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Procedimiento para el piloto de una solución informática

Resumen: Uno de los procesos de mayor dificultad en el desarrollo de una Solución Informática es el despliegue, los problemas que se presentan están dados en su mayoría en la no realización de un piloto o en la mala calidad del mismo por la ausencia de una guía para su realización.
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Autor: Yudier Cervantes Puga y otros autores

RESUMEN
Uno de los procesos de mayor dificultad en el desarrollo de una Solución Informática es el despliegue, los problemas que se presentan están dados en su mayoría en la no realización de un piloto o en la mala calidad del mismo por la ausencia de una guía para su realización.

En el presente trabajo se presenta un procedimiento que garantiza la organización y planificación de las tareas durante el piloto y sienta las bases para la generalización de la Solución Informática como etapa final del despliegue. El procedimiento ha sido utilizado por la empresa SOFTEL y el equipo de desarrollo del proyecto CCV, en el despliegue de soluciones informáticas como Banco de Sangre, Hospitales y Policlínicos, con resultados satisfactorios, el mismo puede ser extendido al resto de las empresas productoras de software para lograr un proceso piloto con la calidad requerida.

Palabras claves.
Despliegue de Software, Piloto, Solución Informática

Review
One of the processes of greater difficulty during the development of one informatics solution is the deployment. The existing problems appear because the pilot is not well created or due to its bad quality, conditioned by the absence of a proper guide to make it.

In this work a procedure is brought, it guarantees the organization and planning of the pilots´ tasks and it lays the foundations for the generalization of the Informatics Solutions as the deployment’s final stage. The procedure has been used by the enterprise SOFTEL in the deployment of informatics solutions such as, the blood bank, hospitals and clinics, with satisfactory results. It can be also extended to the rest of the producing software companies to achieve the pilot process with its required quality.

Keywords
Software deployment, informatics solutions, pilot.


ÍNDICE
Introducción.
Desarrollo
Conceptos fundamentales
Principios por los cuales debe regirse el piloto de una Solución Informática
Principales responsables del piloto
Procedimiento general para el piloto de una Solución Informática
Objetivo:
Alcance:
1. Selección de la muestra
2. Diagnóstico inicial
3. Conformación de la Solución informática
4. Gestión de riesgo
5. Elaboración de los procedimientos específicos
6. Instalación de la tecnología
7. Configuración de la aplicación
8. Adiestramiento del personal
9. Puesta en marcha
10. Realización de las pruebas
11. Firma del acta de aceptación
12. Preparar el plan de implantación de la generalización.
Resultados obtenidos.
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía

INTRODUCCIÓN
Una de las estrategias de trabajo de la Industria Cubana del Software es la producción de productos software y no de proyectos hechos a la medida para un cliente específico, con el fin de reutilizar los productos y configurarlos para varios clientes y obtener mayores beneficios económicos.

En las empresas productoras y comercializadoras de software se integran los productos, con los recursos humanos, el equipamiento técnico, las tecnologías para la comunicación, el mobiliario necesario para la puesta en marcha y se conforma una Solución Informática que se inserta en el mercado.

Entre los servicios que se incluyen en el contrato se encuentra el despliegue de la Solución y el soporte técnico por el período pactado entre la unidad proveedora y el cliente. El proceso de despliegue es extremadamente importante en la transición de la Solución, además como cada cliente tiene características diferentes es necesario utilizar configuraciones específicas.

Varias empresas productoras de software no logran un despliegue exitoso de sus Soluciones Informáticas, entre las causas más comunes se encuentran:
· La realización del proceso de transición en todas las entidades del cliente en paralelo: provocando dificultades al manejar las sugerencias e inconformidades de los clientes y los errores en el sistema.
· Mala gestión de los riesgos: provocando que la Solución sea más vulnerable, que se incurran en gastos innecesarios, trayendo consigo que no se obtengan las ganancias esperadas para la empresa productora de Software.

En el presente trabajo se propone una vía de solución para evitar los errores antes mencionados y lograr una mayor eficiencia en el proceso de despliegue: realizar un proceso piloto con calidad en una o varias entidades, antes que la Solución sea desplegada a la totalidad de las entidades previstas. Para obtener la calidad deseada en el piloto y garantizar el éxito en el despliegue se ha elaborado un procedimiento con los pasos a seguir para su realización.

