Monografias | Planificación de sistemas y tecnologías de la información

INDICE:

OBJETIVOS

4.1 EL PAPEL DE LAS TECNOLOGÍASDE LA INFORMACIÓN (TI) Y EL CAMBIO

TECNOLÓGICO

INFORMÁTICA

NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LAINFORMACIÓN

OFIMÁTICA

4.2.- EL SI COMO APOYO ENLA TOMA DE DECISIONES

Identificamos un primer nivel que afecta a toda la empresa (nivel estratégico)

Un segundo nivel de necesidades (nivel administrativo)

El tercer nivel, serían las aplicaciones concretas de las funciones de la empresa

DISEÑO DE UN SAD

Información externa

Información confidencial

Información interna

FUNCIONES DE UN SAD

Determinar las necesidades de información. para ello se necesita responder a las siguientes preguntas

Obtención de la información a través de cinco pasos

Utilización de la información

Los sistemas interactivos de información para la decisión que permiten

Los sistemas expertos

4.3 LAS TI COMO MEDIO PARAOBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS

La estandarización de las tecnologías

Creación de nuevos negocios

Acciones estratégicas genéricas basadas en la aplicación de las TI

Relacionadas con el producto

Relacionadas con el cliente

Relacionadas con el canal de distribución

Relacionadas con proveedores

Relacionadas con la cadena de valor

De carácter general o corporativo 

OBJETIVOS:

Como se rediseña la organización mediante el uso de las nuevas tecnologías.

Conocer cuales son las TI principales.

Como actúan las TI para adoptar decisiones (SAD)

Cuales son los programas y utilidades que sirven para tomar decisiones.

Que ventajas podemos obtener si utilizamos las tI (a nivel de negocio ycorporativo)

Desventajas que nos encontramos.

4.1 EL PAPEL DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI) Y ELCAMBIO

TECNOLÓGICO.

Las funciones de planificación, diseño e implantación del SI de laempresa, debe estar relacionado con los distintos sistemas que integran lainfraestructura de la empresa, y debe ser coherente con la estrategiacompetitiva de la empresa, por ello está será una tarea de la dirección,realizar estas funciones del SI.

Debido a la evolución constante de las TI, tendremos que aprender a escogerel mejor SI que se adapte a nuestras necesidades, pero deben ser las TI, las quese amolden al SI diseñado por la empresa y no al contrario.

Las TI son principalmente la informática y afines, debido a su facilidadpara adoptar soluciones, cuando se implanta el SI, almacén acceso de datos,proceso rápido y con pocos errores, comunicaciones automáticas entre procesos..., pero muchas veces la implantación de un SI se realiza de forma deficientepor no entender los usuarios, las posibilidades de las TI, o por haber montadoel SI alrededor de una TI previamente incorporada.

Las TI hacen que se cambie la manera de realizar las operaciones, respecto ala que se venia haciendo en la empresa, ya que las TI llevan consigo una propiaforma de actuar, por ello deberemos adaptar a los usuarios y la organización alas nuevas formas de ejecutar las operaciones, incluyendo estos métodos cuandodiseñemos el SI.

Además es importante realizar un seguimiento de las TI y mantener unaactitud crítica acerca de los cambios que se producen, para encontrar las quemejor se ajusten al SI de la empresa, por ello las TI deben llevarnos areconsiderar la forma de actuar para que el SI funcione adecuadamente a lo largodel tiempo, intentando que las TI aporten mejores métodos para realizar lastareas y obtener una mayor productividad de ellas, pues el desconocimiento delas TI nos puede llevar a una situación improductiva, o forzarnos a realizarlas tareas de forma peor, por no ajustarse a nuestro SI.

Para evitar estos resultados, es necesario conocer las TI en términos de loque nos pueden aportar a nuestro SI, pero siempre dentro de la perspectiva delfuncionamiento de la empresa.

Si utilizamos las TI para rediseñar el SI, nos obligamos a replantearnos laforma de realizar ciertas actividades y las consecuencias que podemos obtenerserán:

la anticipación puede ser un éxito en la implantación, mejorando elesfuerzo de la empresa, (realizando las aplicaciones de forma paulatina).

Si no anticipamos la reacción de los usuarios, el resultado seráimprevisible y conducirá casi seguro al fracaso, por no adaptarse los usuariosa las nuevas tecnologías.

