Monografias | Microsoft Project 4.0

La presente monografía se ha confeccionado en base alMicrosoft Project versión 4.0, una aplicación de Microsoft que ayuda alusuario a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros usuarios y adaptarse alos cambios a medida que éstos se van produciendo. Es un sistema de planificaciónde proyectos versátil y fácil de utilizar.

Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en formasimilar a otras aplicaciones de Microsoft. Las barras de menús, los comandos,las barras de herramientas, los menús contextuales y los cuadros de diálogotienen mucho en común con Microsoft Excel, Microsoft Word y MicrosoftPowerPoint, lo cual facilitará los primeros pasos de su uso.

La versión 3.0 de Microsoft Project es exclusivamente eningles. A partir de la versión 4.0 comienzan a editarse también en español.Esta versión implico varias mejoras respecto a su antecesora, especialmente enlo que hace a los cuadros de dialogo. Actividades como la introducción de lastareas del proyecto y sus duraciones, la organización de tareas en estructurajerárquica y la vinculación de tareas para diferentes tipos de relaciones estánsumamente simplificadas.

La versión 4.0 apareció para Windows 95 y la ultima, es laque corre en Windows 98, aunque también puede hacerlo en Windows 95. Estas dosultimas versiones muestran muchas mejorías en la porción destinada a losrecursos: se advierten cambios en las propiedades otorgadas a la distribuciónde las cargas horarias. en versiones anteriores estas eran uniformes. Porejemplo, si un operario debía trabajar un total de 20 horas distribuidas en 5 días,el programa automáticamente le asignaba 4 horas de trabajo por día. Ahora, elusuario puede acomodar dicha carga en forma arbitraria.

En la versión 98, los informes se pueden obtener mejorlogrados, con la posibilidad de personalizarlos en forma mas que aceptable.También se incluyen prestaciones para crear hipervínculos y para aprovecharlos servicios de Internet y paginas web. Su valor de plaza es de $720aproximadamente.

Con un procesador Pentium II de 200 Mhz. y 32 MB de memoriaRAM, el programa se desenvuelve normalmente.

Este trabajo se encuentra disponible en la siguiente dirección:

INTEGRANTES

CALVO, MAXIMILIANO

DE LA DEHESA, FERNANDO

HOLLMAN, LILIANA

MOSCOLONI,OMAR

TORRES, LUIS

INSTALACION DE MICROSOFT PROJECT

Procedimiento para instalar e iniciar Microsoft Project enuna PC:

Si se instala Microsoft Project para Windows en un entorno dered, deberá consultarse el archivo en pantalla INSTALAR.WRI. Es posible abrir eimprimir este archivo con Microsoft Write, incluido en Windows.

Si se lo instala en un sistema independiente (no conectado ared), deberá seguirse el siguiente procedimiento:

1 - Inicie Microsoft Windows.

2 - Inserte el Disco 1 del programa de instalación en launidad A: o en la unidad B:.

3 - En el Administrador de programa de Windows, elija EJECUTARdel menú ARCHIVO.

4 - En el cuadro "Línea de comando", escriba A:INSTALAR o B: INSTALAR, según la unidad de disquete quehaya seleccionado.

5 - Elija ACEPTAR.

6 - Siga las instrucciones que aparecen en pantalla. Elprograma de instalación lo conducirá a través del proceso de instalación yle pedirá que le suministre información, haga las elecciones pertinentes einserte sucesivamente los discos del programa de instalación.

Mediante este Tutorial se puede crear una planificación deproyecto utlizando los pasos correspondientes a cada planificación que seacreada; este Tutorial trata:

 

• La introducción de tareas y duraciones.

   

   

• La organización de la lista de tareas en una estructura de esquema.

   

   

• La vinculación de tareas y el ajuste de relaciones entre las mismas.

   

   

• La introducción y asignación de recursos.

   

   

• La comprobación y el formato de la información.

   

   

• La impresión de la programación.

   

Para la programación de un proyecto se deberá planificarlas tareas del mismo, tiempo estimado de duración de las mismas, las relacionesde tiempo y los recursos que se utilizarán para completar el proyecto.

1 - Haga doble clic en el ícono Microsoft Project.

2 - En el cuadro de diálogo Microsoft Project, haga clic enel botón "Comenzar un nuevo proyecto".

3 - "Aceptar".

4 - En el menú "Archivo", elija"Resumen".

5 - En el cuadro "Fecha de comienzo", escriba lafecha del comienzo del proyecto.

6 - En el cuadro "Comentarios", escriba comentariosgenerales del proyecto.

7 - Seleccione la ficha Documento.

8 - Escriba la información del proyecto en los cuadros detexto restantes.

9 - Elija "Aceptar".

Al elegir "Nuevo" en el menú "Archivo",Microsoft Project mostrará el Diagrama de Gantt, que consta de una tabla deinformación de las tareas y un diagrama de barras que muestra la programacióndel proyecto. Una barra de división separa la tabla de Gantt de la izquierdadel Diagrama de Gantt opuesto.

En la parte superior de la pantalla verá la Barra deherramientas Estándar.

Debajo de ésta, la barra de herramientas Formato. Estas, leofrecen acceso rápido a los comandos de Microsoft Project más utilizados.

Es conveniente introducir la lista de tareas o hechosnecesarios para que el proyecto avance en el orden supuesto para su realización.

1 - En el campo "Nombre de tarea" (VER - DIAGRAMADE GANTT), escriba un nombre de tarea.

2 - Haga clic en el botón de entrada o presione la teclaENTRAR.

1 - En la tabla de Gantt (VER - DIAGRAMA DE GANTT),seleccione la tarea que desee eliminar.

2 - En el menú "Edición", elija ELIMINAR UNATAREA.

Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y fiestaspara la programación.

Las duraciones de las tareas se introducen mediante un númeroseguido de una letra que indica la unidad de medida: un día (1d.). Las otrasduracione sdisponibles incluyen semanas (s.), horas (h.), y minutos (m.).

Una tarea con una duración cero se llama Hito. Puedeutilizar hitos para identificar hechos significativos de la programación, asícomo para medir el avance del proyecto. Si introduce una duración de cero díaspara una tarea, Microsoft Project mostrará un símbolo de hito en el diagramade barras de Gantt al comienzo de ese día. A la derecha del símbolo de hitoaparecerá la fecha de comienzo de la tarea.

Para introducir una duración:

1 - Seleccione el campo "Duración" (VER - DIAGRAMADE GANTT) para la primera tarea.

2.- Escriba un número para la longitud de duración seguidode una abreviatura de unidad de duración.

3.- Haga clic en el botón de entrada o presione ENTRAR

4.- Repita los pasos 1 al 3 para introducir las duraciones detodas las tareas.

5.- Seleccione la segunda tarea "Inventario einvestigación"

6.- Haga clic en el botón " Ir a tareaseleccionada" de la barra de herramientas Estándar para ver las barras deGantt. O bien, elija Ir a en el menú Edición y en el cuadro"Fecha" , escriba la fecha de comienzo para la tarea seleccionada.

7.- Elija "Aceptar"

Organización del trabajo mediante esquemas.

El siguiente paso para crear una programación es organizarlas tareas que se hayan introducido. Las tareas de la estructura jerárquica quemuestran las subtareas, se organizan para ver de qué manera se incluyen entregrupos más grandes llamados tareas de resumen.

Las tareas de resumen también son los títulos que ayudan aorganizar las tareas. En la tabla de Gantt aparecen en negrita. Las subtareas sesangran o se degradan bajo las tareas de resumen.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt yseleccione la tarea que desee degradar.

2.- Haga clic en el botón "Sangría" de la barrade herramientas Formato. O elija Niveles de esquema en Herramientasy , después, Aplicar sangría.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt yseleccione la tarea que desee promover.

2.- Haga clic en el botón "Sangría" de la barrade Herramientas Formato. O bien, elija Niveles de esquema del menú Herramientasy luego elija Aplicar sangría

Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas, deberávincularlas en secuencia para crear relaciones entre ellas y calcular la duracióndel proyecto.

Como línea general se deben vincular subtareas con subtareasdentro de un grupo y luego, vincular las tareas de resumen con otras tareas deresumen. Es posible eliminar una relación entre tareas en cualquier momento.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que deseevincular.

3.- Haga clic en el botón "Vincular tareas" de labarra de herramientas Estándar. O bien, elija Vincular tareas en el menúEdición.

Para eliminar una relación entre tareas:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que deseedesvincular.

3.- Haga clic en el botón "Desvincular tareas" dela barra de herramientas Estándar; o elija Desvincular tareas del menú Edición

En Microsoft Project, los recursos pueden ser el personal oel equipo necesario para completar el proyecto. Si en éste participa un númeroconsiderable de personas resultará útil asignar el trabajo de cada tarea aindividuos específicos lo cual permite mantener un seguimiento de quien es elresponsable de cada tarea en cualquier momento.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que deseeasignar un recurso.

3.- Haga clic en el botón "Asignación derecursos" de la barra de herramientas Estándar.

O elija Asignación de recursos en el menúInsertar. 

4.- En el campo "Nombre" escriba el nombre delrecurso que desee asignar a la tarea seleccionada.

5.- Elija el botón "Asignar"

Además, será posible agregar detalles acerca de losrecursos del proyecto en el cuadro de diálogo Información acerca delrecurso.

1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el campo"Nombre"

2.- En el cuadro de diálogo Información acerca delrecurso, escriba la información que desee acerca del recurso seleccionado.

