AGRADECIMIENTOS
Los autores de este trabajo desean agradecer de manera muy especial a todos los compañeros que cooperaron en la creación de este sistema:
- A los miembros del Consejo de Dirección del CAIP VIH/SIDA de Santiago de las Vegas, por las jornadas dedicadas a su análisis y aprobación.
- A los Directores de los CAIP VIH/SIDA de:
o Nazareno
o Menocal
o Pinar del Río
o Villa Clara
o Sancti Spíritus
o Camaguey
o Holguín
o Santiago de Cuba
o Guantánamo

Por sus opiniones y sus comentarios muy valiosos sobre el trabajo.
- Al co. Jorge Luis Mayor por su paciencia y su ayuda.
- Al Dr. Saca, Director Nacional de Estadísticas del MINSAP por sus acertados consejos de siempre.

RESUMEN
El Sistema “CONSAN” constituye un esfuerzo por dotar de un sistema de información estadístico a los Centros de Atención Integral a personas que viven con VIH/SIDA (CAIP VIH/SIDA) del país relacionado con el Objeto Social aprobado para las instituciones y cuyo destino es que las informaciones sean estudiadas, analizadas y utilizadas para la toma de decisiones y posteriormente almacenadas en los soportes informáticos de departamentos y subdirecciones.
El sistema es capaz de garantizar la comprobación de los registros primarios el levantamiento adecuado de cada información, su correcto almacenamiento, facilita el trabajo al disponer de la información necesaria relacionada con los servicios que se brindan en el Centro y facilita su análisis por parte de los directivos en particular, así como de los órganos colegiados de dirección.

Brinda la información necesaria a los especialistas relacionados con la atención directa a esta actividad, así como a los directivos que siguen muy de cerca el comportamiento de los procesos. El lenguaje utilizado en la implementación del sistema es el Visual Basic.

La utilización de este software ofrece ventajas para el trabajo del centro, entre las que se encuentran las referentes a la posibilidad del análisis y corrección de posibles errores de proceso, la elevación de la calidad en la atención y el análisis económico de los costos, abriendo la posibilidad de un aumento en la eficiencia del trabajo.

Descriptores o Palabras claves: SISTEMA DE INFORMACIÓN; BASES DE DATOS

INTRODUCCIÓN
La epidemia de VIH/SIDA está considerada sin dudas un flagelo para la humanidad, millones de seres humanos están afectados por tan terrible pandemia y cada día son más los que se encuentran dentro de sus victimas, baste señalar que como se plantea en el último Informe de ONU-SIDA para África, si no se realizan esfuerzos mancomunados de la comunidad internacional, pueblos enteros del continente africano están condenados a desaparecer.

En nuestro país, la epidemia ha podido hasta el presente ser controlada y mantenida dentro de parámetros que nos sitúan muy por debajo de la cruda realidad de otros países del 3er mundo. A esta situación, contribuyó en gran medida la creación de nuestro centro en la primavera de 1986 y la posterior creación en la década del 90 del pasado siglo del resto de la red de instituciones del país.

Las propias características de la epidemia, su connotación social y el desconocimiento que en los comienzos se tenía de la enfermedad, hicieron que gran parte de la información se mantuviera muy compartimentada y no se creara un sistema de información completo y eficaz que permitiera dotar a todos los especialistas de una herramienta para el trabajo de análisis, seguimiento y profundización en todos los aspectos de la epidemia.

En lo referente a los CAIP VIH/SIDA, se impulsó el trabajo integral biológico, psicológico y social en los mismos, con tratamiento completo, integrado y de excelencia, sin embargo desde sus comienzos y hasta la fecha, se adoleció de un sistema de información estadística, con registros primarios confiables y tablas de salida de fácil obtención y con posibilidades de analizar, comparar y evaluar el trabajo que se venía realizando, así como medir su impacto económico mediante los sistemas de análisis de costos.

Nuestro centro, no es un hospital, no es una unidad de atención terciaria, no es un policlínico y también es todo eso, es una institución donde se integran acciones de todos los niveles del Sistema de Salud y como en ningún otro centro de nuestro sistema se abordan a profundidad los problemas psicosociales en consonancia con los factores biológicos por las propias características de las personas a quienes se le presta atención y por la enfermedad que padecen, por esta razón los sistemas de información de las diferentes unidades del sistema de salud no se adaptan a la recolección y análisis de datos, es decir, no son aplicables al registro de la labor que se desempeña en este tipo de institución, es por esto que se hace la presente propuesta del Sistema de Información Estadístico para los CAIP VIH/SIDA del país, partiendo de la experiencia de más de 20 años de nuestra institución y tomando el criterio de un sinnúmero de especialistas de nuestro Centro y del resto de los centros del territorio nacional.

