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Transformación de las decisiones organizacionales a través de los portales
Resumen: Definiciones Básicas. Tendencias de los portales. Utilización en las industrias. Comunicación Interna. Aunque inicialmente el Intranet estaba recomendado para las organizaciones, que por su complejidad (en tamaño ó geografía) necesitan un sistema tecnológico para que todo su personal pueda tener acceso a la información en forma compartida y simultánea, el Intranet ha crecido tanto y presentado tantas ventajas para las organizaciones, que su uso ya se está extendiendo a casi cualquier tamaño y tipo de organización. Esta Intranet, mejor conocida dentro de las organizaciones como portal o kiosco organizacional, muestra el contenido de información existente en la organización de diversas fuentes tales como: gráficas, fuentes de diversas bases de datos, experiencias de desarrollo internas, así como información externa como tipos de cambio y noticias en Internet.
Publicación enviada por Ing. Rocío Yvonne Cázares Gallegos
Indice
1.
Introducción
2. Definiciones Básicas
3. Tendencias de los portales
4. Utilización en las industrias
5. Comunicación Interna
6. Conclusión
7. Bibliografía
1.
Introducción
Aunque inicialmente el Intranet estaba
recomendado para las organizaciones,que por su complejidad (en tamaño ó
geografía) necesitan un sistema tecnológicopara que todo su personal pueda
tener acceso a la información en formacompartida y simultánea, el Intranet ha
crecido tanto y presentado tantasventajas para las organizaciones, que su uso ya
se está extendiendo a casicualquier tamaño y tipo de organización.
Esta Intranet, mejor conocida dentro de las organizaciones como portal o
kioscoorganizacional, muestra el contenido de información existente en la
organizaciónde diversas fuentes tales como: gráficas, fuentes de diversas
bases de datos,experiencias de desarrollo internas, así como información
externa como tiposde cambio y noticias en Internet.
Ya que un portal no es una fuente nueva de información, es una vista de
lainformación existente, que dispuesta en una forma ordenada se convierte en
unaherramienta de conocimiento extraordinariamente poderosa.
Dentro de las múltiples ventajas que ofrece el Intranet, es que proporciona
lafacilidad de obtener información actualizada a tiempo real, lo que
esindispensable para la óptima toma de decisiones, ya que esta disponible las
24horas, los 365 días del año, permitiendo así acceder a la información que
senecesita de acuerdo con su disponibilidad y poder así tomar decisiones
bajocualquier circunstancia y lugar.
Toda la organización esta explotando el uso del Intranet, principalmente el
deRecursos Humanos, que esta transformando sus servicios y procesos
tradicionalesconvirtiéndolos en servicios de autoservicio, pudiendo así
dedicarse a losservicios de mayor valor agregado a la organización y el
personal.
2.
Definiciones Básicas
El Internet es la unión de infinitos ordenadores
a lo largo de todo elmundo, con el objetivo de compartir recursos e información.
La WWW es un sistema estandarizado de recolección y publicación de lainformación
dentro de la red, de una forma fácil y amena.
La Intranet es una red interna que conecta múltiples usuarios de forma similara
la tecnología de Internet. La Intranet pone una barrera al territorio
deInternet, a través del establecimiento del control de acceso a sectores a
travésdel cual los usuarios se pueden comunicar libremente e interactuar en
tiemporeal.
Estructura De Un
Portal
Las facilidades que proporciona la tecnología, permite que el portalempresarial
sea accesado a través de numerosas opciones, esto es a través decomputadoras
de escritorio y portátiles integradas a la red interna de laorganización, a
través de vía Internet por modem, y a través de los diversosmedios inalámbricos
como son celulares y PDA.
Beneficios Y Obstáculos
Debido a la estructura analizada del portal, se tiene una fuerte interacciónentre
las diversas aplicaciones dentro de la Intranet que nos permiten
analizarinterrelaciones que serían realmente complejas y tardadas si no se
contara conella.
