¿ Quiere informatizar su empresa o renovar sus equipos de computación? Puesno basta con adquirir máquinas y contratar personal, también se requiereinformarse y comprender.
Desde el advenimiento de la computación la humanidad se dividió en dos partes:Los que saben trabajar con computadoras y los que no. Para estos últimos, aveces esas máquinas son entes difíciles de comprender y dominar, y losespecialistas no les brindan mucho aliento tratándolos a veces como tontos ygenerando prohibiciones y reglamentos –a veces absurdos- que componen losnuevos "tabúes informáticos" y bloquean la comunicación entredirectivos y especialistas.
En el otro extremo, ciertos ejecutivos creen que para informatizarse basta conadquirir maquinas y contratar expertos. Con
tales actitudes no se puede explotar con eficiencia un medio tan valioso, y enocasiones después de muchos golpes y con una creciente presión arterial, elinfeliz directivo cree haber adquirido un "hijo bobo" que no le aportanada nuevo, excepto una cuenta mayor de electricidad.
Si usted es de los ejecutivos que prefiere poner toda su confianza –y sudinero- en manos de sus especialistas, en una firma consultora o en lo que lerecomienda un vendedor o agente de ventas, no tiene caso que se moleste en leerlo que sigue. Pero si es de los que prefiere hacer las cosas con ciertoconocimiento de causa, aunque sin necesidad de convertirse en un especialista, yademás le preocupa invertir dinero sin ton ni son en cosas que no conoce aderechas, entonces este escrito puede serle útil.
2. Romper el "tabú informático."
Por eso, lo primero es romper el tabú informático y comprender que la máquinano es ni milagro ni enemigo, sino una herramienta más de trabajo para mejorar yperfeccionar la gestión económica, empresarial o industrial, pero también quees un instrumento diferente, pues:
- A la inversa de otros medios de procesar información (máquinas de escribir, archivos manuales, modelos), que consistían en un sistema de células de trabajo fragmentadas que interactuaban organizativamente pero estaban separadas físicamente, las computadoras interconectadas en red constituyen un ente electrónico cuya estructura interna implica división de datos y funciones, pero sin distancias físicas aunque cada una esté en un lugar diferente.
- Cada máquina integrada a la red depende de ésta para ciertas cosas, pero también tiene capacidades propias e independientes en su ámbito de gestión: Es informática empresarial en tanto está al servicio de la entidad, pero es informática personal por su independencia real de trabajo.
- Por tanto, un sistema informático empresarial (SIE) tiene varios brazos y además varios "cerebros", interconectados pero capaces de trabajar individualmente y de cuya labor armónica dependerá el buen funcionamiento de la empresa, ya que puede llegar a contener y procesar todos los datos, informaciones, transacciones y estadísticas de la entidad.
Estas condicionantes al mismo tiempo traen las consecuencias derivadas de laimplantación de un SIE, que si sólo se conocen superficialmente generan enparte el temor a la informática, pero también existen ventajas y beneficios:
- La informatización de una empresa cambia sustancialmente su forma de funcionamiento en todos los escalones, perfeccionándola y haciéndola más eficiente.
- Incrementa la capacidad y disminuye el tiempo de respuesta ante cualquier circunstancia, ya sea un pedido urgente de mercancías, servicios, estadísticas o documentos.
- Cambia las relaciones entre el personal, transformando la gestión artesanal individual en una labor más especializada, les ofrece mayor capacidad de trabajo y maniobra dentro de su ámbito específico y les permite ser más eficientes.
- Ahorra tiempo, dinero y espacio: Reduce al mínimo los enormes archivadores repletos de documentos con los cuales no se sabía que hacer al cabo de unos años. No habrá que volver a teclear un informe o documento para corregirlo, ni siquiera para distribuirlo a los departamentos: Se envía por la red directamente a cada computadora y por correo electrónico fuera de la empresa.
- El aprovechamiento adecuado de la informática, al procesar toda la información de la empresa, puede generar un nuevo tipo de información, cualitativamente diferente a la anterior, con un potencial imprevisible de transformación y beneficios para la entidad.
