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La dirección integrada por proyectos y la gestión del conocimiento en el proceso de integración de la empresa en perfeccionamiento

Resumen: El proceso de perfeccionamiento continuo del sistema empresarial, requiere del uso de tecnologías de avanzada en términos de dirección, con el objetivo de garantizar el desarrollo armónico entre el uso del equipamiento de alta tecnología, la aplicación de los sistemas informáticos profesionales y la calificación especializada del potencial humano.
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Autor: Ing. Roberto Delgado Victore

RESUMEN
El proceso de perfeccionamiento continuo del sistema empresarial, requiere del uso de tecnologías de avanzada en términos de dirección, con el objetivo de garantizar el desarrollo armónico entre el uso del equipamiento de alta tecnología, la aplicación de los sistemas informáticos profesionales y la calificación especializada del potencial humano. La Dirección Integrada por Proyectos (DIP) apoyada por las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (TICs), como el MS Project 2003 y los complementos del Office, ha alcanzado un alto desarrollo en la aplicación del los procesos empresariales, tanto en el ámbito nacional como internacional.

Los proyectos generan valor y conocimientos, por tanto es una necesidad impostergable hacer un uso adecuado del mismo. El desarrollo del conocimiento ha transitado por periodos largos entre su obtención, aplicación y generalización. Constituye un reto actual el acortar este período de tiempo, con el objetivo de compartirlo y convertirlo en un producto socialmente útil apoyada por las TICs, permiten gestionar el conocimiento y compartirlo con quienes necesitan hacer uso del mismo para lograr su mejora continua en el proceso de dirección de las empresas en perfeccionamiento.

El uso de plataformas computacionales, garantizan el almacenamiento de la información inherente al proyecto en formato digital y su vinculación con las base de datos permiten gestionar, potenciar y compartir este conocimiento entre las partes interesadas.
El trabajo tiene como objetivo, desarrollar un modelo estratégico para el ciclo de gestión del conocimiento de los proyectos, que permita compartir el mismo entre los directivos de la empresa, los directores de proyectos y las partes interesadas como parte del proceso de mejora continua de la empresa, contribuyendo con el modelo de inteligencia empresarial.

El desarrollo actual de la Dirección Integrada por Proyectos requiere de la aplicación de un modelo para la gestión del conocimiento, con el objetivo de garantizar la elevación de la calidad de los nuevos proyectos, a través de un proceso de capacitación personalizado del hombre. Los proyectos generan conocimientos y es una necesidad hacer un buen uso del mismo.

1.- INTRODUCCIÓN
La aplicación y generalización de los resultados de la Ciencia y la Innovación Tecnológica ha transitado por periodos prolongados entre su obtención y su incidencia en el desarrollo del país. El desarrollo actual de la sociedad con su creciente necesidad de soluciones a los problemas, requiere de la generalización de los conocimientos en el menor plazo de tiempo posible.

Constituye un reto actual acortar este período de tiempo, con el objetivo de compartirlo y convertirlo en un producto socialmente útil. Las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones, las base de datos y el ciclo de gestión de conocimiento asociado a la dirección por proyecto, permiten gestionar el conocimiento y compartirlo con quienes necesitan hacer uso del mismo, para lograr el mejoramiento continuo del proceso de dirección en las empresas en perfeccionamiento.

Los proyectos en su proceso de ejecución generan valor y conocimiento, por tanto es necesario almacenarlo adecuadamente para ponerlo a disposición de las partes interesadas.

El hombre es el que genera el conocimiento en su trabajo diario. El problema es organizarlo en un proceso integrado, en el que la sinergia en el trabajo de equipos estimule la generación del nuevo conocimiento con más calidad. El reto actual de la empresa es el de compartir este conocimiento, socializar el mismo con el objetivo de convertir el conocimiento en valor, materializado en la elevación de la calidad de los nuevos proyectos.

Las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones contribuyen con el logro de este objetivo. El proceso de mejora continua que genera el modelo estratégico de gestión del conocimiento estimula su propio desarrollo. El conocimiento genera más conocimiento cuando se comparte en un proceso dirigido.

El trabajo tiene como objetivo desarrollar un modelo estratégico integrado para el ciclo de gestión del conocimiento de los proyectos que permita compartir el mismo entre los directivos de la empresa, los directores de proyectos y las partes interesadas en un proceso de mejora continua de la empresa.

En el contenido se muestran los antecedentes, el modelo para el ciclo de gestión del conocimiento, su impacto, las bases de datos y al final se muestran las conclusiones y recomendaciones.

2.- ANTECEDENTES
El concepto de proyecto como base organizativa del trabajo en los sectores productivos, de servicio, inversiones e investigaciones entre otros tiene sus antecedentes desde épocas remotas. El la década del 50 toma un auge importante con el desarrollo de la investigación de operaciones. Desde la década del 80 hasta la actualidad, con el desarrollo de las tecnologías de la informática y las comunicaciones, el uso de las bases de datos y los sistemas informáticos para la gestión de proyectos, se han obtenido resultados que permiten el desarrollo de la gestión del conocimiento en beneficio de la empresa y como parte del desarrollo de la inteligencia empresarial.

El conocimiento que se genera en los proyectos y su tiempo de aplicación se ha caracterizado por ser largo y engorroso. Especialistas talentosos generan una gran cantidad de soluciones novedosas y cuando se trasladan o jubilan se pierde el conocimiento generado por no contar con los medios o el nivel de organización necesario para compartir el mismo con los jóvenes.