Por ejemplo, imaginemos un empleado trabajando en fin de semana, se enfrenta
conun desperfecto de la máquina donde trabaja, ingresa al Intranet con su user
ypassword, accesa la pregunta en la sección de búsqueda, y localiza que
larespuesta esta alimentada dentro de las preguntas frecuentes del sistema
(partedel sistema de aprendizaje organizacional y lecciones aprendidas),
descubre quetiene que cambiar la pieza, por lo que decide contactar a un
proveedor, entra ala sección de compras y dando el nombre de la pieza, localiza
un proveedorrecomendado por la organización por su calidad y servicio, lo
localiza, y seresuelve el problema.
Sin esta integración en el portal, el empleado hubiera tenido que buscar en múltiplesarchivos
o bases de datos, como la de las lecciones aprendidas de cada
proyectorelacionado, preguntas frecuentes de mantenimiento y bases de datos
deproveedores, o incluso localizar vía teléfono a los expertos, lo que
lehubiera llevado más tiempo y tal vez se hubiera perdido en el mar de
información.
Esta facilitación para el apoyo a la toma de decisiones, no solo envuelve a
lasdecisiones cruciales, sino hasta las decisiones operativas del día a día.
Como ejemplo sería la decisión de un empleado de cual es la opción que másle
conviene contratar como beneficio social de los proporcionados por laorganización.
Ahora, no todo es beneficios, también se tienen problemas potenciales. De
hechoel éxito de un Intranet están enfocados factores clave que tienen
beneficios yproblemas potenciales, estos factores son:
- Factor Humano: Los individuos adaptan los
procesos de información en diferentes maneras.
- Factor Tecnológico: Intranets pueden ser
costosas y inefectivas si la compañía no tiene la tecnología necesaria
para construirlas.
La siguiente tabla muestra los principales
beneficios y problemas potencialesde integrar el Intranet, tomando en cuenta
estos factores: OF CREATINGINTRANETS14
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Beneficios
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Problemas
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1) Beneficios Humanos (suaves)
- Provee estructura de soporte 24 hrs.
- Provee fácil acceso a la información
- Provee autoservicio a empleados
- Provee medioambiente amigable
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1) Obstáculos Humanos
- Ignorancia de uso de Tecnología de
Información
- Falta de expertos TI (diseñadores
web)
- Indiferencia de administración
- Resistencia organizacional
- Resistencia a estandarizar la
información
- Resistencia a compartir información
- Resistencia de empleados
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2) Beneficios Físicos y capitales
(beneficios fuertes)
- Creación medioambiente libre de papel
- Mejorar eficiencia y efectividad
- Reducción de costos
- Modernización del departamento de RH
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2) Obstáculos Físicos / Capital
- Carencia de capital o requerido
- Dificultad de integración de tecnología
nueva y la existente
- Carencia de tecnología
- Requerimiento de mantenimiento
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3) Beneficios estratégicos
- Creación de departamento estratégico
de RH
- Proveer información a tiempo real
- Apoyo a proceso de negocios de
reingeniería
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3) Obstáculos tecnológicos (que se
facilitan si la TI existe)
- Existencia de diferentes versiones de
protocolos de HTML y necesidad de aprender nuevas aplicaciones
- Conversión de documentos y problemas
en su transferencia
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Analizando esto, la principal ventaja de que una
organización integreIntranet, es mejorar la eficiencia y efectividad de la
organización a travésde una adecuada toma de decisiones.
3.
Tendencias de los portales
El crecimiento de los portales ha sido muy fuerte
en las organizaciones en laúltima década, tanto que esta transformando la
forma de realizar los procesosy servicios dentro de la organización, tanto que
se ha incrementado lautilización del Intranet, que ha llegado a convertirse en
una de lasprincipales tecnologías utilizadas dentro de las organizaciones, como
seobserva en la siguiente gráfica, donde queda en tercer lugar, después de
lossistemas de contestación automática y el Internet.
Dentro de las teorías de evolución del
Intranet, se cuenta con la de lascuatro fases evolutivas que se muestran y
explican a continuación:
Fase 1. Kiosco: En esta fase a todo el personal
tiene acceso a la mismainformación.
Fase 2. Personalización por rol: A cada empleado se le presenta la informaciónrelevante
a su rol o variables según la organización. Por ejemplo por área,nivel,
ubicación geográfica.
Fase 3. Mi Portal: Es el portal donde cada empleado personaliza el contenido
einformación que quiere ver, donde puede ser novedades, nuevas
publicaciones,información de su interés. Por ejemplo la personalización que
proporcionaYahoo.
