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Monografias | Manual de Excel 7.0Manual de Excel 7.0Resumen: Generalidades. Trabajo con libros y hojas de cálculos. Formateo de Libros de Trabajo. Operar con un libro de trabajo. Creación, Edición e Impresión de Gráficos. Impresión de un Libro de Trabajo. 1.- Generalidades. 1.1.- Introducción Características de Excel Es un sistema para la creación de hojas de cálculo, cuyas
posibilidades de trabajo, cálculo y presentación son amplias. Permite la
creación de gráficos que se modificarán automáticamente al modificar los datos
en su hoja de cálculo. Permite también el trabajo con bases de datos. Excel trabaja con hojas de cálculo que están encuadernadas en
libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y
otros elementos, el cual contiene 16 hojas de trabajo implícitamente. Esta
cantidad puede ser disminuida o incrementada según sea necesario. La hoja de trabajo cuenta con un tamaño máximo de 256
columnas y 16 384 filas. Se pueden insertar y eliminar hojas de cálculo,
moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre simplemente pulsando el botón derecho
del ratón cuando esté colocado encima de una etiqueta de hoja de cálculo. De
esta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y
podremos llamarlas con el nombre que decidamos. 1.2.- Requisitos de Instalación La instalación de la versión 7.0 de Excel requiere: 1.3.- Instalación de Excel Emplee el programa de instalación (INSTALAR.EXE) para
instalar Excel como sigue: 1.4.- Pantalla de Excel Para poder aprovechar al máximo todas las posibilidades que
brinda Excel, debe conocer bien todos los elementos que componen la pantalla de
la hoja de cálculo (Vea la fig. 1).
Fig. 1.- Pantalla de Excel. Para seleccionar un comando, abra el menú donde éste se
encuentre y haga clic en la opción deseada. Para algunas opciones, aparecerá un
nuevo cuadro con botones y casillas de las que podrá elegir más posibilidades. A
este cuadro se le llama cuadro (o ventana) de diálogo. Teclas de Desplazamiento El comando Ir a resulta muy útil si quiere realizar
desplazamientos largos, lo cual se haría de la siguiente forma: Excel, para el caso de querer, o tener necesidad de, usar el
teclado tiene unos métodos abreviados que mediante combinaciones de teclas le
permiten ejecutar casi todos los comandos que se necesitan para el trabajo con
las hojas de trabajo. 1.5.- Introducción de datos en forma de texto, números y
funciones. La celda es la unidad básica de Excel. Cada celda es
identificada por una coordenada única, la cual está formada por la interseción
de la columna y la fila donde se encuentra dicha celda. Por ejemplo, A1
constituye la primera celda de la hoja de cálculo. Rango: Conjunto de celdas contiguas que forman un
rectángulo y con las que se puede trabajar como si fueran una unidad y puede ser
una fila o una columna completa o un conjunto de filas y columnas parcial. Se
identifica por la primera y última celda que lo componen, separadas por dos
puntos, A1:C6. El rango mínimo esta constituido por una sola celda y el máximo
por toda la hoja de cálculo. A un rango se le puede dar un nombre que lo
identifique seleccionandolo primero, dando clic en el cuadro de nombre se
escribe el nombre y al dar Enter queda nombrado pudiéndolo activar en cualquier
momento que se desee . Para crear una hoja, se introducen datos en la celda, las
cuales pueden ser de distintos tipos: texto, números, fórmulas, fechas y horas. Introducir texto Posiciónese en la celda (con las teclas de movimiento o
haciendo clic en ella) donde desea introducir el texto y escríbalo. Cuando
escribe este texto, además de aparecer en la celda, puede verlo en la barra de
fórmulas. En esta barra aparecen también: el cuadro de cancelación, el cuadro de
introducción y el asistente para funciones. Haga clic en el cuadro (o botón) de
Introducción o presione sencillamente <Enter> y el texto se introducirá en la
celda. Si se equivoca o se arrepiente de introducirlo, haga clic en el cuadro de
cancelación. (Ver fig 2) Cuando se introducen datos de tipo texto, éstos se alinean al
margen izquierdo de la celda (esto es lo implícito). Con este tipo de datos, no
se pueden realizar cálculos aritméticos. Introducir números Al igual que se hizo para introducir texto, posiciónese en la
celda donde quiere introducir el dato y escriba el número que desee. Teclee <Enter>
o haga clic en el cuadro de Introducción. Los datos numéricos se alinean al margen derecho de la celda
(ésta es la justificación implícita). Introducir fórmulas Una fórmula permite realizar operaciones con valores de la
hoja de cálculo, como suma, multiplicación, división. Puede incluir operadores
aritméticos, referencias a celdas, valores y funciones. Se puede construir una fórmula, escribiendo directamente en
la celda la combinación aritmética o función que desee, precediéndola por el
signo =, que identifica que se trata de una fórmula y no del contenido normal de
