Monografias | El Análisis de la Demanda de Aprovisionamientos

Tabla 1. Características de los métodos de pronóstico en la administración de inventarios.

Los métodos por series de tiempo se utilizan para hacer análisis detallados de los patrones de demanda en el pasado a lo largo del tiempo y para proyectar estos patrones hacia el futuro. Al referirse a estos métodos la literatura especializada plantea la utilidad de emplear la experiencia relevante del pasado en la planeación de un futuro incierto.

El análisis de la demanda de los aprovisionamientos se realiza a través del siguiente procedimiento:
1- Análisis de los clientes.
2- Clasificación de los productos en los puntos de venta.
3- Proyección de la demanda.

Análisis de los Clientes.
Una gestión de aprovisionamiento de calidad debe asegurar que los productos y servicios sean percibidos por los clientes conforme a las necesidades que desea satisfacer y con la mayor eficiencia económica para la organización. Una premisa importante en esta dirección es planteada por (Ishikawa K,1978). " .. Costos y calidad, son dos caras de una misma moneda."
El análisis de la tendencia del comportamiento de los turistas días reales que han tenido estancia en el Hotel Meliá Santiago de Cuba se realizó a partir de una serie estadística a través del Sistema Computacional " Curva Expert 1.3 ", para Windows.
El sistema posibilitó evaluar diferentes funciones matemáticas. Se consideró de mayor utilidad los resultados que se alcanzan a través de la ecuación lineal para un coeficiente de correlación significativo y un error estándar bajo. Estos resultados fueron valorados de forma satisfactoria por la dirección del Hotel Meliá Santiago de Cuba ya que satisfacen las restricciones de las condiciones concretas de explotación actual y perspectiva de la organización
Las habitaciones días ocupadas pueden ser calculadas por medio de la siguiente expresión:
HDO=TDP/DOP (1-1)
Donde:
HDO: Habitaciones días ocupadas
TDP: Cantidad de turistas días pronosticados.
DOP: Densidad ocupacional promedio.

Sustituyendo en la expresión (1-1) se obtiene como resultado 69810 habitaciones días ocupadas para el año analizado, lo que representa un nivel de ocupación habitacional del 63%.

Análisis de la Estacionalidad de la Demanda Turística.
Para realizar el análisis de la estacionalidad de la demanda turística se tomó como muestra la cantidad de turistas días totales reales por meses en tres años.. El cálculo de los índices de estacionalidad se muestra en la Tabla 2.

Tabla 2 Índices y Rangos de la Estacionalidad de la demanda de Turistas Días.

En correspondencia con la Tabla 1 el mes de Febrero como promedio es el mes de mayor demanda turística. Según el índice de estacionalidad la demanda de turistas días en Febrero es un 30,8% superior al mes promedio, en agosto un 26,2% y así sucesivamente. La asignación de los rangos se halla en correspondencia con el valor de los índices de estacionalidad.

Un análisis similar se muestra en la Tabla 3 considerando los turistas días reales del Mercado Emisor Francia.

Tabla 3 Índices y Rangos de Estacionalidad de la Demanda Turística del Mercado Francés.

Durante la investigación fueron analizados los mercados Italia y España. Este análisis permitió desarrollar el perfil de concurrencia de los principales mercados emisores en el Hotel Meliá Santiago de Cuba. El mismo se muestra en la Tabla 4.

Tabla 4 Perfil de concurrencia de los principales mercados emisores.

Características de los principales mercados emisores para la toma de decisiones logísticas.

Francia.

• Edad Predominante: 40-60 años.
• Status Socioeconómico: Medio.
• Preferencias en Alimentos: Mariscos, especialmente langostas, pescados, aves.
• Preferencias en Bebidas: Aceptan en general la bebida cubana, son consumidores de vinos durante las comidas, disfrutan la coctelería cubana e internacional.
• Plan de Pensión Predominante: Modified American Plan (MAP)

Italia.