El auge cada vez mayor del uso de las bases de datos, ubicadas en los servidores y las intranets de las empresas y en la mayoría de los casos con una interfaz Web que garantiza una fácil navegación, constituyen una buena alternativa para el almacenamiento de la información de los proyectos, con el objetivo de facilitar su recuperación.
Los proyectos terminados normalmente se guardaban en papel, disquetes, PC y en las diferentes partes de las redes informáticas. Con el desarrollo de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones, las base de datos constituyen una buena alternativa para el almacenamiento de los proyectos en ejecución y terminados con el objetivo de facilitar su recuperación y compartir el conocimiento implícito en los mismos.

Tomando como base la necesidad de acelerar el proceso de gestión del conocimiento poniéndolo a disposición de los equipos de proyectos y las partes interesadas, se desarrolla este modelo de gestión de conocimiento.

3.- MODELO ESTRATÉGICO PARA EL CICLO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO DE LOS PROYECTOS.
El conocimiento transita por un proceso objetivo, se desarrolla independientemente que se dirija o no. Si mediante la aplicación de un modelo estratégico de gestión del conocimiento es posible evaluar su comportamiento identificando sus regularidades, desarrollar un diagnóstico y una proyección con el objetivo de transformar su proceso de desarrollo, estaremos en condiciones de dirigirlo en un proceso conciente, en función del beneficio colectivo del equipo de proyecto y las partes interesadas.

La gestión del conocimiento en la dirección por proyectos no se establece en un corto plazo de tiempo. En primer lugar se requiere de un conjunto de proyectos en formato digital, que faciliten el acceso a dicha información en busca de conocimientos.



El proyecto en sus etapas de desarrollo, genera el conocimiento que es necesario estructurar y guardar adecuadamente para ponerlo a disposición de los interesados, con el objetivo de compartirlo. Las bases de datos de proyectos en proceso y concluidos, facilita este propósito cuando se integran en un modelo de gestión apropiado.

El diseño de las bases de datos y la instrumentación del modelo dependen en gran medida de las características específicas de cada empresa, del nivel tecnológico y de información disponible, estableciendo diferentes niveles de desarrollo que pueden ser alcanzados a partir del empleo de los proyectos de cambio y las asesorías.

Con el desarrollo de herramientas computacionales orientadas a la gestión de proyectos como el MS Project 2003 y el Planner, es posible almacenar toda la información inherente al proyecto en formato digital, brindando además la posibilidad de realizar determinados cálculos como la ruta crítica, curva de costos, uso de recursos y presupuestos entre otros, los cuales facilitan los análisis para la toma de decisiones.

Actualmente en las entidades tanto a nivel nacional como internacional, se aplican las técnicas de dirección por proyectos, en el campo de las investigaciones, la producción, el mantenimiento o los servicios. Esto hace que los proyectos tengan características diferentes, lo cual hay que tener en cuenta en su desarrollo. Estas diferencias hacen que para cada entidad sea necesario el diseño de su sistema de gestión de conocimientos como un traje a la medida.

Para el desarrollo del modelo es necesario:
· Crear una base de datos de proyectos en ejecución, donde se almacene un conjunto de datos esenciales que permitan caracterizar el estado de ejecución de cada proyecto con fácil acceso de los directivos y partes interesadas.
· Crear una base de datos de proyectos concluidos donde se almacene la experiencia novedosa en el desarrollo de los mismos.
· Desarrollar procedimientos para la organización de la información.
· Aplicar motores de búsqueda y estrategias que faciliten la gestión del conocimiento.
· Eleva en un proceso de mejora continua la calidad de los nuevos proyectos
· Evaluar el impacto de los proyectos negocio.
· Creación de plantillas en MS Project.
· Reutilización de módulos que ya han sido validados en la práctica con buenos resultados.
· Caracterización de las soluciones y los conflictos en los cortes.
· Capacitación del equipo de proyecto.

El proyecto genera valor y conocimiento por tanto es imprescindible el desarrollo de un modelo estratégico que garantice su perfeccionamiento. El conocimiento transita por una búsqueda de información y un proceso de aprendizaje en el que las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones con las bases de datos de proyectos ejecutados, juegan un papel importante en el desarrollo de las etapas del proyecto durante su vida útil.

3.1.- Etapa de concepción del proyecto.
El proceso se inicia en la fase de concepción donde se evalúan las necesidades del cliente, los objetivos del proyecto, el alcance, la configuración, la programación estructurada, los resultados, la factibilidad, el presupuesto, y los contratos entre otros elementos importantes. La estabilidad de la comisión de evaluación que participa en esta etapa, garantiza la calidad y la mejora continua del ciclo de gestión del conocimiento.

En esta etapa la comisión que evalúa la concepción del proyecto brinda recomendaciones de búsquedas novedosas que han sido usadas con éxito en proyectos anteriores. Después de aprobado se pasa a su inscripción en la base de datos de proyectos en ejecución con su centro de costo, se determina el equipo de proyecto y su prioridad.

En esta etapa se identifican los aspectos novedosos que requieren de una consulta en la base de datos de proyectos concluidos como son los métodos de factibilidad, uso de indicadores globales actualizados, procedimientos normalizativos, suministradores, sistemas de financiamiento, documentación básica para la documentación de proyectos y otros aspectos más.

El director del proyecto aprobado recibe una clave de acceso al servidor donde se encuentra la de base de datos de proyectos en ejecución, que le permite bajar el formulario a través del cual puede llenar la información básica del proyecto recogida en los modelos oficiales para su inscripción. La información plasmada en el formulario alimenta un conjunto de tablas que permiten posteriormente obtener las consultas necesarias para la gestión de la información básica del proyecto. La información básica para llenar el formulario debe ser lo mas simple posible con el objetivo de facilitar el proceso. El enlace de la base de datos con el proyecto permite acceder a su información.

3.2.- Etapa de diseño y planificación del proyecto.
En la etapa de concepción se definen las tareas resumen con indicadores globales precisando que hay hacer. En la planificación se define el detalle de cómo hacerlo.