3.- Elija "Aceptar"

La información acerca del recurso que se halla introducidoserá almacenada en la presentación Hoja de recursos.

4.- Cuando termine de agregar información, elija"Cancelar"

5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de recursosen el menú Ver

6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija Diagramade Gantt en el menú Ver

Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareasvinculadas para mostrar sus relaciones y los recursos asignados a las tareas esel momento de evaluar la programación.

La primera verificación que puede realizar es para vercuando estará terminado el proyecto

(mirar la fecha de fin en el cuadro de diálogo Resumen)

1.- En el menú Archivo, elija Resumen.

2.- Seleccione la ficha Proyecto.

La fecha de fin del proyecto actual aparecerá en el cuadro"Fecha de fin"

3.- Elija el botón "Cancelar".

1.- En el menú Ver elija Zoom

2.- En Hacer Zoom hasta, seleccione el botón de opción"Proyecto completo"

3.- Elija "Aceptar"

Con Microsoft Project podrá dar el formato que desee alDiagrama de Gantt y resaltar tareas.

De esta manera aclarará el contenido de la programación ymejorará su aspecto.

1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que deseedar formato.

2.- Haga clic en el botón "Cursiva" de la barra deherramientas Formato. O elija Fuente en el menú Formato y luegoseleccione "Cursiva" en el cuadro "Estilo de fuente".

3.- Elija "Aceptar"

1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee darformato.

2.- En "Barra Central" , seleccione una nuevaforma, un diseño o color para la barra.

3.- Elija "Aceptar"

La impresión le permitirá comunicar los planes a otrasempresas, departamentos y personas que participen en el proyecto.

1.- En el menú Archivo elija Imprimir.

2.- Elija el botón "Presentación preliminar" enel cuadro de diálogo Imprimir.

3.- Si está conectado a una impresora, elija el botón"Imprimir". De lo contrario, elija el botón "Cerrar" paravolver al diagrama de Gantt.

Una vez cumplimentados estos pasos podrá experimentar conMicrosoft Project y crear programaciones para sus proyectos; obtendrá informaciónadicional, a medida que la necesite utilizando la Ayuda y las Fichas-Guía.

Ahora que ha completado la programación, quizá deseeguardarla como archivo en el disco para volver a utilizarla en el futuro. Si nolo hace, al cerrar la programación o salir de Microsoft Project perderá todoslos cambios efectuados en la misma.

1.- En el menú Archivo elija Guardar como.

2.- Luego seleccione el botón "Guardar sin línea debase"

3.- Elija "Aceptar"

4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye unaextensión, Microsoft Project agregará automáticamente la extensión .MPP alnombre del archivo.

5.- En Microsoft Project, elija "Aceptar"

1.- En Microsoft Project elija Salir en el menú Archivo. Sidecide salir de un archivo del proyecto sin guardar los cambios se le preguntarási desea guardarlos.

2.- Para salir guardando los cambios, elija el botón"Si"

Para salir sin guardar los cambios elija "No"

Para volver sin salir, elija "Cancelar"

La administración de proyectos es simplemente la planificación,organización y administración de tareas y recursos necesarios para llevar acabo un objetivo definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Unplan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareascon sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado,puede constar de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. Lamayoría de los planes de proyectos comparten elementos comunes , incluyendo ladivisión del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de lastareas y los seguimientos del progreso del trabajo.

Normalmente, la administración de proyectos está compuestapor tres fases:

 

• Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.

   

   

• Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.

   

   

• Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente para el usuario

   

El proceso de informatización de la administración deproyectos se inició en los años 50. DuPont Corporation y Remington Rand, en unesfuerzo por mejorar las técnicas de programación de proyectos, desarrollaronun sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica: un modelo matemáticoque calcula la duración total de un proyecto basándose en la duración de cadatarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qué tareas son críticas.Este modelo es el método de programación utilizado fundamentalmente en elsoftware para la administración de proyectos actualmente, incluido MicrosoftProject.

Durante los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló elproyecto de los misiles Polaris, un sistema de armamentos basado en submarinos.Lockheed, el contratista principal del proyecto, creó el sistema de programaciónPERT ( Programme evaluation and review technique) que utiliza probabilidadesestadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagramaPERT (también llamado diagrama de red) hace referencia a la representación gráficade las relaciones entre tareas.

El método del camino crítico, llamado también con la siglaPERT aplica principios de la teoría de los gráficos. Esta teoría realiza elestudio de procesos, estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina"gráfico" a un conjunto de puntos llamados "nodos" y a unconjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programarse representan mediante estos gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo opor un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el métodobusca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendodesde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duración. Estees denominado "camino crítico" e interesa conocerlo, pues condicionarála duración total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas enese camino ("tareas críticas") deben ser las más controladas y encaso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas. Este método esutilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen uncomienzo y una terminación (es decir que no son continuos) y que presentancierta complejidad en la interrelación de las tareas que los forman.

 

• DIAGRAMA DE GANTT

   

En un desarrollo independiente de sistemas de administraciónde proyectos, Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamentelas actividades a lo largo de una escala de tiempo.

El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de laprogramación: asignación de recursos y determinación de la secuencia ycronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos deprogramación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico seconfecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días,semanas, etc); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en laprogramación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo, etc.. El gráficoestablece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elementoproductor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráficorepresentan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajoprogramado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. Lainclusión simultánea de estos dos últimos aspectos (generalmente se lo hacemediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura oforma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar loprogramado.

Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Projectpara crear una programación así como hacer el seguimiento e imprimir informes.

Consiste en la lista de tareas o actividades que se deseenllevar a cabo y la cantidad de tiempo o duración que precisará cada tarea.Este programa utiliza las tareas, duraciones y demás información, como fechasy límites para construir la programación y proporcionarle un modelo realistadel proyecto que va a administrar.

Para crear y organizar la programación deberá:

A - Comenzar una nueva programación: Consiste en crearun nuevo archivo y designar la fecha de comienzo o final del proyecto así comoel resto de la información general del mismo.

Es mejor programar desde la fecha de comienzo del proyecto;de esta manera, Microsoft Project determinará la fecha de fin del proyecto segúnel tiempo necesario para completar el resto de las tareas y demás informacióndel proyecto.

Para introducir la fecha de comienzo o de fin de proyecto:

1 - Haga clic en el botón "Nuevo" de la barra deherramientas Estándar. O elija Nuevo en el menú Archivo.

2 - Escriba la fecha de comienzo a partir de la que seprogramará el proyecto. O, seleccione "Fecha de fin del proyecto" enel cuadro "Programar a partir de :" Y a continuación escriba la fechade fin desde la cual programar el proyecto.

3 - Si desea introducir más detalles acerca del proyecto,seleccione la ficha Documento y escriba la información que desee.

4 - Elija "Aceptar".

Si cambian los planes, puede cambiar la información delproyecto en cualquier momento mediante el comando Resumen del menú Archivo.

B - Introducción de tareas: Con esta información seidentifican los trabajos que será necesario realizar a lo largo del proyecto.Mediante la introducción de tareas en la tabla de Gantt podrá crear rápidamentela lista de tareas de la programación.

* Introducción de tareas repetitivas: puede establecerque una tarea suceda diaria, semanal, mensual o anualmente. Asimismo, puedeespecificar la duración de la aparición, cuándo sucederá y cuántas veces serepetirá esa tarea.

1 - En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2 - Seleccione la primera fila de tareas en blanco de latabla de Gantt.

3 - En el menú Insertar, elija Insertar tarearepetitiva.

4 - Escriba el nombre de la tarea en el cuadro"Nombre:".

5 - En el cuadro "Duración" escriba la duraciónde la tarea: minutos, horas, días, semanas.

6 - En "Esto sucede", seleccione el intervalo deaparición de la tarea.

7 - En "Diariamente", "Semanalmente","Mensualmente" o "Anualmente", especifique la frecuencia dela tarea.

8 - En "Duración", escriba la fecha de comienzo enel cuadro "Desde:" y la fecha de fin en el cuadro "Hasta:",o bien el número de veces que se repetirá la tarea en el cuadro "Paraocurrencias".

9 - Elija "Aceptar".

C - Organización del proyecto según un esquema de tareaspara poder mostrar y trabajar en las distintas fases de programación: Esposible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la programación. Cuandoordene una programación esquematizada, Microsoft Project ordenará por separadolas tareas de cada nivel del esquema, manteniendo las relaciones entre lassubtareas y sus tareas de resumen. Si se desplaza una tarea de resumen suscorrespondientes subtareas se desplazarán con ella.

1 - En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2 - En el menú Herramientas, elija Ordenar y acontinuación un nombre de campo.

Mediante la contracción y expansión de un esquema esposible ocultar o mostrar las subtareas de una tarea resumen.

1 - Elija en el menú Ver, Diagrama de Gantt.

2 - Seleccione la parte del esquema que desee contraer. Siselecciona una tarea de resumen no es preciso seleccionar sus correspondientessubtareas para contraerlas.

3 - Haga clic en el botón "Ocultar subtareas" dela barra de herramientas Formato.

O, en el menú Herramientas, elija Niveles deesquema y, luego, elija Ocultar subtareas.

Es posible contraer o expandir fácilmente una tarea deresumen haciendo doble clic en la misma.

1 - Elija en el menú Ver, Diagrama de Gantt.

2 - Seleccione la parte del esquema que desee expandir.

3 - Haga clic en el botón "Mostrar subtareas" dela barra de herramientas Formato.

