Monografias | Sistemas contables computarizados

Índice
1. Tratamiento contablede los software.

2.Costos de modificación de los programas informáticos existentes.

3.Deterioro de los software

1. Tratamiento contable de los software.

Valuación y registro
Un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sinapariencia física que se tiene para ser utilizado en la producción osuministro de bienes o servicios, para ser arrendado a terceros o para funcionesrelacionadas con la administración de la entidad. Un activo es un recurso:

1. Controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, y
2. Del que se espera obtener, en el futuro, beneficios económicos para la entidad.

Se ha de reconocer un activo intangible en los estados financieros, cuando.

1. Es probable que los beneficios económicos futuros, que se han atribuido al mismo, lleguen a la empresa, y
2. El costo del activo pueda ser medido de forma fiable.

Definiciones

• Amortización: es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo intangible entre los años de su vida útil estimada.
• Desarrollo: es la aplicación de los resultados de la investigación a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, productos, métodos, procesos o sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su producción o uso comercial.
• Investigación: es el estudio original y planificado, emprendido con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.

Caracteristicas que debe cumplir un bien para ser considerado como activointangible.
Los párrafos 10 – 17 de la NIC 38, menciona tres características esenciales:

1. Identificabilidad:

Un activo intangible puede ser identificado claramente y de manera separable, siempre que la empresa pueda alquilarlo, venderlo, cambiarlo o distribuir los beneficios económicos futuros, atribuibles a tal activo.

2. Control

Una empresa controlará un determinado activo siempre que tenga el poder de obtener los beneficios económicos futuros que procedan de los recursos subyacentes en el mismo, y además pueda restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios. En lo que concierne, una empresa puede controlar sus beneficios futuros si los tiene protegidos con las leyes que son exigibles ante la justicia.-

3. Beneficios económicos futuros.

Entre los beneficios que pueden proceder de un activo intangible se incluyenlos ingresos procedentes de la venta de productos o servicios, los ahorros decostos y otros rendimientos que se deriven del uso del activo por parte de laempresa.

Reglas de valuacion.

1. Software adquirido

Cuando el software es adquirido por la empresa, la medición debe hacerse a su costo histórico de adquisición.
El costo histórico de adquisición comprende su precio de compra incluyendo los aranceles o los impuestos que gravan la adquisición y que no sean recuperables por parte de la empresa, y todos los desembolsos directamente atribuibles a la preparación del activo para el uso al que va destinado.

2. Software desarrollado

Cuando el software es desarrollado internamente, la medición inicial debe hacerse a su costo de producción, es decir, la suma de los desembolsos incurridos, desde el momento en que el momento cumple las condiciones para su reconocimiento.

b.1. Técnicamente, es posible completar la producción del activo intangible, de forma que pueda estar disponible para su utilización o su venta.

b.2. Su intención de completar el activo intangible en cuestión, para usarlo o venderlo.

b.3. Su capacidad de utilizar o vender el activo intangible.

b.4. La forma en que el activo vaya a generar probables beneficios económicos en el futuro.

b.5. La disponibilidad de recursos técnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo.

b.6. Su capacidad para evaluar, de forma fiable, el gasto atribuido al activo intangible durante su desarrollo.

3. Amortización De Los Activos Intangibles

c.1. Amortización.

Según la NIC- 38 en su párrafo 79 establece la vida útil de un activointangible no puede exceder de veinte años, contados desde el momento en que elelemento está disponible para el uso al que va destinado, lo cual se justifiquetécnicamente.

Para establecer la vida útil de un activo intangible, es necesarioconsiderar muchos factores tales como:

1. El uso esperado del activo por parte de la empresa, así como si el elemento podría ser gestionado de forma eficiente por otro equipo distinto;
2. Los ciclos típicos de vida del producto, así como la información pública disponible sobre estimaciones de la vida útil, similares de activos que tenga una utilización parecida;
3. La incidencia de la obsolescencia técnica, tecnológica o de otro tipo;
4. La estabilidad de la industria en la que se va a operar el activo, así como los cambios en la demanda de mercado para los productos o servicios fabricados con el elemento en cuestión.