Ante un nuevo proyecto, resulta conveniente gestionar la información sobre los proyectos ya elaborados a través de motores de búsqueda, navegadores u otros procedimientos informáticos para analizar y recuperar los módulos de éxito ya diseñados y validados en la práctica.

Todos los proyectos son diferentes pero los procesos que se desarrollan en los mismos son similares. En los proyectos de mantenimiento es necesario evaluar los motores y el procedimiento para su defectación, mantenimiento o reparación se ajusta a un número determinado de tareas con requisitos y restricciones precisas reguladas por normas internacionales. La elaboración de módulos con tareas de ejecución, siguiendo el procedimiento definido por las normas, permite su validación y reutilización en los nuevos proyectos.

El desglose de las tareas con la estructura de asignación de recursos y los tiempos de ejecución, de acuerdo con las normas técnicas de producción, se reflejan en el primer proyecto elaborado con la participación de varios expertos, estableciendo las vinculaciones e información complementaria en Word, planos en AutoCad, gráficos, procedimientos, normas o cualquier otra documentación de proyecto. En este caso las tareas van desde la limpieza, el desmontaje, revisión, defectación, cambios de piezas, montaje, ajuste y puesta a punto entre otras tareas más.

En el diseño de los proyectos de construcciones, mantenimientos, embarcaciones, servicios y aeronaves entre otros objetivos, se manejan diferentes módulos que se rigen por procedimientos y normas que requieren de una estructura de desagregación de tareas en un proceso de uso y validación, con la ayuda de sistemas informáticos que permitan su recuperación.

En el gráfico se muestran las tareas estructuradas, con la duración, las dependencias y los recursos. Inicialmente se sigue el procedimiento, se representa en el proyecto, se valida y después se vuelve a usar en los siguientes proyectos con los ajustes correspondientes.



En el ejemplo la tarea 7 de calibración es ejecutada por un Mecánico A en 5 horas y en las notas están los criterios de medida y las condiciones para obtener buenos resultados. En el hipervínculo del ajuste está el documento normalizativo para la ejecución de la tarea.

Durante el proceso de ejecución se validan las tareas y cuando termina este proceso, que puede estar estructurado en una tarea resumen o un subproyecto, se pone a disposición del resto de los directores de proyectos, facilitando el acceso a la información y su uso en los nuevos proyectos, con los ajustes necesarios, de acuerdo con las experiencias prácticas desarrolladas.



En la hoja de recursos se muestran los datos del recurso Mecánico A con su tasa y en su nota se representa información sobre la composición del recurso, herramientas usadas, requerimientos del recurso para ejecutar las acciones e hipervínculos a documentación necesaria al recurso con los criterios de medida. El proceso cuando se ejecuta inicialmente lleva un tiempo de análisis, diseño, validación y puesta a punto. En el proyecto donde se ejecuta por primera vez se destaca en las palabras claves como procedimiento motores con el objetivo de acceder fácilmente al proyecto y recuperar la información con sus tareas y recursos para ser usado en los próximos proyectos. Esta información usada en los nuevos proyectos permite elevar la calidad y reducir el tiempo empleado en el diseño de los nuevos proyectos. Al inicio se requiere de un tiempo de diseño y ajuste, después se aprovechan todas las ventajas que permiten las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones en cuanto a la recuperación de la información y su uso en los nuevos proyectos con los correspondientes ajustes.

3.3.- Etapa de control de ejecución del proyecto.
Definido el que hacer y con que hacerlo es necesario ejecutar lo planificado siguiendo un procedimiento adecuado, que tome como procedimiento la línea base, la línea de progreso y el seguimiento con los avances físicos de las tareas.



En este proceso se genera un gran volumen de información que se comparte con los interesados, para que las distintas dependencias asuman las responsabilidades correspondientes en el proyecto, procediendo a la toma de decisiones, ajustes y actualización, repitiendo este paso tantas veces como cortes tenga el mismo. Este proceso permite establecer el flujo de información entre las partes interesadas. El proceso de actualización de la base de datos de proyectos en ejecución se ejecuta periódicamente atendiendo a los cortes programados en el cronograma de ejecución.

En esta etapa se hace uso de plantillas y procedimientos, que siempre están en un proceso de ajuste y desarrollo, en las que se generan aspectos novedosos que son necesarios guardar adecuadamente, para garantizar su posterior recuperación y uso en los nuevos proyectos.

La potencialidad y flexibilidad que brinda el sistema de información en su conjunto permite adecuarlo a las necesidades de información de la gerencia del proyecto ya que las condiciones reales de trabajo presentan situaciones múltiples y muy variables lo que hace que esta base informática se ajuste a estos requerimientos y facilite la toma de decisiones. La vinculación entre la base de datos y el MS Project 2003 permite acceder a toda la información necesaria que brinda el cronograma de ejecución del proyecto en el que se controla el avance en tiempo, la calidad, el costo y la logística. Una interfase Web viabiliza el proceso.

3.3.1.- Base de datos de proyecto en ejecución.
La información del proyecto en formato electrónico vinculado a la base de datos de proyectos en ejecución fluye a través de la red, facilitando la comunicación que requiere la estructura funcional y las partes interesadas, con el objetivo de garantizar la integración de la empresa. El éxito de los proyectos depende del nivel de información personalizado disponible para la toma de decisiones, lo que contribuye con el éxito de la empresa de alto desempeño. El mapeo de los procesos y el flujo de la información facilitan el logro de este objetivo.



El proyecto en el proceso de control de ejecución genera conocimiento que es necesario estructurar y guardar adecuadamente para ponerlo a disposición de los interesados con el objetivo de compartirlo.

