Monografias | El Inventario y / o Detección de las Necesidades de Entrenamiento de PersonalEl Inventario y / o Detección de las Necesidades de Entrenamiento de PersonalResumen: Análisis de la Organización Total: sistema Organizacional. El Análisis de los Recursos Humanos como Inventario de Necesidades de Entrenamiento. Análisis de las Operaciones y Tareas: sistema de adquisición de habilidades. Determinación de necesidades de adiestramiento. Medios o Procedimientos para detectar las Necesidades de Entrenamiento. El Instrumento de detección de Necesidades de Entrenamiento. Según en autor Richard Jonson ( citado por Robert Graig,
1979) señaló que en una organización, la importancia que tienen algunos
procedimientos o la actividad de entrenamiento de personal, viene dada por
varias razones, de las cuales encontramos las siguientes :
Una de la razones por las que el entrenamiento, actualmente
en organizaciones, es considerado un gasto mas no una inversión, está en parte
relacionada con la ultima razón, pues de alguna manera uno de los factores que
influyen en esa actitud organizacional se puede alegar a los métodos o procesos
utilizados para la identificación de necesidades de entrenamiento, quizás
estos nos sean aplicados de una manera efectiva , que permita determinar con
exactitud aquellas verdaderas carencias del empleado con respecto a su cargo. Una de las actividades necesarias en la organización, antes
de desarrollar un inventario que por ende llevará a la determinación de
necesidades de entrenamiento, es el análisis de la misma, y casi siempre viene
a ser el primer paso para la planeación del entrenamiento de personal, y cabe
destacar que hay numerosas fuentes de información para el proceso de planeación.
Una de esas fuentes viene determinada por el organigrama de la organización,
pues permite verificar si la forma actual y el personal son suficientemente
adaptables para las necesidades futuras. Según Robert Graig (1979), señala que los datos personales
del empleado, como edad, salud, experiencia, educación, son valiosos a futuro
para incrementar el desarrollo personal. Menciona las descripciones de puestos , pues estas ayudan a
determinar las posiciones obsoletas y cómo se combinarán elementos del trabajo
para cargos futuros en la organización, otros factores considerados bastante
importantes dentro de la investigación, es la información comercial y de
trabajo o aquellos que se perciben en el ambiente donde se desarrolla la
organización, estos aumentan las ideas que tienen sobre, expansión desarrollo
e investigación de nuevos productos, por ende, esto lleva a una revolución
empresarial donde se podrán aumentar procedimientos o reducir operaciones que
conlleva a una actividad de entrenamiento. Después del análisis organizacional se procede al
inventario de detección de las necesidades de entrenamiento para este autor. Sin embargo, Chiavenato(1999) dice : " el inventario de
necesidades de entrenamiento es un diagnóstico que debe basarse en información
pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en
tanto que otra reposa de forma disponible en manos de ciertos administradores de
línea, ( Pág. 567) En este caso, los autores se diferencian en procedimientos,
pues Chiavenato a diferencia de Graig incluye en análisis de la organización
dentro del inventario de necesidades de entrenamiento, y determina tres niveles
de análisis incluidos en el inventario, estos son : 1-. Análisis de la Organización Total
: sistema Organizacional En coincidencia con Graig, esta etapa implica el estudio de
la organización como un todo donde estan inmersos ; la misión, los objetivos,
los recursos y la distribución de esos recursos para el logro o consecución de
los objetivos de la empresa. A medida que la organización crece, sus necesidades de
entrenamiento cambian, y por ende, este debe responder a esas nuevas necesidades
detectadas, de allí el establecimiento as programas de capacitación adecuados
para satisfacer esas necesidades de capacitación adecuados para satisfacer esas
necesidades de manera conveniente y efectiva. 2-. El Análisis
de los Recursos Humanos Como Inventario de Necesidades de Entrenamiento :
Sistema de entrenamiento. Graig (1979) señala, la importancia de la descripción de
puesto dentro del análisis de los recursos humanos de la organización : "
las descripción de puestos son esenciales para crear estándares de desempeño
contar las cuales podamos realizar estimaciones periódicas. Las estimaciones
anules o semianuales son útiles para establecer el desempeño y también el
