Monografias | Importancia de la Administración de Personal

El desarrollo de una estructura o organizacional da comoresultado puestos que tienen que ser cubiertos. El análisis de puestos eseprocedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de lospuestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos delpuesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de lospuestos y las especificaciones del puesto.

Como supervisor o especialista de personal, usted por logeneral tratará de extraer del análisis de puesto uno o más de los siguientestipos información:

ACTIVIDADES DEL PUESTO. Por lo común primero se obtieneinformación sobre las actividades realmente de trabajo desempeñadas tales comolimpieza, codificar, galvanizar, codificar o pintar. En ocasiones, la lista deactividades y indica también como, por qué y cuándo un trabajador desempeñacada actividad.

COMPORTAMIENTO HUMANO. También es posible reunir informaciónsobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicación, toma dedecisiones y escritura. En este punto se incluye información referente a lasexigencias personales del puesto en términos de gasto de energía, caminarlargas distancias y otros.

MÁQUINAS, HERRAMIENTAS, EQUIPO Y AUXILIARES UTILIZADOS ALTRABAJO. Aquí se incluye la información sobre los productos fabricados, losmateriales procesados, el conocimiento que se maneja o se aplica y los serviciosproporcionados.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO. También se reúne información conrespecto a los criterios desempeño por medio los cuales se valoran al empleadode ese puesto de.

CONTEXTO DEL PUESTO. Este Comprende la información referentea cuestiones como condiciones físicas y horario de trabajo y el contexto socialy organización, por ejemplo, la gente con la que el empleado deberáinteractuar habitualmente. También puede reunirse aquí información sobre losincentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.

REQUERIMIENTOS HUMANOS. Finalmente, es usual reunir informacióncon respecto a los requerimientos humanos del puesto tales como losconocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitaciónexperiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, característicasfísicas, personalidad, intereses) que se requieren.

NECESIDAD LEGAL, SOCIAL DE EFICIENCIA Y ADIESTRAMIENTO

Información generada por el análisis de puestos de diversasactividades interrelacionadas de la administración de personal de:

Reclutamiento y selección

En análisis de puesto proporciona información sobre puestoy los requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades. Estadescripción del puesto en información de la especificación del puesto son labase sobre la que se decide qué tipo de personas se recluta y contratan.

Compensaciones

También es necesaria una clara comprensión de lo que cadaempleo representa para estimular su valor y la compensación apropiada para cadauno. Éstos se debe a que la compensación está vinculada generalmente con lacapacidad de requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad yotros, dos ellos son factores que se identifican por medio del análisis depuesto. También se verá que muchas empresas clasificar los puestos en categoríasel análisis de puesto ofrece los datos para determinar el valor relativo decada posición para que puede ser clasificada.

Evaluación de desempeño

La evaluación de desempeño consiste en comparar el desempeñoreal de cada empleado con del rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante elanálisis de puesto que los ingenieros industriales y otros expertos determinanlos criterios que se deben alcanzar y las partidas específicas que realizar.

Capacitación

También se utilizara la información del análisis delpuesto para diseñar los programas de capacitación y desarrollo. El análisis ylas descripciones del puesto resultantes muestran el tipo de habilidades y portanto de capacitación que se requieren.

Asegurar la asignación completa responsabilidades

El análisis de puestos también es útil para asegurar quetodo las actividades que se tienen que realizar están en efecto asignadas a lasposiciones específicas. Por ejemplo, al analizar el puesto actual del gerentede producción de su compañía, podría encontrar que se reporta asimismo comoresponsable de dos docenas, más de tareas específicas que incluyen la plantaciónde los programas semanales de producción, la compra de materias primas y lasupervisión de las actividades diarias de cada uno de sus supervisores de línea.Sin embargo, hace falta alguna referencia al manejo de la materia prima o losinventarios del producto terminado. Al proseguir su investigación encontraraque ninguna de las otras personas de manufactura es responsable de laadministración de los inventarios.

Su análisis de puestos basado no sólo en lo que losempleados reportan como sus actividades, sino en su conocimiento del alcance delos puestos, a identificado una tarea asaltante que debe ser asignada. Lasactividades asaltantes se descubren con frecuencia mediante el análisis depuestos. Así, el análisis de puesto desempeña un papel en la solución de losproblemas del tipo que surgirían si, por ejemplo, no hubiera alguna asignado elmanejo de inventarios.

TERMINOLOGÍA EN ANÁLISIS DE PUESTOS

Los seis pasos para realizar un análisis de puestos son:

Paso 1

Determine el uso de la información del análisis de puesto.Empiece por identificar el uso que dará al información, ya que esos determinarel tipo de datos que se reúna y la técnica que utilice para hacerlo.

