Monografias | El control interno : Un medio eficaz para la toma de decisiones en el control de la gestiónEl control interno : Un medio eficaz para la toma de decisiones en el control de la gestiónResumen: El presente trabajo investiga, en primer lugar, las características de la actividad auditora generalizada y con las particularidades en que se desarrolla esta en la economía cubana. En segundo lugar, se describe una metodología aplicable a cualquier ente, para la evaluación del sistema de control interno existente. La metodología desarrolla esquemas de organización y cuales son los principales procesos de la información. Para culminar se toma de muestra un ente con características propias de sociedad anónima. Metodología Aplicada. Contenido de la documentación. Resultado de la evaluación de las actividades de control de los sistemas. Sistema Garantía Comercial. El presente trabajo investiga, en primer lugar, las características de la
actividad auditora generalizada y con las particularidades en que se desarrolla
esta en la economía cubana. En segundo lugar, se describe una metodología
aplicable a cualquier ente, para la evaluación del sistema de control interno
existente. La metodología desarrolla esquemas de organización y cuales son los
principales procesos de la información. Para culminar se toma de muestra un
ente con características propias de sociedad anónima. Introducción. La Historia de la Contaduría Pública, su Evolución y Seguimiento, pretende
aportar como novedad, de manera sintética y entendible, todo un número de
hechos que al final se convirtieron en pasos importantes para lograr y definir
lo que hoy se reconoce como "Auditoría". Desde la exposición de los
antecedentes más remotos, en el mundo y en Cuba, hasta las actuales y vigentes
instituciones y legislaciones que rigen la profesión, se abordan relevantes
hechos que significaron, desde el punto de vista conceptual, un cambio en la
forma en que el ejercicio de la auditoría se venía realizando. Así cabe todo el mérito a las primeras obras que tratan los métodos de
llevar libros de contabilidad, como preceptos teóricos definitorios, unido a la
incidencia que introdujo la Revolución Industrial en la Europa tradicional,
para converger en todo un desencadenamiento de escritos reguladores de tan
importante trabajo. Uno de ellos lo constituye el cuerpo legal, al que luego de
varios años de aplicación de métodos y de arduo trabajo, se logra obtener y
aplicar en Cuba, es decir el Decreto Ley 159, el cual deja muy bien claro sus
objetivos y alcances. Esta historia, que no contiene introducción, conclusiones ni
recomendaciones, porque de hecho están implícitas en ella misma, es sin otro
asunto, una manera de resaltar lo que sin lugar a dudas debe verse como un fenómeno
que por su significación y expresión final, coadyuva a todo perfeccionamiento,
mejoramiento y profundización del desarrollo económico en sí. La corporación Cimex, una sociedad mercantil de carácter privado, propiedad
del estado cubano, se ha caracterizado siempre por un crecimiento constante y su
solidez financiera. Prueba de ello es la amplia organización que ha
desarrollado, con sucursales en todo el país y divisiones especializadas que
cubren amplios e importantes sectores del mercado cubano. En los últimos años Cimex ha creado cinco cadenas de tiendas con más de
550 puntos de venta a la población; la mayor de ellas, la cadena de Tiendas
Panamericanas, vende artículos de vestir y para el hogar, alimentos, ferretería,
etc., en todas las poblaciones importantes. El estudio y la evaluación de las actividades de control de los sistemas de
una empresa u organización, serán ejecutados por el auditor, siempre y cuando
este adopte la decisión de depositar su confianza en dichas actividades de
control. Pasos a seguir: Identificación de los tipos importantes de operaciones o transacciones y de
los sistemas adecuados a la revisión. 1,1. Tipos importantes de transacciones: Son aquellas operaciones más
importantes que generan un gran volumen de casos y que inciden en los estados
contables. Dichas transacciones u operaciones están sistematizadas y agrupadas