potencial del individuo. Este potencial no se puede pronosticar para un tiempo
ilimitado. Son mucho más útiles para determinar si existe o no potencial para
alcanzar el siguiente nivel. Al hacerlo averiguamos si el programa de desarrollo
debe incluir conocimientos para el puesto futuro o limitarse al presente"
(p 395) Pontual( citado por Chiavenato 1999) recomienda analizar los
recursos humanos mediante el examen de los siguientes datos : Estos datos analizados continuamente permitirán detectar o
evaluar los requerimientos actuales y previstos dentro de ciertos plazos, del
personal, y de la organización, de igual forma contribuirán al buen proceso de
capacitación y planes de expansión de la propia organización. 3-. Análisis de las Operaciones y Tareas
: sistema de adquisición de habilidades. Cuando un individuo regresa a una organización, está
dotado de ciertas habilidades que estaban expresas en el perfil del cargo a
ocupar. El análisis de operaciones, según chiavenato(1999) . "
son estudios definidos para determinar que tipo de comportamiento deben adoptar
los empleados para desempeñar con eficacia las funciones de sus cargos ( p 566) Esta etapa permite la preparación de entrenamiento para cada
cargo por separado, con el fin de que el ocupante adquiera aquellas habilidades
no existentes en su momento de ingreso para desempeñar el cargo. En cualquiera de la etapas del inventario de entrenamiento
las necesidades investigadas deben situarse en orden de prioridad o de urgencia
para satisfacerlas o solucionarlas. En resumen, el inventario de necesidades de entrenamiento
tiene como características la responsabilidad de línea y la función de staff,
lo que quiere decir que es responsabilidad de un administrador de línea
detectar los problemas de capacitación en determinado departamento para luego
ser asesorado por los especialistas de capacitación. El objetivo principal del inventario de necesidades de
capacitación , es diagnosticas basado en información adecuada a las
necesidades de capacitación de un área determinada de la organización. Además del inventario, existen algunos indicadores de
necesidades de entrenamiento, estos sirven para identificar eventos que provocan
futuras necesidades de capacitación( indicadores a priori) o problemas comunes
de entrenamiento ya existentes( indicadores a posteriori). Los indicadores a priori : de acuerdo a
Chiavenato(1999): " son los eventos, que si ocurrieran, proporcionarían
necesidades futuras de capacitación, fácilmente previsibles"(Pág. 563). Estos indicadores son los siguientes : Indicadores a posteriori : surgen como producto de
las necesidades de capacitación no atendidas y sirven como diagnostico de
capacitación , estos son :
Estos indicadores también se pueden presentar de la manera
siguiente (véase cuadro 1.1). Mientras se detecten las necesidades de manera precisa
durante cualquiera de las dos etapas descrita anteriormente y en el cuadro, las
probabilidades de un buen proyecto de capacitación , con un elevado porcentaje
será mas efectivo. Que cuando se trabaja sobre necesidades no determinadas de
manera precisa. DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE ADIESTRAMIENTO. Indicadores de
necesidad de Adiestramiento Modo de localizar el problema. Inhabilidad para cumplir metas de producción, cuotas,
programas, plazos, etc. Averiguar donde hay atascamientos. Comparar la
producción del trabajador, estudiar trabajaos pendientes, examinar
programas de trabajo y cantidad de sobre tiempo. Alto costo de unidad de producción. Comparar gastos por unidad de producción. Comparar gastos por unidad de operación. Daños al equipo(alto costo de conservación.) Estudiar el costo de reparaciones y de reemplazo de
equipos. Anotar tiempo de utilidad de las máquinas. Examinar el volumen de trabajo del personal de
conservación. Resultados deficientes en seguridad. Comparar el número de accidentes : el índice de
frecuencia ; el índice de gravedad. Estudiar los tipos de accidente. Ensanche o reducción. Determinar el numero de trabajadores adicionales
necesarios. Determinar la cantidad de trabajadores que serán
transferidos o promovidos. Nuevos equipos y manejos de los mismo. Comparar la habilidad necesaria para su manejo, con la
habilidad de los trabajadores actuales. Productos, operaciones o procedimientos nuevos. Estudiar informes. Consultar las oficinas y dependencias competentes. Quejas y reclamos numerosos Estudiar el tipo de quejas. Determinar los motivos que dan origen a las quejas. Examinar cada queja cuidadosamente. Calidad deficiente de productos y servicios. Examinar los reclamos de los clientes. Estudiar los informes de inspección. Considerar la cantidad de trabajos rehechos y de
