Monografias | Curso Básico de Excel

Excel es un programa que permite la manipulación de libros yhojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde sealmacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, puedenorganizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos.Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas decálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de variashojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculocon sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.

Excel es el más popular de los programas que manejan librosy hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo.Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando lascaracterísticas y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos como esla pantalla inicial de Excel.

En esta barra se encuentran los comandos disponibles para lasdiferentes tareas que podemos llevar a cabo:

Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir lamanipulación de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite lacreación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillaso documentos existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar undocumento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comandoAbrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionarel archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios alos documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve paraespecificar las características de las Páginas del documento (tamaño,orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previade cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a laimpresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.

Menú Edición: Funciones de manipulación directa de loselementos integrantes del documento, son las encontraremos en este menú. Losdos primeros comandos al comienzo de este menú permiten deshacer o rehaceracciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegartienen un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con sumafacilidad el traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrarcomo podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente.Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio afin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato ocambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazarpermiten la localización de una cadena de texto especifica y si se deseaubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debedesplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para querealice el desplazamiento.

Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el áreade trabajo y las Barras de Herramientas. En este menú existen las opciones devista, las cuales permiten definir como se ve el documento en el área detrabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas,queremos utilizar en Excel. En la opción Barra de Herramientas existe unsubmenu, en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cualesaparecen con una marca de verificación. En caso de querer activar alguna otra,solo es necesario hacer clic y activar la marca de verificación. Podemos, además,visualizar los encabezados o pies de paginas previamente definidos. Tambiénexiste un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sinBarras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional alcuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento deldocumento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Páginasque se desee mostrar.

Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en eldocumento, de múltiples y variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas,Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, etc. A través de este menú tambiénpodemos, definir comentarios, hipervínculos, etc.

Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso alos comandos que nos van a permitir afinar el formato de los elementoscomponentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc.Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático aldocumento o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.

Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientasadicionales de Ortografía y Gramática, Corrección Automática, Comparticiónde Libros, etc. Puede encontrar también herramientas de protección dedocumentos, Generadores de Macros, Personalización del Entorno y Asistentespara Búsquedas y otras actividades Además del las opciones de configuración yde personalización del Excel,

Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresadosa la hoja de calculo. Organiza la información de las filas o listasseleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar oseleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede tambiénmostrar un formulario de datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo paraver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una basede datos. Además, permite validar, es decir, define qué datos son válidospara celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a untipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límitespara las entradas válidas.

Su principal función es realizar operaciones matemáticas–de la misma manera que trabaja la más potente calculadora-, pero también lade computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráficolos resultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadasde planillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así comoinsertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentidohorizontal.

Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a lasfilas mediante números.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas ensentido vertical.

Título de columna: Está siempre arriba y nombra a lascolumnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta laIV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA,la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.

Celda: Es la intersección de una fila y una columna y enella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otrosdatos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombrede la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con lacolumna F, se denomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdasde una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denominamediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda),luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende lasceldas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. Enla figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.

5. Los libros decuentas de excel

Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, losarchivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos deMicrosoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, losarchivos de Microsoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se componen de una serie deplanillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posiblerelacionar las planillas y compartir la información que se guarda en ellas.Cada una de estas planillas se denominan hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en lapantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; éstase encuentra en el sector inferior de la pantalla.

Mucho más que una planilla de cálculos

Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla decálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios,imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo deinformación. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de cálculosse hace mucho más vistosa y elegante.

Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, conlas bases de datos creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo,en las planillas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo yregistro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información–por ejemplo, los nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registrose guarda un valor concreto de cada campo.

Cómo enviar un libro por correo electrónico y otrasopciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenúEnviar a.

Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamosa la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogoque se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido yPersonalizar.

Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana deExcel 2000 (obviamente teniendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar conel menú de control.

Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamosel botón Maximizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú decontrol clickeamos la opción Maximizar.

Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamosel botón Minimizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú decontrol clickeamos la opción Minimizar.

Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Parahacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólosi la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opciónRestaurar.

Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemosrealizar sólo si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Parahacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este método ya fue explicado)sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menúde control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.

Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlohacemos un drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel,o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto tambiénsólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamañoRestaurado.

Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólodebemos presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab ycuando llegamos a la misma soltamos las teclas.

Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar porcuatro formas: 1- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar. 2-Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo yseleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en labarra de título del Excel 2000. De cualquier manera, si los libros abiertos noestán guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.

