Monografias | Las 5 S PlusLas 5 S PlusResumen: El movimiento de 5 S (housekeeping) toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con s: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. El movimiento en cuestión ha cobrado un gran auge en las empresas occidentales a partir del bajísimo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en costos y recursos, la reducción de accidentes, el incremento en la motivación del personal, y los incrementos en calidad y productividad entre muchos otros.(V) Indice 1. Introducción El movimiento de 5 S
(housekeeping) toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con s:
seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. El
movimiento en cuestión ha cobrado un gran auge en las empresas occidentales a
partir del bajísimo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en costos
y recursos, la reducción de accidentes, el incremento en la motivación del
personal, y los incrementos en calidad y productividad entre muchos otros. Así
pues las empresas occidentales han adaptado la terminología llamando a dichas
campañas por sus siglas en inglés como Campaña de las 5 S; por Sort
(separar), Straighten (ordenar), Scrub (limpiar), Systematize
(sistematizar) y Standardize (estandarizar); o bien como la Campaña
de las 5 C; por Clear out (limpiar), Configure (configurar), Clean
and check (limpiar y verificar), Conform (ajustar) y Custom
and practice (costumbre y práctica). Las
5 S conjuntamente con la estandarización (documentación de la mejor forma de
realizar el trabajo) y la eliminación del muda (desperdicio en japonés)
constituyen los pilares fundamentales para la práctica del gemba kaizen (mejora
continua en el lugar de acción). La
razón de ser del “Plus” es que dichas prácticas han sido enriquecidas
partiendo tanto de las experiencias como de las nuevas técnicas en boga como
las del coaching. Siempre guiados por la filosofía del kaizen pero sumándole
esas nuevas técnicas se obtienen métodos que permiten altos niveles de
rendimiento y productividad tanto en empresas industriales como de servicios. Ejecutar
el seiri significa diferencias entre los elementos necesarios de aquellos que no
lo son, procediendo a descartar estos últimos. Ello
implica una clasificación de los elementos existentes en el lugar de trabajo
entre necesarios e innecesarios. Para ello se establece un límite a los que son
necesarios. Un método práctico para ello consiste en retirar cualquier cosa
que no se vaya a utilizar en los próximos treinta días. El
otro método hace uso de una de las herramientas de gestión “el diagrama de
Pareto”, en función de ello habría que separar los pocos vitales de los
muchos triviales. Ello significa que como promedio aproximadamente entre un 20%
y un 30% de los elementos son utilizados entre el 80% y 70% de las
oportunidades, mientras que entre un 80% y 70% de los restantes elementos sólo
se utilizan entre el 20% y 30% de las veces. Así
pues queda en claro que en el trabajo diario sólo se necesita un número pequeño
de los numerosísimos elementos existentes en el gemba (lugar de trabajo). El
gemba está lleno de máquinas sin uso, cribas, troqueles y herramientas,
productos defectuosos, trabajo en proceso, materias primas, suministros y
partes, repuestos, anaqueles, contenedores, escritorios, bancos de trabajo,
archivos de documentos, estantes, tarimas, formularios, entre otros. Poner
en práctica el seiri implica otorgar poder a los empleados y obreros
(empowerment) para que ellos determinen cuales son aquellos elementos o
componentes necesarios, siguiendo los postulados generales dictados por la
dirección. La
colocación de etiquetas rojas de un tamaño ostensible (sobre los elementos
innecesarios) permite visualizar luego de la selección la importante cantidad
de elementos sobrantes o innecesarios en el lugar de trabajo. Surge luego que
hacer con tales elementos, de tratarse de documentación deberá asignársele un
código y proceder a su archivo (de tal forma en caso de ser necesario hacer uso
de ellos se podrán encontrar fácilmente los mismos evitando la pérdida de
tiempo o el extravío de los mismos). En el caso de máquinas o herramientas
podrán ser destinadas a sectores que necesiten de ellas o bien ubicarlas en un
área que permita su utilización por diversos sectores (siempre claro está de
que se trate de máquinas y herramientas de muy escaso uso, que no justifique la
