Monografias | ¿Cómo iniciar los proyectos de sistemas de información?¿Cómo iniciar los proyectos de sistemas de información?Resumen: Metas de la empresa y papel de los sistemas de información. Razones para proponer proyectos de sistemas de información. Circulo de la competitividad. Metodologías para la planeación de sistemas de información. Fuentes de solicitudes de proyectos de sistemas de información.(V) Índice Introducción Metas de la empresa y papel de los sistemas de información Razones para proponer proyectos de sistemas de información Circulo de la competitividad Metodologías para la planeación de sistemas de información.
Fuentes de solicitudes de proyectos de sistemas de información
Conclusiones y Recomendaciones Bibliografía INTRODUCCION ¿Como se inician los
proyectos de sistemas de información? Las aplicaciones de sistemas
de información tienen su origen en casi todas las áreas de una empresa y están
relacionadas con todos los problemas de la organización. Metas de la empresa y
papel de los sistemas de información Quizás sea sorprendente la
gran importancia dado al aspecto empresarial al discutir las razones por las que
se proponen los proyectos. Un principio fundamental en
el desarrollo de los sistemas de información por las empresas, es que las
aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe de tenerse para
utilizar la tecnología de la información; en consecuencia los sistemas de
información debe de desarrollarse sobre la base de su propia capacidad para
mejorar el desempeño de la organización, sin embargo esta razones no
significan únicamente pérdidas y ganancias. La marcha de una empresa incluye
también beneficios para sus empleados, clientes y otras personas con la que se
tienen tratos. Razones para proponer
proyectos de sistemas de información Las solicitudes de sistemas
de información están motivadas por los siguientes tres objetivos generales:
Actividades procesos o
funciones que en la actualidad o quizás en el futuro, no satisfacen los estándares
de desempeño o las expectativas para lo que es necesario emprender una acción
que resuelva las dificultades. Ejemplo
Disminuir el numero excesivo de errores en los datos de entrada eliminando la
introducción manual de los datos de la ventas. Un cambio para ampliar o
mejorar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro del
mercado. Ejemplo
Captura de una base grande de clientes ofreciendo un nuevo programa con mayor
numero de vuelos directos y descuentos en el precio del pasaje. Proporcionar información en
respuesta a ordenes , solicitudes o mandatos originados por una autoridad
legislativa o administrativa, llevar acabo tareas de cierta manera, o también
cambiar la información o tal vez el desempeño. Ejemplo
Notificar anualmente A quien corresponda utilizando para ello los formatos
adecuados, los intereses obtenidos por ahorros, cuentas de cheques y de deposito
a plazo fijo. Para alcanzar esos objetivos
las empresa emprenden proyectos pro una o mas de las razones, LAS CINCO C: TABLA DE LAS
CINCO C 5 RAZONES PARA INICIAR
UN PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION RAZON EXPLICACIÓN 1. CAPACIDAD
Uso de la capacidad
inherente a la computadora para efectuar cálculos, ordenar, recuperar
datos e información y efectuar repetidamente la misma tarea con mayor
velocidad que la de los seres humanos.
Proporcionar la
capacidad de procesar una cantidad de actividades, tal vez para aprovechar
nuevas oportunidades del tipo comercial, a menudo como resultado del
crecimiento de la empresa, que excede las capacidades y procedimientos que
fueron claves para alcanzar los logros obtenidos.
Localización y
recuperación de información del sitio donde se encuentra almacenada y
llevar a cabo búsquedas complejas. 2. CONTROL
Llevar a cabo los
pasos de computo, incluidos los cálculos aritméticos, contables, etc. de
manera correcta y siempre en la misma forma.
Salvaguardar datos
importantes y sensibles en una forma tal que solo sea accesible para el
personal autorizado. 3. COMUNICACIÓN
Acelerar el flujo de
información y mensajes entre localidades remotas así como dentro de la
oficina, se incluyen la transmisión de documentos dentro de las mismas.
Coordinar las
actividades de la empresa que se llevan a cabo en diferentes áreas de una
organización a través de la captura y distribución de la información. 4. COSTOS
Seguimiento de los
costos de mano de obra, bienes e instalaciones para determinar su evolución
en relación con los esperados.
Uso de la capacidad de
computo para procesar datos con un costo menor del que es posible con
otros métodos, al mismo tiempo que se mantiene misma la exactitud y los
mismos niveles de desempeño, 5. COMPETITIVIDAD
Modificar los
servicios proporcionados y la relación con los clientes de una forma tal
que ellos no opten por cambiar de proveedores.
Disminuir las
posibilidades de que los competidores tengan acceso al mismo mercado como
consecuencia de la forma en que la organización utiliza sus sistemas de
información.