Sobre gustos no hay nada escrito

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hayque seleccionarlo y luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas.Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seisfichas:

Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente paraespecificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos puedenser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción,Científica, Texto, Especial o Perzonalizada.

Alineación: Obviamente posee opciones referentes a laalineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente engrados.

Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca dela fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo,la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y variosefectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra delo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que están en esta ficha, lospodemos encontrar en la barra de herramientas Formato.

Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el colorde todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rangoseleccionado (generalmente un color).

Proteger: Posee unas opciones con respecto a laprotección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresardatos.

Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

Cómo especificar opciones acerca de la página: Parahacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página.Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes,Encabezado y pie de página, y Hoja.

Pagina

Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculoimpresas si cambia opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojasde cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; tambiénpueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja puedencentrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Además,puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de páginainicial.

Márgenes

Para establecer los márgenes de un documento, haga clic enel menú Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar Página yhaga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior,Inferior, Derecho e Izquierdo.

Encabezados y Pies de Página.

Para basar un encabezado o un pie de página personalizadosen otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie de página enlas casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente. Haga clic enPersonalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillasSección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones parainsertar la información de encabezado o pie de página, como el número de página,que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e lencabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda,Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de lascasillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en unencabezado o pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presioneRETROCESO.

Hoja

Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que deseeimprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreasde las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo,situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de formatemporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionandolas celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic enel botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.

Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir lasmismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculoimpresa. Si desea especificar alguna fila como el título horizontal de cada página,seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales encada página, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en lahoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de título quedesee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadrode diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que puedaintroducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuandohaya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo elcuadro de diálogo.

La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a caboalgunos de los comandos que existen en la barra de menú, pero solamente con unsolo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menúVer, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opciónEstándar. Esta compuesta por los siguientes botones:

Botón Función

Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documentode Excel. Haga clic sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento enblanco.

Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardadopreviamente, haga clic sobre este botón y ubique la posición del documento quequiere recuperar.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo yposteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documentoya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados aldocumento.

Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con lasconfiguraciones realizadas en la opción Imprimir del menú Archivo.

Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldráimpreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione elBotón Cerrar.

Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos ygramaticales del documento activo.

Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elementoseleccionado. La misma función del comando Cortar del menú Edición.

Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elementoseleccionado. La misma función del comando Copiar del menú Edición.

Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elementoseleccionado. La misma función del comando Pegar del menú Edición.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o textoseleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar elformato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos loselementos a los que desee dar formato.

Deshacer: Invierte el último comando o elimina la últimaentrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, hagaclic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic en las accionesque desee deshacer.

Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Pararehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al ladoy a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.

Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculoque se especifique.

Autosuma: Agrega números automáticamente con la funciónSUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugeridono es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione latecla ENTRAR.

Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatosy permite definir valores para argumentos.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionadoscomenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha másantigua, mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción.Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstaspermanecerán vigentes.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionadoscomenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha másreciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. Sianteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permaneceránvigentes.

Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos,que le indicará los pasos necesarios para crear un gráfico incrustado en unahoja de cálculo o modificar un gráfico existente.

Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Losdatos deben contener referencias geográficas, como abreviaturas de países oestados. Para configurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo,arrastre el puntero en forma de cruz.

Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por cientopara reducir o aumentar la presentación del documento activo.

Ayudante de Office El Ayudante de Office proporcionatemas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.

Provee de las herramientas que permiten aplicar el formatopreferido a los elementos integrantes del documento. Esta compuesta por lossiguientes botones:

Boton Función

Fuente: Cambia la fuente del texto y de los númerosseleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los númerosseleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamañosdel cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de laimpresora activa.

Negrita: Pone el texto y los números seleccionados enformato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga clic para quitareste formato.

Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados enformato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga clic en para quitareste formato.

Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Sila selección ya está subrayada, haga clic en para quitar este formato.

Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetosentre líneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.

Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneasseleccionados.

Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetosentre líneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.

Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguasseleccionadas para crear una única celda. La celda resultante contiene sólolos datos situados en la parte superior izquierda de la selección, centrados enla celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada enla parte superior izquierda del rango original seleccionado.

Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional alas celdas seleccionadas. Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogoConfiguración regional de Windows, puede aparecer el botón Estilo de monedainternacional en lugar del botón Estilo de moneda.

Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdasseleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menúFormato.

Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que semuestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que semuestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda

Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda

Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el bordeque rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.

Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efectode relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado,textura, trama e imágenes.

Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato decolor en el que haya hecho clic.