DESARROLLO
El procedimiento fue realizado a partir de un profundo estudio bibliográfico sobre la materia a tratar, los conocimientos obtenidos durante el trabajo realizado por diferentes empresas como Softel, el ICID, Desoft y la UCI, en el piloto y despliegues de Soluciones Informáticas. A partir de las experiencias positivas y negativas en cada una de las empresas se detectaron las etapas de mayor complejidad en el piloto que pueden influir decisivamente en el éxito del despliegue:

1. Diagnóstico Inicial
2. Gestión de riesgos
3. Pruebas de implantación y aceptación
4. Planificación del plan de implantación para la generalización.

Conceptos fundamentales:
Despliegue: “transición exitosa del sistema desarrollado a sus usuarios. Incluido los artefactos como materiales de entrenamiento y los procedimientos de la instalación” (RATIONAL, 2003)

Piloto: Proceso de pruebas que se desarrolla como parte de las actividades que se realizan en el despliegue, donde se toma como muestra un cliente cuyas condiciones objetivas y subjetivas permitan implementar una Solución Informática con todas las variantes posibles de ejecución de la solución en tiempo real.

Solución Informática: Integración de uno o varios productos software, el equipamiento técnico, el mobiliario, los sistemas de comunicación, la documentación y recursos humanos.

Principios por los cuales debe regirse el piloto de una Solución Informática:
1. Validar la Solución Informática propuesta a partir de la validación de todos los artefactos que la integran, realizando el máximo de pruebas que reflejen todo el proceso real.
2. Gestionar los riesgos.
3. Mantener el paralelismo del proceso actual real en correspondencia con el proceso propuesto en la Solución Informática para determinar la efectividad de la misma.
4. Establecer la cultura organizativa y de distribución del equipamiento acorde a las exigencias de la Solución Informática.

Principales responsables del piloto
En la realización del piloto participan fundamentalmente las siguientes personas u entidades:

1. Clientes:
· Encargados de garantizar las condiciones físicas en la unidad seleccionada para el piloto.
· Llenar las plantillas de no conformidades.
· Realizar las pruebas de aceptación
· Firmar formalmente el acta de aceptación de la Solución.

2. Empresa proveedora:
· Representada por especialistas de las diferentes materias. Los cuales se encargan de velar por el desarrollo del proceso y buen funcionamiento de la Solución
· Configuran e Instalan los servidores.
· Instalan la Solución en cada uno de los puestos de trabajo.
· Tienen el control de las incidencias que se presentan diariamente, y llenan la plantilla de incidencias.
· Se encuentran permanentemente durante el piloto en la unidad seleccionada, brindando soporte a la Solución.
· Resuelven las no conformidades aprobadas en el período.
· Realizan las actualizaciones de las versiones de los productos, incluyendo las modificaciones en los manuales de usuario y de entrenamiento.
· Preparan a los usuarios finales, sobre el funcionamiento de la Solución y el uso de las herramientas que se utilizan.

3. Terciarios:
· Las empresas que intervienen en la realización del piloto (ejemplo COPEXTEL, Desoft, Etecsa, CEDISAP, etc). Estos serán los encargados de garantizar el equipamiento técnico, el mobiliario y otras actividades necesarias.
· Están al frente del Soporte Técnico de los equipos informáticos, de los servicios eléctricos entre otros.

Procedimiento general para el piloto de una Solución Informática
Objetivo:

Trazar las pautas para la planificación, organización y desarrollo del piloto para alcanzar el éxito en el despliegue de una Solución Informática.

Alcance:
A las empresas productoras de software y a las personas o entidades que participen en el piloto de una Solución Informática.

1. Selección de la muestra

La selección de la muestra para realizar el piloto debe ser en conjunto entre el cliente y el proveedor para garantizar una muestra más confiable.
El cliente según los conocimientos que tenga de cada una de sus entidades realizará sus propuestas pero los proveedores deben tener presente los aspectos que a continuación se mencionan:

· Equipamiento con que cuenta la institución para la puesta en marcha de la aplicación.
· Existencia de redes en los locales de automatización o análisis de las condiciones físicas para determinar el tipo de red a utilizar.
· Posible distribución de las computadoras en los diferentes locales.
· Distancia que hay entre cada una de las entidades donde el cliente necesita instalar la Solución y la unidad central de control de la información.
· Preparación que tienen el personal que hará uso del sistema en computación o en el trabajo con programas similares.
· Análisis del flujo de trabajo en cada una de las entidades.
· Análisis de la logística (transporte, alimentación, alojamiento), que estén a disposición para realizar el pilotaje.
· Medición de la intensidad del trabajo y la variabilidad del trabajo con el fin de medir la cantidad de pruebas posibles a realizar.
· Seguridad con que cuentan los locales donde se instalará el sistema dentro de la entidad.
· Validación de las condiciones eléctricas. Verificar que exista el aterramiento en la institución.
· Verificación de la climatización de los locales donde se instalará el software.
· Disponibilidad de la dirección para acometer el proceso piloto.

