Resumen: Conceptos. Diagramas de procedimientos. Conceptos generales de diagramas. Métodos para formular diagramas. Simbología Básica. Formatos para captura de información.(E)
Publicación enviada por Jose Avilez M.
Índice
1. Conceptos
2. Diagramas de procedimientos
3. Conceptos generales de
diagramas
4. Métodos para formular
diagramas
5. Simbología Básica
6. Formatos para captura de
información
1.
Conceptos
El
concepto de sistema
Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre
sí, que contribuyen a realizar una función. Un sistema se compone:
Elementos físicos:
-Formas
-Reportes
-Equipo
-Material
-Papel
Elementos de información:
-Datos
-Archivo de datos (memoria)
-Instrucciones, ¿cómo hacerlo?
-Procedimientos, ¿qué hacer y cómo hacerlo? (método)
-Medidas evaluaciones-comparaciones
Elementos humanos:
-Quién
-Acciones tomadas
-Conexiones-interrelaciones
Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrolla- dos
de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa.
El
concepto de procedimiento
Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial
de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función
de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación
de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la
aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y
eficiente desarrollo de las operaciones.
Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por
un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando
varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea.
Ejemplos: pago de nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación
de personal, control de existencias de medicamentos, etcétera.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. El conjunto de
procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos:
sistema de adquisición y enajenación de bienes, sistema de mantenimiento,
sistema de contabilidad y control presupuestal, sistema de administración y
desarrollo de personal, etcétera.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un método individual de trabajo. El
método se refiere específicamente a cómo un empleado ejecuta una determinada
actividad en su trabajo. Ejemplos: la capacitación de personal, la
desconcentración de facultades, la implantación de un sistema, etcétera.
Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. Una
actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en
su puesto. Ejemplos: hacer una visita médica, recibir correspondencia, elaborar
pedidos, etcétera.
El
concepto de simplificación del trabajo
Es el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y
mejores de realizar una tarea.
La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas, lo
que permite el abatimiento de costos, menor inversión de capital y el
mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la
empresa.
La simplificación del trabajo presupone el mejor método de trabajo" el más
fácil; proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la
supe- ración personal sea más fácil, sino que además se ajusta como una
modalidad conveniente y continua.
De los índices parciales, el más usado es el de la productividad del trabajo,
el cual relaciona la producción obtenida durante un periodo determinado,
respecto a los recursos empleados para ello. También puede expresarse como el número
de bienes o servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en la
duración del trabajo puede ser de una hora, un día, un mes, un año, etcétera.
2.
Diagramas de procedimientos
En
la generalidad de las empresas la falta principal es el descuido de la
administración para aplicar en su totalidad los principios de organización a
los mecanismos de crecimiento de la empresa Como hemos asentado en el capítulo
anterior, los órganos (unidades administrativas) son responsables de ejercer
las atribuciones que de- terminan las disposiciones legales respectivas, de las
cuales se derivan tanto funciones como sistemas y procedimientos de trabajo.
La multiplicidad de funciones y el crecimiento de las operaciones, tanto en
empresas del sector oficial como del privado, inciden en la proliferación de
procesos funcionales (crecimientos acelerados) que requien grandes cantidades de
recursos humanos, materiales y financieros que generalmente conducen a zonas de
empautamiento para el mejoramiento de la capacidad de producción de bienes o
servicios frente a los consumidores y los clientes.
La permanente revisión de los sistemas, estructuras y procedimientos por las
unidades responsables del mejoramiento administrativo permitirá conocer de
manera integral la operación de la institución o de cualquier unidad
administrativa.
La presentación de procedimientos aislados no permiten conocer de manera
integral la operación de la empresa o de una de sus partes (unidad
administrativa) y el reconocer la deficiencia en la calidad de los servicios
prestados, y la necesidad de identificar problemas y dificultades
administrativas que se presentan en el cotidiano que hacer institucional, en
mucho obedece a la ausencia de procedimientos redactados y a su representación
(graficación); de aquí la necesidad de agrupar- los en forma ordenada en un
solo documento denominado "Manual de procedimientos".