O, en el menú Herramientas, elija Niveles deesquema y, luego, elija Mostrar subtareas.

Para expandir el esquema completo, haga clic en el botón"Mostrar todas las tareas" de la barra de herramientas Formato.

D - Creación de un calendario del proyecto para queMicrosoft Project programe las tareas según los horarios laborales: Elcalendario del proyecto define los días y horas laborables de todo el proyecto.Microsoft Project solo programará tareas en los días y horas laborablesestablecidas en el calendario del proyecto. Cuando habrá un nuevo proyecto elsistema utilizará un calendario predeterminado con la siguiente configuración:

- días laborables: de lunes a viernes

- horas laborables: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00

- no hay días no laborables.

Microsoft Project también proporciona un calendario derecursos para cada recurso.

También es posible cambiar los días y horas laborables delcalendario del proyecto para reflejar exactamente los días y horas laborablesdel mismo. Puede especificar los días y horas no laborables normales, comofines de semana y tardes así como feriados y vacaciones.

1.- En el menú Herramientas elija CambiarCalendario Laboral

2.- Seleccione una fecha en el calendario

3.- En "Hacer días", seleccione un botón de opción

4.- Si ha seleccionado el botón de opción"Laborables", en "Horario de Trabajo:" , escriba las horasde comienzo y fin de la jornada

5.- Elija "Aceptar"

Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes de quedispone Microsoft Project puede vincular tareas fácilmente en su programaciónpara que reflejen o modelen la forma en que realmente trabaja el proyecto.

Para crear una programación manejable se debe:

Algunas tareas pueden relacionarse con otras de diferentesmaneras. Una tarea que deba comenzar o finalizar antes de que otra puedacomenzar se denomina predecesora. La tarea que depende del comienzo o finde la que la precede se llama sucesora.

Microsoft Project brinda cuatro tipos diferentes derelaciones entre tareas:

* Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando supredecesora finaliza.

* Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando supredecesora comienza.

* Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su predecesoratermina.

* Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando supredecesora comienza.

A veces las relaciones entre tareas no representan de maneraprecisa la forma en que se sucederá el trabajo en el proyecto. Puede crear estetipo de relaciones entre tareas mediante el uso del adelanto u la posposición.

Mediante el adelanto, es posible programar la superposiciónde dos tareas, para que una de ellas comience antes de que su predecesorafinalice. Si agrega una posposición, podrá retrasar el comienzo de la tareasucesora. Ambos se expresan en unidades o en porcentajes de la duración de latarea predecesora.

* "No comenzar antes del " (NCAD)

* "No finalizar después del" (NFDD)

* "No comenzar después del" (NCDD)

* "Debe finalizar el " (DFE)

* "Debe comenzar el" (DCE)

Microsoft Project puede programar una tarea para que comienceen una fecha concreta, o para que finalice en o antes de una fecha concreta.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botón"Información" de la barra de herramientas Estándar. o, seleccione latarea y elija Información acerca de la tarea en el menú Insertar.

3.- Seleccione la ficha Avanzado

4.- En "Delimitar Tarea", seleccione un tipo dedelimitación de la lista.

5.- Si ha seleccionado una delimitación distinta a "Lomas tarde posible" o "Lo antes posible",

escriba la fecha de delimitación en el cuadro"Fecha".

6.- Elija "Aceptar"

Microsoft Project volverá a calcular la programación.

Con estas propiedades, puede comenzar una tarea sucesora (conun adelanto) antes de que la predecesora haya terminado; o definir un períodode espera (con una posposición) entre el fin de la predecesora y el comienzo dela sucesora.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botón"Información" de la barra de herramientas Estándar. o, seleccione latarea y elija Información acerca de la tarea en el menú Insertar.

3.- Seleccione la ficha Predecesoras.

4.- En el campo "Posposición" escriba el adelantoo la posposición que desee, en forma de duración o de porcentaje de la duraciónde la tarea predecesora.

Escriba el adelanto como un número negativo o comoporcentaje completo y la posposición como número positivo.

5.- Elija "Aceptar".

Para delimitar tareas:

Con las delimitaciones de tareas es posible controlar elcomienzo o fin de cualquier tarea para crear una programación que proporcioneinformación precisa y cumpla los requisitos.

Microsoft Project proporciona las siguientes delimitacionesde tareas:

* "Lo antes posible" (LAP)

* "Lo más tarde posible" (LMTP)

* "No finalizar antes del" (NFAD)

El personal y el equipamiento son los recursos con los quetrabaja el proyecto. Con Microsoft Project es posible:

* Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que laprogramación contiene el personal y el equipamiento adecuados.

* Crear programaciones de trabajo para los recursos.

La asignación de recursos a las tareas puede ser una parteimportante del éxito en la administración del proyecto. Se recomienda asignarrecursos a las tareas cuando el objetivo sea:

 

• Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas.

   

   

• Asegurar una buena descripción y comprensión del proyecto; si las responsabilidades están claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuirá.

   

   

• Aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo deben estar terminadas las tareas.

   

   

• Observar los recursos con sobreasignación o infraasignación de trabajo.

   

   

• Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.

   

Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempoque se empleará para finalizar la tarea; ésto se denomina "Programaciónen función de los recursos".

Según las asignaciones de recursos, Microsoft Projectcalculará también los costos de los recursos y las tareas, si introdujoinformación acerca de los costos y la cantidad de trabajo completado.

Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una listade recursos del proyecto con el fin de ahorrar tiempo posteriormente. La mismacontiene:

* El nombre del recurso, que puede ser una persona, unelemento del equipamiento o alguno de los tipos de recursos intercambiables.

* El número máximo de unidades de recursos intercambiablesdisponible.

1 - En el menú Ver, elija Hoja de recursos.

2 - En el menú Ver, elija Tabla, y luego,Entrada.

3 - Escriba el nombre del recurso en un campo vacío de lacolumna "Nombre del recurso".

4 - Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombreen la columna "Grupo".

5 - Si fuera necesario, en la columna "Capacidad máxima",escriba el número de unidades disponibles de dicho recurso.

6 - Cambie la información predeterminada que aparece en losdemás campos por la más adecuada.

7 - Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.

A medida que trabaje con el Diagrama de Gantt u otraspresentaciones de las tareas puede agregar nombres de recursos. Haga clic en elbotón "Asignación de recursos" de la barra de menú Estándar.Escriba el nombre del recurso en un campo "Nombre" disponible.

Es posible asignar un recurso, un recurso a tiempo parcial,varios recursos o varias unidades del mismo recurso a una tarea. MicrosoftProject mostrará el porcentaje del tiempo que un recurso es asignado a unatarea y el número de los mismos, si se asignan varios, a continuación delnombre del recurso en la barra de tareas del Diagrama de Gantt.

1 - En la Tabla de Gantt, elija una tarea.

2 - Haga clic en el botón "Asignación derecursos" de la barra de herramientas Estándar. O elija Asignación derecursos en el menú Insertar.

3 - Seleccione el recurso que desea eliminar.

4 - Elija el botón "Quitar".

5 - Elija el botón "Cerrar".

Controlar cuándo un recurso comienza a trabajar en unatarea:

Con este programa es posible indicar dicho momento. Porejemplo, puede escalonar los momentos en que varios recursos empiezan a trabajaren la misma tarea retrasando el momento de comienzo de uno o más recursos.Cuando retrase el comienzo de la asignación de un recurso, Microsoft Projectrecalculará la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esatarea.

1.- En el menú Ver , elija el Diagrama de Gantt

2.- En el menú Ventana, elija Dividir

3.- En la tabla de Gantt seleccione la tarea para la quedesee retrasar el trabajo del recurso.

4.-Seleccione el Formulario de tareas en la seccióninferior

5.- En el menú Formato, elija Detalles yluego, elija Calendario del Recurso.

6.- Si no especifica la duración del recurso en el campo"Trabajo", escriba la duración del trabajo en el campo y luego,presione, entrar.

7.- En el campo "Retraso del recurso", escriba laduración deseada para el retraso en el comienzo del trabajo del recurso

8.- Elija "Aceptar"

9.- En el menú Ventana, elija Anular división.

Microsoft Project programa las tareas según la informacióndel calendario del proyecto, el calendario predeterminado de la programación,que indica las horas laborables normales y los períodos no laborableshabituales.

Después de crear el calendario base es necesario asignar elcalendario a los recursos que desee utilizar.

De manera predeterminada, el calendario estandar del proyectose aplica a todos los recursos del proyecto, haciéndolo coincidir . Si este esel único calendario que se utiliza, no es neceario modificar el calendario paracada recurso.

Si un recurso individual tiene una programación diferente,puede modificar el calendario de ese recurso.

1.- En el menú Herramientas elija Cambiar elcalendario laboral

2.- En el cuadro "Para:" seleccionar el recursocuyo calendario desee cambiar.

3.- En el calendario seleccione los días que desee cambiar.

4.- Seleccione el botón "Laborables, "Nolaborables", o "Predeterminados"

5.- Para cambiar las hojas laborables escriba la nueva horaen el cuadro "De:" o en el cuadro "A:"

6.- Elija "Aceptar"

Cuando cree un calendario base para más de un recurso, seránecesario asignar ese calendario a cada uno de los recursos para que MicrosoftProject utilice dicha información cuando programe el trabajo de los recursos.

1.- En el menú Ver elija Hoja de recursos

2.- Seleccione el recurso al que desee asignar el calendario

3.- Haga clic en el botón "Información " de labarra de Herramientas Estándar . O elija Información acerca del recursoen el menú Insertar

4.- En el cuadro " Calendario Base:", seleccione elcalendario que desee para ese recurso.