pérdida de espacio físico), en el caso de formularios si están fuera de uso
deberán utilizarse de ser posible para otros fines (utilizando la cara no
impresa) y de no ser posible ello proceder a su destrucción. Es importante
evitar por tal motivo la impresión de formularios en tandas, siendo mejor su
impresión “justo a tiempo”. Para el caso de los insumos y materiales
existentes en exceso, los mismos deberán ir al sector anterior en el proceso,
adoptándose todas las medidas necesarias para dentro de la filosofía del JIT
evitar la recurrencia de excesos de inventarios y sobreproducciones de
materiales y productos en proceso, debido a los ingentes recursos que se ven
desperdiciados por tal motivo (manipulación de materiales, destrucción,
accidentes, uso de espacios, costos financieros, seguros,
pérdida de valor). Es
fundamental que tanto los empleados, como los supervisores, analistas y
directivos recorran los lugares luego de las colocaciones de las etiquetas antes
mencionadas para tomar conciencia y analizar las causas de tanto derroche. Destinar
media hora diaria durante una semana para poner en orden los papeles,
componentes y herramientas entre otros permitirá sorprenderse de la cantidad de
elementos inútiles que se han acumulado. Acabar con el caos es una terapia
increíble, que genera una enorme cantidad de energía. En
las empresas que no practican la disciplina de las 5 S, el caos que rodea a sus
empleados absorbe sus energías. En noventa por ciento del tiempo viven en medio
del desorden, aunque este no sea visible. El liberarse del caos otorga la
suficiente energía y claridad para producir más y mejores ideas. La
eliminación de ítems innecesarios deja espacio libre, lo que incrementa la
flexibilidad en el uso del área de trabajo, porque una vez descartados los ítems
innecesarios, sólo queda lo que se necesita. Cabe
mencionar como ejemplo la forma de comportamiento en el área administrativo de
un importante grupo económico que en lugar de capacitar al personal para
eliminar todo formulario innecesario y debido a anteriores extravíos de
documentación, impusieron como norma que todo formulario sea este un documento
comercial o meramente una publicidad del proveedor fuera archivado en el legajo
junto con las facturas, remitos y recibos. Podrá imaginarse desde ya que buena
parte del trabajo de archivar consistía en guardar papelería inútil,
desperdiciándose además un gran volumen de legajos y de espacio físico. Todo
ello por no tomarse el trabajo de capacitar debidamente al personal y otorgarle
un mínimo de poder de decisión. En
muchas empresas del Japón se suele ver a los Jefes de Departamento con batas y
guantes especiales clasificando los materiales desechados en pilas de materiales
similares, procediendo luego a analizar con cuidado los componentes de cada pila
para decidir de dónde proceden, y la razón por la que utilizaron tantos
recursos en hacer elementos que luego han de desecharse. Procediendo con
posterioridad a adoptar métodos para evitar ese derroche, lo cual no sólo
mejora los productos y procesos, sino que también elimina la necesidad de
gastar un tiempo excesivo en el mantenimiento de las instalaciones. El
seiton implica disponer en forma ordenada todos los elementos esenciales que
quedan luego de practicado el seiri, de manera que se tenga fácil acceso a éstos.
Significa también suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada
cosa y mantener cada cosa allí. Clasificar
los diversos elementos por su uso y disponerlos como corresponde para minimizar
el tiempo de búsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento disponga de una
ubicación, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no sólo la
ubicación, sino también el número máximo de ítems que se permite en el
gemba. Los
elementos que queden en el gemba deben colocarse en el área designada. Cada
pared debe estar numerada, utilizando nombres como Pared A-1 y Pared B-2. La
colocación de las diversas herramientas, suministros y trabajos en procesos
deben estar ubicadas de acuerdo a las señales o marcas especiales. Las marcas
en el piso o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas
para el trabajo en proceso, herramientas, etc. Al pintar un rectángulo en el
piso para delinear el área para las cajas que contienen trabajo en proceso, por
ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el volumen máximo de ítems.
