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Auditoria sobre el sistema de control interno

Resumen: El presente trabajo se realizó en la Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar la formación del personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad de la formación integral de estos y la realización de trabajos de investigación...
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Autor: Yanela Rodriguez
ÍNDICE:
Resumen
Introducción
Desarrollo
- Fundamentación teórica
- Desarrollo: Ejemplo práctico de la auditoria
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía

RESUMEN
El presente trabajo se realizó en la Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar la formación del personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad de la formación integral de estos y la realización de trabajos de investigación.

El mismo tuvo como objetivo Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cualquier otro elemento que, de conjunto, permiten elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.

Nos dimos a la tarea de analizar la legislación financiera para utilizarla como herramienta de trabajo para poder medir y evaluar el conocimiento y aplicación del Control Interno por el personal en esta entidad. Llegando a conocer que de acuerdo con los requerimientos y características de esta empresa existe dominio e interés por la parte directiva de la aplicación de estas legislaciones, demostrando la importancia y necesidad de su utilización.

INTRODUCCIÓN
Nuestro país se encuentra inmerso en la lucha por alcanzar el desarrollo de la economía y para lograrlo, los esfuerzos propios son la pieza angular en todo el diseño y la ejecución de la política económica; y esta no se puede materializar sin el fortalecimiento del control económico y administrativo en las entidades, además se debe lograr la máxima transformación y calidad de la información económica–contable, tal como se plantea en la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba: “el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial

Problema: El insuficiente control interno de los recursos monetarios está incidiendo de forma negativa en los resultados de la unidad.

Objetivos:
· Verificar el grado de cumplimiento de las legislaciones vigentes para el control y uso de los recursos asignados analizando el tema de Tesorería y Efectivo.
· Comprobar el control interno del Efectivo y Recursos Monetarios en Bancos.
· Verificar de forma general el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las operaciones objeto de comprobación.

DESARROLLO
Fundamentación teórica.
En la Resolución Económica del V Congreso del Partido se plantea que: el control oportuno y eficaz de la actividad económica; es esencial para la dirección a cualquier nivel el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas”.

Este pronunciamiento cambia conceptualmente la responsabilidad del control, como se ha asumido hasta ahora, que la concentra en las estructuras económico - contables, para situarla como responsabilidad de los que dirigen las actividades operacionales y técnicas, dado que es allí donde se utilizan los recursos humanos, materiales y financieros para la producción y los servicios, y por tanto debe garantizar que el control sea realmente efectivo.

Es por ello que surge la necesidad de implementar en nuestro país la Resolución No. 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios, donde se definen los conceptos de Control Interno, como un proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable en el logro de los objetivos siguientes:
· Confiabilidad de la información;
· Eficiencia y eficacia de las operaciones;
· Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas; y
· Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad.

De acuerdo con lo anteriormente expuesto el Control Interno está conformado por los componentes siguientes:
· Ambiente de Control;
· Evaluación de Riesgos;
· Actividades de Control;
· Información y Comunicación; y
· Supervisión o Monitoreo.

Cada componente a su vez contiene sus respectivas normas, las que se verifican en las acciones de control que se ejecuten.
· Exponer las orientaciones más importantes a tener en cuenta en la evaluación al Sistema de Control Interno implementado en la entidad, para contribuir a facilitar la preparación de los programas de Auditoría en los temas que sean necesarios, de acuerdo con las condiciones específicas de la entidad auditada.
· Proponer un conjunto de cuestiones relevantes que sirvan de referencia al auditor para la revisión de las normas establecidas en cada componente de acuerdo con los objetivos de la Auditoría, que facilite:
­ el diseño de los programas de Auditoría específicos a utilizar en la entidad; y
­ el proceso de análisis, evaluación y calificación de los hallazgos detectados en la revisión del Sistema de Control Interno implantado en la entidad.

