Monografias | Formatos de documentos comerciales

Índice
1. Carta comercial
2. El informe
3. Actas
4. Memorándum
5. Circular
6. Solicitud
7. Bibliografía

1. Carta comercial

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresascomerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartascomerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, deofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema másrígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo dela carta y el cierre.

El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempremembrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general seindica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepadirectamente de qué se trata.

El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes:una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradeceral destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importanteredactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate deuna reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempredespedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadirposdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este"estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario concortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de lacarta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por laabreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicandoque la persona que firma la carta tiene la autorización de la personaresponsable.

Ejemplo:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla

Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará elreconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar","escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y"saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello,que esperamos contar con su presencia.

Saludo a Ud. Atentamente
Pamela A. Ritchie
Gerente General

2. El informe

El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiereuna cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre losresultados de la misma.
Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquemade preguntas:
1. ¿Qué es lo que se investiga exactamente?

2. ¿Por qué?
3. ¿Según qué método?
4. ¿Cuáles son los resultados?
5. ¿Cuáles son las conclusiones?

De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe deinvestigación:

1. Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación)
2. Descripción del problema
3. Manera de trabajo
4. Resultados
5. Conclusión

Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales.Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector puedacomprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico.

Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, exceptocuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla deestadísticas.

Ejemplo:
Introducción:
En este informe se trata de comprobar que escuchar no es igual a oír, ya que elprimero es un fenómeno biológico y el segundo pertenece al dominio dellenguaje, siendo un factor preponderante la interpretación.

Descripción del problema:
Si examinamos detenidamente la comunicación, nos daremos cuenta que elladescansa, principalmente, no en el hablar sino en el escuchar, éste es elfactor fundamental del lenguaje. El hablar efectivo sólo se logra cuando esseguido de un escuchar efectivo. Por lo tanto, el escuchar es lo que dirige todoel proceso de la comunicación. Cuando escuchamos, generamos un mundointerpretativo, escuchar es oír más interpretar.

Manera de trabajo:
Oír es un fenómeno biológico, se le asocia a la capacidad de distinguirsonidos en nuestras interacciones con un medio (que puede ser otra persona). Oíres la capacidad biológica que poseen algunas especies vivas de ser gatilladaspor perturbaciones ambientales en forma tal que generen el dominio sensorialllamado sonido.
Determinadas perturbaciones ambientales generan, en algunos organismos, lo quellamamos el fenómeno del oír. Los organismos que pertenecen a una mismaespecie comparten la misma estructura biológica son gatillados, normalmente, deuna manera similar por una misma perturbación.
Escuchar es un fenómeno totalmente diferente. No hay escuchar si no hayinvolucrada una actividad interpretativa, aún cuando no haya sonidos. Porejemplo, "escuchamos" los gestos, las posturas del cuerpo en la medidaen que seamos capaces de atribuirles un sentido. También el cine mudo podemosescuchar cuando no hay sonidos.

Resultado:
El escuchar efectivo ha llegado a adquirir la máxima prioridad, desde nuestravida personal hasta en los negocios, por ejemplo, Tom Peters enfatiza que una delas principales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es elhecho de que el administrador no escucha a sus empleados, ni a sus clientes, nilo que está sucediendo en el mercado.
El acto de escuchar está basado en la apertura mental, en aceptar que los otrosson diferentes de nosotros. El respeto mutuo es esencial para poder escuchar.

Conclusión:
El escuchar ha llegado a ser un asunto de vital importancia para asegurar no sólola comunicación efectiva y el éxito personal, sino la convivencia misma.

3. Actas

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.

Un acta está constituida por:
* encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación
* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
* lista de asistentes
* resumen ordenado de los debates realizados
* visto bueno y firma del presidente
* firma del secretario

Ejemplo:
Acta de la reunión de la comisión directiva del Club de Debate:

Asistentes:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente
Sr. D. Carlos Diez
Sr. D. Pedro Benítez
Sr. D. Enrique Parra
Sr. D. Julio Aguirre
Sr. D. Daniel Echeverría
Sr. D. Roberto Castro, secretario
Fecha: 15 de junio de 2003
Hora de Comienzo: 16 hs.
Hora de terminación: 17.30 hs.
Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile

Desarrollo de la reunión:
Se abre la sesión con el siguiente orden del día:

1. Discusión sobre la diferencia entre escuchar y oír.
2. Discusión sobre el escuchar y su relación con los negocios.

1. Se abre la discusión sobre el primer punto:
El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia biológica entre escuchar y oír.
El Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Benítez.
Sometido a votación, se decide:

1. Encargar la publicación de lo discutido al Sr. Echeverría

El sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contrade la discusión, fundándose en el motivo siguiente: Escuchar y oír son sinónimospor lo tanto no ve el motivo de tal discusión.

2. Se abre la discusión del segundo punto.
Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la próximareunión que será el 22 de junio de 2003.

