Monografias | Las organizaciones como sistemas socialesLas organizaciones como sistemas socialesResumen: Rueda Operativa. La tercera ola. Vocabulario. Organigrama. Criterios de agrupamiento. Estructura de redes. Inducción. Evaluación de desempeño. Empowerment. Benchmarking.(V) Índice 1.
Rueda Operativa 2.
La tercera ola 3.
Vocabulario 4.
Organigrama 5.
Criterios de agrupamiento 6.
Estructura de redes 7.
Inducción 8.
Evaluación de desempeño 9.
Empowerment 10. Benchmarking Las organizaciones son un conjunto
de personas y recursosrelacionados entre sí y con sus atributos para alcanzar
un fin común, queinteractúa con el contexto y constituye una totalidad.
Pueden clasificarsede la siguiente manera... : estructuradas con cargos y jerarquías : de organización libre : con dedicación completa y emocional : con relaciones de tipo contractual Las organizaciones, como
sistemas sociales, son responsablesde las consecuencias de sus decisiones y
acciones por lo cual deben equilibrarla influencia del entorno con sus
responsabilidades, satisfaciendo necesidadessociales al fabricar un producto ó
brindar un servicio. Rueda Operativa La rueda operativa
simplifica la visión de la empresa dadoque grafica todas las funciones
existentes en ella. Este gráfico no depende deltamaño de la empresa dado que,
según éste, las únicas variaciones serán laspersonas que ejecuten cada función
y su forma de desarrollo. El empresario, ubicado en el
centro de la misma, tendrá porobjetivo principal el logro de la eficiencia lo
cual sólo será posible si éltoma todas las decisiones operativas necesarias
para que la rueda operativa nose detenga y gire lo más rápido posible. Esta forma de organizar mecánicamente
la empresa permaneceen la forma de pensar de las personas que la integran.
Cuando las empresas seorganizan apuntando sólo al objetivo de hacer que la
rueda operativa funcionese generan estructuras de reinos donde cada área se
limita a cumplir elobjetivo específico para el cual fue creada. Es por ello que
la rueda operativano asegura la eficiencia sin la instauración de estructura de
redes que permitaque las interrelaciones se profundicen y desarrollen para que
la organizaciónfuncione cada vez mejor bajo el criterio de que todas las áreas
deben cumplircon todos los objetivos. Las estructuras de redes deben estar
preparadas paraadaptarse a los cambios permanentes asegurando la obtención de
buenosresultados globales y no sólo puntuales.
Las empresas como
sistemas dinámicos
ingresos del sistema que constituyen la fuerza de arranque
que suministra al sistema sus necesidades operativas transforma una entrada en salida. Este proceso puede recibir
dos categorías, caja blanca cuando es diseñado por el administrador y
se conoce cómo está integrado, ó caja negra cuando no se conoce ó no
interesa el detalle el proceso. resultados que se obtienen al procesar las entradas, son el
resultado del funcionamiento del sistema ó el propósito para el cual el
sistema ha sido creado. : se produce cuando las salidas ó las influencias del
contexto, vuelven a ingresar como recursos ó información. : separa al sistema de su ambiente y funciona como filtro
manteniendo un grado de autonomía e interdependencia. Cada sistema y subsistema
contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la acción,
interacción y reacción de distintos elementos que deben conocerse. Dicho
proceso es dinámico y suele denominarse variable a cada elemento que
existe dentro de los sistemas y subsistemas. Las variables pueden ser parámetro
cuando no tiene cambios ante alguna circunstancia específica, ó operadores
cuando las variables activan a las demás y logran incluir decisivamente en el
proceso para que éste se ponga en marcha. El sistema de la empresa
puede, en un sentido amplio, analizarse como la integración de dos
subsistemas... : representa la parte real de la organización, las personas,
sus instalaciones, etc. : integrado por todas las herramientas ó métodos que crea
la administración para manejar la realidad como el control.
Si la empresa permanece con
la misma realidad no podrásobrevivir dado que el entorno obliga a éste cambio
y las modificaciones en elsubsistema realidad motivará el cambio del sistema
modelo. Más detalladamente podríamos
dividir a la organización encuatro subsistemas...
