Monografias | Manual de funciones de la asociación de asesoria para el desarrollo sostenible AsedesoManual de funciones de la asociación de asesoria para el desarrollo sostenible AsedesoResumen: Análisis de funcionamiento de Asedeso. Asociación de Asesoría para el Desarrollo Sostenible, es una entidad privada, no lucrativa, apolítica, no religiosa, dedicada a promover por cualquier medio lícito, el desarrollo integral de todos sus asociados y sus comunidades mediante la ejecución de proyectos de desarrollo integral. Para la realización de las prácticas estudiantiles de la carrera de administración de empresas es necesaria la aplicación de conocimiento de métodos organizacionales organizados en las empresas según sea el tipo de estudio realizado.(V) Índice 1.
Introducción 2.
Definición del problema 3.
Justificación 4.
Objetivos 5.
Antecedentes 6.
Marco legal 7.
Análisis de funcionamiento de Asedeso 8.
Marco teórico 9.
Descripción y análisis de las relaciones internas, externas 10.
Del manual 11.
Metodología INTRODUCCIÓN ASEDESO:
Asociación de Asesoría para el Desarrollo Sostenible, es una entidad privada,
no lucrativa, apolítica, no religiosa, dedicada a promover por cualquier medio
lícito, el desarrollo integral de todos sus asociados y sus comunidades
mediante la ejecución de proyectos de desarrollo integral. Para
la realización de las prácticas estudiantiles de la carrera de administración
de empresas es necesaria la aplicación de conocimiento de métodos
organizacionales organizados en las empresas según sea el tipo de estudio
realizado. Con
el propósito de poder realizar un manual de funciones para ASEDESO se realizo
un diagnostico en la que se observo que la funcionalidad del manual constituye
el fin para la obtención de los objetivos de la Asociación por lo que se
considero tres capítulos en el presente estudio y obtención de resultados. CAPITULO
PRIMERO: Describe
los antecedentes históricos , situación legal y sus objetivos. CAPITULO
SEGUNDO: Contiene
el diagnostico de ASEDESO en secciones Análisis
Técnico – Administrativo. Análisis
Económico y financiero. CAPITULO TERCERO: Contiene
el manual de funciones, el cual es el resultado de soluciones para el problema
encontrado. Por ultimo se presentan las conclusiones y recomendaciones
correspondientes. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA: ASEDESO,
organización es estudio actualmente no cuenta con funciones especificas para
cada uno de su personal, la descripción de un puesto de trabajo se hace
necesaria ya que la estructura de su organigrama, se plantea de forma
unidireccional, en la que su gerente de primera línea tiene a su cargo
funciones que no le competen, por la imposibilidad de delegar funciones debido a
la carencia de un plan especifico de trabajo para cada elemento de la organización. En
virtud de lo anterior expuesto, se reflexiona sobre el tema y se decide poner en
practica los conocimientos adquiridos, tanto legales, como administrativos, para
la formulación de un "Manual de Funciones", en el que se detalle el
rol de cada uno de los elementos que conforman esta organización; la
reestructuración de un nuevo organigrama, exige la existencia de una guía de
trabajo en la que cada uno del personal tendrá ya descritas sus obligaciones
simplificando a la organización el trabajo de introducción de personal nuevo
con sus nuevas labores. JUSTIFICACIÓN: Asociación
de Asesoría para el Desarrollo Sostenible (ASEDESO), Es una Asociación
Privada, no lucrativa que funciona con el fin de contribuir al desarrollo
integral de las comunidades mediante la ejecución de proyectos de desarrollo
integral. En
la Actualidad ha manifestado problemas que limitan sus actividades operacionales
y una de sus limitantes es el de no contar con un manual de funciones que
oriente el funcionamiento adecuado de cada elemento de la Institución. Es
por ello que se realizó una investigación de diagnostico organizacional con el
cual se determino la necesidad de un instrumento que guié al personal y oriente
para un mejor desempeño en las labores de cada uno. Este
instrumento o guía servirá, no solo para el personal que ya labora en la
institución, sino también a los nuevos elementos que ingresen a ASEDESO para
guiarse en sus nuevas actividades. OBJETO DE ESTUDIO ASEDESO,
organización creada para llevar el desarrollo integral a las comunidades del área
rural de Alta Verapaz, ubicada en la cabecera departamental, es el centro de
estudio para el diagnostico organizacional realizado por estudiantes de
Administración de Empresas del Sexto Semestre, Practica II. DELIMITACION INSTITUCIONAL El
estudio comprendió el personal en general de Asociación de Asesoría para el
Desarrollo Sostenible, sus funciones y sus cargos. OBJETIVOS GENERALES:
ESPECIFICOS:
CAPITULO I ANTECEDENTES ASPECTOS
GENERALES En
la ciudad de Cobán, cabecera del departamento de Alta Verapaz dada las
situaciones, es necesario una Asociación capaz de impulsar proyectos de
beneficio común para un desarrollo Integral de sus integrantes y comunidad. Un
grupo de personas decidió crear una asociación civil con personalidad jurídica
no lucrativa, integrada por ingenieros, licenciados, estudiantes, promotores, así
como de todas las personas que así lo deseen; para que a través de tal
asociación se formalice una organización, capaz de representar a los
integrantes de la misma como personas individuales, coordinando y canalizando
los esfuerzos y recursos de los asociados, para la formulación de proyectos de
desarrollo integral que beneficie a los más vulnerables, el área rural. Creando
la ASOCIACION DE ASESORIA PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE "ASEDESO".