- Finalmente, para las empresas modernas la informática ya no es una opción que puede aceptarse o no, es una necesidad para sobrevivir y ser competitivos en el mundo de hoy y del mañana.
Por eso mismo, hay que hacer un esfuerzo mayor para comprender las nuevastecnologías. No es preciso ser un especialista, sólo un usuario inquisitivo,bien informado y capaz de comunicarse con los expertos. Es el punto de partidapara formar una cultura informática entre los directivos, que les haga partícipesen el proceso de informatización de su entidad, y no espectadores que avalancon sus firmas las decisiones de los tecnócratas... y se quedan al margen de laverdadera gestión informática.
Por otra parte, existe un nivel de presión social que identifica la actitudante la informática con el mantenimiento de cierto nivel de cambio personal enla competitividad profesional y gerencial. Estos criterios son importantes paracualquier empleado, pero para los directivos son vitales, por cuanto la mismanaturaleza de sus cargos debería convertirlos en gestores del cambio tecnológicoy en los primeros opositores del "tabú tecnocrático" que hace de latecnología una seudorreligión.
En el otro extremo, al igual que no debe evadirse la complejidad de lo que esinevitablemente complejo, también deben rechazarse las simplificaciones aultranza (como el mito de que la informática es "sencilla" paratodos), que enmascaran la naturaleza de los procesos y perpetúan el alejamientode su comprensión real y su mejor aprovechamiento.
Si usted y o sus ejecutivos tienen escaso o ningún conocimiento de informática(y por escaso puede catalogarse quien utiliza de cuando en cuando un procesadorde texto o navega en Internet- todo puede resumirse en la siguiente frase:
3. Prepararse para el choque tecnológico.
En una entidad de pequeña a mediana pueden adoptarse dos variantes:contratar una empresa informática especializada en consultorías y proyectos deeste tipo, o buscar por su cuenta a los expertos. Lo primero siempre será máscostoso, pero más seguro, a menos que su empresa sea tan pequeña que sólonecesite dos o tres máquinas.
Si usted tiene escasos conocimientos de informática, indague entre susamigos y asociados comerciales, y hasta entre sus empleados, puede que hayaalguno con esa afición. Si no conoce la terminología, obtenga un diccionario oglosario especializado, ya sabemos que usted no tiene tiempo de buscarlopersonalmente, pero para algo tiene secretaria y auxiliares ¿no ? Diríjasea entidades como la cámara de comercio de su localidad, pida referencias, hagaun sondeo de ofertas y decida por la mejor en relación calidad-costo, siempreque esa empresa tenga una posición sólida y respetada en el mercado. Si en suárea hay alguna universidad, diríjase a ella en busca de ayuda. Le puedensorprender los resultados.
Envíe a sus ejecutivos y algunos especialistas clave -y vaya usted mismo- apasar un curso básico de informática, abundan con diversos precios ymodalidades. No se asuste, no requieren años ni meses, con un par de horasdiarias durante algunas semanas bastará. Puede pensar que es un sacrificio deese tiempo tan valioso para el trabajo, pero le rendirá dividendos en elfuturo.
Si usted es de los directivos muy ocupados que no tienen tiempo de sentarse enesa computadora que su secretaria maneja tan eficientemente, procure hacerlo almenos un par de horas a la semana y familiarícese con la máquina. Búsquese un"Gurú informático" particular, repase los nombres de sus amigos yrelaciones de trabajo, entre ellos puede haber personas calificadas oconocedoras del tema que podrán ayudarle a comprenderlo mejor y disipar algunasdudas, en un ambiente de mayor confianza.
4. Analizar su flujo de trabajo.
En la primera fase del proyecto, conozca personalmente a los especialistas, ysus puntos de vista sobre la implantación de la informática. Rechace los quevengan con ideas muy precisas y preconcebidas, esos no son técnicos, sino tecnócratas.El verdadero especialista no le dará respuestas definitivas hasta conocer bienel funcionamiento de la empresa. Sobre todo, bríndeles acceso a todas las árease información que necesiten. Si su empresa es depositaria de valiosos secretosindustriales, fragmente la información en áreas diversas y compartiméntela.Pero recuerde, siempre tendrá que haber al menos uno o dos expertos confiablespara que tengan una visión integral del asunto.
