Monografias | Naturaleza y propósito de la OrganizaciónNaturaleza y propósito de la OrganizaciónResumen: ¿Qué es Organización?. ¿Qué es Estructura Organizacional?. ¿Qué es el Departamento?. Organización Lineal. Organización Funcional. Organización De Tipo Línea-Staff. Ambiente Organizacional. Organización Por Producto/Mercadeo.(V) Naturaleza y propósito de la Organización Indice La creación de una estructura, la cual determine las jerarquíasnecesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas ysus funciones dentro del grupo social. Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar.Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales,por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales.En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva omenos costosa si se dispone de una estructura de organización. Se dice que con buen personal cualquier organizaciónfunciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado deimprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada acolaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personascapaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente sitodos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones serelacionan unas con otras. Este es un principio general, válido tanto en laadministración de empresas como en cualquier institución. Así, una estructura de organización debe estar diseñada demanera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinadatarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma seeliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación deresponsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisionesque refleja y promueve los objetivos de la empresa. A continuación se enumeran y explican los elementos de laorganización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en unamejor administración: Elementos de la organización: División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesarioseguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización)que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado oimportancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas lasfunciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud. Coordinación. Es la sincronización de los recursos y losesfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armoníay rapidez, en desarrollo de los objetivos. ¿Qué es Organización? Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas decomportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medioque permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. ¿Qué es Estructura Organizacional? La estructura organizacional en un medio del que se sirve unaorganización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia. ¿Qué es el Departamento? El departamento es una o varias divisiones de la organización.Departamento es un área bien determinada, una división o sucursal de unaorganización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño deactividades específicas. Tipos de organización La organización formal La organización formal es la determinación de los estándaresde interrelación entre los órganos o cargos, definidos por las normas,directrices y reglamentos de la organización para lograr los objetivos. Características Básicas De La Organización Formal -Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionalesestablecidas en el organigrama -Es racional -Es una de las principales características de la teoría clásica -Según Taylor (defensor de este tipo de organización) laorganización debe basarse en la división del trabajo y por consiguiente en laespecialización del obrero, pretendiendo una organización funcionalsuperespecializada. -Distribución de la autoridad y de la responsabilidad Es la estructura más simple y más antigua, esta basada enla organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiásticamedieval. Caracaterísticas De La Organización Líneal -Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial(tiene una jerarquización de la autoridad en la cual los superiores sonobedecidos por sus respectivos subalternos), muy defendida por Fayol en su teoríaclásica de la administración. -Tiene Líneas formales de comunicación, únicamente secomunican los órganos o cargos entre sí a través de las líneas presentes delorganigrama excepto los situados en la cima del mismo. -Centralizar las decisiones, une al órgano o cargosubordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de laorganización -Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquicadisminuye el número de cargos u órganos. Ventajas De La Organización Lineal -Estructura sencilla y de fácil compresión. -Delimitación nítida y clara de las responsabilidades delos órganos o cargos involucrados. -Facilidad de implantación. -Estabilidad considerable. -Es el tipo de organización más indicado para pequeñasempresas. Desventajas De La Organización Lineal -La estabilidad y la constancia de las relaciones formalespueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal. -No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos yconstantes de la sociedad moderna. -Esta basada en la dirección única y directa, puedevolverse autoritaria. -Enfatiza en la función de jefatura y de mando y la exagera,pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo. -La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puedeespecializarse en nada (la organización lineal impide la especialización). -A medida que la empresa crece, la organización linealconduce inevitablemente a la congestión, en