Asimismo, dada la experiencia actual de los cambios rápidos en la tecnología,tanto los programas computarizados como la obsolescencia tecnológica, por lotanto su vida útil es corta.

Por lo que establecer la vida útil de un software se debe de tomar en cuentalos cambios a que se hace referencia en el párrafo anterior, ya queconstantemente se están desarrollando nuevos programas y/o mejorando los yaexistentes, actualizando las versiones de los que se encuentran en el mercado,lo que vuelve obsoletos o deficientes a los programas que se están utilizando.Por lo que se considera que la vida útil de éstos se pueden estimar en períodosmuy cortos de tiempo, esto debido a la incidencia ocasionada por laobsolescencia técnica.

c.2. Método de Amortización

El método de amortización utilizado debe reflejar el patrón de consumo yde utilización, por parte de la empresa, de los beneficios económicosderivados del activo; si esto no puede ser determinado de forma segura, debeadoptarse el método lineal de amortización (línea recta). La cuota deamortización calculada deber ser cargada como gasto del período.

Es de señalar, que tanto el período como el método de amortizaciónutilizados deben ser objeto de revisión como mínimo, al final de cada períodocontable, con el objeto de efectuar las modificaciones necesarias, en el períodoy en el método de amortización, por los efectos que se produzcan en las cuotasde amortización del período en el que se detecten y en los posteriores, loscuales deben ser tratados como cambios en las estimaciones contables, según loestablecido en la NIC 8.

Registro contable

1. Tratamiento por punto de referencia

Según la NIC 38, el reconocimiento por punto de referencia se refiere al registro del intangible a su costo menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumulado que le hayan podido afectar.

Pda. No. x1

IVA Crédito Fiscal $ xx

Activos intangibles x

Softwares

Efectivo $ xxx

V/ registro inicial por la adquisición

De software

Pda. No. X2

Gastos de administración $ xx

Amortización del software

Gastos de venta xx

Amortización del software

Amortización acumulada $ xxx

Software

V/Registro del gasto por amortización

2. Tratamiento Alternativo Permitido

Este se aplica al activo después de haberlo reconocido por su costo deadquisición o producción, este tratamiento se hará tomando en cuenta unmercado activo.

Tras el reconocimiento inicial los elementos de los activos intangibles debenser contabilizados por sus valores revaluados, esto significa que deben serllevados contablemente menos la amortización acumulada y cualquier pérdidaacumulado por deterioro del valor de activo. Con posterioridad a la revaluación.

En lo que respecta a los software el tratamiento alternativo no tendríamayor aplicabilidad, ya que debido a los avances tecnológicos, la vida útil deestos es cada vez más corta, pues son utilizados por cortos períodos y luegovan cayendo en obsolescencia y es necesario adquirir un nuevo software o hacerajustes bastante drásticos al desarrollado para acoplarte a lo que se requiereen ese momento.

Caso Practico

A continuación se plantean los registros de las diferentes razones que sepueden generar en la contabilización de un software:

1. Contabilización Como Gasto

Se da cuando el software es desarrollado por la empresa, según la NIC 38, párrafo 42 establece que los desembolsos de la fase de investigación deben reconocer como gastos del período en el que se incurran, debido a que en la fase de investigación la empresa no puede demostrar que exista activo intangible alguno que pueda generar beneficios en el futuro.

El registro a efectuar por esta operación sería:

Pda. No. x

Gastos de investigación $ xxx

Software

Efectivo $ xxx

V/Registro de gastos incurridos en la

Investigación de mercado para el desa-

rrollo del software para el departamento x.

2. Contabilizacion De La Adquisición De Un Software

Los registros contables a desarrollar por dicha operación son lossiguientes:

• Para efectuar la contabilización del Software al monto reconocido inicialmente.

