que éstos han sido autorizados e introducidos
una sola vez. La función de los controles de salida es determinar que los datos
procesados no incluyen ninguna alteración desautorizada por la sección de
operaciones del ordenador y que los datos son correctos o razonables. 2.
Controles del proceso. Los objetivos principales son descubrir la pérdida
de datos o la falta de su procesamiento, determinar que las funciones aritméticas
se ejecuten correctamente, establecer que todas las transacciones se asienten en
el registro indicado, asegurar que los errores descubiertos en el procesamiento
de datos se corrijan satisfactoriamente. 3.
Controles del archivo o biblioteca. Si éstos son defectuosos pueden
deformar la contabilización. 4.
Controles sobre las salidas c)
Controles administrativos. Hacen referencia al diseño, programación y
operaciones del EDP. Seguridad
física. Las precauciones básicas
a tal objeto son: 1.
Deben mantenerse en otro lugar, duplicados de todos los archivos,
programas y documentación básica. 2.
Protección contra excesos de humedad, variaciones de temperatura, caídas
de tensión, cortes de suministro, campos magnéticos, actos delictivos, etc. 3.
Protección contra incendios, inundaciones, desastres naturales, etc. 4.
Plan de emergencia que prevea las actuaciones básicas y medios
alternativos disponibles ante distintos niveles de sucesos catastróficos. 5.
Designación de un responsable de seguridad y revisión periódica de la
operatividad de los medios dispuestos. 6.
Seguro que cubra el riesgo de interrupción del negocio y el costo de
reconstrucción de ficheros. 13.
La Matriz de Control Interno La misma es una forma de
pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y
de ver la organización en su totalidad. Es una forma de pensar,
porque analizando la interrelación de los diversos productos, servicios y áreas
de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, como así
también con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los
funcionarios, como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de
las diversas áreas a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las
diversas normativas a sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la
existencia o no de normas que se relacionen con las mismas. Cabría preguntarse cuantas
veces las organizaciones son pasibles de sanciones pecuniarias por
incumplimiento de deberes formales sólo por el hecho de no haber realizado las
indagaciones o bien de no tener planificados los controles y las respectivas
acciones. Es una manera de planificar
por cuanto los funcionarios de la organización establecen cantidad de controles
a ejecutar por período de tiempo, con que elementos o recursos se van a contar,
que cuestionarios se han de utilizar y quienes los elaborarán. Por medio de la
delegación se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los
controles. Como el sistema matricial
hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o áreas de mayor riesgos, los
cuales surgen de los puntajes más bajos, son aquellos en los cuales se han de
priorizar los ajustes y correcciones, además a través del análisis de las
razones de los bajos puntajes se logra saber los motivos que los originan y de
tal forma adoptar las mejores acciones tendientes a su resolución. Soriano
Guzmán, Genaro – La auditoría interna en el proceso administrativo
– Editoral CENAPEC – 1992 Suárez
Suárez, Andrés – La moderna auditoría – McGraw Hill – 1991 Skinner
y Anderson – Auditoría Analítica – Editores Libreros – 1969 Madariaga,
J.M. – Nociones Prácticas de Auditoría – Deusto – 1986 Rusenas,
Rubén Oscar – Manual de Control Interno – Editorial Cangallo –
1978 Pungitore,
José Luis – Sistemas Administrativos y Control Interno – Club de
Estudio - 1994 Poch,
Ramón – Manual de control interno – Gestión 2000 – 1997 Lefcovich,
Mauricio L. – Matriz de Control Interno – Gestiopolis.com – Noviembre/2003 Esta
monografía se terminó de redactar el 26/11/03. Especialista
en
Kaizen y Seis Sigma Asesor
en:
Costos, Calidad, Productividad, Planificación, Mejora Continua, Auditoría, y
Relevamiento y Evaluación de Control Interno. 1.
Introducción 2.
Definiciones y objetivos 2.1.Auditoría
Interna 2.2.Control
Interno 2.3
Técnicas de evaluación del control interno 2.4.Ventajas
de la auditoría interna 2.5.Requisitos
del trabajo de auditoría interna 3.
Independencia 4.
Tercerización 5.
Alcances de la nueva auditoría 6.
Trabajo en equipo 7.
Uso de herramientas de gestión 8.
Conocimientos y aptitudes 9.
Planificación 10.
La mejora continua en la auditoría 11.
El control interno y los resultados económicos 12.
Auditoría y control de los procesos informáticos 13.
La Matriz de Control Interno 14.