Las principales aportaciones de las TI al mundo de la empresa son :

INFORMÁTICA:

NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

OFIMÁTICA

El proceso de incorporación de las TI a los SI, afecta a toda la empresa(organización, estructura, control...) y no sólo al SI, por eso para que seaun éxito la implantación de los avances tecnológicos, hay que coordinar estosavances con todas las áreas de la empresa, para que el SI resultante sea unconjunto armonioso y que se adapte perfectamente a la estructura de la empresa.

Este enfoque de planteamiento global, implica que la implantación de las TIdebe ser compatible con la política general de la organización, y deberámaterializarse en un plan estratégico para el sistema informático que vamos autilizar, como soporte de las necesidades existentes tanto a corto como a largoplazo, teniendo en consideración los objetivos generales de la organización, yser una expresión lo más real posible de la política informática adoptada.

Por todo ello, la dirección debe tener una participación activa en elproceso de planificación y diseño y la implantación de las TI dentro del SI,en caso contrario podemos tener problemas en la elección de las aplicacionesprioritarias a utilizar, tanto en el diseño de soluciones para secuencias deprocesos (decisiones estructuradas y operativas), como en los intervalos dedecisión o decisiones no estructuradas que no tienen bien definidas susnecesidades.

4.2.- EL SI COMO APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES.

En cualquier organización existen distintos tipos de SI, desde el punto devista de la estructura funcional, los SSI se forman alrededor de las funcionesde la empresa (personal, producción, mercadotecnia....) y cada una de estasfunciones comprende actividades en los tres niveles, de transacciones, tomas dedecisiones administrativas y estratégicas, aplicaciones para el soporte deoficina y departamentos y requerimientos únicos para decisiones concretas.

Esta forma de SI para áreas funcionales, es el modelo más extendido deevolución de los SI dentro de la empresa, frente a los SI globales que sonmenos flexibles, y será el diseño de las relaciones y el trasvase de informaciónde estos subsistemas de actividades, los que configuren el SI de la empresa.Para ello se debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos yla organización de forma conjunta, buscando crear los SI más útiles que seadapten a los existentes en ese momento dentro de la organización.

Las necesidades de información, pueden ser agrupadas según las áreas de laempresa que requieran información y sus aplicaciones concretas.

Identificamos un primer nivel que afecta a toda la empresa(nivel estratégico):

Son sistemas de soporte gerencial (EIS) y sus principales usos son el deplaneación a largo plazo de las actividades (ventas, presupuestos, mano de obra...) y resolución de problemas.

Dirigen las decisiones no estructuradas y están diseñados para incorporarinformación sobre cambios en el entorno (nueva legislación...) y obtenerinformación reducida de los otros sistemas (SSD; MIS; TPS).

Un segundo nivel de necesidades (nivel administrativo):

Son principalmente el MIS y el SSD, los primeros proporcionan informes ysirven para la planeación, control y toma de decisiones a nivel gerencial enlas áreas funcionales.

Los SSD sirve para tomar decisiones semiestructuradas únicas o rápidamentecambiantes que no pueden especificar sus necesidades con antelación tienencapacidad de análisis y extraen información del MIS y el TPS.

El tercer nivel, serían las aplicaciones concretas de lasfunciones de la empresa.

En este nivel se encuentra el TPS (correo electrónico, procesador detextos...) sistemas que han sido creados para desarrollar los programas de laorganización integrando funciones, para incrementar la productividad de losempleados

Además la evolución de las TI provoco interconexiones entre empresas ybases de datos, facilitando diversa formas de integración y modificando lasrelaciones de trabajo, reduciendo el coste de las transacciones.

Una aportación positiva de las TI a los SI, es como ayuda a la adopción dedecisiones, a través de los Sistemas de Apoyo a la Decisión (SAD), por mediode programas técnicos que nos ayudan a tomar decisiones, imitando la actuaciónde un experto en la materia con problemas de representación del conocimiento,que suponen un avance en los usos de las TI para el SI.

Vamos a distinguir estas herramientas en:

Secuencias de proceso. Son programas o procedimientos de manipulación dedatos bien definidos y estables, ayudan a buscar soluciones en las decisionesoperativas y estructuradas, pues se pueden automatizar de forma eficiente (TPS;MIS).

