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Sistema de costo por ordenes

Resumen: El presente trabajo se realizó con la finalidad de conocer ampliamente todo el proceso necesario para la contabilización de los costos de producción de la Gerencia Tecnológica en la Sucursal Cimex de Las Tunas; el cual es un tema de gran importancia para todos...
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Autor: Yuri J. Alvarez Ferrer

RESUMEN
El presente trabajo se realizó con la finalidad de conocer ampliamente todo el proceso necesario para la contabilización de los costos de producción de la Gerencia Tecnológica en la Sucursal Cimex de Las Tunas; el cual es un tema de gran importancia para todos, ya que es la contabilidad de costos la que recoge, registra y reporta la información relacionada con los costos y con base en dicha información, se toman las decisiones de planeación y control de los mismos. Se estructuró la investigación en dos capítulos, el primero un diseño teórico y el segundo en el desarrollo del trabajo como tal.

ÍNDICE
Introducción
Capítulo I Fundamentación teórica
I.1 Marco conceptual
I.1.1 Aspectos teóricos sobre Contabilidad de Costos
Capítulo II: Diseño del sistema de costos por órdenes de trabajo en la Gerencia Tecnológica de la Sucursal CIMEX Las Tunas
II.1 Caracterización de la empresa
II.2 Aplicación del sistema de costos por órdenes de trabajo en la Gerencia Tecnológica
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía
Anexo

INTRODUCCIÓN
La contabilidad de costos se relaciona con la información de costos para uso interno de la gerencia y ayuda de manera considerable a la gerencia en la formulación de objetivos y programas de operación en la comparación del desempeño real con el esperado y en la presentación de informes.

Los mandos altos, la gerencia y el departamento administrativo se enfrentan constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el funcionamiento de la empresa, la información que obtengan acerca de los costos y los gastos en que incurre la organización para realizar su actividad y que rige su comportamiento, son de vital importancia para la toma de decisiones de una manera rápida y eficaz, esto hace que en la actualidad la "La contabilidad de costos" tome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la información.

El análisis de los costos dentro de las empresas Socialistas es una condición necesaria para que el funcionamiento del sistema económico sea exitoso, cuando se realiza un análisis se obtiene información necesaria sobre el estado del sistema, sobre los éxitos y fracasos de su actividad, así como las ventajas y desventajas del método de dirección de la economía utilizado.

La Sucursal CIMEX Las Tunas, surge hace dos años como resultado de un proceso de descentralización de la dirección del Grupo empresarial Cimex, buscando acercar más la dirección a la base, se desarrolla en el mundo de los servicios, como actividad fundamental el comercio minorista y mayorista a través de cuatro cadenas, Tiendas Panamericanas, Cafeterías El Rápido, Servicentros Cupet-Cimex, Photoservices y una Tienda Mayorista, tiene dentro de sus objetivos estratégicos desarrollar estos servicios y mantener la posición de Cimex en el mercado, por lo que se impone la necesidad de que todos sus directivos cuenten con la información adecuada relacionada con los costos para la toma de decisiones hacia donde debe dirigir sus esfuerzos.

Por lo anterior se define como objetivo de esta investigación el diseño y aplicación del Sistema de costo por órdenes de trabajo en la Gerencia de Servicios Técnicos de la Sucursal Cimex, Las Tunas.

El sistema de costo que aplica Cimex específicamente en la Gerencia de servicios técnicos es el costo por órdenes de trabajo. Es el ideal porque cumple con las características de este sistema de costo:

Es característico de producciones de baja pasividad y el proceso productivo se efectúa de forma discontinua.

Su producción está determinada por solicitud a los clientes.

Los costos unitarios tienden a ser diferentes.

No necesariamente en el proceso productivo las unidades tienen que pasar por todas las áreas productivas.

Este proceso se realiza un sistema llamado Sentai dentro de uno de sus módulos denominado Órdenes de Servicios el cual permite automatizar el proceso contable.

CAPITULO I FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
I.1 MARCO CONCEPTUAL.
I.1.1 Aspectos teóricos sobre Contabilidad de Costos.
La contabilidad de costos es una especialidad de la contabilidad general que registra, resume, analiza e interpreta los detalles de los costos de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación incurridos para producir un artículo o servicio de una empresa con el fin de poder medir, controlar y analizar los resultados del proceso de producción a través de la obtención de costos unitarios y totales.

La contabilidad de costos también mide el desempeño, la calidad de los productos y la productividad; incluye el análisis y la síntesis del costo total de producción, en función de los costos por órdenes de trabajo, la compilación de los costos de producción proporciona una base para determinar el costo de las mercancías a vender en el futuro.