especial en los niveles altos de laorganización. Campo De Aplicación De La Organización Lineal -Cuando la organización es pequeña y no requiere ejecutivosespecialistas en tareas altamente técnicas. -Cuando la organización esta comenzando su desarrollo. -Cuando las tareas llevadas acabo por la organización estánestandarizadas, son rutinarias y tienen pocas modificaciones -Cuando la organización tiene vida corta y la rapidez en laejecución del trabajo se hace más importante que la calidad del mismo. -Cuando la organización juzga más interesante invertir enconsultoría externa u obtener servicios externos, que establecer órganosinternos de asesoría. Es el tipo de estructura organizacional, que aplica elprincipio funcional o principio de la especialización de las funciones paracada tarea Caracteísticas De La Organización Funcional -Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentadaen el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre lossubordinados, sino autoridad parcial y relativa. -Línea directa de comunicación: directa y sinintermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre losdiferentes niveles. -Descentralización de las decisiones: las decisiones sedelegan a los órganos o cargos especializados. -Enfasis en la especialización: especialización de todoslos órganos a cargo. Ventajas De La Organización Funcional -Máxima especialización. -Mejor suspención técnica. -Comunicación directa más rápida -Cada órgano realiza únicamente su actividad específica. Desventajas De La Organización Funcional -Pérdida de la autoridad de mando: la exigencia deobediencia y la imposición de disciplina, aspectos típicos de la organizaciónlineal, no son lo fundamental en la organización funcional. -Subordinación múltiple: si la organización funcionaltiene problemas en la delegación de la autoridad, también los presenta en ladelimitación de las responsabilidades. -Tendencia a la competencia entre los especialistas: puestoque los diversos órganos o cargos son especializados en determinas actividades,tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque. -Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización:la rivalidad y la competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de laorganización pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivosque pueden ser antagónicos creando conflictos entre los especialistas. -Confusión en cuanto a los objetivos: puesto que laorganización funcional exige la subordinación múltiple, no siempre elsubordinado sabe exactamente a quien informar de un problema. Esa duda generacontactos improductivos, dificultades de orientación y confusión en cuanto alos objetivos que deben alcanzar. Campo De Aplicación De La Organización Funcional -Cuando la organización por ser pequeña, tiene un equipo deespecialistas bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y estáorientado hacia objetivos comunes muy bien establecidos y definidos. -Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces, laorganización delega durante un período determinado autoridad funcional a algúnórgano especializado. 5. Organización De Tipo Línea-Staff Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcionalpara tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización yreducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva. Criterios Para Diferenciar Línea Y Staff Relación con los objetivos de la organización: las actividades estándirectas e íntimamente ligadas a los objetivos de la organización o el órganodel cual forman parte, mientras que las actividades del staff están asociadasindiferentes. Ejemplo: los órganos de producción y de ventas representan las actividadesbásicas y fundamentales de la organización: las actividades metas los demásórganos complementarios y secundarios representan las actividades medio. Si seproduce algún cambio en los objetivos de la organización, la estructura línea-stafftambién lo cambiará. Generalmente todos los órganos de línea están orientados hacia el exteriorde la organización donde se sitúan sus objetivos, mientras que los órganos destaff están orientados hacia dentro para asesorar a los demás órganos, seande línea o de staff. Tipos de autoridad: el área de línea tiene autoridad para ejecutar ydecidir los asuntos principales de la organización. El área de staff nonecesita esa autoridad, ya que ésta es ejercida sobre ideas o planes. Suactividad consiste en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestarservicios especializados. El hombre de la línea necesita el staff para desarrollar susactividades, mientras que el hombre del staff necesita la línea para aplicarsus ideas y planes. Las principales funciones del staff son: Servicios Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organizacióndesde el más bajo al más alto. Características De La Organización Línea-Staff Función de la estructura lineal con la estructura funcional,cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el principio dela autoridad única. El departamento presta servicios y recomienda los candidatosaprobados, y las secciones toman la decisión final con base en aquellarecomendaciones. Aquel no puede obligar a los demás órganos a que acepten susservicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de línea, sino destaff, es decir, de asesoría y prestación de servicios especializados. Coexistencia de las líneas formales de comunicación con laslíneas directas de comunicación, se produce una conciliación de las líneasformales de comunicación entre superiores y