Monografias | Tablas Pivot con exel

Adicionando y eliminando datos.
Cuando se está buscando una información, la primera tarea es determinar cuales datos son valiosos para visualizarlos.
Para dominar el análisis de datos en las tablas Pivot, usted debe entender como los campos se disponen en filas, columnas o páginas de campo. Un campo no es una fila, columna ni un campo de página, estas definiciones surgen durante la creación de las tablas Pivot con el asistente.

Adicionando nuevas filas, columnas o páginas.
Para mejorar el nivel de detalle disponible en una tabla Pivot, usted adiciona más campos a las filas, columnas o páginas. Adicionando campos de filas y columnas se expande la tabla Pivot y se amplía la vista. En cambio, añadiendo campos de página se puede observar mejor los detalles al restringir los registros al coincidir el valor de un campo con el valor mostrado en el campo de página.

Eliminando filas, columnas o páginas.
Cuando algún campo de la tabla no nos ofrece la información deseada o entorpece el análisis de los datos es conveniente borrarlo o eliminarlo. Para eliminar un campo fila, columna o página, se arrastra el botón de campo que deseamos borrar fuera de los límites de tabla Pivot hasta que aparezca una gran X en el campo seleccionado en ese momento, al soltar el botón el campo desaparece. Alternativamente se pude dar un clic derecho sobre el campo y seleccionar del menú contextual la opción eliminar.

Añadiendo datos para el análisis.
Cuando se quiere ver más de un tipo de datos para poder sacar determinadas conclusiones, se necesitan añadir campos de datos.
Para añadir un campo de datos a una tabla creada, se posiciona el cursor sobre la tabla Pivot y se oprime el botón derecho del Mouse; luego se selecciona la opción asistente del menú contextual y se muestra el cuadro de diálogo para la creación de la tabla como cuando se hizo por primera vez. En estos momentos se pueden añadir campos al cuadro datos y dando doble clic sobre el botón mostrado escoger el tipo de calculo resumen que se quiere ver.

Reorganizando la tabla Pivot.
Otra vía de descomponer los datos en una tabla Pivot es cambiando la orientación de la tabla hasta visualizar los datos de forma que le sea más útil y fácil el análisis. Esto se hace arrastrando los campos hacia otras posiciones dentro de la tabla. Cambiar la orientación permite examinar las secciones cruzadas seleccionadas de datos.

Invirtiendo la orientación.
Si al jefe de la oficina de transferencia de tecnología se le pidiera el profesor adecuado para un entrenamiento sobre una aplicación del paquete OFFICE, él trataría a partir de la información almacenada en una base o lista con los encabezados de columnas (campos): profesor, aplicación, horas trabajadas, etc.; concluir cual es el profesor mejor preparado en la aplicación requerida.
Si al confeccionar la tabla Pivot a partir de los datos él obtuvo una vista como se muestra a continuación:

Figura 33

En su forma actual ésta no permitiría ver rápidamente cual es el profesor adecuado ya que se está interesado principalmente en las horas que el profesor ha invertido en la enseñanza de cierta aplicación, sin embargo la representación mostrada a continuación sería más útil:

Figura 34
La única diferencia entre las dos tablas anteriores es que se ha permutado el campo fila por el campo columna. Pero ahora es más fácil apreciar las habilidades de cada profesor de acuerdo a las horas trabajadas por aplicación.
Para mover un campo de una posición de fila, columna o página hacia otra, solo hay que seleccionar el campo y arrastrarlo a la posición deseada, mostrada por un marcador de inserción.

Moviendo elementos individuales dentro de un campo.
Para cambiar la secuencia de los elementos en una tabla Pivot, se arrastra la etiqueta del elemento hacia la nueva posición dentro del mismo campo.

Moviendo los campos de datos.
Normalmente no se puede mover los campos de datos individuales hacia la posición de fila o columna. Sin embargo cuando la tabla Pivot contiene más de un campo de datos, se puede arrastrar el botón datos desde la posición fila hacia la columna o viceversa. Las siguientes figuras muestran tablas Pivot a partir de los mismos datos, sólo se diferencian en la orientación de los campos de datos.

Figura 35
Agrupando elementos.
Ocasionalmente, es necesario tamizar grandes cantidades de datos organizados, tales como resultados financieros para una gran empresa o datos demográficos a partir de un estudio nacional. Para analizar apropiadamente esta información, hay que determinar el mejor nivel de trabajo. Ya sea que se necesite gran cantidad de detalles o una vista general, las tabla Pivot de Excel proveen los medios para ver sólo los datos de interés.

Agrupando datos por sus nombres.
Considere una "sociedad" como la cadena de tiendas panamericanas, que distribuye productos en toda Cuba. Al más alto nivel obtiene resultados (información) por provincia. Cada provincia se subdivide territorialmente en municipios. Cada municipio contiene varios poblados y en estos la "sociedad" posee una o más tiendas. Tienda, poblado, municipio, provincia y tiendas panamericanas son niveles de agregación en orden de jerarquía de menor a mayor con la "sociedad" en el mayor nivel. Se puede definir estos grupos en la tabla Pivot para facilitar el análisis.
Para agrupar varios elementos dentro de un nivel de mayor categoría, se siguen los siguientes pasos:

1. Seleccionar los elementos que se quieren agrupar (dentro de un mismo campo). (La mejor manera de seleccionar los elementos es seleccionar uno y manteniendo presionada la tecla Ctrl, seleccionar los demás).
2. Seleccionar el botón de grupo en la barra de herramientas(o la opción agrupar en el menú contextual). Excel adiciona el nuevo campo de grupo a la tabla e inserta una etiqueta (grupo1 para el primer grupo, grupo2 para el segundo... y así sucesivamente).
3. Reemplazar las etiquetas predefinidas por el nombre que se quiere dar al grupo.