Algunas técnicas como entrevistar a los empleados ypreguntarles en qué consiste el puesto y cuáles son sus responsabilidades sonútiles para redactar las descripciones de puestos y seleccionar los empleados.Otras técnicas de análisis de puestos como el cuestionario de análisis deposición que se describe posteriormente no proporcionan la informaciónespecifica para descripciones de puestos, pero proporcionan clasificaciones numéricaspara cada puesto, que se pueden utilizar para compararlos con propósitos decompensaciones. Por tanto su primer paso es determinar el uso de informacióndel análisis de puestos. Entonces podrá decidir cómo reunir información.

Paso 2

Reúna una información previa. A continuación, es necesariorevisar información previa disponible, como organigramas, diagramas de procesoy descripciones de puestos. Los organigramas muestran la forma en que el puestoen cuestión se relaciona con otras posiciones y cuales su lugar en laorganización. En el organigrama de identificar el título de cada posición y,por medio de las líneas que las conectan, de demostrar quién reporta a quiény con quien se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.

Un diagrama de proceso permite una comprensión másdetallada del flujo de trabajo que en la que se puede obtener del organigrama.En su forma más simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de datos deentrada y datos de salida del puesto estudiado. En este caso, por ejemplo, seespera que el empleado de control de inventario y recibe inventario de losproveedores, tome las solicitudes de inventario de los dos gerentes de planta yproporcione en lo que le solicitan a estos gerentes, así como la informacióndel estado de los inventarios actuales.

La descripción del puesto con consecuente, si existe, puedeser un buen punto a partir del cual podría preparar una descripción revisadadel puesto.

Paso 3

Seleccione posiciones representativas para analizarlas. Estoes necesario cuando a muchos puestos similares por analizar y toma demasiadotiempo el análisis del puesto por ejemplo las posiciones de todos lostrabajadores de ensamble.

Paso 4

Reúna información del análisis de puesto. El siguientepaso es analizar realmente el puesto obtenido los datos sobre las actividadesque involucra, la conducta requería a los empleados, las condiciones de trabajoy los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o más técnicas deanálisis del puestos.

Paso 5

Revise la información con los participantes. El análisisdel puesto ofrece información sobre la a la naturaleza y funciones del puesto.Este información debe ser verificada con el trabajador que no desempeña y unsuperior inmediato. Edificar la información ayudará a determinar si escorrecta, si está completa y si es fácil de entender para todos involucrados.Este paso de revisión puede ayudarle a obtener la aceptación del ocupante delpuesto de los datos del análisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad demodificar la descripción de las actividades que realiza.

Paso 6

Elaboró una descripción y especificación del puesto. En lamayoría de los casos, una descripción y especificación de un puesto son dosresultados concretos del análisis de la oposición. La descripción del puestoes una relación por escrito de las actividades y responsabilidades inherentesal puesto, así como de sus características importantes como las condiciones detrabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del puesto resume lascualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridospara realizar el trabajo, y podría ser un documento separado o parte de lamisma descripción del puesto.

TERMINOLOGIA

Análisis de Puestos.- procedimiento para determinar lastareas y requisitos de aptitudes de un puesto y el tipo de personas que se debecontratar.

Descripción de puestos.- lista de las tareas,responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo, yresponsabilidades de supervisión de u puesto producto de un análisis depuestos.

Especificación del Puesto.- listas de los requerimientoshumanos del puesto, esto es, la educación, la capacidad, personalidad, etc.,necesarias otro producto del análisis de puestos.

Bitacoradel participante.- lista diaria, hecha por los trabajadores de cada actividad enla que desempeñan junto con el tiempo de cada.

FORMA, TIPOS DE ANALISIS DE PUESTOS

Existen varias técnicas que usted pueda utilizar para reunirestos datos de las cuales las más importantes serán analizadas en esta sección,en la práctica, es posible utilizar cualquiera de ellas o con minar las técnicasque se aplica no con los propósitos; por tanto, una entrevista podría seradecuada para elaborar una descripción del puesto, mientras que el cuestionariode análisis de posición que estudiaremos es más apropiado para determinar elvalor de un puesto con fines de compensación. Los tres tipos de análisis son:análisis por intención, análisis por grados y análisis por puntos. Básicamenteestas tres formas incluye las siguientes técnicas de recopilación de datospara el análisis de puestos.

¿Quién reúne la información sobre el puesto?