CUESTIONES RELEVANTES A VERIFICAR POR COMPONENTES Y NORMAS.
Componente No. 1 Ambiente de Control
· Verificar si existen los documentos que a continuación se detallan:
- Cronograma de implementación de la Resolución No. 297/03 “Definiciones del Control Interno” del Ministerio de Finanzas y Precios, debidamente aprobado por la autoridad facultada.
- Resolución de constitución de la entidad y objeto social aprobado.
- Resoluciones de constitución de los órganos de dirección y consultivos.
- Resolución de constitución del Comité de Control Interno. Funciones y objetivos.
- Convenio colectivo de trabajo.
- Manual de Procedimientos y de Organización.
- Manual de Contabilidad General.
- Manual de Contabilidad de Costo.
- Reglamento interno, código de conducta y código de ética.
- Actas del Consejo de Dirección.
- Actas de las asambleas generales con los trabajadores para el análisis de eficiencia.
- Principales contratos y obligaciones.
- Plantilla aprobada.
- Estructura y diagrama organizacional.
- Diseño de los puestos de trabajo, acorde con la legislación laboral vigente.
- Política sobre selección y captación del personal.
- Plan de capacitación.
- Proyección estratégica. Objetivos de trabajo. Criterios de medida.
- Plan de Ingresos y Gastos.
- Estados financieros e indicadores económicos fundamentales.
- Plan de Auditoría Interna aprobado por quien corresponda.

Normas para el Ambiente de Control.

Integridad y valores éticos.
· Indagar si los dirigentes y trabajadores conocen los códigos de conducta, de ética o reglamentos disciplinarios establecidos en la entidad. Verificar la firma de los códigos de ética aplicables.
· Verificar si algún dirigente o trabajador que haya incumplido con lo establecido en las disposiciones jurídicas mencionadas, se le ha aplicado las medidas correspondientes, y si son de conocimiento del resto de los trabajadores, en los casos que proceda.
Competencia profesional.
· Comprobar si existen procedimientos para la selección, capacitación, formación, evaluación y promoción de los recursos humanos necesarios en la entidad, así como que estén definidos, de forma clara y explícita, los contenidos de cada puesto de trabajo y actividades que se vinculan y los conocimientos requeridos.
Atmósfera de confianza mutua.
· Comprobar si se emiten actas por las distintas formas de reunión utilizadas en la organización (Consejos de Dirección, despachos, Asambleas Sindicales, entre otros), y si se controla por los responsables el cumplimiento de los acuerdos tomados.
· Verificar como parte de los métodos y estilos de dirección, si los responsables de los acuerdos rinden cuenta de su gestión al nivel correspondiente.
· Comprobar si existen canales de comunicación para que los trabajadores expongan sus sugerencias sobre mejoras o posibles cambios que proporcionen el cumplimiento de las tareas y metas
Organigrama.
· Verificar si existe el organigrama que defina la estructura organizativa, las funciones y las responsabilidades, y si está debidamente actualizado, de manera que dé cumplimiento a la misión y objetivos de la entidad.
· Comprobar si se encuentran definidos los procesos claves y quienes son los encargados de su correcto funcionamiento.
Asignación de autoridad y responsabilidad.
· Comprobar si existe un manual de organización o reglamento orgánico donde se especifican, al menos, los aspectos siguientes:
­ objetivos y funciones de las distintas áreas de responsabilidad de la entidad;
­ autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo; y
­ las acciones y los cargos de las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales de la entidad.
· Verificar además, si cada dirigente y trabajador tiene definido por escrito sus deberes, derechos y responsabilidad material de los recursos que custodia.
Políticas y prácticas en personal.
· Comprobar la actualización y cumplimiento de los procedimientos establecidos para la selección, capacitación, formación, rotación, promoción, evaluación del desempeño del personal, y sanciones a aplicar acordes con la legislación laboral vigente.
Comité de Control.
· Verificar si está constituido el Comité de Control, de ser así, comprobar si éste cumple las funciones que le están asignadas en relación con la vigilancia del adecuado funcionamiento y mejoramiento continúo del Sistema de Control Interno implantado en la entidad.

