Monografias | Sistema de contabilidad general

La palabra comprobante significa autorización, y de esto se deriva el término"SISTEMAS DE COMPROBANTES" el cual es un procedimiento rígido yespecial para autorizar y controlar todos los desembolsos de caja.

El sistema de comprobantes propiamente dicho se compone de variosprocedimientos:

El primero de los cuales es el de la preparación de un comprobante. Sinembargo por varias razones que más adelante serán aclaradas, nuestro estudiocomenzará con ciertos procedimientos que pueden ocurrir antes de iniciarse elsistema de comprobantes en sí.

Muchos desembolsos de caja resultan de la compra directa de las cosas porparte de la compañía; como son: mercancías, materiales, muebles y equipos deoficina, seguros, etc. Y el hecho es que la mayoría de las empresas que ponenmucho cuidado en instalar y operar un sistema de comprobantes, también empleancierto procedimiento cuando van a comprar algo. Aunque estos procedimientospreliminares no son necesariamente esenciales para la ejecución de un sistemade comprobantes, que generalmente si se usan. Y para que se comprendan hastadonde pueda desearse, nuestro estudio lo iniciaremos primero con talesprocedimientos. Para los desembolsos de este tipo no se aplicarían losprocedimientos preliminares que vamos a explicar, ya que lleva a cabo la comprade algo.

1.2.1.-PEDIDOS DE COMPRA

Cuando cualquier departamento de una compañía desea que se compre algunacosa, sea esta mercancía o algún servicio de cualquier clase, prepara unaforma llamada pedido de compra.

1.2.2.ORDEN DE COMPRA

Tiene por finalidad servir como documento fuente en el área deabastecimiento, para formalizar el convenio de compra entre proveedor y laDirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o launidad administrativa que haga sus veces, en cumplimiento de la Buena-Próotorgada por el Comité de Adquisiciones.

El formulario está diseñado de acuerdo a las directivas del INANTIC yconsta de las siguientes especificaciones:

Encabezamiento

Nombre del Ministerio o Entidad, considerando además la dirección y teléfonode la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA)o la unidad administrativa que haga sus veces.

Nombre del Formulario : ORDEN DE COMPRA – GUIA DE INTERNAMIENTO

Número : El asignado al documento en forma sucesiva por la Dirección deAbastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidadadministrativa que haga sus veces.

Día, mes y año: Para indicar la fecha en que se formula el documento.

Señor (es): Indicar el nombre o razón social del proveedor cuya solicitudde cotización obtuvo la Buena-Pró.

Dirección : Escribir la Dirección del Proveedor.

Le agradeceremos enviar a nuestro almacén en : .....................

Se escribirá el lugar donde está situado el almacén de la Dirección deAbastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidadadministrativa que haga sus veces.

Referencia:

Se hará mención de los documentos que precedieron a la formulación de laOrden de Compra (Solicitud de Cotización Nº ..................., Cuadrocomparativo de Cotizaciones – Nº ....)

Facturar a nombre de : Indicar el nombre de la dependencia que efectuará elpago.

Artículo

Código: Clasificación del artículo de conformidad con el Catálogo deBienes existentes en cada Entidad.

Cantidad: Número de artículos a comprar.

Unidad de Medida : Término usado para contar, medir o pesar los artículos acomprar.

Descripción : Nombre de los artículos por adquirir, de uso común o deconsumo.

Valor

• Unitario: Precio cotizado por unidad por cada artículo.
• Total : Resultado de multiplicar las cantidades por el valor unitario de los bienes por adquirir.

Ordenación de la Compra: Firmas de los servidores que ordenen o autoricen laadquisición (Director de Abastecimiento y Jefe de Adquisiciones o quienes hagansus veces).

Afectación Presupuestal : Conforme a la codificación de la ClasificaciónProgramática del Gasto Público (Código del Programa y del Sub-Programa).

Distribución Contable : Cuentas por pagar: El importe total de la adquisiciónen soles, a renglón seguido de este recuadro se consigna: Recibí Conforme:Firma autorizada del Jefe de Almacén al recepcionar los artículos adquiridos.

Día, Mes y Año: Fecha correspondiente a la recepción de los Artículosadquiridos.

Recuadro para uso exclusivo del Jefe de Almacén

Título . Catálogo de Bienes, se divide en dos columnas.

Primera Columna : Grupo Nº : Para escribir el número de la agrupación genéricaque le corresponde a cada artículo dentro del Catálogo de Bienes existente encada Ministerio o Entidad.

Segunda Columna : Valor: Para anotar el importe de cada uno de los grupos.

Total : Se escribe la suma de la columna Valor.

NUMERO DE COPIAS Y SU DISTRIBUCION

Original : Para remitir al proveedor.

Primera Copia : Para remitir al almacén ( Al recibir los artículos, secanjeará esta copia por el original para adjuntarla como documento fuente parael Parte Diario y remitirla a la Dirección de Presupuesto y Contabilidad.

Segunda Copia : Para remitir al Almacén (Archivo)

Tercera Copia : Para el Archivo de la unidad administrativa encargada de lasadquisiciones.

1.3.1 PREPARACIÓN DEL COMPROBANTE

Los comprobantes de venta y de guías de remisión deberán ser impresos únicamentepor

establecimientos gráficos autorizados, salvo en los casos de importación decomprobantes de

Las copias de los comprobantes de venta, deberán llenarse mediante el empleode papel

carbón, carbonado o auto copiado químico. Los comprobantes de venta y guíasde re-

misión no deberán presentar borrones, enmiendas o tachaduras.

Los comprobantes de venta y guías de remisión que registren los defectos dellenado, se

anularán y archivarán el original y las copias.

1.3.1.1 COMPROBANTE DE VENTAS EMITIDOS POR MÁQUINAS REGISTRADORAS

Las máquinas registradoras que emiten los cuetes, deberán serexclusivamente del tipo de

grama cerrado" entendiéndose como tal que no permite realizarmodificaciones o raciones en los comprobantes de venta emitidos, ni en laimpresión de las cintas de registro de los mismos. Deberán poseer, además,una cinta testigo o de auditoria, que registre toda la información sobre lasoperaciones realizadas. El programa deberá garantizar la inalternabilidad delos datos de control.

Los tiquetes se emitirán en original, además de la cinta testigo o deauditoria. Estas últimas

no pueden ser generales mediante el sistema de impresión térmica. Se podráemitir copias adicionales utilizando papel carbonado o autocopiado químico.

