Monografias | La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso del fondo de recursos compartidos como medio de integración de la empresa en perfeccionamiento

Índice
1. Introducción
2. Copia de dos proyectosintegrados en un proyecto principal.
3. Análisis de los proyectos quetienen incidencia los días de máximo recursos en el fondo de recursoscompartidos.
4. Conclusiones.
5. Bibliografía.

1. Introducción

La Dirección Integrada de Proyectos incluye dentro de sus principalesobjetivos la optimización de los recursos a partir de la integración deltrabajo por proyectos en la empresa, lo que constituye una necesidad y un retoque exige el entorno competitivo actual para garantizar los requisitos delcliente y las partes interesadas.
Los objetivos de los proyectos responden a la misión de la empresa y aunqueestos son diferentes, los recursos son comunes a los mismos, por lo que si loscompartimos permiten la integración a través de un fondo de recursoscompartidos para la optimización de los recursos a partir de tener definidaslas prioridades de los proyectos.
Los recursos humanos, equipos, materiales y el financiamiento constituyen labase para la formación del fondo de recursos compartidos, sobre el que actúancomercial, planificación, compras, contabilidad, economía, los talleres y losdepartamentos especializados de la estructura funcional. Si se dispone de unsistema informático capaz de facilitar la planificación y control de losrecursos sobre un fondo compartido se garantiza la integración de la empresa enfunción de su perfeccionamiento.

La asignación de recursos en un solo proyecto no permite hacer un buen usode los recursos de la empresa. El almacén de proyectos con un fondo de recursoscompartidos y la definición de las prioridades por proyecto, permiten un usocontinuo de los recursos humanos, la optimización de los recursos materiales ylos financieros.
El fondo de recursos compartidos es la base de la logística y el control deejecución de los proyectos. El MS Project 2002, su integración con el Office2000 y las técnicas de almacén de información con los sistemas de bases dedatos como interfases, facilitan la gestión estratégica integrada de losrecursos a nivel de empresa.
La integración de la empresa es una necesidad y un reto actual para garantizarla competitividad. La logística es uno de los procesos principales querequieren su incorporación a la Dirección Estratégica Integrada de Proyectos( DIP ) con el objetivo de lograr un mejor uso de los recursos necesarios a losproyectos de acuerdo con el cronograma de ejecución previsto. El fondo derecursos compartidos es una buena solución para lograr la integración de laempresa.
Una de las mejores formas de trabajar los recursos cuando se manejan variosproyectos es la de crear un fondo de recursos compartidos sobre el cual incidentodos los proyectos, de esta forma se pueden realizar correctamente losbalances, las curvas de suministro y los pedidos para garantizar el suministrode los recursos en función de la programación de los proyectos.
A nivel de empresa, cuando se trabaja por proyecto, es necesario elaborarlosindividualmente con sus características y particularidades para posteriormentehacer el análisis general, realizar el balance de recursos y la logística enun proceso integrado que responda a las necesidades de la empresa. [7]
Para lograr la integración de los proyectos con el objetivo de analizar losrecursos a nivel de empresa se emplean diversos procesos:

2. Copia de dos proyectos integrados en un proyecto principal.

La curva sumatoria de recursos en proyectos copiados funciona pero no es el métodomas recomendable. Las dependencias 3 entre el proyecto Balance 2 no secorresponde con la realidad. [9]
Incorporación de subproyectos en un proyecto principal.
Una variante muy usada es la elaboración de proyectos independientes yposteriormente incorporarlos en un programa principal como subproyectos. [6]

-Crear un fondo de recursos compartidos.
A continuación se expresa la forma mas recomendada de proceder siguiendo lossiguientes p
sos:

- Crear el almacén de proyectos que contienen los recursos que seráncompartidos.
- Identificar los recursos que serán compartidos con el mismo nombre.
- Seleccionar un nuevo proyecto P1 con la fecha inicial que los contiene.
- No poner ninguna tarea en el nuevo proyecto P1.

• Seleccionar el primer proyecto.
• Compartir los recursos.
• Repetir el proceso para cada proyecto.
• Cerrar los ficheros y comprobar los resultados con las curvas de distribución de recursos.

