Monografias | El análisis documental como eslabón para la recuperación de información y los servicios

El trabajo fundamenta la importancia del procesamiento técnico de la información para los sistemas, servicios y procesos de recuperación de información, ya que éstos se encuentran indisolublemente ligados. Se evidencia el papel decisivo del trabajador de la información en el proceso de búsqueda y recuperación, haciendo énfasis en el proceso de recuperación a través de Internet.

El procesamiento técnico de la información desde el punto de vista bibliotecológico es y será el eslabón fundamental sistemas, los servicios y los procesos de recuperación de información.

La presentación de la información bajo un formato normalizado, el análisis de contenidos sobre técnicas estandarizadas internacionalmente, los sistemas de clasificación acordes con las necesidades de los usuarios que va a hacer uso de la información ya procesada son responsabilidades profesionales de los bibliotecarios o especialistas de información.

Estas actividades clásicas en la actividad bibliotecaria se han enriquecido con el desarrollo de la tecnología y han sufrido cambios, pero la esencia sigue siendo la misma: la catalogación, la clasificación, los encabezamientos de materia, los descriptores, el análisis y resumen de contenidos, el conocimiento del usuario y sus necesidades, siguen siendo las tareas fundamentales para lograr el funcionamiento de los servicios de información y la confección de productos informativos que satisfagan las necesidades de los usuarios que son cada vez más crecientes junto al crecimiento incalculable del cúmulo de información.

El análisis documental es la operación que consiste en seleccionar las ideas informativamente relevantes de un documento a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la información en él contenida. Esta representación puede ser utilizada para identificar el documento, para procurar los puntos de acceso en la búsqueda de documentos, para indicar su contenido o para servir de sustituto del documento. El análisis puede tomar la forma de un sumario, un resumen, un índice alfabético de materias o códigos sistemáticos.

El análisis documental cubre técnicas tradicionales de bibliotecas, tales como catalogación, indización, clasificación y resumen, además de técnicas informáticas como la indización automática y la recuperación de la información almacenada en ordenadores mediante el lenguaje natural.

Este análisis se realiza persiguiendo el fin práctico: recuperar la información que no es una tarea simplemente rutinaria, ni tan sencilla como resulta al parecer para algunos usuarios que desconocen cuanto trabajo previo ha habido que realizar para que el reciba la documentación que necesita.

Análisis formal es aquel que recoge todos los elementos objetivos el documento: tipo, autor, título, editorial, fecha, número de páginas, idioma original, etc. Se trata de un análisis externo del documento que extrae aquellos datos que lo distinguen típicamente de los demás . Esta descripción está en dependencia de la tipicidad del documento. esta fase permite identificar y controlar los documentos dentro de una colección. Se realiza en dos operaciones: catalogación y descripción documental.

La catalogación pretende establecer la lista de documentos que componen una colección, es decir, el catálogo, considerado éste como instrumento de comunicación entre la colección y los usuarios, por lo que la catalogación se ocupa de diseñar las formas de acceso o puntos de entrada que los documentos tengan en el catálogo con el objeto de que puedan ser recuperados; esto en la práctica implica también operaciones propias del análisis de contenido.

La descripción documental es la operación por la cual se describe el documento

en función de sus características formales y externas, como el autor, el título, el lugar de edición, el editor, el año de publicación, las características físicas, etc. Se trata de una operación que debe estar sujeta a normas estrictas de la más amplia extensión posible con el objeto de que los registros resultantes puedan ser manejados por los usuarios. Las normas de catalogación más extendidas son las ISBD (International Standard Bibliographic Description) y las Normas de Catalogación Angloamericanas.

El análisis de contenido es aquella operación intelectual o automática según la cual se describe aquello que trata el documento y los productos resultantes son: la clasificación, la indización y la condensación (resumen).

La indización tiene el propósito de representar el contenido del documento y tiene dos componentes: analizar el contenido para seleccionar los conceptos que pueden representar el contenido y la traducción de estos contenidos al lenguaje documental utilizado por el sistema.

Este proceso se ha realizado de forma automática pero no se pueden lograr los mismos resultados en la localización de la información que cuando lo realiza un bibliotecario pues esta tarea requiere de un proceso intelectual y de análisis que no puede ser logrado por la máquina.

La indización y la condensación se diferencian en cuanto al lenguaje utilizado. En la condensación se emplea el lenguaje natural, es decir, aquél en el que está escrito el documento resumido pues consiste en la síntesis del contenido que trata el documento por lo que permite al usuario identificar si el texto del documento va tener la información que necesita sin tenerlo que leer completamente.

En la indización se trabaja generalmente con el lenguaje documental, que es un lenguaje artificial, creado con el objeto de traducir la información contenida en los documentos, haciéndola mas accesible y recuperable por diferentes personas, este lenguaje no debe tener ambiegüedades.

Los términos con los que se ha indizado el documento deben se los mismos que se usen cuando se pregunte a los sistemas para recuperar la información.

Cuando se va a realizar una búsqueda en una base de datos es necesario revisar las herramientas lingüísticas de la misma, en este caso las bases de datos ofrecen mayoritariamente acceso a sus índices de descriptores de esta forma podemos traducir el lenguaje del usuario al de la base de datos. En muchos casos los usuarios desconocen la forma en que se conoce en el universo de la información el tema sobre el que investiga y con la ayuda de esta listado de términos logramos llegar al que se necesita para hacer una recuperación verdaderamente efectiva.

Con este proceso además de darle lo que necesita le hemos aportado un conocimiento más sobre el tema para continuar la localización de la información.