2. Diagnóstico inicial
El diagnóstico inicial se debe realizar en dos momentos.
· Visitar las entidades seleccionadas para el piloto para informar a la dirección administrativa las condiciones que deben garantizarse para la puesta en marcha de la Solución, debe quedar definida la fecha limite para lograr las condiciones necesarias.
· Chequear que las condiciones necesarias para la realización del piloto estén creadas, en este momento podemos encontrar tres variantes:
1. La entidad esta lista para la realización del piloto.
2. No todas las condiciones están creadas, pero por acuerdo entre ambas partes se decide iniciar el proceso.
3. No existen las condiciones mínimas necesarias que garanticen el éxito del piloto. En este caso es imprescindible realizar un reajuste en los cronogramas.

3. Conformación de la Solución informática
En este momento es necesario adaptar el producto a las necesidades específicas del cliente. Una vez adaptado el producto con la documentación actualizada y el diagnostico inicial realizado, se define la tecnología, el mobiliario y los recursos humanos que se necesitarán en la transición de la Solución Informática. Se le informa a los terciarios involucrados las condiciones, servicios o equipamiento que deben garantizar, acordándose la fecha de cumplimiento.

4. Gestión de riesgo

Un factor importante para garantizar el éxito del piloto y el despliegue, es la gestión de riesgos. Los riesgos deben seguirse sistemáticamente. Según Tom Gilb "Si no atacas activamente a los riesgos, ellos te atacarán activamente a ti".
En el piloto de una solución Informática se debe profundizar en los riesgos relacionados con:
· Producto de la Solución: riesgos asociados con la calidad del producto que integra la Solución Informática.
· Características del cliente: riesgos asociados con la sofisticación del cliente y la habilidad del desarrollador para comunicarse en los momentos oportunos.
· Entorno piloto: riesgos asociados con las características y condiciones de la institución de muestra.
· Recursos humanos: riesgos asociados con la plantilla y preparación del personal que trabajará directamente con el producto.
· Redes y Comunicaciones: riesgos asociados con la conectividad interna y externa de la unidad seleccionada.
· Equipamiento técnico: riesgos asociados con la disponibilidad del equipamiento y sus características para el piloto.
· Mobiliario: riesgos asociados con el mobiliario para la puesta en marcha de la Solución.
· Documentación: riesgos asociados con la documentación de la Solución.

5. Elaboración de los procedimientos específicos
Según las características del cliente que necesite la Solución Informática, es necesario elaborar los procedimientos específicos para cada una de las actividades.
Ejemplo de algunos procedimientos específicos.
· Procedimientos de adiestramiento por puestos de trabajo.
· Procedimiento de adiestramiento del equipo piloto.
· Procedimiento de instalación de los servidores.
· Procedimiento para la compra de la tecnología

6. Instalación de la tecnología
Se realiza la instalación de los componentes de la Solución, incluidos los procedimientos y manuales automáticos, de acuerdo al plan de implantación y a su ubicación física. Se deben tener en cuenta los estándares y normativas por los que se rige la organización en cada una de las unidades de muestra.

Así mismo, se prepara el entorno de datos identificando los sistemas de información que forman parte de la Solución objeto de la implantación.
Una vez comprobada la correcta instalación del nuevo sistema, se activan los procedimientos de operación, de administración del sistema, de seguridad y de control de acceso. Incluyen el arranque y cierre del sistema según la frecuencia establecida, la planificación de trabajos, su recuperación y reanudación, las autorizaciones de acceso al sistema según los distintos perfiles de usuario, etc.
Asimismo, si es necesaria una migración de datos se activarán también los procedimientos asociados.

7. Configuración de la aplicación
Se configura el producto software una ves se encuentre instalado en las entidades seleccionadas para el piloto. Se introducen los datos necesarios para su funcionamiento teniendo en cuenta las características de la institución y del entorno donde se encuentre ubicada. Si en las entidades se utilizaba otro producto se reutilizarán los datos almacenados haciendo un traspaso a la base de datos realizada para el nuevo producto implantado. Se establecen los permisos de los usuarios a la base de datos según el rol que desempeñen en la entidad.