• Edad Predominante: 25-40 años.
• Status Socioeconómico: Medio.
• Preferencias en Alimentos: Reciben con agrado la comida cubana. Consumen todo tipo de carnes, especialmente conejo y ternera. Tienen predilección por los pescados y mariscos. Son grandes consumidores de pastas alimenticias en todas sus variedades y formas. Gustan de las frutas tropicales y vegetales.
• Preferencias en Bebidas: Prefieren las cervezas nacionales Cristal, Hatuey y Mayabe, el Ron Añejo Habana Club y la coctelería cubana.
• Plan de Pensión Predominante: Modified American Plan (MAP)

España.

• Edad Predominante: 25-55 años.
• Status Socioeconómico: Bajo.
• Preferencias en Alimentos: Gustan de las comidas variadas y abundantes, son muy receptivos a la comida cubana: potajes, ensaladas compuestas, pollo, cerdo.
• Preferencias en Bebidas: Son altos consumidores de cervezas nacionales y de coctelería cubana e internacional.
• Plan de Pensión Predominante: Modified American Plan (MAP) y Continental Plan. (CP)

El análisis de la estacionalidad de la demanda y el perfil de los principales clientes constituye un importante soporte para la toma de decisiones logísticas. El mismo permitió:

• Proyectar las demanda de los diferentes productos que dependen directamente del índice de ocupación previsto y su efecto en los niveles de inventarios.
• Desarrollar el plan de compras en correspondencia con los rangos de la demanda en los diferentes meses con un enfoque dirigido a satisfacer los gustos y preferencias de los principales mercados.
• Asegurar las ofertas de servicios en correspondencia con los planes de pensión alimenticias predominantes, fundamentalmente en los ciclos de menú del Restaurante Buffet.
• Diseñar ofertas extras que satisfagan las expectativas de los principales clientes.
• Contribuir a la personalización en el servicio.
• Asegurar economías en los costos.

Para la clasificación de los productos en los puntos de ventas se propone aplicar la Matriz de Pavesic. La clasificación permitió orientar la función de compras hacia el cliente. A modo de ejemplo en la Figura 1 se expone la clasificación obtenida a partir de la aplicación de la Matriz de PAVESIC a la familia de productos " Platos fuertes" de uno de los Restaurantes del Hotel.
Según la Figura 1 la cartera de productos refiere la siguiente estructura: 3 productos Estrellas que representan el 13% del total, 9 productos Estándar para un 39%, 5 productos Durmientes para un 22 % y 6 productos Perros para un 26 % del total analizado.
Los resultados obtenidos se sometieron a la consideración del personal especializado de bebidas y alimentos y aprovisionamiento. Se estableció un conjunto de estrategias que sirven de base para una gestión de abastecimiento más eficiente y orientada a los cliente. Estas son:

• Mantener normas rígidas de calidad en las compras de los productos Estrellas.
• Establecer políticas de inventarios diferenciadas en los puntos de ventas para cada producto a partir de la clasificación obtenida en las matrices de cartera de productos.
• Reducir los niveles de inventario para los productos clasificados como Perros.
• Obtener precios de costos más bajos para los productos Estándar en la negociación con los proveedores.
• Emplear preferentemente el método de los Índices del Rendimiento Material para la selección de los proveedores de los productos cárnicos clasificados como Estándar en la Matriz de Pavesic.