5.- Elija "Aceptar"

Para muchos administradores de proyectos, el costo es unaspecto importante de la programación y del control del proyecto. Por ejemplo,las consideraciones de costos determinará la rapidez con la que se llevarán acabo las tareas y cómo se emplean los recursos (equipamiento y trabajadores).En algunos casos, el éxito del proyecto se mide por la desviación entre loscostos finales del proyecto y los costos previstos.

Con Microsoft Project, es posible seguir la evolución de loscostos a un nivel básico o avanzado. Es posible:

* Asignar salarios o tasa a los recursos.

* Contabilizar el costo de los materiales.

* Controlar la acumulación de costos.

* Consultar los costos del proyecto.

Mediante la asignación de costos a las tareas y a losrecursos, puede utilizar Microsoft Project para seguir la evolución del flujode caja del proyecto. A medida que vaya creando el proyecto, será posibledesarrollar escenarios de costos del tipo " qué pasaría si",mediante el ajuste de los recursos y la posterior revisión del efecto de loscambios en los costos de la programación.

Es posible determinar cuanto costará completar una tarea, asícomo desarrollar un historial de costos para proyectos futuros.

El costo de completar cada tarea incluye el costo de todoslos recursos que trabajan en una tarea y de todos los gastos adicionales, comoel costo de los materiales y los costos por uso.

Si se asignan costos a los recursos y tareas, será posiblecontestar también diversas cuestiones relativas a los costos en cualquier puntodel proyecto, como pueden ser:

* ¿Cuál es el costo de los recursos de esta tarea?

* ¿Cuál es el costo de los recursos del proyecto?

* ¿Cuánto costará completar esta tarea?

* ¿Cuál es el costo total de esta fase del proyecto?

* ¿Cuál es el costo planificado del proyecto?

Puede servirle de ayuda para la exacta administración de loscostos del proyecto. Las tasas de los recursos podrían ser el costo horario delos trabajadores o del equipo necesario para completar una tarea , o el costofijo por uso de una pieza del equipo. Normalmente, el costo del recurso incluyetareas las tasas de hora extra o estándar de los recursos. Cuando un recursocon una tasa de hora extra o estándar se asigna a una tarea, y ésta dura mástiempo del planificado, se incrementa el costo del recurso para esa tarea.

1.- En el menú Ver, elija Hoja de recursos.

2.- En los campos "Tasa estándar", "Tasa horaextra", o "Costo por uso" del recurso, escriba la tasa.

3.- Haga clic en el botón de entrada o presione la teclaENTRAR.

Nota: Si varios recursos tienen tasas estándar o de horaextra, un importe por uso o un método acumulativo, puede ahorrar tiempomediante una entrada válida para todos ellos. En Hoja de recursos,seleccione los recursos. Para seleccionar recursos no adyacentes, mantengapresionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres de los recursos. Hagaclic en el botón "Información" de la barra de herramientas Estándaro elija el comando Información acerca del recurso en el menú Insertar,e introduzca la información para todos los recursos seleccionados al mismotiempo.

Si sabe el importe exacto de los materiales de una tarea y noestá asignando recursos a la tarea, introduzca el costo fijo. El costo fijopodría ser el costo de los suministros para los que ya se ha negociado unprecio de compra. También podría consistir en una oferta aceptada de uncontratista externo o en la tarifa plana que se paga por un trabajo.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2.- En el menú Ver, elija Tabla y a continuaciónelija Costo.

3.- En el campo "Costo Fijo" de la tarea , escribael costo.

4.- Haga clic en el botón de entrada o presione la teclaENTRAR

Con Microsoft Project, es posible acumular los costos de latarea cuando ésta comience o finalice, o prorratear el costo. Por ejemplo esposible:

* Acumular el costo total de una tarea al comienzo si paga eltotal de la cantidad antes de comenzar el trabajo.

* Acumular el costo de una tarea al final si retiene el pagohasta que el trabajo finalice.

* Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir elcosto según el grado de cumplimiento de una tarea.

Nota: Solamente puede prorratear los costos estándar y dehoras esta de los recursos. Un recurso de costo único se acumula sólo alcomienzo o al final de la tarea, y los costos fijos siempre se acumulan alfinal.

1.- En el menú Ver, elija Hoja de Recursos

2.- Seleccione el recurso.

3.- Haga clic en el botón "Información" de labarra de herramientas Estándar. O elija Información acerca del recursoen el menú Insertar.

4.- En el cuadro "Acumular" y en"Costos", seleccione un método de acumulación.

Acumular el costo al comienzo de una tarea Comienzo

Acumular el costo cuando la tarea esté

terminada Fin

Acumular el costo según el porcentaje

de finalización de la tarea Prorrateado

5.- Elija "Aceptar"

Con Microsoft Project, hay distintas formas de ver los costosdel proyecto. Puede ver los costos de las tareas cuando desee consultar el costototal de todos los recursos asignados y del costo total de una tarea. Puede verlos costos de los recursos cuando desee consultar cuánto dinero ha gastado enhoras extra.

Asimismo, puede consultar los costos totales del proyectopara comprobar si el proyecto permanece dentro de los valores generalespresupuestados.

Observando los costos puede:

- Administrar estrictamente el proyecto mediante elseguimiento de los costos de cada tarea.

- Generar informes de costos de tareas individuales, asícomo el costo global del proyecto.

- Presentar los costos de los recursos individuales y porgrupos.

Si considera inaceptable el costo total del proyecto,necesitará consultar el costo de cada tarea. El costo de las tareas incluye elcosto total de todos los recursos y los costos fijos. Si el costo de una tareaindividual es demasiado elevado, quizás sea posible reducir la magnitud deltrabajo, hacer el trabajo en menos tiempo o asignar un recurso más barato parallevar a cabo el trabajo.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- En el menú Ver, elija Tabla y a continuación,elija Costo

3.- Desplace la tabla de Gantt hacia la derecha hasta queaparezca el campo "Costo Total"

O arrastre la barra de división hacia la derecha paramostrar el campo "Costo Total"

Nota: Existen varias formas de consultar el costo porrecurso.

1.- Use la Hoja de recursos con la Tabla de costos aplicadapara mostrar el costo total de cada recurso.

2.- Use la presentación Uso de recursos para mostrar loscostos o el acumulado de las horas extras de cada recurso. Puede copiar loscostos de esta presentación y pegarlos en otra aplicación, Como MicrosoftExcel.

3.- Use el Gráfico de recursos para ver una representacióngráfica de los costos o acumulados de las horas extra de los recursos.

4.- Use el Formulario de recursos que muestra los campos decostos para presentar los costos de los recursos de cada tarea a la que hayaasignado el recurso.

Una vez creada la programación mediante la introducción detareas, la asignación de recursos y la introducción de la información acercade los costos, estará preparado para evaluarla y ajustarla. Al evaluar laprogramación, probablemente encontrará problemas u omisiones que deban serajustados. Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios en las primerasfases del proceso de planificación y, mejor todavía, antes de poner en marchael proyecto. Sin embargo, una vez iniciado el proyecto también podrá comprobarla planificación y ajustarla, cuando sea necesario, para adecuarla a susobjetivos y necesidades.

Los aspectos de la programación que vayan a evaluarsedependerán de la información contenida en la programación y del nivel dedetalle en que se esté administrando el proyecto. Por consiguiente, deberíaconsiderar la evaluación de:

La manera en que se han asignado los recursos.

El costo de la programación.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como basela duración de las tareas en la ruta crítica: la secuencia de tareas desde lafecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempopara que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de laruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado.Para ajustar la fecha de fin de la programación, concéntrese en la modificaciónde las tareas críticas.

Una vez evaluada la programación, podrá utilizar diversasestrategias para reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobreasignadosy reducir el costo del proyecto.

Para determinar si la programación tiene o no áreas problemáticasque requieran ajustes, en primer lugar deberá analizar la programación yevaluar la utilización del tiempo, de los recursos y de los costos. La evaluaciónde la programación de varias maneras le ayudará a identificar:

La relación entre tareas y la ruta crítica

El tiempo de demora en la programación

Las delimitaciones en las tareas

Los recursos sobreasignados

El costo de las tareas

En una programación de Microsoft Project las tareas puedenrelacionarse entre sí de diversas formas. Utilizando de manera eficaz estasrelaciones será posible modificar la ruta crítica y reducir la programación.

Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta críticade la programación, será posible ajustar la relación entre tareas y lasasignaciones de recursos de las tareas no críticas para utilizar la demora enla programación. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puederetrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin de la programación. Si unatarea que tiene demora finaliza más tarde, no afectará al resto de laprogramación. La mayoría de las programaciones tienen siempre algunas tareasno críticas con demora.

Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayudapara controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifiquelas delimitaciones en las tareas en distintas fases del proyecto, en especial enlas tareas críticas, para cerciorarse de que sean absolutamente necesarias, yaque las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programación.

Al evaluar la programación, asegúrese de haber asignado losrecursos de manera eficaz. Se dice que un recurso está sobreasignado cuando sele ha asignado más trabajo del que puede realizar en las horas de trabajoprogramadas. Se dice que un recurso está infraasignado cuando no estáplenamente asignado. Para asegurarse de que los recursos estén sobreasignados oinfraasignados en la menor cantidad de casos posible, se podrán reprogramar lastareas dentro de su tiempo de demora.