Cuando los expertos hayan estudiado bien la empresa, reúnase con ellos y escúchelos.Invite a sus ejecutivos principales, exija que participen activamente. Cuando noentienda un concepto o término, no se avergüence y pida más explicaciones.Además, se supone que usted ha invertido algún tiempo en capacitarse sobre eltema. No vaya "desnudo" a estas reuniones, con los expertos hay quehablar en su propio idioma, y mientras más lo domine, mejor. Cuando vean queusted maneja la terminología y los conceptos básicos, se sentirán másconfiados para expresarle sus criterios, y si por casualidad alguno se sientetentado de hacerse el sabiohondo, lo pensará mejor. Si usted no se toma lamolestia de esta preparación mínima, puede verse envuelto en un galimatíastecnológico que lo dejará más oscuro que antes y hará el triste papel de undirectivo desorientado.
Es probable que surjan ciertas cuestiones en el informe, pero si no aparecieran,hágales estas preguntas: ¿Qué opinan de la organización actual del flujo detrabajo de la empresa ? ¿Han encontrado cuellos de botella ? ¿Tienenidea de cómo solucionarlos ? ¿La organización del flujo de trabajo esadecuada para la automatización? Si es necesario introducir cambios en elsistema actual ¿dónde y cómo? Para dar buenas respuestas se necesita unestudio profundo de la gestión, técnica, comercial y económica de la empresa,con estos análisis.
a) Evaluar el flujo de la información, la calidad del modelaje y los datos quedeberán cargarse en el sistema. A veces, de este análisis deriva la eliminaciónde acápites inútiles o modelos enteros, y la incorporación de otros nuevos.
b) Estudiar la responsabilidad y capacidad de decisión de los niveles de base eintermedios.
c) Personal disponible (aparte de los especialistas) para operar los sistemasautomatizados, nivel de capacitación y posibilidades de superación.
d) Calidad y actualidad de la información actual ¿Es preciso mejorarla? ¿Cómoy donde?
e) Software. Antes de invertir tiempo y dinero en crear programas, debeinvestigarse si existe alguno adecuado en el mercado. Un buen consultor nunca seempeña en tener programas "de encargo" si existen buenos paquetescomerciales.
- Hardware: ¿Será necesario implementar una red local? ¿En qué departamentos deben estar las máquinas? ¿Cuáles deben estar conectadas o no a la red? ¿Cuáles deberán ser los privilegios de acceso y quiénes los tendrán? ¿Como se conformarán los sistemas de respaldo?
- Elección de equipos adecuados a sus necesidades. Trate de elegir la tecnología más avanzada en función del marco económico disponible. La informática envejece rápidamente, y en dos o tres años sus máquinas pueden quedar obsoletas. Por eso, algunas firmas alquilan computadoras en "leasing", con posibilidad de renovarlas cada cierto tiempo y ofrecen la ventaja del mantenimiento y reparación permanentes.
Solicite que todo esto figure en el informe del proyecto. Cuando lo reciba,estúdielo con detenimiento, anote las dudas o puntos oscuros y pregunte alexperto que lo asesora, en fin, prepárese bien para la próxima reunión dondese discutirá el plan final de informatización.
Aún con todas estas condiciones previas, rara vez el proceso funciona sindificultades y a menudo hay disgresiones, pues de un lado están los técnicos-cuyo trabajo es implementar el sistema y convencidos de las bondades de susequipos - y de otro algunos directivos, especialistas y empleados que seresisten a modificar esquemas de trabajo, por la sencilla razón de que llevanbastante tiempo con ellos y no comprenden bien las ventajas de la informática,o temen a la novedad.