Al mismo tiempo, cualquier desviación del número de cajas señalado se hace
evidente instantáneamente. Las herramientas deben colocarse al alcance de la
mano y deben ser fáciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podrían
pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita
saber cuándo se encuentran en uso. El
pasadizo también debe señalizarse claramente con pintura, al igual que otros
espacios designados para suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del
pasadizo el de transito no debiendo dejarse nada allí. Esta
fase del housekeeping esta íntimamente relacionada con el poka-yoke (método de
prevención de fallas o errores), así pues la colocación de los objetos en sus
respectivos lugares implicará poder encontrar los mismos con facilidad, evitar
su extravío, e impedir posibles accidentes. Es
muy común en áreas administrativas el extravío de documentación, contratos y
otro tipo de documentación por falta del debido ordenamiento, lo cual trae
aparejado importante pérdida de tiempo, como también la ausencia de
documentación de importancia en momentos claves, y la mala imagen que queda de
la empresa ante los ojos de clientes internos o externos. Seiso
significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas máquinas y herramientas, lo
mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo. También se la
considera como una actividad fundamental a los efectos de verificar. Un operador
que limpia una máquina puede descubrir muchos defectos de funcionamiento; por
tal razón el seiso es fundamental a los efectos del mantenimiento de máquinas
e instalaciones. Cuando la máquina está cubierta de aceite, hollín y polvo,
es difícil identificar cualquier problema que se pueda estar formando. Así
pues mientras se procede a la limpieza de la máquina podemos detectar con
facilidad la fuga de aceite, una grieta que se esté formando en la cubierta, o
tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pueden
solucionarse con facilidad. Se
dice que la mayor parte de las averías en las máquinas comienza con
vibraciones (debido a tuercas y tornillos flojos), con la introducción de partículas
extrañas como polvo (como resultado de grietas en el techo, por ejemplo), o con
una lubricación o engrase inadecuados. Por esta razón, seiso constituye una
gran experiencia de aprendizaje para los operadores, ya que pueden hacer muchos
descubrimientos útiles mientras limpian las máquinas. La
labor de limpieza con un espacio físico reluciente es una importante fuente de
motivación para los empleados. Pero
cuando de limpieza se trata no menos importancia tiene la limpieza del aire,
fundamental para el personal, como para clientes, funcionamiento de máquinas,
calidad de los productos, descomposición de materiales entre muchos otros.
Cantidades no controladas de polvo y otras impurezas en la atmósfera pueden
volverla insalubre y aun peligrosa. El aire respirable en los edificios resulta
seriamente afectado por las funciones corporales y las actividades de sus
ocupantes; ocurren concentraciones de dióxido de carbono y vapor de agua debido
a la exhalación del aire de los pulmones, impregnado siempre de bacterias cuyo
origen es la propia respiración, o debido a estornudos y tos. El organismo
despide impurezas orgánicas según el grado de limpieza habitual de cada
persona. Se además se fuma o hay llamas al descubierto, obviamente el producto
de la combustión causará mayor contaminación. Ésta aumenta considerablemente
cuando, por algún proceso industrial, se produzcan humos, gases o polvo. Por
todo ello es fundamental evitar la emanación de componentes que produzcan el
enrarecimiento del aire, pero además contar con sistemas de aireación
propicios. Recientemente
la ventilación ha sido accidental, mas no planeada; su necesidad no ha sido
comprendida del todo. Los efectos nocivos derivados de la falta de ventilación
tampoco se han valorado en debida forma. Un aire limpio permitirá detectar a
tiempo perdida de gases, químicos o combustibles. Es
un hecho que solamente los empresarios de gran visión hacia el futuro
comprendieron que al instalarse sistemas adecuados de ventilación no sólo se
lograba mayor comodidad para los trabajadores, sino muchos otros beneficios recíprocos.
Es indudable que al proporcionar mejores condiciones se obtienen
dividendos cuyos resultados son satisfactorios para el personal y, por tanto,
suele lograrse un incremento notable en la productividad. Una
buena ventilación implica abastecimiento de aire, el remover contaminación y
calor, y movimientos o cambios de aire para refrescar el ambiente
contrarrestando incomodidades debidas a humedad. El subestimar los
requerimientos de ventilación podría tener serias repercusiones,
independientemente de significar incomodidades para los trabajadores. Los humos
corrosivos encerrados dentro del edificio o planta atacarán indudablemente su
estructura, con resultados desastrosos. Tienen
estas que ver con las palabras japonesas kiken (peligroso), kitanai (sucio) y
kitsui (estresante), todo lo cual se opone al gemba como lugar donde se agrega
valor real. No sólo