Esta variante permite obtener información en el fondo de recursos paraajustar los proyectos o estudiar algunas variaciones de acuerdo con lascapacidades máximas.
En el libro de texto La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de lasnuevas tecnologías de la informática y las comunicaciones [14] se desarrollael tema con mayor amplitud y se ilustran ejemplos en el CD anexo al libro.

En la ayuda del MS Project 2 002 puede encontrarse la forma de usar el FRC ycomo acceder al mismo con las diferentes variantes de acceso.
Definidos los proyectos y el fondo de recursos compartidos de los materialesclaves se presentan múltiples conflictos que es necesario analizar y buscar lassoluciones correspondientes en el proceso de planificación, con el objetivo defacilitar el proceso de ejecución.
El soporte informático a través de su ayuda brinda la posibilidad de obtenerla curva de distribución de recursos del fondo, identificar los conflictos ybuscar los proyectos que pueden ser ajustados con el objetivo de resolver losconflictos. Las posibilidades del sistema permiten obtener la curva dedistribución de recursos del fondo y el diagrama de barras del proyecto enestudio en una misma pantalla y proceder a realizar los ajustes necesarios enlas dos ventanas, observando las variaciones que se producen en el fondo en unproceso interactivo. [6]
El almacén de recursos es una herramienta para el balance de recursos y la logísticaen la etapa de diseño en el proceso de
integración de la empresa. El proceso de control de ejecución de losproyectos, permite controlar las compras, la disponibilidad en los almacenes yel suministro de los proveedores.

3. Análisis de los proyectos que tienen incidencia los díasde máximo recursos en el fondo de recursos compartidos.

En el FRC de los materiales se presentan los principales conflictos queafectaran el proceso de ejecución y es necesario estudiarlos y darle la debidasolución. Para resolver este problema es necesario identificar los proyectosque inciden en el máximo y analizar las tareas que tienen posibilidades de serdesplazados haciendo uso de las holguras, los calendarios, las asignaciones ovariando la programación.

En este caso se tomó el proyecto P3 y se desplazó la tarea AC un día. Esteefecto en el fondo de recursos puede ser observado dividiendo la pantalla ycolocando el diagrama de barras de P3 en la parte superior y el fondo derecursos en la inferior. Esta herramienta ayuda en el momento de ejecutar losajustes con el objetivo de garantizar la mejor distribución de los recursos.Con los sucesivos corrimientos de las tareas en este caso, es posible observarcomo se resuelve el conflicto. [9]
Con el otro desplazamiento de la tarea AE se logra obtener el requerimientodeseado en la curva de distribución de recursos del fondo representativo de laprogramación de los proyectos a nivel de empresa.
Esta curva es la base para proceder a realizar el suministro de recursos enfunción de la capacidad del almacén y la frecuencia de suministro.

Otra forma de proceder en el fondo de recursos es transfiriendo la informaciónde las curvas de distribución de recursos de cada proyecto P1, P2 y P3 alExcel.
El procedimiento parte de seleccionar el proyecto de menor fecha de inicio ytransferir la curva de distribución del recurso al Excel. Posteriormenterepetir este proceso con el resto de los proyectos. [6]
El asistente para la exportación del fondo de recursos compartidos del Projectal Excel facilita la integración entre el director de proyecto, planificación,economía y compras.

En los siguientes gráficos se muestran los valores en Project y Excel.

De igual forma se procede con el fondo de recursos.
Es posible transferir solamente el fondo de recursos ya balanceado en elProject.

En el gráfico se muestra la curva en Project con 10 unidades de recursos ysu correspondiente curva en Excel. Con la información en Excel se facilita laobtención de las curvas de suministro para garantizar la logística. [14]. Elsistema Excel brinda una gran variedad de formas de representación de lainformación y puede adecuarse fácilmente a las necesidades de información delas dependencia de la estructura funcional de la empresa, los proveedores y elcliente. El nivel de información compartido contribuye con la integración anivel de la empresa. [9]
La curva sumatoria de los recursos se comprueba con los valores obtenidos en elProject. El gráfico muestra las curvas de los proyectos y la sumatoria enExcel.