Pda. No. x

IVA CREDITO FISCAL $ xxx

ACTIVOS INTANGIBLES $ xxx

Software

BANCOS $ xxx

Bancos Cuentas Corrientes

V/Registro de la adquisición del

Software XXX.

• Registro de la Amortización del Costo del Software

Pda. No. x

GASTOS $ xxx

Amortización

AMORTIZACIÓN ACUMULADA $ xxx

Software

V/Reconocimiento de la amortización

Mensual del Software XXX.

1. Contabilización De Un Software Desarollado

Se registran todos los desembolsos realizados durante el desarrollo, los cuáles forman parte del costo del Activo los cuáles serán capitalizados y se reconocerán hasta el momento en el cual esté concluido el proceso de desarrollo del software.

Los registros contables a desarrollar por dichas operaciones son los siguientes:

Pda. No. x

CARGOS DIFERIDOS $ xxx

Software desarrollado

BANCOS $ xxx

Bancos Cuentas Corrientes

V/Costos incurridos durante el

Desarrollo del Software XXX.

Pda. No. X .2

Activos Intangibles $ xxx

Software desarrollado

Cargos Diferidos $ xxx

Software desarrollado

V/ Para registrar el software al monto

De desarrollo, como activo intangible.

Pda. No. x – 3

Gastos $ xxx

Amortización del software

Amortización acumulada $ xxx

Software

V/Reconocimiento de la amortización

Mensual del software

2. Contabilización De Un Software Arrendado

d.1. Contabilización del Arrendamiento en los Estados Financieros delArrendatario.

Al inicio del arrendamiento financiero, éste debe reconocerse, en el balancede situación general del arrendatario, registrando un activo y un pasivo delmismo importe, igual al valor razonable del bien alquilado, o usará, será latasa de interés implícita en el arrendamiento, si se puede determinar, de locontrario será la tasa de interés incremental, de los préstamos delarrendatario.

Ejemplo: Por medio de un contrato de arrendamiento financiero se adquiere unlote de computadoras y un software contable, para el procesamiento y generaciónde información contable de la empresa, arrendataria "X", el contratoestima cuotas de $ 250.00 a una tasa del 12 % por un año.

VA = CUOTA ì(1 i )ⁿ - 1ü

• i ( 1 i )ⁿ

^þ

Donde:

A: Valor actual ?

i: Tasa de interés 12 % Î0.95 % mensual

n: Período de pago 1 año

R: Renta ordinaria $ 250.00

Cálculo de la cuota

VA = 250.00 ì(1 0.0095 )¹² - 1üVA= $ 2,822.68

î i ( 1 0.0095 )^{12 þ}

Pda. No. x

Activos Adquiridos en Arrendamiento $ 2,822.68

Arrendamiento financiero $ 2,822.68

Equipo de computo

Software contable

Obligaciones por arrendamiento $ 2,822.68 Arrendamiento financiero

Empresa "Y" $ 2,822.68

V/ del registro del contrato de arrendamiento

Financiero celebrado con la empresa

Arrendadora "Y".

Es importante mencionar que el valor registrado en la cuenta"Obligaciones por arrendamiento" representa tanto la obligación alargo plazo en la proporción respectiva, este tipo de transacciones se debencontabilizar y presentar de acuerdo con su significado financiero esencial, y nosolamente en consideración a su forma legal.

Cuotas De Arrendamiento

Cada una de estas cuotas constituyen respectivamente las cargas financieras ointereses por la utilización del tipo de financiamiento que presenta elarrendamiento financiero, y la redacción de la deuda; esto implica que cada unade las cuotas del arrendamiento han de ser divididas en dos partes querepresentan respectivamente las cargas financieras y la redacción de la deuda.El registro contable es el siguiente:

Partida No. X

Obligaciones por arrendamiento $ 223.18

Arrendamiento financiero $ 223.18

Empresa "Y"

Efectivo $ 223.18

V/ del pago de una cuota de arrendamiento

Financiero en que se adquirió un lote de

Computadoras y un software contable.