Esta asociación es totalmente ajena a las actividades políticas partidistas,
no lucrativa, ni religiosa respetuosa de las creencias de sus asociados, de
promoción social y desarrollo en todos sus aspectos, no hará discriminaciones
de ninguna naturaleza y será eminentemente democrática. "ASEDESO"
es una entidad privada, dedicada a promover por cualquier medio licito, el
desarrollo integral de todos sus asociados y sus comunidades, mediante la
ejecución de proyectos de desarrollo integral. El
domicilio de la asociación se fija en el Departamento de Alta Verapaz, y sus
oficinas centrales estarán en la quinta calle ocho guión setenta y uno de la
zona tres en la ciudad de Cobán. Podrá establecer sub-sedes en cualquier otro
lugar de la República de Guatemala. TIPO
DE EMPRESA: La
asociación opera desde el punto de vista legal, como una empresa individual de
categoría única con patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechos
y contra restar obligaciones. Está
inscrita en el registro mercantil según libro de empresas mercantiles bajo el
numero 592564. TIPO
DE ACTIVIDAD: Actualmente
la asociación presta los servicios tales como:
RECURSOS
HUMANOS: Para
cumplir con sus fines y objetivos ASEDESO tiene un perfil profesional de alto
nivel, la mayoría de esos miembros son personas con amplia experiencia y
conocimiento de la región de Alta Verapaz respaldados por estudios
universitarios a nivel de licenciatura y postgrado en las diferentes ramas de
las ciencias sociales.
MARCO LEGAL La
asociación de asesoría para el Desarrollo Sostenible "ASEDESO" se
conformo el veinte y tres de agosto de dos mil. El
veinte de septiembre de dos mil, según escritura pública número doscientos
cuarenta y nueve. Fue inscrita con la personalidad jurídica la Asociación de
asesoría para el Desarrollo Sostenible "ASEDESO". Según Acta Número
veinte y cuatro guión dos mil folios trescientos veinte y cinco al trescientos
cuarenta y dos, del Libro número cinco B de Personas Jurídicas. Las
relaciones laborales dentro de la institución, están reguladas de conformidad
con lo prescrito en el Código de Trabajo Vigente. ANALISIS
DE FUNCIONAMIENTO DE ASEDESO FORTALEZAS DEBILIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES MARCO TEORICO Diagnostico
Organizacional: Este
nos permite la identificación sistemática y objetiva de los factores internos
y externos de determinada organización o empresa, mismo que determina la
conformación estructural de dicha organización, sus manifestaciones
administrativas, y el grado de desarrollo histórico-evolutivo que genera, como
consecuencia, un estilo de dirección, coordinación y control determinado. Es
por ello que en el diagnostico de una empresa, suele utilizarse el proceso
administrativo, que constituye una forma sistemática de realizar actividades
tendientes al logro de objetivos a través de las personas, que incluye las
etapas de planificación, organización, dirección y control. Planificación: Es
una etapa en la cual se inicia normalmente estudio de una organización con base
al proceso administrativo, esto implica que los administradores piensen, a través
de sus objetivos y acciones, y con anticipación que sus acciones se basen en
algún objetivo y acciones, o lógica, más que en una suposición. Asimismo
permite que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren
para alcanzar sus objetivos; que los miembros realicen las actividades acordes a
los objetivos y procedimientos escogidos, y que el progreso en la obtención de
los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en caso de
ser insatisfactorio. Es
por ello que para una efectiva planificación, la asociación debe tomar en
cuenta los principios de: claridad, precisión concordancia y flexibilidad de
los objetivos, así como la participación de las personas para su consecución.
