Monografias | Mejore la administración de su Empresa, mediante la comprensión de los sistemas de informaciónMejore la administración de su Empresa, mediante la comprensión de los sistemas de informaciónResumen: Primero lo primero. Conocer el terreno que se pisa. El contador dentro del sistema de información. Desarrollo del sistema. Compartir el conocimiento. A futuro. Mediante este artículo se pretende acercar al lector a los sistemas de información, mediante la descripción del funcionamiento y diseño de los mismos, enfocado principalmente a los contables, con los objetivos de primero encontrar cuáles son las necesidades informáticas de la empresa (y como satisfacerlas) y después de describir el papel del contador público en las organizaciones del siglo XXI como parte fundamental en el buen funcionamiento de la misma.(V) Conocer
el terreno que se pisa El
contador dentro del sistema de información Mediante este artículo se
pretende acercar al lector a los sistemas de información, mediante la descripción
del funcionamiento y diseño de los mismos, enfocado principalmente a los
contables, con los objetivos de primero encontrar cuáles son las necesidades
informáticas de la empresa (y como satisfacerlas) y después de describir el
papel del contador público en las organizaciones del siglo XXI como parte
fundamental en el buen funcionamiento de la misma. Las empresas no deben de
seguir modas al evaluar sus necesidades tecnológicas, sino satisfacer sus
necesidades fundamentales; para ayudar a cumplir este objetivo, se necesita
cambiar la antigua percepción del contador como "arrastra-lápiz", y
más recientemente como capturista de datos, para ubicarlo como diseñador y
administrador del recurso fundamental de la empresa, la información. Palabras Clave: Sistemas de Información, Tecnologías de Información, Sistemas
Transaccionales, Sistemas de apoyo en la toma de decisiones, Sistemas estratégicos,
Bases de Datos 1. Introducción Día a día surgen nuevas
tecnologías, se presentan programas y equipos más baratos que realizan más
funciones con menos esfuerzo. Durante los últimos años hemos observado la gran
aceptación de la que han gozado en los centros de trabajo, llegando incluso al
punto en que se compran equipos que no se adaptan a los requisitos tecnológicos
de la empresa, ya sea que se encuentre por debajo o muy por encima de las
necesidades específicas del negocio. Para no caer en excesos se
debe de observar a tiempo la situación tecnológica de la empresa, planear una
auditoría informática al menos una vez al año, tal y como se realiza con los
resultados financieros de la compañía; pero no hay que delegar este trabajo
exclusivamente a los ingenieros en sistemas, tomando en cuenta que por las
computadoras de las empresas fluye información que los contadores recopilan,
clasifican, capturan, reportan y analizan, nadie mejor que ellos (apoyados por
los expertos en sistemas por supuesto) para evaluar si el manejo de la misma es
el correcto o requiere de modificaciones en la manera en que circula la
información. En esta revisión debe tomar parte de manera importante el
contador público de la empresa, puesto que como usuario posee información de
primera mano para modificar conflictos que se tengan al acceder la información. Con el fin de estar
enterados a plenitud de la forma en que funcionan las tecnologías y sistemas de
información, a continuación se presenta a grandes rasgos la forma en que se
manejan, así como la manera en que se pueden facilitar el registro del ciclo
contable, para mantener la información lo más veraz, confiable y oportuna en
el menor tiempo posible. 2. Primero lo primero [1] Comencemos definiendo
algunos de los términos más comunes que se tratarán sobre este tema. Sistema
de información es el conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos,
los procesa y convierte en información, que almacena para posteriormente
distribuir entre sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de
retroalimentación a manera de mecanismo de control mediante el cual se puede
saber si se cumple con las expectativas y requerimientos de los usuarios. En
toda empresa se cuenta con diversos subsistemas de información, surgidos de los
diferentes departamentos, que conforman el sistema principal. Por otro lado las tecnologías
de la información son los medios en los que se desarrollan y utilizan los
sistemas de información, como lo son computadoras, redes, etc. Dicho de otra
manera, los sistemas de información arrojan los reportes que nos llegan a través
de las tecnologías de información. Bajo estas definiciones
podemos clasificar a la contabilidad como un sistema de información puesto que
captura, procesa, almacena y distribuye un tipo de datos, financieros, que
sirven como apoyo para los encargados de tomar decisiones en la empresa.