8. Adiestramiento del personal
Para garantizar un uso adecuado de la Solución es necesario que el personal que trabaje con ella la utilice correctamente, por este motivo es imprescindible que los proveedores de la Solución brinden un servicio de adiestramiento para el personal que trabajará directamente con la Solución y para el personal administrativo de la entidad.

Para el adiestramiento se recomienda el uso de videos, posters, manuales específicos para entregar a los usuarios etc. Es recomendable que la preparación sea especializada, realizando grupos por cada uno de los módulos de las aplicaciones.
9. Puesta en marcha

Una vez creadas las condiciones anteriores se pone en funcionamiento la Solución Informática. Para la puesta en marcha de la Solución es necesario determinar un cronograma, no todas las aplicaciones que integran la Solución tienen que comenzar a funcionar en paralelo, el proceso de puesta en marcha se realiza según las necesidades de la institución.
10. Realización de las pruebas

Las pruebas en la etapa piloto comienzan a realizarse desde la puesta en marcha de la Solución, constantemente el cliente está velando por el buen funcionamiento del producto. El proveedor en el período piloto tiene que velar porque se cumpla lo siguiente.

· Realización del paralelismo: Este es un proceso sumamente importante que no se debe de violar. Hay que garantizar que por los estados que transite la información en el proceso actual sean los mismos por los que transitaba en el proceso anterior, siendo necesario medir el flujo de información de uno con respecto al otro para evaluar las facilidades o desventajas del sistema actual respecto al anterior, lo que constituye un factor importante para tomar una decisión sobre la aceptación de la Solución.

· Registro de incidencias diarias y no conformidades: Las incidencias son registradas por el personal de la entidad proveedora a cargo de la actividad. Esta actividad se realiza diariamente utilizando la plantilla de incidencias diarias, el control de opciones, es necesario recoger los errores relacionados con los productos que conforman la solución y con la integridad de la misma. Las no conformidades y los errores que se presenten en los puestos de trabajo que constituya una incidencia, son registradas por los usuarios finales a los cuales hay que preparar para que sean capaces de llevar el registro con el mayor número de detalle posible y ayude a su posterior solución. Las no conformidades se registran a medida que el usuario las vaya detectando.
· Realización de la prueba de validación final: Esta prueba es realizada por el cliente para asegurar que las funcionalidades definidas por él se hayan alcanzado, una vez culminada esta prueba, el cliente estará en condiciones de aceptar el producto.

11. Firma del acta de aceptación
Este constituye un paso formal en el cual se firma un documento con carácter legal en el cual el cliente decide si acepta la Solución. Si la Solución Informática es aceptada entonces se ha liberado su versión final para pasar a la generalización.

Para la liberación de la Solución Informática es necesario tener actualizado cada uno de los elementos que la conforman.
· Actualización de las guías y manuales de usuario y de entrenamiento, y el cronograma actualizado para la capacitación de los diferentes niveles.
· Equipamiento tecnológico disponible para las unidades a implantar y el cronograma de entrega y almacenamiento del equipamiento.
· Revisión (si es necesario) de la matriz de riesgos realizada para el piloto y el plan de contingencia.
· Plan de implantación.

El proceso piloto culmina con la propuesta del plan para la implantación de la Solución Informática a las restantes unidades si fuera necesario.
El plan de implantación, al igual que el procedimiento para el piloto, es especifico para cada uno de los despliegues y pilotos de la Solución, dependiendo de las características de cada Solución y del proceso piloto implementado, mientras más específico sea el piloto mayor calidad se obtendrá en el despliegue y menos gastos realizará la empresa.

Para conformar el plan de implantación debemos tener en consideración las experiencias obtenidas durante el piloto, por que se tienen definido un grupo de elementos como son equipamiento técnico necesario, una estimación de los insumos a utilizar, definición de cronogramas para la implantación, etc.

12. Preparar el plan de implantación de la generalización.

Este constituye el último paso del procedimiento propuesto. Se realiza a partir de las experiencias obtenidas durante el piloto. Los cronogramas se definen con más exactitud, se realiza una mejor estimación de los recursos a utilizar y del personal necesario. El piloto es la base para la generalización.

