La administración comprende diversos elementos para su ejecución es
necesario establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar
soluciones claras a problemas determinados, dentro de todo proceso los patrones
establecidos siguen una serie de normativas y controles que permiten regular sus
acciones.
Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr
la excelencia, dentro de los cuales esta la integración corporativa, la
estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características
que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.
Las empresas están estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se
conjugan el recurso humano y la ejecución de las actividades por parte de las
partes que la integran es necesario que dentro de una organización se deben
establecer planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas
adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro de una organización.
2. Conceptos de administración.
Según Melinkoff, Ramon.
El significado de la administración ha sido objetivo de múltiples
controversias, se ha expresado de diversas formas. Cuando se trata de definir o
conceptuar la administración se ha incurrido en riesgos de exceso o de defecto.
Por tal motivo trata de ser minucioso en el momento de su definición para el
autor es:
"La organización y dirección de recursos humanos y materiales para lograr
los fines propuestos, tanto del sector publico como del privado, mediante la
utilización de un conjunto de procesos".
Según Wilburg Jiménez Castro:
La administración "es una ciencia social compuesta de principios, técnicas
y practicas cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo, a trabes de los cuales se pueden alcanzar
propósitos comunes, que individualmente no es factible logra".
Para George R. Terry la define como:
Administrar es lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo humano y
la utilización de un conjunto de procesos".
Tal y como se observa en las definiciones anteriores cada autor expresa su punto
de vista de diversas maneras, destacando medianamente los principios
administrativos. En la primera el autor habla de la Organización y dirección
de uno de los factores más importantes de la empresa como lo es el recurso
humano y por otra parte también habla de los materiales para lograr los fines
propuestos, en esta definición podemos detectar o concluir que en ella se señalan
no solo los fines, sino también los medios para obtenerlos. Para Wilburg la
administración es una ciencia que conjuga diversos elementos para las
consecuciones de los objetivos empresariales. En el concepto de George se
observa que solo se explican los elementos humanos que desarrollan el desarrollo
de la organización.
Todos estos conceptos no hacen mención a uno de los elementos más importantes
como lo es que la administración es de carácter productiva ya que elimina uno
de los elementos constitutivos de los medios de producción dentro de las
fuerzas organizativas, como lo son los medios de trabajo y en especial los
instrumentos de trabajo, los cuales deben estar representados en las
definiciones por los elementos materiales, los que son utilizados por la fuerza
del trabajo y así transformar la naturaleza en beneficio de la sociedad,
mediante la obtención del producto como un efecto natural del proceso
productivo.
3. Funciones de la administración (proceso administrativo)
Las funciones administrativas consideradas como un todo, conforman el proceso
administrativo, dentro de estos se encuentran la planeación, organización,
dirección y control estas son las funciones administrativas cuando se
consideran en su enfoque global para alcanzar objetivos, forman el proceso
administrativo, el cual esta determinado por el conjunto de las funciones
administrativas.
Planeacion.
Las empresas no pueden trabajar en base a la improvisación, por tal motivo
tienen que planear todo con anticipación. La planeación figura como la primera
función administrativa, por ser la base para las demás funciones. La planeación
es la función administrativa que determina anticipadamente cuales son los
objetivos que deben alcanzarse y que debe hacerse para alcanzarlos. Se trata
entonces de un modelo teórico para la acción futura, esta empieza por la
determinación de objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de
la mejor manera posible. Planear es definir los objetivos y escoger
anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlo, esta define a donde
se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuando y en que secuencia.
Tipos De Planes
La planeación produce un resultado inmediato: el plan, un plan es el producto
de la planeación y constituye el evento intermedio entre el proceso de planeación.
Todos los planes tiene un propósito común: la previsión, la programación y
la coordinación de la secuencia lógica de eventos, los cuales si se aplican
con éxito, deberán conducir al alcance de los objetivos que los orienta. Un
plan es un curso predeterminado de acción sobre un periodo especifico que
representa una respuesta y una anticipación al tiempo, con el fin de alcanzar
un objetivo formulado.
Existen cuatro tipos de planes:
- Planes relacionados con métodos, denominados procedimientos: Son los
planes relacionados con métodos para la ejecución del trabajo, son
denominados también operacionales.
- Planes relacionados con dinero, denominado presupuesto: Son delimitados
por los ingresos o gastos dentro de un determinado periodo de tiempo. Según
sus dimensiones y efectos los presupuestos se consideran planes estratégicos
cuando cobijan la empresa como una totalidad y abarca un largo periodo, como
es el caso de la planeación financiera estratégica.
- Planes relacionados con el tiempo, denominado programas o programaciones:
Van desde programas simples (se planifica solo por un calendario), y los
complejos (exige técnicas matemáticas avanzadas para procesamiento de
datos).
- Planes relacionados con comportamiento, denominados normas o reglamentos:
Refleja el comportamiento solicitado a las personas, especifican como deben
comportarse en determinadas situaciones.
Organización.