una celda. En el caso de las funciones, no es necesario poner el signo =. Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos: + Suma - Resta * Multiplicación / División Espacio Intersección % Porcentaje ^ Exponenciación & Operador de texto <, > Comparaciones Resulta cómodo y sencillo el uso de fórmulas, porque
facilitan enormemente el trabajo de cálculo. Podrá incluso descuidar si realiza
modificaciones, porque la fórmula se recalculará automáticamente con los nuevos
datos. En algunos casos, es más conveniente utilizar fórmulas
creadas con funciones. Una función es una fórmula incorporada en Excel, que toma una
serie de valores y los utiliza para realizar una operación, devolviendo el
resultado. Excel proporciona más de 300 funciones. Tiene a su disposición
funciones de búsqueda, de prueba, de tiempo, financieras, lógicas, matemáticas,
etc. Puede utilizar el Asistente para funciones para seleccionar
la función adecuada. Ahora veremos algunas de las funciones más utilizadas en
Excel: Función SUMA Es la más sencilla y la que se usa con más frecuencia en la
hoja de cálculo. Sintaxis: SUM (Rango) El rango puede escribirse o marcarse con el ratón. Función PROMEDIO Halla la media aritmética de una serie de valores. Sintaxis PROMEDIO (Rango) Función CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números. Sintaxis CONTAR(Rango) Función CONTARA Cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de dato
(texto, números, fechas, etc). Sintaxis CONTARA(Rango) Si quiere ver una lista completa con todas las funciones,
ponga en marcha el Asistente para funciones, elija el comando Función
del menú Insertar. En el recuadro Categorías (en el cuadro de
diálogo que aparece) haga clic en Todas y verá una lista alfabética completa con
todas las funciones disponibles. La forma más rápida de poner en marcha el Asistente para
funciones, es haciendo clic en el botón que se encuentra contiguo al botón
de la Barra de herramientas Standard, alternativamente, en el botón del
Asistente de funciones a la izquierda de la barra de fórmulas . 1.6.- Abrir, Cerrar y Guardar un libro de trabajo. Abrir un libro de trabajo Cuando quiera trabajar con un libro ya creado, elija la
opción Abrir del menú Archivo. Aparecerá un cuadro de diálogo como
el que se ve en la fig. 3, donde debe seleccionar el directorio donde
está el fichero que desea abrir, en caso de estar en disquete selecciona la
torre en el recuadro Buscar en: y en el recuadro Nombre de Archivo
escribe el nombre correspondiente al libro que quiere abrir. Finalmente presione
<Enter> para aceptar.
Fig. 2.- Cuadro de diálogo Abrir. Guardar un libro de trabajo Cuando termina de confeccionar su hoja de trabajo, es
conveniente guardarla para poder utilizarla cada vez que la necesite. De esta
forma, se grabarán todas las hojas que conforman el libro de trabajo. La primera vez que guarde el libro, debe darle un nombre.
Seleccione la opción Guardar como del menú Archivo. Aparecerá un cuadro de
diálogo como el que vemos en la fig. 4 *(falta)* y en él se seleccionará el
directorio donde va a grabar el archivo, la torre de disco, así como el nombre
que desea darle, cuya extensión será .XLS. Finalmente presione <Enter> para
aceptar. El resto de las veces que guarde el libro seleccione la
opción Guardar del menú Archivo y éste se guardará con el mismo nombre que le
dio la primera vez. è Otra forma de
guardar un libro de trabajo es seleccionando el botón Guardar de la Barra de
Herramientas Standard. Cerrar un libro de trabajo Cuando desee dejar de trabajar con el libro de trabajo y
cerrarlo para eliminarlo de la pantalla, elija la opción Cerrar del menú
Archivo. Si no ha guardado el archivo previamente, Excel le preguntará el nombre
con que lo quiere guardar. Automáticamente, Excel le da al nombre del documento
la extensión .XLS, por lo que no es necesario especificarla. Si ya lo guardó,
Excel le preguntará si quiere guardar los cambios realizados, en caso de haber
hecho alguna modificación, y el libro al cerrarlo desaparecerá de la pantalla. 2.- Trabajo con libros y hojas de cálculos. Primera parte. 2.1.- Cómo seleccionar celdas y rangos. 2.2.- Mover y copiar celdas y rangos a larga distancia Mover Celda Puede hacerse de dos formas: Copiar celda Sin soltar dicha tecla y pulsando el botón del ratón,
arrástrelo hasta el lugar donde quiere copiar el contenido de la celda
elegida y suelte ambas teclas. La nueva celda tendrá el mismo contenido que
la primera. Pulse <Esc> para eliminar el borde intermitente de la celda
original. Copiar un rango Es tan sencillo como copiar una celda. De la misma forma que
se hace con las celdas, puede copiar todo un rango arrastrándolo y soltándolo
con el ratón a la vez que pulsa la tecla <Ctrl>. Copia rápida de una celda a una o varias celdas adyacentes. Borrar una celda Lo primero que hay que hacer es seleccionar la celda y
después: Si elige Contenido, borrará los datos de las celdas.