Selección del Hardware
Un elemento fundamental del plan de informatización es la selección de losequipos. Si usted no es especialista en el tema, aunque encargue de la tarea aun técnico o especialista debe comenzar a conocerlo para saber qué estácomprando y por qué, a fin de no incurrir en gastos innecesarios, ni que sus máquinasqueden obsoletas en poco tiempo. Pero antes de firmar una factura o cheque, estéseguro de que se han estudiado bien los siguientes aspectos, que ayudarán adeterminar lo que los expertos denominan...
5. La configuración de máquina.
Para un técnico, la configuración de máquina es el tipo de computadora ylos accesorios que necesita para cumplir adecuadamente sus tareas, y desde luegodeseará que los equipos estén entre los mejores en el mercado. Si la empresatiene capacidad económica es preferible hacerlo, pero si su marco financiero eslimitado, deben estudiarse a fondo las necesidades para tratar de obtener lomejor dentro del presupuesto. Además deberán preverse las posibilidades decrecimiento a mediano plazo a fin de que las máquinas no queden obsoletas enpoco tiempo. En todo esto juegan varios elementos : Software (programas), yHardware, en capacidad de memoria interna, de los discos duros y crecimientoprevisto de la información almacenada.
Compatibilidad del software.- Hoy la mayoría del software disponible escompatible IBM, como bien saben los especialistas, pero aún ellos se olvidan aveces de que toda máquina debe tener el llamado "índice decompatibilidad", mientras más alto mejor correrán los programas diseñadosesas normas. Exija que los vendedores aclaren este parámetro de lascomputadoras que le oferten. Los sistemas y programas en sí son harina de otrocostal, y están relacionados con otro aspecto vital : la memoria interna.
Memoria interna.- Ninguna computadora es más potente que su memoria interna(llamada así en oposición a la memoria externa, las unidades de disco). Estadebe tener la capacidad suficiente para correr los programas con la rapidezadecuada. Ni siquiera una Pentium IV con 2 GigaHertz de velocidad–posiblemente la más rápida en el mercado- podrá trabajar bien con pocamemoria interna. Todos los programas comerciales informan de dos índices parala memoria que necesitan: el mínimo y el recomendado. El primero es la mínimaque requiere el programa para funcionar, lo cual no impide que trabaje concierta lentitud o se "congele" cuando menos se lo espere. El segundoes la cifra que el fabricante ha comprobado produce mejores resultados para eltrabajo real, en términos de velocidad de operación y posibilidades de cálculo,por eso es conveniente ceñirse a este y no al primero
Existen dos tipos básicos de memoria interna : ROM y RAM. La primera espermanente, viene grabada de fábrica y es sólo para lectura (Read-Only-Memory)En ella se almacenan instrucciones básicas que no dependen del usuario. Encambio, la RAM (Random Access Memory - Memoria de acceso aleatorio) es volátil,puede grabarse y volverse a borrar. Es la memoria realmente disponible paracargar programas y datos, su contenido varía durante la ejecución de unprograma y desaparece cuando se apaga la computadora.
Veinte años atrás, el mayor requerimiento de memoria interna de los programasen el mercado estaba alrededor de 640 Kilobytes (1 kilobyte igual a 1024 bytes).Pero la industria continuó lanzando máquinas cada vez más potentes, dando alos programadores mayores posibilidades de expansión. Como resultado, la mayorparte del software actual viene diseñado para funcionar cómodamente con 64Megabytes y otros requieren 128, 256 Mbytes o más.
Esta progresión geométrica indica que en 20 años la informática hamultiplicado más de 150 mil veces la capacidad de memoria de las computadoras,y los productores de software aprovecharon estas posibilidades elaborandoprogramas que requieren cada vez más memoria. Por tanto, para estar en un rangointermedio deben adquirirse máquinas de 128 Mbytes con posibilidades de expansión–ranuras vacías de memoria.
stos avances no han afectado la RAM, que sigue en el límite básico de 1 Mbyte,y cuando se habla de "memoria interna" de 64 y 128 Mbytes, en realidadse refiere a la "memoria expandida" (XMS), clasificación aplicada alas "expansiones de memoria" diseñadas para dar mayor potencia a lasmáquinas. Inclusive, algunos denominan a la RAM bajo la clasificación genéricade "memoria convencional", siendo todos los módulos por encima deella la "extendida."