Intervalos de decisión. Se utiliza en decisiones no estructuradas, sonprocesos de toma de decisiones, que utilizan determinados datos, o elaborandatos que no pueden automatizarse a través de un programa, por sus características(esperanzas, previsiones y evoluciones de las magnitudes) necesitando solucionesinformáticas distintas (DSS, EIS, sistemas expertos...).

Los SAD tienen el propósito de proporcionar a los gerentes la informaciónnecesaria en la toma de decisiones, a través de un SI que convierta los datosiniciales en información.

Los SAD ayudan a los gerentes a tomar decisiones en todas las etapas:

Identificación del problema.

Selección de los datos.

Evaluación de las alternativas de acción.

Una vez conseguida estas tres premisas, la información resultante es la quesirve de ayuda a la gerencia, pero no reemplaza la toma de decisiones.

Los SI permiten a la dirección :

Recoger los datos y almacenarlos.

Procesar los datos y construir modelos de decisión.

Examinar los efectos de las diferentes alternativas.

Transmitir la información seleccionada.

DISEÑO DE UN SAD

Primero hay que desarrollar y definir los flujos de donde proviene lainformación, que principalmente son tres:

Información externa.

Fluye del entorno de la organización y es recibida como posibilidades por ladirección (desgravaciones fiscales, reflejadas en los P.G. del Estado) y tambiénfluye hacia el entorno como señales a nuestros competidores y clientes(precios)

Información confidencial.

Incluye datos del entorno operativo de la organización (consumidores,gobierno, acreedores ..) y su uso sólo se reserva a las personas implicadas.

Información interna.

Son las comunicaciones operativas y de relaciones hacia abajo, hacia arriba,horizontales y diagonales, que debemos estructurar a través de un esquema, parapoder transmitir la información a la persona adecuada en el momento oportuno.

FUNCIONES DE UN SAD

Determinar las necesidades de información. para ello senecesita responder a las siguientes preguntas:

¿Qué tipo de decisiones se van a tomar?

¿Que tipo de información se necesita?

¿Qué información posee?

¿Cómo desea periodificar cada tipo de información (mes, día, año ...)?

¿Qué programas necesitamos para procesar la información

Obtención de la información a través de cinco pasos:

Evaluación de la calidad de la información disponible.

Codificar la información.

Clasificar la información. Según afecte a cada tipo de decisión.

Diseminación de la información al receptor adecuado.

Almacenamiento de la información.

Utilización de la información.

Dependerá de las variables de calidad, codificación y disponibilidad de lainformación para que sea recibida en el momento adecuado por el receptorindicado.

Las principales vías que siguen las TI, par la ayuda en la toma dedecisiones es la aparición de programas específicos que se concretan en :

Los sistemas interactivos de información para la decisión quepermiten:

Hacer frente a las decisiones poco o nada estructuradas.

Diseñar BD flexibles que organicen la información de forma estructurada enbase a las necesidades del decisor.

Las BD se gestionan por el centro de información, en base a redes, sistemasjerárquicos o relaciónales, utilizando paquetes de información decisión(lotus, excel, multiplan..)

Estos programas permiten inferir en los resultados obteniendo muchassoluciones posibles para el decisor.

Los sistemas expertos.

Son programas de ordenador, destinados a simular el razonamiento humano deexpertos en un determinado campo, para resolver problemas concretos, poseen lossiguientes componentes:

Base de conocimientos con reglas de inferencia y hechos relevantes para losexpertos.

Memoria de trabajo que recoge la descripción del problema.

Motor de inferencia, interpreta y aplica las reglas, a través de un programainformático que recoge el razonamiento de los expertos.

Subsistema de explicaciones, permite obtener explicaciones parciales, de cadaparte del proyecto que se está analizando.

Subsistema de adquisición de conocimientos, permite añadir modificaciones onuevas aplicaciones en el sistema.

Las funciones que desarrollan los sistema expertos son:

Interpretación de fenómenos a partir de datos observados.

Previsiones o inferencia de consecuencias probables.

Diagnóstico de problemas según los datos observados.

Configuración de determinadas especificaciones y restricciones del modelo.

Planificación de la secuencia de acciones a realizar, teniendo en cuenta lasrestricciones.

Control resultados-previsiones.

Formación en la resolución de problemas en la empresa, por el método deconsulta.

Toma de decisiones en una secuencia de actividades a partir de laidentificación del problema.

