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La gestión por competencias y el profesiograma o perfil de competencia en la Gestión de Recursos Humanos

Resumen: Desde hace algún tiempo se habla de la gestión por competencias como la mejor herramienta organizacional. Indiscutiblemente, yo no me atrevo a contradecirlo. Muy por el contrario considero que todo Sistema de Gestión de Recursos Humanos debería tener como base un Sistema de Gestión por Competencias; cuyo punto de partida considero que es el uso de profesiogramas.
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Autor: Ing. Maylín Soria Nicado

Desde hace algún tiempo se habla de la gestión por competencias como la mejor herramienta organizacional. Indiscutiblemente, yo no me atrevo a contradecirlo. Muy por el contrario considero que todo Sistema de Gestión de Recursos Humanos debería tener como base un Sistema de Gestión por Competencias; cuyo punto de partida considero que es el uso de profesiogramas.

El profesiograma es un documento de conexión técnico-organizativa, que opino es la cumbre de análisis del puesto de trabajo, donde aparecen sus características y competencias fundamentales que debe poseer el ocupante del puesto. 

Para diseñar el profesiograma debe hacerse definiendo:
I). La finalidad del puesto
II). Las fases de elaboración de los profesiogramas.
III). El proceso de implantación de los profesiogramas.

I. Definir la finalidad del puesto
Con estos procedimientos se obtienen y estructuran, en forma narrativa, las informaciones siguientes:
¿Qué se hace en el puesto?
¿Por qué se hace?
¿Cómo se hace?
¿Dónde se hace?
¿En qué condiciones se hace?
¿Qué responsabilidades implica?


II. Definir las fases de elaboración de los profesiogramas
a). Fase de inicio
b). Fase de estructuración
c). Fase de ejecución

a). Fase de inicio
1. Diagnóstico de la situación actual de la GRH en la instalación
Para que el proceso de análisis y descripción de puestos de trabajo se inicie, debe existir previamente, una necesidad que conduzca a tomar la decisión de reelaborar o perfeccionar los calificadores de cargos vigentes en la instalación objeto de estudio, en este caso ya se ha planteado anteriormente que no se ajustan alas condiciones actuales de la empresa.
Se hizo un diagnóstico de la situación actual de la GRH, para detectar la necesidad de este estudio, que fue expuesto anteriormente.

2. Análisis y perfeccionamiento de los sistemas de trabajo
Los profesiogramas de cargos y puestos de trabajo no pueden significar una traba legal, sino un marco referencial con un perfil amplio, propiciando el enriquecimiento del trabajo, tanto en su vertiente horizontal como en la vertical. Sotolongo [1998]
Tal consideración evidencia la necesidad de trabajar en este sentido. Por otra parte, cualquier modificación en el diseño de los sistemas de trabajo presupone una revisión de los profesiogramas de cargos y puestos de trabajo diseñados, debido a que esto puede también conducir a cambios en los métodos de trabajo y/o en las condiciones de trabajo de determinado cargo, puesto o de un grupo de ellos
El análisis de los sistemas de trabajo debe comprender el estudio de la organización del trabajo del personal. Para el estudio de la organización del trabajo se debe partir de la aplicación de técnicas, tales como: flujo-gramas, curso-gramas o diagramas de análisis de procesos (OTIDA, OPERIN), diagrama de recorrido, etc., para el registro y análisis de los métodos, flujos o procesos de producción o servicio [Marsán Castellanos et al, 1987; Niebel, 1990].

b). Fase de de estructuración
1. Definición de los objetivos del estudio de análisis y descripción los puestos de trabajo
Según Sotolongo[1998] para obtener, como resultado profesiogramas es imprescindible definir el/los objetivos que se quieren alcanzar con la realización de un análisis y descripción de puestos de trabajo, este tipo de estudios puede tener numerosas finalidades y objetivos, entre ellos:
a La selección de personal.
a La planificación de recursos humanos.
a La formación y desarrollo del personal.
a La evaluación del desempeño.
a La planificación de carreras.
a La valoración de puestos y el diseño de estructuras retributivas.
a La seguridad y prevención.
a La definición de responsabilidades.
a La comunicación.
a El diseño y rediseño de puestos de trabajo. 

2. Selección y entrenamiento del personal que va a realizar el estudio de análisis y descripción de los puestos de trabajo
Lo primero a tener en cuenta donde se realizará un análisis y descripción de puestos de trabajo es la persona que elaborara los profesiogramas de cargo y puestos de trabajo. Los mismos pueden ser realizados por el ocupante del puesto, su jefe inmediato superior, un técnico del Departamento de Recursos Humanos, un consultor externo o una combinación de varios.

