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Auditoría

Resumen: La auditoría. Auditoria administrativa. El auditor. Auditoria Externa. Auditoría Interna. Diferencias entre auditoria interna y externa. Necesidades de la auditoria administrativa. Objetivos de la auditoria administrativa. Sentido de la evaluación. Importancia del proceso de verificación. Habilidad para pensar en términos administrativos. Alcance. Campo de Aplicación. Factores y metodologías. Conocimientos que debe poseer el Auditor. Responsabilidad del Auditor.(V)
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Autor: Yolanda Jiménez

     

  1. Introducción

     

  2. La auditoría
  3. Auditoria administrativa
  4. El auditor
  5. Conclusión
  6. Bibliografía

INTRODUCCIÓN

La administración de empresas en un proceso de funciones básicasdiferentes cada una de las otras, tales como planificación, organización,dirección, ejecución y control. En el ámbito empresarial es una herramientaque permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo

En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia hasido heredado de la economía y se considera como un principio rector. Laevaluación del desempeño organizacional es importante pues permite estableceren qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identificancon los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a lapractica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluaciónsimplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se reduce elalcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidadde la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser uninstrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de losintegrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla sonrelevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica deperspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, queinvolucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en lasorganizaciones.

En nuestro caso concreto, se tratará la técnica de laauditoria, así como también se desarrollaran a lo largo de tres capítulos loconcerniente a ésta.

En el capitulo I detallaremos la Auditoria, comenzando porlos antecedentes históricos de ésta, algunas definiciones dadas por diferentesautores y la que desarrolla el grupo, su finalidad y la clasificacion.

El capitulo II se desarrollará de forma amplia y detallada,lo concerniente a la Auditoria Administrativa, los fines, principios, objetivos,alcance y los métodos.

El capitulo III se dedicara al desarrollo del Auditor,resaltando sus funciones, habilidades y destrezas y algo muy importante como loes la responsabilidad profesional.

CAPITULO I

LA AUDITORIA

1.1. Antecedentes

La auditoria es una de las aplicaciones de los principioscientíficos de la contabilidad, basada en la verificación de los registrospatrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este noes su único objetivo.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos,teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de lacivilización sumeria.

Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando eltitulo del que practica esta técnica, apareció a finales del siglo XVIII, enInglaterra durante el reinado de Eduardo I.

En diversos países de Europa, durante la edad media, muchaseran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones deauditorias, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.

La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitaddel siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables,especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por laaparición de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el servicio es prácticamenteobligatorio).

Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar lacontabilidad de los dominios científicos y ya el "Railway CompaniesConsolidation Act" obligada la verificación anual de los balances que debíanhacer los auditores.

También en los Estados Unidos de Norteamérica, unaimportante asociación cuida las normas de auditoria, la cual publicó diversosreglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, entanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.

El futuro de nuestro país se prevé para la profesióncontable en el sector auditoria es realmente muy grande, razón por la cualdeben crearse, en nuestro circulo de enseñanza cátedra para el estudio de lamateria, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares alos que en otros países se realizan.

1.2. Definiciones

Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones delos registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar loescrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de losregistros.

Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria hacontinuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgancomo portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad yexactitud de los registros.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"... la auditoria es el examen de las demostraciones yregistros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad yautenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de unprofesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:

"... el examen de todas las anotaciones contables a finde comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados o situacionesque dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir quela auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable delas cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros yfuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras quemuestran los estados financieros emanados de ellos.

1.3. Objetivo

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembrosde la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria lesproporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e informaciónconcerniente a las actividades revisadas.

Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya,incluye a Directorio y las Gerencias.

1.4. Finalidad

Los fines de la auditoria son los aspectos bajo loscuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

     

  1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

     

     

  2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

     

     

  3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

     

     

  4. Descubrir errores y fraudes.

     

     

  5. Prevenir los errores y fraudes

     

     

  6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

     

       

    1. Exámenes de aspectos fiscales y legales

       

       

    2. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)

       

       

    3. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

       

Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.

       

    1. Clasificación de la Auditoria

       

Auditoria Externa 

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es elexamen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de unaunidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laboralescon la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir unaopinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control internodel mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opiniónindependiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a lainformación generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública,que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas deinformación de una organización y emite una opinión independiente sobre losmismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistemade información financiero en forma independiente para otorgarle validez antelos usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociadoel término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual comose observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externadel Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema deInformación Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de InformaciónAutomático etc.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar larazonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes ydocumentos y toda aquella información producida por los sistemas de laorganización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención depublicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañaral mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a losusuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaracionesdel Auditor.

  Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente decapacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz deofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de losresultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañarel informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarseuna opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estadosfinancieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo deinvestigación.

Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distinguepor una combinación de un conocimiento completo de los principios yprocedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y unareceptividad mental imparcial y razonable.

Auditoría Interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de unsistema de información de una unidad económica, realizado por un profesionalcon vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con elobjeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de lamisma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia alos terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.

  Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Unauditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de lastransacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodosy procedimientos de control interno que redunden en una operación máseficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicosprofesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado eimparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía deprotección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso delauditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influenciade la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente comodebe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto sepuede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlopara así obtener la confianza del Público.

 La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel dela dirección de la organización y tiene características de función asesorade control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningúnfuncionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta dela oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse ocomprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funciónes evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma lasmedidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solointerviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca enlas operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios,pues como se dijo es una función asesora.

  Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la AuditoríaExterna, algunas de las cuales se pueden detallar así:

  • En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
  • En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.
  • La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

CAPITULO II

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

2.1. Antecedentes

Con el propósito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a través deltiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que hanincidido de manera más significativa a lo largo de la historia de laadministración.

En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American EconomicAssociation sentó las bases para lo que él llamó "auditoríaadministrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluaciónde una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuroprobable."

Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señalaque "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecucióny control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar elprototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoríaadministrativa."

Dos años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también ensus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnicade control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar laposición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va conlos programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitanplanes revisados para alcanzar estos objetivos."

El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y NathanGrabinsky a preparar El Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de"las causas de una baja productividad para establecer las bases paramejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica los factoresy funciones que intervienen en la operación de una organización.

Transcurrido un año, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyena la evolución de la auditoría administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica sulibro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribución deWilliam P. Leonard con el nombre de auditoría administrativa y, 2) The AmericanInstitute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un métodopara auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su función,estructura, crecimiento, políticas financieras, eficiencia operativa y evaluaciónadministrativa.

El atractivo por el tema se extiende al ámbito académico y, en 1960,Alfonso Mejía Fernández, de la Escuela Nacional de Comercio y Administraciónde la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional LaAuditoría de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuentode los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de lasempresas debe contemplar para aplicar una auditoría administrativa.

Para 1962, Roberto Macías Pineda, de la Escuela Superior de Comercio yAdministración del Instituto Politécnico Nacional, dentro del programa dedoctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teoría de laAdministración, destina un espacio para presentar un trabajo de auditoríaadministrativa.

Por otra parte, en 1964, Manuel D´Azaola S., de la Escuela Nacional deComercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, ensu tesis profesional La Revisión del Proceso Administrativo, considera lanecesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisiónde las funciones de dirección, financiamiento, personal, producción, ventas ydistribución, así como registro contable y estadístico.

A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro AuditoriaAdministrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos paraaplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoríaadministrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para laintegración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1966, José Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de sutexto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativoentre diferentes enfoques de la auditoría administrativa, presentando unapropuesta a partir de su propia visión de la técnica.

Más adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustín ReyesPonce, en Administración de Personal, dedica un apartado para tratar el tema,ofreciendo una visión general de la auditoría administrativa, en tanto queWilliam P. Leonard publica Auditoría Administrativa: Evaluación de los Métodosy Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales yprogramas para la ejecución de la auditoría administrativa.

Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. PatriciaDiez de Bonilla en su Manual de Casos Prácticos sobre AuditoríaAdministrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la práctica y, JorgeÁlvarez Anguiano, en Apuntes de Auditoría Administrativa incluye un marcometodológico que permite entender la auditoría administrativa de manera pordemás accesible.

En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, difundeel documento Auditoría Administrativa, el cual reúne las normas para suimplementación en organizaciones públicas y privadas.

Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditoría Administrativacon Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditoríaadministrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas paraevaluar las áreas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de información.

En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos deNorteamérica prepara las Normas de Auditoría Gubernamental, que son revisadaspor la Contraloría Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda yCrédito Público), las cuales contienen los lineamientos generales para laejecución de auditorias en las oficinas públicas.

Al iniciarse la década de los noventa, la Secretaría de la ContraloríaGeneral de la Federación se dio a la tarea de preparar y difundir normas,lineamientos, programas y marcos de actuación para las instituciones, trabajoque, en su situación actual, como Secretaría de Contraloría y DesarrolloAdministrativo, continúa ampliando y enriqueciendo.

2.2. Definiciones

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral oparcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeñoy oportunidades de mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de laempresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidady de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a susrecursos humanos y materiales".

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódicay completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base enlos niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a laparticipación individual de los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso deauditoria se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoria para ladirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se hanformulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio deterceras partes.