Formatos borrará sólo el formato de las celdas. Si elige Notas
borrará sólo las notas creadas con el comando Notas del menú Insertar. Si elige
Todo, borrará tanto el contenido, como su formato y las notas creadas. 2.3.- Copiar una fórmula Antes de aprender cómo copiar fórmulas debe saber lo que son
las Referencias relativas y absolutas. Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas
en la hoja de cálculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda,
por ejemplo: la referencia D8 se refiere a la celda que está en la columna "D" y
la fila "8". Hay dos tipos de referencia: absolutas y relativas. La
diferencia de una y otra se observan al copiarlas o moverlas de posición. Referencia ABSOLUTA Es aquella que representa una dirección específica y cuando
la fórmula se copia, se conserva la fórmula íntegra. La referencia absoluta se
determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna y
antes del número de la fila. Ejemplo: $D$3. Referencia RELATIVA Esta localiza relativamente, de acuerdo a la posición en que
se encuentre la celda donde se escribió la fórmula. Es decir, indica a la hoja
de cálculo la distancia de celdas hacia abajo, arriba, izquierda y derecha. Para copiar una fórmula, proceda igual que para copiar
una celda. En este caso, no se copia el valor absoluto, sino la fórmula y se
modifica en consecuencia. 2.4.- Cómo copiar celdas utilizando el Autollenado. El Autollenado es una facilidad que brinda Excel que le
permite repetir valores, continuar una serie o extender una lista. Funciona con
números, días de la semana, meses y fechas. El Autollenado es tan inteligente como útil. Lo que coloca en
el rango, depende de lo que usted tenga en la primera celda. Supongamos que en una celda tengo el mes Enero y deseo
introducir el nombre de los siguientes meses: Febrero, Marzo y Abril. En vez de
copiar uno a uno el nombre de los meses, haga lo siguiente: Excel es capaz de identificar que Enero es un mes y realizar
copias secuenciales a partir de la primera. Si quisiera abreviar escribiendo
sólo 3 letras y en la primera hubiera escrito Ene, Excel hubiera copiado en los
tres siguientes Feb, Mar y Abr. Si escribe, por ejemplo, la palabra Gastos y arrastra la
manija de llenado, simplemente se repetirá esta palabra a lo largo del rango.
Esto se debe a que "Autollenado" sólo reconoce ciertas palabras y Gastos no es
una de ellas. 2.5.- Cómo crear series utilizando el Autollenado. Usted puede definir series de palabras (llamadas Series o
Listas Personalizadas) de Autollenado. Para eso debe seguir los siguientes
pasos:
2.6.- Edición y modificación de las celdas. Cambiar el contenido de una celda. Editar una celda. 2.7.- Búsqueda y reemplazo de celdas. Buscar una celda y modificarla. Para buscar una celda con un contenido específico, puede
utilizar el comando Buscar. Con el teclado, este cuadro de diálogo (Buscar) aparece con
Shift-F5. Reemplazar celdas. Utilizando la opción Reemplazar del comando Buscar,
la cual sustituye automáticamente en una o varias celdas. En caso de que quiera sustituirlas todas de una vez, sin
comprobarlas una a una, haga clic en Reemplazar todas. 2.8.- Cómo insertar y borrar filas y columnas. Insertar una fila Para ello debe: Automáticamente aparecerá una nueva fila antes de la fila
seleccionada y las demás filas se renumerarán. Insertar una columna Aparecerá una nueva columna (en blanco) a la izquierda de la
columna seleccionada. Borrar filas y columnas Formatos Borra sólo el formato de las celdas. Contenido Borra los datos de las celdas. Notas Borra las notas creadas con la opción Notas
del menú Insertar Todo Borra el contenido, formato y notas creadas. 2.9.- Modificar la altura de las filas Cuando cambie el formato de los textos y los valores
numéricos, quizás tenga que modificar también la altura de las filas, porque no
le resulte apropiado el tamaño por defecto. Puede hacerlo con la opción Alto
del comando Fila del menú Formato. Con este comando podrá ajustar
la altura de las celdas. 2.10.- Modificar el ancho de las columnas 3.- Formateo de Libros de Trabajo. Formato En su hoja de cálculo, podrá convertir información
desordenada en datos bien organizados. Con los formatos podrá realizar
presentaciones profesionales, cambiando los tipos de letra, las alineaciones y
hasta los colores. Todo esto lo podemos hacer desplegando el menú Formato o
seleccionando el botón correspondiente en la Barra de Formato
Barra de Formato 3.1.- Alinear textos y números Los valores de justificación implícitos en Excel son: Para acceder al cuadro de diálogo de alineación, pulse la
etiqueta Alineación del comando Celdas del menú Formato
(ver fig. 7). En el recuadro Horizontal puede elegir una de
las alineaciones posibles en sentido horizontal. La implícita es General,
o sea, el texto se encuadra a la izquierda y los números a la derecha. La opción Izquierda- alinea todo a la izquierda,
la opción Derecha, todo a la derecha, Centrado- todo centrado,
Llenar- repite el contenido de la celda hasta llenarla por completo.