9. Barra de fórmulas

Barra situada en la parte superior de la ventana que muestrael valor constante o fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir omodificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico, escriba losdatos y, a continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic enuna celda para modificar directamente los datos en ella.

Botón Función

Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, elelemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadroNombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre auna celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre seasignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.

Modificar Fórmula : Ayuda a crear una fórmula con funcionesde hoja de cálculo.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo yposteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documentoya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados aldocumento.

Barra de estado

Barra situada en la parte inferior de la ventana deldocumento que muestra información acerca de un comando o un botón de una barrade herramientas, una operación en curso o la posición del punto de inserción.

En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas,desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulasque analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contenerfunciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples ocomplejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere unoo varios resultados, utilice una fórmula matricial.

Sintaxis

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden delos elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específicaque incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse(los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valorque no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo,un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmulade izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar elorden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Porejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excelcalcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3(resultando 6) y, a continuación, suma 5.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar lasintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarseel resultado por 3, resultando 21.

=(5+2)*3

Orden de Ejecución

Si se combinan varios operadores en una única fórmula,Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que semuestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismoprecedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicacióny otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Paracambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmulaque se calculará en primer lugar.

Operador Descripción

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Referencias de celda

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea queuna celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido dela referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celdadependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que secambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también lacelda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en lacelda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá acalcular la fórmula.

=B15*5

Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos deceldas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.

Funciones

Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas,denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operacionessimples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es lafunción SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearseuna fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contenganvalores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos deceldas.

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicoscomo VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias decelda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para elmismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otrasfunciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función,seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separadospor comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula,escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que secree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitaráayuda.

Para introducir una fórmula que contenga una función, hagaclic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmulacon la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Hagaclic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clicen la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en lalista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funcionesadicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presioneENTRAR.

Graficos

Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficosse vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando secambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos.También puede crear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para crear ungrafico, seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en elgráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico,incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga clic en Asistentepara gráficos. Siga sus instrucciones.

Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos defila y columna, el gráfico también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico,incluya en la selección los rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquíacuando agrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado para crear éste.

Para imprimir un documento es necesario tener conectada yconfigurada una impresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir,seleccione la impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en elbotón Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Pagina ysu orientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión.Proporcione el intervalo de las paginas que desee imprimir, si selecciona Todo,será impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la pagina actual,haga clic en el botón Página actual, o si ha seleccionado un área deldocumento haga clic en Selección. Si desea también puede especificar unintervalo de paginas especifico en la opción Páginas. Puede colocar lacantidad de copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificarimprimir solo una parte del documento. Para imprimir rápidamente luego de haberestablecido estos parámetros haga clic en el botón Imprimir de la barra deherramientas Estándar.

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías eintroducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, puedeninsertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de losdatos.

Para insertar celdas vacías seleccione el rango de lasceldas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccioneel mismo número de celdas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clicen Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar lasceldas hacia abajo.

Para insertar una única fila, haga clic en una celda de lafila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar lanueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5,haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filassituadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas.Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar,haga clic en Filas

Para insertar una única columna, haga clic en la columnasituada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar lanueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la ColumnaB, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnassituadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar lasnuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Enel menú Insertar, haga clic en Columnas.

Una hoja de calculo es el documento principal que se utilizapara el almacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una cuadricularectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre cada columnay cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de calculo en lacual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva haga clicen la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra deherramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardardel menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar

Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda enla que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB.Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, porejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas,escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como porejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.

Para introducir formulas, haga clic en la celda en que deseeintroducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmulao Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula.Presione ENTRAR.

Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el áreade trabajo, el documento que estamos editando, estas son:

Normal muestra el formato del texto y una presentaciónsimplificada del diseño de página. La vista Normal resulta práctica para lamayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para pasar a la vistaNormal, haga clic en Normal en el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.

Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculoactiva a vista previa de salto de página, que es una vista de modificación quemuestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, puedenmoverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha ohacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculopara ajustar las columnas y las filas a la página.

Resumen

EXcel 2000 es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows quepermite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otrasaplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizartrabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas deproducción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuariomanejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor detrabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas ocombinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso delratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.

Autor Luis Esteban Vásquez Ballester
E-mail Silcelide@Latinmail.com
Edad 20 Años
T.S.U. en Infomática
Egresado del C.U.A.M. San Felipe – Estado Yaracuy, Venezuela
Titulo Curso Básico de Excel 2000
Categoría Programas