La palabra costo suele ser precedida por otras palabras que ayudan a comprender el significado real que se pretende dar a dicho término. Las expresiones: costos de material, costos de mano de obra, costos de conversión, contabilidad de costos, sistemas de costos, departamento de costos, etc. constituyen algunos ejemplos de la forma como dicho vocablo se usa ordinariamente.

El costo puede decirse que se refiere a erogaciones o desembolsos hechos para adquirir bienes o servicios, estos desembolsos se agrupan o clasifican de modo que puedan servir adecuadamente a las necesidades de quienes se proponen utilizarlos o analizarlos.

Un requisito previo y fundamental en un sistema de costo por órdenes de trabajo, es la posibilidad de poder segregar o identificar cuantitativamente el producto en elaboración en la fábrica o taller, en un momento dado cualquiera. Este sistema permite reunir separadamente cada uno de los elementos del costo (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación), para cada trabajo u orden de trabajo en proceso.

El sistema de costeo por órdenes de trabajo es el más apropiado cuando los productos manufacturados difieren en cuanto a requerimiento o especificaciones del cliente, y el precio cotizado se asocia estrechamente al costo estimado. El costo incurrido en la elaboración de una orden de trabajo específica debe asignarse a los artículos producidos.

En un sistema de costeo por órdenes de trabajo los tres elementos básicos del costo (MD, MOD, CIF) se acumulan de acuerdo con los números asignados a las órdenes de trabajo.

El costo de producir un bien o servicio se puede definir como el valor del conjunto de bienes (material directo e indirecto) y esfuerzos (mano de obra directa e indirecta) en que se ha incurrido o se va a incurrir en el departamento de producción para obtener como resultado un bien o producto terminado con buenas condiciones para ser adquirido por el sector comercial.

El costo del producto que se desea fabricar debe ser similar o más bajo, pero de buena calidad al del producto de la competencia, desde el punto de vista contable, costo es la suma de valores, cuantificables en dinero que representan el consumo de los factores de la producción (MD, MOD, CIF) desembolsados para lograr el objetivo de obtener un producto terminado. El principal objetivo de la contabilidad de costos es contribuir al control de las operaciones, comunicar información financiera y ejercer un control administrativo que sirva como una herramienta de planeación, control y toma de decisiones.

El fin primordial de un sistema de contabilidad de costos es reunir datos relacionados al costo de producir cada unidad de fabricación. Al obtener estos datos la gerencia y personal de apoyo distribuyen los recursos de la empresa para cumplir con las metas organizacionales, puesto que los recursos son limitados deben basarse en datos de costos al decidir las acciones que proporcionarían rendimientos óptimos para la empresa.

El control de los costos de producción permite a la gerencia obtener información necesaria y tomar acciones con el fin de reducir costos, por ejemplo: usando material sustituto, proponiendo un nuevo diseño del producto sin disminuir la calidad, pero si la cantidad de material empleado, modificando los sistemas de salarios para disminuir la mano de obra ociosa y los costos de la misma, instalar maquinaria para aumentar la producción o reemplazar maquinaria obsoleta, controlando adecuadamente las compras y salidas de materiales y suministros para reducir desperdicios.

El sistema de costeo por órdenes de trabajo es aplicable a aquellas empresas manufactureras que producen de acuerdo a especificaciones del cliente. Las empresas que normalmente utilizan el sistema de costeo por órdenes de trabajo son: constructoras, productoras de videos publicitarios, mueblerías, imprentas, cartoneras, plásticos, maquila, zapatería, entre otros. En este sistema es importante llevar un estricto control de las órdenes que se someten a proceso a través de numeración asignada a cada una de ellas y controlar el costo primo (MD y MOD) por medio de remisiones de almacén al departamento de producción y boleta de trabajo para cada orden de producción.

Elementos del Costo (MD, MOD, CIF)
La fabricación de un bien o servicio implica el uso de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación.

Materiales: Representan el principal elemento del costo en la elaboración de un producto, estos son sometidos a proceso y se convierten en productos terminados con la adición de mano de obra y costos indirectos de fabricación.

Los materiales directos son todos aquellos que pueden identificarse fácilmente en el producto terminado y representa el principal costo en la elaboración del producto. Un ejemplo de material directo es la tela, hilo, botones que se utilizan en la fabricación de camisas.