subordinados. Separación entre órganos operacionales (ejecutivos), y órganosde apoyo (asesoría), la organización línea-staff representan un modelo deorganización en el cual los órganos especializados y grupos de especialistasaconsejan a los jefes de línea respecto de algunos aspectos de sus actividades. Jerarquía versus especialización, la jerarquía (línea)asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) proveelos servicios de consultoría y de asesoría. Desarrollo De La Organización Línea-Staff La organización línea-staff es la evolución de la jerarquía funcionalfrente a la división del trabajo en la organización. Depende del desarrollo yel desglose de algunas fases consecutivas: 1° Fase: no existe especialización de servicios. Ventajas De La Organización Línea-Staff -Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de laautoridad única. Desventajas de la organización línea- staff. La organización línea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones queno afectan las ventajas que ofrece. Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidadinmediata por los resultados de los planes que presenta. Dado que la asesoría representa costos elevados para laempresa, el personal de línea siempre se preocupa por los resultadosfinancieros de la contribución del staff a las operaciones de la empresa, locual conduce a que los asesores presentan muchos planes e ideas para justificarsu costo. Ese conflicto puede ser dañino cuando provoca acciones negativas o desabotaje, pero también puede ser muy útil. Dificultad en la obtención y el mantenimiento del equilibriodinámico entre la línea y staff. Campo De Aplicación De La Organización Línea-Staff La organización línea-staff ha sido la forma de organizaciónmás ampliamente aplicada y utilizada en todo el mundo hasta los momentos. Hay una tendencia a considerar la organización y ladepartamentación como fines en sí mismos y a medir la eficacia de lasestructuras organizacionales en términos de claridad de departamento. En primer lugar, los niveles son costosos. A medida queaumentan, se destinan cada vez más esfuerzo y dinero a la administracióndebido a los gerentes adicionales, el staff que los asesora y la necesidad decoordinar las actividades departamentales, más los costos de las instalacionespara ese personal. En segundo lugar, los niveles departamentales complican lacomunicación. Una empresa con muchos niveles tiene mayores dificultades paracomunicar. Objetivos, planes y políticas en sentido descendente por laestructura organizacional que aquella en que el gerente general se comunicadirectamente con sus empleados. Por último, la existencia de numerosos departamentos yniveles complica la planeación y el control. Un plan que puede estar biendefinido y completo en el nivel superior pierde coordinación y claridad amedida que es subdividido en los niveles inferiores. El control se vuelve másdifícil conforme se agregan niveles y gerentes, mientras que al mismo tiempolas complejidades de la planeación y las dificultades de la comunicación hacenmás importante este control. Así, el principio del tramo de control estableceque tiene un límite el número de subordinados que un gerente puede supervisareficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de los factoressubyacentes que afectan la dificultad y los requerimientos de tiempo de laadministración. Factores que determinan su amplitud. Existen varios factores que influyen materialmente en el númerode niveles que se establezcan estos son:
Existen otros factores que influyen, como: un gerentecompetente y capacitado puede supervisar eficazmente a más personas que uno quecarezca de estos atributos. Otro factor sería la actitud positiva de los subordinadoshacia la aceptación de responsabilidad, así como su buena disposición acorrer riesgos razonables. Tom Burns y G.M. Stalker desarrollaron un enfoque para diseñarorganizaciones que incorporaran el ambiente de la organización. Ellos señalaronla diferencia entre dos sistemas de organización: El mecanista El mecanista: en este las actividades de la organización sedescomponen en tareas especializadas, separadas. Los objetivos para cada personay unidad son definidas, con toda precisión, por gerentes de niveles m{as altosy siguiendo la cadena de mando burocrática clásica. El orgánico: en éste es probable que las personas trabajenen forma de grupo. Se concede menos importancia al hecho de aceptar órdenesmenos importancia al hecho de aceptar órdenes de gerentes o de girar órdenespara los empleados, los miembros se comunican con todos los niveles de laorganización para obtener información y asesoría. Después de estudios Burns y Stalker llegaron a la conclusiónque el sistema mecanicista era más conveniente para un ambiente estable,mientras que el orgánico era más conveniente para uno turbulento. Lasorganizaciones en ambientes cambiantes, con toda probabilidad, usan algunacombinación de ambos. En un ambiente estable la especialización de habilidades es conveniente, yaque, es probable que cada miembro repita la misma tarea. En un ambienteturbulento los trabajadores se deben definir de manera constante paraenfrentarse al mundo siempre cambiante. Reducción de tamaño. Este tipo de toma de decisiones se conoce con el hombre de reestructuracióny consiste en una disminución de la organización para convertirse enestructuras m{as delgadas y flexibles, que puedan responder con m{as agilidad alritmo de cambios de los mercados mundiales. La Estructura Y El Proceso De La Organización La estructura organizacional