o clasificadas en sistemas principales y accesorios o subsistemas. 1,2. Objetivo de los sistemas: Conocer el ente para programar más
detalladamente su labor, y concentrar su esfuerzo en puntos determinados de
acuerdo a su importancia. Descripción de los sistemas: Cuando están determinados los tipos
importantes de transacciones u operaciones, se debe obtener una detallada
descripción de los sistemas operantes. La descripción de los sistemas
operantes: Permitirá identificar el procedimiento de las transacciones y la forma en
las actividades de control vigente actúan para prevenir, detectar y corregir
posibles desviaciones o errores. Indicará las fuentes de evidencia documental de las transacciones u
operaciones. En otras palabras, es la documentación respaldatoria de los
registros analíticos. 2,1. Obtención de la información detallada sobre los sistemas. La
información puede obtenerse de: 2,1,1.Manuales de sistemas o procedimientos. 2,1,2. Normas, instrucciones escritas, etc. 2,1,3. Entrevistas con los usuarios y los responsables de estos. 2,1,4. Cuestionarios de relevamiento. 2,1,5. Los responsables de sectores, áreas, funciones, etc., efectuados
como declaraciones o confirmaciones. 2,2. Documentación de la información relevada. Para efectuar un relevamiento nos podemos valer de algunos de los
siguientes métodos: 2,2,1. Narraciones y descripciones. Es la narración o descripción detallada, en forma de relato, de las
características de los sistemas o el modo de operar de una organización,
referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los
individuos de la empresa, en cuanto a: funciones, normas, procedimientos,
operaciones, archivos, custodia de bienes, etcétera. La función de relevamiento del Sistema de Control Interno por el método
descriptivo, se puede realizar por tres formas o procedimientos distintos: Cuestionarios. Este método se basa en un conjunto de preguntas estándar presentadas por
escrito en un formulario preimpreso o dentro de un programa o archivo
incorporado a un procesador personal, sobre los aspectos fundamentales del
control interno que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan
sobre los sistemas y operaciones que se realizan en el ente. Cursogramas. El cursograma o flujo grama es la representación gráfica del sentido,
curso, flujo o recorrido de una masa de información o de un sistema o proceso
administrativo u operativo, dentro del contexto de la organización, mediante la
utilización de símbolos convencionales que representan operaciones,
registraciones, controles, etc., que ocurren o suceden en forma oral u escrita
en el quehacer diario del ente. Podríamos decir que el cursograma tiene tres "elementos básicos"
que son: se trata de un diagrama o representación gráfica; representa el fluir de información ya sea de tipo verbal o escrito; se refiere siempre a un proceso de tipo administrativo u operación específica. Este método tiene su origen dentro del área de la teoría de los gráficos,
sus antecedentes se remontan a los gráficos utilizados por los ingenieros en
los diagramas industriales, que representaban las actividades de producción
como, por ejemplo: los diagramas de proceso de la operación industrial, los de
recorrido y los denominados "mano izquierda - mano derecha." Los cursogramas tienen dos grandes partes componentes: Simbología: la simbología utilizada representa la operación o
proceso y el fluir o recorrido de la información. Diagramación: la forma de realizar, dibujar o graficar depende de los
siguientes factores a tener en cuenta: Lenguaje a usar: el conjunto de señales que dan a entender una cosa; Método a desarrollar: mantener un modo razonado de obrar o proceder. Uno de los problemas que tiene este método es que no existe una simbología
de carácter universal, es decir que falta uniformidad en cuanto a su
interpretación simbólica. Contenido de la documentación. Los papeles de trabajo contendrán: Por sistemas: el flujo general de las operaciones y transacciones. Las áreas o los sectores que intervienen en cada procedimiento. Los controles vigentes y la forma en que se practican. Determinación en cada sistema de: Verificación de las descripciones de los sistemas. Finalizada la etapa anterior, se deberá proceder a: Evaluación de las actividades de control de los sistemas. Identificación de los controles existentes: Finalizado el relevamiento y la