Para empeorar las cosas, los fabricantes de Windows - sistema operativo que escasi obligatorio usar en informática empresarial - utilizan también la llamada"memoria virtual" (swap file), consistente en una parte del disco duroen el cual se cargan programas temporales y datos que no tendrían cabida ni enla memoria RAM ni en la XMS. Esta es otra de las condiciones para determinar eltamaño óptimo de disco duro.
Memoria de Video.- Sólo unos años atrás, las máquinas debían tener unatarjeta de video que se insertaba en la tarjeta madre, pero ahora todas las máquinastraen circuitos y memoria de video incorporada, usualmente de 4, 8 y 16 mbytes.No obstante, si usted va a manejar grandes cantidades de imágenes y programasvoluminosos, encontrará que las recomendaciones del fabricante deciden siemprepor la mayor capacidad, y posiblemente tenga que adquirir una tarjeta de videoaparte para incrementar la que viene de fábrica.
Capacidad del disco duro.- Hoy en el mercado no se venden discos duros demenos de 20 o 30 Gigabytes (1 Gigabyte = mil millones de bytes, o mil Megabytes)Como comparación, 10 megabytes equivalen a unos diez millones de caracteres, osea letras y/o símbolos. La capacidad ideal es un compromiso entre el marcoeconómico disponible y la cantidad de información que manipulará el sistemadurante un período dado de años, aunque el hardware se ha abaratado tanto queuna unidad de disco duro de 30 Gbytes cuesta menos de 100 dólares.
Un sistema operativo como Windows 98 consume unos 150 Mbytes. Windows 2000,Milennium y XP consumen más, y si se incluyen sistemas como el Office(procesador de texto Word, organigramas y hojas de cálculo), un programa dediseño de presentaciones gráficas como Power Point, y de procesamiento deimagen como Adobe Photoshop, se "tragarán" fácilmente entre 500Mbytes y un Gigabyte. Si usted trabaja con programas de diseño, procesamientode imágenes o páginas WEB para Internet, recuerde que todo esto consumegrandes cantidades de "memoria virtual", así que es preciso tenersiempre unos cuantos Gigabytes vacíos de reserva en el disco duro.
Torres de discos extraíbles. - Aquí también el tema se ha complicado,pues antes bastaba con una torre de discos floppy de 3.5 pulgadas. Hoy tenemosotros dos formatos: CD-ROM y ZIP.
CD-ROM.- No es necesario que todas las máquinas tengan torre de CD, pero esconveniente que por lo menos la mitad de ellas la posean, ya que la mayoría delos nuevos programas, dado su enorme tamaño, están siendo vendidos en CD-ROM.Algunas deberán ser de CD Read/Write, (lectura y escritura), para poder"quemar" (grabar) CDs, lo cual permitirá al descartar información,almacenar la menos importante o más antigua en CDs, que admiten hasta 650-700Megabytes.
ZIP.- El más popular es el IOMEGA, que carga disquetes de 100 Megabytes. Esrecomendable tener por lo menos uno fijo en una computadora y otro portátilpara poder cambiarlo de máquina con rapidez.. El disco zip no sólo sirve comoalmacén adicional que libera al disco duro de una carga extra de datos, sinoque permite enviar datos, diseños y fotos digitalizadas a otras entidades,sobre todo en empresas que elaboran boletines o publicaciones internas delorganismo o de cualquier otro tipo.
Memorias Flash.- El último grito de la moda tecnológica en dispositivos dealmacenamiento. Su pequeño tamaño –caben en un bolsillo-, alta capacidad ymayor resistencia mecánica las hacen aptas para trasladar cómodamente grandescantidades de información y programas. Se conectan mediante un cable al puertoUSB de la máquina, por donde también se descargan cámaras digitales y otrosusos. Pueden tener hasta uno o dos Gbyte de capacidad, y algunos afirman que suaparición ha decretado la muerte paulatina del disco floppy, y que luego vendrála del ZIP y la del CD-ROM. La firma Dell, cuya palabra es considerada profética,ha anunciado que no ofertará máquinas con torre de floppy.
