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Comprobantes de diario y mayorización de operaciones contables

Resumen: En este documento se presenta una serie de operaciones comerciales, las cuales son contabilizadas en Comprobantes o Partidas de Diario y posteriormente se procede a realizar la mayorización o el establecimiento del saldo de las cuentas.
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Autor: Jaime Montoya

ÍNDICE
Introducción
1. El Catálogo de Cuentas
2. Transacciones Comerciales
3. Comprobantes de Diario
4. Mayorización de Cuentas
Conclusión

INTRODUCCIÓN
En este documento se presenta una serie de operaciones comerciales, las cuales son contabilizadas en Comprobantes o Partidas de Diario y posteriormente se procede a realizar la mayorización o el establecimiento del saldo de las cuentas.

Al principio se presenta un modelo de Catálogo de Cuentas, que es el que se utiliza para la elaboración de los Comprobantes de Diario y también para la mayorización.

Previo a la contabilización de las operaciones, se incluye un breve marco teórico para explicar y dejar claros los conceptos de lo que se va a hacer en cada uno de los pasos presentados.

Se podrá apreciar cómo cada transacción se debe registrar de forma ordenada y cuidadosa, utilizando siempre como base el Catálogo de Cuentas.

EL CATÁLOGO DE CUENTAS
El Catálogo de Cuentas es el documento en el cual se presenta la clasificación de las diferentes cuentas que se utilizan en la contabilidad; por esta razón también se le llama Plan de Cuentas, Manual de Aplicaciones o simplemente Catálogo de Cuentas.

Este manual lo elabora el contador de la empresa o en su defecto se encarga su elaboración a una empresa particular que ofrezca dichos servicios. En todo caso su contenido está integrado por todas las cuentas que intervienen en la contabilidad. El documento incluye el manual de aplicación de cuentas, y la declaración del sistema contable.

Aunque los Catálogos de Cuentas se parecen, nunca son iguales; ciertamente, todos contienen las cuentas más comunes que se utilizan en toda contabilidad, pero es conveniente aclarar que cada uno de ellos está estructurado de acuerdo con la naturaleza del servicio o de la actividad económica a la cual se dedica cada empresa en particular.

En el momento de elaborar el Catálogo de Cuentas de una empresa es necesario tomar muy en cuenta los siguientes aspectos:

1) Determinar claramente cuál es la naturaleza o actividad económica a la que se dedicará la empresa; por ejemplo: si es de servicios, comercial o industrial.
2) Tener presente que de acuerdo con las características del negocio así serán sus activos, pasivos, clases de gastos y clases de ingresos.
3) Determinar la composición o estructura del patrimonio en base a que se trata de un negocio individual o de un negocio constituido como Sociedad Mercantil.
4) Tomando como base el tipo de negocio, deberá seleccionarse el procedimiento o sistema contable a utilizar, el cual deberá ser congruente con los sistemas contables legalmente establecidos por la Ley.
5) Por último, tener presente la forma de codificación que ha de utilizarse para la clasificación de las cuentas.

A continuación se presentará un modelo de Catálogo de Cuentas que se usará en la contabilización de las operaciones contables que se presentarán más adelante, para las cuales se harán partidas de diario y posteriormente la mayorización.















TRANSACCIONES COMERCIALES REALIZADAS
1 DE OCTUBRE DE 2007
1. Se vende mercadería al contado por $4,697.34 y al crédito por $3,232.67.
2. Se compran bolsas y material de empaque por valor de $344.22 a Distribuidoras de Bolsas, S.A. de C.V. emitiendo el cheque No. 34 del Banco HSBC.
3. Se compran 10 sillas de espera a razón de $30.00 cada una, por lo cual se emite cheque No. 35 a nombre de Office Depot, S.A. de C.V.
4. Se apertura el fondo de caja chica por valor de $300.00 para gastos de hasta $25.00, para lo cual se emite cheque No. 36 a nombre del Sr. Carlos Gómez, quien será el custodio de dicho fondo.
5. Se envía remesa al banco por valor de las ventas al contado.

3 DE OCTUBRE DE 2007
1. Se vende mercadería al crédito por $1,900.00 y al contado por $565.33.
2. Se compra una engrapadora y una caja de grapas por valor de $19.65 y se paga con fondos de caja chica.
3. Se compran 5 garrafas de agua cristal por valor de $13.45 y se paga de caja chica.
4. Se envía remesa al banco por el valor de las ventas al contado.
5. Se adquiere mercadería al crédito por $1,500.00 de parte de nuestro proveedor Socaire, S.A. de C.V.

7 DE OCTUBRE DE 2007
1. Se paga planilla administrativa por valor de $800.00.
2. Se paga planilla de ventas por valor de $1,200.00.
3. Se pagan comisiones sobre ventas a nuestros vendedores por valor de $225.00.
4. Se tienen ventas al contado por $8,944.33 y al crédito por $234.55.

15 DE OCTUBRE DE 2007
1. Se liquidan los débitos y créditos fiscales del mes para provisionar el IVA a pagar.

COMPROBANTES DE DIARIO
Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada operación que se realiza en una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial, industrial o de servicio.

Se elabora un Comprobante por cada día en el que se registren transacciones económicas. Una de las características de las Partidas de Diario es que en los totales, el DEBE siempre tendrá igual cantidad que el HABER.

A continuación se muestran los cuatro Comprobantes de Diario correspondientes a cada uno de los días en los que se registraron las transacciones comerciales presentadas anteriormente.













MAYORIZACIÓN Y ESTABLECIMIENTO DEL SALDO DE LAS CUENTAS
Para mayorizar y establecer saldos, se toma la información que aparece en los Comprobantes de Diario y se realiza una sumatoria de los saldos para cada una de las cuentas utilizadas, según los días en que se realizaron las operaciones.

Se debe tener presente lo siguiente:

1) Las cuentas de ACTIVO tienen Saldo Deudor.
2) Las cuentas de PASIVO tienen Saldo Acreedor.
3) Las cuentas de CAPITAL tienen Saldo Acreedor.
4) Las cuentas de EGRESOS tienen Saldo Deudor.
5) Las cuentas de INGRESOS tienen Saldo Acreedor.

Ahora se mostrará la mayorización y establecimiento de saldos para cada una de las cuentas utilizadas para contabilizar las transacciones contables presentadas anteriormente.




























CONCLUSIÓN
La realización de Partidas de Diario y la mayorización de cuentas son dos aspectos básicos y fundamentales en la contabilidad. No se puede realizar un segundo paso sin antes haber realizado el primero, de manera que no se puede proceder a realizar estados financieros que reflejen la situación económica de una empresa sin que antes se hayan realizado las Partidas de Diario y la mayorlzación de cuentas respectiva.

En este documento se presentaron ejemplos y aplicaciones prácticas de transacciones comerciales que con frecuencia realizan las empresas.

El marco teórico que acompaña al desarrollo de los documentos contables se ha incluido para explicar en qué consisten las operaciones realizadas.

Es verdad que en la actualidad estas operaciones no se hacen de forma manual, sino que utilizando sistemas de información o programas especialmente diseñados para la administración contable de las empresas; sin embargo, conocer la estructura, diseño y forma de realizar estos documentos es necesario, pues los mismos diseñadores de estos programas informáticos tienen que respetar y basarse en los modelos contables y legales para el registro y contabilización de las transacciones económicas realizadas por las empresas.

Descargar los libros mostrados en Excel

AUTOR
Jaime Montoya
jaimemontoya@jaimemontoya.com
www.jaimemontoya.com
Santa Ana, 17 de octubre de 2007

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE OCCIDENTE
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

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