OBJETIVOS
- Dotar a los CAIP VIH/SIDA del país de un sistema de información estadística que posibilite la obtención de los datos necesarios para la evaluación de los servicios y la toma de decisiones.
- Facilitar los análisis del costo-beneficio y el costo-efectividad en comunión con la información que brinda el área económica.

DESARROLLO
Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muy específico, que permiten al usuario introducir y almacenar datos, suministrando las herramientas para manipular los datos, de forma que pueda obtener información no visible como tendencias, totales o relaciones, sin que este conozca el modo de almacenamiento ni el método de acceso empleado.
Debe permitir en principio:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos

El presente trabajo trata de la creación de una base de datos aprovechando las facilidades graficas que brinda el entorno de Windows mediante el Gestor de bases de datos Microsoft Access.

Antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué pasos que se siguieron para diseñar nuestra base de datos:
1. Identificación de las necesidades del usuario: Conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer.
2. Disponibilidad de la tecnología necesaria y sistema operativo instalado
3. Definición de las Tablas que compondrán la base de datos y dentro de cada tabla, los campos serán necesarios.

Diagrama de contexto
El siguiente diagrama muestra las diferentes entidades (representadas por departamentos y subdirecciones del centro) que interactúan con el sistema.



1. - Registro Primario de pacientes con tratamientos antiretroviral
- Hoja de cargos de consulta por médicos
2. - Libro control de Laboratorio de análisis realizados a pacientes y trabajadores
3. - Libro control de Rayo X de radiografías realizadas a pacientes y trabajadores
4. - Hojas de cargo de consulta de Estomatología
5. - Registro primario de pacientes incorporados al trabajo
- Registro primario de actividades recreativas y deportivas
- Registro primario de visitas de terreno realizadas por los trabajadores sociales
6. - Hojas de Cargo de consultas por psicólogos
- Hojas de Cargo de psicometristas.
7. - Registro primario de actividades de capacitación, pregrado y postgrado.
- Libro de control de acceso de pacientes y trabajadores a la Biblioteca.
8. - Registro primario de inspecciones y autoinspecciones
- Registro primario de entrevistas a pacientes
9. - Registro primario de Movimiento Hospitalario

Funcionamiento del Sistema CONSAN.
Este sistema se nutre de la información de las diferentes áreas del Centro que es entregada al Dpto. de Admisión, Archivo y Estadística donde es procesada. Cada área que interactúa con el sistema tiene confeccionados registros primarios. En los casos de los departamentos de Atención directa al paciente (Medicina, Psicología, Estomatología, Laboratorio y Rayos X) la información se toma de las hojas de cargo establecidas para su control diario.
El resto de las áreas entregan la información en los modelos de de entradas establecidos los primeros días de cada mes a partir de la información almacenada en los registros primarios.

Después de procesada la información por los especialistas de Estadística, se realizan los reportes de salida que permiten el análisis de la información con vistas a mantener o modificar los diferentes aspectos gerenciales que garanticen un incremento sostenido de la calidad de los servicios., pudiendo ser analizados por cada uno de los responsables de cada una de las áreas de manera individual o discutidos en los Consejos de Dirección de los Centros.

Diseño de las pantallas.
Las pantallas se han diseñado tratando de que sean agradables, cómodas a los usuarios y que respondan a sus intereses.

Se han diseñado todas con fondo claro, contienen imágenes y los textos son de color negro. Esto le da uniformidad y sencillez a la interfase. El menú es claro y asequible.

Los botones de operaciones se han incluido en lugares donde es fácil reconocerlos y acceder a ellos, y tienen escrito la operación que realizan. A su vez, los enlaces entre páginas permiten el acceso a información de interés para el usuario.

Se presentan a continuación algunas pantallas del sistema que se pudieran considerar fundamentales o típicas en el mismo.
Pantalla # 1: Entrada al Sistema. El usuario debe introducir la identificación y clave de acceso de entrada al sistema.


Pantalla # 2: Ventana de presentación del sistema CONSAN. Menú del sistema. El mismo se conforma de manera dinámica y ofrece las posibles opciones de trabajo para la entrada y salida de información.


Pantalla # 3: Formulario de introducción de datos al sistema.


Pantalla # 4: Formulario de extracción de datos o Estadísticas del sistema.



Diseño de los modelos de entrada y salida.
Los modelos de entrada se corresponden en gran medida con los datos recogidos en los registros primarios desde donde se levanta la información, no tanto en su diseño físico como en el orden en que deben ser introducidos los datos en el mismo. De esta manera se logra que la introducción de datos al sistema sea una tarea fácil y cómoda.