El procedimiento brinda la oportunidad de disponer de las curvas dedistribución de recursos tanto de los proyectos individuales como del fondo derecursos compartidos representado por la Suma en este caso. Este proceso permitebalancear los recursos a nivel de empresa o grupo de proyectos con el objetivode garantizar una adecuada planificación y un aseguramiento del suministro delos recursos en función de la programación de los mismos y la disponibilidadde financiamiento en la empresa para que el departamento de compras ejecute lasmismas. En ocasiones las programaciones de los proyectos responden a susrequerimientos y cuando se obtiene la demanda de la empresa se producen ajustesacordes a los intereses de la misma en función de los clientes y lasprioridades de los proyectos.
La curva de distribución de recursos del fondo de recursos compartidos demateriales es la base para determinar la curva de suministro que será usada enla logística y posteriormente es la herramienta de trabajo del departamento decompras en la empresa durante el proceso de ejecución. [7]

- Fondo de recursos compartidos. Fuerza de trabajo.
La programación de un conjunto de proyectos requiere del análisis y optimizaciónde los recursos humanos.
En este marco los recursos humanos requieren de una distribución y organizaciónadecuada con el objetivo de hacer el mejor uso del mismo.

El concepto de organización por equipos en cuadrillas o brigadas facilitaeste análisis.
En las siguientes figuras se evalúan dos proyectos Q1 y Q2 con su distribuciónde tareas y la asignación de las cuadrillas C1 y C2 tal y como se muestra en lacurva de distribución de recursos y el diagrama de barras.
En el proyecto Q2 se muestra la tarea ER programada para 7 días con ladistribución de recursos para una cuadrilla como capacidad máxima.
En el fichero del Fondo compartido de recursos FFF se muestra con la distribuciónde los proyectos Q1 y Q2. Se refleja el uso de los recursos C1 Y C2. [14]
En el caso de la cuadrilla C1 se aprecia que no tiene asignado trabajo el juevesy viernes. El sábado y el domingo no se trabaja según el calendario definido.

Con la programación de Q1 y Q2 es necesario proceder a programar el proyectoQ3 definido con la prioridad 3. Para este proyecto, que tiene fecha de inicio14.02.02, es necesario disponer de la información del uso de los recursos C1 yC2 en Q1 y Q2. El fondo de recursos brinda esta información.
Inicialmente se asignan los recursos C1 y C2 en proyecto Q3 de acuerdo con losrequerimientos del mismo. Se procede a incorporar el proyecto Q3 al fondo derecursos compartidos y automáticamente se cubren los espacios disponibles, queno han sido usados por los proyectos anteriores Q1 y Q2.

A continuación se obtiene la curva de distribución de recursos del fondo derecursos compartido y se muestran las zonas de conflictos como se apreciaen las siguientes curvas para los recursos de C1 Y C2 que parten de consideraren este caso la asignación de una cuadrilla como capacidad máxima.

En el fondo de recursos compartidos FFFF se aprecian los tres proyectos Q1,Q2 y Q3 con la zona de conflicto del recurso C1 con capacidad máxima de unacuadrilla. [13]

Para resolver la zona de conflicto puede procederse con diversosprocedimientos.

• Incrementar la capacidad máxima a dos cuadrillas creando espacios en blanco.
• Incrementar los turnos de trabajo para la misma cuadrilla en las correspondientes fechas.
• Ajustar los calendarios.
• Contratación de nueva fuerza de trabajo para el periodo de conflicto.
• Subcontratar el trabajo a otra entidad.
• Ajuste del calendario de tarea a los espacios disponibles y corrimientos hasta satisfacer los requerimientos en la programación garantizando un trabajo continuo del recurso.

Para desarrollar el último procedimiento se edita el fichero de recursoscompartidos con la programación del proyecto Q3 con prioridad 3 en la pantalladividida como se muestra en la figura. Se procede al estudio de la tarea AAAdividiéndola, haciendo uso del icons y desplazándola hasta que permitanla utilización continua del recurso C1 eliminando la zona de conflicto. [2]Para este caso la programación de la fuerza de trabajo mantiene una actividadcontinua en los proyectos priorizados y los que tienen menos prioridad (3) hacenun uso discreto de la fuerza de trabajo.