Los materiales indirectos son aquellos utilizados en la elaboración de un producto, pero no son fácilmente identificables y son incluidos como parte de los costos indirectos de fabricación. Un ejemplo de materiales indirectos son las etiquetas, aceites para las máquinas, cajas de cartón para empaque que se utilizan en la industria textil.

Mano de Obra: Representa la labor empleada por las personas que contribuyen de manera directa o indirecta en la transformación de la materia prima, es la contribución física o mental para la elaboración de un bien o producto. El costo de la mano de obra representa el importe o el precio que se paga por emplear recursos humanos. Es la compensación o remuneración al personal que trabaja en determinada orden de producción.

La mano de obra directa es la que se emplea directamente en la transformación de la materia prima en un bien o producto terminado, se caracteriza porque fácilmente puede asociarse al producto y representa un costo importante en la producción de dicho artículo. La mano de obra directa se considera un costo primo y a la vez un costo de conversión.

La mano de obra indirecta es el trabajo empleado por el personal de producción que no participa directamente en la transformación de la materia prima, como el gerente de producción, supervisor, superintendente, etc. Esta es considerada como parte de los costos indirectos de fabricación.

El principal costo de la mano de obra son los salarios que se pagan a los trabajadores de producción. Los salarios se pagan en base a las horas, días u órdenes trabajadas. Los pagos fijos hechos regularmente por servicios gerenciales o de oficina de producción se consideran como un costo secundario y forman parte de los costos indirectos de fabricación.

Costos Indirectos de Fabricación: Los costos indirectos de fabricación como lo indica su nombre son todos aquellos costos que no se relacionan directamente con la manufactura, pero contribuyen y forman parte del costos de producción: mano de obra indirecta y materiales indirectos, luz y energía para la fábrica, arrendamiento del edificio de fábrica, depreciación del edificio y de equipo de fábrica, mantenimiento del edificio y equipo de fábrica, prestaciones sociales, incentivos, tiempo ocioso son ejemplos de costos indirectos de fabricación.

CAPÍTULO II: DISEÑO DEL SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO EN LA GERENCIA TECNOLOGICA DE LA SUCURSAL CIMEX LAS TUNAS.
II.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA.

La Sucursal Cimex, Las Tunas cuenta con una estructura funcional a través de la cual desarrolla toda su actividad, formada por 7 Gerencias Funcionales, General, Administrativa, Economía, Auditoria, Servicios Técnicos, Recursos Humanos y Grupos Electrógenos, con 599 trabajadores, de ellos 294 hombres y 305 mujeres, con el 35 % de profesionales. El anexo 1 muestra el organigrama de la empresa.

Su objeto social aprobado por el MEP y certificado por la Asesoría Jurídica, está relacionado con la realización de actividades productivas de carácter comercial mayorista, minorista y de servicios y entre las que se pueden relacionar las siguientes:

Comercialización de forma mayorista y minorista de mercancías en general en MLC, que incluye la de productos alimenticios y no alimenticios tales como: confituras, bebidas alcohólicas, helados, juguetes y souvenirs, artículos del hogar, de bisutería, óptica, productos eléctricos, electrónicos y de ferretería, médicos, confecciones textiles, calzado, quincallería y cualquier otro de consumo familiar o personal.

Comercialización mayorista y minorista en MLC de materias primas, componentes, accesorios, piezas de repuesto, insumos y mercancías con destino a entidades nacionales y extranjeras.

Comercialización mayorista y minorista en MLC de modalidades de soporte de información en cualquier formato, como equipos y medios audiovisuales.

Comercialización mayorista y minorista en MLC de combustible, lubricantes, accesorios para vehículos automotores, sus partes y piezas y demás productos.

Comercialización mayorista y minorista en MLC de medios de publicidad gráfica y para televisión, cámaras, rollos y otros artículos fotográficos y de reproducción de imágenes, así como de publicaciones tales como libros y revistas.

Prestación de servicios gastronómicos, fotográficos, de revelado y montaje de diapositivas.

Prestación de servicios de reparación y mantenimiento energético y de bienes muebles e inmuebles.

Prestación de servicios de garantía y postventa de las producciones y mercancías que comercializa.

Prestación de servicios relacionados con Western Union.

Misión
La misión de la Sucursal Cimex, Las Tunas es la de captar las divisas que por diversas vías llegan a la población de nuestro territorio, mediante el Comercio Minorista, en las actividades de tiendas, servicentros, centros gastronómicos y de servicios fotográficos y de venta de alquiler de películas, música y accesorios.