Componente No. 2 Evaluación de Riesgos.
Normas para la Evaluación de los Riesgos.
Identificación y Estimación del Riesgo; Determinación de los Objetivos de Control; y Detección del Cambio.
· Comprobar si la entidad ha identificado los riesgos vinculados a los dominios o puntos clave de la organización en: internos, externos y de la actividad propia de ésta.
· Verificar si en el proceso de identificación de los riesgos se tuvo en cuenta los factores o fuentes que más inciden en los mismos.
· Comprobar si en la identificación de los riesgos se definen indicadores específicos para la valoración de la pérdida. Algunos ejemplos pueden ser:
- precios de las materias primas, materiales, mercancías para la venta, relacionados con los procesos productivos o de servicios, que se relacionan con el riesgo identificado;
- ingresos unitarios no percibidos por la prestación de servicios o la venta de la producción terminada;
- importes de las sanciones o multas previstas en la legislación por su incumplimiento;
- salario unitario promedio pagado a los trabajadores; y
- pago en exceso debido a la ocurrencia del riesgo identificado.
· Verificar si se especifican los objetivos de control en función de los riesgos internos, externos y de actividad definidos.
· Verificar si se mantiene actualizado el proceso de Evaluación de Riesgos, de forma tal, que éstos no pierdan vigencia, o se incluyan nuevos riesgos.

Componente No. 3 Actividades de Control
Normas de Actividades de Control
Estas normas deben estar recogidas, como mínimo, en manuales que contengan los procedimientos referidos a: Control Interno, Contabilidad General y Contabilidad de Costo; los que en cada caso deben estar elaborados por la entidad.

Manual de Procedimientos y de Organización

· Revisar que contenga los procedimientos referidos a:
- separación de tareas y responsabilidades; o en su defecto la forma de supervisión o monitoreo;
- coordinación entre áreas;
- documentación;
- niveles definidos de dirección;
- registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos;
- acceso restringido a los recursos, activos y registros;
- rotación de personal en las tareas claves;
- control del sistema de información;
- indicadores de desempeño; y
- función de Auditoría Interna, acorde a las normas vigentes.

Manual de Contabilidad General

· Examinar que incluya:
- organización del registro contable, subdivisiones para el registro de la información primaria (área, departamento, divisiones, entre otros);
- principales características de explotación si utiliza sistema contable soportado sobre tecnología de la información;
- detalle del sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo;
- nomenclador de cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico, que deben utilizarse en la entidad, de acuerdo con las actividades que desarrolla y el modo de procesamiento de la información;
- definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis;
- diseño de los estados financieros de la entidad;
- procedimientos contables a aplicar, basados en las regulaciones emitidas por los organismos globales y ramales, los específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección. Estos procedimientos pueden contener ejemplos ilustrativos del registro contable del hecho económico; y
- diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la entidad.

Manual de Contabilidad de Costo

· Comprobar que contenga:
- Sistema de Contabilidad de Costos consecuente con las normativas vigentes en esta materia;
- relación de los centros de costos, gastos, áreas de responsabilidad u otras estructuras existentes en la entidad;
- Elementos de gastos, Partidas de costos y agrupación básica a utilizar en la entidad y su descripción;
- distribución y aplicación de los gastos indirectos, especificando las bases distributivas a utilizar en dichos gastos;
- procedimiento de determinación de las unidades equivalentes (cuando proceda);
- determinar métodos de costeo de subproductos, desechos, producciones defectuosas recuperables o no, entre otros; y
- diseño del conjunto de modelos y documentos específicos para la planificación, determinación y análisis del costo de la entidad, de acuerdo con las particularidades de las actividades que desarrolla la entidad.
· Verificar que en los referidos manuales se defina:
- área de elaboración de los modelos;
- destino de las copias, si procede;
- tiempo de retención; y
- lugar de conservación de cada modelo o documento.