Este proceso se desarrolla por desplazamientos sucesivos hasta alcanzar lasolución de forma interactiva observando directamente en la curva del fondocompartido los desplazamientos realizados. Este proceso debe ser realizado conel mínimo posible de desplazamientos para garantizar un trabajo continuo de lafuerza de trabajo.

Puede observarse en la solución final, que la duración total de la tareaAAA aparece representada por 15 días según el calendario en el proceso final ytenia 8 inicialmente. Para este caso el tiempo real de ejecución y el costopara esta tarea permanecen constantes. El desplazamiento final es desde eljueves 14 hasta el miércoles 27.
En el fichero del fondo de recursos compartidos puede apreciarse la distribuciónde la cuadrilla C1 en los proyectos Q1, Q2 y Q3. [14]
Se destaca la división de la tarea AAA para asumir el uso continuo de C1.
El uso del fondo de recursos compartidos de la fuerza de trabajo, permiteanalizar su distribución y estudio con el objetivo de garantizar un correctouso de la misma en los proyectos. Esta información debe ser publicada en la redpor recursos humanos con el objetivo de conocer la disponibilidad yrestricciones de la fuerza de trabajo en los nuevos proyectos en proceso deplanificación. [13]La información es imprescindible para la planificación delos próximos proyectos atendiendo a su prioridad. La evaluación del desempeñoen los cortes es también controlada por la estructura funcional y registrada enla base de datos de recursos humanos. Tanto los recursos materiales como loshumanos requieren de un financiamiento.

Fondo de recursos compartidos. Financiamiento.

Uno de los problemas fundamentales en los ajustes de los proyectos es elcontrol de los recursos financieros. En el sistema es posible determinar elcosto de las tareas y la curva de distribución de los recursos financieros enfunción del tiempo y a partir de la misma definir el flujo financiero poretapas según los requerimientos de la programación del proyecto. En el gráficose muestra la curva de distribución de recursos y las etapas de entrega definanciamiento. El flujo de caja que brinda el sistema se corresponde con estegráfico. La curva de la S contribuye con el control de ejecución de losproyectos.

Definido el costo en moneda nacional para todas las tareas y asignando lamoneda en USD para aquellas tareas que así lo requieren como un recurso, esposible obtener la variación del recurso USD en función del tiempo con elobjetivo de definir las etapas de entrega del financiamiento en función de laprogramación del proyecto.
La curva de distribución de recursos puede ser transferida al Excel y obtenerla curva de costo acumulada vs tiempo, que utilizada como costo planificado y elcumplimiento real por cortes, brinda una imagen gráfica que permitecaracterizar la situación del proyecto y calificar el mismo reflejándolo en eltablero de comando. [9]

Este gráfico puede ser editado desde el Project como página Web con elobjetivo de facilitar el acceso de la alta gerencia al mismo y de esta formainterpretarlo y proceder a dar las indicaciones correspondientes para garantizarla toma de decisiones.

En el siguiente gráfico se muestra la curva de distribución de recursos confrecuencia diaria con sus costos para el recurso C1. Este análisis puededesarrollase en planificación, se evalúa en economía y lo ejecuta compras conel financiamiento que aporte economía a partir de las definiciones primariasdadas en comercial. [2]

El balance de egresos e ingresos permite conocer el flujo de efectivo a nivelde la empresa. La curva de costo acumulado vs tiempo (curva de la S) facilita laplanificación y el control haciendo uso de los datos que brinda contabilidad enel centro de costo por proyecto. La vinculación del Project y el Excel permitenen la etapa de ejecución del proyecto proceder a realizar los ajustes quenormalmente surgen en la zonas de conflicto.

Desde el Project pueden transferirse los valores de costo por tareas al Excely proceder a buscar los valores acumulados para obtener las curvas de costo vstiempo como se desee acorde con la frecuencia o etapas que se quieran cubrir delos proyectos o de la empresa en su totalidad.