Asimismo debemos participar en la solución de las necesidades de las entidades del turismo, sector recaudador de divisas y otras entidades que dispongan de fondos en MLC, mediante el Comercio Mayorista de mercancías, insumos y servicios tecnológicos o de otro tipo.

Nuestro trabajo está encaminado a prestar un servicio de excelencia, de cara a la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, basado en la profesionalidad y ética de nuestro personal y al empleo de tecnologías y sistema de gestión de avanzada.

Visión

Se definió una visión compartida para el colectivo de la Sucursal, en los siguientes términos:
Es una entidad integrada por diferentes áreas de trabajo, con visión de futuro y pensamiento único, diversificada en distintas actividades comerciales minoristas, mayoristas y de servicios tecnológicos, con una posición líder entre las organizaciones de nuestro tipo en el sector de recuperación de divisas. Desarrollamos además, algunas actividades productivas, tanto para el aseguramiento propio como para venta a terceros clientes.

Trabajamos con tal dinamismo, flexibilidad y sentido innovador, que nuestra imagen corporativa se ha fortalecido, dándonos aún más credibilidad, destacándonos en el comercio tanto minorista como mayorista, habiendo aumentado nuestros clientes, que están altamente satisfechos. Hemos logrado la potenciación de las cualidades y valores de nuestros Cuadros y trabajadores.

La Gerencia Tecnológica cuenta con un centro de Servicios Técnicos y sus funciones son:
1. Elaborar y desagregar el plan de compras anual de la Gerencia.
2. Controlar y tramitar la solución para las mercancías de lento movimiento del inventario de la Gerencia y sus unidades.
3. Controlar y aplicar el procedimiento establecido para las mermas de productos tecnológicos, tanto las producidas en los inventarios de la Gerencia como en las unidades de la red minorista Corporativa.
4. Realizar las ventas de productos tecnológicos a terceros.
5. Controlar que los volúmenes de inventarios garanticen el funcionamiento estable de las ventas a terceros e insumos propios de la Sucursal, logrando un balance adecuado entre los mismos, a partir de los presupuestos aprobados.
6. Proyectar y ejecutar los planes, presupuestos, objetivos y metas a alcanzar en cada período.
7. Adecuar y controlar la aplicación de las técnicas de mercadotecnia apropiadas a la actividad tecnológica y a las condiciones y características del territorio de la Sucursal.
8. Garantizar una eficiente gestión de cobros y pagos.
9. Emitir y analizar sus estados financieros y responder por los resultados de su actividad.
10. Ejecutar los proyectos, instalación, montaje, mantenimiento y reparación de los equipos vendidos, acorde a las condiciones de contratación, así como los pertenecientes a Entidades de la Sucursal, exceptuando los atendidos por el área de mantenimiento.
11. Ejecutar los servicios de garantía comercial a los equipos electrónicos y electrodomésticos vendidos en la red minorista de CIMEX y que corresponda atender a la Gerencia.

El anexo 1 muestra el organigrama de la Gerencia Tecnológica.

II.2 APLICACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO EN LA GERENCIA TECNOLOGICA.
Nuestra entidad emplea un sistema de cuentas internos dentro de las cuales se ven afectadas en el sistema costo por órdenes de trabajo que se lleva a cabo en la gerencia de Servicios Técnicos las siguientes:

Cuentas Relacionadas con el Modulo


Debido a que durante el proceso de realización de las Ordenes, el packing y la Factura no se contabiliza los Servicios en Proceso en la cuenta de Producción en Proceso, los Servicios Terminados en la cuenta de Producción Terminada Y las Ordenes Facturadas en la cuenta de Costo, se hace necesario al cierre de mes realizar asientos contables ejecutando determinados reportes. Para los Servicios Tecnológicos se ejecutarían los comprobantes anteriores separando los reportes por clientes Terceros y por Afiliados.

Además, debe realizarse el cuadre entre el reporte aux.os y el comprobante AUIN.

Al igual que la Garantía Tecnológica debe realizarse el cuadre entre el reporte aux.os y el comprobante AUIN.

La cuenta 10505001 (servicios en proceso) en la Balanza al cierre del mes debe cuadrar con el reporte aux.os con status igual a Proc, Pe*.

La cuenta 10504001 (servicios terminados) en la Balanza al Cierre del mes debe cuadrar con el reporte aux.os con status igual repa,nrep, sus*,ocat.

Cuando se realiza el empacado de una Orden, el Sistema registra el Gasto material real cargado a la Orden mediante el sgte asiento contable:

Dr. 683xx001- Gastos a Transferir-Elemento de Consumo material que proceda.
Cr. 105xxxxx- Cuenta de Inventario de Piezas y Repuestos o Insumos materiales que corresponda.