: este sistema es un sistema abstracto donde no se toman
decisiones sino que tiene como entrada las decisiones del sistema político y
como salida el sistema decisorio. A su vez, este sistema estará integrado por
cuatro subsistemas... : formado por todos los canales de comunicación entre las
distintas personas que forman la organización tanto en la comunicación formal
como en la informal, en la ascendente, descendente u horizontal. : se refiere al grado de influencia que puede tener una
persona sobre otra y si este sistema no está bien establecido no importará la
eficiencia en el funcionamiento del sistema anterior. : este sistema depende de los anteriores dado que su
funcionamiento estará determinado por la comunicación y la influencia. : este subsistema se encuentra en la base del sistema
administrativo dado que su objetivo es la verificación de que lo planificado
coincide con la realidad. Su periodicidad evita problemas. Las empresas están inmersas
en un medio ambiente del cual recibe influencias de todo tipo y con el cual
interactúa permanentemente. Al entrar en contacto con el entorno la empresa
debe estar preparada para absorber y procesar las variables que este le impone
de modo tal que la estructura y el contexto se realimentan permanentemente. Si el empresario de la rueda
operativa, se mantiene dentro de ella perderá de vista todos los cambios del
contexto y sus efectos dentro de la organización. El empresario debe actualizar
constantemente su estrategia para enfrentarse a los cambios que le impone su
entorno. Alrededor de las empresas
hay otras empresas algunas de las cuales se dedican a fabricar ó comercializar
productos ó servicios similares e intentan llegar al consumidor compitiendo
entre sí. Los competidores cumplen un
rol fundamental del contexto dado que ellos podrán determinar el éxito ó
fracaso de nuestra empresa. La competencia no estará determinada sólo por la
competencia directa sino también por lo que Serra y Kastica denominan las fuerzas
competitivas... : funcionan en el mismo mercado produciendo los mismos
productos. : ofrecen en el mismo mercado productos distintos pero que
cumplen la misma función. : aquellos que en un futuro pueden ingresar al mercado con un
producto igual ó muy parecido. : pueden afectar la rentabilidad de la organización en función
de las condiciones que imponga. : según sus condiciones, la existencia de otros que ofrezcan
los mismos productos, etc. Ante estas fuerzas, las
organizaciones pueden establecer barreras de entrada... : infraestructura, maquinarias, capital, tecnología, etc. : entrenamiento, capacitación, servicio al cliente, inversión
en recursos humanos, etc. Lo aconsejable es mantener
un nivel mínimo de barreras hard y el máximo posible de soft dado que, como éstas
barrearas pueden convertirse en barreras de salida, las barreras soft permiten
una adaptación más rápida a otra actividad. Más allá de los modos que
instrumente la organización para enfrentarse a las variables del contexto, es
necesario trabajar sobre los tres pilares fundamentales de toda empresa,
estrategia – estructura – cultura, con el objeto de crear empresas flexibles
con altas posibilidades de éxito.
: es la suma total de las formas en que está dividido el
trabajo en las distintas tareas coordinadas. Sus elementos deben seleccionarse
con el fin de lograr la armonía interna y la consistencia básica con la
situación de la organización, es decir, con su ambiente. La formación de la
estrategia es un proceso permanente y dinámico en el que interviene toda la
organización, es por ello que las estructuras deben estar preparadas para ser
parte de este proceso. A lo largo de los años se ha visto como fracasaba la
estrategia en virtud de las diferencias que existían entre su formulación y su
implementación. El análisis de esta brecha permitió determinar que la clave
de la implementación radicaba en la cultura de la empresa, la correcta
comunicación de la estrategia permitirá un cambio gradual de comportamiento y
la reelaboración de las estructuras en virtud de los cambios que el contexto le