Elementos clave para la evaluación de las Actividades de Control.

La lista de Elementos Clave comprende las cuestiones más importantes que deben ser utilizados por el auditor actuante en la evaluación del cumplimiento de los procedimientos de control previstos en el Sistema de Control Interno implementado en la entidad, en consonancia con los objetivos definidos para la Auditoría a ejecutar.

Para el análisis de las Actividades de Control en una entidad se propone la siguiente estructura de Elementos Claves:
- Elemento Clave I. Gestión financiera: se refiere a la comprobación del cumplimiento de los procedimientos de control que sustentan la gestión financiera de la entidad, conformado por los procesos siguientes:
· Tesorería o Efectivo.
· Cuentas por cobrar.
· Activos fijos.
· Cuentas por pagar.
· Nóminas.
· Valoración del costo de los productos o servicios.
· Análisis y conciliaciones.
· Información financiera y de gestión

a) Elemento Clave II. Administración y custodia de recursos materiales: incluye la verificación de los procedimientos de control establecidos, que se refieren a los procesos siguientes:
· compra de mercancías;
· recepción de mercancías; y
· despacho de mercancías.
b) Elemento Clave III. Recursos humanos: se refiere a la comprobación de los procedimientos de control que implementan la política laboral aplicable en la entidad.
c) Elemento Clave IV. Tecnologías de información: referido al análisis y evaluación del cumplimiento de la legislación vigente sobre el tema.

Las cuestiones específicas a evaluar en cada Elemento Clave y los procesos asociados a cada uno, se desglosan a continuación:
Elemento Clave I Gestión financiera
Tesorería o Efectivo

· Conciliaciones bancarias de las cuentas habilitadas.
· Arqueos al efectivo pendiente de depositar y revisión de los documentos que lo sustentan.
· Registro y depósito oportuno de la totalidad de los ingresos en efectivo, de acuerdo con los términos establecidos.
· Desembolsos en efectivo sólo por los conceptos autorizados.
· Arqueos periódicos del efectivo, según el plan aprobado por la autoridad facultada, de acuerdo con la legislación vigente.
· Registro oportuno de los pagos en efectivo, de acuerdo con la legislación financiera y bancaria vigente.
· Pagos sólo para las compras debidamente autorizadas por la autoridad facultada.
· Custodia y archivo adecuado del efectivo y los registros contables correspondientes.
· Cumplimiento del calendario de pagos aprobado por la autoridad facultada.
· Cumplimiento de la política de cobros aprobada por la autoridad facultada.
· Evaluación de la utilización de fuentes de financiamiento y su impacto en la liquidez de la entidad.
· Actas de Responsabilidad firmada por el responsable de la custodia de los recursos.
· Tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.
· Las tareas y responsabilidades relativas a las transacciones y hechos deben estar autorizadas, registradas y revisadas por personas diferentes, en los casos debidamente justificados.

Cuentas por Cobrar

· Custodia y archivo de los modelos Factura en blanco y su numeración consecutiva.
· Custodia y archivo del control de las facturas canceladas y definición de la(s) causa(s).
· Confirmación de cobros con clientes seleccionados, según lo establecido en la legislación vigente.
· Las facturas comerciales emitidas se corresponden con los artículos enviados y recepcionados por el cliente.
· Registro oportuno de las facturas comerciales, cuyos envíos estén autorizados por la autoridad facultada.
· Registro exacto de las devoluciones de ventas autorizadas por la autoridad facultada.
· Los saldos que muestran las cuentas por cobrar están debidamente sustentados por las facturas comerciales realmente enviadas al cliente.
· Cobros anticipados debidamente controlados y sustentados por los documentos correspondientes.
· Custodia y archivo correcto de los expedientes de clientes, así como evidencia documental de las gestiones de cobro.
· Tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.
· Las tareas y responsabilidades relativas a las transacciones y hechos deben estar autorizadas, registradas y revisadas por personas diferentes, en los casos debidamente justificados.