Monitores
El tipo stándard en el mercado es el SuperVGA que permite la mayor calidad deimagen. Si su empresa se dedica a trabajos de publicidad o de otro tipoeditorial, puede ser conveniente adquirir al menos uno de ellos con pantalla degran tamaño, algo más cara pero que facilita grandemente ese tipo de trabajo.
Posibilidades de ampliación.- En términos de espacio extra para colocar nuevosmódulos de expansión de memoria, y capacidad de la fuente de alimentación yde la máquina para conectar al menos una torre de disco adicional si esnecesario.
6. Impresoras
Si usted necesita calidad y velocidad máxima de impresión, deberíaadquirir una láser. Es la más cara, pero en una empresa mediana puedesolucionar una gran parte de sus necesidades de impresión de modelos, brochuresy promociones. Para otras aplicaciones de oficina, como para secretarias o lascomputadoras de especialistas y directivos, con una de inyección de tinta debeser suficiente. Recuerde que las láser están en el orden de los miles de dólares,y las de inyección en los cientos. Para grandes "sábanas" de datos,nóminas y personal, lo mejor es el viejo y confiable impresor pesado de matrizde puntos, con carro largo de 132 caracteres.
Scanners y cámaras (digitalizadores de imagen)
Trate de adquirir uno profesional, con facilidad para digitalizar fotos, imágenes,diapositivas y texto. Esta última posibilidad es importante a la hora de copiarlibros, folletos o documentos importantes cuyo contenido puede distribuirse porla red interna, y no gastar montañas de papel fotocopiando o tiempo de unasecretaria tecleando en la máquina.
En cámaras, si bien usted no necesita una profesional (del orden de miles de dólares)hay opciones medias muy buenas en el
mercado por unos cuantos cientos de USD. Escoja una con un buen lente, resoluciónde al menos 1.5 megapixels y capacidad de memoria. Suelen venir de fábrica contarjeta de 8 a 16 Mbytes, pero puede solicitar al vendedor que la cambie por unade 32, 64 o 128, dependiendo de la marca y modelo, por un pequeño recargo.Mientras mayor la memoria, más cantidad de fotos podrá tirar. Con 64 Mbytes,en resolución máxima podrá tirar unas cien fotos, con una tarjeta de 64Mbytes. Se necesita resolución máxima para los usos posteriores que requierancalidad de imprenta. Para páginas WEB basta con resolución media.
7. Fuentes de respaldo
Si en la red eléctrica de su área el voltaje varía con frecuencia o seproducen cortocircutos y desconexiones por descargas atmosféricas o cortes delservicio, adquiera fuentes de respaldo al menos para las máquinas que almacenanla información más sensible. Estas fuentes incluyen baterías recargables quese activan automáticamente cuando falta el fluido, y permite salvar lainformación en disco para no perder el trabajo en caso de que se produzca unfallo eléctrico.
Las recomendaciones anteriores son las mínimas que deben tenerse en cuentapara obtener lo más adecuado a sus necesidades dentro de su presupuesto. Pero aúnasí, no todo será instalar máquinas y a trabajar, tendrá que vérselas conescollos de todo tipo, y por eso debe estar preparado para cuando necesite tomaruna decisión, hacerlo inteligentemente y con conocimiento de causa.
Le deseamos buen tiempo de máquina.
Recuadro
Pentium, II, III, MMX y IV. Siglas cabalísticas que dan dolores de cabeza a losejecutivos a la hora de adquirir nuevas máquinas y corresponden a los tipos demicroprocesadores modernos más utilizados, que constituyen el"cerebro" primario de la computadora. Sus posibilidades se aprecianmejor en un cuadro comparativo referido a la capacidad de memoria interna,discos duros y velocidades. Actualmente la industria sólo está ofertandoPentium III y IV, muy pocos siguen vendiendo Pentium II. Las anteriores seincluyen como referencia.