imponen a la organización. LA TERCERA OLA Primer Ola – Era Agrícola 8000 AC a 1650 / 1750 (aparición de la máquina de vapor) Segunda Ola – Era Industrial 1650/1750 a 1955 (computadora, penicilina y aviones) Grande (padre, hijos
y muchos parientes) por la necesidad que imponía el trabajo en el
campo. Familia nuclear
(padres y dos hijos) donde el padre trabajaba, la mujer en su casa y los
hijos iban a la escuela. Descentralizada y
formada por castas sociales determinadas por el nacimiento. Lazos
parentales y lealtad feudal. Centralizada, la
posición social estaba determinada por el individuo en función de su
desarrollo, surgen instituciones de asistencia como hospitales,
escuelas, geriátricos, etc. Sociedad contractual. Artesanal y para
autoabastecimiento. Producción en
serie, grandes cantidades de productos idénticos. Surge el concepto de
mercado donde una persona consume lo que otro produce (cuña invisible) Baterías vivientes
y renovables (hombre y animales) Recursos no
renovables, petróleo, carbón y gas No existía ó era
muy rudimentario Aparece el barco, el
avión y los ferrocarriles por la necesidad de trasladar la mercadería
para su venta En la casa y
relativa al trabajo. Surgen las escuelas
con el objeto de preparar a los estudiantes para trabajar en la fábrica
por lo cual, más allá del programa formal, se introduce uno encubierto
donde se enseña puntualidad, obediencia y trabajos repetitivos. Ritmo biológico Aparece la
sincronización con la invención del reloj y todas las actividades
comienzan a organizarse por horarios. Oral ó a través de
mensajeros a los que podían acceder las personas con suficientes
recursos. Se considera
imprescindible, aparecen las revistas, los diarios, el teléfono y el
telégrafo. Escasa Mucha Individual Social a través de
los libros Trueque Surge el dinero y el
comercio propiamente dicho Casi no existían Aparecen como
consecuencia del asentamiento de las fábricas y de los trabajadores que
se trasladan a ellas. Segunda Ola El industrialismo disgregó
la sociedad en miles de partesentrelazadas, (fábricas, iglesias, escuelas,
sindicatos, cárceles, etc.) peroalguien tenía que reunir las cosas de una
forma diferente. Esta necesidad dioorigen a una serie de especialistas cuya
tarea era la integración, es decir,definían sus funciones y asignaban tareas. : nacen con el criterio de que cuanto más grandes, más
eficientes. Se crean las sociedades comerciales con el objeto de lograr un mayor
aporte de capital pero el poder se reúne en manos de los administradores y no
de los propietarios dado que los primeros eran los que tenían el control del
proceso integrador. Es en esta época cuando comienza la labor de la
tecnoestructura. : uniformización, sincronización, concentración,
maximización y centralización. Con la aparición de la
nueva tecnología se expande elcomercio y las economías regionales son
consolidadas en una economía nacional.Esta integración económica obliga a la
integración política en forma denaciones, únicas e integradas y con el
precepto de que el progreso erainevitable y sólo podrá sobrevivir el más
apto. La segunda guerra mundial
redujo notablemente la extensióndel mercado mundial por lo cual se llegó a la
conclusión de que la economíaindustrial debía ser reconstruida sobre una
nueva base y Estados Unidos y laUnión Soviética, asumieron la tarea de la
reorganización. Los estrategas financieros
de Estados Unidos organizaron, en1941, la nueva integración de la economía
industrial bajo el criterio de quela división de trabajos debía hacerse a
nivel internaciones pudiendo, de éstamanera, obtener materia prima para sus
industrias a un menor precio. Por estemotivo, en 1944, se crea el FMI, el Banco
Mundial y se firma un acuerdo generalsobre aranceles y comercio denominado GATT.
Rusia estableció un sistema
similar denominado COMECOM paralas naciones de Europa Oriental pero no obtuvo
los beneficios de sus colegasdado que las naciones de ese sector estaban mucho más
industrializadas que lasde América Latina. TECNOSFERA Producían y
acumulaban riquezas como consecuencia del surgimiento de las máquinas
que, no sólo generaban productos, sino también otras máquinas.
