Monografias | Explorando el Microsoft Excel 2000

Microsoft Excel 2000, le permite crear y editar libros. Un libro contiene una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es un área de trabajo en forma de matriz (parecido a una hoja de papel cuadriculado), formada por un número determinado de filas y columnas. Una hoja de cálculo consta de 65536 filas y 256 columnas cuyos rótulos situados en el margen superior de la hoja van desde la letra A hasta la IV.

 

1. Haga clic en el botón Inicio.

    

2. Ir a la opción Programas.
3. Haga clic en Microsoft Excel

Ventana de Microsoft Excel

Salir de Excel

 

1. Haga clic en el menú Archivo.

    

2. Haga clic en Salir.

O También:

Clic en el botón Cerrar de la ventana de Excel.

Desplazamiento en una hoja de cálculo

Si desea desplazarse a una zona diferente de la hoja, utilice las barras de desplazamiento vertical y horizontal, situadas en los extremos derecho e inferior de la ventana del libro de trabajo.

También podemos utilizar el teclado para desplazarnos dentro de una hoja de cálculo:

Hacia arriba, abajo, izquierda, derecha Flechas direccionales

Una ventana hacia arriba o hacia abajo Page Up o Page Down

Al inicio de la fila Home (Inicio)

Al inicio de la hoja Crtl + Home

A la última celda que contiene datos Ctrl + End (Fin)

Manejo de las Hojas en un Libro de Trabajo

a) Insertar Hojas de Cálculo

1. Sitúe el puntero del mouse sobre la etiqueta activa y haga clic derecho.
2. Luego, haga clic en la opción Insertar.
3. Finalmente, haga clic en Aceptar.

b) Eliminar Hojas de Cálculo

1. Sitúe el puntero del mouse sobre la etiqueta activa y haga clic derecho.
2. Luego, haga clic en la opción Eliminar. Excel mostrará un mensaje preguntándole si desea eliminar la hoja
3. Finalmente, haga clic en Aceptar.

c) Cambiar Nombre a las Hojas de Cálculo

1. Sitúe el puntero del mouse sobre la etiqueta activa y haga clic derecho.
2. Luego, haga clic en la opción Cambiar nombre. (Un fondo negro resalta el nombre de la hoja)
3. Digite el nuevo nombre, luego presione Enter.

d) Mover Hojas de Cálculo

1. Sitúe el puntero del mouse sobre la etiqueta activa y arrastre el mouse hacia una nueva posición.
2. Un pequeño triángulo negro indica la posición en la que se insertará la hoja.
3. Suelte el botón del mouse y la hoja se moverá a la nueva posición.

SELECCIÓN DE CELDAS

Selección de un rango de celdas Selección de rangos no adyacentes

 Para ver el gráfico faltante haga click en el menú superior "Bajar Trabajo"

a) Introducir datos tipo numérico

b) Introducir datos tipo texto

c) Introducir datos tipo fecha y hora

d) Introducir fechas y horas en fórmulas

Para editar un dato de una celda deberá:

 

• Hacer doble clic en la celda y editar el dato.

   

O también:

 

• Pulse la tecla F2 sobre la celda y podrá editar el dato.

   

Copiar a celdas adyacentes con el comando Rellenar

 (Para ver el gráfico faltante haga click en el menú superior "Bajar Trabajo")

En su hoja de trabajo ingrese datos de manera similar a como se muestra en esta figura.

Seleccione el rango de celdas a rellenar, haga clic en el menú Edición,

luego en Relllenar/ Hacia la Derecha.

Como resultado final, los datos se repiten igual para las celdas que han sido selccionadas

El mismo resultado se peude obtener arratrando el controlador de relleno. Este siempre se encuentra en la parte inferior derecha de una celda o de una selección de celdas. Por ejemplo:

 Sitúe el puntero del mouse sobre el controlador de relleno

(el puntero adopta la forma de una cruz) y arrastre el controlador hacia la derecha, hasta la última celda que desea seleccionar, luego suelte el botón del mouse.

Puede rellenar un rango adyacente a un rango de datos haciendo doble clic en el control de relleno.

 Ubique el puntero del mouse sobre el controlador de relleno y haga doble clic

 Luego de hacer doble clic, la selección se extiende desde la celda activahasta la celda final del rango y se llena con datos.

Utitlice el control de relleno para completar un rango de celdas de manera automática. Si la celda contiene un número, una fecha o una hora que Excel puede extender en serie, los valores se incrementarán en lugar de copiarse.

En la celda A3, introduzca "Lunes", luego arrastre el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha. Observe que al arrastrar el controlador, Excel va mostrando: Martes, Miércoles, ....