Cambios en los
precios, servicios, condiciones de entrega y relaciones entre los
proveedores y la organización para beneficio de esta.
Introducción de
nuevos productos con características que utilizan o son influenciadas por
las nuevas tecnologías de la información. 1. Capacidad Las actividades de la
organización están influenciadas por la capacidad de esta, para procesar
transacciones con rapidez y eficiencia. Los sistemas de información mejoran
esta capacidad en tres formas: La velocidad inherente con
que la computadora procesa datos es una de las razones por las que las
organizaciones buscan el desarrollo de proyectos. Los sistemas basados en
computadoras pueden ser de ayuda para eliminar la necesidad de cálculos
tediosos y comparaciones repetitivas. Un sistema automatizado
puede ser de gran utilidad si lo que se necesita es un procesamiento rápido. Dado que los sistemas de
información constituyen una ventaja para la compañía es frecuente que reciban
una consideración primaria antes o durante el crecimiento y ampliación de la
empresa. La incapacidad para mantener el rimo de procesamiento no necesariamente
significa el abandono de los procedimientos existentes. En estas situaciones, el
analista considera el impacto que tiene la introducción de procesamiento
computarizado, si el sistema existente es manual o la ampliación de éste. Es
poco probable que únicamente el aumento de la velocidad sea la respuesta. El tiempo de procesamiento
por transacción aumenta si es considerada la cantidad de actividades
comerciales de la empresa junto con su patrón de crecimiento, la capacidad de
almacenamiento del sistema, la ubicación de las actividades comerciales en
relación con las del centro de procesamiento y otros aspectos de índole
similar. Las organizaciones almacenan
grandes cantidades de datos relacionados con sus operaciones, empleados,
clientes, proveedores y finanzas. En este caso dos aspectos son importantes: El almacenamiento de datos
es mas complejo si los usuarios recuperan los datos de diversas maneras bajo
diferentes circunstancias. En una empresa que no emplea
computadoras las respuestas a todas estas preguntas pueden encontrarse por medio
de registros contenidos en archivos (uno por cada pregunta) o por medio de un
archivo relevante. Si se mantienen varios archivos entonces cada uno esta
organizado para dar respuesta a una pregunta especifica. 2. Control Anteriormente se hablo de la
relación que existe entre los sistemas de información con la administración y
el control de operaciones ¿ Como se relaciona la
administración y el control de operaciones con las razones para desarrollar
sistemas de información? Básicamente en dos formas:
Para demostrar como los
sistemas de información pueden alcanzar este objetivo considérese como ejemplo
la actividad común del procesamiento de facturas. El procesamiento estándar
consiste en acumular un grupo de facturas antes de ser enviadas para su
procesamiento y contabilización, después los empleados que reciben los pedidos
calculan el total de las facturas, así computan los montos de compras y gastos
adicionales, después de recibidas en la contabilidad se concilian los errores e
inconsistencias, se remiten de nuevo los datos para su corrección y ajustes en
depto. que recibió las facturas y se ajustan saldos. Si al procedimiento para
calcular el monto de cada factura y acumular el total por lote se incorpora en
un programa para computadora entonces el tenedor de libros puede seguir todos
los pasos sin omitir alguno, sin necesidad de todos esos procedimientos
engorrosos y por si solo. Alguna veces el hecho de que
los datos puedan ser guardados de una forma adecuada para su lectura por medio
de una maquina, proporciona una mayor seguridad, que es difícil de alcanzar en
un medio ambiente en donde no existen computadoras. Como ejemplo; antes de la
automatización se daba un libro de formulas a los obreros encargados de
fabricar los productos. Dicho libro contenía los nombres, cantidades y formulas
de las materias primas necesarias para la fabricación de un determinado
producto, la fuga de información hacia la competencia era un riesgo constante
bastante alto. La administración
desarrollo un programa de computadora en donde se codificaban los nombres,
cantidades e inventarios en existencia de dichas materias primas y se les
proporcionaba una clave de acceso solamente al personal autorizado. Así se
elimino casi en su totalidad el riesgo potencial de una fuga de información
hacia la competencia. 3. Comunicación La falta de comunicación es
una fuente común de dificultades, que afectan tanto a clientes como a
empleados. Sin embargo, los sistemas de información bien desarrollados amplían
la comunicación y facilitan la integración de funciones individuales. Muchas empresas aumentan sus
vías y canales de comunicación por medio del desarrollo de redes especiales
para este fin; Dichas vías abarcan todo el país y le permiten acelerar el
flujo de información dentro de sus oficinas y de las instalaciones que no se
encuentran dentro de la misma localidad. El sistema de tarjetas de crédito
que permite a muchas personas efectuar sus compras de mercancías y servicios,