El estudio de procedimientos tiene diferentes matices, tema que es tratado
ampliamente en otro capítulo de la obra; sin embargo, es importante destacar
que una vez que se ha recabado, integrado y analizado la información materia
del estudio, se procederá a la graficación de los procedimientos. La
representación de los procedimientos sujetos a estudio, puede ser más o menos
compleja, según sea la técnica de diagramación y el objeto o ámbito de
aplicación de los mismos.
3.
Conceptos generales de diagramas
La
representación por medios gráficos es para la profesión de sistemas lo que un
sistema numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje
abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo
relativamente cortos.
La elaboración de diagramas no es la única responsabilidad de la función de
sistemas, sino la parte integral de la actividad de casi todas las técnicas
profesionales, el recurso en el que puede confiarse para simplificar y presentar
con claridad miles de contextos diferentes.
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los
sistemas que son: estudio, diseño y presentación.
Estudio
de los diagramas
La fase del estudio de sistemas es la investigación original de los
procedimientos actuales. En esta etapa el examen se refiere a la forma en que se
está ejecutando el trabajo. La información que el analista necesita debe ser
correcta y completa. Una vez que el analista ha recopilado toda la información,
hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformará la
enorme mezcla de detalles sin conexión que ha reunido en un sencillo mapa-ruta
que señala por completo los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, por medio del cual el analista ha
conocido el procedimiento. Una parte muy importante de ese conocimiento es que
al ver cómo se ejecuta el trabajo, se llega a comprender una gran parte del
porqué.
Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que
ha sido una simple investigación, ahora empieza a marcar el rumbo; principia a
señalar las áreas en que es mayor la posibilidad de mejoría.
Estas dos fases, comprensión de los procedimientos actuales e indicación del
mejor camino para la acción futura, constituyen el valor más preciado que se
deriva del uso de las gráficas.
Diseño
de diagramas de procedimiento
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quizá, la más importante y con
seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollarán
los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en una palabra, el sistema
nuevo en sí mismo. Los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del
examen, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de
perfeccionamiento que antes fue- ron señalados. Los campos en los que se
duplican los esfuerzos, o se gastan sin necesidad aquellos en los que las rutas
son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar se investigarán
minuciosamente.
Los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se
convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se
centrará la representación administrativa.
Presentación
de los diagramas
La fase de presentación del trabajo se apoya con firmeza en el empleo de
diagramas o gráficas escogidos y ejecutados con el (mico propósito de explicar
a la administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué
manera debe mejorarse. En este punto los efectos del análisis de los sistemas
son acumulativos. Todo el esfuerzo que se empleó ha constituido este punto
cumbre: la aceptación o el rechazo del plan que se propone. La decisión puede
basarse en detalles pequeños, por ejemplo, el recurso que se ha dado a una
copia o forma en particular. Si el especialista en sistemas ignora su destino,
esta falta de conocimiento podrá ser tomada por la administración como indicio
de que el estudio ha sido conducido muy deficientemente. Esta conclusión
debilitará la confianza en la presentación total.
4.
Métodos para formular diagramas
Planeación
y evaluación
Todos los análisis de sistemas bien ejecutados proceden en su iniciación de
una planeación cuidadosa y de una valoración continua conforme adelanta el
trabajo. Por lo que se refiere a los diagramas, la planeación es la forma de
decidir cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines
que se desean y qué información deberán contener dichos diagramas. Debe
determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso, que armonice con
la ejecución de un trabajo comprensible.
La evaluación es el proceso de la adaptación y esto debe aplicarse continua y
conscientemente conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la
operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende
en cierto grado y por lo que se refiere al enfoque, de métodos de tanteo. El
analista continuamente debe valorizar sus métodos actuales y sus resultados,
comparándolos con los propósitos finales de historia. Este será afinado poco
a poco conforme progresa el trabajo.