Las políticas deben ser individuales, claras y precisas, accesibles a todos los
niveles de la organización, facilitando la toma de decisiones. Así los
procedimientos deben enfocarse a la eficiencia y la especialización. De
la misma manera de definen la visión, la misión, objetivos, metas estrategias,
tácticas, políticas y procedimientos. Es
importante crear una proyección la cual anima, inspire y transforme el propósito
de la Asociación a través de los lideres creando dicha proyección por medio
de los líderes, y de esta manera desarrollar una imagen deseable de la asociación,
que permita articular la percepción de las acciones que aún no se han
realizado en forma realista y atractiva para la Asociación. La
misión debe ser competente con la visión, y conocida por el personal de la
entidad. En tal sentido la definición de la misión de la Asociación obliga a
la administración a identificar con cuidado el alcance de los servicios. Los
objetivos también deben ser formulados y deben de estar enfocando la visión de
la Asociación en base a Organización: Así
como en la planificación, el estudio de los elementos de la etapa de organización.
Constituyen un aspecto importante para determinar la situación de una empresa. En
primer lugar las personas que trabajan juntas deben desempeñar ciertas
funciones y en segundo lugar, los papeles que cumplen las personas deben diseñarse
racionalmente para asegurar que se realicen las actividades requeridas y que
estas se adecuen entre si de modo que se pueda trabajar grupalmente en forma
ininterrumpida, con eficacia y eficiencia. El
funcionamiento de toda Organización, implica la consideración y aplicación de
ciertos principios que constituyen los marcos de referencia conceptual que
pueden traducirse en elementos normativos.
Son
considerados como criterios esenciales para la organización eficaz, siendo el
propósito de la Asociación ayudar a que los objetivos tengan significado y
contribuyan a la eficiencia organizacional. a.
l) Unidad de Mando: Se
refiere a que el empleado debe estar al mando, recibir instrucciones solamente
de una persona, Jefe inmediato superior. a.2)
Autoridad: Indica
que los jefes deben contar con elementos suficientes según el puesto desempeñado. a.3)
Responsabilidad: Es
la capacidad de responder por los actos propios y ajenos. Los superiores no
pueden evadir la responsabilidad acerca de los actos del personal a su cargo. Así
mismo, dentro de la etapa de la Asociación es relevante el estudio de los
elementos siguientes:
La
delegación se define como "La asignación de autoridad y responsabilidad a
otra persona para que lleve acabo determinadas actividades. La
comprenden las actividades relacionadas en una Asociación. En este sentido, es
necesario para el logro de una buena Organización que los deberes se
especifiquen en forma clara y cuidadosa. Por
ello la división en el Primer Nivel Jerárquico, es casi siempre funcional.
Para hacer la división de funciones más adecuada se debe partir de los
objetivos y planes aprobados. Un
aspecto en la Organización es la determinación de departamentos, lo cual
indica un área o división definida de una Asociación sobre la que un
administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades. Tradicionalmente
se define como un procedimiento para encontrar al hombre que cubra el puesto de
acuerdo a su capacidad, a un costo adecuado. En
el proceso tienen que aplicarse técnicas para elegir al personal que habrá de
llevar a cabo las actividades de la institución. Es
el proceso continuo de proporcionar a los subordinados información sobre la
eficacia con que se está efectuando el trabajo para la Organización. Organigrama
Propuesto: Este
organigrama sirve de base para la división de funciones del Manual de
Organización, teniendo como autoridad máxima a la Junta Directiva quien toma
las decisiones y a la vez delega responsabilidades: el asesor será la persona
que le proporcionará asistencia técnica; un contador encargado de llevar los
diferentes libros de contabilidad y elaborar los informes legales
correspondientes exigidos por la Contraloría de Cuentas.
DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA
TECNICO ADMINISTRATIVO ADMINISTRACION La
administración es esencial en toda actividad organizada, porque trata de una
función natural a la sociedad humana. La
administración, como tal es intangible. Se le ha definido como una fuerza
invisible, y la tarea de la misma consiste en crear una fuerza invisible, y la
tarea de la misma consiste en crear y conservar un ambiente adecuado, para que
grupo de personas puedan trabajar eficazmente en el logro de objetivos comunes. ESTRUCTURA
TECNICO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA: Esta
asociación adolece de algunas debilidades en torno a la administración en
forma global. LA
PLANEACION: La
importancia de la planeación es de que da la dirección, reduce el impacto de
cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares para
facilitar el control. Según
análisis de la información base contestada por los funcionarios de la asociación,
señalan que no cuentan con una planificación explícita de ninguna clase, en
donde se incluyan por escrito las políticas, objetivos, programas y
procedimientos que regulen la administración, de compras, ventas y manejo de
personal dentro de la asociación. Esto implica no contar con existencia de
inventarios y presupuesto de operación que contemple los gastos de proyectos y
de administración. Los
trabajadores desconocen los objetivos de la Gerencia, así como las metas que
deben de trazarse para el logro del Objetivo General. ORGANIZACIÓN: Organizar
es un de las funciones de la administración que se ocupa de escoger que tareas
deben realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben de agruparse, quién
se reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones. De
hecho la Empresa cuenta con una organización de tipo informal, la que incluye
al grupo de trabajadores y puestos. DIRECCIÓN: Es
hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo de
acuerdo con los planes y la organización hechos por el jefe administrativo. Esta
actividad debe estar encaminada a solucionar todos los contratiempos laborales
así como a supervisar, coordinar, motivar e incentivar el elemento humano para
encaminarlo hacia la eficiencia productiva. Las
tareas y atribuciones del personal se dan únicamente en forma verbal y la
supervisión de las actividades se hacen en forma personal. El
criterio de contratación del personal es en base a nivel académico y
capacidad, sin embargo, no se tiene nada escrito como requisito de los puesto,
por otra parte no se cuenta con un formulario de contratación haciéndose todo
en forma verbal. CONTROL El
sistema de control interno es un instrumento de gestión que comprende el plan
de organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados dentro de
una entidad para salvaguardar su patrimonio, verificar la exactitud y veracidad
de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y propender
al cumplimiento de las metas y objetivos programados. El
concepto de control interno abarca todo el conjunto de mecanismos y
procedimientos establecidos por los organismos para asegurar la regularidad, la
eficiencia y la eficacia de sus operaciones y actividades. ANALISIS
DE LOS OBJETIVOS: Existen
objetivos generales y metas que sumandos en forma ordenada y funcional hacen el
cumplimiento de los fines y objetivo de la Asociación como promover el
desarrollo integral de las comunidades de escasos recursos económicos. ANALISIS
DE LAS FUNCIONES: Son
las acciones coordinadas que le corresponde realizar a las unidades ejecutoras. ATRIBUCIONES: Es
la descripción breve, en términos generales y con algún orden de importancia,
de las tareas o labores que son características al puesto, se pueden clasificar
en: generales, especiales y particulares. Para
el buen desempeño de las funciones de la Asociación es necesario controlar una
serie de problemas que se pueden clasificar así: ·
PROBLEMAS
DE CONDUCCIÓN SUPERIOR: En
este sentido la Asociación posee cierta debilidad, ya que carece de planes,
programas y proyectos, por lo mismo no existen objetivos claros y reales ni las
políticas que orienten a tales objetivos. Es atribución de carácter general
de la alta gerencia y está relacionado con la capacidad gerencial de los mandos
medios para dirigir la Asociación y su grado o no de interés. ·
PROBLEMAS
DE RECURSOS: Las
funciones y atribuciones del personal operativo de la Asociación no se
encuentran planificadas a través de manuales de funciones. DESCRIPCION Y ANALISIS DE LAS