La clasificación es un conjunto ordenado de conceptos que se presentan distribuidos sistemáticamente en clases conformando una estructura. La organización sistemática de los libros y de cualquier tipo de documento en los estantes o en los índices y catálogos ha sido una de las formas más útiles para los lectores que buscan una información definida. Este principio que se ha mantenido en Internet apareciendo en los portales que, efectivamente, clasifican sitios web en sus directorios. La clasificación representa el documento y la rama del conocimiento a la que pertenece esta materia o sea la clasificación permite ordenar el conocimiento función importantísima para la recuperación de la información. Las clasificaciones más extendidas en el mundo son la CDU (Clasificación Decimal Universal), la Clasificación Decimal Dewey y la LCC (Clasificación de la Biblioteca del Congreso de Washington)

El análisis documental implica el conocimiento del documento, el análisis, la síntesis, representación y recuperación.

Del análisis documental se derivan productos informativos con son las bases de datos bibliográficas que contienen un gran número de registros y permiten la recuperación de información de forma muy rápida y eficiente y nos conducen a las páginas de las fuentes primarias que contienen el texto completo.

El término recuperación de información surge con la introducción de la Ciencia de la Información que integra la teoría, proceso y la práctica documental con otras ciencias como la cibernética la informática y la comunicación.

Para la realización de esta tarea es necesario contar con un personal altamente capacitado en el uso de los sistemas de recuperación de información para que los usuarios queden plenamente satisfechos en su búsqueda.

En la actualidad con el surgimiento de INTERNET se enfrenta un gran problema para efectuar la recuperación de la información y no es más que el resultado de la falta de un procesamiento previo de la información disponible, además de que esta es una herramienta de comunicación muy dinámica, constantemente aparecen nuevos sitios, nuevos buscadores, muchas veces especializados por temáticas.

Creo que en esto de la recuperación a través de Internet , hay que detenerse pues navegar, usar correo electrónico puede hacerlo cualquiera, pero recuperar información de calidad y pertinente al usuario no lo puede hacer cualquiera. Pienso que hay que tener experiencia, hay que ir al detalle cada vez que nos aparece un nuevo buscador, hay que crear favoritos que se conviertan en verdaderos directorios temáticos, para acceder a las revistas a texto completo, a las bases de datos online, sobre todo esto es importante para aquellos que no tienen recursos para suscribirse a bases de datos.

La tareas de organización y recuperación son actividades conscientes por lo que cada vez es mas importante la presencia del trabajador de la información no solo dentro de la biblioteca, sino también durante el diseño de los sitios web y en las empresas para apoyar la toma de decisiones adecuadas, pues la información se ha convertido en un recurso dentro de cualquier organización y se hacen continuas referencias al valor de la gestión de información como factor crítico del éxito.

En la empresa nos encontramos con una documentación variada y muchas veces de carácter confidencial , por lo que la recuperación de este tipo de fuentes documentales es una tarea que va más allá de las actividades propias de los archiveros y documentalistas y se convierte más bien un trabajo de detectives y recopiladores de documentos, además de recopilar la información es necesario crear formatos adecuados para la empresa, en cuestión, que permitan organizar y actualizar la información y recuperarla en el momento preciso para facilitar la toma de decisiones.

Dentro del ciclo de la información el análisis documental está indisolublemente ligado a la búsqueda y recuperación de la información. Para lograr ofrecer un servicio o un producto informativo de calidad es necesario haber cumplido estas etapas con el rigor, la calidad, exhaustividad y profundidad necesarios. No debe verse jamás el servicio y recuperación como algo independiente del procesamiento.

Como plantea Dolores Vizcaya en su libro Información Procesamiento de Contenido "ha llegado la hora de tomar conciencia de que muy poco podrá hacerse en gerencia, marketing o reingeniería de la actividad de información, si no se cuenta con una sólida preparación en el llamado procesamiento de la información, que permita crear, utilizar y desarrollar estructuras lingüísticas capaces de soportar, con las características propias que esta actividad demanda, el caudal de información con el que obligadamente tiene que trabajar una pequeña biblioteca como la del municipio más pequeño de cualquier país o una gran empresa como cualquier empresa transnacional"

Los especialistas del área deben meditar sobre estas cuestiones porque es usual que muchos apasionados con la automatización y las nuevas tecnologías se alejen de las tareas de procesamiento y se preocupen por utilizar las herramientas lingüísticas inclusive durante el uso y explotación de las bases de datos a veces ignoran la existencia de sus índices haciendo las más disímiles combinaciones de palabras trabajo que pudiera evitarse.

Es necesario estudiar las necesidades de los usuarios para que estos estén representados en los sistemas de recuperación de información y en los lenguajes documentales porque es en función de satisfacer sus demandas informativas que trabajamos.

López Carreño, Rosana. El tesauro como herramienta en la optimización de la gestión de la documentación administrativa [en línea]. [España]: Universidad de Murcia.<http://www.um.es/~gliweb>[Consulta: 7 enero 2001]

Jiménez Rodríguez, José E. Consideraciones sobre la indización en las bibliotecas universitarias españolas. [en línea] [España]: Universidad del País Vazco <http://www.florida-uni.es/~fesabid98/Comunicaciones/j elias.htm>[Consulta: 21 enero 2001]

Vizcaya, Dolores. Información: Procesamiento de Contenido. Argentina: Paradigma Ediciones,1997. p.187.

Licenciada en Información Científico Técnica y Bibliotecología en 1986 graduada en la Universidad de La Habana . Especialista en Información de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica, del IDICT.