Justificar alinea todo el texto por ambos lados (izquierda y
derecha), Centrado en la Selección centra el contenido entre
las celdas seleccionadas. En el recuadro Vertical, puede alinear el
contenido con la parte superior, central o inferior de la celda o, si lo desea,
justificarlo. La opción implícita es Inferior. En el recuadro Orientación puede cambiar el
sentido del texto. La orientación por defecto es de izquierda a derecha (como se
escribe normalmente en un papel).
.- Alineación del contenido de las celdas Si quiere alinear texto en sentido vertical, tendrá que
ajustar la altura de la celda. Centrar entre varias celdas Seleccione el rango de celdas que quiere incluir en el
centrado y haga clic en la herramienta o botón Centrar entre columnas de
la Barra de Formato. La diferencia con la herramienta Centrar, es que
ésta sólo centra dentro de una celda, mientras que con centrar entre columnas,
puede centrar el contenido de una celda dentro de varias columnas. 3.2.- Formato para números Puede asignar a las cifras de la hoja distintos formatos,
como el símbolo de pesetas (Ptas), de porcentaje (%), puntos y comas (para miles
y decimales), signo (-) para números negativos. Para conseguirlo, debe
seleccionar la opción correspondiente (Número) dentro del comando
Celdas del menú Formato que vemos en la fig. 8.
Fig. 8.- Formatos para Números 3.3.- Formato para fechas y horas Excel brinda diferentes formatos para fechas y para horas,
los cuales pueden seleccionarse desde el menú Formato, Celdas,
opción Número (Fig.).
Formatos para Fecha 3.4.- Cambiar tipo y tamaño de letras. Con Excel podrá utilizar muchos tipos de letra, también
llamadas Fuentes y variar su tamaño y estilo muy fácilmente. En la
barra de formato (ver fig. 10) podrá encontrar, de izquierda a derecha, un
cuadro de nombres de fuentes, un cuadro de tamaños de fuente, un botón de
negritas, otro de cursiva y otro de subrayar. Para cambiar el tipo de letra,
tamaño o estilo, despliegue el cuadro de diálogo correspondiente en la barra de
formato. Para asignar atributo de negrita, cursiva (itálica) o subrayado a las
celdas seleccionadas, haga clic sobre el botón específico. Si oprime las teclas
Ctrl + N (Ctrl + B), Ctrl + K (Ctrl + I) y Ctrl +
S (Ctrl + U), obtendrá el mismo resultado. Fig. 10.- Tipo, Tamaño y Efectos de letras
Con la opción Fuentes del comando Celdas del
menú Formato, puede elegir entre variadas características de tipos,
tamaños y hasta colores de letras (los estilos disponibles dependerán de la
impresora que tenga instalada). Las que aparecen precedidas con el icono de una
impresora, son específicas para su impresora, la que tiene definida. El recuadro Fuente le muestra un menú con los
distintos tipos de letra que tiene instalados, en Estilo de fuente están
incluidas las opciones: regular, itálica, bold, bold itálica, Tamaño
permite definir el tamaño de letra que prefiere, con Subrayado
puede seleccionar el tipo de subrayado que utilizará. Con Color
puede asignar distintos colores a los contenidos de las celdas. El valor por
defecto es Automático, es decir, negro. En Efectos podrá
seleccionar efectos como Tachado, Superíndice o Subíndice
para el texto seleccionado. 3.5.- Crear Bordes y Tramas para las celdas. Una de las características que hacen más atractiva la hoja de
cálculo de Excel, es la posibilidad de crear fácilmente líneas y tramas para
organizar y presentar de forma más clara la información de la hoja de cálculo,
realizando tablas y otras estructuras de presentación. Cómo crear un borde alrededor de un rango: Fig. 10.- Formato para Bordes Si quiere realizar un formato rápido, con el ratón puede
seleccionar directamente el que desee en la Paleta Portátil de Bordes , que se
encuentra en la barra de formato. 3.6.- Comando Autoformato Si no quiere complicarse el trabajo y lo que busca es un
formato fácil de conseguir, sin tener que ir estableciendo valores y definiendo
características, utilice el comando Autoformato. Ver fig. 11. Con el comando Autoformato, podrá realizar varias
operaciones de formato de una sola vez.