se refiere a la forma en que se divides, agrupany coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entrelos gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes, y entre empleados yempleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar,formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercadeo o enforma de matriz. Organización Funcional La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que sededican a una actividad o a varias relacionadas, que se llama funciones. Es probable que la organización funcional sea la forma máslógica y básica de departamentalización. La usan primordialmente las pequeñasempresas que ofrecen una línea limitada de productos, porque aprovecha coneficiencia los recursos especializados. Facilita mucho la supervisión, puescada gerente sólo debe ser experto en una gama limitada de habilidades. Ademásfacilita el movimiento de las habilidades especializadas, para poder usarlas enlos puntos donde más se necesitan. 7. Organización Por Producto/Mercadeo La organización por producto/mercadeo, con frecuencia llamada organizaciónpor división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en laproducción y comercialización de un producto o un grupo relacionado deproductos, a todos los que tratan con cierto tipo de cliente. Cuando la departamentalización de una empresa se torna demasiado complejapara coordinar la estructura funcional, la alta dirección, por regla general,creará divisiones semiautónomas. En cada división, los gerentes y losempleados diseñan, producen y comercializan sus propios productos. La organización por producto/mercadeo puede seguir uno de tres patrones:división por producto, la división geográfica es usada por empresas deservicios, financieras y otras no fabriles, la división por cliente, laorganización se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dana los productos. Organización Matricial La estructura matricial, en ocasiones llamada sistema demando múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dostipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes;es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la defunciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficasque anteceden. El segundo es una disposición horizontal que combina al personalde diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo deproyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto a un grupo, que esexperto en el campo de especialización asignado al equipo. Con frecuencia, la estructura matricial es un medio eficientepara reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren pararesolver un problema complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es queconcede a la organización una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a cadaproyecto sólo se le asigna la cantidad exacta de personas que se necesitan, seevita la duplicación innecesaria. Una desventaja es que no todo el mundo de adapta bien alsistema matricial. Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben contar conbuenas habilidades interpersonales, ser flexibles y cooperativos. Estructura Formal O Informal De La Organización Los organigramas son útiles porque exhiben la estructura formal de laorganización y quién es responsable de ciertas tareas. Sin embargo, en larealidad, el organigrama no puede captar, ni con mucho, las relacionesinterpersonales que constituyen la estructura informal de la organización. Los mismos conceptos y propósitos analizados para laestructuración de una definición sobre la naturaleza de la organización nosdan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisisasí como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de unaeficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en laproductividad y eficiencia de la empresa que la requiera. Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguienteshechos: La organización puede darse adonde exista un organismosocial, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. Un organismo social depende, para su éxito de una buenaadministración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de losrecursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente lafunción organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ellano podrían actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, la organizacióntambién es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel decompetitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano deobra, mercado, etc. La elevación de la productividad, en el campo económicosocial, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuadaorganización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino entoda la sociedad. Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro,mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por que senecesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crearlas bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificaciónde sus trabajadores y empleados, etc. CHIAVENATO, Idalberto; "Introducción a la teoría General de lasAdministración", cuarta edición, Editorial Autores: Trabajo enviado por: Coordinadora de Proyectos www.pegasoft.net +582 5430934 Fax +582 5420709 Universidad José María Vargas Caracas, octubre de 2000 Compartir Publicación enviada por Marianella Cárdenas Contactar mailto:mcardenas@pegasoft.net Código ISPN de la Publicación EpypFEyAlZFahmCXYd Publicado Thursday 7 de August de 2003 Ultimas Publicaciones en ilustrados.com
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