Si se están introduciendo costos en la programación, seránecesario verificar el costo total del proyecto para comprobar que se mantienedentro del presupuesto. Si el costo total es demasiado elevado, se podráreducir el costo de tareas y recursos individuales para disminuir los costos delproyecto.

Una vez identificados los problemas en las áreas mencionadasse podrá ajustar la programación para optimizar el tiempo, los recursos y eldinero disponibles.

En la programación de un proyecto las tareas puedenrelacionarse entre sí de diversas maneras. Una tarea que deba comenzar oterminar antes de otra pueda comenzar se denomina tarea predecesora. Una tareaque depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tareasucesora. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que puedenutilizarse para conectar una serie de tareas en una programación. Utilizando demanera eficaz estas relaciones será posible modificar la ruta crítica yreducir la programación del proyecto.

Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programaciónen función a las duraciones de tareas en la ruta crítica: la secuencia detareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del

zproyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyectoentero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta críticaprovocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. La ruta críticase identifica por la serie de tareas críticas consecutivas incluidas en laprogramación. Para ajustar la fecha de fin de la programación deberácentrarse en modificar las tareas críticas.

Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posiblemodificar una presentación. Microsoft Project guardará los cambios junto conel archivo de proyecto.

Nota Si da formato al texto en Microsoft Project, el formatodirecto reemplazará todo formato definido para una categoría de texto, porejemplo para todas las tareas críticas.

Al analizar las tareas de la programación es posible buscardemoras permisibles; es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sindemorar a ninguna otra. También es posible ver la cantidad de tiempo que puederetrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, lo cual sedenomina margen de demora total.

Es importante saber dónde existen márgenes de demora dentrode la programación, ya que ello permitirá ajustar las fechas de comienzo y defin de las tareas cuando determinadas fases de la programación no tienen margende demora y otras tienen demasiado. La mayoría de las programaciones tienenalgunas tareas críticas con margen de demora. Esto permite que estas tareascomiencen en una fecha posterior sin afectar a la programación, lo quecompensaría las tareas que han tardado más tiempo que el planificado.

Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlarlas fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Al introducir una tarea,Microsoft Project le asignará automáticamente la delimitación "Lo antesposible". Sólo cuando sea necesario, deberán definirse otrasdelimitaciones, como en el caso en que un cliente o un contrato requieran quedeterminada tarea comience o finalice en una fecha específica.

Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear unaprogramación más precisa empleando información detallada. Sin embargo, lasdelimitaciones también pueden restringir la flexibilidad de la programación.Si se produce un conflicto de programación entre una delimitación y una relaciónentre tareas, Microsoft Project programará la tarea de acuerdo con ladelimitación.

En diversas fases del proyecto será útil verificar lasdelimitaciones en las tareas de la programación, en especial las tareas en laruta crítica, para cerciorarse de que efectivamente son necesarias. Todadelimitación que requiera la introducción de una fecha debe utilizarse consumo cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva acalcular las fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programación y,además, restringen la posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados.

Al evaluar la programación deberá cerciorarse de haberasignado los recursos de una manera eficaz. A cada tarea debe asignársele un númerode recursos adecuado en el momento justo de realizar el trabajo. Y a cadarecurso deberá asignársele trabajo suficiente, de forma que pueda elaborarseuna programación completa con la menor cantidad posible de casos desobreasignación e infraasignación de recursos. (En ocasiones seráninevitables algunas sobreasignaciones e infraasignaciones.)

Antes de dedicarse a resolver problemas de sobreasignaciónde recursos deberá determinarse cuáles son los recursos sobreasignados, en quémomentos están sobreasignados y qué tareas tienen asignadas en dichosmomentos. Para resolver la sobreasignación de recursos

deberá asignarlos de manera diferente, o bien seránecesario volver a asignarlos para el momento en que el recurso estédisponible.

Una vez evaluada la programación, es necesario evaluar elcosto total de la misma para asegurarse de que se mantiene dentro de los límitesdel presupuesto. Si el costo total es superior al presupuesto, observe el costode las tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si es posiblereducir los costos.

El costo total de una tarea es la suma de las tasas delrecurso y todos los costos fijos atribuidos a la tarea. Un costo fijo es unacantidad específica definida por el usuario que es independiente del tiempo oel trabajo que insumen completar una tarea.

Para ver el costo total de la programación en sus diversasfases, elija Resumen en el menú Archivo. Elija el botón "Estadísticas".Observe en la columna "Costo" las cantidades totales de los costosactuales, previstos, reales y restantes.

La manera más evidente de reducir la duración de laprogramación consiste en reducir la ruta crítica mediante la eliminación ocombinación de tareas. Este método puede ser también el más difícil, ya quees necesario identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias paracompletar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar tareas, se puedeconsiderar la posibilidad de cambiar algunas tareas para que dejen de estar enla ruta crítica.

Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si puededividirse en subtareas. Para que el trabajo avance, quizá no sea necesario quealgunas de las subtareas se completen de manera secuencial, por lo que se podráreducir la ruta crítica convirtiendo algunas de las subtareas en subcríticas.

Un método para reducir la ruta crítica de la programaciónconsiste en analizar todas las tareas con relaciones de fin a comienzo para versi es posible superponerlas, de manera que las tareas puedan llevarse a cabosimultáneamente en la medida de lo posible. Con Microsoft Project es posibleutilizar el tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience antes del finde su predecesora. Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposición pararetrasar el comienzo de una tarea sucesora.

Una vez analizada la programación y después de determinarlo que debe reducirse, se podrá disminuir la duración de algunas tareas parareducir la programación.

Microsoft Project está predeterminado para calcular laduración de las tareas basándose en la cantidad de trabajo necesario paracompletarla, en el número de unidades de recurso que se le han asignado y enlos horarios y el trabajo asignados a dichos recursos. Esto se denominaprogramación en función de los recursos. Es posible disminuir la duración deuna tarea disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a losrecursos esenciales. La disminución del trabajo necesario para las tareas en laruta crítica posibilitará el adelanto del fin de la programación.

Después de analizar la programación y de haber determinadoque necesita ser reducida, será posible reducir la duración de algunas de lastareas de la programación.

Microsoft Project está predeterminado para calcular laduración de una tarea basándose en la cantidad de trabajo necesario paracompletar la tarea y en el número de unidades de recursos asignadas a la misma.Esto es lo que se denomina programación en función de los recursos. La reducciónde la duración de las tareas en la ruta crítica permitirá adelantar el fin dela programación.

Si no es posible asignar más recursos a una tarea, quizásea conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos esencialesasignados a la tarea, de manera que trabajen mayor cantidad de horas.

El método más directo para resolver un problema desobreasignación de recursos consiste en cambiar las asignaciones de tarea delrecurso sobreasignado. Esto se efectúa quitando un recurso de una tarea quetenga lugar en un momento de sobreasignación. Otra manera es reprogramar latarea para que tenga lugar cuando el recurso esté disponible.

Si un recurso está sobreasignado y no se desea reprogramarninguna de las tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitar el recursode ninguna de las tareas asignadas, existe otra opción. Se puede asignar elrecurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efectúendurante el período de sobreasignación.

Nota Si el recurso que se está asignando para que trabaje atiempo parcial en la tarea es un recurso esencial, este método incrementará laduración de la tarea. La reasignación de un recurso para que trabaje a tiempoparcial también puede tener el efecto de convertirlo en un recurso esencial,aumentando así la duración de la tarea.

Si un recurso está sobreasignado y no se desea reprogramarninguna de las tareas ni quitar el recurso, no existiendo tampoco la posibilidadde incrementar la duración de la tarea, existe otra opción. Se puede disminuirla duración de la tarea a la cual se ha asignado el recurso sobreasignadodurante el período de sobreasignación y reducir la cantidad de tiemporequerido al recurso sobreasignado.

Los recursos esenciales afectan a las duraciones de lastareas a las que estén asignados. Este método disminuye la duración de latarea en el caso de que el recurso al que se desee disminuir la cantidad detrabajo sea el único recurso esencial.

Todos los recursos pueden tener sus propios calendarios derecursos, en los cuales es posible introducir la información individual de laprogramación, por ejemplo vacaciones o tiempo necesario para el mantenimientode los equipos. En el caso de que en determinados puntos de la programación unrecurso esté sobreasignado, una posible solución podría ser cambiar elcalendario de recursos. Por ejemplo, si la programación está basada en unasemana laboral de 5

días y un recurso a tiempo parcial trabaja sólo 3 días dela semana, la extensión del calendario de recursos a una semana laboral de 4 ó5 días podría aliviar en parte la sobreasignación del recurso.

En Microsoft Project, es posible resolver automáticamentelas sobreasignaciones de recursos mediante la redistribución. La redistribución,sencillamente retrasa determinadas tareas de la programación hasta que losrecursos asignados a ellas dejan de estar sobreasignados.

Cuando Microsoft Project redistribuye la programación,verifica las relaciones entre predecesoras, el tiempo del margen de demora, lasfechas, las prioridades y las delimitaciones de tareas para determinar quétareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar cuálesdeberán retrasarse en primer lugar o cuáles no deben retrasarse de ningunamanera. También se puede decidir si se redistribuirán todos los recursos osolamente algunos seleccionados. Y, por último, se puede redistribuir con o sinretrasar la fecha de fin de la programación.

Otra manera de redistribuir la programación consiste enresolver manualmente las sobreasignaciones de recursos. Esto puede ser deutilidad cuando la redistribución automática no produzca el ajuste deprogramación deseado. Microsoft Project dispone de una presentación en la quepueden verse cuáles son los recursos sobreasignados y sus tareas asignadas. Sepuede ir a cada sobreasignación y resolver el conflicto de la manera másadecuada a sus necesidades.