Producción en serie y comercialización en masa. SOCIOSFERA Familia nuclear y
escuelas con programas encubiertos de formación de obreros. INFOSFERA Medios de comunicación
con mensajes idénticos para millones de cerebros. Tercera Ola – Era
del Conocimiento : variedad de familias yestilos de vida no maritales, aumenta
la gente que vive sola, concubinato,cultura libre de hijos, familias
uniparentales y poliparentales, matrimonioshomosexuales, comunas y matrimonios
contractuales. Surge una diversidad deopciones abiertas a personas que desean
cosas distintas. : se vuelve a trabajar en la casa principalmente por
laexistencia de la computadora, los cónyuges pasan más tiempo juntos y los
hijospueden colaborar en sus tareas, la constitución de una familia tendrá
comorequerimiento adicional la inteligencia, hogar electrónico con mayor
confort,familia ampliada por los colegas que colaboran en el trabajo pudiendo,
incluso,formarse pequeñas empresas. Surge el prosumidor que fabrica cosas para
suconsumo personal y no depender tanto de la producción de otros. : surgirá una variedad de energías para reemplazar el petróleo,como
la solar (células fotovoltaicas), atómica, nuclear, eólica (globos conmolinos
de viento en la troposfera y la estratosfera), basura (ya utilizada enNueva
York), desperdicios del coco (Filipinas), marítima (plataforma flotanteen Japón
que extrae energía de las olas) : desmasificación de los medios, especialización
ysectorización en las publicaciones, televisión por cable y satelital.
Elexceso de información determinará que será analfabeto aquél que no sepa dóndebuscar
la información que necesidad en un momento determinado. : los
aparatos son cada vez más pequeños y precisos : disminuye
su precio por lo cual cada casa podrá tener uno para realizar su actividad
comercial y laboral. : se
inventarán naves para viajar al especio trasladando personas y mercaderías
semanalmente, manejo de materiales radioactivos y aleaciones que no pueden
fabricarse acá por la fuerza de gravedad, construcción de ciudades espaciales
con materiales de la Luna, etc. : la
investigación se duplica cada dos años, manipulación de seres vivos,
reproducción de órganos, cura de enfermedades, reproducción bio-agrícola,
modificaciones genéticas en el hombre para modificar su cadena alimenticia y
combatir el hambre, etc. : cría de
peces para alimentar a las personas, exploración para extracción de minerales
y abonos para la agricultura, ciudades flotantes, sumergidas ó semisumergidas,
etc. VOCABULARIO Premisa revolucionaria: da por supuesto que, aunque las décadasvenideras
hayan de estar llenas de agitaciones, no nos destruiremos a nosotrosmismos.
Nosotros somos la generación final de una civilización y la primerageneración
de una nueva civilización y gran parte de nuestra desorientaciónse debe al
cambio entre ambas civilizaciones. : la segunda ola originó, al extenderse a través devarias
sociedades, una sangrienta y prolongada guerra entre los defensores delpasado
agrícola y los partidarios del futuro industrial. Ejemplos, guerra
civilnorteamericana, revolución rosa de 1917, etc. : potencia muscular animal y humana : familia nuclear : todos los alimentos, bienes y servicios estabandestinados a
la venta, trueque ó cambio. Rompió la unión de producción yconsumo separando
al productor del consumidor.
ORGANIGRAMA El organigrama es una
representación gráfica simplificada,total ó parcial, de la estructura de una
organización, en términos deunidades, departamentos, sectores ó puestos de
trabajo y de las relacionesexistentes entre ellos. Muestra la departamentalización
de una empresa, esdecir, se agrupan las tareas homogéneas bajo criterios lógicos
y con el objetode obtener mejores resultados en conjunto. A diferencia de la rueda
operativa, que es la misma paracualquier tipo y tamaño de empresa, los
organigramas crecen a medida que lohace la organización. Sin embargo, agregar
ó reducir cuadraditos en elorganigrama no son formas efectivas de reestructurar
una empresa si elempresario no tiene una idea clara de los requisitos que debe
cumplir laestructura de su organización ó no la transmite correctamente a
sussubordinados.