Los sistemas de expertos aún están en fase de desarrollo, pero constituyenun aprendizaje organizacional en la forma de tomar decisiones.

Para perder la rigidez, tendremos que diseñar un proceso flexible que nospermita realizar aproximaciones sucesivas a través de prototipos, así como laparticipación de los responsables de tomar decisiones en los SAD y no generardesequilibrios en el crecimiento de las TI en la empresa.

4.3 LAS TI COMO MEDIO PARA OBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS.

Los procesos de internacionalización de mercados, y el acceso prácticamenteinmediato, a la información, han generado dos grandes procesos estratégicos,de fondo en el entorno económico mundial:

La aproximación de las estrategias.

La estandarización de las tecnologías.

a) Estamos asistiendo a la consolidación del concepto de aldea global, queengloba la idea de una gran masa social capaz de conocer y por tantocontagiarse, de manera casi instantánea del flujo informativo a que se vesometida. Los competidores cercanos, ahora son capaces de conocer de forma casiinmediata nuestra estrategia ante el mercado, aunque estén en un entorno geográficoy cultural muy lejano y distinto.

b) El abaratamiento de costes por el uso de componentes estándar, obliga arealizar plantas de producción con un grado importante de estandarización, yfacilita la sustituibilidad geográfica en la producción, debido a un acceso alas fuentes tecnológicas rápido y sencillo, y aumentan las dificultades paracrear ventajas competitivas.

En este contexto surgen las TI como alternativa válida para generar ventajascompetitivas y poder permanecer en el negocio.

Dichas tecnologías están cambiando la forma de competir de muchas empresa yen ocasiones, su incorporación supone una ventaja competitiva de las empresasque las incorporan frente a las demás, transformando de forma masiva losaspectos operativos de la CV.

La utilización del SI empresarial como fuente de ventaja competitiva va endos direcciones principalmente:

Creación de nuevos negocios

Combatir las fuerzas competitivas (crear barreras para excluir lacompetencia, excluir clientes, minimizar costes, promover la diferenciación...).

La incorporación de tecnología al producto, diseño y fabricación asistidapor ordenador, automatización de fábricas, logística, etc.. mejora la calidady reduce costes cambiando la competencia en las industrias, creando las empresaslíderes una gran presión sobre sus competidores obligándoles a adaptarse asus competidores, creándoles unos costes añadidos.

Las nuevas TI han modificado las áreas de marketing y distribución, connuevas características en el servicio a los clientes, métodos de investigaciónde mercados, promoción ...

En un principio las TI, aparecen como un ahorro en las tareas administrativasrutinarias, pero en la actualidad los ahorros más significativos provienen delas actividades de la línea en la CV, y representan operaciones que suponen ala empresa modificaciones importante en términos de valor añadido.

Actualmente en un SI las TI tienden a explotar no sólo las tareasadministrativas de rutina sino en factores críticos de la actividad y capacidadde la organización. Los determinantes del éxito de la empresa en el mercadoson :

1º- Conseguir que la empresa tenga una clara definición de sus objetivos ypolíticas de actuación que delimiten su posición en el mercado.

2º- Definición de objetivos y políticas, teniendo en cuenta las fuerzas ydebilidades de la empresa, las amenazas y oportunidades del entorno, para estaren equilibrio con el entorno.

3º- La estrategia empresarial, esté centrada en generar una ventajacompetitiva respecto de los competidores, en costes o en diferenciación yenfoque.

Las TI llevarán a una ventaja competitiva sostenible bajo las siguientescircunstancias:

Implantación de TI, que reduzca el costo de producción o aumente ladiferenciación del producto, provocando un cambio tecnológico en el productode forma sostenible.

Las TI hacen cambiar las directrices en costo o aumenta la diferenciación enfavor de una empresa

El cambio tecnológico y la implantación de la tecnología mejora laestructura general del sector industrial, proporcionando mejoras cuantitativas ycualitativas de las actividades o procesos inherentes a ese sector.

Goldhar y Jelinek concluyen que las ventajas que se obtienen a través de lasTI serán:

Productos personalizados y acomodados al gusto de los clientes

Mejoras importantes en el diseño del producto.

Tasas de producción más vinculadas a las fluctuaciones de la demanda acorto plazo.

Ventas más directas.

Publicidad y promoción que resaltan la capacidad del proceso de producción.