no existiría sin los sistemas de información. Redes muy grandes de comunicación
y centros de procesamiento regionales verifican el crédito y autorizan las
transacciones en gestión de segundos. Una de las características
mas importantes de los sistemas de información para las oficinas son la
transmisión electrónica de información como por ejemplo datos, archivos y
documentos. Con frecuencia las
actividades de la empresas abarcan varias áreas de la organización; el trabajo
realizado en un área se confunde con el que se efectúa en otro lugar. Para coordinar mejor las
operaciones, la administración contribuye con la implantación de terminales
con sistemas de información operativos entre los departamentos de producción y
compras de donde se extraen reportes de ambos lados con datos como, los
inventarios disponibles para producción y los requerimientos de las compras de
materiales. 4. Costos Muchas organizaciones ha
quedado fuera de la actividad comercial y otras tantas imposibilitadas para
alcanzar el éxito por el poco control sobre los costos o por el total
desconocimiento de estos. Los sistemas de información juegan un papel muy
importante tanto en la vigilancia como en la reducción de costos de operación. Llevar a cabo el seguimiento
de los costos de mano de obra, bienes y gastos generales es un tarea esencial
para determinar si la compañía evoluciona en la forma esperada, es decir de
acuerdo a lo presupuestado. Los sistemas manuales para
el seguimiento de costos no son tan eficientes como los automatizados, ni
tampoco ofrecen el mismo número de categorías y minuciosidad en las
comparaciones. La creciente competitividad
del mercado crea la necesidad de mejores métodos para segur los costos y
relacionarlos con la productividad individual y organizacional. Es probable que
este objetivo tenga en el futuro mayor importancia. Algunos diseños de sistemas
ayudan a disminuir los costos ya que toman ventaja de las capacidad de calculo
automático y de recuperación de datos que están incluidos en los
procedimientos de programas de computadoras. En el pasado mucha gente
pensó que el desarrollo de aplicaciones de sistemas de información, en
especial de aquellas con un alto grado de automatización, significaría una
necesidad menor de trabajadores. Si bien es cierto que los sistemas de información
cambian la naturaleza del trabajo la necesidad de gente operaria no ha
disminuido; rara vez las personas son desplazadas, de hecho su trabajo se vuelve
mas interesante al automatizar todas las tareas tediosas. 5. Competitividad los sistemas de información
computacionales son un arma estratégica que puede cambiar la forma en que la
compañía compite en el mercado. Como consecuencia de lo anterior, estos
sistemas mejoran la organización y le ayudan a ganar ventajas competitivas. En
contraste si los competidores de la compañía tiene capacidades mas avanzadas
para el procesamiento de información, entonces los sistemas de información
pueden convertirse en una desventaja competitiva. Por lo tanto, las
capacidades de los sistemas de información son una consideración importante al
formular la estrategia de la organización. Una organización puede
ganar ventajas competitivas a través de sus sistemas de información por medio
de 4 formas diferentes, donde cada una considera las entidades con las que la
compañía trata como parte de sus actividades comerciales, estas son:
Circulo de la
competitividad
Dado que los clientes son
los mas importante para una organización los directivos buscan formas diversas
para allegarse a nuevos clientes y al mismo tiempo, retener los que tienen. ¿ Como es que pueden los
sistemas de información de la compañía ofrecer en este caso un ventaja
competitiva o un beneficio significativo sobre sus competidores ? A continuación se mencionan
tres formas que utilizan las compañías para allegarse a clientes y retenerlos:
Dar el salto sobre los
competidores puede ser riesgoso si ellos encuentran la forma de duplicar los
logros de la compañía. Los descuentos como ejemplo no brindan beneficios
estratégicos a largo plazo, sin embargo los sistemas de información pueden ser
la base para dejar fuera del mercado a la competencia, ya sea al disuadir sus
intentos por ingresar al mercado o creándoles obstáculos para su entrada. En los negocios los
proveedores también tiene importancia estratégica. Una manera de utilizar los
sistemas de información para favorecer arreglos con los proveedores es
recibiendo un mejor precio, pronosticando inventarios con un sistema de
abastecimiento anual generado a través de reportes de consumo estadístico de
nuestros pedidos a nuestro proveedores o pedidos On-line. los sistemas de información
también forman la base para la creación, promoción y distribución de nuevos
productos y servicios. Los grandes bancos, por
ejemplo, comienzan a reconocer el valor de la información demográfica que
tiene con respecto a sus deudores y ahorrantes. Al utilizar las computadoras
para analizar datos sobre tendencias económicas, desarrollos habitacionales y
otras noticias de índole financiera –todo esto sin violar, por ningún motivo