Actualmente la principal fuente de esta información son las computadoras, y es
por esta razón por la que es importante entender como funcionan. Los sistemas de información
tienen tres objetivos primordiales: El primero de estos
objetivos se logra a través de los llamados sistemas transaccionales que se
encargan de registrar todas las operaciones diarias del negocio, con los cuales
se logran ahorros en mano de obra. Ejemplos de este tipo de sistema son los de nómina,
de cuentas por cobrar, entre otros. Los sistemas de apoyo a las
decisiones son los que se implantan después de los transaccionales, toman la
información directamente de éstos y con esa base proporcionan reportes que
ayudan a evaluar decisiones. Algunos ejemplos son los sistemas de apoyo a las
decisiones (DSS) y los sistemas de información para ejecutivos (EIS). Los sistemas estratégicos
pueden ser transaccionales o sistemas de apoyo a las decisiones, lo que los hace
ser estratégicos son las ventajas que se obtienen mediante su uso, lo que
representa una barrera de entrada a la competencia, y que al momento de que los
competidores desarrollan sistemas similares se convierten en estándares de la
industria. Un ejemplo son los sistemas de reservación de boletos para aviones,
que pasaron de ser una ventaja para American Airlines (primero en desarrollarlo)
a un requisito para las demás líneas aéreas. En la siguiente figura [2]
se explica la forma en que fluye la información dentro de la compañía y cómo
se van incorporando las funciones a través de los sistemas, comenzando por el
procesamiento de las operaciones (Sist. Transaccionales) llegando hasta la
administración de los sistemas estratégicos de la empresa.
3. Conocer el terreno que
se pisa Saber en donde se encuentra
el desarrollo tecnológico de la empresa es el primer análisis que se debe
realizar para conocer los pasos a seguir, y errores a evitar, para llevar a que
la tecnología trabaje adecuadamente para nosotros, y no seamos nosotros quienes
trabajemos para mantener sus ineficiencias. De acuerdo a Richard Nolan, conocido
autor y profesor de la Universidad de Harvard, existen seis etapas de
crecimiento de los sistemas dentro de las empresas: La primera etapa, llamada de
inicio, comienza con la adquisición del primer equipo computacional justificado
por el ahorro en la mano de obra. Las primeras aplicaciones que se instalan son
los sistemas transaccionales, comúnmente un sistema de nóminas y uno de
contabilidad. La administración de los sistemas la realiza un empleado que no
posee preparación en la materia. Se considera que esta etapa termina al momento
de instalar exitosamente el primer sistema de información. La siguiente etapa, de
contagio o expansión, se caracteriza por la imitación dentro de la organización
del primer ejecutivo usuario del sistema. Se comienzan a utilizar el resto de
los sistemas transaccionales como inventarios, facturación, proveedores, etc.
Se observa la proliferación de aplicaciones de una manera desordenada, muchas
veces sin compartir el mismo formato lo que provoca que la información entre
sistemas sea incompatible y se tenga que capturar varias veces los mismo datos.
Al ver como crece el gasto en sistemas la gerencia decide abrir nuevos puestos
como analista de sistemas, programador, jefe de soporte técnico, entre otros. La etapa de control se
inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales en
base a presupuestos. Las aplicaciones en esta etapa están orientadas a al
control de las operaciones del negocio, lo que lleva al departamento de sistemas
a una posición gerencial dependiente de la dirección de administración o de
finanzas. Se comienzan a definir estándares de trabajo dentro del departamento
para el desarrollo de nuevas aplicaciones con el fin de tener interfaces automáticas. La etapa de integración
surge debido a que el departamento de sistemas comienza a aprovechar las bases
de datos para integrar la información. Se comienzan a desarrollar nuevos
sistemas que llevan a reemplazar los antiguos en beneficio de la organización. En la etapa de administración
de datos se reconoce a la información como un recurso valioso que debe estar al
alcance de los usuarios, para lo cual se requiere de una administración
apropiada de los datos y el manejo de diferentes niveles de acceso para los
diferentes usuarios. En la última etapa, llamada
etapa de madurez, se reconoce a la informática como una función básica y se
le otorga el nivel de dirección dentro del organigrama de la empresa. Se
desarrollan aplicaciones como sistemas de manufactura integrados por
computadora, sistemas basados en el conocimiento y sistemas expertos que
proporcionan información a la alta administración y son de carácter estratégico.