Cuándo
hay que hacer diagramas
Durante la fase de la investigación de un estudio, el analista deberá
interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se
enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el
analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán
los diagramas, haciendo a un lado dibujar directo de las informaciones verbales.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso
constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de
escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente, ya que las
operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras;
segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica;
finalmente el diagrama-borrador sirve para indicar los puntos en que se han
omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quizá encuentre
útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de
preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. Por ejemplo, el símbolo
del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por quién? ¿Retenido
por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de
archivero está usando?
En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y
notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas.
El arte de entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y, con
frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la técnica de
diagrama-borrador, acomodándose a las circunstancias del momento.
5.
Simbología Básica
Un
diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no
convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión
del proceso que se pretende estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir
determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un
significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su
aplicación.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos
convencionales de las gráficas (figura 6.1), a pesar de la amplia aceptación
que ha tenido esta simbología, en el trabajo de diagramación administrativa es
limitada, porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor
todas las necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología
(figura 6.2) para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento
electrónico de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de
información, de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la
elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación
administrativa.
Clasificación
De Los Diagramas
La bibliografía de la profesión de sistemas menciona un apreciable número
confuso de tipos de diagramas y combinaciones de tipos designados por sus
autores para ajustarse a una gran variedad de asignaciones para hacer diagramas.
Sin embargo, pueden clasificarse los empleos básicos de los diagramas que,
solos o combinados, son la razón fundamental de los numerosos tipos de
diagramas que existen.
- Diagramas de
operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
- Diagramas arquitectónicos,
para representar un bosquejo de terrenos físicos.
- Diagramas de las
relaciones del personal para indicar las jerarquías de autoridad,
responsabilidad y función.
- Diagramas estadísticos,
para resumir las relaciones numéricas y cronológicas. Aunque tiene gran
valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos mencionados y
sus objetivos, se facilita la presentación de las diversas clases de
diagramas de sistemas, si se verifica en función del campo que describe
cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías.
- Diagrama de flujo. Se
refieren, básicamente, al flujo de operaciones e incluyen gráficas que se
relacionan con el manejo de formas, así como diagramas lógicos relativos a
programas de computadoras.
- Gráficas de
organización. Se refieren a las relaciones del personal.
- Gráficas diversas.
Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados.
Convención
para trazar los diagramas
- La información para
identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1.
Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2.
Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3.
Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4.
Número de personas o puestos involucrados.
5.
Número de pasos.
- Identificar cada
columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los pasos.
- Representar las
formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o
documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad,
esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
- Cada forma debe
representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
- Cada vez que se crea
una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la
esquina inferior derecha.
- Cuando las
dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente el nombre de la
forma en cada paso que aparezca.
- El original y las
copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la
esquina superior derecha. Para el original siempre se usará el número uno;
las siguientes copias tendrán numeración ascendente.
- En cada paso deben
presentarse todos los documentos que intervienen.
- Cuando se transportan
dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se
reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos, El movimiento se
representa por una sola línea.
- Cuando se muevan
Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de una línea
para cada forma o grupo de formas.
- La secuencia se
muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia
hacia abajo.
- El orden cronológico
de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de
arriba hacia abajo.
- Debe identificarse
cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo,
mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
- Si es posible, hacer
que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la
información.
Presentación
de las formas en el diagrama
- Las figuras deben
hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible
la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. Indicando en la
parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina
superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina superior
derecha, el número de la copia en cuestión. Cuando en el dibujo aparecen
dos formas del mismo tamaño, forma o nombre, o ambos, es conveniente usar
un número para identificarlas
- Las formas con copias
deben representarse como sigue.
En
caso de tener muchas copias, deben presentarse así.
- Si una forma se
destruye se representa de este modo.
Si
se tiene una alternativa, se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz
usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de
la línea.