Los usuarios de máquinas registradoras deberán declarar ante el SR¡, enforma y plazos que

éste establezca, la marca, el número de serie y ubicación porestablecimiento de cada una de

las máquinas que utilicen, y los cambios que produzcan.

El SRi, mediante resolución de carácter obligatorio, determinará, cuandolo estime conveniente, la obligación de que determinados grupos decontribuyentes utilicen máquinas registradoras, para lo cual señalará lostipos de máquinas y marcas que cumplan con los requisitos

técnicos previstos en este artículo y el proceso para su incorporación.

Envío de información al Servicio de Rentas Internas (SRi).- Los registros yarchivo de comprobantes de venta y guías de remisión deberán ser entregadosal SRi, en la forma y plazos que éste establezca para el efecto.

1.3.2. ASIENTO DE CONTABILIDAD

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real,por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros.Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos,disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento deajuste.
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a suvalor real.

Clases De Ajustes

Ajustes ordinarios
Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodocontable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:

• Caja
• Bancos
• Provisiones y deudas de difícil cobro
• Inventario de mercancías
• Depreciación acumulada
• Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
• Ingresos recibidos por anticipado
• Ingresos por cobrar
• Costos y gastos por pagar
• Provisiones para obligaciones laborales

1. Ajustes ala cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar laexistencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe compararsu valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se puedenpresentar los siguientes casos:
El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: Eneste caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se deberealizar un ajuste.
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, esnecesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja ydebitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltanteasí:

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados enlibros.

Ejemplo: El cajero pagó servicios de cafetería por $4.000 y no los registró,hay un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

Ejemplo 2: El cajero consignó P.000 y no los registró. Sepresenta un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de mas
El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y salede Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte endeuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores
Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000

Asiento de Ajuste:

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldode libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizarun ajuste por este valor.
Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesarioaumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según larazón del sobrante, así:

Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.
Ejemplo: El cliente HUGO CASTILLO abona $17.000, valor no registrado por elcajero, ocasionando un sobrante en Caja.

Asiento de Ajuste:

2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliaciónbancaria: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, osea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo delextracto bancario.
Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para susclientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial ytotal el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros decheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.
Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesariorealizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puedeser:

• Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.
• Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes así:
Por nota debito: el banco nos envía notas debito por conceptos de: chequesdevueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, interesespor prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de lacuenta de Bancos , por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta quecorresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débitopor cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.
Ejemplo: En el extracto del CONAVI aparece nota debito por $12.500correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.

Asiento de ajuste:

Por notas crédito: El banco envía notas crédito porconcepto de prestamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes,rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si laempresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustesque aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuentaque corresponda, según el caso.
Ejemplo: En el extracto de CONAVI aparece nota crédito por valor de $35.000,correspondiente a la consignación del cliente DIEGO PEREZ, no contabilizada porla empresa.

Asiento de ajuste:

3. Ajuste por provisión cartera o estimado para deudas de difícilcobro: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan losclientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en elbalance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se puedenrecaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio,incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar comoincobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la secciónde Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuentade Mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar elajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas ydebitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:
Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta unfaltante de $245.000 ocasionado por deshidratación de los artículos .

Asiento de Ajuste:

Perdida de Mercancías Por Irresponsabilidad del Almacenista:En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.
Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de $500.000, ocasionadopor descuido del almacenista.

Asiento del Ajuste.

5. Ajuste por Depreciación de propiedades , Planta y Equipo(Activos Fijos)
La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activosfijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse que elactivo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valorresidual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendráel activo al final de su vida útil.
Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta yequipo contribuirán a la generación de ingresos. Para su determinación esnecesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributarioo una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones defabrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso yel tiempo.
De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentajede desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son lossiguientes:

Ejemplo 1: el primero de marzo de 2002 se compra un edificiopor 120.000.000 de los cuales 24.000.000 corresponden al valor del terreno. Ladepreciación acumulada el 31 d de diciembre del mismo año será
Valor que se registra en Edificios $120.000.000-24.000.000=96.000.000
96.000.000* 10 meses

Depreciación del edificio en 10 meses: ----------------------------------- =4.000.000
20*12 meses

Ejemplo 3: el 16 de abril de 2002 se compra un vehículo por $60.000.000 secalcula la depreciación anual, mensual y al 30 de abril del mismo año, así
$60.000.000
Depreciación anual =--------------------- = $12.000.000
5 años
$60.000.000
Depreciación mensual = ------------------------= 1.000.000
5 años * 12 meses
60.000.000*15 días
Depreciación al 30 de abril------------------------= 500.000
5 años *360dias

 6. Ajuste por amortización Activos Diferido
Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha compradopara consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la formaanticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado.Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, segurosy otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costosy gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación,montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio deproyectos.
Ejemplo: del 16 de junio de 2002 CONAVI concede un préstamo a la empresa ydescuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El ajuste deamortización a 30 de junio será:
Interés del trimestre $300.000, interés mensual $100.000

Tiempo de amortización:
Lapso entre el 16 y el 30 de junio : 15 días
Valor de la amortización en 15 días : $50.000

Asiento de ajuste

7. Ajuste por amortización de pasivos diferidos
Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Asícomo un empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinerocobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.
Ejemplo: el 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamientopor los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 31 dediciembre de 2002
Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondientes a tres meses dearrendamiento de una oficina.
Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste

Asiento de Ajuste

8. Ajuste por ingresos por cobrar
Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar unajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierteen un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominadaIngresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el señor Oswaldo noruega no hacancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de unafotocopiadora.

Asiento de Ajuste:

9. Ajuste por Costos y Gastos por Pagar
Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado , deberealizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causadose concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita lacuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago aEEPP y registra los siguientes servicios: energía por $287.200, acueducto por$125.000 y teléfono por $489.300

Asiento de ajuste

Contabilizar ajustes

 1.3.3.-ARCHIVOS DE VENCIMIENTOS

Después de asentar el comprobante en el registro de comprobantes se colocaen lo que se llama archivo de vencimientos. Este es un archivo decomportamientos, ordenado por las fichas del almanaque, y cada comprobante sedebe archivar de acuerdo con las fechas del almanaque, y también tomando encuenta la fecha de vencimiento del pago. Todas las mañanas un oficinista va ael archivo y saca todos los comprobantes cuyo pago se vence ese día. Despuésde lo cual se someten al proceso acostumbrado para el pago.