Se integran redes de comunicaciones tanto dentro como fuera del lugar físico de
la empresa. Comienza a planearse rigurosamente el uso de recursos y aplicaciones
con horizontes de planeación de al menos cinco años. Ahora que ya conoce las
etapas de la implantación de sistemas puede ver en cual se encuentra su empresa
y anticipar los problemas que han surgido en otras compañías para llegar lo más
pronto posible a la madurez. 4. El contador dentro del
sistema de información El papel del contador dentro
de las organizaciones está cambiando, por lo que se deben de adaptarse a las
nuevas necesidades de las empresas. De acuerdo con la Guía Internacional de
Educación Nº 9, "Educación de Precalificación, Valoración de la
Competencia Profesional y Requerimientos de Experiencia de Contadores
Profesionales" [3], de IFAC (Federación Internacional de Contadores) el
conocimiento que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir se reúne
en cuatro componentes: Lo mínimo que un
profesional de la contabilidad al nivel de usuario debe manejar es un programa
procesador de textos (MS Word, por ejemplo), una hoja de cálculo (MS Excel), un
programa de correo electrónico y navegador de Internet, una base de datos y, al
menos, un paquete de contabilidad básico (Compaq). Aunque si se quieren
aprovechar las nuevas oportunidades de negocio, el contador necesita también
tener educación general sobre los sistemas de información, conociendo al menos
los conceptos de tecnologías de la información, equipo de cómputo, programas
aplicaciones, de organización de datos, redes y aplicaciones de contabilidad,
control interno, seguridad, el papel de la información en las organizaciones y
aspectos éticos y legales; aparte del suficiente conocimiento y familiaridad
con conceptos de sistemas de información que le permitan tomar decisiones
razonables para poder identificar las necesidades y alternativas de un sistema
de información sencillo, decidir si adquirir una aplicación para adaptarse a
ella, o bien desarrollarla utilizando hojas de cálculo o bases de datos, ya sea
por cuenta propia o contratando a un consultor externo. Según la IFAC, debido a que
el contador es usuario de los sistemas de información, principalmente de los
transaccionales que son los directamente relacionados con su área, debe de
influir en su administración y diseño, para lo cual debe conocer los
componentes del sistema que maneja. En la siguiente figura se
exponen los posibles componentes del Sistema de Información Contable (SIC) [4]. Tomando en cuenta esta
figura, puede tomar los conceptos que le apliquen, o los que quisiera
desarrollar dentro de su organización, para tener el esquema básico del
sistema de información contable. 5. Desarrollo del sistema Una vez definidas por el
contador las funciones de información requeridas en el negocio podemos
solicitar la ayuda de los expertos en sistemas para que evalúen los requisitos
técnicos y tecnológicos de la empresa. Los pasos elementales que se seguirán
son los siguientes:
Cuando funcione
correctamente el sistema de información se puede dar el siguiente paso,
constituido por las Bodegas de Datos (Datawarehouse), para entrar de lleno en la
"Era del Conocimiento", para ello se requieren las siguientes acciones
[5]:
Ninguna las herramientas
requeridas para construir y utilizar la Bodega de Información está fuera del
alcance de la empresa pequeña o mediana. Microsoft implementó esta tecnología
hace 8 años utilizando una red interna (intranet), llamada Microsoft FinWeb
(Financial Information Network), una Bodega de Datos que extrae información del
diario y la pone accesible en una base de datos de Microsoft Access. Otras herramientas son
tablas dinámicas de Excel (PivotTable) que permiten profundizar en los detalles
de cada división, producto, mercado, etc., que se complementa con consultas SQL
mediante una herramienta llamada MS Report, así como el MAP (Políticas
Contables de Microsoft), una parte de la intranet que archiva las políticas
contables de la empresa, sobre 500 aspectos con el fin de estandarizar los
criterios contables (por ejemplo, los métodos de depreciación a utilizar). 6. Compartir el
conocimiento En el momento en que la
empresa se encuentre utilizando las tecnologías descritas anteriormente, se
puede plantear la posibilidad de implementar otras herramientas que le ayuden a
automatizar aún más sus procesos, como lo son el Intercambio Electrónico de
Datos (EDI) o la minería de datos (DataMining) [6]. El Intercambio Electrónico
de Datos consiste en transmitir electrónicamente documentos contables entre