El sistema cuenta con varios reportes de salida, los cuales están diseñados según las necesidades de los usuarios, algunos para ser consultados en la computadora y otros para ser impresos si es necesario

Tratamiento de errores.
Existen errores que los usuarios pueden cometer, como por ejemplo, al teclear la clave de entrada al Sistema. Este error se maneja en la misma pantalla donde se comete. Para tratar de disminuir las posibilidades de errores al introducir datos, se han utilizado listas asociadas a los nomencladores del sistema, de forma tal que los usuarios escojan el dato que quieren introducir y tecleen lo menos posible.

Sistema de protección y seguridad.
En primer lugar, es necesario destacar que el sistema CONSAN debe contar con un administrador, que será quien tenga acceso a todas las posibilidades que este brinda. De esta forma, puede definir quiénes serán los usuarios del mismo y sus niveles de acceso.

Se debe establecer como obligatoria la salva periódica de la información, de forma tal que si ocurre alguna falla se pueda recuperar los datos que han sido salvados.

IMPLICACIÓN SOCIOECONÓMICA.
1) La implicación socioeconómica de este sistema de información es incalculable, baste señalar que propone tablas de salida que pueden posibilitar el análisis de la gestión de todos los servicios de los CAIP VIH/SIDA, logrando un eficaz instrumento para la corrección de posibles desviaciones que dificulten la obtención de la excelencia en el servicio.

2) Desde el punto de vista económico, la información obtenida es un instrumento eficaz para facilitar el análisis del costo-eficiencia y costo-beneficio, permitiendo optimizar el costo hospitalario por paciente, que en cálculos empíricos y conservadores, puede disminuir en un 18% la utilización del presupuesto asignado a cada institución, lo que en un Centro como el nuestro equivale a el ahorro anual de $1 440 000 MN por concepto de presupuesto.

(a) Factibilidad económica:
b) El sistema no requiere de grandes inversiones para su realización, cada uno de los CAIP VIH/SIDA del país cuenta con los medios necesarios para la aplicación del mismo.

(a) Beneficios:
c) Creará un sistema de información valido para el análisis de la información y la toma de decisiones que actualmente no existe.
d) Se podrá unificar el sistema de información de todos los CAIP VIH/SIDA del país brindando la posibilidad de obtener la homogeneidad en todo el proceso estadístico
e) Se automatizará todo el sistema estadístico dejando atrás el trabajo manual.
f) Se logrará un trabajo mucho más rápido y organizado.
g) Se tendrá una base de datos que incorpore toda la información, logrando así que el usuario del sistema obtenga de esta lo que necesita de forma concisa y segura.
h) El sistema estará en constante actualización lo que mejorará gradualmente la entrada y salida de datos actuales a las distintas áreas que prescinden de estos.
i) El sistema almacenará toda la información permitiendo así que se realicen estudios e investigaciones.
j) Ahorrará a los Centros tiempo y recursos que traen consigo el trabajo de mesa.
k) Aportará un modo más fácil de obtención de datos para de conjunto con la información económica obtener los resultados de costo-efectividad y costo-beneficio.

CONCLUSIONES.
El Sistema de Información Estadística “CONSAN” que es fruto de la interacción dinámica del trabajo y la experiencia acumulada de los factores del CAIP VIH/SIDA de Santiago de las Vegas Centro de Referencia Nacional y que ha sido analizado por un grupo de directivos y especialistas de los diferentes Centros del País posibilitan una vía rápida y eficaz para el control de la calidad de los registros primarios y de la información que nutre la base de datos, proporciona un software fácil de manipular por los usuarios y brinda tablas cómodas de salida que permite comparar información de los diferentes servicios, tanto en el momento de ser emitida como en el acumulado, facilita la labor de los estadísticos y además posibilita a los directivos una manera fácil de calcular los costos de los servicios que se brindan en la institución.

Es una vía para unificar la información de todos los CAIPVIH/SIDA del país lo que permitirá no sólo el análisis particular de cada Centro, sino además la evaluación de toda la red de centros en su conjunto.

RECOMENDACIONES
Proponemos que el Sistema de Información Estadística “CONSAN” se apruebe como el sistema unificado de información para todos los CAIP VIH/SIDA del país, posibilitando con su uso que se pueda completar aún más y no se quede en esta versión inicial, sino que evolucione hacia un software que satisfaga todas las necesidades de información que entran y salen de los Centros.

Sería muy útil, que a medida que el sistema “CONSAN” tenga más tiempo de explotación, los usuarios hagan sugerencias de cambios y mejoras que permitan que el mismo se perfeccione.

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11.- Peterson K. The Strategic Approach to Quality Service in Health Care. An Aspen publication. 1998.
12.- Albrecht K., Bradford L. J. La Excelencia en el Servicio. Legis Editores S.A. 2002

AUTORES
Dr. Rigoberto de la C. López Alvarez
Tec. Haroll W. Urquiaga Padrón
Ing. María E. Vázquez Fuentes