En este caso se combina la personalización individual elegida por el
empleadocon la que la organización permite que pueda obtener por su rol.
Fase 4. Contenido activo: En esta fase el empleado ve la información que se
hadefinido por el rol y la que él ha elegido (Mi Portal). A esto se agregan
lospatrones de navegación, que son donde el portal registra los contenidos
einformación visitada, y "sugiere" contenidos e informaciónrelacionada.
Como ejemplo de esta fase es la página de Amazon, donde el usuarioal buscar un
libro, el sistema sugiere que ha buscado las personas que hancomprado ese artículo;
en una organización esto se traduciría en documentos,links relacionados, e
incluso personal con experiencia en ese tema.
Según más se avanza en las fases de personalización, más apoyos
seproporciona al personal para la toma de decisiones, donde en la fase 4
decontenido activo se facilita la información en una velocidad más rápida
e"inteligente" direccionada aprovechando el conocimiento y
vivenciasorganizacionales.
Es por esto que la principal característica que esta empujando la evolucióndel
portal organizacional, y seguirá evolucionándolo es la funcionalidad
depersonalización, que permite al usuario acceder al contenido, información
yherramientas que el requiere y a las cuales tiene acceso.
4.
Utilización en las industrias
De acuerdo a reportes publicados en el
"Computer Almanac" y en el"Computer Atlas", el 90% de las
firmas en Estados Unidos tiene yaimplementada o está pensando en implementar
una Intranet.
La tendencia de crecimiento de los portales organizacionales es bastante
fuerteen el mundo y principalmente en USA, y esto se refleja en la siguiente
información:
- 50% de las compañías de USA utilizan
Intranet
- 90% de las compañías de Fortune 200 utilizan
Intranet
- 100% de las compañías de tecnologías de USA
utilizan Intranet
Algunos de los ejemplos de las empresas de USA
que tienen Intranet por losdiferentes sectores son:
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SECTOR INDUSTRIAL
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EMPRESA CON INTRANET
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Financiero
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Grupo Financiero Bital
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Alta Tecnología
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Apple
Compaq
Hewlett Packard
Netscape
Silicon Graphics
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Manufactura
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Osram
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Publicidad
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Lexis-Nexis (Reed Elsevier)
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Comercialización
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Bikes USA
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Telecomunicaciones
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AT&T
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Interrelación Con
Recursos Humanos
Según un estudio de Martha Finney, de la revista HR Magazine , en su artículoLa
departamento más común de la implementación del Intranet en lasorganizaciones
es el departamento de Recursos Humanos. Ya que la Intranet apoyala tendencia de
auto-servicio en Recursos Humanos, donde se busca el incrementode la
automatización de las funciones transaccionales para que el personal deRecursos
Humanos pueda dedicarse a las funciones que agregan valor al empleado,dándole
el poder al empleado de manejar sus propios archivos y requerir suinformación
directamente y en cualquier momento.
Según el estudio del Corporate Leadership Council existen 2 niveles deIntranets
de RH:
- Información estática – Desplegado de
información general
- Comunicación interactiva – Compartición de
datos y comunicación interactiva.
La siguiente tabla muestra los tipos de
aplicaciones o trámites que serealizan en cada tipo de nivel:
R USES OF INTRANETS6
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Información Estática
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Comunicación Interactiva
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- Formas de Beneficios
- Información de compensación y
beneficios
- Manuales para empleados
- Información general de RH
- Información de seguridad e higiene
- Políticas de RH
- Diagramas organizacionales
- Medición de desarrollo de desempeño
- Posteo de Reclutamiento Interno
- Manuales y Agenda de entrenamiento
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- Inscripción abierta a entrenamiento
- Cambios de información personal
- Revisiones de desempeño
- Inscripción a vacantes de
reclutamiento internas
- Planeación de sucesión
- Entrenamiento en línea
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Aplicaciones Rh En
Intranet
Ya habiendo analizado que el departamento de Recursos Humanos es el que
explotatradicionalmente el liderazgo del Intranet, cuáles son las
principalesaplicaciones que se utilizan en la Industria?