Partida No. X

Crédito Fiscal IVA $ 3.49

Gastos Financieros $ 26.82

Intereses $ 26.82

Efectivo $ 30.31

V/ de los intereses por arrendamiento

Financiero, inmersos en la cuota de

Arrendamiento pagada.

Depreciacion

Para el arrendatario fiscalmente la depreciación no es aceptada como ungasto deducible que reduzca el impuesto sobre la renta a pagar; en cambio elgasto por el pago de cuotas a que da lugar el arrendamiento financiero si puedeser deducible.

La política de depreciación para activos arrendados debe ser coherente conla seguida para el resto de activos depreciables que se posean, y sino existerazonable certeza de que el arrendamiento obtendrá la propiedad del termino delplazo de arrendamiento, el activo debe depreciarse totalmente en el menor períodode vida útil o en el plazo del arrendamiento, según cual sea menor.

En caso de que exista razonable certeza de que se obtendrá al finalizar elplazo del arrendamiento, entonces se debe depreciar en y durante la vida útildel activo.

Partida No. X

Gastos de Administración $ 80.00

Gastos de Venta 120.00

Depreciación de activos en arrendamiento

Depreciación acumulada $ 160.00

Activos en arrendamiento $ 160.00

Amortización acumulada 40.00

Activos en arrendamiento $ 40.00

V/ del registro del cargo de depreciación

de las computadoras y el software

adquiridas en Arrendamiento financiero.

d.2. Contabilización del Arrendamiento en los Estados Financieros delArrendador.

Según la Norma Internacional de Contabilidad (NIC – 17)

Concepto de arrendador:

• Se llama así a la persona natural o jurídica, quien conoce el uso o goce de una cosa ejecutada la obra o presta el servicio.

Párrafo No. 28

Los arrendadores deben reconocer los Activos que mantienen en ArrendamientoFinanciero dentro del balance de situación general y presentarlos como unapartida por cobrar, por un importe igual al de la inversión neta en elarrendamiento.

Caso practico

Registros iniciales

Partida No. 1

Deudores por arrendamiento $ 1,000.00

Financiero

Empresa "X"

Activos por arrendamiento $ 1,000.00

Financiero

V/registro de activos en arrendamiento.

Partida No. 2

Efectivo $ 253.49

Deudores por arrendamiento $ 223.18

Empresa "X" $ 223.18

Débito Fiscal 3.49

Productos Financieros $ 26.82

Arrendamiento Financiero

V/registro de la primera cuota

amortización de capital e intereses.

2. Costos de modificación de los programas informáticos existentes.

En ocasiones, las empresas pueden necesitar incurrir en costos, de cuantíaconsiderable, para modificar los sistemas de aplicaciones informáticosexistentes, ejemplos claros de ello son: lo que se le llamó "Costo de losprogramas informáticos por el efecto 2000", y la adopción de una nuevaunidad de cuenta, como el euro.

La necesidad de realizar modificaciones importantes en los programas informáticospuede dar lugar a que se presenten incertidumbres. De acuerdo con el párrafo 8de la NIC 1 (revisada en 1997), se aconseja a las empresas informar, fuera delcuerpo principal de los Estados Financieros, acerca de los principalesincertidumbres a las que se enfrentan por esta causa (por ej. dando unadescripción de las actividades y gastos, tanto planeados para períodos futuroscomo ya realizados, relacionados con las modificaciones significativas de losprogramas informáticos).

Causas De Modificación

Cuando una empresa decide modificar los programas informáticos, se derivanpor razones diferentes, entre las cuales pueden estar:

• Debido a la obsolescencia
• Debido la ineficacia e ineficiencia con que desarrollan las operaciones
• Ampliación de estructura organizacional
• Debido a disposiciones legales
• Debido a nuevos requerimientos de la empresa.