1.3.4.- TERMINACIÓN DEL COMPROBANTE

Al sacar el comprobante del archivo otra persona revisará una vez más, conel fin de tener la completa seguridad de que el comprobante este en las mismascondiciones de inicio. Al hallar una irregularidad se procederá a desatender eldesembolso, o por lo menos a posponer el pago..

1.3.5.- PAGO DEL COMPROBANTE

En la transferencia de bienes muebles en el momento que se realiza el acto ose suscribe el contrato que tenga por objeto transferir el dominio de losmismos. En caso de que la transferencia sea concertada por medios electrónicos,teléfono, telefax, u otros medios similares, dentro del país en el que el pagose efectúe mediante tarjeta de crédito o de débito o abono en cuenta conanterioridad de la entrega del bien, el comprobante de venta deberá emitirse enla fecha en que se perciba el ingreso entregarse conjuntamente con el bien.

Cuando el giro del negocio sea la transferencia de bienes inmuebles, en lafecha en

que se perciba el ingreso o en la fecha en que se celebra el contrato, lo queocurre primero.

En la prestación de servicios, el arrendamiento y arrendamiento mercantil,en el momento en el que se realiza el acto o se suscribe el contrato que tengapor objeto la prestación de servicios o el arrendamiento. En el caso de laprestación de servicios personales y profesionales, que deban prestarse por períodosmayores a un mes y que según los términos contractuales deben pagarse porcuotas periódicas o según avance de trabajos, el impuesto al valor agregado sefacturará y cobrará por cada cuota.

1.3.6.- ASIENTO PARA EL DESEMBOLSO

Una vez girado el cheque, el comprobante va al encargado de hacer el asientopara registrar el desembolso. Este asiento se realiza en segundo libro nuevo deentrada original, llamado Registro de Cheques. Es un libro muy sencillo, el cualtiene solamente tres columnas para cantidades de dinero; una columna débitopara cuentas a pagar; y dos columnas crédito para descuentos de compras; y otrapara caja.

1.3.7.- REGRESO AL REGISTRO DE COMPROBANTES

Los comprobantes deberán contener un número de serie y un númerosecuencial, el número de autorización de impresión y la denominación delcomprobante, según corresponda, y con estos datos se archivará.

1.3.8.-TRANSACCIÓN EN LIQUIDACIONES DE COMPRAS DE BIENES

En el caso de liquidaciones de compras de bienes o prestaciones de servicios,deberá incluirse la siguiente información sobre la transacción:

1. Datos de identificación del vendedor, esto es, sus apellidos y nombres, número de cédula de identidad, domicilio y lugar donde se realizó la operación, consignando la ciudad y provincia a las cuales pertenece y otros datos referenciales.
2. Descripción del servicio prestado o del bien vendido, indicando la cantidad y unidad medida.
3. Precios unitarios.
4. Valor de venta de los productos comprados o de los servicios prestados.
5. Monto discriminado del impuesto al valor agregado y otros cargos que graven la operación.
6. Importe total de la compra o la prestación del servicio, expresado en números y letras.
7. Lugar y fecha de emisión.

Cada liquidación de compra o prestación de servicios debe ser cerrada ototalizada individualmente.

1.3.9.- TRANSACCIÓN EN NOTAS DE CRÉDITO Y DE DEBITO

En las notas de crédito y de débito debe incluirse la siguiente informaciónsobre la transacción:

1. Apellidos y nombres, o denominación o razón social del usuario o adquiriente.
2. Número del registro único de contribuyentes del adquiriente o usuario, excepto en las operaciones de exportación.
3. Apellidos y nombres o denominación o razón social según el registro único de Contribuyentes, adicionando el nombre comercial, si lo hubiese.
4. Precios unitarios de los bienes vendidos o de los servicios prestados
5. Precios de los bienes vendidos o importe del servicio prestado, sin incluir los impuestos que gravan a la operación ni otros cargos adicionales.
6. Importe discriminado de los impuestos que gravan la operación y otros cargos adicionales indicando el impuesto y otros cargos.
7. Importe total de la venta, transferencia de bienes o de servicios prestados, expresando en letras y en números.
8. Serie y número de la factura o del documento que sirve de baso para la emisión de la nota correspondiente.
9. Lugar y fecha de emisión del documento.

Cada nota debe ser cerrada individualmente y también debe ser totalizada.

2.1.- REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES- CONCEPTO

La materia prima directa del proceso contable son las transacciones. Ellas sesometen a un proceso riguroso de planificación contable que permita llegar a unresultado final, los estados financieros periódicos, que son utilizados por aadministración y otras personas interesadas en la empresa.

2.2..- DOCUMENTOS DE SOPOTE EN LOS NEGOCIOS

La documentación mercantil proporciona evidencia de las transaccionesrealizadas y constituye la base de los asientos contables. Por ejemplo: en unamecánica, una vez realizada los trabajos se elaboran las facturas de venta,utilizando los formularios preimpresos autorizados por el SRI. Durante el díase han efectuado las siguientes transacciones: la compra de aceites y grasas, laempresa emitió un cheque por estos materiales y se recibió la factura decompra; pagó el servicio telefónico, canceló el valor con un cheque, la telefónicaentregó la factura cancelada. Al final del día el contador recibe losdocumentos de soporte y realiza el siguiente análisis:

1. Que las facturas reúnan todas las condiciones legales fijadas por la Ley de Régimen Tributario Interno y el SRI.
2. Que exista una correcta descripción de los bienes y servicios que se adquieren
3. Que el valor pagado sea igual al valor facturado.

Luego, se procede al registro Contable

2.3.- LAS CUENTAS CONTABLES

Es función del contador reconocer en cada una de las transaccionesrealizadas las cuentas contables que han intervenido, separando las cuentas deorden deudor y las cuentas de orden acreedor, los valores del débito debennecesariamente ser iguales a los valores del crédito, para mantener elprincipio de la ecuación contable.

1.ACTIVO

2.PASIVO

3.PATRIMONIO

4.INGRESOS

5.GASTOS

2.4.-EL CICLO CONTABLE

Es el período comprendido entre un Balance Inicial y un Balance GeneralFinal.