la limpieza de máquinas, pisos, techos y del aire son importantes, también lo
es la luz, el color, el calor y la acústica. Así un suministro adecuado de luz
debe ser el primer objetivo, puesto que la luz es el requisito esencial para
ver. La luz es el elemento más importante para proporcionar un ambiente
adecuado; se conoce bien el efecto reconfortante de la luz solar después de
condiciones atmosféricas adversas del mismo modo que la sensación de bienestar
que se tiene al pasar de un lugar de trabajo oscuro a uno bien iluminado, recién
pintado y con paredes de colores agradables. Los colores claros de las paredes
son tan importantes como la luz que refleja, debido a que el negro y los colores
oscuros absorben la luz y tienden a crear un ambiente lóbrego y deprimente. El
componente más importante de la luz es el color, porque cuando los colores se
usan en forma adecuada puede lograrse no sólo un ambiente agradable, sino que
también ayudan a obtener mayor visibilidad, a dirigir o enfocar la atención
donde se requiera y a comunicar advertencias visuales de riesgo. Al seleccionar
colores para una industria o cualquier otro lugar de trabajo, se debe pensar en
la seguridad y en el estado de ánimo que pueda lograrse en las personas que lo
ocupan, así como en las condiciones de trabajo que conduzcan a incrementar la
eficiencia del trabajo. Al pintar una fábrica o un taller, no deben elegirse
los colores por su apariencia o efecto decorativo, lo importante y racional es
elegir los colores en primer lugar por su valor funcional inherente a un propósito
específico, como lo es reflejar la luz sin brillo, mejorar la visibilidad
reduciendo en forma notable las sombras, dar relieve a las áreas de trabajo,
concentrar el alumbrado en las zonas de peligro y de riesgo, identificar y
localizar fácilmente el equipo contra incendio, el de primeros auxilios, así
como las diferentes tuberías de servicio, ductos de alambrado eléctrico, etc. Si
el color se usa de manera racional, se logrará un mejor y más seguro ambiente,
en el cual se reduzcan las posibilidades de accidentes y de ausentismo, y evitar
un estado de ánimo negativo en los trabajadores. Los colores mal aplicados no sólo
pueden ser motivos de distracción sino también de riesgo, debido a detalles
poco importantes que estén demasiado alumbrados en perjuicio del señalamiento
de riesgos de mayor importancia. En
cuanto al alumbrado el mismo debe tener prioridad, y es especialmente importante
en lugares donde el nivel de ruido es alto y se tenga que depender de la vista más
que del oído para darse cuenta de un riesgo cercano. Es
obvio que sin los requerimientos fundamentales para un alumbrado adecuado no se
puede llevar a cabo ningún trabajo visual en forma fácil, correcta y rápida,
ni tampoco en forma segura. Por otra parte, la luz misma puede representar un
riesgo o peligro si se le emplea indebidamente. Entre las fallas de alumbrado más
importante se tienen: el alumbrado insuficiente, las sombras, el deslumbramiento
incapacitante, el deslumbramiento molesto y el deslumbramiento reflejante. En
cuanto a los problemas acústicos y de vibraciones, los mismos deben tenerse
especialmente en cuenta por los efectos que ellos producen en materia de
seguridad, incapacidades, e improductividades. Una exposición excesiva al ruido
causa lesiones al sistema auditivo, causa molestias y, en ocasiones, interrumpe
el curso del diálogo. El conocimiento sobre la sordera ocupacional y su relación
con el ruido ha avanzado en la última década. En la actualidad, es posible
valorar con bastante precisión el riesgo resultante de prácticamente cualquier
ruido en la industria en general. En
todo lo visto en este apartado cobra fundamental importancia el accionar de la
Dirección y su Staff a los efectos de proveer las mejores condiciones laborales
que hagan posible la excelencia en el servicio al cliente externo mediante la
calidad, los costos, la flexibilidad y la entrega. Algo que sólo será factible
mediante un ámbito de trabajo apropiado. Debe igualmente subrayarse la
importancia que el kaizen le da como principio filosófico fundamental al
respeto por el ser humano, y respetar al ser humano implica el compromiso de
eliminar la suciedad, los peligros y el estrés en el gemba. Seiketsu
significa mantener la limpieza de la persona por medio del uso de ropa de
trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y zapatos de seguridad, así
como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio. Esto está directamente
relacionado con el punto anterior sobre las Tres K. En relación a la protección
de los ojos es posible contar actualmente con lentes para cada tipo de riesgo
posible; pero el problema más grande es que muchos operarios no aceptan usar
siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos. Es acá donde la
disciplina toma importancia fundamental, brindándole la información para que
el empleado sea en todo momento consciente de los riesgos, y mentalizándolo
para actuar conforme a las normativas de seguridad de la empresa. En
lo atinente al cuidado de la piel en la industria moderna, además de las causas
conocidas de problemas de la piel, cada día surgen nuevos problemas. Es riesgo