Tratamiento Contable De Las Modificaciones De Los Programas Informáticos

El tratamiento contable que se pueda derivar de las modificaciones de losprogramas, o es decir, las erogaciones posteriores el costo inicial (esto sehace necesario para un mejor desempeño del programa informático). Estosdesembolsos pueden ser considerados de dos formas:

• Cuando se considera un gasto

Los desembolsos posteriores, en los que se incurra tras la adquisición de unactivo intangible o de su terminación por parte de la empresa, deben sertratados como cargos al Estado de Resultados del período en el que se incurraen ellos, salvo que:

1. Sea probable que tales desembolsos permitan a los programas informáticos producir beneficios económicos futuros, adicionales a los inicialmente previstos para el rendimiento normal del mismo, y
2. Dichos desembolsos puedan ser medidos y atribuidos al activo de forma fiable.

Los costos en los que se haya incurrido para recuperar o mantener losbeneficios económicos futuros, que la empresa pudiera esperar del niveloriginalmente evaluado de rendimiento de los sistemas de programas informáticos,deben ser reconocidos como gasto del período cuando, y sólo cuando, lostrabajos de recuperación o mantenimiento se hayan llevado a cabo (por ej. parapermitirlos funcionar como inicialmente se esperaba que lo hicieran, tras elcambio de milenio o la introducción del euro).

• Cuando se considera como costo

Al modificar un programa informático y poderlo considerar como un costo capitalizable, es necesario que cumpla con las dos características siguientes:

1. Sea probable que tales desembolsos permitan al activo generar beneficios económicos en el futuro, adicionales a los inicialmente previstos para el rendimiento normal del mismo, y además que
2. Tales desembolsos puedan ser medidos y atribuidos al activo de forma fiable.

Cuando se cumplen estas dos condiciones, el desembolso posterior a la compra debe ser añadido como mayor costo al valor en libros del activo intangible.

Revaluación

Otra forma de modificar el valor en libros de un activo intangible y sin tener que hacer salidas de efectivo es a través de la Revaluación; la NIC 38 en el párrafo 64 dice que el importe de la revaluación se fijará por referencia a un mercado activo. Aunque en la realidad es poco probable que exista un mercado activo para este tipo de activos como lo son los intangibles.

La revaluación no deberá ser selectiva, es decir, que si un activo ha sido revaluado todos los demás de su clase deberán ser revaluados, a menos que no exista un mercado activo para dichos elementos.

Es de recordar que una revaluación no precisamente implica un aumento en el valor del activo, ya que éste también puede disminuir.

1. Si se incrementa el valor en libros

El incremento debe ser llevado a una cuenta de superávit por revaluación dentro del patrimonio neto. No obstante el incremento debe ser reconocido como ingreso del período en la medida que se exprese la reversión de un decremento de valor del mismo activo, que anteriormente se reconoció como una pérdida.

2. Si se reduce el valor en libros

La disminución deberá ser reconocida como una pérdida del período. No obstante el decremento debe ser cargado directamente contra cualquier superávit de revaluación registrado previamente en relación con el mismo activo, siempre y cuando tal decremento no exceda al saldo de la cuenta de superávit por revaluación.

El Superávit por revaluación se considerará realizado cuando se produzca el retiro o se venda el activo, entonces éste podrá ser transferido a las ganancias retenidas, dicha transferencia no se realizará a través del Estado de Resultados.

Cuando un activo intangible ha sido revaluado, la amortización acumulada podrá tratarse de 2 formas:

1. Ajustándola proporcionalmente en función del cambio experimentado por el valor en libros bruto antes de amortizaciones del activo, de forma que el valor en libros final para el activo intangible, tras la revaluación, sea igual al importe revaluado que se quiere conseguir.
2. Eliminándola por compensación con el valor en libros bruto del activo, de forma que sea el saldo neto resultante el que se revalúa hasta el importe correspondiente.

Existen 2 alternativas que se pueden utilizar para contabilizar una valuación de un intangible después de su reconocimiento inicial:

• Tratamiento por punto de referencia

Tras el reconocimiento inicial, los elementos del activo intangible deben ser contabilizados por su costo menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, que les hayan podido afectar.