La contabilidad es un sistema cuyo objetivo principal es registrar lasactividades financieras en forma ordenada y sistemática, para resumir y obtenerlos resultados financieros de la actividad comercial de una empresa. Incluye lassiguientes etapas:

1. Ejecución del acto de comercio, la transacción
2. Análisis de los documentos de soporte, dentro del marco legal, dispone el registro y nel archivo correspondiente.
3. Descompone la transacción en partida doble.
4. Jornaliza la transacción en uno de los registros de entrada original.
5. Mayoriza las cuentas, que consiste en el traslado de las cuentas del diario general, al mayor general.
6. Formula el balance de comprobación
7. Desarrolla la hoja de trabajo.
8. Formula los estados financieros.
9. El contador presenta los estados financieros, conjuntamente con un análisis financiero y sus recomendaciones financieras.

2.5.- EL DIARIO GENERAL

2.5.1.- CONCEPTO

El diario general es uno de los registros de entrada original. Es la puertade entrada al sistema contable y sirve para registrar las transaccionesdesdoblados en partida doble, es decir separando las cuentas y valores del débitoy las cuentas y valores del crédito; el total del débito necesariamente seráigual al total del crédito, para mantener el principio de la partida doble.

De esta manera, nos aseguramos que en todos los resultados contables existirála igualdad entré el débito y el crédito.

2.5.2.- PARTES DEL DIARIO GENERAL

Encabezamiento, compuesto del nombre del documento "DiarioGeneral", y en la misma altura, hacia la derecha, el número de la página.

La fecha, compuesta de dos columnas, sirve para registrar el año, mes y el día.

Descripción.-Se registran los nombres de las cuentas y el resumen de latransacción.

Referencia.- Sirve para registrar el número o código de la cuenta del mayorgeneral.

Débito.-Registra el valor de la parte del débito de cada una de lastransacciones.

Crédito.- Registra el valor de la parte del crédito de cada una de lastransacciones.

2.5.3.- EJEMPLO DE UN RAYADO DE UN DIARIO GENERAL

2.6.-JORNALIZACIÓN

Jornalizar es el hecho de asentar la transacción en un registro de entradaoriginal, como el diario general. A este acto se le denomina jornalización.

2.6.1.-PASOS FUNDAMENTALES

1. Se registra el número del asiento contable, que se inicia con el Balance General inicial y secuencialmente, se continua con todos los asientos contables.
2. El año se escribe en la parte superior de la primera línea destinada para la fecha.
3. El mes se anota en el siguiente renglón después del año, en cada página del diario, no es necesario repetir el nombre del mes en el registro de cada una de las transacciones.
4. El día que corresponde a cada transacción se anota en al columna de la fecha destinada para este objetivo.
5. Se registra el nombre de la cuenta que corresponde al débito de la transacción en el siguiente renglón, y desplazado hacia la derecha.
6. El valor de las cuentas de orden deudor se registra en al columna del débito del diario general; y el valor de las cuentas de orden acreedor, se registra en la columna del crédito del diario general. Es necesario chequear en cada transacción que el valor del débito sea igual al valor del crédito.
7. A continuación del registro, se escribe un resumen de la transacción realizada.

2.7.-ASIENTO CONTABLE

2.7.1-CONCEPTO

Asiento contable es la fórmula que interpreta la causa y el efecto de unatransacción comercial. Su función es desdoblar a la transacción, en cuenta ocuentas deudoras y, cuenta o cuentas acreedoras, manteniendo el principio de laecuación contable.

2.7.2.- CLASES DE ASIENTOS CONTABLES

Se clasifican en tres grupos:

1)Simples

2)Compuestos

3)Mixtos

2.7.3.-ASIENTOS SIMPLES

Son aquellos que se conforman de una cuenta deudora y una cuenta acreedora.Por ejemplo el cobre de un documento vencido, valor $ 125,00

2.7.4.-ASIENTOS COMPUESTOS

Son las que se conforman de dos o más cuentas en el débito y dos o máscuentas en el crédito. Ejemplo: Compra una televisión en $ 1.250,00, se paga $650,00 de contado y por la diferencia se entrega una letra de cambio a 60 díasde plazo.

2.4.5.-ASIENTOS MIXTOS

Se componen de una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, a su vez,de dos o más cuentas deudoras y una cuenta acreedora.

Ejemplo1: Compra de una computadora en $ 1.250,00, se paga de contado.

Ejemplo2: Cobro de una comisión por un valor de $ 1.750,00

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones yse anexan los comprobantes de dichas operaciones.
las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consisteen términos generales en emplear un documento individual para registrar cadaoperación teniendo como característica que permite una mayor división deltrabajo:

1. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.
2. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.
3. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.
4. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.
5. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

1. Mayor división del trabajo.
2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.
3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.
2. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

En el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza pararegistrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella unaoperación de caja que se puede registrar una de diario.
Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en elanverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son eltamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unasmedidas especiales distintas a las mencionadas.
Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en estashojas de papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, esdecir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo,el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos y,finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.
Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ellatodos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquenlas cantidades de cargo o de credito a las cuentas correspondientes.
Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantesde la misma, se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas delas personas que intervinieron en la elaboración de ella, en su revisión y lade quien autorizo la operación.
Esta fase del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer constar lasfirmas de las personas que intervinieron, constituye la comprobación deoperaciones a que hizo referencia al principio.
3.5.-RAYADO DE LA POLIZA

En este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable,el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables,según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter internoque se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresadonde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza únicalos datos que debe contener son los siguientes:

1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.
2. El nombre de la póliza.
3. El numero de la misma.
4. Columna para la fecha de operación.
5. Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento.
6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos.
7. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:
   0. La persona que la hizo,
   1. La persona que la reviso, y
   2. La que autorizo.

Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personasque intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarseen un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayadotabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y elespacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.
La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que correspondeal registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro delrayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada pólizaregistrada.
Con respecto al numero de la póliza, es conveniente hacer notar que este seasigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo.
De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hechoindicara que no se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que laoperación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada en los libros. Alfinal del periodo de concentración deberan obtenerse la sumas de cada una delas columnas de valores del rayado, así como también analizar el espacio devarias cuentas para formular con esos totales un asiento de concentración en eldiario general, de los comúnmente expresados como de:

Cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error alregistrar una operación, deberán, en principio, observarse las reglasgenerales para llevarse a cabo la cooperación por medio de un asiento decontrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas lasoperaciones se anotan primero en estas y que después las mismas se asientan enel registro, los errores presentan ciertas formas especiales que requierenseguir determinados procedimientos para su corrección.

Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:

1. Errores que se cometen en las pólizas, y
2. Errores que se cometen en el registro.

3.7.1.-ERRORES EN LA POLIZA

Los errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dosaspectos:
Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antesde que sea registrada.
Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase alregistro de póliza.
En el primer caso, puesto que la póliza no se ha registrado, bastara concancelar o destruir la póliza equivocada, e inmediatamente después, formularla correcta, que será la que se anote en el registro.
En el segundo caso, (cuando la póliza este equivocada y error se advierte despuésde haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se haráformulando una nueva póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda,y anotándola después en registro de póliza con lo cual quedara corregido elerror que se hubiere cometido.
3.7.2.-Errores en el registro.

Cuando se ha formulado la póliza correctamente pero al registrarse, secometió el error ya sea en los cargos o abonos alas cuentas o el importe de losmismos, la corrección deberá hacerse solamente en el registro anotando continta roja en la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentadoincorrectamente y , con tinta oscura, las cantidades en las columnas de lascuentas correctas.
Estas anotaciones deberán ir precedidas de una leyenda escrita en el espacio deredacción, expresada en los siguientes términos: " cambio de columna, pólizanumero......", O bien " corrección a la póliza numero... "

3.8.-VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SISTEMA
Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de pólizas puedensintetizares así:

3.8.1.-VENTAJAS

Por las características del sistema se logra una mayor división en laejecución del trabajo de contabilidad, debido a que, anotándose los asientosen hojas sueltas es posible producir simultáneamente varios asientos, situaciónque no se logra con la misma facilidad cuando se tienen establecidos diariosempastados, en los cuales las anotaciones se hacen en forma manuscrita.
Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además deanexar a la póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las firmasde las personas que intervinieron en la preparación, revisión y autorizaciónde las pólizas.
El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que,evidentemente, resultan mas manejables las hojas sueltas (pólizas), que loslibros diarios.
Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cualpermite su fácil y rápida localización, debido a que las pólizas se archivanpor el mes a que corresponden y, dentro de esa clasificación, por ordenprogresivo de su localización.
Inconvenientes: como el registro de pólizas se lleva en la forma tabular, esrelativamente fácil que se cometan errores consistentes en hacer cargos oabonos a cuentas que no correspondan, o bien, que se cargue una cuenta en lugarde abonarla.
La operación del sistema puede significar, para negocios de poca importancia,un costo relativamente elevado, ya que se requiere la impresión de formasespeciales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado paramanejar correctamente el registro de operaciones, tanto en las mismas como en ellibro de registro en donde se anotan.

3.8.2.-SISTEMA DE POLIZAS DE DIARIO Y CAJA:

Este sistema tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiadopara el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dosgrupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario.
La diferencia entre uno y otro sistema radica en que, mientras en el sistema dediario y caja cada tipo de operación se anota directamente en un diarioespecial, en este sistema de pólizas, se registra en pólizas especiales, delas que vamos a ocuparnos ahora.
La clasificación de operaciones en los dos grupos señalados da lugar a que laspólizas sean de las siguientes dos clases:

3.8.2.1.-POLIZAS DE CAJA

Las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de caja,es decir, aq2uellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya seacomo entrada o como salida de dinero.

3.8.2.2.- POLIZAS DE DIARIO
Las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operacionesque, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino queafecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.

3.8.2.3.- FORMAS DE POLIZAS
A continuación se mencionan los datos fundamentales que deberán llevar cadauna de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datosque estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivosya expuestos al tratar el sistema de póliza única.

Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener seránlos siguientes:
1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que setrate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el numero que se le asigne.
2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:

3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuandomenos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron,a saber:

• Quien la preparó
• Quien la revisó
• Quien la autorizó

También es una practica bastante generalizada la de imprimir las pólizas enpapel de color diferente, con el objeto de que, simple vista, se puedadistinguir la naturaleza de cada una de ellas, no obstante que, como ya se habíaindicado - cada clase de pólizas deberá llevar el nombre de la misma, paramayor seguridad.

En atención a la existencia de dos clases de pólizas, se hace necesario, asu vez, establecer registros, destinados, uno, al de las pólizas de caja, alque se llama registro de pólizas de caja, y el otro, a las de diario, que llevael nombre de registro de pólizas de diario. Ambos registros contienen un rayadoidéntico, es decir, a base de múltiples columnas, con su respectivo espacio devarias cuentas. Se sigue el procedimiento de que, una vez requisitada la póliza( ya sea de caja o de diario) con las firmas de las personas que intervinieron ycon los comprobantes de la operación anexos a la misma, ésta se anote en elregistro que le corresponda, según su naturaleza, asignándosele, en esemomento, el numero correspondiente.
Respecto al numero que debe tener cada póliza sigue la costumbre de no asignaruna numeración corrida a las pólizas de diario y de caja, sino que teniendo encuenta la naturaleza distinta de una y de otras así como la existencia deregistros destinados a cada tipo de póliza, el numero será corrido dentro dela clase de póliza de que se trate, con el objeto de facilitar su identificacióny rápida localización.
Tanto el registro de pólizas de caja como el de pólizas de diario, producenperiódicamente un asiento de concentración al diario general en los siguientestérminos:
registro de polizas de caja
Por los ingresos o entradas de caja:
caja y bancos a varios
Por los egresos o salidas de caja y bancos:
Varios a caja y bancos registro de polizas de diario:
Varios a varios

Ambos registros de pólizas deberán contener, formando parte de su rayado,una pequeña columna destinada al número de la póliza. De hecho, el registrode pólizas de caja equivale al diario de caja llevado bajo la forma tabular, yel registro de pólizas de diario hace las veces de un diario de operacionesdiversas, también bajo la forma tabular, cuando este diario funge como auxiliarde un diario general llevado en su forma continental.