Fig. 11.- Autoformato 4.- Operar con un libro de trabajo. Las hojas de cálculo, como hemos visto en clases anteriores,
están encuadernadas en libros de trabajo, lo cual permite reducir el número de
archivos en el disco duro. 4.1.- Cómo desplazarse entre las distintas hojas de un libro
de trabajo. Para cambiar de una hoja a otra, basta con hacer clic sobre
la etiqueta de la hoja que desea desplegar. 4.2.- Copiar celdas a hojas de trabajo seleccionadas. Para copiar una celda de una hoja de trabajo a otra: 4.3.- Cómo nombrar una hoja. Para darle nombre a la hoja, de forma tal que pueda
identificarla, haga lo siguiente:
Fig. 12.- Menú de método abreviado, nombrar la hoja de trabajo 4.4.- Cómo copiar y mover una hoja. Copiar una hoja en el mismo libro de trabajo. Para identificar la copia, Excel usa el mismo nombre de la
hoja arrastrada y le añade un 2. Posteriormente, podrá cambiar el nombre a esta
nueva hoja. Mover una hoja. Para esto basta con arrastrar la etiqueta de la hoja.
Aparecerá un triángulo negro que indica el lugar donde se insertará la hoja. 4.5.- Cómo agregar y quitar hojas. Como hemos visto, al abrir un nuevo libro de trabajo, Excel
coloca automáticamente 16 hojas de trabajo. Si lo necesita, puede agregar más
hojas al libro de trabajo y si sobran puede eliminarlas. Insertar una nueva hoja. Eliminar hojas
.6.- Seleccionar varias hojas de un libro de trabajo. Para desagrupar las hojas, haga clic sobre una hoja del rango
con el botón derecho del ratón y seleccione después Desagrupar Hojas en el menú
de método abreviado. 5.- Creación, Edición e Impresión de Gráficos. Gráficos Después de crear su hoja de cálculo, puede crear gráficos
para esquematizar el aumento o disminución en sus gastos, o el porcentaje de uno
u otro apartado de sus gastos domésticos. Conseguirá una representación gráfica
sencilla de entender y fácil de realizar. Las representaciones que puede
utilizar para la visualización de sus datos son muy variadas, desde gráficos de
líneas, de pastel, de barras, hasta gráficos en tres dimensiones. (Ver fig. 15).
Existen 15 tipos diferentes de gráficos y cada uno de ellos tiene una selección
adicional de hasta 10 subtipos de gráficos.
Fig. 15.- Tipos de gráficos 5.1.- Crear un gráfico con el Asistente para gráficos Esta herramienta le ayuda a crear su gráfico paso a paso,
pidiéndole la información que va necesitando para ello en cada momento. Para trabajar con gráficos, necesita entender claramente dos
conceptos: serie de datos y punto de datos. Una serie de datos es un conjunto de uno o más valores
numéricos relacionados entre sí. A los datos que forman una serie de datos, se
les llama puntos de datos. Es algo similar a celdas y rangos. Por ejemplo, en la tabla 5.1 las filas
correspondientes a ALUMNO 1, ALUMNO 2 y ALUMNO 3
constituyen series de datos. Las notas referentes a cada alumno, constituyen los
puntos de datos. Así, cada serie tendrá 3 puntos de datos.