Por el modulo de Cuentas por Pagar.
Se registran los gastos reales del taller por concepto de Servicios recibidos, Nóminas, electricidad, Teléfono, y cualquier otro servicio recibido.

Dr. 68xxx001- Gastos a Transferir-Elemento de gastos que proceda.
Cr. xxxxxxxx- Cuenta por Pagar asociada al proveedor que corresponda.

Registro Contable de las Variaciones de gastos Reales con relación a las Tarifas.

Este registro comprende las variaciones, que se producen por diferencia entre los costos predeterminados a que están valoradas las Ordenes de Servicios en sus diferentes estados (proceso, terminadas y facturadas) y el gasto real de los servicios prestados. Durante el mes en curso los gastos reales se registran en la cuenta 68000 – Gastos a Transferir, debitándose por los distintos elementos del gasto y acreditándose por el costo predeterminado de las Ordenes de Servicios en Proceso, mediante la transacción de Ingreso Diario (AUPR- Ingreso Automático Proceso).


Esta cuenta al cierre del mes, presenta un saldo deudor, si los gastos reales de los servicios prestados totales son superiores a los costos predeterminados de todas las ordenes en proceso del mes.


Por el contrario, si presenta un saldo acreedor, los gastos reales de los servicios prestados totales son inferiores a los costos predeterminados de todas las órdenes en proceso del mes.

El registro contable de la variación entre gastos reales y costos predeterminados de las Órdenes, se contabiliza por un asiento de Diario en el Mayor, de forma proporcional al costo de las ventas a terceros y afiliadas.

Por el saldo deudor de la cuenta 68000 – Gastos a Transferir
D. 51207001 - Variación de costo real y predeterminado
D. 53102001- Variación de costo real y predeterminado
Cr. 68920001 – Gastos a Transferir – Traspasos a cuentas de costo

Por el saldo acreedor de la cuenta 68000 – Gastos a Transferir
D. 68920001 – Gastos a Transferir – Traspasos a cuentas de costo
Cr. 51207002 - Variación de Gastos Reales Menores que Tarifas
Cr. 53101002 - Variación de Gastos Reales Menores que Tarifas

Resumen de los pasos a seguir al cierre de cada mes

Facturación en lote de las Órdenes de Servicios en los talleres de Garantía Comercial.

Comprobante Automático para Contabilizar las Cuentas de Producción en Proceso, Producción Terminada y Costo.

Cuadre del total de Ordenes en Proceso y Terminadas contra la cuentas correspondientes en el Balance
Cuadre de las Ordenes Facturadas contra el total que se muestra en el comprobante Automático con transacción: AUIN.

Registro Contable de las Variaciones de gastos Reales con relación a las Tarifas.

Registro contable de la reclasificación de los ingresos por ventas a las afiliadas de los servicios prestados.

Este sistema de costo rebaja el material directo empleado en el servicio, pero la mano de obra directa y las CIF tienen sus especificidades.

MOD se calcula el tiempo que demora el técnico para prestar un servicio en una determinada orden.

Se le aplica una tarifa al tiempo empleado.

Esta tarifa incluye los CIF.
Tarifas: es la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación calculada de acuerdo a estudios a nivel central que tienen relación con las diferentes actividades:

Tecun.
Garantía.
ONROM (reparación caja registradora).
Servicentros.

Además tiene en cuenta la complejidad del servicio:

Simple.
Medio.
Complejo.

CONCLUSIONES
El sistema de costo por proceso es el ideal a aplicar en la Gerencia de Servicios Técnicos en la Sucursal Cimex, Las Tunas con la desventaja que las tarifas no son las idóneas porque los gastos reales de los servicios prestados totales son generalmente superiores a los costos predeterminados de todas las ordenes en proceso del mes arrojando pérdidas.

RECOMENDACIONES
Realizar un estudio minucioso del comportamiento de los costos indirectos para realizar tarifas objetivas que permitan disminuir la pérdida de esta Gerencia y acercarse al punto de equilibrio.

BIBLIOGRAFÍA
Sistema de Costeo por Órdenes de trabajo [en línea] Disponible en: www.wikilearning.com/monografia/sistema_de_costeo_por_ordenes_de_trabajo/12962 [Consulta: 21 marzo 2008].

ANEXO 1
Organigrama gerencia tecnologica

AUTOR
Yuri J. Alvarez Ferrer
Licenciado en Contabilidad y Costos
Las Tunas - Cuba

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