Evidentemente, cada opción tiene, sus ventajas y desventajas, el consultor externo tiene pleno conocimiento de la metodología para redactar los profesiogramas pero no esta muy familiarizado con el real desempeño del puesto, en el caso del ocupante del puesto y su jefe inmediato superior por lo que quizás serán poco objetivos en la selección y transcripción de la información por no estar lo suficientemente familiarizados con dicha redacción. Lo más usual suele ser acudir a algún técnico del Departamento de Recursos Humanos y a un consultor externo para formar y entrenar al personal de la propia instalación, en caso de ser necesario. Es lo que se hace en esta tesis; la autora como consultora externa unida a técnicos de recursos humanos de la empresa. Esta unión llevará a cabo la elaboración de los profesiogramas, apoyándose en los ocupantes de los cargos y puestos de trabajo. 

También deben definirse en esta etapa, los responsables de organizar, coordinar y dirigir a las personas que participarán en el análisis y descripción de puestos de trabajo. 

El entrenamiento del personal que va a realizar el estudio de análisis y descripción de puestos de trabajo debe estar orientado hacia las particularidades de un estudio de este tipo y hacia los métodos fundamentales que se utilizan en estos casos.

3. Determinación de los cargos y puestos de trabajo que serán objeto de análisis y descripción
Antes de iniciar el análisis y descripción de puestos de trabajo, resulta de vital importancia, determinar los cargos y puestos de trabajo que van a ser analizados, que en este estudio será la dirección de Ingeniería Industrial.
Esta etapa supone también un estudio del organigrama y de la plantilla de cargos y puestos de trabajo de la empresa para definir sus principales características.

4. Selección de los métodos para el registro de la información necesaria para el estudio
En esta etapa, según la naturaleza y las características de los cargos y puestos de trabajo que deben ser analizados, se seleccionan los métodos de análisis más adecuados.
Como ya se expreso en el capítulo anterior, los métodos y/o técnicas más comúnmente utilizados en el análisis y descripción de puestos de trabajo son: La entrevista individual y la grupal, el cuestionario, la observación directa, el método de expertos, los diarios de actividades y los métodos mixtos. En el caso de este estudio se aplicará el método mixto (Entrevista - Observación directa)
Este método permite a partir de informaciones recogidas profundizar en dirección a una mejor calidad de las informaciones a bajo costo. 

5. Preparación del estudio
Aquí es necesario disponer todo lo que resulte necesario para la realización de un análisis y descripción de puestos de trabajo, con el objetivo de elaborar los profesiogramas correspondientes.
Se debe definir el contenido de la entrevista y si se entiende necesario se ha de usar cuestionarios. (Ver anexo 1)

6. Explicación a los trabajadores sobre las particularidades del estudio a realizar
Para un mejor desarrollo del estudio se requiere explicar a directivos y empleados involucrados en el mismo que se realizará este trabajo y sus características, para así lograr una mayor colaboración. En este trabajo se cumplió esta etapa de forma independiente en cada departamento.

c). Fase de ejecución
Para la ejecución es necesario:
1. Recopilación de toda información referente a este puesto de trabajo. 
2. Definir el formato del profesiograma o perfil de competencias. Se sugiere el que aparece a continuación.





3. Analizar con los jefes de cada área la confección del profesiograma y la determinación de las competencias de cada puesto de trabajo.

d). Fase de revisión
Poner un tiempo a prueba el profesiograma (de uno a tres meses como máximo), es muy útil; Debido a que esto posibilita el desarrollo de acciones para propiciar el enriquecimiento del trabajo; según el criterio de varios autores consultados; este enriquecimiento se puede propiciar a través de las acciones siguientes:
- Otorgando libertad a los trabajadores para decidir sobre los métodos de trabajo, secuencia y ritmo.
- Inculcando en los trabajadores un sentido de responsabilidad 
- Promoviendo la participación de los trabajadores.
- Proporcionando a las personas retroalimentación sobre su desempeño.
- Asegurando que los trabajadores conozcan, cómo sus tareas contribuyen al producto final.
- Implicando a los trabajadores en el análisis y cambio del medio ambiente del trabajo.
Tras la conclusión de este periodo se hace la versión final y de este modo se oficializan los profesiogramas.

III. Definir proceso de implantación
Después de elaborar y oficializar los profesiogramas de cada uno de los puestos de trabajo aparece la etapa más importante que es la implantación en la cual están incluidas las revisiones periódicas.
Con las revisiones periódicas se pueden detectar posibles cambios en los contenidos de los cargos y/o puestos de trabajo, debido a modificaciones, tanto en las estrategias y políticas de recursos humanos trazadas en la instalación como en el diseño de los sistemas de trabajo, en lo que se refiere a los métodos y a las condiciones de trabajo debe mantenerse permanentemente actualizado. 