el derecho a la información confidencial-los bancos pueden obtener valiosa
información con sus investigaciones de mercado. Metodologías para la
planeación de sistemas de información. Los métodos formales de
planificación se desarrollan para brindar apoyo a los gerentes y ejecutivos en
el proceso de desarrollo de sistemas de información que ayuden a alcanzar las
metas de la organización. La finalidad de estos métodos
es describir directrices a nivel organizacional para los sistemas de información
de la empresa. Lo anterior incluye la identificación de elementos clave de que
dependen tanto las aplicaciones como su desarrollo. Asimismo, también se
incluye la descripción de las relaciones entre estos elementos y, posiblemente
la documentación de las necesidades actuales de información o el bosquejo de
planes futuros de la empresa. Las tres metodologías mas
utilizadas para la planeación de sistemas de información son:
Fuentes de solicitudes
de proyectos de sistemas de información Existen cuatro fuentes
principales de solicitudes de proyectos, estos solicitantes pueden ser:
SOLICITANTE DESCRIPCION Jefes
de departamento Es frecuente que las
personas relacionadas con las actividades cotidianas de la empresa, ya
sean empleados, o gerentes busquen ayuda dentro de sus propios
departamentos. Altos
ejecutivos Es usual que los altos
ejecutivos, tales como presidentes, vice-presidentes o directores de
consejo tengan información que no este a la disponibilidad de los
gerentes. Esta información aunada con las grandes que estos ejecutivos
tienen influencia sobre la solicitud de un sistema de información (ellos
dirigen a toda la organización mas que a varios departamentos). Analistas
de sistemas En ocasiones el
analista de sistemas busca áreas donde debe de desarrollarse proyectos o
anima a un gerente para que este permita la elaboración de un sistema de
información en su nombre. Grupos
Externos Los acontecimientos
externos a la organización también conducen a la formulación de
proyectos. CUADRO MATRIZ DE
ANALOGÍAS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS TIPOS DE SISTEMAS TIPOS DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN TRANSACCIONALES DE APOYO A LAS
DECISIONES ESTRATÉGICOS Ahorro significativo
de la mano de obra. No suelen Ahorrar mano
de obra. Su función es lograr
ventajas que los competidores no posean. Son recolectores de
información. Su información sirve
de apoyo a mandos intermedios en decisiones repetitivas y no
estructuradas. Su función no es ni
transaccional ni de apoyo a las decisiones, sin embargo puede realizar
ambas tareas. Normalmente son en
primer sistema implantado en la empresa Se implantan después
de los sistemas transaccionales. Su forma de desarrollo
es en base a incrementos. Son intensivos en la
entrada y salida de información. Suelen ser intensivos
en cálculos, pero no en la entrada y salida de información. Apoyan el proceso de
innovación de los productos. Su costo es fácilmente
justificable. Su justificación económica
es difícil. Son de costos
elevados. Adaptables a paquetes
de aplicación del mercado. Suelen ser
interactivos y con altos estándares protocolarios. Suelen desarrollarse
In House por lo que no son adaptables a paquetes del mercado. Conclusiones y
Recomendaciones Aunque a menudo las
solicitudes de proyectos se formulan por mas de una razón de las aquí
presentadas indica áreas donde las propuestas son mas justificables. El deseo de aparentar un
aumento de la productividad o el logro de mayores avances al tener un sistema
automatizado no es una justificación adecuada para invertir en un sistema de
información basado en computadoras. Las bases de cualquier solicitud de
proyecto de sistema de información deben de ser las mejoras-como las ya
mencionadas-en la operaciones y transacciones. La forma de cómo se adaptan
los sistemas de información en una organización depende de la naturaleza
comercial de esta y delas razones que tenga para su éxito. Si los clientes son
lo mas importante, es posible que los analistas de sistemas orienten la mayor
parte de su trabajo hacia aplicaciones que mejoren el servicio y los productos
que se les proporcionen a ellos. Si el control de costos el principal indicador
de éxito de la compañía, entonces la mayor parte de la aplicaciones estarán
dirigidas hacia la identificación y preservación de las ventajas de costos. Si
el lanzamiento de nuevos productos, es la llave del éxito, entonces los
sistemas de información deben de ayudarnos a identificar y crear tales
productos. Es casi imposible que los
sistemas de información resulten eficaces si son desarrollados de forma
independiente de los objetivos, valores y metas de la organización, para lo
cual fueron diseñados. "Las solicitudes de
proyectos de información, siempre se deben de preparar y evaluarse de acuerdo a
este principio." BIBLIOGRAFÍA Autor: Compartir Publicación enviada por Hector Alejandro Sánchez Rodríguez Contactar mailto:hsanchez@bamernet.hn Código ISPN de la Publicación EpyZVFEuVltivwdPoX Publicado Thursday 30 de October de 2003 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
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