• Tratamiento alternativo

Tras el reconocimiento inicial, los elementos de los activos intangibles deben ser contabilizados por sus valores revaluados, es decir, deben ser llevados contablemente por su valor razonable en la fecha de la revaluación, menos la amortización acumulada y cualquier pérdida por deterioro del valor del activo con posterioridad a la revelación.

Presentación En El Estado De Situación Financiera

Los activos intangibles aparecen en el Estado de Situación Financiera como el último grupo de los activos y su presentación es de la siguiente forma:

LA PIRAMIDE S.A. de C.V.

Estado de Situación Financiera

Al 31 de Diciembre de 200x

Activos Intangibles $ xxxx

Programas Informáticos $ xxx

Patentes x

Derechos de Autor xx

Crédito Mercantil xxx

Total Activo $ xxxxxx

Caso Practico

La empresa La Pirámide S.A. de C.V. adquiere un programa para el área financiera, compuesta por los siguientes módulos:

1. Contabilidad Financiera
2. Control de Bancos
3. Cuentas por Pagar
4. Activos

Dicho programa está desarrollado con las herramientas gráficas de Oracle, Developer 2000 1.3.5. y opera con la base de datos Oracle Server Workgroup 2000.

El costo del programa es de $5,500.00 y el precio de la licencia Oracle es de $ 280.00 por usuario. Para la implementación del programa la empresa dispone de dos usuarios. (Los precios no incluyen IVA).

Caso I

Cuando el costo se capitaliza

1. Cuando la modificación realizada al Programa de Informática se contabiliza en la misma cuenta del registro inicial.

Datos para el cálculo de la Amortización

$6,060.00 /5 = $ 1,212.00

EL 1 – 05 – 2002 la empresa adquiere los programas para el áreacomercial y para el área de recursos humanos, los cuáles junto al programafinanciero conforman el sistema integrado de la empresa.

El programa para el área comercial tiene un precio de $ 3,500.00 y estáfirmado por los siguientes módulos:

1. Inventarios
2. Facturación y ventas
3. Cuentas por Cobrar

El programa para el área de Recursos Humanos se compone del módulo para laelaboración de planillas a un precio de $750.00, además se requiere unalicencia par aun nuevo usuario por un valor de $280.00

DATOS

Costo inicial $ 6,060.00

Menos

Amortización Acumulada 1,616.00

Valor en libros $ 4,444.00

Más

Modificación 4,530.00

Nuevo Costo del Sistema de inf. $ 8,974.00

Calculo De Amortización

$ 8,974.00/5 = $ 1,794.00/12 meses = $ 149.57 x 8 = $ 1,196.56

NOTA: Con la modificación anterior se estima que la vida útil del programase incremente en 2 años más.

Al hacer la contabilización de esta forma se requiere que se haga unarevelación suficiente en los Estados Financieros para reflejar el costo históricodel activo y del porque ha sido modificado el valor en libros.

1. Cuando la modificación realizada al Programa de Información se contabiliza en una cuenta diferente a la del registro inicial.

Ejemplo No. 2 ( tomando en consideración el párrafo 7 de la SIC – 6)

• El día 01 de Mayo de 2003 la empresa La Pirámide S.A. De C.V., firma un contrato con COMPUSOFT para la elaboración de un programa para el área de comercialización y otro para el área de Recursos Humanos, los cuáles incluyen los siguientes módulos:

1. Inventarios
2. Facturación y Ventas
3. Cuentas por Cobrar
4. Elaboración de Planillas

El precio por ambos programas es de $3,755.00 más IVA dentro del contrato seacordó lo siguiente:

• Tiempo de instalación: 2 meses
• Final del primer mes: Primer avance
• Final del segundo mes: Instalación completa
• Forma de pago: A la hora de firmar el contrato un anticipo del 20%, el resto se pagará a la finalización del trabajo.