Bibliografía En
esta monografía no se pretende repetir conceptos ya ampliamente desarrollados,
sino más bien presentar un nuevo enfoque y visión en torno a la nueva auditoría
interna y los controles internos. Por ello se expone como novedades las ventajas
de la tercerización en las labores de auditoría interna, la visión sistémica
de los controles internos, el papel de la auditoría interna en los procesos de
mejora continua y eliminación de despilfarros / desperdicios en la empresa, las
nuevas herramientas a utilizar con una visión de gestión de calidad total, y
por último los nuevos enfoques a ser incorporados a la luz de los cambios en
materia tanto tecnológica como productiva y comercial; lo cual es producto de
la incorporación del Just in Time, la tercerización, el teletrabajo, internet
y la informática (para éste último ítem se da un desarrollo más
pormenorizado de los controles a verificar). De
la experiencia que día a día se va acumulando resulta sorprendente las graves
falencias que en materia de auditoría y control interno adolecen las empresas,
incluyéndose entre ellas no sólo a pequeñas y medianas, sino también a
grandes empresas, para ello basta como ejemplo el famoso caso del Banco Barhing,
o el de las grandes empresas
estatales. En primer lugar debemos
subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y fundamentales en
materia de control interno, pero por otro lado está la ausencia de amplitud de
conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los métodos e instrumentos
de análisis a ser utilizados por los auditores internos. Al igual que en el control de
calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas
en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditoría
interna. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar
que es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición,
cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho
perjudicial no quedarse en los aspectos más superficiales sino profundizar
hasta llegar hasta la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal forma las
razones que llevaron al sistema a engendrar dichas falencias. Otro
aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea percibida
como una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con una
perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y
mejorar el funcionamiento de la organización. Es
menester conformar una nueva visión de la empresa desde un enfoque sistémico,
de tal manera de ubicar a la auditoría como un componente de dicho sistema,
encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno
(subsistema a nivel empresa), sino además, de salvaguardar el buen
funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las
metas propuestas. Es
interesante significar que sólo el dirigente que reconozca la necesidad de
considerar la empresa como un conjunto de sistemas interrelacionados y
entrelazados, habrá descubierto la clave para entender cómo opera realmente la
empresa. Muchas
empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control
interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la
misma. La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino
aplicados) no sólo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por
parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino también a graves errores en
materia de decisiones producto de graves errores en materia de información. Ahora
bien, cuando de custodia de activos o patrimonios se trata, la auditoría
interna tradicional pone todo su acento en los activos fisicos, derechos y
obligaciones de las empresas, dejando desprotegidos activos tan valiosos como lo
son los clientes y sus niveles de satisfacción, el personal y su capital
intelectual, y la calidad de los bienes y servicios producidos por la empresa. Otro
aspecto muy importante es la ubicación de la Auditoría Interna dentro del
marco organizativo en cuanto a su grado de independencia. Que la Gerencia o
Departamento de Auditoría Interna quede a un nivel de negociación o presión,
impide alcanzar los objetivos que motivan su razón de ser. En
la nueva visión de la auditoría interna, ésta debe estar integrada a la Gestión
Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y
herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación
de sus servicios. 2.
Definiciones y objetivos 2.1.
Auditoría Interna El
Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría
interna como “una actividad independiente que tiene lugar dentro de la
empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra
naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección”. Es un control de dirección
que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. La
auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la
necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y
de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la
auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema
de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y
procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar
las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la
calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno
administrativo, contable y financiero. La
necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida
que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace
imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con
anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa
por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los
empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de
ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la
llamada auditoría interna. El
objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones
y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones,
recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones
examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como
los siguientes: a)
Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información
contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización. b)
Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno(lo cual
implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno
contable como el operativo. El
control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar
los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Una
segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado
por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que
interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la
organización. Entre
los objetivos del control interno tenemos a)
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencias. b)
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y
extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de
decisiones. c)
Promover la eficiencia de la explotación. d)
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia. e)
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Entre
los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: a)
Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución
funcional de la autoridad y la responsabilidad. b)
Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados
para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los
ingresos y los gastos. c)
Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan
proyectado. d)
Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que
han de estar en proporción con sus responsabilidades. La
Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus
objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control
interno. Las
principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación del
control interno son las de: a)
Memorándums de procedimientos b)
Fluxogramas c)
Cuestionarios de Control Interno d)
Técnicas estadísticas A éstas
deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos:
diagrama de Ishikawa (denominada también “Espina de Pescado”), diagrama de
Pareto, diagrama de dispersión, histograma y fluxogramas ( estás últimas tres
contenidas ya en las antes mencionadas), estratificación, y la Matriz de
Control Interno entre otras. a)
Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organización y de administración. b)
Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la
empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados. c)
Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los
datos contables y financieros. d)
Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. e)
Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros. a)
Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores. b)
El auditor debe mantener una actitud mental independiente. c)
Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe
debe mantenerse el debido rigor profesional. d)
El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida
supervisión por parte del auditor de mayor experiencia. e)
Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección observación,
investigación y confirmaciones) como fundamento del trabajo. Es
fundamental considerar de quién debe depender el auditor interno. En una
empresa dependerá directamente del dueño de la misma o de un comité. En una
gran empresa deberá depender del Síndico y de un Comité de Control Interno
(cuyos miembros no ejerzan funciones ejecutivas). Es fundamental que los
miembros de la auditoría interna no tengan relaciones con la Gerencia de
Personal (para temas como búsqueda y contratación de personal de auditoría,
para planes de capacitación, jerarquización, liquidación y pago de sueldos,
vacaciones o permisos especiales, etc.), tampoco deberá tener relaciones
comerciales con el ente para el cual trabajen. De esta forma se protege la total
independencia de criterio y observación, evitando además las “politiquerías”
internas que tienden a distorsionar información y proteger a personal del ente.