descripción de los sistemas, hay que detectar los controles existentes en los
sistemas y su efectividad. Errores potenciales: Pueden ocurrir estos tipos o clases Transacciones incorrectamente: Transacciones no: Verificación de la capacidad de las actividades de control de los sistemas
operantes para: prevenir, detectar y corregir los errores potenciales. Para determinar el grado de confiabilidad de los controles existentes, sobre
la base de la capacidad de las actividades de control, se deberá establecer la
ocurrencia de posibles o potenciales errores en los sistemas y su incidencia en
los estados contables. La presente clasificación permitirá evaluar la alternativa de confiar o no
en las actividades de control de los sistemas existentes. Pruebas de las actividades de control de los sistemas: Si se está en
condiciones de confiar en las actividades de control de los sistemas, se procede
a evaluar las actividades reales de control. La verificación de la realidad se hará: Los papeles de trabajo contendrán: En caso de que no se confíe en las actividades de control de los sistemas,
no es necesario efectuar prueba alguna. Resultado de la evaluación de las actividades de
control de los sistemas. Las actividades de control de los sistemas son eficientes. Si se decide
confiar en las actividades de control de los sistemas y los resultados de las
pruebas han sido satisfactorias, el auditor basará su labor en dichas
actividades y las tendrá en cuenta al determinar la naturaleza, el alcance y la
oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar. Las actividades de control de los sistemas son deficientes. Si se ha
determinado que las actividades de control de los sistemas no son confiables o
los resultados de las pruebas sobre las mismas no son satisfactorias, no se
confiará en dichas actividades. Por lo tanto, al programarse la naturaleza, el
alcance y la oportunidad de los procedimientos, se contemplará la realización
de una prueba mayor, y de análisis superior. En el siguiente cuadro detallamos las etapas y los pasos intermedios a seguir
para realizar un estudio y evaluación del control interno. RESULTADOS. Control Interno. Sistema Administrativo: La entidad no cuenta con un manual de normas y procedimientos que responda a
las características de su objeto social. Las funciones llevadas a cabo por cada uno de los individuos no son
reflejadas en un documento oficial, o manual de funciones. Sistema Contable: Se realizaron comprobaciones en cuatro subsistemas en los que fueron
detectados las siguientes deficiencias: Activos fijos tangibles: Los registros y modelos que se encuentran relacionados con este subsistema no
se encuentran en vigor debido a que los registros se llevan en sistemas
computarizados. El departamento no emite modelos SNC-1-01 "Movimiento de Medios Básicos",
ya que se encuentra habilitado en el sistema. Debemos aclarar que este realiza
el control minuciosamente de todos los medios básicos. Cuentas por Cobrar: Las facturas son confeccionadas y elaboradas por la misma persona, violándose
los Principios y Procedimientos de Control Interno. Las facturas no pueden ser registradas contablemente en orden numérico por
características particulares de la Sucursal, violándose los Principios y
Procedimientos de Control Interno. Cuentas por Pagar: Los expedientes de pago por proveedores no son elaborados por el
departamento. Estos se realizan en la Sucursal. Costos y Gastos: La entidad carece de un sistema de costo que le permita conocer los costos
reales de servicio. No existen fichas de costo por servicio, impidiendo que sean comparadas con
los gastos reales. La entidad no realiza presupuestos por cada área de responsabilidad. Estos
son hallados de forma general. El proceso de solicitud de piezas no es comprobado por una persona nombrada
responsable de verificar si el técnico solicita las piezas que realmente