Figura 1 Matriz de PAVESIC

Proyección de la Demanda.
Existe consenso en que de los métodos de pronóstico por series de tiempo es el Alisamiento Exponencial el que más se adecua a la predicción a corto plazo del control de inventarios debido a las posibilidades de: automatización del proceso de cálculo, operar con costos relativamente bajos, conceder mayor importancia a los datos de demandas recientes que a los menos recientes al realizar el pronóstico.
La selección del método de Alisamiento Exponencial para proyectar la demanda de productos en inventario de empresas hoteleras responde también a la existencia de un elevado número de artículos a procesar que poseen una demanda independiente aleatoria.
Debido a que las series de datos tienen componentes tanto de tendencia como de estacionalidad se aplicó el Modelo de Winters que constituye una extensión del Modelo de Holt. Las ecuaciones básicas son:
At= (Dt/Rt-L) + (1-) (A t-1 + Tt-1) (1-2)
Tt= ß(At – At-1) + (1-ß) Tt-1 (1-3)
Rt =  (Dt/At) + (1-)Rt-L (1-4)
FWt+k= (At+kTt) (Rt-L+k) (1-5)

Donde:
FW t+k: Valor del pronóstico de Winters para el periodo t+k._:
Rt: Indice de estacionalidad para el periodo t.
L: Número de periodos en el ciclo estacional.
 : Constante de alisado para la estimación de la estacionalidad.
En la investigación se consultaron diferentes sistemas computacionales para la realización de pronósticos, entre ellos: MICROSTA, MANAGEMENT SCIENTIST, Versión 2.0, 1990, TECHNICAL STATISTICA PROGRAMS ( TSP ) , Versión I, 1992, Micro Soft EXCEL, Opción "Forecast", Sistema SPSS 2000 y el Sistema STATISTICA, Versión I, 2000. El autor sugiere el empleo del Sistema Computacional STATISTICA para la aplicación de los diferentes modelos de alisamiento exponencial por sus bondades relacionadas con la rapidez del procesamiento, la flexibilidad en el manejo de la información primaria, las posibilidades de graficar, además de determinar automáticamente las constantes de alisado que hacen mínimo la medida del error del pronóstico.
La muestra de productos seleccionada corresponde a 77 productos dirigidos a satisfacer las necesidades del servicio de Alimentos y Bebidas: comestibles, bebidas, cigarros, maltas, refrescos, cervezas y aguas. La muestra de productos del servicio de Regiduría de Pisos está compuesta por 30 productos que incluye algunos suministros de limpieza y materiales para la lavandería y tintorería.
En la Figura 2 se presenta un ejemplo de la proyección de la demanda mediante el sistema STATISTICA para uno de los productos de mayor consumo.

Los índices de estacionalidad y el pronóstico de la demanda en el periodo analizado, según la tabla de salida del Sistema Computacional STATISTICA para el producto tomado de ejemplo se muestra a continuación:

Tabla 5 Índices de Estacionalidad y Pronósticos Mensuales.

Los errores del pronóstico según el sistema STATISTICA fueron:

• Error Medio Absoluto: 54.31
• Porciento del error Medio Absoluto: 3.68

Los indicadores estadísticos de la proyección alcanzaron los valores que se muestran en la Tabla 6.

Tabla 6 Indicadores Estadísticos de la Proyección de la Demanda.

Los resultados de la proyección de la demanda fueron valorados y aceptados por el personal especializado.

El autor (Parada G.,2000) diseñó un método alternativo para pronosticar la demanda de los productos que forman parte del servicio al cliente en las habitaciones.
Las ventajas del método alternativo propuesto están dadas por su sencillez, porque considera el efecto conjunto de diferentes variables que tienen una incidencia directa en la demanda de los productos que se analizan, por las posibilidades que brinda para adecuar las necesidades materiales a la estacionalidad que experimenta la demanda hotelera y por las facilidades de automatización. Actualmente este método está siendo aplicado por la dirección del departamento de Regiduría de Pisos del Hotel Meliá Santiago de Cuba.

Productos : Amenities
Los niveles de ocupación mensuales para el periodo analizado se estimaron a partir del pronóstico de turistas días calculado distribuido por meses según los índices de estacionalidad (T-D), las habitaciones días existentes (HDE) y las habitaciones días ocupadas (HDO), según se muestra en la Tabla 7.

Tabla 7 Niveles de Ocupación Habitacionales Estimados.