El sistema de base de datos facilita compartir el conocimiento de los proyectos entre los directivos, directores de proyecto, especialistas y partes interesadas, permitiendo hacer uso del conocimiento corporativo de la entidad en beneficio de la empresa y a favor de la evaluación del desempeño de sus integrantes, compartiendo el éxito de los mismos y contribuyendo con la elevación de la cultura de gestión de proyectos en función del beneficio colectivo.

La base de datos cuenta con un formulario para la incorporación del proyecto a la misma, de un conjunto de consultas de acuerdo con las necesidades de información del sistema y de un campo para la vinculación desde la bases de datos al proyecto como se muestra en la figura.



Las bases de datos de los proyectos en ejecución ofrecen la oportunidad de búsqueda de información de los conflictos que se presentan durante esta etapa e identificando los aspectos novedosos que generan la información para la gestión de conocimientos.

3.3.2.- Fuentes de información que generan conocimiento
En la vida útil de los proyectos se genera un gran volumen de información novedosa, que analizada adecuadamente a través de un proceso de aprendizaje, permite generar el conocimiento necesario para la mejora continua del modelo estratégico del perfeccionamiento de la Dirección Integrada por Proyectos.

Las principales fuentes de información se presentan a continuación:
- Documentación de proyecto.
El proyecto con su estructuración de tareas, permite a través de los hipervínculos y las notas, incorporar toda la documentación necesaria para su ejecución y en la misma se genera un gran volumen de información novedosa que es necesario identificar adecuadamente para su posterior recuperación y uso en los nuevos proyectos.

Entre los aspectos más importantes están:
Objetivos, alcance, configuración, plantillas, cliente, ideas conceptuales, normas técnicas, criterios de medidas, indicadores globales, fichas de costo, suministradores, planos en AutoCad, órdenes de cambio, fotos, videos, grabaciones, requerimientos, restricciones, factibilidad, protección, medio ambiente, riesgos y resoluciones entre otras. En la documentación de proyectos de ingeniería están presentes los planos que permiten la ejecución de las tareas representados en AutoCad y que en muchos casos se emplean módulos que permiten ser usados en los nuevos proyectos. El proceso inicial requiere de un tiempo determinado pero después su uso con el apoyo de los sistemas informáticos de búsquedas copiar y pegar con los ajustes correspondientes permite elevar la calidad de los nuevos proyectos.

El uso de las plantillas facilita este objetivo en el uso de los documentos ya elaborados, es también usada en la preparación de los formatos de salidas previstas en las tareas a ejecutar. Los estudios de factibilidad, con el uso de los indicadores y el modelo de cálculo, son objeto de estudio y adecuación a las nuevas condiciones. Las resoluciones y sus adecuaciones a las condiciones de trabajo de la empresa requieren de un seguimiento que se obtiene en la bases de datos de proyectos concluidos. El resto de los aspectos enunciados se comporta e forma similar.

- Calidad

La calidad es uno de los aspectos que generan mayor volumen de información producto de las revisiones y ajustes sistemáticos a las normas que se producen en los procesos productivos y de servicios. Los rechazos de calidad cuando no cumplen con los criterios de medida definidos para la ejecución de las tareas son fuentes de información para la solución de conflictos. Los procesos de certificación y su relación con la evaluación de los suministradores de recursos y servicios es otra fuente de información que cuando presenta dificultades y soluciones novedosas es necesario registrar para su posible uso en los nuevos proyectos. Los aspectos mas significativos son: revisión de normas, instructivos, procedimientos, rechazos, certificación, no conformidad y suministradores.

- Economía
Economía es otra fuente importante de información novedosa para los nuevos proyectos por la variabilidad que presentan sus esquemas de financiamiento en los proyectos con la magnitud y adelanto en tiempo de los anticipos, frecuencias de entregas parciales y su relación con el costo de la calidad. El presupuesto y su control por cortes con el apoyo de la contabilidad, es otro aspecto novedoso en constante desarrollo, en el que las TICs juegan un papel importante. El movimiento de los indicadores globales y las fichas de costo es otro problema recogido en la bases de datos de proyectos concluidos con el objetivo de elaborar presupuestos acorde con el movimiento de los precios de los recursos y su sistema logístico. Entre los aspectos más importantes están: Esquemas de financiamiento, anticipo, calidad, fichas de costo, precios, ofertas, facturas, indicadores globales, presupuesto, contabilidad, contratos, logística y recursos.

- Control
En el proceso de control de ejecución se generan aspectos novedosos que contribuyen con el éxito de los proyectos y que es necesario señalizar para proceder posteriormente a su recuperación. Entre ellas están las auditorias, inspecciones y autoevaluaciones.

- Solución de conflictos
La solución de conflictos en los cortes de los proyectos es otra fuente de problemas que motiva al especialista a la búsqueda de conocimiento para resolverlos. La identificación del problema, la necesidad de buscar información para su solución y toma de decisiones es una oportunidad que brindan las bases de datos donde se almacena el conocimiento. La materialización del conocimiento en la solución de los problemas, es una forma de convertir el conocimiento en valor, materializado en la elevación de la calidad de los nuevos proyectos y la toma de decisiones, en busca de las soluciones a los problemas que se presentan durante su ejecución y forma parte de la experiencia acumulada, en un proceso de integración del capital de conocimientos de la empresa.

Los conflictos son múltiples y variados de acuerdo con las características del proyecto, pero requieren de un seguimiento y estrategia de recopilación, ya que existen determinadas regularidades en los mismos que permiten una vez que se presenten, estudiar las distintas variantes de éxito empleadas en las soluciones a los mismos para ajustarlas a las condiciones del caso de estudio. Estas soluciones no son copiables exactamente pero si brindan elementos importantes para la búsqueda de la solución que se quiere. Los procesos de balance de recursos, distribución de cargas tomando como base la Curva de Distribución de Recursos, son aspectos que pueden ser novedosos para ser usados en los nuevos proyectos.

· Identificación de conflictos a través del tablero de comando.