La Presidenta El Secretario
visto bueno y firma firma

4. Memorándum

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentesdepartamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer algunarecomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente estetipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quienva dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firmadel remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en estetipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en quese debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo consus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de lasiguiente forma:

Ejemplo:
Ritchie S.R.L.
Memorándum
Para: Jefe de RR. HH. Enrique González
De: G.G. Pamela Ritchie
Fecha: 15 de junio de 2003
Asunto: Escuchar a los empleados

El conocido gurú del managment, Tom Peters, enfatizó que una de lasprincipales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es elhecho de que el manager no escucha a sus empleados.
Por lo tanto recomiendo a ud. escuchar todas las sugerencias y propuestas denuestros empleados para un mejor funcionamiento de nuestra empresa.
Saludos a ud. Atentamente
Pamela Ritchie
Gerente General

Ensayo
Es el género que desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desdeuna perspectiva netamente personal y que exige la participación del lector,incitándolo a pensar por cuenta propia.
Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias delautor, razonamientos propios o ajenos, observación directa de la realidad,siempre que el desarrollo sea original y subjetivo.
Según cada autor, el ensayo puede ser corto o largo, pero generalmente todospresentan un esquema como el siguiente:
Introducción: sobre qué trata el ensayo y porqué es importante el tema.
Desarrollo: se explica el tema central del ensayo.
Conclusión: Resume lo dicho anteriormente.
Ejemplo:
Ensayo sobre el escuchar: la dimensión activa de la comunicación.
No hay escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa. Aquí resideel aspecto activo del escuchar.
Cuando escuchamos, no solamente escuchamos las palabras que se hablan; tambiénescuchamos las acciones implícitas en el hablar. Puesto que somos capaces deescuchar posibilidades de acción, también podemos atribuir sentido, tambiénpodemos atribuir sentido a acciones que aún no han sido ejecutadas. Cuandohacemos esto hablamos de "inquietudes". Cuando escuchamos, por lotanto, escuchamos las inquietudes de las personas. Escuchamos el porqué laspersonas realizan las acciones que realizan. Esto es lo que nos permite escucharque alguien desea hacerse rico cuando dice que quiere dedicarse a los negocios.
Cuando escuchamos no somos receptores pasivos de lo que se está diciendo. Porel contrario, somos activos productores de historias. Para ello debemos permitirque los otros hablen, pero también hacerles preguntas, que nos permitiráncomprender los hechos, emitir juicios bien fundados y elaborar historiascoherentes.
Al alejarnos del supuesto de que el escuchar es pasivo, podemos ahora observarel escuchar como una acción a realizar, como una acción que puede ser diseñaday como una acción que se basa en competencias específicas que podemosaprender.

5. Circular

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interésactual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circularessuelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de cartapuede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa,cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo pormotivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa oinstitución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignadoadministrativamente a esa circular en particular.
-Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referenciasobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo

Ejemplo:
CIRCULAR N°: 15
ASUNTO: Charla de Tom Peters
SANTIAGO, 19 de junio de 2003
DE: GERENTE GENERAL
A: GERENTES DE ÁREAS
Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en nuestra empresa,deseo invitarlos a la charla que nos ofrecerá en nuestro salón auditorium el día21 de junio de 2003, sobre los siguientes tópicos: "el saberescuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consisteescuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Saludo a Uds. Atentamente.
Pamela A. Ritchie
Gerente General

6. Solicitud

La solicitud es una comunicación escrita que se propone formular un pedido,a fin de conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividadeso entidades para conseguir algo que la ley nos concede.
La introducción: Se busca el camino que relaciona al emisor con el receptor, através de la identificación de la persona: natural, jurídica, grupo o entidadque detrás de un propósito abre la comunicación.
Cuerpo: Comprende la exposición de un hecho, antecedente o explicación,mediante la cual el emisor contrata la atención del receptor y lo invita acompartir mentalmente la veracidad de las afirmaciones con documentos ocertificados; depende del caso.
Conclusión: Consiste en el cierre de la solicitud, con el agradecimiento,propio de la cortesía del emisor
El agradecimiento debe hacerse con la realidad del tiempo posible de larespuesta; esto es con un verbo en futuro, porque
vendrá la respuesta siempre en futuro. Cabria incluir en este aspecto, laexpresión final "ATENTAMENTE", después de la cual se firma y serubrica, señal de asumir la responsabilidad sobre el escrito.

Ejemplo:
Solicitud
Ref.: SOLICITA LIBRO "ANTOLOGÍA DEL LENGUAJE"
Santiago 19 de junio de 2003
Pamela Ritchie, alumna de Universidad Mayor, Rut: 29.558.621-4, soltera,respetuosamente expone:
Debido a mi interés en el tema sobre el hablar y el escuchar en la comunicaciónhumana, solicito el libro "Antología del lenguaje" de Rafael Echeverría,a vuestra biblioteca, para una mejor información sobre el tema mencionado.
POR TANTO, solicito la inclusión de dicho libro en vuestro catálogo.
ATENTAMENTE, a la SEÑORA DIRECTORA DE BIBLIOTECAS. 

Pamela A. Ritchie

7. Bibliografía

• www.monografías.com
• www.worldwritting.com
• www.google.com.ar

Dolores Comas de Guembe, Matilde Domínguez de Bauzá y otros, Introducciónliteraria III, Ed. Estrada, Buenos Aires, 4^ed. 1984.

Autor:
Pamela Ritchie
pamela_ritchie@speedy.com.ar

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