La manera más sencilla para resolver una sobreasignación derecursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que éstedisponga de tiempo para trabajar en ella. Es posible agregar retraso a unatarea, verificar el efecto sobre la asignación del recurso y, a continuación,ajustar aún más el retraso, si ello fuera necesario.

El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas decomienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programación.Para evitarlo, retrase primero las tareas con margen de demora permisible yagregue un retraso sólo de una duración sólo equivalente al margen de demorade cada tarea. También resultará de utilidad retrasar las tareas no críticasantes que las tareas en la ruta crítica. Pruebe a agregar retrasos a diferentestareas para ver los efectos sobre la programación.

Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazode recursos por otros menos costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambioserá necesario tomar en consideración el hecho de que a un recurso menoscualificado le llevará más tiempo cumplir una tarea que a un trabajador máscualificado y más caro.

Algunos de los recursos del proyecto pueden cobrar una tasa otarifa por cada vez que se los utiliza, además de su tasa por hora. Es posiblereducir costos mediante la consolidación de tareas que tengan tarifas por uso.

Por ejemplo, si varias tareas programadas para horariosdiferentes incluyen tarifas o tasas por uso en el caso de un recurso que trabajaen ambas tareas, es posible eliminar una tarifa por uso disponiendo que elrecurso trabaje simultáneamente en las tareas. También existe la opción dedividir la tarifa entre las dos tareas.

Otra estrategia para reducir costos consiste en reducir laextensión del proyecto. En otras palabras, será posible reducir el costo de unproyecto eliminando tareas de baja prioridad.

También se puede reducir la extensión mediante lareasignación de recursos o la reducción del trabajo en tareas individuales.

Con Microsoft Project es posible administrar los flujos decaja del proyecto mediante el prorrateo del costo de una tarea basándose en suporcentaje de conclusión y de los recursos asignados a la misma. Otra opciónconsiste en acumular los costos cuando la tarea comienza o queda concluida.

Por ejemplo, quizá se desee negociar con un proveedor laretención de un pago hasta que el trabajo haya sido terminado. Este cambiopuede reflejarse en la programación mediante la acumulación del costo de estatarea en el momento en que haya quedado concluida.

Nota Sólo es posible prorratear los costos por trabajo estándary de horas extra del recurso. El costo por cada uso de un recurso sólo puedeprorratearse al comienzo o al final de la tarea, y los costos fijos siempre seacumulan al final.

Para administrar un proyecto de una manera eficaz, esnecesario comunicar la información acerca del mismo a varias personas. ConMicrosoft Project es posible imprimir información específica del proyecto segúnlas necesidades de

 

• Información general, como resúmenes del proyecto.

   

   

• Información acerca de las tareas, como los diagramas de Gantt.

   

   

• Información acerca del recurso, como la programación de cada recurso.

   

   

• Información acerca de los costos, como el costo de los recursos con presupuestos sobrepasados.

   

   

• Información acerca del seguimiento, como una lista de tareas que lleven retraso con respecto a la programación.

   

Si la presentación del proyecto que aparezca en pantallasatisface las necesidades de comunicación, es posible imprimirla. Existe tambiénla opción de imprimir información variada en alguno de los formatos de informepredefinidos de Microsoft Project. Microsoft Project dispone de más de veintepresentaciones e informes predefinidos.

Las tareas clave que es necesario realizar antes de imprimiruna presentación o un informe son:

 

• Seleccionar la presentación o el informe que mejor se adapte a sus necesidades de comunicación.

   

   

• Ajustar los márgenes, agregar bordes y cambiar otras partes del diseño de la página para adaptarlo a sus necesidades.

   

   

• Seleccionar y configurar la impresora o el trazador que se vaya a utilizar con Microsoft Project.

   

   

• Personalizar la presentación o el informe para comunicar la información de la manera más eficaz posible.

   

Con Microsoft Project es posible imprimir la informaciónacerca de las tareas, los recursos, los costos y el progreso del proyectomediante la impresión de la presentación o del informe que mejor se adapte asus necesidades.

Las tablas siguientes presentan información de utilidad quese puede imprimir utilizando combinaciones de presentaciones, tablas, filtros yopciones del menú Formato de Microsoft Project, o bien los informes, tablasfiltros y opciones de informes de Microsoft Project. Por lo tanto, es posibleimprimir:

Para comunicar de manera eficaz la información acerca delproyecto a los administradores, miembros del equipo y clientes, es necesarioimprimir esta información en un formato que satisfaga las necesidades de cadapersona o grupo. Microsoft Project permite imprimir la información utilizandouna amplia variedad de presentaciones o informes.

Las presentaciones e informes contienen información dediferente índole y la presentan de manera distinta:

 

• Empleando una presentación es posible examinar la información en la ventana del proyecto o en la ventana de presentación preliminar. Un informe sólo puede examinarse en la ventana de presentación preliminar.

   

   

• En una presentación es posible editar información específica. En un informe no es posible editar información específica.

   

   

• En las presentaciones es posible cambiar el formato aplicado a cada categoría de texto, como por ejemplo las tareas retrasadas o un texto específico. En los informes sólo es posible cambiar el formato de una categoría de texto.

   

Antes de imprimir una presentación o un informe es posiblepresentar las páginas en la ventana de presentación preliminar para ver cuálserá su aspecto una vez impresas. Por ejemplo, será posible verificar los márgenes,ver la posición y el texto de los encabezados y pies de página, y comprobar laorientación de la página (vertical u horizontal).

Antes de poder imprimir desde Microsoft Project es necesarioconfigurar la impresora o el trazador, si es que todavía no lo ha hecho. Podráimprimir en cualquier impresora o trazador aceptado por el software del sistemaque se esté utilizando.

Puede resultar más conveniente condensar una presentaciónimpresa de manera que quepa en menos páginas, a lo largo o a lo ancho. Porejemplo, es posible condensar una presentación impresa de cuatro páginas delargo en dos páginas.

Con Microsoft Project es posible especificar el número de páginasen que se desee imprimir en una presentación. Las presentaciones mayores de unapágina de largo constan de filas y columnas de páginas que encajan entre sícomo las piezas de un rompecabezas. Al especificarse un número de páginas a loancho o a lo largo para la presentación impresa, durante la impresiónMicrosoft Project reducirá (o ajustará proporcionalmente) el texto enconsecuencia.

Agregar la fecha, el número de página, el nombre de laempresa y otro tipo de información a cada página de un informe o presentaciónimpreso realzará el aspecto profesional del documento, además de su inherenteutilidad. Con Microsoft Project es posible agregar información en forma deencabezado (texto que aparece impreso en la parte superior de cada página), depie de página (texto que aparece impreso en la parte inferior de cada página)o de leyenda (una lista explicativa de los símbolos utilizados en un diagrama).

En un encabezado pueden escribirse tres líneas, otras tantasen una leyenda, y solamente una en un pie de página.

Nota En los diagramas de Gantt y PERT sólo se puedenimprimir leyendas.

En ocasiones, al imprimir puede resultar útil mantener juntaen la misma página información como una tarea de resumen y sus respectivassubtareas.

Es posible insertar saltos de página en los diagramas deGantt, en las hoja de recursos, en las presentaciones Uso de recursos y en lashojas de tareas. Los saltos de página insertados quedan marcados con un diseñode cuadrícula específico que facilita su identificación.

Cuando filtre u ordene la información en una presentación oen un informe, cada salto de página se mantendrá con la tarea o el recursoseleccionado al insertar el salto de página. Por ejemplo, si al aplicar unfiltro no aparece una tarea, el salto de página asociado a dicha tarea noaparecerá en la presentación o en el informe.

Al imprimir una presentación o un informe que contengacolumnas de información, como es el caso de los diagramas de Gantt, lapresentación Uso de recursos, la Hoja de tareas o la Hoja de recursos, seráposible imprimir o repetir determinada información. Con Microsoft Project podrá:

Imprimir todas las columnas de los diagramas de Gantt y de lapresentación Uso de recursos, incluso aquéllas que no sean visibles en lapantalla.

Imprimir en cada página de una presentación de hoja undeterminado número de columnas.

En Microsoft Windows es suficiente con configurar lasimpresoras una sola vez para utilizarlas con todas las aplicaciones. También esposible cambiar a otra impresora instalada o cambiar la configuración deimpresora para trabajar en Microsoft Project.

Nota Para obtener información detallada acerca del uso deuna impresora o un trazador con Microsoft Project para Windows, consulte ladocumentación del sistema.

Si desea ver de qué manera un cambio en la duración de unatarea afecta a las fechas de comienzo y de fin de otras tareas y a la fecha defin del proyecto, imprima el Diagrama de Gantt.

Un Diagrama de Gantt consta de dos partes: una tabla de Gantty un diagrama de barras de Gantt que presenta las duraciones de tareas y lasfechas de comienzo y de fin a lo largo de una escala temporal. Las posiciones delas barras de tareas en el diagrama de barras de Gantt muestra de qué manera serelacionan las tareas entre sí en el transcurso del tiempo.

Es posible personalizar un diagrama de Gantt mediante lainclusión de información diferente y el cambio de su aspecto.

Si desea ver un panorama general de las tareas programadasdurante una semana o un mes en particular, imprima la presentación Calendario.Las barras de tareas, que son similares a las barras de un diagrama de Gantt,cubren los días en los que están programadas las tareas.