desperdicios. Alta frecuencia de errores ; desperdicios excesivos de
materiales. Estudiar el origen de los errores. Estudiar las razones que determinaron, el desperdicio
excesivo de materiales. Dificultad para encontrar personas calificadas para
promociones dentro de la empresa. Estudiar requisitos para promociones. Investigar lo relativo a jubilaciones. Determinar necesidades de substitutos. Fuente : Mauricio Parra Urdaneta. CAPITULO II : Medios o Procedimientos para Detectar Las
Necesidades de Entrenamiento Las necesidades de adiestramiento del individuo, surgen como
consecuencia de haber encontrado deficiencia sen el análisis de los
conocimientos, habilidades , destrezas y actitudes, al compararlas con las
requeridas por el trabajo. Esta es una labor que el supervisor debe hacer
continuamente, el encargado de la actividad de adiestramiento en una empresa
debe recoger de los supervisores la información acumulada, y con ella
estructurar el programa anual de entrenamiento de personal. Para obtener esa
información, dentro del proceso de detección de capacitación, es necesaria,
la utilización de medios que se encarguen de recolectarlos de manera mas
eficiente posible. entre esos medios encontramos : 1-.La Evaluación del Desempeño del Trabajador : de acuerdo a fuentes encontradas en Internet, el autor anónimo
(20029 dice : " la evaluación del desempeño es un proceso que permite
conocer y valorar el comportamiento laboral del personal durante un periodo
dado, y contribuye a establecer el nivel de eficiencia de los recursos humanos
de una organización". Chiavenato ( 1999) : " mediante la evaluación del
desempeño es posible no solo descubrir a los empleados que vienen efectuando
sus tareas por debajo del nivel satisfactorio, sino también averiguar que
factores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de
entrenamiento. ( Pág. 568). Siliceo ( 1985) : " es un sistema formal de versión y
evaluación periódica del desempeño de un individuo o de un equipo de
trabajo" . ( Pág. 326). El mismo autor señala los usos de la evaluación del desempeño
: A su vez existen indicadores de evaluación del desempeño,
estos son los siguientes :
La evaluación del desempeño presenta una serie de ventajas
importantes , cuando la utilización de este método es permanente, entre ellas
: Reconoce el buen desempeño y cumplimiento laboral , dando
mayor transferencia y equidad a la carrera laboral del agente. El personal siente que la organización de ocupa de él. Los supervisores pueden abrir nuevos canales de comunicación
con el supervisado, con el objeto de lograr una mayor eficiencia en el uso de
los recursos de la organización. Constituye antecedentes de los agentes, de modo tal que cada
nuevo jefe pueda conocer rápidamente sus desempeños. Brinda información para planificar actividades futuras y
detectar necesidades de capacitación. En referencia a Mauricio Parra Urdaneta , ( 2002) existen
factores que pueden generar problemas en el proceso de evaluación del desempeño
, entre ellos se encuentran los siguientes :
Cuando el supervisor evaluador no entiende la responsabilidad
que se le asigna. En fin y haciendo referencia a William Wherther ( 1991), la
evaluación de necesidades , permite establecer un diagnóstico de los problemas
actuales y de los desafíos ambientales necesarios a enfrentar mediante el
desarrollo a largo plazo. Los cambios en el ambiente externo, por ejemplo, pueden
convertirse en fuentes de nuevos desafíos. Para enfrentarlos de manera
efectiva, es posible que los empleados necesiten capacitación. Independientemente de estos desafíos , la evaluación del
desempeño deber tener en cuenta a cada persona. Las necesidades individuales
pueden ser determinadas por el departamento de personal o por los supervisores ;
en algunas ocasiones, el mismo empleado las señalará. 2-. El Análisis de Cargos : según Chiavebato ( 1999)
" el conocimiento y la definición de lo que se quiere en cuanto a
aptitudes, conocimiento y capacidad, hacen que se puedan preparar programas
adecuados de capacitación para desarrollar la capacidad y proveer conocimientos
específicos, según las tareas, además de formular planes de entrenamiento
concretos y económicos y adaptar métodos didácticos."( Pág.: 569). Mauricio Parra Urdaneta( 2002) dice : " el análisis de
cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos
que el cargo exige a su próximo ocupante. Tiene una estructura que se refiere a