Otra alternativa para estimar los niveles de ocupación es a través de las contrataciones con los turoperadores y el esfuerzo comercial de la organización.
A continuación se muestra los resultados de la proyección de la demanda para los Amenities según los índices de ocupación mensuales presentados en la Tabla 7. Solo se presentan los resultados para tres meses.

Tabla 8. Proyección de la demanda de Ameníties.

La proyección realizada permitió mejorar el plan de compras, alcanzar una mayor calidad en la elaboración del presupuesto, adecuar los niveles de existencia en correspondencia a los índices de ocupación previstos así como mejorar el nivel de servicio a los clientes.

Productos: lenceria.
Las demandas de lencería se muestran en la Tabla 9.

Tabla 9 Proyección de la demanda de Lencería.

Según la Tabla 9 los niveles de existencia están por debajo de las demandas calculadas. Las variaciones más significativas corresponden a las toallas de cuerpo y a las sábanas personales. El déficit total en valor es de $ 160291.70 USD.
Considerando que la duración media de la lencería depende de una serie de factores como: la calidad del agua empleada durante el proceso de lavado, la acción química de los detergentes y blanqueantes, el desgaste del uso, la acción mecánica a que el tejido está sometido durante el lavado, los medios de lavado, la frecuencia de cambio de la ropa, entre otros relacionados con manchas o roturas ocasionadas por los clientes, la investigación tuvo en cuenta las estadísticas relacionadas con la cantidad de productos declarado no apto para el servicio de alojamiento durante periodos anteriores.
La determinación de la demanda y de las mermas totales permitieron calcular los coeficientes de mermas y aprovechamiento para cada tipo de lencería, detectándose que las de más bajo aprovechamiento son las toallas de cara, las toallas de bidet, los alfombrines, las toallas de cuerpo y las sábanas cameras. En la Tabla 10 se exponen los resultados alcanzados.

Tabla 10 Coeficientes de Mermas y de Rendimiento de la lencería.

El análisis del rendimiento de la lencería permitió identificar las causas de mayor incidencia en el estado y completamiento de la misma. Estas son:

• La demanda para cuatro rotaciones en los productos analizados nunca ha estado completa y por tanto estos se exponen a una mayor frecuencia de uso.
• Por su reducido tamaño estos artículos, excepto las sábanas cameras son objeto de pérdidas frecuentes.
• Deficiente manipulación del personal en los pisos durante las labores de limpieza que provocan daños irreparables en la lencería e impíden su retorno a las habitaciones.

A partir de estos elementos la dirección del departamento de Regiduría de Pisos decidió completar la lencería de acuerdo con las cantidades calculadas, hacer más efectivo el control en la entrega por los clientes de las habitaciones y una mayor exigencia al personal de pisos por el cuidado de la lencería durante la limpieza.

1. El análisis de la demanda constituye el punto de partida para una gestión de aprovisionamiento orientada al cliente. La misma debe analizarse no solo desde el punto de vista cuantitativo sino también cualitativo.
2. La determinación de la demanda en correspondencia con los niveles de ocupación de los diferentes segmentos de mercados permitió tomar importantes decisiones logísticas tendentes a elevar la eficiencia y la satisfacción de los clientes.
3. La aplicación de la Matriz de Pavesic permitió clasificar las ofertas en el Restaurante y establecer estrategias para orientar la gestión de aprovisionamiento.
4. El empleo del Sistema Computacional STATISTICA posibilitó proyectar la demanda de productos (Alimentos y Bebidas) a través del método de Alisamiento Exponencial (Modelo de Winters).La determinación de la demanda de productos del área de Regiduría de Pisos se realizó a través de un método alternativo propuesto por el autor de este artículo, así como los coeficientes de rendimiento y merma. Las estrategias adoptadas han permitido la mejora de la gestión del servicio de alojamiento y de aprovisionamientos.
5. El procedimiento propuesto se continua aplicando y perfeccionando en los marcos de la gestión hotelera.

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