El tablero de comando vinculado a la base de datos permite obtener los indicadores característicos del proyecto y a partir del mismo proceder a su evaluación integral, con el objetivo de caracterizar los problemas y facilitar la búsqueda de las soluciones novedosas para su posible estudio y uso en los próximos proyectos.

El tablero de comando permite obtener los indicadores característicos estratégicos del proyecto para la toma de decisiones durante su ejecución.
En el gráfico se muestra un ejemplo de tablero de comando con la evaluación de tres parámetros importantes y su resultado integral ponderado.



La integración del tablero de comando con la base de datos de proyectos terminados permite caracterizar los problemas del proyecto y a través de las páginas Web buscar la información complementaria en los casos que así se requiera con el objetivo de determinar las soluciones estratégicas a los mismos. Es una interfase para la identificación de los conflictos y la búsqueda de las soluciones implementadas.

- Ciencia e innovación tecnológica.
Los proyectos de investigación generan conocimiento que se materializa en la producción científica de los mismos y requieren ser identificados, organizados adecuadamente y puestos a disposición de las partes interesadas con el objetivo de compartirlo. El proceso de Ciencia e innovación tecnológica es el que garantiza el desarrollo en las empresas de alto desempeño generando soluciones novedosas, resultados, publicaciones, premios, normas, eventos, premios, monografías, tesis, ponencias, las tesis de doctorado, maestrías diplomados, patentes y transferencia de tecnologías.

El sistema de gestión de conocimientos permite exportar la información a las bibliotecas virtuales con el objetivo de compartir el conocimiento en un mayor ámbito científico. El desarrollo de los eventos científicos con la concepción de proyecto genera un gran volumen de conocimiento asociado a los resultados de los proyectos, que debe ser puesto a disposición de las partes interesadas.

- Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones

Los procesos informáticos integrados a la gestión de proyectos brindan las posibilidades de garantizar la información necesaria a los especialistas y partes interesadas, siempre que transiten por los procesos de capacitación necesarios para desempeñarse en sus puestos de trabajo. Uno de los aspectos de mayor uso en la gestión de conocimiento son las base de datos con vinculaciones a los proyectos.

· Uso de las plantillas.
Cuando se dispone de una base de datos de proyectos en ejecución, es posible hacer un análisis para extraer las regularidades que han sido validadas positivamente en la práctica y crear plantillas en Project 2003 con la relación de tareas a desarrollar y los campos que se estimen necesarios, de forma tal que al iniciar un nuevo proyecto de ese tipo no se parta de cero, sino de la información que aparece en la plantilla a la que se le deben realizar los ajustes necesarios, facilitando en gran medida la etapa de planificación, sobre todo para aquellos equipos de trabajo que no tengan la suficiente experiencia, aumentando así la productividad de la entidad a partir del correcto uso de la información. El uso de las plantillas debe estar referenciado a las notas de la tarea que dio origen o modificaciones a la misma y puede estar recogida en una base de datos de plantillas. También son usadas para precisar el contenido de una información de salida en una tarea programada con el objetivo de establecer un correcto flujo de información.

3.4.- Cierre del proyecto
Al cierre del proyecto, se cuenta con toda la información necesaria para evaluar sus resultados y el desempeño de los participantes. El equipo de expertos valida el cumplimiento de los objetivos y la satisfacción del cliente.



Después de concluir la ejecución del proyecto, se comprueba el cumplimiento de los objetivos, los requerimientos del cliente y se procede al cierre del mismo. Se pasan los proyectos de la base de datos en ejecución a la base de datos de proyectos concluidos, lo que constituye la base para la gestión de la información contenida en los mismos, donde se almacena la experiencia desarrollada durante su ejecución.

En esta etapa se procede a revisar la organización y documentación de los aspectos novedosos identificados durante el desarrollo del proyecto con el objetivo de garantizar la posible recuperación de la información que genera el proyecto.

Ante un nuevo proyecto, resulta conveniente gestionar la información sobre los proyectos ya elaborados a través de motores de búsqueda, navegadores u otros procedimientos informáticos para analizar y recuperar los módulos de éxito ya diseñados y validados en la práctica, evitando incurrir en los mismos errores, cerrándose así el ciclo de gestión del conocimiento en un proceso en espiral ascendente que garantiza la mejora continua del sistema.

El modelo de gestión del conocimiento tiene varios momentos claves que garantizan la calidad del proceso continuo de perfeccionamiento. El primero es la toma de decisión de aprobación del proyecto, en el que la comisión evaluadora realiza un análisis de la calidad de la documentación, certifica que el nuevo proyecto recoge las experiencias de los proyectos ejecutados en la base de datos. La estabilidad de esta comisión, garantiza el éxito del trabajo a través de la mejora continua de la calidad de los proyectos. El otro punto clave es el cierre del proyecto donde se revisa la identificación de los aspectos novedosos con el objetivo de facilitar su recuperación.

3.4.1.- Base de datos de proyectos concluidos.
Terminado el proceso de cierre se pasa el proyecto de la bases de datos de proyectos en ejecución a la bases de datos de proyectos concluidos, con el ajuste necesario de sus campos.

La gestión de información en la base de datos de proyectos terminados se centra en los aspectos novedosos relacionados con la problemática a resolver. En este caso pueden ser usados los motores de búsqueda, navegación, uso de las bibliotecas con módulos ya elaborados, plantillas u otras formas. Se procede al análisis de la información, selección, ajuste al problema concreto a resolver o perfeccionamiento producto de la experiencia acumulada. Aquí es donde se produce el aprendizaje y la gestión del conocimiento, con el objetivo de dar solución al problema. Se puede copiar el módulo y pegarlo en la estructura del nuevo proyecto con las vinculaciones necesarias. Es aquí donde se convierte el conocimiento en valor, materializado en la elevación de la calidad el nuevo proyecto. La implementación de las soluciones se ejecuta a través de un procedimiento establecido, una norma o un instructivo que contiene un conjunto de tareas.