cuatro áreas de requisitos : intelectuales, físicos, responsabilidades ,
condiciones de trabajo. Cada una de esta dividida en varios factores de
especificaciones, como la experiencia, por ejemplo en el área de requisitos
intelectuales. Estos factores de especificación son puntos de referencia que
permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva ; son
verdaderos instrumentos de medición, construidos de acuerdo con la naturaleza
de los cargos existentes en la empresa. Si la naturaleza de los cargos que van a
analizarse varía, así mismo no solo variaran los factores de especificaciones
considerados, sino también su amplitud de variación y sus características de
comportamiento." El mismo autor señala la importancia de este método en un
organización, por lo que haciendo referencia en ello, se puede decir, que se
hace vital la importancia en el análisis de cargos , pues un medio de estos ,
deduce, analiza y desarrolla cargos ocupacionales relativos a los cargos,
cualidades necesarias para ocupar los cargos y características del ocupante,
que sirven de base para la orientación profesional, la evaluación de salarios,
la utilización de trabajadores y otras practicas de personal. Estudia cargos
desempeñados en industrias , comercios y otras organizaciones, y produce
descripciones de elementos de los cargos y de los requisitos físicos e
intelectuales que debe poseer el ocupante. Define, clasifica y correlaciona
datos ocupacionales : desarrolla medios de orientación para trabajadores
inexpertos o que desean cambiar de cargo , y prepara procedimientos de
entrevista para facilitar la colocación de trabajadores ; utiliza datos para
desarrollar sistemas de evaluación de salarios y recomienda cambios en la
clasificación de c argos ; prepara organigramas, elabora monografías (
mediante la descripción de patrones y tendencias industriales ) ; diseña
pruebas para medir conocimientos ocupacionales y habilidades de los trabajadores
y realiza la búsqueda ocupacional relacionada. En fin, el análisis de cargos tiene que ver directamente con
la productividad y competitividad de la empresa m ya que implica una elación
directa con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de
cualquier organización. 3-. El Cuestionario : según Angel Marcano (1987) :
" es un método que consiste en el agrupamiento ordenado de preguntas
relacionadas con los diversos aspectos del cargo que se le entrega al trabajador
para ser contestadas".(Pág. 83). Su aplicación se hace necesaria cuando el tiempo del que se
dispone es limitado. Unas de sus características mas contundentes es la poca
fiabilidad de sus resultados, muchas veces los trabajadores por temor al cambio,
responde de una manera tal, que los favorezca. Este método puede utilizarse en
conjunto con la entrevista permitiendo la interacción del analista y
trabajador, lo que hace mas efectivos los datos recolectados por el mismo. 4-. La Entrevista con supervisores y gerentes : en
referencia a Chiavenato ( 1999) : " estos son contactos directos con
supervisores y gerentes , con respecto a posibles problemas solucionables
mediante entrenamiento, por lo general se descubran en las entrevistas, con los
responsables de los diferentes sectores de la organización "( Pág. 426). Sabemos que la organización trabaja en forma de sistema,
posee una estructura definida por niveles de los cuales cada uno tiene una
determinada responsabilidad atribuida al representante de la misma. Tal como lo
menciona en referencia a Sikula (1989), la responsabilidad principal por la
capacitación y desarrollo dependen en gran parte de los gerentes y
supervisores, una vez que el programa educativo se ha establecido, la implantación
o aplicación dependen , por lo general de los esfuerzos de los gerentes que
entrenan o desarrollan a sus subordinados. Ningún programa de instrucción, puede tener éxito sin el
apoyo de los gerentes. Estos son el vinculo directo con los empleados. Poner en
marcha un programa educativo, o cualquier otro tipo de programa, depende en
ultima instancia de los esfuerzos corporativos de los supervisores y gerentes de
una organización. Los gerentes y supervisores deben ser capaces de comprender
los benéficos , potenciales de sus inversiones en tiempo y energía para que el
programa educativo sea eficaz en la empresa. 5-. El cambio tecnológico : La tecnología se ha
convertido en los últimos tiempos en una vertiente de herramientas
que facilitan la vida del hombre; desde el hogar hasta el centro de trabajo;
desde el área productiva de la industria hasta el área administrativa de esta.