3.9.1.- FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

Conforme se van celebrando las operaciones, estas se clasifican en los dosgrupos base de este sistema, registrando en pólizas de caja las entradasingreso y salidas egreso de efectivo; y en pólizas de diario, las operacionesque no den lugar a movimientos de fondos. Tanto las pólizas de caja con las dediario deberán llevar anexos los documentos que comprueban la operación enellas registradas, así como las firmas de quienes formularon, revisaron yautorizaron la póliza.
Después se anotarán en sus respectivos registros, y será en ese momentocuando se les asigne el número que les corresponda, siguiendo al efecto unorden progresivo.
Registrada la póliza, se guardará en el archivo, juntando todas las quecorrespondan a un determinado mes y ordenándolas por número progresivo. Cuandola contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares, esrecomendable, cada vez que se haga una póliza que afecte cuentas colectivas ode control, sacar copias de ella al carbón, para distribuirlas entre losdistintos empleados que llevan los auxiliares y facilitarles, en esa forma, elregistro oportuno de las operaciones.

3.9.2.-REGISTRO DE OPERACIONES
En este sistema, surge el mismo problema que ya se había señalado en elsistema de diario y caja para las operaciones mixtas, es decir, aquellas en lascuales intervienen parte de movimiento de efectivo y otra parte de valores queno son efectivo. En este caso, deberá observarse la regla de que la operaciónquede registrada, por su totalidad, en una póliza de diario mediante el uso deuna cuenta puente y anotar en póliza de caja solamente la parte de la operaciónque se haya cobrado o pagado en efectivo.

3.9.2.1.-ERRORES Y CONTRAPARTIDAS
Todo lo mencionado en el sistema de póliza única relativo a este punto, esaplicable al sistema que estamos estudiando, con algunas diferencias que, másque fondo, son de procedimiento, ya que, en este caso, existen dos clase de pólizasy, por consiguiente, los errores se pueden producir en las pólizas de diario oen las pólizas de caja; y, del mismo modo, estos errores se pueden advertirantes de que la póliza sea registrada o después De que esta se haya anotado enel registro que le corresponda para que los procedimientos de correcciónresulten mas accesibles, se tratarán por separado los errores que se cometan encada una de las pólizas que se emplean en este sistema:
Póliza de diario: si el error existe en la póliza y se advierte antes de serregistrada, propiamente no se hace corrección, sino que se destruye o cancelala póliza equivocada y se procede a formular otra póliza de diario con elasiento correcto.
Si hay error en la póliza y se advierte después de haberse registrado, seformula una segunda póliza de diario en que aparezca el asiento decontrapartida correspondiente y, como explicación la referencia a la pólizaequivocada. Se registra esta segunda póliza y, automáticamente, quedacorregido el error.
Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser registrada se comete elerror, ya sea cargando o abonando por una cantidad distinta a la correcta, lacorrección se ejecuta solamente en el registro, en la forma que ya se hatratado para estos casos en el sistema de póliza única.

Póliza de caja: los errores en esta póliza pueden presentar variosaspectos, que se sintetizan en los siguientes puntos:
1.- Que las cuentas de cargo y de crédito que se mencionan en la póliza seancorrectas, pero los cargos o abonos se hayan anotado por una cantidad menor omayor que la debida.
2.- Que la póliza se haya formulado con algún cargo o crédito a una cuentaincorrecta.
3.- Que la póliza éste bien formulad; pero, al ser registrada, se hayacometido error.
Ventajas e inconvenientes: igual que en los casos anteriores, señalaremosalgunas de las ventajas e inconvenientes de este sistema.
Ventajas: la división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a lapreparación de las pólizas, debido a la clasificación que se hace de lasoperaciones en los dos grupos en que se basa este sistema.
El departamento de caja es el indicado para formular las pólizas que amparanlas entradas y salidas en efectivo, de acuerdo con los comprobantes que le hayaservido de base para efectuar los cobros o pagos diarios. Lo anterior permitellevar en el departamento de caja un archivo completo de todos sus comprobantes,lo que facilitará cualquier investigación que tuviere que hacer.
La existencia de pólizas especiales para registrar el movimiento de fondospermite un control más efectivo, de parte de los administradores o gerentes,sobre loas causas que dieron origen al mismo.
Inconvenientes: por existir dos diferentes tipos de pólizas, puede cometerse elerror de usar equivocadamente una en un lugar de otra. Esta clase de error sepuede evitar con la impresión de las pólizas en papeles de colores distintos.
Se requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno sedestina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a laspólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento decontabilidad.
Existe también la posibilidad de que, al registrarse las póliza, se cometanerrores, debido a los rayados tabulares que para esos libros se usan. Esteinconveniente como ya se ha mencionado varias veces es común a todos lossistemas de pólizas y a cualquier otro en que se empleen libros o registros debase de rayados de múltiples columnas.

No se trata de un nuevo sistema de pólizas, sino más bien de una modalidaddel que acabamos de estudiar con el nombre de sistema de pólizas de diario y decaja.

3.10.1.-CARACTERISTICA

La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja sesubdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; yla otra, a las salidas.
Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas,en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario.
Las pólizas que se emplean son las siguientes:

1. Póliza de diario.
2. Póliza de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.
3. Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso.

• Registro de pólizas de diario.
• Registro de pólizas de entrada de caja. Ingresos.
• Registro de pólizas de salida de caja. Egresos.

Debido a la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistemaque estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizascon tres registros.

Las pólizas de diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado queen el sistema de pólizas de diario y de caja. Por ello, solamente vamos amencionar algunas de las modalidades que adoptan las pólizas de caja,subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida.

3.11.1.-POLIZAS DE ENTRADA DE CAJA O DE INGRESOS

Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, seacual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuentade cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta ysolamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por larecepción de dinero.

La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:
El encabezado,
El cuerpo de la póliza, y
El pie (la parte inferior).
En el anverso, el encabezado deberá contener:

• El nombre del negocio o empresa,
• El nombre de la póliza(póliza de entrada de caja), y
• Un espacio para notar el numero que se asigne a la póliza.

El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas;un espacio de redacción para notar solamente la cuenta cuentas que debanacreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y dos columnasde valores: la primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales.
Por ultimo, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tresespacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron yautorizaron.
En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para elanverso y, además, un espacio para notar la fecha.
Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán,las cuentas que con mas frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, asícomo una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de lascuentas que se hubieren afectado.

3.11.2.-POLIZAS DE SALIDA DE CAJA O DE EGRESOS
El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la pólizade entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para elregistro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anotael nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos loscasos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.