RESULTADOS OBTENIDOS
El procedimiento propuesto ha sido adaptado a la empresa Softel y se ha probado en los pilotos de Banco de Sangre, Hospitales y Policlínico. De igual modo fue utilizado por el equipo de desarrollo del proyecto CCV en Venezuela. Algunos de los resultados obtenidos por las empresas con la utilización del procedimiento son los siguientes:

· Se han reducido los tiempos y se han cumplido con mayor exactitud las fechas de entrega a los clientes aunque es uno de los aspectos que más afectan a la empresa en este momento.
· El plan de la generalización es más preciso y contiene menos errores.
· Se ha logrado una mejor estimación en los costos de los recursos para la generalización.
· Se ha logrado una mayor colaboración de los clientes, sintiéndose satisfechos.
· Se ha logrado una mejor organización en el piloto y en el despliegue.
· La Dirección de Servicios Informáticos de Softel brinda servicios de mayor calidad al tener el trabajo más organizado y presentar una mejor claridad de las actividades a realizar.

CONCLUSIONES
En el presente trabajo se formula un procedimiento, para la realización de los pilotos en el despliegue de las soluciones informáticas. El procedimiento se obtuvo a través de un profundo estudio bibliográfico y las experiencias de empresas productoras de software como ICID, SOFTEL, DESOFT y la UCI.

El procedimiento ha sido utilizado por la empresa Softel permitiendo el éxito del piloto y el despliegue de sus Soluciones Informáticas en un tiempo menor y con una mayor precisión. Actualmente es el procedimiento que se encuentra vigente en la empresa.

RECOMENDACIONES
Se recomienda que el procedimiento sea acogido y adaptado a las necesidades de las empresas productoras de software del país, para lograr mejorar la calidad de los servicios de la Industria Nacional de Software logrando una inserción mas profunda en el mercado mundial.

BIBLIOGRAFÍA
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Implantación de Software. [Online] http://www.psl.com.co/esp_servicios_implementacion_software.htm.
Deployment Methodology. [Online] [Cited: enero 21, 2007.] http://www.cisco.com/univercd/cc/td/doc/systems/unified/unified1/sysdesc/sdmth.htm.
Bruegge, Bernd and Dutoit, Allen. 2002. Ingeniería de software orientado a objetos. s.l. : Prentice Hall-Pearson Educación., 2002.
Hower, Rick. 1996-2007. The complete Guide to softwrae testing. [Online] 1996-2007. [Cited: Marzo 24, 2007.] http://www.softwareqatest.com/.
Juniedi G, 2007. “Procedimiento para el piloto de una Solución Informática desarrollada en Softel” Ciudad de la Habana. Cuba. 2007.

Pressman, Roger. 2002. Ingeniaría del Software un enfoque práctico. s.l. : McGraw-Hill/Interamericana de España, 2002.
Rational 2003. Rational Unifices Proccess. 2003.

AUTORES
Nombre y Apellidos: Juniedi García Vejerano
Título universitario: Ingeniero en Ciencias Informáticas
Grado científico: Ingeniero
Categoría Docente y/o de Investigador: Instructor Recién graduado.
Institución a la que pertenece: Universidad de las Ciencias Informáticas
Dirección postal:
Número de teléfono 07 837 3162
FAX:
Correo electrónico: jgarciav@uci.cu
Breve descripción de su labor actual: Profesora de matemática subgerente de un proyecto de desarrollo de software.

Nombre y Apellidos: Regla María Silva Calderón.
Título universitario: Licenciada en Cibernética.
Grado científico: Licenciada
Categoría Docente y/o de Investigador: Profesor Auxiliar.
Institución a la que pertenece: SOFTEL
Dirección postal:
Número de teléfono
FAX:
Correo electrónico: reglita@softel.cu
Breve descripción de su labor actual: Profesora de la Universidad de las Ciencias Informáticas, líder de desarrollo de software.

Nombre y Apellidos: Yudier Cervantes Puga
Título universitario: Ingeniero en Ciencias Informáticas
Grado científico: Ingeniero
Categoría Docente y/o de Investigador: Instructor Recién graduado.
Institución a la que pertenece: Universidad de las Ciencias Informáticas
Dirección postal:
Número de teléfono 07 835 8294
FAX:
Correo electrónico: ycervantes@uci.cu
Breve descripción de su labor actual: Profesor de programación, jefe de solución de software, proyecto CCV.

Universidad de las Ciencias Informáticas
Ciudad de la Habana
Cuba - 2008

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