2.3. Necesidades de la auditoria administrativa

En las dos ultimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de lainformación, en la presente década parece ser muy probable que habrá una grandemanda de información respecto al desempeños de los organismos sociales. laauditoria tradicional( financiera) se ha preocupado históricamente por cumplircon los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado alcontrol financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significadoy valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a finde mantener la confinas en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido lanecesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa,así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad porparte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar acabo el examen y evaluación de:

  • La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa funcional)
  • La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analítica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad deexaminar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debehacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

2.4. Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistentetenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación ypoder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándarespreestablecidos.

De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar elaprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativainstituida por la organización.

De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de laestructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo dela delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que laorganización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa ycualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de laorganización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes yservicios altamente competitivos.

De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable yreceptiva a la organización.

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo deaprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar susexperiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados enun sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

2.5. Principios de auditoria administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en lasauditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teóricade ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son lossiguientes:

Sentido de la evaluación

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica deingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de susrespectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluaciónde la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir,personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver sihan tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controlesadministrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea deacuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que losrecursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es loque sé esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos yoperativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con loque él responsable del área o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Losprocedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobaciónen la observación directa, la verificación de información de terrenos, y elanálisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de unaadministrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensarcomo este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentidoadministrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditoradministrativo.

2.6. Alcance

Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura,niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectostales como:

  • Naturaleza jurídica
  • Criterios de funcionamiento
  • Estilo de administración
  • Proceso administrativo
  • Sector de actividad
  • Ámbito de operación
  • Número de empleados
  • Relaciones de coordinación
  • Desarrollo tecnológico
  • Sistemas de comunicación e información
  • Nivel de desempeño
  • Trato a clientes (internos y externos)
  • Entorno
  • Productos y/o servicios
  • Sistemas de calidad

2.7. Campo de Aplicación

En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puedeinstrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada osocial.

En el Sector Público se emplea en función de lafigura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad,relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales deestrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector seclasifican en:

1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)
2. Entidad Paraestatal
3. Organismos Autónomos
4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
5. Comisiones Intersecretariales
6. Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica,objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial delas empresas, sobre la base de las siguientes características:

1. Tamaño de la empresa
2. Sector de actividad
3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

1. Microempresa
2. Empresa pequeña
3. Empresa mediana
4. Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico dela empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en:

        1. Telecomunicaciones
          2. Transportes
          3. Energía
          4. Servicios
          5. Construcción
          6. Petroquímica
          7. Turismo
          8. Cinematografía
          9. Banca
          10. Seguros
          11. Maquiladora
          12. Electrónica
          13. Automotriz
          14. Editorial
          15. Arte gráfico
          16. Manufactura
          17. Autocartera
          18. Textil
          19. Agrícola
          20. Pesquera
          21. Química
          22. Forestal
          23. Farmacéutica
          24. Alimentos y Bebidas
          25. Informática
          26. Siderurgia
          27. Publicidad
          28. Comercio

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresaspueden agruparse en:

1. Nacionales
2. Internacionales
3. Mixtas

También tomando en cuenta las modalidades de:

1. Exportación
2. Acuerdo de Licencia
3. Contratos de Administración
4. Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas
5. Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:

1. Tipo de organización
2. Naturaleza de su función

Por su tipo de organización son:

      1. Fundaciones
        2. Agrupaciones
        3. Asociaciones
        4. Sociedades
        5. Fondos
        6. Empresas de solidaridad
        7. Programas
        8. Proyectos
        9. Comisiones
        10. Colegios

Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas:

1. Educación
2. Cultura
3. Salud y seguridad social
4. Política
- Obrero
- Campesino
- Popular
5. Empleo
6. Alimentación
7. Derechos humanos
8. Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicación de una auditoríaadministrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción,dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de susproductos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado yforma de delegación de autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta losaspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicaciónterritorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen labase para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover elcambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria setraduzca en un proyecto innovador sólido.

2.8. Factores y metodologías

1.- Planes y Objetivos.  

Examinar y dicutir con la dirección el estado actual de los planes yobjetivos.

2.- Organización.

  a)       Estudiar la estructura de laorganización en el área que se valora.

b)       Comparar la estructura presente con laque aparece en la gráfica de organización de la empresa, (si es que la hay).

c)       Asegurarse de si se concede o no unaplena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento ydepartamentalización.

3.- Políticas y Prácticas.  

Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe seremprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.

4.- Reglamentos.

  Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentoslocales, estatales y federales.

  5.- Sistemas y Procedimientos.

Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias oirregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograrmejorías.

  6.- Controles.  

Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.

  7.- Operaciones.

  Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitande un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejoresresultados.

  8.- Personal.  

Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo enel área sujeta a evaluación.

  9.- Equipo Físico y su Disposición. 

Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición delequipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo.