Sin duda y para beneficio de la humanidad, esta ha evolucionado a través de los
años hasta convertirse en un elemento manejable y al alcance de todos, en
cualquiera de sus dimensiones. Es esta misma evolución la que determina la transformación
de los procesos productivos y los acelera de tal modo de lograr terminar y
entregar lo producido al mercado "Justo a tiempo", antes que otros se
adelanten. Por los cambios en los procesos productos se hace indispensable
la capacitación de personal, en especial si la organización vive de ese cambio
tecnológico. CAPITULO III : El Instrumento de Detección de Necesidades
de Entrenamiento. El adiestramiento representa para la organización una
actividad costosa, que solo se puede considerar como inversión cuando se lleva
a cabo de forma idónea. De lo contrario , será un engaño y pasará lo que ha
ocurrido con muchos esfuerzos en este campo que han comenzado sin ninguna razón,
continúan sin ningún propósito y terminan sin ningún resultado efectivo a la
empresa. Para convertir el adiestramiento en una actividad productiva,
es necesario que la capacitación resulte de un proceso de investigación y
detección de necesidades donde se utilizan métodos e instrumentos que le dan
la validez a los datos que se están recolectando para determinar la necesidad
de entrenamiento del trabajador. cabe destacar que el uso adecuado y oportuno de
dada instrumento y método utilizado para detectar necesidades de capacitación,
proporcionaran datos auténticos que en su estudio y aplicación pueden dar muy
buenos resultados para la organización.. La evaluación del desempeño ( la cual permite conocer los
bajos niveles de desempeño tanto en empleados como en sectores de la misma) el
análisis de cargos ( orientado hacia el contenido de los cargos , a los
aspectos extrínsecos, es decir los requisitos que el cargo exige a su ocupante
). El cuestionario( evidencia las necesidades de entrenamiento). La entrevista (
aplicada a diferentes niveles de la organización respecto a los problemas
solucionables, mediante entrenamiento ), la encuesta, la observación y muchos más...Son
algunos de los instrumentos más utilizados para la detección de necesidades de
entrenamiento. cada uno tiene su ámbito de aplicación y efectividad de acuerdo
a los datos que se quieran recolectar para determinar las necesidades de
entrenamiento. A continuación se explicará de forma más detallada la utilidad
de un instrumento que comúnmente es utilizado por las organizaciones, en
especial aquellas relacionadas con la administración pública, se trata de
" El Cuestionario" : Según el diccionario enciclopédico(2002) : " es una
lista de cuestiones o preguntas a las que se debe responder por escrito" (
Pág. 985). Ángel Vicente Marcano ( 1997)" consiste en el
agrupamiento ordenado de preguntas relacionadas con los diversos aspectos del
cargo que se le entrega al trabajador para ser contestadas" (Pág. 83). Anteriormente se mencionó que el cuestionario es un
instrumento utilizado para recolectar datos de diferentes índoles , en este
caso también para determinar necesidades de adiestramiento. Este método es utilizado cuando se tiene poco tiempo
disponible para la investigación requerida o para la recopilación de los datos
del cargo. En acuerdo con el autor Ángel Vicente Marcano ( 1997) , la
estructura de este instrumento o método debe basarse en una explicación previa
( ya sea verbal o escrita) a los empleados sobre el contenido y propósito del
mismo, de ejemplos prácticos y sencillos para el empleado, que ilustren las
preguntas y faciliten su contestación y de proveerles asistencia técnica
necesaria para su contestación. Cabe destacar que mucho de los trabajadores no están
acostumbrados a la redacción de informes o respuestas. El mismo autor señala la siguiente característica de este
instrumento : El profesor Mauricio Parra Urdaneta (2002) también señala
las siguientes características del cuestionario : Como todos los instrumentos utilizados para la recolección
de datos determinantes de necesidades de entrenamiento, el cuestionario presenta
desventajas. Haciendo referencia al profesor Roberto González * (2002), la cual
menciona la no confiabilidad de los datos recolectados a través de este método.