La siguiente gráfica muestra la tendencia de la utilización de aplicaciones
enportales en la industria y los planes de la organización para implementarlos:
Tomando esta información describiré un poco en
que consiste algunos deestas aplicaciones, y cómo sirven para la toma de
decisiones en la organización:
5.
Comunicación Interna
En comunicación interna, entran toda la difusión
de políticas de direccióny publicaciones de noticias actuales y pasadas, sin
tener que tenerlasacumuladas en un lugar físico que quite espacio, sin tener
que recurrir físicamenteal lugar para requerirlas y con una mayor seguridad a
las pérdidas, y pudiendoaccesarlas fácilmente a través de mecanismos de búsqueda.
Debido a estos mecanismos de búsqueda y la facilidad con que se puedenalmacenar
cantidades históricas de información, es que se puede obtener rápidamentepolíticas
comunicados que tienen la información crítica que puedaproporcionar una mejor
toma de decisiones.
Adicionalmente, debido a la comunicación bidereccional (respuesta de
loslectores de comunicación), se puede tomar decisiones de la comunicaciónrealizada
en tiempo real, y pudiendo así cambiar de rumbo de una decisión segúnmás
interactividad se tenga con los lectores, sin tener que esperar que seentreguen
encuestas y procesen para poder saber el impacto o respuesta delpersonal a la
misma.
Reclutamiento
Del proceso de selección y reclutamiento de personal que se integra en
Intranetincluye la publicación de vacantes en línea para el personal interno,
donde elpersonal puede observar las posibilidades de movimiento dentro de la
organización,inscripción a las que cubra requisitos a través del llenado de
un currículocon la información necesaria. Hasta la aplicación de exámenes
psicométricosy de conocimientos (incluyendo inglés) para analizar las características
delpersonal interno a considerarse en una promoción.
La tecnología de Intranet esta siendo tan aprovechada en este punto, queincluso
esta emigrando a poder considerar personal en otras ubicaciones geográficasa
través de compartir esta información e incluso hasta aprovechando laentrevista
en videoconferencia.
La toma de decisiones en este punto, es poder analizar las características
delpersonal interno y poder tomar la decisión de la cobertura de una vacante
através de promoción interna.
Entrenamiento
El entrenamiento en Intranet es uno de los que más auges esta teniendo en la épocaactual,
ya que a través de cursos en línea con un diseño instruccional bienelegido,
interactividad y animado se logra una capacitación más efectiva y amucho más
bajo costo.
El entrenamiento en línea puede ser desde la publicación de manuales, inclusiónde
todo el proceso de capacitación (inscripción y seguimiento), hastaintegración
de videoconferencias y simulaciones.
Un ejemplo de la toma de decisiones en entrenamiento en e-learning que simule
lalínea del manejo de una máquina compleja, donde las decisiones tomadas
afectanel proceso, calidad del producto e incluso la seguridad del personal.
Administración
El departamento de administración de personal realiza grandes transacciones
detrámites de autorización de vacaciones, cartas, seguros,
incapacidades,incrementos de sueldo, y muchos más. Por este departamento
tradicionalmentepasan gran cantidad de documentos por recibir, integrar con otra
informaciónexistente y procesar. A través de Intranet, muchos de estos
procesos sesimplifican, al requerirse, integrarse y preprocesarse en línea,
para lo cualse disminuye gran cantidad de tiempo invertido por el personal que
tramita y elpersonal de RH. Adicionalmente, el personal puede observar en línea
una copiaelectrónica de su recibo de nómina con históricos.
Toma de decisiones en administración de personal, proporcionadas por
elIntranet, se tiene por ejemplo, el requerimiento de un trámite de compra de
unartículo de tienda comercial por un empleado, donde el administrador analiza
enuna sola pantalla o de forma sencilla, su historial de prestamos, su sueldo,
susdeducciones por otras circunstancias legales y de trámites anteriores,
suestatus marital y familiar, por lo que con toda esta información se
puededeterminar fácilmente si la persona podrá seguir contando con un nivel
mensualde efectivo necesario para seguir teniendo una buena calidad de vida.
Futuro De Intranet
Según las tendencias de mejorar el ancho de banda y explotar el video y
audiopor Intranet, se visualiza que las videoconferencias serán parte
importante delas aplicaciones de Intranet.