Tabla 5.1.- Relación de notas Puede utilizar el Asistente para gráficos, haciendo clic en
su icono de la barra de herramientas Con esta herramienta, puede construir gráficos con los datos
de la hoja en curso. Los puntos de datos se dibujarán a lo largo de los ejes
horizontal y vertical. El proceso consta de 5 pasos. En cada paso verá un cuadro
de diálogo diferente, indicándole el número de paso en el que se encuentra. Antes de comenzar a dibujar el gráfico, debe preparar la
hoja: A partir de este momento, la hoja ya está preparada para
empezar a crear el gráfico, siguiendo los pasos marcados por el Asistente
para gráficos. Con el indicador Usar primeras XX fila(s) para rótulos
del eje de abscisas (X), Excel sabrá para qué tiene que utilizar los datos de
esa(s) filas al poner los títulos de los datos. Con el indicador Usar
primeras XX columna(s) para el texto de la leyenda ocurre lo mismo, pero
para las leyendas. Estos 2 indicadores cambian de filas a columnas y viceversa,
según se hayan elegido filas o columnas como series de datos. Acepte los valores que Excel muestra por defecto y continúe:
haga clic en Siguiente. Haga clic en Terminar y ya habrá terminado de crear el
gráfico. 5.2.- Creación de un gráfico en su propia ventana. En lugar de crear un gráfico como parte de una hoja de
cálculo, incluido en ella, también podemos crearlo en una ventana independiente,
de tal forma que quede encuadernado en el libro donde se está creando. De esta
forma, el gráfico no ocupa espacio en la hoja de cálculo, permitiéndonos más
agilidad en el momento de utilizarla. Sin embargo, la ventaja de actualización instantánea ante
cambios en los datos sigue activa. Pasos a seguir: 5.3.- Mover y cambiar de tamaño un objeto gráfico. Si decide ahora que el gráfico que ha creado, quedaría mejor
en otro lugar de la hoja de cálculo, puede desplazarlo de la siguiente forma: Primero seleccione el gráfico haciendo doble clic en
cualquier lugar del mismo y, Puede modificar su tamaño fácilmente: 5.4.- Cambiar un tipo de gráfico. Si hace clic otra vez en la herramienta Asistente para
gráficos, aparecerán dos cuadros de diálogo que le permitirán cambiar la
apariencia del gráfico. Puede modificar alguna de las respuestas que dio
anteriormente, y el gráfico cambiará en consecuencia. 5.5.- Editar un gráfico. Una vez que tenga el gráfico en su hoja de trabajo, quizás no
le guste su apariencia. Haga doble clic sobre el gráfico para activarlo, luego
haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier punto dentro del gráfico
para que aparezca el menú de método abreviado, como se ve en la fig. 16.
Fig. 16.- Menú de método abreviado para gráficos En este momento, puede realizar todas las modificaciones que
desee: insertar títulos, cambiar el tipo de gráfico, insertar y/o modificar
etiquetas, los ejes y los colores que seleccionó Excel. También puede utilizar para hacer modificaciones al gráfico,
la Barra de Herramientas de Gráfico (ver fig. 17), la cual aparece
después de crear el gráfico cada vez que éste se va a editar. Esta barra dispone
de una gran variedad de herramientas muy útiles para la edición de gráficos. (Si
no aparece, despliegue el menú Ver, elija la opción Barra de
Herramientas y en el recuadro que aparece seleccione Gráfico. A
partir de este momento, la barra aparecerá cada vez que editemos el gráfico.
Esta operación la puede realizar cada vez que quiera mostrar o no alguna barra
de herramientas).
Fig. 17.- Barra de herramientas de gráficos El comando "Tipo de Gráfico" de la Barra de
Herramientas de Gráfico ( ), cambia el tipo de gráfico para una serie de
datos, un grupo de tipos de gráfico o todo un gráfico. El botón "Incrustar
gráfico predeterminado" ( ) cambia el gráfico activo o el gráfico
incrustado seleccionado, al formato de gráfico predeterminado. El botón
"Asistente para gráficos" ( ) inicia el Asistente para gráficos, que
guía al usuario paso a paso en la creación de un gráfico incrustado en una hoja
de cálculo o en la modificación de un gráfico existente. El botón "Leyenda"
( ), agrega una leyenda a la derecha del área de trazado y ajusta su
tamaño para que quepa en la leyenda. Si el gráfico ya tiene leyenda, ésta se
eliminará al hacer clic en este botón. El botón "Líneas de División
horizontales" ( ), muestra u oculta las líneas de división horizontales de
un gráfico. Agregar rótulos de datos Para agregar rótulos de datos (etiquetas de datos) a un
gráfico, haga doble clic sobre una de las columnas del gráfico para desplegar el
cuadro de diálogo Formato de la Serie de Datos (ver fig. 18). Haga clic en
Rótulos de datos y seleccione Mostrar rótulos, luego haga clic en Aceptar.
Fig. 18.- Formato de la serie de datos En la Barra de Formato, haga clic en Fuentes para cambiar el
tipo de letras, aumente el tamaño de las etiquetas, deles formato de negritas,
cámbieles el color, haga lo que guste. Haga clic en Alineación para cambiarles
la orientación y luego en Aceptar. Si desea cambiarlos de posición, haga clic sobre una etiqueta
y aparecerá un borde gris alrededor de la misma. Seleccione el filo del borde y
arrastre la etiqueta hasta la posición deseada. La fig. 19 muestra una etiqueta
en su lugar y otra que es arrastrada al lugar que le corresponde. Fig. 20.- Menú de método abreviado, modificación fuentes, títulos. Etc. Si seleccionamos la opción Formato del área del gráfico,
aparece un recuadro (ver fig. 21)
Fig. 21.-Formato del área del gráfico, Diseño La opción Diseño (ver fig. 21), permite seleccionar
diferentes bordes para el gráfico así como variar el color de las diferentes
áreas del gráfico. La opción Fuentes, permite seleccionar los tipos y
estilos de letras para las etiquetas y títulos (ver fig. 22).