de dermatitis se da casi en todas las áreas industriales. Las resinas actuales,
enfriadores, solventes y sustancias químicas, presentan un riesgo creciente
para las personas que tratan de controlar los padecimientos de la piel. Para la
mejor protección en lo relativo a este ítem se requiere adoptar las siguientes
precauciones: a) Orden y limpieza adecuados. La importancia de un
ambiente limpio y seguro, no pueden dejarse a un lado. Si una persona está
trabajando en un ambiente sucio y descuidado, puede pensarse que no tiene mucho
cuidado en su higiene personal. b) Consulta y prevención. El modo
más sencillo de tener limpieza es hacer que los obreros participen en juntas o
charlas sobre trabajo, en comités de seguridad o círculos de control de
calidad, a los efectos tanto de conocer tanto los riesgos, como de adoptar
planes preventivos, y c) Equipo de protección. Guantes, mascarillas y
delantales, contribuyen mucho a reducir el contacto y son muy útiles contra los
riesgos físicos y mecánicos de la piel; pero el mejor equipo de protección es
inútil si no se mantiene limpio. Para
personas que están expuestas a irritantes de la piel que tienen antecedentes de
riesgos de dermatitis, debe haber provisiones de crema apropiada para el
trabajo. Selección, protección, higiene personal esmerada, buena limpieza en
la fábrica y un buen programa de educación continua son medidas muy útiles
para eliminar los casos de enfermedades de la piel en cualquier industria. La
gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de
seiri, seiton y seiso; lo cual es el otro significado del seiketsu
(sistematizar). Si
las máquinas e instalaciones son importantes, no lo es menos el trabajador, el
ser humano que día a día agrega valor en los procesos productivos. Por tal
motivo el implantar descansos y ejercicios físicos livianos son fundamentales
pues el tiempo que en ello se utiliza se ve compensado con creces al disminuir
las ausencias por enfermedades, evitar el agotamiento físico y los accidentes,
mejorando los aspectos generales tanto de la locomoción como mentales, de
manera tal de aumentar sensiblemente los niveles de productividad. De igual
forma es cuidado de la vista tanto con buenos sistemas de iluminación,
protectores especiales en monitores, y aún la existencia de gotas especiales
para el descanso visual en los lugares de trabajo resultan fundamentales tanto
los talleres como en las áreas administrativas. Shitsuke
implica autodisciplina. Las 5 S pueden considerarse como una filosofía, una
forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de las 5 S es seguir lo que
se ha acordado. En este punto entra el tema de que tan fácil resulta la
implantación de las 5 S en una organización. Implantarlo implica quebrar la
tendencia a la acumulación de elementos innecesarios, al no realizar una
limpieza continua y a no mantener en su debido orden los elementos y
componentes. También implica cumplir con los principios de higiene y cuidados
personales. Vencida la resistencia al cambio, por medio de la información, la
capacitación y brindándole los elementos necesarios, se hace fundamental la
autodisciplina para mantener y mejorar día a día el nuevo orden establecido. 8.
Conclusión Las
5 S no son una moda, ni el programa del mes, sino una conducta de vida diaria.
Como kaizen hace frente a la resistencia de las personas al cambio, el primer
paso consiste en preparar mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S
antes de dar comienzo a la campaña. Como
un aspecto preliminar al esfuerzo de las 5 S, debe asignarse un tiempo para
analizar la filosofía implícita en las 5 S y sus beneficios: La
gerencia también debe comprender los muchos beneficios de las 5 S en el gemba
para la totalidad de la empresa: 1.
Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina 2.
Destaca los muchos y diversos tipos de mudas 3.
Ayuda a detectar productos defectuosos y excedentes de inventario 4.
Reduce el movimiento innecesario y el trabajo agotador 5.
Facilita identificar visualmente los problemas relacionados con escasez
de materiales, líneas desbalanceadas, averías en las máquinas y demoras de
entrega. 6.
Resuelve de manera simple problemas de logística en el gemba. 7.
Hace visible los problemas de calidad. 8.
Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operación 9.
Reduce los accidentes y enfermedades de trabajo 10.
Mejora la relación de la empresa con los consumidores y la comunidad. 9.
Bibliografía Imai
Masaaki – Kaizen – CECSA – 1989 Imai
Masaaki – Cómo implementar el Kaizen
en el sitio de trabajo – McGraw Hill – 1988 Miedaner
Talane – Coaching para el éxito –
Urano – 2000 Handley
William
– Manual de Seguridad Industrial – McGraw Hill – 1977 AUTOR:
Mauricio León Lefcovich Consultor
en Administración Operativa E-mail:
mlefcovich@hotmail.com Compartir Publicación enviada por Mauricio Lefcovich Contactar mailto:mlefcovich@hotmail.com Código ISPN de la Publicación EpZulkVVyZprqLVExW Publicado Thursday 22 de January de 2004 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
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