Es posible personalizar la presentación Calendario mediantela inclusión de información diferente y el cambio de su aspecto.

Si desea ver de qué manera afectan unas tareas a otras y ala fecha de fin del proyecto, imprima el Diagrama PERT. Un diagrama PERT seasemeja a un diagrama de flujo: un recuadro representa cada tarea y una líneaque conecta a dos recuadros representa la relación entre dos tareas.

Es posible personalizar los diagramas PERT incluyendoinformación diferente y cambiando su aspecto.

Si desea que la información acerca de las tareas aparezca enformato en hoja de cálculo y no necesita una representación gráfica de lasrelaciones entre tareas, imprima una Hoja de tareas.

Es posible personalizar la hoja de tareas mediante la inclusiónde información diferente y el cambio de su aspecto.

Si desea información detallada acerca de las tareas, comopor ejemplo el tiempo de trabajo total o los recursos asignados a cada tarea,podrá imprimir el informe de tareas. Con este informe también podrá imprimirinformación acerca de las tareas y texto u objetos gráficos creados enMicrosoft Project o en otra aplicación.

Es posible personalizar el informe de tareas mediante lainclusión de información diferente y el cambio de su aspecto.

Si lo que desea es una sencilla lista de los recursos concolumnas de información acerca de los mismos (como los salarios por hora, elcosto y el tiempo total de trabajo), imprima la hoja de recursos.

Es posible personalizar la hoja de recursos mediante lainclusión de información diferente y el cambio de su aspecto.

Impresión de información acerca de los recursos como gráficopersonalizado (Gráfico de recursos)

Para obtener un panorama claro de con cuánta eficacia se estáutilizando el personal y otros recursos, se puede imprimir la presentación Gráficode recursos. Gráfico de recursos reúne información acerca de los recursos,por ejemplo el grado máximo de utilización, el trabajo, la sobreasignación,el porcentaje del tiempo asignado, los costos superiores a lo presupuestado y elcosto total, todo ello en un formato gráfico.

Es posible personalizar la presentación Gráfico de recursosmediante la inclusión de información diferente y el cambio de su aspecto.

En Project se utilizan se utilizan las presentaciones paraintroducir, cambiar, y mostrar la información acerca de las tareas y recursosdel proyecto. Utilizando diversas presentaciones, podra ver la información delproyecto de maneras distintas mientras se organiza el proyecto, las tareas de laprogramación y los recursos, y el seguimiento del progreso.

Incluye formatos utilizados por los profesionales de laadministración de proyectos, como los diagramas de Gantt y diagramas PERT, asícomo formatos de para la entrada de datos y su visualización.

Podrá utilizar tres tipos de presentaciones para mostrar lainformación del proyecto:

 

• Una presentación de hoja se parece a una hoja de calculo o una tabla de información.

   

   

• Una presentación de gráfico o de diagrama muestran la información de manera gráfica.

   

   

• Una presentación de formulario facilita la introducción de acerca de tareas y recursos específicos.

   

Una presentación que ocupe toda la ventana Project es unapresentación de sección única. Puede combinar dos presentaciones de secciónúnica para crear una presentación combinada, en la que dos presentacionescomparten la ventana Project. La presentación Entrada de tarea, que consta deldiagrama de Gantt por encima del formulario de tareas, es un ejemplo de unapresentación combinada. En una presentación combinada, la información de lasección inferior sólo está relacionada con la tarea o recurso seleccionadosen la sección superior.

Por cada presentación de hoja, diagrama y gráfico, exceptoel diagrama PERT , hay un filtro que determina que tareas o recursos resaltaProject. Un filtro contiene instrucciones llamados criterios que especifican lascondiciones bajo las cuales aparecerá una tarea o recurso. Podrá cambiar elfiltro aplicado a una presentación cuando desee ver una información diferenteen el formato actual.

Una presentación de hoja, que contiene una lista de tareas yrecursos, queda mas definida por una tabla. Una tabla es un grupo de informaciónrelacionadas.

Si desea crear una programación, podrá utilizar el diagramade Gantt. Si desea crear introducir o editar información detallada acerca de unrecurso determinado, podra utilizar el formulario de recursos.

Para mostrar una presentación:

 

1. En el menú Ver, elija Mas presentaciones.

    

    

2. Seleccione la presentación que desee mostrar.

    

    

3. Elija el botón Aplicar.

    

Podrá mostrar información del proyecto en presentación detareas o en presentación de recursos.

Diagrama de Gantt Muestran tareas y duraciones en el tiempo.

Gráfico de recursos Muestra la asignación de recursos, loscostos o las

Horas extras.

Hoja de recursos Una lista de recursos e informaciónrelacionada.

 

• Identificar y resolver los problemas que se produzcan.

   

   

• Generar informes de estado para la administración y los participantes en el proyecto.

   

   

• Conservar datos históricos que le ayuden a planificar proyectos futuros de una forma mas precisa.

   

 

• Crear una planificación prevista basada en la programación preliminar.

   

   

• Actualizar periódicamente la programación para reflejar el progreso del proyecto.

   

   

• Comparar la información actualizada de la programación con la planificación prevista para determinar hasta

   

   

• que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo planificado.

   

La planificación prevista proporciona una base de para lacomparación de costos, trabajo y fechas programadas que permiten seguir elprogreso del proyecto.

Mediante la comparación entre el plan previsto y lainformación actual, puede seguir el progreso del proyecto para asegurarse deque las tareas cumplen la programación, los recursos realizan el trabajo entiempo asignado y los costos no exceden el presupuesto.

Después de crear un plan previsto, puede modificarlo paraajustar los cambios del proyecto como la combinación, adición o borrado detareas. Además del plan previsto puede guardar hasta cinco planes previsionalespara compara las fechas programadas.

Una vez preparado el proceso inicial de creación de laprogramación estará preparado para configurar el plan previsto. Mediante lacomparación de la información del plan previsto con la programación hasta lafecha del proyecto, puede identificar y resolver discrepancias y planificar deforma mas precisa proyectos futuros.

Para guardar la programación como plan previsto:

 

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a continuación elija Guardar línea de base.

    

    

2. Elija Proyecto completo.

    

    

3. Elija Aceptar.

    

Después de crear una programación y establecer un planprevisional, podrá actualizar la programación tan frecuentemente como deseepara seguir el proceso. Para actualizar la programación, evalúe el estado decada tarea y actualice la información pertinente de la programación. Puedeseguir toda la información incluida en el plan previsional, mínimamente o endetalle.

Es importante saber si las tareas se realizan a tiempo o no.Las tareas que comienzan o terminan tarde pueden desorganizar la programaciónal retrasar las tareas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas.

 

1. Para introducir las fechas reales de comienzo y de fin de tarea:

    

    

2. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.

    

    

3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a continuación elija Actualizar tarea.

    

    

4. En Estado Real escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.

    

Es posible indicar cuanto se ha progresado en una tareamediante la introducción del porcentaje que ha sido completado con respecto ala duración total de la tarea.

En aquellas tareas con una duración relativamente corta, elseguimiento no puede ser detallado, aunque en las tareas de duración masextensa la indicación del porcentaje de una tarea es una ayuda para seguir elgrado de progreso real frente al plan previsto.

Para indicar el progreso de la tarea en forma de porcentaje:

 

1. En la tabla de Gantt seleccione la tarea en la que desee actualizar el grado de progreso.

    

    

2. Cliquee el botón Información de la barra de herramientas Estándar.

    

    

3. En el cuadro Porcentaje Completado escriba un numero entero comprendido entre 0 y 100.

    

    

4. Elija Aceptar.

    

Cuando se configura un plan previsto y después se actualizala programación, es posible comparar el plan previsto con el grado de progresoreal para identificar las variaciones. Las variaciones provienen acerca deaquellas áreas del proyecto que no se comportan como estaba planeado.

Algunas variaciones que deben buscarse son:

 

• Las tareas que no comienzan o acaban en su debido momento.

   

   

• Las tareas que no progresan al ritmo esperado.

   

   

• Las tareas que precisan mas o menos tiempo del programado.

   

   

• Las tareas que están por debajo o por encima del presupuesto.

   

Mediante el uso de un plan previsto, también es posibleidentificar variaciones comparando los

Cuando los proyectos comparten los mismos recursos, esposible consolidar los proyectos para crear un fondo de recursos común, demanera que se eviten los conflictos entre recursos.

Puede organizar su proyecto en componentes mas pequeñosdenominados subproyectos. Este es un grupo de tareas que tiene su propio archivode proyecto pero que es representado por una sola tarea denominado proyectoprincipal.

Use los subproyectos para:

 

• Mantener los detalles de un proyecto separados del proyecto principal.

   

   

• Reutilizar en varios proyectos las tareas relacionadas.

   

   

• Dejar ciertas partes de un gran proyecto a otros administradores de proyectos.

   

Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo derecursos o compartir el fondo de recursos de otros proyectos. Cuando administrelos recursos que trabajen en mas de un proyecto al mismo tiempo o administraproyectos que comparten recursos, puede agrupar esos en un fondo de recursoscomunes,

Mediante la compartición de recursos entre proyectos puede:

 

• Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rápidamente.

   

   

• Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos.

   

   

• Identificar los recursos sobreasignados.

   

   

• Imprimir los informes de recursos que proporcionan información acerca dl uso de recurso a lo largo de los proyectos.

