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Manual de Organización
Resumen: Organigrama. Director. Ubicación organizacional. Descripción genérica y específica del puesto. Coordinación. Mercadotecnia. Departamento académico. Secretaría. Mantenimiento. Políticas administrativas. Flujograma del ciclo de ingresos. Ciclo de nómina y de compras. Tarjeta de registro. Póliza de registro.
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Manual de
Organización
Organigrama
DIRECTOR
- Ubicación Organizacional:
- Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de
mayor jerarquía dentro de la organización.
- Este puesto tiene coordinación con todos los demás puestos del
organigrama.
- Descripción Genérica del Puesto:
- Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la
organización (materiales, humanos y financieros), para alcanzar los
objetivos propuestos por la empresa.
- Lleva a cabo una junta periódica para la elaboración del
"Plan General de Desarrollo Anual" de la empresa.
- Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y
egresos, junto con el encargado del departamento de Administración y
Finanzas.
- Participa en la elaboración y modificación de los planes de
estudio en unión con el departamento Académico.
- Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales
como: Certificados, boletas y constancias de estudio.
- Recluta y selecciona el personal necesario para la organización.
- Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, así como
de los alumnos de la institución.
- Colabora en la realización de las campañas publicitarias de la
institución, junto con el departamento de Mercadotecnia.
- Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico,
así como permisos a los alumnos.
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
- Ubicación Organizacional:
- Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización,
subordinado a la dirección de la misma.
- Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con
la Dirección y con el departamento de Mercadotecnia; con el Despacho
Contable y proveedores hacia fuera de la misma.
- Descripción Genérica del Puesto:
- Se encarga de tomar las decisiones administrativas y financieras
necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa,
mediante la emisión, análisis e interpretación oportuna de la información
financiera que arroga la organización.
- Participa en la creación del "Plan General de Desarrollo
Anual", en coordinación con la dirección.
- Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y
egresos, junto con la dirección.
- Se encarga de la sistematización de los procesos administrativos
de la institución.
- Realiza y aprueba el pago de honorarios, impuestos, mantenimiento,
renta y demás gastos relacionados con la actividad de la empresa.
- Lleva la contabilidad financiera y se encarga de emitir la
información correspondiente.
- Mensualmente proporciona al despacho contable información
necesaria para la elaboración de la contabilidad fiscal.
MERCADOTECNIA.
- Ubicación Organizacional:
- Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización,
subordinado a la dirección de la misma.
- Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con
la Dirección y con el departamento de Administración y Finanzas; y con
distintos medios publicitarios hacia fuera.
- Descripción Genérica del Puesto:
- Se encarga de proporcionar al publico una buena imagen corporativa
del Instituto de Inglés "William Shakespeare", así como ver
que sus deseos de aprender el idioma inglés sean satisfechos.
- Se encarga de diseñar distintas campañas publicitarias de
acuerdo a las temporadas de inscripción señaladas en el "Plan
General de Desarrollo Anual" que es elaborado con su participación.
- Selecciona los mejores medios publicitarios para atraer a los
clientes.
- Sugiere ideas de atención al cliente.
- Se encarga de mejorar continuamente el servicio que se ofrece, de
manera que se satisfagan las necesidades de aprendizaje del alumno.
- Debe realizar anualmente una investigación de mercados en la cual
se analice los más actuales requerimientos del mercado, en cuanto al
idioma inglés se refiere.
- Constantemente debe vigilar el desarrollo de otras organizaciones
que representen competencia para el Instituto.
- Periódicamente debe aplicar cuestionarios de retroalimentación a
los alumnos del plantel para escuchar su opinión acerca del servicio
ofrecido.
DEPARTAMENTO ACADÉMICO (MAESTRO).
- Ubicación Organizacional:
- Se encuentra ubicado en el tercer nivel jerárquico de la
organización, subordinado al Director de la misma.
- Su principal coordinación se lleva a cabo con la Dirección y con
el departamento de Apoyo Técnico Académico, así como con los alumnos de
la institución de manera externa.
- Descripción Genérica del Puesto:
- Instruir a los alumnos de manera que dominen el idioma inglés, a
través de técnicas avanzadas de aprendizaje, y evaluando su desarrollo
de forma periódica.
- Transmitir los conocimientos del idioma inglés a un grupo de
alumnos, de acuerdo con el nivel de los mismos.
- Elaborar y aplicar evaluaciones periódicas al alumno y realizar
un reporte del aprovechamiento del mismo, así como llevar un control de
su asistencia a clases.
- Desarrollar actividades practicas, con las cuales los alumnos
participen de manera directa con el ámbito real de desenvolvimiento del
individuo bilingüe.
- Deben sugerir a la dirección los cambios que crean necesarios a
los planes de estudio correspondientes, a través de las juntas académicas,
basados en la constante modernización y tecnificación del lenguaje.