Más precios de oportunidad unidos a unos cambios rápidos en los diseños deproductos, que conlleva una aceleración del ciclo de vida de los productos.

Mayor variedad de segmentos de mercado para una empresa, que supone una mayorsustituibilidad de los procesos, productos y proveedores.

Acciones estratégicas genéricas basadas en la aplicación delas TI.

En los procesos de planificación de carácter estratégico, vamos a incluirlas TI que contribuyan a dar forma a la estrategia del negocio que se acabe diseñando,y definir acciones estratégicas concretas, para obtener ventajas competitivassostenibles.

El proceso de planificación formal y estructurado, con énfasis en las TI/SI(Hax y Majluf 1984) se basa en la integración de cuatro elementos a nivel deunidad estratégica de negocio (UEN):

La misión de la UEN indica los productos, mercados, segmentos de clientes ycompetencia de la misma.

Análisis de los factores externos del negocio, en base a las cinco fuerzascompetitivas de Porter.

Estudio de los factores internos a través de la CV y sus necesidades de TIdentro del SI.

Análisis de las tendencias de las TI/SI.

Esta integración del proceso de diseño de la estrategia para las TI/SI, conel diseño de la estrategia del negocio, se articula por el ITSGAs (informationtecnology strategic generic actions) acciones estratégicas genéricas, basadasen la aplicación de las TI, que transmite acciones standard para obtenerventajas competitivas sostenibles, a través del estudio de casos análogos quese adapten a la empresa.

ejemplo:

Las cuentas de ahorro familiar, son cuentas de ahorro que poseen un servicioen el que se adjuntan a modo de cuentas de resultados todos los movimientosdomiciliados por el usuario (ingresos - nómina aportaciones - y gastos - gas,luz, teléfono, colegio..-) dando la información de forma ordenada.

Esto nos lleva a la idea de si va a ser una ventaja o una necesidad, puestodo el sector va a realizar dicha información, y en el caso de no ofrecerlaconstituiría una desventaja.

Para la empresa estos datos le sirven para ofrecer nuevos productos a travésde este sistema (compra venta de acciones...).

Las acciones estratégicas genéricas basadas en las TI (ITSGA) que seidentifican principalmente son:

Relacionadas con el producto:

Incrementar el contenido de la información del producto, diferenciándolo dela competencia.

Personalización del producto, para cada cliente en particular.

Crear nuevos productos.

Combinar productos.

Relacionadas con el cliente:

Trabajar para el cliente (interconexión).

Conseguir que el cliente trabaje para nosotros.

Seleccionar grupos de clientes potenciales.

Incrementar los costes de cambio de proveedor para nuestros clientes, puesdeberán utilizar otro sistema si cambian.

Facilitar a nuestros clientes el acceso a nuestro sistema de transacciones(modelos de venta).

Acceder al sistema de transacciones de nuestros clientes

Relacionadas con el canal de distribución:

Controlar el canal de distribución.

Desarrollar nuevos canales.

Utilizar los canales existentes para otros propósitos.

Relacionadas con proveedores:

Incrementar la efectividad de los proveedores (Just in time), reduciendo elcoste de almacén.

Facilitar el acceso de los proveedores a nuestro sistema de transacciones.

Conseguir que el proveedor trabaje para nosotros.

Acceder al sistema de transacciones de los proveedores

Relacionadas con la cadena de valor:

Incrementar la eficiencia de las actividades de la línea.

Acoplar Actividades (integración).

Reestructurar la CV, explotando los vínculos e interrelaciones.

Posicionarse mejor desde un punto de vista estructural, consiguiendo diferenciaciones respecto de nuestros competidores.

De carácter general o corporativo:

Establecer nuevas prácticas en el sector, llegando a cambiar su estructura.

Considerar el sistema de transacciones como fuente de ventajas competitivas.

Estas son algunas posibilidades que encontramos para obtener ventajas por la empresa, además a nivel corporativo se pueden obtener ventajas en los siguientes apartados:

Segmentación de negocios, posibilidades de compartir actividades y datos.

Integración vertical (utilizar nuevos canales de distribución)

Estrategia horizontal, compartir clientes y ofrecer multi productos, transferencia de Know-How.

Dirección de la cartera de negocios, decisiones sobre diversificación.

Autor:

Claudio Cruz Moreno

claudio.cruz@terra.com

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