¿Después que estén hechos los profesiogramas cómo lo uso en un Sistema de Gestión por Competencias?
Con los datos anteriores se puede hacer un análisis monográfico del puesto de trabajo. 
Un sistema de Gestión por Competencias tiene como objetivo la integración de los subsistemas de Recursos Humanos y lograr un mejor aprovechamiento del conjunto CACHI (Conocimientos, Aptitudes, Capacidades Habilidades e Intereses (este último está relacionado con el comportamiento.)). Veamos algunos ejemplos.
a. Reclutamiento y selección de personal: Se analiza si el candidato posee los requisitos profesionales que aparecen e el profesiograma, luego se examinan sus competencias (a través de test psicométricos y cuestionarios técnicos) para ver si el conjunto CACHI se ajusta a lo que requiere el puesto. Posteriormente se comparan sus competencias con las de otros candidatos para determinar finalmente quien será el ocupante del puesto.
b. Formación y desarrollo: Tras la selección del personal que ocupa el puesto se hace observación de los comportamientos y se determinan finalmente sus brechas competenciales y en dependencia de ellas se planifica su capacitación.
Los especialistas de Recursos Humanos junto a especialistas de las diferentes áreas de la organización deben proponerse que cada uno de los miembros de la entidad sean capacitados hasta alcanzar (si su capacidad lo permite) la mayoría de las competencias que requiere el puesto. 
c. Evaluación del desempeño: Esta es la relación entre el desempeño efectivo del empleado y el rendimiento que se desea.
En el profesiograma aparecen los comportamientos concernientes a cada competencia; sea técnica o genérica. También aparecen las funciones y responsabilidades del puesto. La suma de estos aspectos indicarán como debe comportarse el individuo. Esto unido a otros indicadores del área muestran el desempeño del trabajador; sobre esa base será la evaluación del desempeño.
d. Análisis del potencial: Es necesario que los directivos conozcan que competencias tiene cada individuo para saber el potencial de desarrollo de la empresa.

Según ERNST&YOUNG Consultores, para esto es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
-
Capacidades actuales.
- Evaluación del desempeño.
- Motivación e intereses profesionales.
- Nivel de adecuación al puesto

Ahora, este último punto es de vital importancia pues su repercusión puede analizarse tanto desde su aspecto negativo como positivo. Debido a que las empresas se encuentran sumergidas permanentemente en un entorno cambiante.

Tras la elaboración de los profesiogramas es necesario garantizar que los empleados cumplan con las necesidades táctico-estratégicas de la organización para utilizar sus competencias en función de las necesidades empresariales; esto sin excluir las aspiraciones profesionales de los empleados. 

Bibliografía
1. Manual del director de Recursos Humanos. Gestión por competencias. ERNST&YOUNG Consultores. (Versión digital)
2. Sotolongo Sánchez, María [1998] Procedimiento depara la elaboración de profesiogramas de cargos y puestos de trabajo en las villas turísticas pequeñas y medianas. La Habana. Cuba. 
3. Cuestas Santos, A. [1997] Tecnología de la Gestión de Recursos Humanos.
4. Marsán Castellanos, J. y otros [1986] La organización del trabajo. ISPJAE. Habana.
5. Niebel, W.B [1990]. Ingeniería industrial. Métodos, tiempo y movimientos. Tercera edición. Ediciones Alfa Omega, S.A. México.

Anexo 1: Entrevista a ocupantes de puestos para la elaboración de profesiogramas en la empresa de Motores Taíno
1. ¿Que haces en tu puesto de trabajo?
2. ¿A quien te subordinas y quienes se subordinan a ti?
3. ¿Con que puestos o áreas de la empresa te relacionas para un buen desempeño de tu tarea?
4. ¿Qué errores podrías cometer en tu puesto de trabajo y que traería como consecuencia?
5. ¿Cuáles son las responsabilidades y obligaciones de tu puesto?
6. ¿Qué equipamientos y/o materiales necesitas para el desarrollo eficiente de tus tareas?
7. ¿Necesita habilidades o requisitos, o de personalidad? ¿Cuáles?

FISICOS



8. ¿Requiere su puesto esfuerzo mental sostenido? ¿De que forma?


9. ¿Cómo es su ambiente laboral y que riesgos implica? 
(Marcar con una X)

Autora: 
Ing. Maylín Soria Nicado
maylitasn@ejecutivo.com

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