La obtención de los actos para análisis del puesto requierepor lo general de un especialista de recursos humanos, el ocupante del puesto ysu supervisor. Especialista podría tener que observar y analizar el trabajo quese realiza y después preparar una descripción y especificación del puesto. Elsupervisor y el empleado participarán también, quizás llenando cuestionariosen los que se visten las actividades del subordinado. Tanto supervisor comotrabajador podrían revisar y verificar las conclusiones del análisis delpuesto con respecto a sus actividades y deberes. Por tanto, a El análisis depuestos suele implicar un esfuerzo común entre especialista, el supervisor y eltrabajador.

LA ENTREVISTA

Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar paraobtener datos por el análisis de puestos: entrevistas individuales con cadaempleado, entrevistas colectivos con grupos de empleados que desempeñen en elmismo trabajo y entrevistas con uno o más supervisores que tengan un Deldesarrolloconocimiento fondo del puesto que se está analizando.

La entrevista grupal se emplea cuando un gran número depersonas realizan un trabajo similar un idéntico, de que de esta manera seobtienen rápidamente y a bajo costo datos sobre el puesto. Por lo general, elsupervisor inmediato del trabajador asiste a la sesión de grupo; si no es así,en tercer entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vistasobre los deberes y responsabilidades del puesto.

Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, esimportante que entrevistado entiendo perfectamente la razón de la misma, ya queexiste una tendencia a mal interpretar estas entrevistas como evaluaciones deeficiencia. Cuando se da el caso, los entrevistados pueden no estar dispuestos adescribir con precisión sus trabajos o los de sus subordinados.

CUESTIONARIOS

Otro medio eficaz de obtener información para el análisisdel puesto expedirán los empleados que respondan cuestionarios en los quedescriban y los deberes, responsabilidades relacionados con su empleo.

Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructuradodebe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir. En unextremo, algunos cuestionarios con listas de verificación muy estructuradas.Cada empleado recibe un inventario de quizás cientos de tareas o deberes específicosy se le pide que marqué si desempeña o no esa labor y, si es así, cuandotiempo le toma.

Por otro lado, el cuestionario puede ser abierto y sólopedirá el empleado que describo las actividades principales presupuesto. En lapráctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos extremos. Uncuestionario típico de análisis de puestos puede tener varias preguntasabiertas así como preguntas estructuradas.

De hacer estructurado o no estructurado, cualquiercuestionario tiene ventajas y desventajas. Un cuestionario de es, primero, unaforma eficaz y rápida de obtener información de un gran número de empleados;es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados. Por otraparte, el desarrollo y prueba del cuestionario puede ser un proceso costoso ytardado. Por tanto, los costos de desarrollo potencialmente más elevados tienenque ser ponderados frente al tiempo y costo que se ahorraría al no tener queentrevistara muchos empleados.

OBSERVACION

La observación directa es especialmente útil en lostrabajos consisten principalmente entre actividad física observable. Ejemplosde estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de línea de ensamblaje yde contabilidad. Por otra parte, la observación a menudo no es apropiada cuandoel puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental difícil de evaluaro con frecuencia se espera que el empleado participé en actividades importantesque podrían ocurrir sólo ocasionalmente, como una enfermera que manejaemergencias.

La observación directa se utiliza por lo regular junto conlas entrevistas. Una forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajodurante un ciclo completo de labores.3 ciclo es el tiempo que le llevó arealizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un empleado de línea de ensamblaro 1 hora, un día o más para trabajos complejos. En este punto se toman notasde todas las actividades observadas durante el desarrollo del trabajo. Despuésde acumular tanta información como sea posible, se entrevista al trabajador.

Es necesario alentar a la persona a que aclarar los puntos noentendidos y que explique las actividades adicionales que realiza que no sehayan observado. Otra forma de hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempoque el empleado realiza su trabajo. Sin embargo, es mejor no hacer algunaspreguntas hasta después de la observación, ya que eso permite observar elempleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda reducido las posibilidadesde que el empleado se ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutinanormal.

BITACORA DEL PARTICIPANTE

Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitácorao listas de cosas que hacen durante el día. El trabajador debe anotar cadaactividad que realice. Esto puede ofrecer una imagen muy amplia del puesto,especialmente cuando se complementa con entrevistas posteriores con eltrabajador y su supervisor. El empleado, por supuesto, puede tratar de exageraralgunas actividades y minimizar otras. Sin embargo, La naturaleza detallada ycronológica de la bitácora tiende compensarlo.

AUTOR: Juan Carlos Maggi Cárdenas

ESTUDIOS: Ing. Industrial

LUGAR: Veracruz, Veracruz. (México)

E-MAIL: jcmaggi@hotmail.com

ICQ: 8990757

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