Activos fijos
· Registro exacto de las compras y movimientos de los activos fijos tangibles e intangibles, debidamente sustentado por la documentación primaria correspondiente.
· Conteo físico por muestra de los activos fijos.
· Cumplimiento de las medidas de salvaguarda ante la posible pérdida del activo fijo.
· Actas de Responsabilidad firmadas por los custodios de estos medios.
· Tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.
· Conteos físicos periódicos, según el plan aprobado por la autoridad facultada, de acuerdo con la legislación vigente.
· Las tareas y responsabilidades relativas a las transacciones y hechos deben estar autorizadas, registradas y revisadas por personas diferentes, en los casos debidamente justificados.

Cuentas por pagar
·
Confirmación de pagos con proveedores seleccionados, según lo establecido en la legislación vigente.
· Registro exacto y oportuno de las facturas de compras debidamente aprobadas por la autoridad facultada.
· Registro correcto de las devoluciones y bonificaciones recibidas de los créditos comerciales aprobados por la autoridad facultada.
· Los saldos que muestran las cuentas por pagar están debidamente sustentados por las facturas comerciales realmente recibidas del proveedor.
· Pagos anticipados debidamente controlados y sustentados por los documentos correspondientes.
· Tratamiento aplicado a las reclamaciones a los proveedores por mercancías no recibidas.
· Custodia y archivo correcto de los expedientes de proveedores.
· Tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.
· Las tareas y responsabilidades relativas a las transacciones y hechos deben estar autorizadas, registradas y revisadas por personas diferentes, en los casos debidamente justificados.Nóminas
· Salarios pagados acorde con lo previsto en la legislación laboral aplicable.
· Cálculo y registro exactos de la nómina (incluidas las retenciones a cobrar), de acuerdo con la legislación vigente y debidamente aprobados por la autoridad facultada.
· Acceso restringido a la información sobre los datos de la nómina sólo a los empleados y directivos autorizados.
· Controles adecuados relacionados con la notificación de vacaciones, subsidios y licencias.
· Las tareas y responsabilidades relativas a las transacciones y hechos deben estar autorizadas, registradas y revisadas por personas diferentes, en los casos debidamente justificados.
Análisis y conciliaciones
· Análisis periódicos de los órganos de dirección colectiva de la ejecución de los presupuestos y planes aprobados, identificando variaciones, tendencias o cambios significativos y sus causas.
· Evaluaciones periódicas de los indicadores de desempeño aprobados para la entidad e incluidos en su sistema de información.
· Evidencias documentales de las conciliaciones con los clientes y proveedores, así como con los registros contables.
Información financiera y de gestión
· Entrega oportuna de la información financiera y de gestión para la toma de decisiones en los órganos colegiados de dirección.
· Entrega en las fechas establecidas de la información financiera y de gestión a los órganos y organismos externos, según lo establecido en la legislación vigente.
· Tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.
· Elaboración de las Notas a los Estados Financieros (Memoria), acorde con las Normas Cubanas de Contabilidad.

Elemento Clave II Administración y custodia de recursos materiales
Compra de mercancías
· Compra de mercancías a los suministradores autorizados, de acuerdo con la legislación vigente y los contratos firmados entre las partes.
· Los precios acordados entre las partes cumplen la legislación vigente.
· Información actualizada sobre los suministradores.
· Aprobación por la autoridad facultada de las compras, acorde con la legislación vigente.