Cuando suelte el botón del mouse se dará cuenta que rápidamente hemos introducido los días del Lunes al Domingo.

Veamos otro ejemplo:

En las celdas A2 y A3, introduzca los números 1 y 2 respectivamente. Seleccione ambas celdas y arrastre el controlador de relleno hacia abajo.

Tipos de series que puede rellenar Excel:

Seleccione un rango de celdas del mismo tamaño que las nuevas celdas que desea insertar. Haga clic en el menú Insertar, luego clic en Celdas. Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar celdas.

Del cuadro de diálogo, seleccione la dirección en la cual desea desplazar las celdas. En este caso haga clic en: Desplazar las celdas hacia abajo. Finalmente haga clic en elm botón Aceptar.

El resultado será como se aprecia en la figura:

Seleccione el número de filas que desea insertar y haga clic en el menú Insertar, luego clic en Filas.

Excel inserta dos filas por encima de las filas seleccionadas

 Seleccione el número de columnas que desea insertar y haga clic en el menú Insertar, luego clic en Columnas.

Excel inserta dos nuevas columnas a la izquierda de las columnas selccionadas.

1. Seleccione el número de columnas o filas que desea eliminar
2. Haga clic en el menú Edición, Luego clic en Eliminar.

1. Seleccione las celdas cuyos datos desea borrar
2. Haga clic en el menú Edición, luego lleve el puntero hacia la opción Borrar y seleccione: (Todo, Contenido, Formatos o Comentario)

Formatos numéricos

1. Seleccione las celdas cuyo formato desee cambiar.
2. Haga clic en el menú Formato, luego clic en Celdas.
3. Haga clic en la pestaña Números.
4. Seleccione una categoría.
5. Luego clic en el botón Aceptar

Observe que el cuadro de lista Categoría contiene 12 categorías, las cuales son:

Categoría Número, contiene una serie de opciones que visualizan números en formatos enteros, con decimales y con puntos.

Categoría Moneda, contiene formatos similares a los de la categoría Número, solo que éstos se utilizan para controlar el signo monetario mostrado con el número.

Categoría Contabilidad, presenta formatos de gran utilidad para los profesionales de la contabilidad.

Categoría Porcentaje, presenta opciones de formato que visualizan números como porcentajes. Ejemplo un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,2534 como 25%; con dos cifras decimales 25,34%.

Categoría Fracción, ofrece formatos que muestran los números como fracciones.

Categoría Científica, visualiza los números en notación exponencial. Por ejemplo: el número 98765432198 lo visualiza como 9,88E+10.

Categoría Texto, aplica el formato de texto a las celdas seleccionadas. Si las celdas contienen números estos serán tratados como texto.

Categoría Especial, permite formar códigos postales, números telefónicos y números de seguro social.

Categoría Personalizada, permite crear nuevos formatos personalizados. Estos formatos se guardan automáticamente al final de la lista de formatos de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas cada vez que abra el libro de trabajo.

Uso de la Barra de Herramientas para formatear números

Aplica el Estilo moneda a las celdas eleccionadas. jemplo, el número 1800 se mostrará como S/. 1800.

Aplica el separador de miles a las celdas seleccionadas. Ejemplo, el número 34500, se mostrará 34.500.

Presenta los números como un porcentaje incluyendo el signo de porcentaje (%) en el formato de número. Ejemplo, el número 0,09 se mostrará como 9%; y 1,5 se mostrará como 150%.

Aumentar decimales
Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal. Ejemplo, 1500,00 se mostrará como 1500,000.

Disminuir decimales
Disminuye el número de dígitos que aparecen tras la coma decimal. Ejemplo, el número 1500,00 se mostrará como 1500,0.

Alineación de los datos
Seleccione la pestaña Alineación de la ventana Formato de celdas

Arrastre el cuadradito rojo en sentido horario o antihorario para girar el contenido de las celdas.

 Active la casilla para combinar celdas

Dar formato a las fuentes
Seleccione la pestaña Fuente de la ventana de Formato de celdas

Uso de la Barra de Herramienta Formato

Seleccione la pestaña Bordes de la ventana Formato de celdas.

Seleccione la pestaña Tramas de la ventana Formato de celdas.

Aplicar color a las celdas con la Barra de Herramientas

Formato

Este tipo de formato permite destacar aquellos datos que cumplen una determinada condición. Por ejemplo a las notas que estén aprobadas que aparezca en negrita, y para aquellas notas desaprobadas que aparezca en cursiva.

1. Seleccione el rango al cual desea aplicar

Formato Condicional. Luego haga clic en el menú Formato, después clic en Formato Condicional.