aplicaciones en un formato común. El EDI es una forma de Comercio electrónico
Empresa a Empresa (B2B). Cuando el EDI está
perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas, se logra que
al momento de capturar las cantidades de un cheque y mandarlo a imprimir, los
asientos se realizan de forma automática. También se puede aplicar a
actividades como la facturación o el control de inventarios, logrando que
mediante el uso del EDI se realicen automáticamente. Con su uso se pretende
eliminar la necesidad de utilizar el papel para las transacciones de las
empresas. Si se cuenta con una base de
datos lo suficientemente grande, se puede sacar provecho de la minería de datos
(DataMining). Mediante estas aplicaciones se exploraran automáticamente grandes
bases de datos para extraer patrones de comportamiento, relaciones ocultas entre
las variables, identificando dependencias. Con la minería de datos
podemos responder preguntas como qué clientes tienen más probabilidad de
responder a la oferta realizada mediante un correo electrónico, descubrir
patrones de comportamiento en consumidores o encontrar cuales son los mejores y
peores clientes de una compañía financiara. Por ejemplo, esta tecnología
puede detectar que productos prefiere el consumidor para acompañar su compra
periódica de refrescos, y con esa información se pueden diseñar campañas de
publicidad o acomodo de estantes dentro del negocio, para adaptarlos a los
gustos de los clientes. 7. A futuro Actualmente, el proceso
requerido para capturar la información contable es una de las actividades que más
esfuerzo administrativo requiere, dedicando muchas horas-hombre a alimentar los
paquetes contables. Afortunadamente, las
aplicaciones como el Internet, el correo electrónico, el acceso remoto a
cualquier computadora, la utilización de agentes informáticos para realizar
informes que combinen información interna y externa, las charlas interactivas y
las videoconferencias son algunas de las tecnologías que facilitarán la
actividad contable. Con el uso cada vez más común
del EDI, se facilitará el registro de las operaciones comunes dentro de la
organización, como pagos, compras, ventas, depreciaciones, etc. Se espera que
próximamente llegue a más empresas la captura automática de información, con
mecanismos como el escáner y los códigos de barras, el control por la voz,
etc. Las telecomunicaciones también
juegan un papel importante en el futuro de los sistemas, puesto que servirán de
medio para comunicar de manera más rápida y segura a los equipos de distintas
empresas. Para observar una de las nuevas aplicaciones, la manera en que
funciona un sistema de contabilidad a través de Internet, el FASB (Financial
Accounting Standard Board) ha puesto la información de una empresa ficticia,
llamada FAUXCOM [7], en la siguiente dirección: http://accounting.rutgers.edu/raw/fasb/fauxcom/Default.htm. Una combinación de todas
estas tecnologías es la que resultó en el portal de la SHCP [8], mediante el
cual puede recibir las declaraciones de los contribuyentes, que aunque al
principio causo dolores de cabeza a más de uno, se ha ido depurando y cada vez
funciona mejor. Se espera que comiencen a desarrollarse aplicaciones similares
para las demás dependencias del Gobierno, con el fin de otorgarle al ciudadano
la posibilidad de realizar cualquier trámite perder tiempo en las ventanillas
de las diversas secretarías. 8. Conclusiones Después de revisar el
proceso requerido para instalar un sistema de información, debemos recordar que
para adaptar un sistema de información a nuestra empresa se requiere primero de
identificar las necesidades de información con los contadores y luego buscar
asesoría con los expertos de sistemas. Es importante seguir este
orden, ya que el principal problema en la adaptación de los sistemas en las
empresas es que se empieza comprando el equipo y luego se tratan de adaptar a él.
En el momento en que le pidan decidir entre varios equipos, o aplicaciones,
primero pregunte para que lo van a usar, o en otras palabras ¿qué necesidades
de información tiene la empresa? 9. Referencias [1] Cohen, D. y Asín, E.; Sistemas
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(Accesado Oct 8, 2002) Autor: C.P. Rafael Chapa Peña Compartir Publicación enviada por C.P. Rafael Chapa Peña Contactar mailto:al00179114@mail.mty.itesm.mx Código ISPN de la Publicación EpyZlkyAAlpeYQwqzS Publicado Sunday 2 de November de 2003 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
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