Es una unidad o entidad social, en el cual las personas interactúan entre sí
para alcanzar objetivos específicos. Significa cualquier cometido humano
moldeado intencionalmente para alcanzar los objetivos. La empresa constituye
ejemplos de organización social.
La organización como parte del proceso administrativo depende de la planeación,
de la dirección y del control para formar el proceso administrativo. Para que
los objetivos puedan alcanzarse, los planes ejecutarse y las personas puedan
trabajar eficientemente, las actividades deben agruparse adecuadamente de manera
lógica y la autoridad debe distribuirse de tal manera que evite conflictos y
confusiones. La organización consiste en:
- Determinar las actividades especificas necesarias para el alcance de los
objetivos planeados (especialización).
- Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalizacion).
- Asignar las actividades a posiciones y personas especificas (cargos y
tareas).
Dirección (recurso humano).
Esta relacionada con la acción, como la puesta en marcha y esta muy vinculada a
las personas, esta directamente vinculada con la actuación del Recurso Humano
de la empresa.
Las personas necesitan aplicarse en sus cargos y funciones, entrenarse, guiarse
y motivarse para alcanzar los resultados que se esperan en ellas. La función de
la dirección se realiza directamente con la manera por la cual el objetivo o
los objetivos deben alcanzarse por medio de la actividad de las personas que
componen la organización. Es la función administrativa que se refiere a las
relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la
organización y de la motivación.
La dirección constituye una de la más complejas funciones administrativas por
el hecho de implicar orientación, asistencia para la ejecución, comunicación,
motivación, y todos los procesos por medio de los cuales los administradores
procuran influenciar a sus subordinados para que se comporten según loas
expectativas y consigan así alcanzar los objetivos de la organización.
Control
La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se
planteo, organizo y dirigió se ajusten tanto como sea posible a los objetivos
previamente establecidos. La esencia del control reside en la verificación de
si la actividad controlada esta alcanzando o no los objetivos y los resultados
planteados. Consiste fundamentalmente en el proceso que guía toda actividad
hacia un fin determinado.
4. Toma de decisiones.
Después de fijar los objetivos de la empresa, la tarea de planeación
consiste en establecer las acciones racionales necesarias para el logro
satisfactorio de tales objetivos. La racionalidad se refiere a la selección de
los medios adecuados para alcanzar los objetivos.
Aunque la planeación es un proceso de toma de decisiones, toda toma de
decisiones no es un proceso de planeación, este debe considerar un aspecto
particular de la toma de decisiones, que implica algunas características
especiales tales como:
- Toma de decisiones anticipadas: La planeación se refiere a la decisión
de que hacer, como hacerlo, antes de ejecutar la acción requerida. La
planeación incluye un proceso formal que precede a la acción, en tanto que
la toma de decisiones puede ser informal.
- Interconexión de las decisiones: Busca conjugar las diversas decisiones
tomadas en los diversos niveles y áreas de la organización así como
incluir una decisión o un conjunto de decisiones como subsecuentes, lo cual
dificulta saber donde comienza o termina la planeación.
- Creación de un estilo futuro deseable: Busca alcanzar una situación
futura deseada por la organización, que puede referirse a objetivos
organizacionales globales o a objetivos departamentales sectoriales.
La toma de decisión es el núcleo de responsabilidad administrativa. El
administrador debe escoger constantemente que se debe hacer, quien debe hacerlo,
cuando, y donde, muchas veces como hacerlo. En cualquier actividad, bien sea en
la función de establecer objetivos o asignar recursos, el administrador debe
ponderar el efecto de la decisión de hoy en las oportunidades de mañana. Después
de establecer los objetivos el administrador evalúa las alternativas futuras en
función de esos objetivos.
El proceso de decisión requiere que la información sea organizada de manera
racional y este libre de influencia.
La toma de decisiones es uno de los más importantes para la gerencia y dirección,
es tal su valor que casi se identifica la dirección como la facultad para tomar
decisiones, quien no sabe decidir no sabe dirigir, esta es una verdadera
incontrovertible.
Las decisiones son variadas con sentido y características diferentes, tenemos
desde las decisiones imperceptibles que son aquellas que no percatamos cuando la
tomamos, hasta las decisiones estratégicas, pasando por decisiones rutinarias y
tácticas.
Tipos de decisiones.
Están determinadas por los objetivos, el conocerla y diferenciarlas tiene un
gran valor porque nos facilita la utilización del instrumento mas adecuado para
asumir ante las decisiones la actitud más conveniente.
Los tipos más comunes son:
Estratégicas y tácticas: Las estratégicas son vitales para la empresa ya que
son decisiones de grandes proyecciones que implican además averiguar cual es la
situación actual, sus posibilidades, los recursos disponibles etc. Las tácticas
son menos importantes debido a que llegan a adquirir un carácter rutinario, son
decisiones simples, que se repiten con cierta frecuencia que facilitan su
ejecutoria.