La lectura de cada uno de estos cuestionarios, muchas veces retrasan el proceso
, debido a las respuestas detectadas que suscitan dudas y se hace necesario
acudir al empleado para aclararlas. Otro inconveniente es el análisis detallado
de cada cuestionario para luego proceder a la redacción del cargo. Se supone que se dispone de un tiempo determinado para
analizar los datos, mas si se exige la creación de un proyecto. Autores anteriores resaltan la utilización de este método
cuando no se dispone de mucho tiempo , por lo que el análisis de estos
cuestionarios quizás alargarían este tiempo límite para la detección de
necesidades de entrenamiento. Modelo del Instrumento de Detección de Necesidades de
Adiestramiento. MODELO DE CUESTIONARIO DE ANALISIS DE CARGO I Identificación del Puesto: 1.
2. División :
3. Departamento / unidad :
4. Dependencia Directa :
5. Fecha de aplicación :II Identificación de quien responde el cuestionario:
1. Nombre :
2. Grado y escalafón :
3. Antigüedad en el Servicio:III Descripción Sumaria del Puesto: 1. Las tareas de este puesto se clasifican primordialmente como de carácter (marque con una X solo una respuesta)
2-. Elabore una relación de las Principales Tareas que realiza en el puesto y el porcentaje de tiempo laboral que usted estima dedica a cada una de ellas.
3. Elabore una relación de las Tareas Secundarias que realiza en el puesto y el porcentaje de tiempo laboral que usted estima dedica a cada una de ellas.
4. ¿ Cuales son las responsabilidades que se encuentran adscritas a su puesto de trabajo?. ¿Cuál es el peso relativo que en su opinión tiene cada una de ellas? (marque su respuesta con una X).
5. ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del puesto y en que grado?.
6. ¿Cuales de las siguientes tareas usted realiza para obtener información técnica que su puesto de trabajo requiere?, Compare el tiempo que usted dedica a esta tarea en relación con el que emplea en realizar otras asociadas a su trabajo. (marque con una X sólo en aquellas tareas que usted realiza).
7. Respecto de las comunicaciones que requiere establecer para el cumplimiento de su trabajo, clasifique en términos de que tan importante resulta la actividad que se señala para el logro de los objetivos del puesto, según codificación adjunta.
Comunicación Escrita:
Comunicación Oral:
8. ¿Considera usted que para el buen desempeño del puesto se requiere experiencia en la Administración Pública? (marque con una X solo una respuesta).
9. ¿Considera usted que para el buen desempeño del puesto se requiere experiencia anterior en puestos similares? (marque con una X solo una respuesta).
10. ¿Cómo calificaría usted las condiciones físicas en que trabaja la persona que desempeña este puesto?.
Exponga brevemente los argumentos que justifican su respuesta: 11. ¿Está sometida la persona que desempeña el puesto a presiones psicológicas especiales?.
Fundamente brevemente su respuesta: 12. ¿Qué características cree usted que hacen que el puesto sea excepcional?. 13. ¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto?.
NOMBRE : VANESSA ESPINOZA Publicación enviada por Vanessa Espinoza Contactar mailto:crudita65@hotmail.com Código ISPN de la Publicación EpyZVykkkpYwZwRXkT Publicado Thursday 30 de October de 2003 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
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