Criterios de agrupamiento Departamentalización:agrupamiento
de las actividades que realiza la organización en unidades, áreasó
departamentos, bajo criterios lógicos con el objetivo de obtener
mejoresresultados en conjunto (se desarrolla desde la base de la pirámide
haciaarriba). proceso por el cual una persona cede una ó más tareasa otra
persona ó unidad otorgándole todos los medios para la concreción deesta
tarea, sin embargo, el que delega la tarea sigue siendo responsable de
ellafrente a los superiores. delegación de tareas y difusión del poder paratomar
decisiones sobre las distintas partes de la organización, por tanto, no sólose
cede la tarea sino que delega el poder para toma decisiones y laresponsabilidad
sobre ellas. Organización Descentralizada Organización Centralizada La departamentalización por
funciones, una de las másutilizadas, tiene la ventaja de la especialización
pero tiende a formarcompartimentos estancos dado que los distintos sectores no
se interesan por lalabor de los demás. Por ello en la actualidad se utiliza una
separación porpropósito ú objeto y a partir de ahí se aplica la
departamentalización porfunciones. Para la elaboración e
implementación de un organigrama esfundamental que la autoridad superior
delegue funciones a las inferiores. Estadelegación de tareas y de la autoridad
para ejecutarla puede ir acompañada porel poder para tomar decisiones con lo
cual se logra una descentralización mayorde la organización. Pese a esto, la
responsabilidad por la tarea delegada quedaen manos de la persona que la delega. La departamentalización y
la descentralización originan dostipos de diferenciación... : existe mucha diferencia entre las unidades de un mismo
nivel, las estructuras generalmente nacen fragmentadas y cada sector mantiene
una cultura claramente distinta y pierde de vista la idea general de la
organización. : existen muchos niveles jerárquicos, en la actualidad se
están utilizando estructuras más planas ya que de lo contrario se dificulta la
comunicación, genera burocracia y se dificulta la toma de decisiones rápidas. El ideal de toda organización
es tener un bajo nivel dediferenciación vertical y horizontal, lo cual sólo
será posible a través dela integración estructural que permita...
Análisis de organigramas Frente a un organigrama se
pueden realizar tres procesos deanálisis... : análisis por área especificando las falencias de cada una
de ellas, los departamentos que no corresponden a otrás áreas con sus motivos
y mencionando el criterio de departamentalización. : análisis de las fortalezas y debilidades de la empresa, y
de las oportunidades y amenazas que provienen del entorno : sugerencias para un mejor rendimiento de la organización CONFIGURACIONES
ESTRUCTURALES La configuración
estructural es un modelo que nos permitedescribir la estructura de una empresa
en virtud de la relación entre el nº 1y el resto de la empresa y nos muestra
también el modo en que estáestructurada la toma de decisiones. Cada tipo de
configuración determinará untipo de cultura. - Ver cuadro con configuraciones – MODELO FORMA CULTURAL DETALLE Entrepreneurial Profeta Visionario, tiene
una idea y la lleva adelante concentrando las energías de un grupo de
personas que impulsan la empresa hacia delante. Entrepreneurial en
crecimiento Bárbaro Domina las crisis,
tiene muy claro qué es lo que hay que hacer para que la empresa siga
adelante y crezca. Máquina rutinaria Administrador Etapa de búsqueda
de seguridades y controles, formada por los administradores de las ideas
y decisiones centralizadas. Profesionalizada Constructor y explorador Preocupados por el
desarrollo de la empresa hasta que la empresa lo supera en tamaño, el
empresario pierde visión y se aleja de la realidad. Burocrática Burócratas Supone que la clave
del éxito es la organización de la empresa Aristócratas No cree en ningún
tipo de reorganización y sólo va a lo seguro. Redes Sinergista Logra compatibilizar
la colaboración interna con la competitividad externa. ESTRUCTURA DE REDES Las estructuras de redes son
las estructuras necesarias en uncontexto de constantes cambios y, como tales,
van asociadas a una nueva forma depensamiento más flexible que la del
empresario tradicional. En las estructurasdinámicas los procesos y formas
estructurales van cambiando, adaptándose a larealidad y al contexto, a medida
que se va formando la estrategia de la empresay se desarrolla la visión del
empresario. Las estructuras altamente
escalonadas y armadas verticalmentesuelen ser el peor enemigo para la fluidez de
las ideas. A medida que aumentanlos niveles se incrementan los filtros para las
alternativas y surge laburocracia como una red de controles a priori a los que
la idea será sometida.En oposición a ello surgen las estructuras de redes
donde todos los canales decomunicación existentes en la empresa están abiertos
y serán activados en lamedida que sea necesario, sin que esto signifique que
todos deban todos los díascomunicarse con todos. CONTROL
DE CALIDAD
La satisfacción y
deleite de los clientes Practicar el control de
calidad es desarrollar, diseñar, producir y mantenerun producto de calidad que
sea el más económico y satisfactorio para losconsumidores. En función de ello
podemos decir que...