   

Project sigue los recursos de todos los proyectosconsolidados en un fondo de recursos de forma que pueda mantener la informaciónprecisa acerca del uso de los recursos mientras permanezcan como proyectosindependientes.

Para consolidar proyectos con el fin de crear un fondo derecursos:

 

1. En el menú Herramientas elija Proyectos Múltiples y a continuación elija Consolidar Proyectos.

    

    

2. En la columna Nombre de Archivo escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de cada archivo de proyecto que desee combinar.

    

    

3. En Opciones seleccione Combinar Fondos de Recursos.

    

    

4. Elija Aceptar

    

Una plantilla es una copia de un conjunto típico de tareas yotras informaciones.

Una plantilla es como cualquier otro proyecto, a excepciónde que se usa como punto de partida para crear un nuevo proyecto. Puede usarplantillas para reducir el tiempo que se tarda en crear un nuevo proyectomejorar la precisión y la coherencia.

Usar una plantilla con varios proyectos:

 

• Usa una estructura similar de tareas.

   

   

• Solicita requisitos de calendarios similares.

   

   

• Usa un conjunto de recursos similares.

   

Para crear una plantilla:

 

1. En el menú archivo elija Guardar como

    

    

2. En el cuadro Nombre de Archivo escriba el nombra para la plantilla.

    

    

3. En el cuadro Guardar archivo como seleccione Plantilla.

    

    

4. Elija Aceptar.

    

Es posible personalizar diversas configuraciones para quereflejen mejor la forma en la que trabaja el usuario:

 

• Crear y personalizar los botones y las barras de herramientas.

   

   

• Crear y personalizar los comandos, los menúes y las barras de menúes.

   

   

• Crear nuevos formularios para introducir y presentar la información acerca de los recursos y las tareas.

   

Para mostrar una barra de herramientas:

 

1. En le menú Ver elija Barra de Herramientas.

    

    

2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee mostrar.

    

    

3. Elija el botón Mostrar.

    

Para ocultar la barra de herramientas:

 

1. En el menú Ver elija Barra de Herramientas.

    

    

2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee ocultar.

    

    

3. Elija el botón Ocultar.

    

Par crear una nueva barra de herramientas:

En el menú Ver elija Barra de Herramientas.

 

1. Elija el botón Nueva.

    

    

2. Escriba el nombre de la nueva Barra de Herramientas.

    

    

3. Elija Aceptar.

    

Es posible construir una estructura de menúes personalizada:

 

• Agregar nuevos comandos a cualquier menú.

   

   

• Modificar un comando.

   

   

• Agregar nuevos menúes a cualquier barra de menúes.

   

   

• Crear barras de menúes adicionales.

   

Es un cuadro de dialogo que se usa para introducir informaciónacerca de las tareas y los recursos de la programación.

Con los formularios podrá:

 

• Mostrar los formularios que contengan la información especializada acerca de las tareas o los recursos que desee introducir seguir y ver en el proyecto.

   

   

• Crear nuevos formularios personalizados que contengan información especializada acerca de las tareas o recursos para reflejar su forma de seguir los proyectos.

   

   

• Editar los formularios personalizados existentes.

   

   

• Organizar, desplazar o ajustar el tamaño de los elementos de sus formularios personalizados, de manera que adquieran el aspecto que desee.

   

Project proporciona los siguientes formularios.

 

• Seguimiento de costos.

   

   

• Valor acumulado.

   

   

• Entrada.

   

   

• Seguimiento de la programación.

   

   

• Relaciones entre tareas .

   

   

• Seguimiento de trabajo.

   

Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnasde información de recursos o tareas. La información seleccionada puedecopiarse o desplazarse dentro de la presentación de hoja o entre presentacionesde hoja en un archivo del proyecto. También es posible mover o copiar informaciónentre diferentes archivos del proyecto.

Si pega campos o columnas en una nueva posición, lainformación se situará en el área seleccionada, reemplazando cualquierinformación existente. Si pega una fila entera, ésta se insertará entre lasfilas existentes.

Es posible desplazar o copiar múltiples campos, filas ocolumnas adyacentes, en grupo. También es posible copiar o rellenar elcontenido de un campo seleccionado en un cierto número de campos bajo él.

Es posible utilizar el mouse para arrastrar la informaciónen los campos, filas o columnas de una posición a otra. Arrastrar proporcionael mismo resultado que copiar o desplazar, y pegar con los comandos.

1. Seleccione el campo o el rango de campos (incluso la filaentera) que desee copiar, y todos los campos por debajo de él que deseerellenar con la misma información.

El campo que desee copiar debe estar en la fila superior dela selección.

En Microsoft Project, es posible seleccionar campos noadyacentes manteniendo presionada la tecla CTRL mientras los selecciona.

2. En el menú Edición, elija Llenar hacia abajo.

Nota Es posible eliminar la información con la que se harellenado inmediatamente después de hacerlo, eligiendo el comando DeshacerLlenar hacia abajo del menú Edición.

1.Si copia o desplaza filas a otro archivo del proyecto,organice las ventanas de forma que tanto la posición de origen como la dedestino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.

2.Seleccione las filas adyacentes que desee copiar odesplazar presionando Mayúsculas y haga clic en el Nº de tarea o en el Nº derecurso de las filas.

3.Señale el Nº de tarea o el Nº de recurso, o el borde deselección hasta que el puntero se convierta en una flecha.

4.Arrastre la selección hasta la primera fila en la quedesee situarla.

Si arrastra más allá de lo que muestran las filas en elmismo archivo del proyecto, la presentación se desplazará.

Si arrastra entre dos ventanas, la selección se copiaráautomáticamente.

Si desea copiar (en lugar de desplazar), una seleccióndentro del mismo archivo del proyecto de Microsoft Project, mantenga presionadala tecla CTRL mientras arrastra.

1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar lainformación de la columna, elija Insertar columna en el menú Insertar.

2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione uncampo que sea compatible con el tipo de información que vaya a pegar, que puedeser de texto, de fecha, de número, etcétera. A continuación, elija"Aceptar".

3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto,organice las ventanas de forma que tanto la posición de origen como la dedestino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.

4.Haga clic en el título de la columna para seleccionar lacolumna que desee copiar.

5.Señale al borde de selección hasta que el puntero seconvierta en una flecha.

6.Arrastre la selección hasta la columna de destino dentrode la misma presentación de hoja o a un archivo del proyecto separado. Siarrastra más allá de las columnas mostradas en el archivo del proyecto, lapresentación se desplazará.

Si desea copiar la selección en el mismo archivo delproyecto, en lugar de desplazarlo en Microsoft Project, mantenga presionada latecla CTRL mientras arrastra.

1.Abra la aplicación de origen y determine el tamaño y eltipo de la información que desee copiar en Microsoft Project.

2.Seleccione y copie la información al Portapapeles usandoel equivalente en esa aplicación del comando Copiar.

3.Abra Microsoft Project, el proyecto y la presentación dehoja en la que desee pegar dicha información.

4.Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con columnasque coincidan con el orden y el tipo de la información copiada.

5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el númerode filas que va a insertar y, a continuación, en el menú Insertar, elijaInsertar tarea o Insertar recurso.

Las filas pegadas reemplazarán a las filas existentes.

6.Para copiar información en nuevos campos o filas,seleccione el primer campo o la primera fila vacía. O seleccione el primercampo de la primera fila vacía tras la última tarea o recurso.

O bien, para reemplazar la información existente, seleccioneel primer campo en el que desee copiar las filas con la nueva información.

7.Haga clic en el botón "Pegar" de la barra deherramientas Estándar.

O elija Pegar en el menú Edición.

1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar lainformación de la columna, elija Insertar columna en el menú Insertar.

2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione uncampo que sea compatible con el tipo de información que vaya a pegar, que puedeser de texto, de fecha, de número, etcétera. A continuación, elija"Aceptar".

3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto,organice las ventanas de forma que tanto la posición de origen como la dedestino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.

4.Haga clic en el título de la columna para seleccionar lacolumna que desee copiar.

5.Señale al borde de selección hasta que el puntero seconvierta en una flecha.

6.Arrastre la selección hasta la columna de destino dentrode la misma presentación de hoja o a un archivo del proyecto separado. Siarrastra más allá de las columnas mostradas en el archivo del proyecto, lapresentación se desplazará.

Si desea copiar la selección en el mismo archivo delproyecto, en lugar de desplazarlo en Microsoft Project, mantenga presionada latecla CTRL mientras arrastra.

1.Abra la aplicación de origen y determine el tamaño y eltipo de la información que desee copiar en Microsoft Project.

2.Seleccione y copie la información al Portapapeles usandoel equivalente en esa aplicación del comando Copiar.

3.Para Microsoft Project, el proyecto y la presentación dehoja en la que desee pegar dicha información.

4.Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con columnasque coincidan con el orden y el tipo de la información copiada.

5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el númerode filas que va a insertar y, a continuación, en el menú Insertar, elijaInsertar tarea o Insertar recurso.

6.Para copiar información en nuevos campos o filas,seleccione el primer campo o la primera fila vacía. O seleccione el primercampo de la primera fila vacía tras la última tarea o recurso.

O bien, para reemplazar la información existente, seleccioneel primer campo en el que desee copiar las filas con la nueva información.

7. Haga clic en el botón "Pegar" de la barra deherramientas Estándar.

O elija Pegar en el menú Edición.

1.Abra la aplicación de origen y seleccione la informaciónque desee copiar en una área gráfica de la programación.

2. Copie la información en el Portapapeles usando elequivalente en aquella aplicación del comando Copiar.