RELACIONES INTERNAS, EXTERNAS RELACIONES
INTERNAS: Las
relaciones entre la parte patronal y empleados en general es cordial y de mutuo
respeto: cualquier problema de incumplimiento por parte de los trabajadores es
tratado siempre por la vía directa con respeto al trabajador, de manera educada
y objetiva. En
cuanto a trabajadores propiamente, la relación es respetuosa, cada uno realiza
y cumple su función en el trabajo. RELACIONES
EXTERNAS: La
mayor relación externa es con los integrantes de las comunidades. GENERALIDADES: Considerando
estar cumpliendo con la comisión encomendada de la practica administrativa
estudiantil, se presenta el manual de funciones a la junta directiva de ASEDESO
en el cual se establece una estructura establecida creyendo que no es definitiva
y queda sujeta a cambios, cuando lo crean convenientes la autoridades de la
Asociación, asiendo una recomendación general de la estructura del manual y
este debe ser flexible afín de mantenerlos al día de acuerdo a las necesidades
de la asociación . CAPITULO III DEL MANUAL MISIÓN Elaborar
un manual de funciones que contribuya al mejor desempeño de las actividades de
manera efectiva y eficaz para el personal de ASEDESO. VISIÓN Desarrollar
métodos y procedimientos de trabajo que nos permitan alcanzar los objetivos
trazados y el mejor funciona-miento del personal, a través del manual de
funciones. OBJETIVOS:
ALCANCE: La
Jurisdicción Orgánica de este Manual deberá abarca todos los puestos
Administrativos de la Asociación Objeto de Estudio. APROBACION: Será
la directiva de la Asociación quienes aprueben el contenido de este Manual y
determinar la fecha de vigencia. TIPO
DE SERVICIOS: PERITO EN administración de
Empresas. SERVICIOS
A PRESTAR: El
contratado se compromete a prestar los servicios como Técnico en promoción y
logística en A S E D E S O, Debiendo realizar las siguientes funciones: CARACTERISTICAS: JEFE
INMEDIATO SUPERIOR: División
o Deptarta-mento: Reporta
a: Supervisa
a: TIPO
DE PUESTO: __ PERMANENTE __ _ TEMPORAL ___
TIEMPO PARCIAL OTROS: Reubicado TIPO
DE SERVICIOS: SECRETARIA CONTADORA SERVICIOS
A PRESTAR: El
contratado se compromete a prestar los servicios como Secretaria Contadora en A
S E D E S O, Debiendo realizar las siguientes funciones: CARACTERISTICAS: JEFE
INMEDIATO SUPERIOR: División
o Deptarta-mento: Reporta
a: Supervisa
a: TIPO
DE PUESTO: __ PERMANENTE __ _ TEMPORAL ___
TIEMPO PARCIAL OTROS: Reubicado TIPO
DE SERVICIOS: INGENIERO CIVIL O ARQUITECTO. SERVICIOS
A PRESTAR: El
contratado se compromete a prestar los servicios como supervisor de obras en A S
E D E S O, Debiendo realizar las siguientes funciones:
CARACTERISTICAS: JEFE
INMEDIATO SUPERIOR: División
o Deptarta-mento: Reporta
a: Supervisa
a: TIPO
DE PUESTO: __ PERMANENTE __ _ TEMPORAL ___ TIEMPO PARCIAL OTROS: Reubicado TIPO
DE SERVICIOS: SECRETARIA OFICINISTA SERVICIOS
A PRESTAR: El
contratado se compromete a prestar los servicios como Secretaria Oficinista en A
S E D E S O, Debiendo realizar las siguientes funciones: CARACTERISTICAS: JEFE
INMEDIATO SUPERIOR: División
o Deptartamento: Reporta
a: Supervisa
a: TIPO
DE PUESTO: __ PERMANENTE __ _ TEMPORAL ___
TIEMPO PARCIAL OTROS: Reubicado TIPO
DE SERVICIOS: INGENIERO AGRONOMO SERVICIOS
A PRESTAR: El
contratado se compromete a prestar los servicios como Supervisor De programas y
proyectos Agroforestales en A S E D E S O, Debiendo realizar las siguientes
funciones:
CARACTERISTICAS: o
Ingeniero
forestal o
Ingeniero Agrónomo
o
Perito Forestal o
Perito en
Recursos Naturales o
Técnico Agrícola
o
Diplomado en
Formulación y evaluación de proyectos o
Experiencia
laboral: un año de experiencia en la ejecución de tareas similares o
Dominio del
idioma del Área o
Trabajar bajo
presión o
Buenas Relaciones
Humanas JEFE
INMEDIATO SUPERIOR: División
o Departamento: Reporta
a: Supervisa
a: TIPO
DE PUESTO: __ PERMANENTE __ _ TEMPORAL ___
TIEMPO PARCIAL OTROS: Reubicado TIPO
DE SERVICIOS: LICENCIADO EN PEDAGOGIA SERVICIOS
A PRESTAR: El
contratado se compromete a prestar los servicios como Supervisor Educativo y de
capacitación en A S E D E S O, Debiendo realizar las siguientes funciones: CARACTERISTICAS: JEFE
INMEDIATO SUPERIOR: División
o Departamento: Reporta
a: Supervisa
a: TIPO
DE PUESTO: __ PERMANENTE __ _ TEMPORAL ___
TIEMPO PARCIAL OTROS: Reubicado TIPO
DE SERVICIOS: PILOTO SERVICIOS
A PRESTAR: El
contratado se compromete a prestar los servicios como piloto en A S E D E S O,
Debiendo realizar las siguientes funciones:
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