- Periódicamente deben obtener la capacitación necesaria en
coordinación con el departamento de Apoyo Técnico Académico.
APOYO TÉCNICO ACADÉMICO.
- Ubicación Organizacional:
- Se encuentra ubicado como departamento de asesoría. Su puesto
inmediato superior es el Director.
- Su principal coordinación dentro de la organización es con el
Director y con el departamento Académico.
- Descripción Genérica del Puesto:
- Proponer soluciones a los distintos problemas que se presentan en
la empresa relacionadas con el desarrollo académico, desde la capacitación
a maestros hasta las herramientas de enseñanza-aprendizaje necesarias.
- Colabora en la elaboración del "Plan General de Desarrollo
Anual", junto con el Director de la empresa.
- Participa de forma directa en la elaboración y actualización de
los planes de estudio de la institución.
- Colabora en la elaboración y celebración de exámenes para su
estandarización.
- Convoca periódicamente a reunión de Maestros y Director para la
actualización de los planes de estudios existentes. También es
responsable de darles a conocer su estructura final.
- Esta encargado de capacitar anualmente a los maestros dándoles a
conocer las más recientes técnicas de enseñanza de un idioma
extranjero.
SECRETARIA.
- Ubicación Organizacional:
- Se encuentra ubicado en primer nivel bis de la estructura
organizacional, trabaja bajo las ordenes de la Dirección.
- Su principal relación con la organización se establece con la
Dirección y con el Departamento Académico. De manera externa se
relaciona con los alumnos.
- Descripción Genérica del Puesto:
- Es la encargada de elaborar las formas y documentos
correspondientes al giro del Instituto. También realiza actividades de
apoyo a la Dirección y de atención al cliente.
- Elabora documentos tales como: boletas, cartas, certificados,
expedientes y demás documentos necesarios.
- Lleva a cabo funciones de caja.
- Recibe el pago de inscripciones y colegiaturas emitiendo el
correspondiente recibo.
- Realiza compras y efectúa pagos de cantidades no significativas.
- Es la encargada de atender al cliente brindándole la información
que requiera.
- Hace y recibe llamadas telefónicas.
- Llevar el control de asistencia de los maestros.
MANTENIMIENTO.
- Ubicación Organizacional:
- Ocupa el tercer nivel jerárquico de la organización, subordinado
a la Dirección.
- Se coordina únicamente con la Dirección.
- Descripción Genérica del Puesto:
- Se encarga de conservar en condiciones óptimas de limpieza las
instalaciones del plantel.
- Aseo de salones y de las oficinas de la Dirección.
- Mantener en buenas condiciones los pizarrones y mesabancos de cada
salón.
- Anualmente debe pintar las partes más deterioradas de la
institución.
Políticas Administrativas
- El plazo para el pago de las colegiaturas no deberá exceder de 10
días después de su vencimiento.
- Sólo las vacaciones del mes de diciembre se cobrarán a los
alumnos.
- Los aspirantes a alumnos podrán ingresar a cualquier nivel, sin
previo examen, siempre y cuando sus conocimientos los respalden.
- Con la finalidad de obtener una mejor ubicación para el alumno a
un grupo de acuerdo con su nivel, éste podrá asistir como oyente, sin
compromiso de ningún pago, a un máximo de 3 clases.
- Tendrán los alumnos derecho a cambios de horario de clases,
libremente, dependiendo de sus necesidades, siempre y cuando el nivel del
curso sea el mismo o inferior
- Las constancias de estudio sólo se expedirán a los alumnos que
hayan asistido como mínimo a un mes de clases y siempre y cuando sean
alumnos constantes.
- Los alumnos no deberán retirarse de su salón sin haber recibido
la clase aún en caso de que el maestro faltase, el cual deberá ser
sustituido.
- La tolerancia de llegada a clases para los maestros no excederá de
15 minutos después de la hora de entrada.
- Los alumnos que obtengan una calificación menor al 7 deberán
presentar nuevamente un examen, para mejorar su calificación anterior.
- No se laborará los días especificados por la Secretaría de
Educación Pública.
- No habrá "puentes" por causas de días festivos, a menos
que la mayoría de un grupo lo solicite a la dirección.
- Los libros y diccionarios, propiedad de la institución, sólo serán
prestados a la hora de clases y hasta los dos primeros días del curso, en
el caso de los libros.
- Sólo el encargado del Departamento de Administración y Finanzas
tendrá acceso al archivo temporal.
- Se presentará trimestralmente la información financiera
correspondiente a dicho periodo.
- Bimestralmente se evaluará el avance programático de los maestros
de acuerdo a el plan de estudios.
Flujograma del Ciclo de Ingresos
Ciclo de Ingresos.
- Se registrará en tarjetas especiales de "Inscripción y
pagos" a los nuevos alumnos.
- Se cobrará la inscripción (única) y la colegiatura (mensual) a
los alumnos.
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