 9. Por último, presione el botón Aceptar.

 Al hacer clic en el botón Aceptar, verá que las notas aprobadas están en formato Negrita, y que las desaprobadas en Cursiva.

Excel, proporciona una serie de formatos predefinidos con los cuales puede mejorar rápidamente la apariencia de la hoja de cálculo.

Para hacer un ajuste preciso a varias filas, siga los siguientes pasos:

1. Seleccione las filas cuyas altura desea ajustar.

    

2. Haga clic en el menú Formato, sitúe el puntero de mouse sobre la opción Fila, y elija una opción:

Alto, muestra el cuadro Alto de fila. Ingrese un número y haga clic en Aceptar para

modificar la altura de las filas seleccionadas.

Autoajustar, ajusta la altura de la fila con el valor mínimo necesario para que se muestre la altura de la celda más alta de la selección.

Ocultar, oculta las filas seleccionadas, es decir, establece una altura de 0 puntos para las filas.

Mostrar, muestra las fila de la selección actual que antes se habían ocultado.

Para hacer un ajuste preciso a varias al ancho de las columnas, deberá seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione las columnas cuyo ancho desea ajustar.

    

2. Haga clic en el menú Formato, sitúe el puntero sobre la opción Columna, y elija una opción:

Ocultar, oculta las columnas seleccionadas.

Mostrar, muestra las columnas que antes se habían ocultado.

Ancho estándar, cambia el ancho estándar de las columnas de una hoja de cálculo.

Con las fórmulas podemos realizar cálculos simples y complejos en una hoja de cálculo, obteniendo un resultado a partir de otros.

• Toda fórmula debe empezar con el signo igual (=)

   

• Una fórmula puede incluir operadores, valore, referencias de celda, nombres de rangos y funciones.

Veamos dos ejemplos de fórmula:

Se utiliza para introducir o modificar los valores o las fórmulas de las celdas o los gráficos. Muestra el valor constante o la fórmula almacenada en la celda activa. Para activar o desactivar la barra de fórmulas, haga clic en el menú Ver, luego clic en Barra de Fórmulas.

Siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en la celda donde desea ingresar la fórmula.

    

2. Escriba el signo igual (=).

    

3. Escriba la fórmula.

    

4. Presione Enter.

Los operadores se utilizan para especificar el tipo de cálculo que se realizará. Existe en Excel cuatro tipos de operadores:

• Ejemplo, la fórmula =2^2*2, eleva el número 2 al cuadrado y lo multiplica por 2, cuyo resultado es 8.

 

• Ejemplo, la fórmula =A3<350, produce un valor lógico VERDADERO, si la celda A3 contiene un valor menor que 350, de lo contrario, producirá un valor lógico FALSO.  

NOTA: Excel, ejecuta los cálculos de acuerdo a un orden de precedencia, es decir:

 

• Primero, efectúa las operaciones encerradas en paréntesis.

   

• Segundo, efectúa las operaciones de exponenciación.

   

• Tercero, efectúa las multiplicaciones y divisiones; y

    

• Cuarto, efectúa las sumas y las restas.

Son fórmulas predefinidas, que ejecutan cálculos utilizando valores denominados argumentos, devolviendo un valor o resultado. Estas funciones se utilizan para simplificar el trabajo al momento de buscar resultados de cálculos muy complejos. Por ejemplo deseo sumar desde la celda A3 a la celda A10, la fórmula sería: =A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10, pero esto se puede simplificar con la función SUMA, entonces quedaría así: =SUMA(A3:A10) y listo.

A través de estas funciones, se pueden ejecutar cálculos matemáticos simples y complejos.

COS( )

Devuelve el coseno de un ángulo determinado

Sintaxis:

COS(número)

LOG( )

Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada.

Sintaxis:

LOG(número;base)

POTENCIA( )

Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia

Sintaxis:

POTENCIA(número;potencia)

 PRODUCTO( )

Devuelve el producto de los números que aparecen como argumentos.

Sintaxis:

PRODUCTO(número1;número2;...)

SENO( )

Devuelve el seno de un ángulo determinado

Sintaxis:

SENO(número)

RAIZ( )

Devuelve el seno de un ángulo determinado

Sintaxis:

RAIZ(número)

SUMA( )

Devuelve la suma de los números que aparecen como argumentos

Sintaxis:

SUMA(número1; número2;...)

 Para la suma también se puede utilizar el botón Autosuma, de la Barra de Herramientas Estándar, este botón introduce la función SUMA.

(Para ver el gráfico faltante haga click en el menú superior "Bajar Trabajo")

Trabajo enviado y realizado por:
Williams Junior Cano Granda
wjuniorc@yahoo.com
williams_cano@latinmail.com