3.11.3.-REGISTRO DE POLIZAS

Cada clase de póliza se anotara en su respectivo registro. Por suapariencia, los registros de las pólizas de entrada y salida de caja, soniguales, salvo que, en el de póliza de entrada, la primera columna de valoresesta destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le sigan seránde naturaleza acreedora y corresponderán a las cuentas que usualmente seafecten por las entradas de efectivo.
En cambio, en el registro de pólizas de salida de caja, su primera columna devalores esta destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientesserán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente seafecten por la salida de fondos.
La numeración de las pólizas se asigna cuando la póliza se registra,manteniendo una numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de pólizade las que en este sistema se usan.
No obstante que la practica mas generalizada es la de establecer un registroespecial para cada clase de póliza, no hay nada que impida usar dos registros,o uno solamente, para anotar las tres clases de pólizas. También pueden quedarregistradas las tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en estecaso, un rayado con tres columnas, para notar los números, respectivamente, delas pólizas de diario, pólizas de entrada y pólizas de salida de caja.

3.11.4.-REGISTRO DE OPERACIONES

Puesto que este sistema tiene como base la división de las operaciones endos grupos (operaciones de caja y operaciones de diario), la forma que se empleapara su registro es la misma que se estableció en el sistema de pólizas dediario y caja.
Sin embargo, como las pólizas de caja, se encuentran subdivididas en pólizasde entrada y pólizas de salida, en las primeras se registraran únicamente lasentradas en efectivo, anotándose en la póliza solamente la cuenta de crédito,puesto que la cuenta de cargo será siempre la de caja y bancos.
Por lo que se refiere a las pólizas de salida, se anotaran en ellas lasoperaciones que impliquen salida de fondos, mencionándose en la póliza lacuenta de cargo, ya que la de crédito será, la de caja y bancos.

3.11.5.-VENTAJAS E INCONVENIENTES

Ventajas: la división de las pólizas de caja en las dos clases ya fijadasfacilita el registro de operaciones en las empresas donde, por realizarse unmovimiento importante de fondos, se hace necesario ocupar cajeros recibidores ycajeros pagadores. En este caso la división del trabajo se llevaría a cabo enforma más amplia, ya que los cajeros recibidores prepararían las pólizas deentrada, y los pagadores las pólizas de salida.
Se puede ejercer un control más eficaz sobre ingresos y egresos en efectivo,debido a que estas operaciones quedan asentadas en pólizas especiales,distintas unas de otras.
Para el registro de las pólizas, también se puede decir que la división deltrabajo se ejecuta en forma más amplia, ya que para
cada tipo de póliza, normalmente, se destina un registro, lo cual no deja deser una ventaja respecto de los sistemas anteriores.

Los bonos de fundador
Los bonos de fundador son titulo nominativos sin valor nominal que no formaparte del capital social y quedando a sus poseedores en forma gratuita unautilidad no mayor del 10% por los primeros 10 años.
Los bonos de fundador se dan en virtud de que los fundadores de una sociedadmercantil no pueden decirse aso favor ningún benefició que menoscabe elcapital de la sociedad mercantil ni el acto o momento de la constitución nipara el futuro de la sociedad mercantil ya que de hacerse se consideraría nuloen una empresa de la que no se tenia seguridad de exitonpor la cual se lepermite gosar de un vono de fundador que le confiere a su tenedor el derecho departicipar en las actividades anuales de la empresa como se dijo antes por un10% de porcentaje maximo aun periodo mayor a 10 años contados apartie de lafecha de constitucion de la sociedad mercantil teniendo como limitante que solopodra cobrar el dividendo despues que se haya cubierto el dividendo alosaccionistas.
En virtud de los vonos de fondador carecen de valor nominal su control debe dehacerse en cuenta de orden asignándosele el valor de un peso.

Son las operaciones necesarias para concluir los negocios pendientes a cargode la sociedad, para cobrar lo que ala misma se le adeuda para pagar lo que elladeba, para vender todo el pasivo y transformarlo en dinero para dividir entrelos socios el patrimonio que hasi resulte.

3.12.1.-CAUSAS DE LA DISOLUCION:

Por expiracion del termono fijado en el contrato social.
Por emposobilidad de reguir realizando el objetivo principal de la sociedad opor quedar este consumado.
Por acuerdo de los socios.
Por que la cantidad de socios llege a ser inferior al numero
Que la ley establese.
Por la perdida de las 2 terseras partes del capital.
Él articulo 2726 del codigo civil establese que una ves disuelta la sociedad, sépodgra inmediatamente en la liquidacion en un plaso de 6 meses salvo pacto encontrario poniendo en la razon o denominacion la palabra en liquidacion.
Ejemplo : la compañía x s. A. En asamblea general extraordinaria deaccionistas acuerda disolver por haber llegado al termino de la vida social,motivo por el cual fueron nombrados liquidadores y los miembros del consejo deadministracion, forma el siguiente balance:

3.12.2.-CATALOGO DE CUENTAS

Es la relación del rubro de las cuentas de activo, pasivo y capital, costosy resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificaciónestructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa para el registro desus operaciones.

3.12.3.-PRINCIPIOS

0. La clasificación debe estar bien fundada.
1. En la clasificación se procederá de lo general a lo particular.
2. El orden del rubro de las cuentas debe ser el mismo que tienen los estados financieros.
3. Los rubros o títulos de las cuentas deben sugerir las bases de las clasificaciones.
4. Debe preverse una futura expansión.

• Registra y clasifica las operaciones similares en cuentas especificas.
• Facilitar la preparación de los estados financieros.
• Facilita la actividad del contador.
• Sirve de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa.
• Promover la eficiencia de las operaciones.

3.12.5.-TIPOS DE CATALOGOS

• Numéricos: Estos pueden ser de diferentes tipos; arábigos, romanos, combinados o duodecimales.
• Alfabéticos: Puede ser progresivos y nemotécnicos
• Mixtos: Numéricos y alfabéticos.

3.12.6.-CUENTAS DE ORDEN

Son aquellas que sirven para el registro de operaciones que no afectan elActivo, el Pasivo o el Capital, pero de las que es necesario llevar un registro,con fines de recordatorio, de control, o bien, para anotar situacionescontingentes que pueden, o no presentarse en el futuro.
A esta clase de cuentas se les designa también con otros nombres que convienemencionar, para evitar confusiones:

• Cuentas de saldos compensados.
• Cuentas de registro.
• Cuentas de memorándum.
• Cuentas de secretaría.