Es también fundamental que no exista lazos directos de familia entre los
miembros de la auditoría y el personal a ser auditado, de existir alguna relación
ello debiera dejarse como constancia en los informes de auditoría respectivos. No
preservar la independencia y objetividad (aunque todo sujeto tiende a la
subjetividad) de los auditores, impide un óptimo y efectivo ejercicio de las
funciones que le están encomendadas. Imaginemos
que sucedería en una institución bancaria si los auditores pidieran créditos
u otros servicios a dicha institución, es lógico pensar en intercambio o
negociación de favores. Por
todo lo visto arriba y por los menores costos, mayores niveles de productividad
y mejores niveles de calidad sería conveniente utilizar servicios tercerizados
de auditoría interna. De tal forma se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico,
computadoras, gastos de teléfono), si los servicios no son adecuados es más fácil
el cambio de auditoría, al prestar servicio en distintas empresas los auditores
poseen mayor nivel de experiencia, la capacitación de los auditores no corre
por cuenta de la empresa sino por parte de el ente prestador del servicio,
pueden utilizarse alta tecnología producto de que el costo de la misma puede
subdividirse entre numerosos clientes, pueden lograrse servicios con alto nivel
de especialización (el ente prestador del servicio puede contar con
especialistas en: auditoría en informática, en seguridad, en materia
impositiva, en fraude, en calidad y satisfacción del consumidor, e inclusive
auditores por tipos de actividades) lo cual redunda en mejores niveles de
calidad. La
nueva auditoría ya no comprende sólo los controles tradicionales, sino que en
la búsqueda de proteger los activos de la organización audita el cumplimiento
de normativas (sean éstas internas o externas), políticas y directrices, y
principios fundamentales de gestión moderna de empresas, en todo lo atinente a
la calidad de los productos y servicios, niveles de satisfacción de los
clientes, eficiencia de los procesos administrativos y productivos. En el caso
de la calidad el auditor interno no procederá a efectuar mediciones o controles
de calidad, su función en este caso es la de verificar la existencia de dichos
controles y los mismos son correctamente llevados a cabo. En el caso de los
procesos administrativos y productivos deberá contarse con auditores
capacitados debidamente en dichas áreas y sus informe tendrán un enfoque
netamente de asesoramiento. Además
deberá tenerse debidamente en cuenta los efectos que en el control interno
tienen las siguientes nuevas maneras de operar: a)
Teletrabajo b)
Tercerización c)
Utilización de internet d)
Uso de redes informáticas (cajeros automáticos, transferencias electrónicas) e)
Globalización de los mercados f)
Cuadro de Mando Integral (necesidad de confirmar la corrección de los
datos y del buen funcionamiento del sistema informático) g)
Contribuir en la eliminación de desperdicios y despilfarros,
contribuyendo con su asesoramiento a la mejora de los procesos y actividades El mejor uso de las
capacidades y experiencias para una evaluación más efectiva del control
interno, como así también la investigación de casos especiales hacen
necesario la implementación del trabajo en equipo incluyendo los Círculos de
Calidad en el área de auditoría interna, como forma de mejorar los
procedimientos, logrando de tal forma controles, propuestas, análisis e
informes de mayor calidad y menores costos. Ya
sea en forma individual, en equipo o en los círculos de calidad se deberá
hacer uso de las herramientas de gestión aplicada en materia de calidad y
productividad. Nos referimos tanto a las siete herramientas clásicas, como a
las nuevas herramientas y otras que pueda idear el personal de auditoría en el
ejercicio de sus tareas. Así
tenemos la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar
falencias, detectar causas de errores o ilícitos, búsqueda de soluciones o
mejoras del control interno. El Diagrama
de Pareto permite entre otras funciones importantes la priorización de
controles en función de la preponderancia que los diferentes factores tienen,
como así también la utilización de la misma para descubrir la causa de
problemas, o dar solución a las mismas. Los
Seis Porqué? permite mediante
preguntas sucesivas llegar a la causa fundamental de los problemas evitando
quedar en los rasgos más superficiales. El Control
Estadístico de Procesos (CEP) posibilita determinar la capacidad del
proceso para engendrar productos y servicios externos e internos que satisfagan
los niveles requeridos. Así las diferencias contables, o de inventario o la
falta de cumplimentación correcta en las carpetas crediticias en el caso de las
instituciones bancarias se deben a diferentes causas, el CEP permite conocer si
la cantidad de falencias esta dentro de lo que es natural al sistema o si sus
causas son especiales, adoptando según el caso las respectivas medidas de análisis
y corrección. El fluxograma
es un elemento fundamental no sólo para evaluar el sistema de control interno,
sino además para evaluar la eficiencia de las actividades o procesos. El Diagrama
de Dispersión permite poner a prueba la interrelación entre diferentes
factores, como podría ser cantidad de comprobantes recepcionados por caja con
las diferencias de caja. El histograma
permite analizar la distribución de los errores o falencias detectadas. | |||||||||