Las siguientes figuras ejemplifican las ventas para productos de niño y de hombre para el municipio Amancio de la provincia de Las Tunas, los cuales se agrupan posteriormente por estas categorías.

Figura 36
Ahora se puede especificar en nivel de detalle con que se quieran ver los datos.
Para ver menos detalles sólo hay que hacer doble clic en el nuevo elemento de grupo y los detalles se ocultan para ese elemento. Para obtener el efecto contrario se hace doble clic en el espacio de los campos agrupados, que se observa en blanco, y los elementos se muestran. Esto no sólo se puede hacer para elementos agrupados como se explicó anteriormente, sino también cuando hay más de un campo fila. Aquí pueden usarse los botones de la barra de herramientas de la tabla Pivot.

A continuación se muestra la tabla anterior con los datos resumidos al nivel de detalle del campo Categoría. Figura 37
Si los elementos que se quieren agrupar son numéricos o fechas se pueden agrupar por rangos, al seleccionar un elemento y luego agrupar, aparecen en cada caso los siguientes cuadros de diálogo:

Figura 38
Donde se pueden especificar los intervalos que generarían el nuevo nivel de agrupación.

Usando otras funciones para el análisis de datos.
En las tablas Pivot utilizadas en este material los datos han sido resumidos usando "la suma" de los valores correspondientes a un campo de la lista, clasificados según los campos filas, columnas o páginas. Otras veces se necesitan ver otros tipos de cálculos tales como promedios, conteos, máximos, mínimos, etc.

Cambiando la función resumen.
Sin que se especifique nada durante la creación de la tabla Pivot, Excel utiliza por defecto como cálculo resumen de datos numéricos, "la suma" total de los valores. (Si los campos de datos contienen textos, Excel utiliza conteos totales).
Se puede cambiar el cálculo conforme al análisis que se quiera hacer. Para cambiar el tipo de cálculo, en el asistente de las tabla Pivot, se siguen los siguientes pasos:

1. Seleccionar una celda en el área datos mediante un doble clic.
2. Seleccionar del menú del cuadro lista resumir por otra función resumen.
3. Seleccionar aceptar en el asistente.

A continuación se muestra una figura donde se escogió el campo contar E/P del área datos, se puede observar el cuadro de diálogo donde se escoge el cálculo resumen.

Figura 39

En una misma tabla Pivot se pueden introducir varios cálculos en el área datos y escoger el cálculo resumen adecuado para el análisis. Aún para un mismo campo se puede tener más de un tipo de cálculo resumen.

Usando cálculos rutinarios.
Algunas veces se desea calcular valores basados en otros cálculos de la tabla Pivot, más que un cálculo estándar. Excel provee varias funciones basadas en otros valores del área de datos de la tabla Pivot.
Para cambiar el tipo de cálculo a otro no mostrado en el cuadro de diálogo de la figura anterior se siguen los siguientes pasos, a partir del estado anterior:

1. Hacer clic en el botón opciones del cuadro de diálogo "campo de la tabla dinámica"
2. Escoger de la lista desplegable del cuadro mostrar datos como el tipo de cálculo deseado.
3. Escoger en el cuadro elemento base el valor de referencia para los cálculos.
4. Seleccionar aceptar.

A continuación se muestra los cuadros de diálogo con las opciones descritas seleccionadas:

Figura 40
Para ilustrar como funcionan los campos base y el elemento base se puede citar la necesidad de conocer el cambio en por ciento del aumento de las ventas de determinado producto anualmente o en otro intervalo de tiempo. Para ello es necesario calcular el por ciento de la diferencia entre las ventas del año al cual se desea conocer el aumento y como base el año anterior. Por tanto el elemento base sería anterior y el campo años sería el campo base. A continuación se muestra el aumento en por ciento de las ventas de bicicletas en la provincia Habana en el período de 1990-1999. 

Figura 41

Formateando la tabla Pivot.
Para hacer más atractiva la vista de la tabla Pivot y quizás más sugerente en la relación entre filas y columnas se pueden aplicar distintos formatos (colores de celdas, fuente, formato de números, etc.).
La tabla Pivot de Excel es una tabla compuesta por la unidad de rangos de celdas con determinadas características, por lo que no se debe pensar en dar formato a cada celda por separado, sino modificar las etiquetas de campo, y los elementos comunes a un campo o área ya sea por filas o por columnas. Esto se puede hacer utilizando en el menú formato la opción autoformato, o seleccionando la celda perteneciente a un campo y dándole formato de celda. Los nombres de las etiquetas y los elementos pueden ser cambiados sin afectar la fuente de datos, así como el formato de letras utilizando formato de celda. A continuación se muestra la tabla de la figura XX a la cual se le aplicó determinado formato.

Figura 42