3.12.6.1.-APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN
Por su naturaleza solo tienen aplicación en los casos específicos que acontinuación se indican:

• Para registrar valores ajenos.
• Para registrar valores contingentes.
• Para el registro de operaciones, con fines de control o de simple recordatorio.

3.12.7.-MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

Una de las características de las cuentas de orden es que, invariablemente,hay que establecerlas en grupos de dos; es decir, siempre habrá una cuenta deorden deudora y otra acreedora, a la cual podríamos llamar la contracuenta.Establecidas las cuentas de este principio, el movimiento de ellas puedepresentas dos aspectos:

• Que su movimiento sea directo.
• Que su movimiento sea cruzado.

3.12.7.1 MOVIMIENTO DIRECTO

Esta se da cuando al efectuarse un cargo a una de ellas, el crédito,necesariamente deberá corresponder a la otra cuenta o viceversa.

3.12.7.2.-MOVIMIENTO CRUZADO
Consiste en alternar un cargo a la cuenta de orden, con crédito a una cuenta deBalance o de resultados; o bien un crédito a una cuenta de orden con cargo auna cuenta de Balance o de resultados.
El más usado es el de forma cruzada. Estas cuentas se caracterizan porquearrojan siempre saldos numéricamente iguales, aunque de naturaleza contraria.

Nombre.
En este caso, deberán observarse las reglas aplicables a cualquier cuenta, yasea de Activo, de Pasivo o de Resultados en el sentido de que el nombre con elcual se las designe, deberá tener las siguientes características:

• Que sea concreto. Debe desecharse la costumbre de usar en el nombre palabras innecesarias, por el contrario deben emplearse solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operación que se trate de registrar en esas cuentas.
• Que sea preciso. Está íntimamente ligado con el primero y tiende a obtener la mayor claridad, a fin de que cualquier persona que lo lea pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se ca a asignar a la cuenta.

3.12.8.-CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN

Las cuentas de orden se pueden clasificar desde el punto de vista de lanaturaleza de las operaciones que registran, asimilándolas a los valores deActivo, Pasivo o Capital, de lo cual resultan los siguientes grupos:

• Cuentas de Orden de Activo.
• Cuentas de Orden de Pasivo.
• Cuentas de Orden de Resultados Deudoras.
• Cuentas de Orden de Resultados Acreedoras.

También se clasifican tomando como base la finalidad para la cual fueroncreadas. En este caso su clasificación es la siguiente:

• Cuentas de Orden para Valores Ajenos.
• Cuentas de Orden para Valores Contingentes.
• Cuentas de Orden para Valores de Registro.

3.12.9..-PRESENTACION EN EL BALANCE

Atendiendo a la naturaleza de las cuentas de orden, la costumbre es que susaldo se anote al pie del Balance, es decir, después de las sumas del Activo.del Pasivo y del Capital.
Cuando el número de estas cuentas es reducido, se anotan debajo del Activoaquellas que tengan saldo deudor, indicando el nombre de las mismas y el saldocorrespondiente y debajo del Pasivo y Capital, las cuentas de orden denaturaleza acreedor, mencionando también su nombre y el saldo respectivo. Sinembargo, la práctica más generalizada y cuyo uso se ha extendido no solamenteen negocios comerciales, sino en otros de naturaleza distinta, como lo son losbancarios es la de agrupar las cuentas de orden bajo los tres rubros que sonValores Ajenos, Valores Contingentes y Cuentas de registro.

Ejemplo de aplicación de las cuentas de orden para valores ajenos.
Uno de los casos que con más frecuencia se presentan en el comercio, es el delas mercancías remitidas para su venta a un comisionista. Las característicasde esta operación por lo que se refiere al comisionista se pueden sintetizar enlos puntos que a continuación se indican:

0. El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, designado como consignador, remitente o comitente.
1. El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente establecidas, tanto por lo que respecta al precio de las mercancías, como por lo que se refiere a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito.
2. El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, procurándose al efecto todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación.
3. Por su inversión en la venta de las mercancías, tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida, denominada comisión, la cual usualmente se calcula a razón de un porcentaje sobre le monto de las ventas realizadas.
4. Periódicamente o en las fechas previamente señaladas deberá remitir a su comitente el producto de las ventas así como los informes necesarios respecto a la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargos de los clientes por las ventas a crédito.

   Por los puntos anteriores, fácilmente se comprenderá que las mercancías y demás valores que el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión son valores propiedad del comitente, por tanto, deberá emplear para su registro cuentas de orden que le permitan conocer y vigilar los siguientes aspectos:

   0. El costo de las mercancías recibidas y las que aún tenga en existencia, propiedad del comitente.
   1. La cantidad de numerario recaudado por las ventas efectuadas al contado y los cobros obtenidos de los clientes por las ventas a crédito.
   2. El monto de la ventas a crédito así como los saldos que aún aparezcan a cargo de los clientes, después de haber descontado los cobros que se hubieren recibido a cuenta.

Para cubrir estos tres objetivos que abarcan toda la actividad delcomisionistas en lo que se refiere al movimiento de las mercancías recibidas encomisión para su venta, los grupos de cuentas de orden que deberán emplearse,pueden expresarse con los siguientes nombres:
a) Mercancías en Comisión.
b) Comitentes Cuenta de mercancías.
La primera cuenta será de naturaleza deudora y se cargará del precio de costode las mercancías recibidas del comitente.
La segunda cuenta será de naturaleza acreedora y se acreditará del mismoconcepto enunciado para la primera cuenta.En cualquier momento, ambas cuentasdeberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contaría, representando ésteel valor de las mercancías (consideradas en su precio de costo) en poder delcomisionista, pero cuya propiedad es del comitente.
a) Caja de Comitentes.
b) Comitentes Cuenta de Caja.
Las dos cuentas anteriores tienen por objeto registrar el efectivo recibido porel comisionista, como producto de las ventas y de los cobros efectuados asícomo también anotar en ellas las salidas de efectivo, por el importe de losgastos efectuados por cuenta del comitente y el de las comisiones a favor delcomisionista. Sus saldos deben ser numéricamente iguales, pero de naturalezacontraría.
a) Clientes del comitente
b) Comitente cuenta de clientes
Finalmente, las cuentas mencionadas tendrán por objeto registrar los saldos acargo de los clientes, por las ventas efectuad