Los proyectos generan nuevos conocimientos que es necesario almacenar adecuadamente con el objetivo de facilitar su acceso y darle el correspondiente uso en los nuevos proyectos, como son los ajustes a las normas técnicas que requieren de una adecuada revisión con el objetivo de adaptarla a las condiciones de trabajo en el proyecto y otras muchas innovaciones más, que se producen durante el proceso de dirección por proyecto y que es necesario almacenar para compartir este conocimiento con los integrantes del proceso.

En la medida que los proyectos terminan con el cumplimiento de los objetivos previstos en formato electrónico, se hace imprescindible su incorporación a la base de datos de proyectos terminados con los siguientes objetivos:
· Almacenamiento de la experiencia de proyectos en un formato de fácil acceso y recuperación de la información por las partes interesadas.
· Es una base de información para los directores de proyectos.
· Permite analizar la información, estudiar las regularidades y ganar en calidad en los próximos proyectos.
· Es una forma efectiva de compartir el conocimiento de los proyectos.
· Permite el mejoramiento continuo de la calidad de los proyectos.
· Convertir el conocimiento en valor materializado en la elevación de la calidad de los nuevos proyectos.

El acceso a la base de datos de proyectos concluidos en busca de conocimientos no se desarrolla de forma espontánea, es imprescindible el papel formador y educativo de los directores de proyectos y líderes de procesos, como facilitadores de la búsqueda de soluciones, asimilación de la información y puesta en práctica de los conocimientos en los nuevos proyectos.

Las bases de datos contribuyen con el proceso de integración de la estructura funcional y los directores de proyectos, a través del uso de la información disponible en la red informática y el correo electrónico, garantizando un mejor trabajo de la DIP apoyada por las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. Las posibilidades de integración del Project con el Excel, AutoCad, Word y las páginas Web entre otros, permite la comunicación del equipo de proyecto con la estructura funcional.

Este proceso contribuye con la creación de las bases de conocimiento de las empresas en perfeccionamiento. La información se organiza y prioriza en un sistema de gestión de conocimientos para facilitar su estudio, comprensión y aprendizaje con el objetivo de aplicarlo sistemáticamente en los nuevos proyectos o para resolver un problema o conflicto determinado. La información genera una nueva información que se integra al sistema en un proceso dirigido de perfeccionamiento continuo.

3.4.2.- Generación de los Nuevos proyectos.
Cada director de proyecto inicialmente desarrolla su estilo de trabajo y los cortes los prepara de acuerdo con su conocimiento y desarrollo adquirido en los procesos de capacitación y en el desempeño de sus funciones, a partir de una metodología establecida. Los directivos acceden a los distintos proyectos desde la base de datos en ejecución y comparan las diferentes formas de trabajo, identificando las regularidades positivas y negativas para establecer las relaciones necesarias que permitan compartir el conocimiento, con el objetivo de lograr un desarrollo armónico en los directores de proyectos, la estructura funcional y las partes interesadas. Las bases de datos de proyectos en ejecución permiten iniciar el proceso y en el desarrollo del mismo está implícito su perfeccionamiento.

La medición del impacto incorpora una retroalimentación al modelo, enriqueciendo el procedimiento, lo que se traduce en un perfeccionamiento del aprendizaje. Como este conocimiento implícito en el proyecto está compartido en la red, se pone a la disposición de las partes interesadas. La evaluación del desempeño refleja el uso y aplicación de este conocimiento a través del aprendizaje, materializado en los nuevos proyectos que ejecutan los directores y especialistas de la empresa. Las bases de datos de los proyectos concluidos de empresas con prestigio internacional, donde se almacena el conocimiento tecnológico, se ofertan en altos precios por la información que contiene para generar el nuevo conocimiento.

La generación de los nuevos proyectos se alimenta de la base de datos de proyectos concluidos, donde se gestiona la información.



De la búsqueda puede surgir un gran volumen de información que es necesario ordenar y priorizar para su estudio, estableciendo una estrategia de prioridades que permitirá asimilar el conocimiento, con el objetivo de realizar un análisis para su estudio y aprendizaje, con el propósito de incorporarlo al nuevo proyecto, cerrando el ciclo en la concepción del proyecto. Los nuevos proyectos pasan por un proceso de control en su etapa de concepción, en el que se aprueba o no su inscripción en la base de datos de proyectos en ejecución.

El nuevo proyecto aprobado pasa a la etapa de planificación y control de ejecución donde se mide el impacto de los nuevos conocimientos adquiridos y el incremento de la calidad en la bases de datos de los proyectos en ejecución, lo que permite la evaluación del desempeño de los directores de proyecto y los participantes en el mismo.
El impacto de los nuevos conocimientos adquiridos puede medirse en la base de datos de proyectos en ejecución, publicados en el servidor donde acceden los interesados en busca de la información para asimilar el conocimiento. Para lograr este objetivo es necesario un proceso de organización de la información novedosa que garantice la recuperación de la misma y su aplicación en los nuevos proyectos.

4.- ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN NOVEDOSA Y SU RECUPERACIÓN
La Información novedosa que se genera en los proyectos durante sus etapas, requiere de una estructura y una forma organizativa que garantice posteriormente la recuperación de la misma con el propósito de ponerla en manos de quienes deben hacer un buen uso de la misma.



En el procedimiento propuesto para la recuperación de la información se parte de las palabras claves, se hace una búsqueda inicial seleccionando los proyectos que coinciden con las palabras claves, indicando que en su contenido existe información novedosa sobre el tema solicitado. En este primer ciclo se almacenan los posibles proyectos con la información.