necesita el equipo. Las piezas que son retiradas por encontrarse defectuosas no son almacenadas. Estas piezas defectuosas no son registradas contablemente, tampoco siguen
ningún procedimiento que registre las cantidades defectuosas. La entidad no posee un responsable de determinar si el dictamen emitido por
el técnico cuando el equipo resulta reposición es adecuado y si realmente el
equipo reúne las características necesarias para ser repuesto. Servicio a Terceros y Afiliados: En este subsistema se detectó igual deficiencia que en el anterior,
referente a la falta de control con las piezas en mal estado Subsistema de Mercadotecnia: El departamento no utiliza informes, métodos o técnicas que sean efectivos
para lograr un control sobre el comportamiento de las ventas, las técnicas
utilizadas para llevar a cabo una investigación de mercados que puedan ser
interceptados, así como políticas publicitarias que puedan ser utilizadas y de
distribución de los productos. Operaciones de Compras: La entidad posee un solo proveedor que se encarga de cubrir todas las
necesidades. Por lo que queda eliminada la búsqueda en nuevos mercados que
faciliten variedad en las fuentes de aprovisionamiento. Operaciones de Compras: La entidad no posee habilitado un manual de funciones y procedimientos. La entidad no realiza presupuestos de ventas reales con las presupuestadas. Sistema de Almacenamiento: Se realizaron comprobaciones en tres subsistemas de inventarios donde no
fueron detectadas deficiencias por lo que se califica de Confiable. Confeccionar un manual de funciones de cada individuo que se desempeñe en la
entidad, pudiendo ser extensivo hacia los dos centros de servicios
territoriales. Garantizar que exista separación de funciones entre la responsable de
confeccionar y elaborar la factura. Garantizar la implantación de un sistema de costo acorde a las características
del departamento y el servicio que realiza. Además de confeccionar las fichas
de costo por servicio. Llevar a cabo procedimientos de control que permitan el almacenamiento y
control de las piezas defectuosas ya sea en Servicio de Equipos en Garantía o
el Servicio a Terceros y Afiliados. Garantizar que exista un responsable con los conocimientos necesarios para
controlar si las reposiciones de piezas de repuesto realizadas se adecuan a la
rotura que presente realmente el equipo. Garantizar que exista una persona nombrada responsable, que posea los
conocimientos necesarios para controlar el proceso de reparación de equipos
defectuosos y la decisión tomada a partir de las características de la rotura
para determinar si el equipo pasa a ser baja técnica o vendido como ocasión. Colectivo de autores. Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría e
Inspección Fiscal. / Colectivo de autores. -- Cienfuegos: Editorial Tributo,
1996.-- Contreras Díaz, Albi. Teoría de la Hacienda Pública , Albi Contreras Díaz,
Zubiri González Páramo.—Barcelona: Editorial Ariel, 1994.-- Hernández Muñóz, Humberto. Bases de Auditoría Fiscal../ Humberto Hernández
Muñóz,-- Cienfuegos: 1998.-- Hernández Muñóz, Humberto. Propuesta de Aplicación integral del impuesto
a las ventas../ Humberto Hernández Muñóz .. -- Cienfuegos: 1999.-- Monasterio Ramírez , Carlos. El endeudamiento: Teoría y evidencia empírica.
/ Carlos Monasterio Ramírez, Joaquín Suárez Ortega.-- Madrid: Fundación BBV,
1993.-- Musgrave, Richard. Hacienda Pública. / Richard Musgrave, Peqqy Musgrave.--
Madrid: Mc Graw- Hill, 1992.-- Rosen, Harvey S. Manual de Hacienda Pública. /Harvey S. Rosen. -- Barcelona:
Editorial Ariel , 1987.-- Cuba, decreto ley No. 169.—Ciudad de la Habana, 1997.-- Cuba, decreto ley No. 136: Patrimonio Forestal y de la Funa Silvestre . –
5.-- Cuba, Ley 73: Sistema Tributario. -- Cuba, Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución No. 24, 1997.-- Autor: Leidisara Martínez Calderin, Compartir Publicación enviada por Leidisara Martínez Calderin Contactar mailto:lsara@ucfinfo.ucf.edu.cu Código ISPN de la Publicación EpyZlpFuulvsqJTBzu Publicado Sunday 2 de November de 2003 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
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