  10.- Informe.

  Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en éllos remedios convenientes.

CAPITULO III

EL AUDITOR

3.1 Definición

Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoriahabitualmente con libre ejercicio de una ocupación técnica.

3.2. Funciones generales

Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un unaserie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructuray funcionamiento general de una organización.

Las funciones tipo del auditor son:

  • Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
  • Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
  • Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.
  • Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
  • Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
  • Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
  • Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
  • Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
  • Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización
  • Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles
  • Revisar el flujo de datos y formas.
  • Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.
  • Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
  • Evaluar los registros contables e información financiera.
  • Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión    continua de avances.
  • Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
  • Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

3.3. Conocimientos que debe poseer

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparaciónacorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso lepermitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos deestudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.

Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar lossiguientes niveles de formación:

Académica

Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración,informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública,relaciones industriales, ingeniería industrial, sicología, pedagogía,ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales ydiseño gráfico.

Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería yarquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitaciónque les permita intervenir en el estudio.

Complementaria

Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional pormedio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Empírica

Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentesinstituciones sin contar con un grado académico.

Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, ydominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de laorganización bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender elcomportamiento organizacional cifrado en su cultura.

Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditoradquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función enforma prudente y justa.

3.4. Habilidades y destrezas

En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica,el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en sutrabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y donesintrínsecos a su carácter.

La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de sery el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quiense dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de lassiguientes características:

  • Actitud positiva.
  • Estabilidad emocional.
  • Objetividad.
  • Sentido institucional.
  • Saber escuchar.
  • Creatividad.
  • Respeto a las ideas de los demás.
  • Mente analítica.
  • Conciencia de los valores propios y de su entorno.
  • Capacidad de negociación.
  • Imaginación.
  • Claridad de expresión verbal y escrita.
  • Capacidad de observación.
  • Iniciativa.
  • Discreción.
  • Facilidad para trabajar en grupo.
  • Comportamiento ético.

3.5. Experiencia

Uno de los elementos fundamentales que se tiene queconsiderar en las características del equipo, es el relativo a su experienciapersonal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado ydiligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de lasobservaciones.

Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que setienen que dominar:

  • Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.
  • Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.
  • Conocimiento de esfuerzos anteriores
  • Conocimiento de casos prácticos.
  • Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza.
  • Conocimiento personal basado en elementos diversos.

3.6. Responsabilidad profesional

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad,inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas quehabrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los resultados ypresentar los informes correspondientes.

Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en :

  • Preservar la independencia mental
  • Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas
  • Cumplir con las normas o criterios que se le señalen
  • Capacitarse en forma continua

También es necesario que se mantenga libre de impedimentosque resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonomía eimparcialidad al participar en una auditoría.

Es conveniente señalar, que los impedimentos a los quenormalmente se puede enfrentar son: personales y externos.

Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamenteen el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacandolas siguientes:

  • Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que se va a auditar
  • -Interés económico personal en la auditoría
  • -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
  • -Relación con instituciones que interactúan con la organización
  • -Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética

Los segundos están relacionados con factores que limitan alauditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son:

  • Ingerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la ejecución de la auditoría.
  • Interferencia con los órganos internos de control
  • Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría
  • Presión injustificada para propiciar errores inducidos

En éstos casos, tiene el deber de informar a la organizaciónpara que se tomen las providencias necesarias.

Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que lafortaleza de su función está sujeta a la medida en que afronte su compromisocon respeto y en apego a normas profesionales tales como:

  • Objetividad.- Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.
  • Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente.
  • Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
  • Confidencialidad.- Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.
  • Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios.
  • Equilibrio.- No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.
  • Honestidad.- Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
  • Institucionalidad.- No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece.
  • Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
  • Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.
  • Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
  • Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

CONCLUSIÓN

El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por unapersona independiente y competente acerca de la información cuantificable deuna entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informarsobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificabley los criterios establecidas.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndoseconocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilizaciónsumeria.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio,los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administraciónse hace mas complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y elcontrol interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidadde los funcionarios.

Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avancedel tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estasdimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de laadministración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor),es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como unservicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósitode descubrir oportunidades para mejorar su administración.

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemosconcluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente todaempresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas,en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencialconstatada para lograr eficiencia.

BIBLIOGRAFÍA

Alvin A. Arens. Año 1995. Auditoria Un enfoque Integral

Editorial Océano. Enciclopedia de la Auditoria.

Francisco Gómez Rondon. Auditoria Administrativa

Joaquín Rodríguez Valencia. Año 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa

Profesor A. López de SA. Año 1974. Curso de Auditoria

Víctor Lázzaro. Sistemas y Procedimientos

William P. Leonard. Auditoria Administrativa

 

 

yolanda jimenez

yolandaj123@yahoo.com.ar

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