En la figura se muestra una forma de hacer uso de las palabras claves de las propiedades del proyecto haciendo uso del Project 2003 en el que se utilizó como palabra clave viga continua con el objetivo de destacar que en este proyecto se desarrollo un método novedoso de cálculo de la viga continua.



Para este mismo caso el método de cálculo con su documentación están desarrollado en las notas de la tarea correspondiente o puede ser que el documento este en Word con un hipervínculo en la misma.

De esta forma se facilita la búsqueda de la información con el objetivo de ponerla a disposición de quienes deben utilizarla.

En un segundo ciclo, tomando como base las palabras claves, pero buscando en las notas de las tareas o sus hipervínculos, se muestra en pantalla el contenido brindando la posibilidad de seleccionarla y guardarla en un almacén de información que permitirá posteriormente establecer una estrategia para el proceso de aprendizaje por prioridades, con el propósito de adquirir el conocimiento necesario para incorporarlo al nuevo proyecto o brindar la solución a un conflicto que se presenta y que aunque no es exactamente el mismo resuelto en los proyectos seleccionados, brinda la posibilidad de analizar las soluciones brindadas y proceder a adecuar la toma de decisiones correspondientes.

En las tareas que ya tienen un hipervínculo es posible insertar una nueva subtarea con una descripción asociada al contenido de la novedad y proceder a colocar en notas o establecer un hipervínculo con la información para facilitar su recuperación.



En el esquema se brinda una secuencia lógica para el tratamiento de la información.

Este es un proceso que en la medida que se ejecuta el proyecto se van incorporando los aspectos novedosos. La etapa de control de ejecución donde se presentan las órdenes de cambio, ajustes y soluciones de conflictos es la más rica en incorporación de conocimiento al proyecto. En la etapa del cierre del proyecto antes de pasarlo al la base de datos de proyectos terminados se revisa la organización de la información, en el que la base de conocimiento es una interfase entre la búsqueda de la información en los proyectos y la selección de la misma a través del campo de las notas.

5.- CAPACITACIÓN
La gestión de conocimiento no se genera de forma espontánea, es necesario crear en el especialista la necesidad de la búsqueda del mismo. El proceso de Ciencia e Innovación Tecnológica crea las condiciones para la solución de los problemas, con el objetivo de mantener la empresa en el nivel de alto desempeño.

En la medida en que la base de datos de proyectos concluidos aumenta su contenido informativo, los miembros del equipo de trabajo acceden a los distintos proyectos y comparan las diferentes formas de trabajo, identificando las regularidades positivas y las negativas para establecer las relaciones necesarias que permitan compartir el conocimiento, con el objetivo de lograr un desarrollo armónico entre los integrantes del equipo de proyecto, la estructura funcional y las partes interesadas.
El análisis sistemático de los proyectos en la red y la evaluación de la elevación de la calidad en los mismos, permite al departamento de capacitación evaluar el comportamiento del desempeño y los problemas en el desarrollo de los controles, lo que permite establecer los ajustes necesarios en las estrategias de capacitación personalizada del especialista, en función de los contenidos de los puestos de trabajo. El estudio semipresencial personalizado a distancia, con acceso a la red informática o Intranet de la empresa y el CD de proyecto, permite este propósito.

La concepción de generar el conocimiento, ponerlo en la red con acceso desde una base de datos con interfase Web para facilitar las búsquedas y la formación del equipo para compartir el conocimiento, es un proceso que requiere de una estrategia de capacitación como parte de la inteligencia empresarial.

El establecimiento del ciclo en un periodo de tiempo dado, presupone una base de datos rica en información, que permite gestionar el conocimiento y compartirlo ante la necesidad de volver a usar la información por los especialitas y partes interesadas.

Para el desarrollo de nuevos proyectos es necesario revisar los ya elaborados y tomar los módulos de éxito diseñados con el objetivo de hacer uso del conocimiento ya elaborado y aplicado con los ajustes que la práctica validó.

La capacitación y la disposición de resolver problemas, genera la necesidad de adquirir mayor información a través del ciclo de conocimiento de los proyectos. El problema es iniciar el proceso con la elaboración de los proyectos en formato electrónico, después el propio modelo genera las necesidades del uso de las bases de datos y su perfeccionamiento.

El personal egresado de las universidades cuenta con la formación necesaria para el desarrollo de los proyectos apoyados por las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones y es una fuente importante para el desarrollo de la cultura informática. Es necesario garantizar la continuidad de desarrollo de este personal. Las empresas en perfeccionamiento cuentan con los medios necesarios para el cumplimiento de estos objetivos.

El ciclo de gestión del conocimiento para los proyectos no se establece en un corto plazo de tiempo. En primer lugar requiere de un conjunto de proyectos en formato electrónico haciendo uso en este caso del Project 2003 y los complementos del Office. Se requiere de una cultura informática de los especialistas que debe ser adquirida de acuerdo con la estrategia de capacitación de la empresa en función de sus necesidades y un proceso de integración en el que la información se comparte en función de las acciones que cada especialista desarrolla. La concepción de generar el conocimiento en los proyectos estructurados en formato electrónico, ponerlo en la red con acceso desde una base de datos o página Web, para facilitar las búsquedas y la formación del equipo con la concepción de compartir el conocimiento, es un proceso que requiere de la definición de una estrategia de capacitación, objetivos concretos a desarrollar y un conjunto de acciones en el marco de un proyecto de cambio con resultados en los proyectos negocios que respondan a las necesidades del desarrollo estratégico de la empresa.