Fig. 22.- Formato del área del gráfico, Fuentes Si no quiere utilizar la barra de herramientas para gráficos,
puede eliminarla colocándose en cualquier otro lugar de la hoja de cálculo y
haciendo clic. Entonces desaparecerá la barra. Al utilizar ahora algún comando,
se aplicará a la hoja, no al gráfico. Si quiere volver a utilizar la barra de gráficos, haga clic
en cualquier lugar del gráfico y volverá a aparecer. 5.6.- Añadir datos al gráfico. Añadir datos a un gráfico es cosa fácil. Seleccione el rango
correspondiente (el que contiene los datos que desea agregar), coloque el
apuntador en el filo de la parte inferior y arrástrelo al gráfico. Al soltar el botón del ratón, los datos son agregados al
gráfico. En caso de que Excel no esté seguro de la posición que deben ocupar,
aparece el cuadro de diálogo Pegado Especial. Revísela para comprobar que Excel
haya deducido correctamente y luego haga clic en Aceptar. Nota: Si desea crear un gráfico con datos no
adyacentes, seleccione el primer rango, luego seleccione los rangos adicionales
no adyacentes con Ctrl + Arrastre. 5.7.- Imprimir un gráfico. Si quiere imprimir un gráfico de forma independiente, sin
incluir los datos de la hoja de cálculo, puede hacerlo de la siguiente forma:
Fig. 23.- Impresión de gráficos La opción Nombre del recuadro Imprimir, permite
seleccionar la impresora con la que vamos a imprimir, de la lista de impresoras
instaladas. En el recuadro Imprimir aceptamos la opción Gráfico
seleccionado, para indicarle a Excel que sólo imprimiremos el gráfico. En el
recuadro Intervalo de páginas especificamos si queremos imprimir todas
las páginas de la selección anterior o sólo algunas páginas del libro y en el
recuadro Copias se pondrán las copias a imprimir. La opción
Presentación Preliminar hace una visualización previa del gráfico, que nos
permite saber cómo quedará al ser impreso. 6.- Impresión de un Libro de Trabajo 6.1.- Preparar Página. La opción Preparar Página del menú Archivo, contiene
nuevas posibilidades de impresión. Al seleccionarlo, aparecerá un nuevo cuadro
de diálogo con 4 etiquetas: Página, Márgenes, Encabezado/Pie
y Hoja (ver fig. 24).
Fig. 24.- Preparar página, Página Ajustar a: Porcentaje con el que se reproducirá el
tamaño de la hoja (para imprimirla en el tamaño real (100 %), más pequeña o
más grande. Encajar en: Permite indicar en cuántas páginas
quiere que quepa la hoja impresa. Excel establecerá automáticamente el
tamaño con el que tendrá que imprimir la hoja para ajustarla al tamaño que
ud. ha establecido. Permite establecer los márgenes (izquierdo, derecho, superior
e inferior) de la hoja, así como las distancias entre el borde superior e
inferior de la página y el encabezado/pie de página, respectivamente (Ver
fig.25). Con las opciones Horizontalmente y Verticalmente
de Centrar en la página, podrá centrar el texto impreso de una forma u
otra, con respecto a los márgenes establecidos.
Fig. 25.- Prepara página, márgenes Permite especificar el encabezado y pie de página que desea
que aparezcan en cada una de las páginas a imprimir (Ver fig. 26).
Fig. 26.- Preparar página, Encabezado/Pie Hoja Permite especificar distintas características que tendrán las
hojas que se imprimirán (ver fig. 27). Si sólo quiere imprimir una parte de la hoja de cálculo,
marque el rango que desea imprimir en la línea área de impresión. Puede hacerlo
introduciéndolo con el teclado, por ejemplo: A1:H35 o marcándolo con el ratón en
la hoja, sin salirse del cuadro de diálogo. Si trabaja con hojas de cálculo muy largas, por ejemplo, con
tablas extensas, los títulos sólo se imprimirán en la primera página y resulta
complicado saber a qué concepto pertenece cada dato en las páginas siguientes.