También se empieza a explotar más fuertemente la interactividad, donde
seexplotarán desde chats de conversación de experiencias entre equipos
separadosen distancia o tiempo (diferentes turnos), hasta el entrenamiento y
entrevista adistancia.
Otra de las inquietantes posibilidades de futuro
que nos ofrece Intranet podríaser la evaluación personalizada y actualizada al
día de las necesidades deformación de una determinada persona o grupo de
personas.
En la toma de decisiones, estas tendencias se reflejaran en que el personal dela
organización podrán detectar áreas de mejora o áreas de oportunidad,
sinimportar si están juntos en tiempo o distancia, y así se podrá explotar
elconocimiento y experiencia de cada uno de ellos.
6.
Conclusión
De todos los avances que tuvo la tecnología en
la pasada década de los90’s, uno de los más transcendentes y que ha marcado
un cambio en la forma dehacer negocios fue y sigue siendo el Internet.
Todos conocemos los principales portales de Internet, como Yahoo, Altavista
yGoogle, donde su función fundamental es facilitar la búsqueda de informacióndisponible
en Internet, a través de un medio amigable y escondida pero no menosimportante,
atraer la atención a puntos importantes los cuales se quierenpromocionar, dar a
conocer y vender.
Uno de los puntos importantes de los portales, es que en un solo lugar y con
unsolo password el personal puede acceder a la información con la que puede
tomardecisiones.
El portal empresarial es mucho más que un repositorio organizacional quepermite
el autoservicio de requerimientos y extracción de información básica,es una
herramienta de administración del conocimiento útil para la toma dedecisiones.
La personalización que permite la tecnología de Internet, esta permitiendo
quellegue la información necesaria y dirigida al personal involucrado,
El fin principal del portal, es entonces, dar al personal de la organizaciónlas
herramientas y la información que requieren para tomar las decisiones
quenecesitan para realizar efectivamente su trabajo, a través de extraer
yconcentrar personalizadamente los recursos dentro y fuera de la organización.
El departamento de Recursos Humanos, es uno de los que más han explotado
lautilización del Portal debido a la gran cantidad de trámites tradicionales
ysistemáticos, y la interacción que éste le permite tener con el personal.
Entonces, ¿cuál es el fin mismo de los portales organizacionales? El
convertirla información en valor, ya que eliminan las barreras de distancia
ydisponibilidad de información, reduciendo costos conectando a múltiplespersonas
en diversos sitios al mismo tiempo.
7. Bibliografía
- Publicación en http://www.ictnet.es/
recopilada en Junio 2002.
- David Garrett. "Chapter 1: Harnessing the
Power: Intranet Defined." Intranets Unleashed The Intranet Journal
- http://www.intranetjournal.com/reference/library/1575211157/ch1.html
(16 September 1998).
- Mercer William, "Transforming HR:
Understanding the Human Resources Evolution", 1999
- Newsletter electrónico Vínculos, Año 4 –
Enero 2002– Número 29, http://www.vinculos-rrhh.com
- Portales Corporativos: La herramienta de
comunicación para la era digital http://www.kiven.com/noticias/
- Martha I. Finney. "A Matter of Balance, a
Question of Access." HR Magazine,
http://www.shrm.org/hrmagazine/articles/0197cov3.html (01 1997).
- Corporate Leadership Council, Trends and
Projections for the Strategic HR Function, September 2000
- Samuel Greengard. "Increase the Value of
Your Intranet." Workforce Online
http://www.workforceonline.com/cgibin/…
- view&drctry=intranet&Filename-2968.html
(16 September 1998)
- Martha I. Finney. "HR & Company
Intranets." HR Magazine
http://www.shrm.org/hrmagazine/articles/0197cov2.html (01 1997)
- Corporate Leadership Council. "Vision of
the Future. Tactic #1: Human Resources Self-Service Delivery System."
Washington: The Advisory Board Company (1995).
Autora:
Ing. Rocío Yvonne Cázares Gallegos
ryvonnec@msn.com
Alumno Maestría Tecnología de Información, ITESM
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Publicación enviada por Ing. Rocío Yvonne Cázares Gallegos
Contactar mailto:ryvonnec@msn.com
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Publicado Friday 19 de September de 2003
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