El montaje del sistema de conocimientos en una plataforma informática accesible al especialista, permite que éste acceda a la misma en busca del conocimiento que necesita cuando realmente disponga de los medios y el tiempo necesario para el procesamiento de la información. El proceso de cambio en la aplicación de la DIP se ejecuta en tiempo real, es decir, el especialista continua desarrollando sus funciones y en determinados momentos que él planifica, de acuerdo con sus posibilidades en el trabajo, dedica tiempo a su capacitación. En ésto juega un papel importante la motivación del especialista, la evaluación del desempeño en función de sus resultados, la sinergia del equipo de proyecto, el sentido de pertinencia, su realización técnica, la medida del impacto evaluado en la calidad y la motivación por la capacitación que facilita el profesor apoyado por los líderes de los procesos claves y los directores de proyectos, en la aplicación de los conocimientos necesarios en los nuevos proyectos en los que participa.

6.- CONCLUSIONES
Las necesidades del desarrollo social requieren de procedimientos que permitan acortar el tiempo entre la obtención de los resultados y su aplicación. El modelo de gestión de conocimiento para la DIP permite acortar este período de tiempo y convertirlo en un producto socialmente útil.

El modelo integral para la gestión del conocimiento en la DIP crea las condiciones para compartir el conocimiento entre el equipo de trabajo y las partes interesadas, desarrollando hábitos y habilidades en la solución de los problemas.
El ciclo de gestión de conocimiento crea las condiciones para compartir el conocimiento entre el equipo de trabajo del proyecto y las partes interesadas, desarrollando hábitos y habilidades en la solución de los problemas, estimulando la motivación por la elevación de la calidad del proceso y el sentido de pertenencia de sus integrantes con el objetivo de obtener un mejor desempeño. Este proceso constituye la base para la integración de la empresa y el desarrollo de la inteligencia empresarial.

Todos los proyectos son distintos pero los procesos que se desarrollan en los mismos son similares, por lo que el uso de sus módulos con los ajustes correspondientes, siempre es válido, evitando repetir los mismos errores.

La gestión de conocimiento de los proyectos tiene dos aspectos importantes donde su uso se hace imprescindible, en la generación de nuevos proyectos y en la solución de los conflictos detectados en los cortes evaluativos del proyecto.

La base de datos de proyectos concluidos es la fuente de conocimiento para el perfeccionamiento de los nuevos proyectos. Permite el proceso de transformación del conocimiento en valor, a través de la planificación y el control de ejecución de los nuevos proyectos. Facilita la superación de los directores de proyectos y las partes interesadas, mejora la evaluación del desempeño y eleva la calidad de los nuevos proyectos.

La integración del conocimiento implícito en los proyectos concluidos en la bases de datos, constituye la fuente del desarrollo de la inteligencia empresarial a disposición de los especialistas de la empresa para la solución de los problemas y la toma de decisiones en los nuevos proyectos.

El proceso representa un ciclo en espiral ascendente, que con la necesaria atención de los directivos, se logra la formación de los directores de proyectos en un proceso de mejora continua de la empresa. La capacitación, el papel del líder y las habilidades informáticas, permiten acceder al conocimiento a través de la navegación y los motores de búsqueda.

El procedimiento permite asimilar el conocimiento adquirido por la experiencia acumulada. Es una base de conocimientos útiles para los nuevos directores de proyectos que toma como base la experiencia desarrollada por los especialistas de mejores éxitos.

Cuando el conocimiento está asociado a la solución de un problema de una tarea en ejecución, el mismo es recuperable y se incorpora a la base de datos de proyectos terminados una vez finalizado. El conocimiento organizado en proyectos en base de datos, forma parte del capital de conocimiento de la empresa, que compartido y puesto a disposición del resto de los especialista constituye una fuente de riqueza que garantiza el mejoramiento continuo de la misma. La producción científica y los nuevos conocimientos de un proyecto es patrimonio del colectivo de la empresa.

El acceso a la base de datos de proyectos concluidos no se desarrolla de forma espontánea, es imprescindible el papel formador y educativo de los directivos, directores de proyectos y líderes de procesos como facilitadores en la búsqueda, asimilación de la información y puesta en práctica de los conocimientos en los nuevos proyectos. Es el proceso de convertir el conocimiento en valor materializado en la elevación de la calidad de los nuevos proyectos.

La capacitación de los participantes, con el objetivo de crear una cultura capaz de hacer uso de la información y la medida del impacto en el proceso de mejora continua del ciclo de gestión del conocimiento, constituye un reto para la empresa en perfeccionamiento empresarial. La gestión de conocimientos estimula la sinergia corporativa del capital intelectual de la empresa en perfeccionamiento.

El proceso de capacitación en función de las necesidades de resolver los problemas que se presentan en la dirección por proyectos, lleva implícito la gestión de conocimientos apoyada por la aplicación de la Ciencia y la Innovación Tecnológica, creando una cultura científico técnica apoyada por las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones, en la que mientras mas se sabe, mas se requiere del conocimiento. Cuando se crea esta cultura en el seno del equipo de trabajo por proyecto en la empresa, puede afirmarse que el éxito está garantizado. Una adecuada estrategia de capacitación debe conducir al logro de estos objetivos por el valor y el conocimiento que generan los proyectos.

El valor socialmente útil del producto final que entrega la solución de un proyecto, se mide por el nivel de conocimiento añadido por el hombre que ejecuta el mismo.
rdelgado@reduniv.edu.cu.

BIBLIOGRAFÍA.
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6.- Montes de Oca, M. y Delgado, R. Uso de la DIP en la gestión y control de Eventos Científicos Estudiantiles, Publicación de las memorias del evento Informática 2005
7.- Montes de Oca, M. y Delgado, R. La Dirección Integrada de Eventos con el apoyo de las TICs, 2005

AUTOR
Dr. Ing. Roberto Delgado Victore. Profesor Titular.
Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría. ISPJAE.
Asesor de Ciencia y Técnica. MES. rdelgado@reduniv.edu.cu.
MSc. Martha Montes de Oca Richardson Profesora Universidad de La Habana

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