En relación al grado de incertidumbre: Las de mayor incertidumbre son de tipo
estratégica.
Individuales y colectivas: Todas las relacionadas con las funciones especificas
de una empresa, producción, ventas, finanzas. Seguridad, personal y control.
Bases para tomar decisiones:
- La intuición.
- Los hechos.
- La experiencia.
- La autoridad.
Fases del proceso de decisiones.
- Definición del problema: Es buscar el problema y definirlo, en algunos
casos se hace de manera evidente y objetiva.
- Análisis del problema: Para conocer sus verdaderas causas, y especificar
su entorno y origen.
- Búsqueda de soluciones alternativas: Se deben preparar varias
alternativas al problema dependiendo de su naturaleza.
- La decisión dentro de la mejor alternativa: La decisión debe presentar
la mejor alternativa para obtener la mejor solución.
- Convertir la decisión en acción efectiva: Le da contenido y valor a las
decisiones demostrando su efectividad o incongruencia.
Planificación.
La planificación se realiza mediante la ejecución de un conjunto de procesos,
coherentes y relacionados.
Dichos procesos son
- Formulación: Comprende la preparación del plan, que es inicia con el
diagnostico y el pronostico. En la formulación de los planes se deben
utilizar técnicas diversas adecuadas.
- Discusión y Aprobación: En esta etapa deben participar las unidades de
dirección superior, medias y auxiliares, las propias del asesoramiento así
como algunos sectores externos que de una u otra manera están ligados a los
intereses de la organización.
- Ejecución: Una vez que se aprueba el plan corresponde a las unidades
ejecutivas o líneas de mando la ejecución de los programas y sus
subprogramas.
- Control y valorización: Estos procesos serán vistos posteriormente en
detalles, tales procesos no solo necesitan actividades planificadas de una
empresa sino también en todas las actividades que se realiza.
5. Análisis FODA.
La etapa comparativa del marco analítico de formulación de estrategias
incluye las matrices DOFA, PEEA, GCB, IE y de gran estrategia. Estas
herramientas se fundamentan en información de entrada proveniente de las
matrices de evaluación de factor interno, externo y en la de perfil
competitivo. La cotejación de las debilidades y fortalezas internas con las
amenazas y oportunidades externas originan estrategias o alternativas factibles.
La matriz DOFA es una importante herramienta de formulación de estrategias que
conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: FO, DO, FA y DA. Las
letras D. O. F. A. Significan debilidad, oportunidad, fortaleza y amenazas, las
estrategias FO se basan en el uso de las fortalezas internas de una firma con el
objeto de aprovechar las oportunidades externas.
Para una empresa seria ideal poder utilizar sus fortalezas y así mismo explotar
sus oportunidades externas. Ella podría partir de sus fortalezas y mediante el
uso de sus recursos aprovecharse del mercado para sus productos y servicios.
Generalmente las organizaciones utilizan estrategias DO. FA. o DA, para llegar a
una situación en la cual puedan aplicar una estrategia FO, cuando una empresa
afronta debilidades importantes, tratara de vencerlas y convertirlas en
fortalezas, cuando se ve enfrentado a una amenaza grave luchara por evitarla y
concentrarse más en oportunidades.
Las estrategias DO tienen por objetivo la mejora de las debilidades internas
valiéndose de las externas. A veces una empresa disfruta de oportunidades
externas decisivas, pero presenta debilidades internas que le impiden explotar
dichas oportunidades. La FA se basa en la utilización de las fortalezas de una
empresa para evitar o reducir el impacto de las amenazas externas, este objetivo
consiste en aprovechar las fortalezas de la empresa reduciendo al mínimo las
amenazas externas; esto no significa que una empresa grande deba siempre
afrontar las amenazas del ambiente en forma frontal. La estrategia DA tiene como
objetivo derrotar debilidades internas y eludir las amenazas ambientales, se
intenta minimizar debilidades y amenazas mediante estrategias de carácter
defensivo, pues un gran número de amenazas externas y debilidades internas
pueden llevar a la empresa a una posición muy inestable, enfrentada a una
situación como la descrita tendrá que luchar por su supervivencia, fusionándose
con otras, liquidando o declarándose en quiebra.
Pasos para construir una matriz DOFA:
- Hacer una lista de fortalezas internas claves.
- Hacer una lista de las debilidades internas decisivas.
- Hacer una lista de las oportunidades externas importantes.
- Hacer una lista de las amenazas externas claves.
- Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y
registrar las estrategias FO resultantes en una casilla apropiada.
- Cotejar las debilidades internas con las oportunidades externas y
registrar las estrategias DO resultantes.
- Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las
estrategias DA resultantes.
La parte más complicada en el desarrollo de una matriz DOFA es la comparación
de los factores internos y externos claves, dicho proceso requiere de un buen
juicio y criterio para su realización.
Al desarrollar la matriz es imperativo adaptarla a las necesidades especificas
de la organización para obtener un resultado adaptable a la empresa.
Diferencias entre planes estratégicos y operacionales.