Este análisis se corresponde con el flujo de caja por recursos que brinda elProject. El Excel permite compartir la información con la estructura funcionalque debe hacer uso de la misma. [10]

4. Conclusiones.

La misión define la razón de ser de la empresa, los proyectos son muydiferentes con objetivos asociados a la misión, pero los recursos de la empresason comunes a todos los proyectos y para lograr la adecuada integración a nivelde empresa, el fondo de recursos compartidos a partir de un almacén deproyectos, juega un papel decisivo en la proyección estratégica de lasempresas que están en el proceso de perfeccionamiento en función de laexcelencia empresarial.
El FRC es una herramienta de integración que garantiza la dirección estratégicay brinda los elementos necesarios para la evaluación del parámetro logísticoen el tablero de comando de los proyectos.
En el análisis intervienen todas las dependencias claves de la estructurafuncional y los directores de proyectos, para los cuales el nivel de informaciónen el fondo de recurso compartido es una gran ayuda para el desarrollo de sutrabajo. La alta gerencia se informa sistemáticamente del uso de los recursos yde las decisiones que se toman ante los conflictos que se producen durante elproceso de ejecución con el apoyo del tablero de comando.
La combinación de los proyectos en el almacén y su fondo de recursoscompartido permite la optimización de los recursos materiales y el trabajocontinuo de la fuerza de trabajo con una programación que permite dividir lastareas que tienen menor prioridad haciendo un uso adecuado del financiamiento.
El proceso logístico por proyecto a nivel de empresa, requiere de un trabajointegrado de los recursos en el fondo compartido, con el objetivo de obtener lascurvas acumuladas como base de las curvas de suministro, de acuerdo con laprogramación de los proyectos haciendo uso del MS Project 2002.

5. Bibliografía.

1 Resolución económica del V Congreso del Partido Comunista deCuba, 1997.

• 2 Bakert. B. Alta dirección de I D. National Aeronautics and Space Administration. US.1997.
• 3 Delgado, R. Vérez, M. Un sistema informativo para la dirección de proyectos. Project Management. Universidad 98. ISPJAE. 1998.
• 4 Microsoft Project para Windows 95. McGraw-Hill. Madrid. 1998.
• 5 Project Management Institute. A guide to the project management. Body of kowledge. PMBOCK Guide 2000 Edition.
• 6 R. Delgado; M. Vérez; Dr. K Roehric, U. Humboldt. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project Management ) haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las comunicaciones aplicadas al CGLALE. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 99 –108. ISBN-No 392603-95-0.
• 7. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logistico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0.
• 8 R. Delgado. M. Montes. M. Torres. La Dirección Integrada de Proyectos apoyada por las bases de datos. Ponencia. Forum de Ciencia y Tecnica. Junio/2003.
• 9. R. Delgado. La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las nuevas tecnologías de la informática y las comunicaciones. Libro de texto. Editado por el CETA ISPJAE. 2 003.
• 9. R. Delgado. M Vérez. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project Management ). Administración y Finanzas. http://www.monografías.com . Octubre del 2 002.
• 11. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logístico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0.
• 12. Delgado, R. Aplicación del Project Management al proceso de innovación tecnológica apoyado por los sistemas informáticos profesionales. Publicación de las memorias del evento Innovación tecnológica. CITMA. CD. Feb / 2 000.
• 13. Delgado. R. Maria. A. Vérez. El apoyo de las Nuevas Tecnologías de la informática y las comunicaciones a la Dirección Integrada de Proyectos en el marco del Perfeccionamiento Empresarial. BETSIME. Revista editada en Agosto 2001. ISNN 1029-5178. http://webdisaic.colombus.cu/betsime.
• 14. Delgado. La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. Libro de texto. Editado por CETA. ISPJAE. Cuba. 2 003.

Autor:
Dr. M Sc. Ing. Roberto Delgado Victore. Profesor Titular.
rdelgado@reduniv.edu.cu
Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría.
Asesor de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de EducaciónSuperior. MES.
Lic. Maria Antonia Vérez García.
mara@pa.co.cu
Profesora Adjunta de la Facultad de Ingeniería Industrial. ISPJAE

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