Con Excel puede imprimir los títulos en todas las páginas, sin necesidad de
escribirlas en cada página de la hoja sino estableciéndolo en el recuadro
Títulos a imprimir. Para ello, escriba o seleccione con el ratón la(s)
fila(s) que quiere que se impriman en cada hoja, en la opción Filas
a repetir en parte superior. Haga lo mismo con la(s) columna(s) que
quiera repetir en la opción Columnas a repetir a la izquierda. En el recuadro Imprimir aparecen varias opciones que
cambiarán el aspecto de la impresión. Líneas de División: Se imprimirá la cuadrícula de la
hoja de cálculo. Blanco y Negro: Imprimirá las celdas que tengan datos
en color sin tramas de grises, reduciendo cada una a blanco y negro, según su
estructura. Notas: Se imprimirán las Notas asociadas a las
celdas. Encabezados de filas y columnas: Se imprimirán las
letras de las columnas y los números de las filas. Calidad de borrador: Se imprimirán menos gráficos y no
se imprimirá la cuadrícula, para que la impresión tarde menos. En el recuadro Orden de las páginas, puede establecer
cómo quiere que se realicen los cortes de página. Aparecen los botones: Abajo, luego hacia la derecha: Para que al imprimir,
los saltos de página se realicen por columnas. Derecha, luego hacia abajo: Para que los saltos de
página se realicen por filas.
Fig. 27.- Preparar página, Hoja Cuando haga clic en Imprimir en cualquiera de las
etiquetas, comenzará la impresión. 6.2.- Insertar Salto de Página Seleccione el comando Salto de página del menú
Insertar en la columna o fila siguiente a la que quiere insertar el salto de
página. Si quiere eliminar un salto de página que había establecido
previamente, seleccione la fila o columna siguiente al lugar donde está
insertado y elija el comando Anular salto de página del menú Insertar
(este comando sólo aparece si previamente se insertó un salto). 6.3.- Presentación Preliminar Permite ver exactamente cómo quedará impresa la hoja de
cálculo con las características que ha establecido en Preparar Página. De
esta forma, podrá realizar los últimos ajustes antes de la impresión definitiva.
Esta opción podemos seleccionarla en el menú Archivo o presionando el
botón Presentación Preliminar ( ) de la barra de herramientas
standard. En la pantalla que aparece cuando seleccionamos esta opción,
aparecen 8 botones de comandos: Siguiente: Se puede ver el aspecto de la página
posterior. Anterior: Permite ver el aspecto de la página
anterior. Zoom: Acercarse y ver un primer plano de la hoja (on/off). Imprimir: Imprime Preparar: Aparecerá el cuadro de diálogo de
Preparar Página, para realizar nuevos ajustes. Márgenes: Aparecen en la pantalla unas líneas
punteadas en la hoja, que representan los márgenes establecidos. Puede
modificarlos haciendo clic en esas líneas y moviéndolos con el ratón, sin
necesidad de cambiarlos también en Prepara Página. Cuando haya terminado
de modificarlos, vuelva a pulsar el botón Márgenes. Cerrar: Salir de la pantalla de presentación
preliminar. Ayuda: Brinda ayuda sobre la opción Presentación
Preliminar. 6.4.- Imprimir una o todas las hojas de un libro de trabajo. Lo primero que hay que hacer para imprimir un archivo, es
abrirlo. Cuando lo tenga ya en pantalla, elija la opción Imprimir del
menú Archivo. Aparecerá entonces el cuadro de diálogo correspondiente
(ver fig. 28). En él podrá indicar las características para la impresión de este
documento.
Fig. 28.- Imprimir libro de trabajo En el recuadro Imprimir puede marcar si quiere
imprimir un rango seleccionado, las hojas seleccionadas o todo el libro. Si
quiere imprimir sólo un conjunto de hojas ya seleccionadas por usted, elija la
opción Hojas seleccionadas (que además es la implícita) en el recuadro
Imprimir. Para imprimir todas las hojas del libro, seleccione la opción
Todo el libro. Si desea imprimir sólo un grupo de páginas, ya sea de las
hojas seleccionadas o del libro completo, en el recuadro Intervalo de páginas
escoja la opción Páginas y especifique desde y hasta qué página quiere
imprimir. Si desea imprimir todas las páginas, elija la opción Todas
(implícita). También se puede hacer clic en el botón Presentación
Preliminar para ver el aspecto que tendrá el documento impreso y en
Impresora para configurar los parámetros de la impresora si aún no lo ha
hecho o han cambiado desde la última vez que imprimió. Si quiere seleccionar otra impresora, en el recuadro
Impresora despliegue la lista de impresoras instaladas que aparece junto
a la opción Nombre: y seleccione la impresora que desee. Mega Virtual Compartir Publicación enviada por Mega Virtual Contactar mailto:mega_virtual@hotmail.com Código ISPN de la Publicación EpyVZklAppfOcSyOPz Publicado Thursday 9 de October de 2003 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
ilustrados.com nace con el fin difundir el conocimiento publicando trabajos de investigación, monografias, tesis, presentaciones powerpoint y afines. Publicar trabajos en ilustrados.com ha alcanzado prestigio y reconocimiento internacional siendo cada vez más el número de académicos, empresas, investigadores, científicos que consultan las publicaciones de nuestro portal. | ||||||||