Componente No. 4 Información y Comunicación
Normas de Información y Comunicación. Información y responsabilidad.
· Revisar si se encuentran debidamente documentados y autorizados por la autoridad competente, los sistemas de información, tanto manuales como informáticos, utilizados en la entidad.
· Comprobar si está definida la responsabilidad en la revisión, aprobación y actualización de los sistemas de información utilizados por la organización.
· Verificar si se le suministran a los directores, jefes de departamentos y especialistas a cada nivel la información necesaria para cumplir con sus responsabilidades, de acuerdo con los plazos de entrega establecidos en el sistema de información de la entidad.
· Examinar si la información externa es recibida y emitida en tiempo, de acuerdo con los plazos establecidos.
Contenido, calidad, flujo de la información y flexibilidad al cambio.
· Verificar si la entidad tiene diseñado el (los) flujo(s) de información y si su contenido está debidamente actualizado, a partir de los cambios ocurridos en el entorno interno y externo de la entidad, tanto desde el punto de vista normativo como organizacional.
· Comprobar el cumplimiento de los procedimientos previstos en el sistema de información referidos a la detección, recepción y procesamiento de la información externa, relacionada con las:
- condiciones del mercado interno y externo;
- clientes y proveedores, tanto nacionales como extranjeros; y
- cambios normativos de los órganos y organismos de la Administración del Estado facultados para ello.
· Evaluar la utilización del presupuesto aprobado para adquirir, mejorar o desarrollar nuevos sistemas de información sustentados o no en las tecnologías de información.
Comunicación, valores de la organización y estrategias.
· Evaluar el impacto de las formas de comunicación de los valores y estrategias organizacionales utilizados en la entidad, a través de la comprobación de la efectividad de las:
- vías formales de comunicación: relacionadas con el funcionamiento de los órganos de dirección colectivas; y
- vías no formales de comunicación: relacionadas con las relaciones de trabajo y personales entre las distintas áreas que conforman una entidad.
· Confirmar que los sistemas de información diseñados e implementados en la entidad facilitan el acceso al cumplimiento de los objetivos de trabajo y los criterios de medida incluidos en la Planeación Estratégica a corto, mediano y largo plazo.

COMPONENTE No. 5 SUPERVISION O MONITOREO

Normas de Supervisión o Monitoreo
Evaluación; Eficacia; Auditorias del Sistema de Control Interno; y tratamiento de las deficiencias detectadas.
· Verificar la existencia del Plan de Acción (Plan de Autocontrol) diseñado en la entidad, así como el análisis, evaluación y revisión de su cumplimiento por los responsables y participantes designados. El Plan de Acción (Plan de Autocontrol) debe incluir las tareas relacionadas, tanto con las Actividades continuas como con las Evaluaciones puntuales. Debe evaluarse la efectividad de las medidas implementadas.
· Comprobar que se incluyen en las acciones en cada nivel de dirección la verificación del cumplimiento del Código de Ética por los cuadros y funcionarios y el reglamento disciplinario aplicable a todos los trabajadores.
· Conciliar los resultados de la Auditoría con los puntos vulnerables identificados en el Plan de Prevención para corroborar el cumplimiento o no de las medidas previstas por los responsables.
· Evaluar la eficacia de la función de Auditoría Interna en la entidad, a partir del cumplimiento de la legislación vigente sobre el tema.
· Valorar la respuesta de la entidad ante las recomendaciones de los auditores internos y externos sobre las medidas para fortalecer el Sistema de Control Interno, de acuerdo con los resultados que constan en el Expediente Único de Auditoría habilitado en la entidad.
· Comprobar que se efectúan comparaciones periódicas de los importes reportados por el Sistema de Contabilidad con los activos pendientes de depositar o almacenados.
· Evaluar el funcionamiento del Comité de Control, si existiere, y su impacto en el mejoramiento de los procesos que integran el Sistema de Control Interno en la entidad.
Validación de los supuestos asumidos
· Confirmar que los órganos de dirección colectiva y el resto de personal participan en las evaluaciones periódicas del cumplimiento de los criterios que se implementan en la Dirección por Objetivos y la Planeación Estratégica, acorde con los preceptos generales siguientes:
- grado de generalización en los diferentes niveles de la organización;
- nivel alcanzado en la participación e implicación de los dirigentes y trabajadores hasta la base en el cumplimiento de los Objetivos;
- concertación y negociación hasta la base en la formulación de los Objetivos y Criterios de medida;
- sistema empleado para el control de los Objetivos; y
- trabajo realizado con los Valores deseados y compartidos de la entidad.
· Valorar la efectividad de las evaluaciones periódicas con los resultados de la Auditoría.