Estos mismos criterios
deberán implementarse dentro de la organización,considerando a sus miembros
como clientes y, buscando mediante el análisis desus necesidades, cuál es la
mejor manera de satisfacer sus requerimientos. Estaoptimización en la
coordinación de todos los procesos redundará en beneficiosen la atención y
satisfacción de los clientes externos de la organización. Las normas industriales
japonesas consideran que el control de calidad es unsistema de métodos de
producción para fabricar económicamente productos óservicios de calidad que
sean siempre satisfactorios para el cliente. Pero, porlo general, las normas de
calidad tienen el defecto de no actualizarse al mismoritmo que los deseos de los
consumidores. Debemos considerar que al aplicar elcontrol de calidad no se
pretende cumplir solamente con los requisitos de lasnormas nacionales e
internacionales sino que la meta debe ser cumplir losrequisitos de calidad de
los consumidores.
La importancia de la calidad
radica en las siguientes variables...
HABITUAL NUEVO Vinculación con los
resultados Las organizaciones deben
concentrar su energía en la orientación alconsumidor no como una salida de
productos sino como una entrada del mercado locual implica aumentar la
participación de los clientes en los procesosproductivos analizando sus
requisitos como una entrada en el sistema queasegurará una mayor adecuación de
nuestros productos a sus deseos. Por otro lado, un producto
de excelente calidad a un alto costo no va avenderse, por lo cual en la
implantación de la calidad total deberáconsiderarse la relación costo
beneficio para obtener un producto de calidad, aun precio justo y en la calidad
justa considerando las siguientes variables...
Las diferencias entre Japón
y Occidente, respecto de la calidad, es elprimero centra su preocupación en la
calidad y luego en las utilidadesconfiando en que el aumento en las ventas,
disminuirá los costos y aumentarálas utilidades. Estadísticamente está
comprobado que el 94% de los clientes no se quejanpero tienden a buscar otros
lugares donde adquirir los mismos productos, en estepunto radica la importancia
del control de calidad. Este proceso requiere quelas quejas potenciales se
conviertan en reales de manera tal que la organizaciónpueda conocerlas y
corregir sus causas. Frente a las quejas recibidas la empresadeberá resolver
los problemas con rapidez y buena voluntad según lossiguientes pasos...
Lo más importante en el
control y la garantía de calidad es evitar que loserrores se repitan por lo
cual es necesario eliminar la causa. En virtud de elloes que el control no
radica en la acción sino que comienza en la planeación eincluye los pasos que
se describen a continuación...
Garantía de Calidad La garantía de calidad
consiste en asegurar la calidad de un producto demodo que el cliente pueda
comprarlo con confianza y utilizarlo con satisfacciónpor mucho tiempo mediante
la seguridad de que, aunque el producto se discontinúe,existirán en el mercado
piezas para su reparación. La garantía puedeorientarse hacia tres
perspectivas... : este sistema, ampliamente utilizado en Occidente, ha sido
descartado en Japón dado que los inspectores constituyen personal innecesario
que reduce la productividad global. La inspección es necesaria sólo porque
existen defectos pero si ellos desaparecen, los inspectores también. : la división de producción asume la responsabilidad por la
garantía de calidad y el supervisor será el encargado de verificar los
productos desde el punto de vista de los clientes ó de los gerentes de la
empresa. En virtud de ello radica la importancia de la educación de los
trabajadores dado que si poseen buena capacitación, controlarán su propio
proceso e inspeccionarán sus productos antes de enviarlos al proceso siguiente,
con una ventaja adicional, la retroinformación será instantánea y permitirá
tomar las acciones correctivas inmediatamente. : si bien el control de procesos es importante, es
indispensable tener una garantía de calidad que abarque desde la planificación
de nuevos productos hasta los servicios post venta. Este tipo de control
realizaría una evaluación cuidadosa que aseguraría un mayor grado de calidad.
Los pasos a incluir serían planificación de nuevos productos, diseño,
manufactura de ensayo, pruebas, compras, preparación para la producción, diseño
para la producción masiva, ensayos de producción masiva, manufactura,
mercadeo, servicio post venta y administración desde la producción inicial
hasta la normal. El período de la garantía
será variable según el producto que cubra peroes aconsejable darle al cliente
la opción del tiempo para no recargar loscostos de la garantía a todos los
clientes por igual ó buscar algún parámetrorepresentativo del uso sobre la
base del cual se establez | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