En
el extremo de la línea se desarrolla la alternativa, pero usando un lápiz de
color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si sólo se tuviera un
color, entonces úsese línea de puntos o más clara.
En
general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama
aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por
separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.
Para
representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará el símbolo.
- Si las líneas
tuvieran que encontrarse entre sí, se usará la siguiente convención
- Cuando se tenga que
hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada
para evitar que se crucen.
- Toda forma debe
mostrar cual fue su origen.
- La nueva forma se
marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se
identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
- Cuando se termine el
espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra
parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en
el plinto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se
reinicia.
Requisitos
para diagramar
Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características:
Sintética
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto,
dejan de ser prácticos.
Simbolizada
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita y los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y
confusas en su interpretación. La razón primordial para el empleo de símbolos
es que éstos estandarizan las actividades, "encasillándolas" en
grupos compactos de actividades similares.
De
forma visible a un sistema o un proceso
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin
necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma,
con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y
que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están
presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su
aplicación.
La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo
del proceso; sin embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean
lo menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la
fluidez del diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada a los problemas que se presentan
en la técnica de diagramación, resulta sencillo el desarrollo de un
diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan
necesaria en el empleo de esta técnica, llevando a la práctica el diagramado
de algún proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse
detenidamente con el fin de afinar detalles.
6.
Formatos para captura de información
La
recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los
procedimientos se realiza generalmente a través de:
-La investigación documental.
-La encuesta.
-La observación.
Para una mayor amplitud de esta etapa, conviene revisar el capítulo
"Comprensión dcl sistema actual ".
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la
información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos. Este medio de captación
de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo; sin embargo, la
calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación
que se dé a los cuestionarios.
Las técnicas de entrevista, observación directa, muestreo (tablas de
muestreo), también son tratadas con amplitud en la segunda parte de la obra.
Una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el
estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de
poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se
investiga, las áreas que intervienen y los formatos que se utilizan.
El formato anexo 1, "Recopilación de información del procedimiento".
En este formato, se presenta en forma gráfica la secuencia en que se realiza un
trabajo, en el que intervienen varias personas a un grado de detalle que incluye
actividades de tercer nivel.
Se refiere paso a paso al conjunto de actividades que se realizan en una estación
de trabajo.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
- La secuencia en que
se realizan los pasos del proceso.
- El tipo de operación
mediante un símbolo.
- Operación.
- Transporte.
- Inspección
- Demora
- Almacenamiento.
- El tiempo neto en que
se realiza la operación.
- El tiempo total
empleado para realizar las operaciones.
- Las demoras
incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
- Iniciación en:
definir el momento preciso en que comience el proceso.
- Terminación en:
definir el momento preciso en que finaliza el proceso.
Para
cumplir con el contenido de un manual de procedimientos, es necesario contar con
formatos especiales para documentar los objetivos, políticas, donde se
transcribirán en forma clara, sencilla y directa cada uno de estos preceptos,
el anexo 2 cumple con el cometido. Para la descripción literaria del
procedimiento se utilizará el anexo 3, en el cual se describirán cada una de
las operaciones que lo componen, quien ejecuta los traslados de documentos, las
instancias administrativas que deben cubrirse y los productos y salidas que se
generen. Finalmente, para graficar un procedimiento se muestra un formato
convencional que puede ser utilizado para un diagrama de formato horizontal
(anexo 4).
La utilización de formatos para la captura y / o presentación de los
procedimientos tal y como están operando, generalmente es convencional y se
adapta a las características y naturaleza de las empresas. En el caso, por
ejemplo del sector público, para documentar un trámite o servicio la forma
puede variar. A manera de ejemplo se presenta un servicio que otorga el Servicio
Postal Mexicano y que se identifica con un trámite que debe seguir el usuario
que requiera un apartado postal". El anexo 5 describe con detalle las
operaciones del procedimiento.
Autor:
José Avilez
javilezve@yahoo.com
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