PRINCIPALES DISPOSICIONES JURIDICAS A CONSULTAR

ELEMENTO CLAVE I GESTION FINANCIERA Tesorería o efectivo: · Resolución Conjunta MEP – MFP del 22/01/97 “Regulaciones sobre dietas en MN”.
· Resolución Conjunta No. 1 MEP – MFP del 20/03/98 “Prohibición de pagos de dietas en MLC dentro del territorio nacional”
· Resolución No. 44/97 MFP del 27/08/97 “Conteos físicos, Faltantes, Sobrantes y Pérdidas”.
· Resolución No. 61/97 MFP del 22/12/97 “Donaciones recibidas y otorgadas por el Estado Cubano”.
· Resolución Conjunta No.1/98 del MEP – MFP del 30 de marzo de 1998 “No efectuar pagos en MLC por dietas dentro del país a las entidades estatales y privadas de capital cubano”.
· Resolución No.138/00 MFP de 18/05/00 “Reglamento por gastos de viajes al extranjero”.
· Resolución No.56/00 BCC del 7/08/00 “Normas Bancarias para los Cobros y Pagos”.
· Resolución No.64/00 BCC de 19/10/00 “Normas complementarias para los Cobros y Pagos”.
· Resolución No.1/01 MFP de 8/01/01 “Utilización de vehículos privados en función de trabajo en las entidades estatales”.
· Resolución No.42/01 BCC del 5/04/01 “Normas sobre los pagos a privados por compra de bienes y servicios” con modificaciones por la Resolución No. 65/02 BCC del 2/12/02 y por la Resolución No. 69/03 BCC del 1/08/03.
· Resolución No. 74/01 BCC del 4/09/01 “Instrucciones complementarias sobre cobros y pagos”.
· Resolución No.1/02 BCC del 21/01/02 “Pagos al Sector Cooperativo”.
· Datos de Uso Obligatorio Modelos Caja y Banco Capítulo 4 Manual de Subsistemas de Control Interno Finanzas al Día.
Cuentas por cobrar y por pagar: · Resolución No.44/97 MFP del 27/08/97 “Faltantes, Sobrantes y Pérdidas”.
· Resolución No.6/1998 MFP del 10/03/98 “Norma financiera para el registro y control de las compras y las ventas”.
· Resolución No.56/00 BCC del 7/08/00 “Normas Bancarias para los Cobros y Pagos”.
· Resolución No.64/00 BCC de 19/10/00 “Normas complementarias para los Cobros y Pagos”.
· Resolución No.42/01 BCC del 5/04/01 “Normas sobre los pagos a privados por compra de bienes y servicios” con modificaciones por la Resolución No. 65/02 BCC del 2/12/02 y por la Resolución No. 69/03 BCC del 1/08/03.
· Resolución No. 74/01 BCC del 4/09/01 “Instrucciones complementarias sobre cobros y pagos”.
· Reglas y Usos Uniformes relativos a los créditos documentarios de la Cámara Internacional de Comercio. Publicada por el BCC en el folleto Normas sobre Cobros y Pagos.
· Preguntas y respuestas sobre cobros y pagos. Publicado por el BCC en el folleto Normas sobre Cobros y Pagos.
· Resolución No.1/02 BCC del 21/01/02 “Pagos al Sector Cooperativo”.
· Resolución No. 92/04 BCC del 29/12/04 “Cuenta única de ingresos en divisas del Estado”. Instrucciones emitidas por el Vicepresidente Primero del BCC para la implementación de la resolución No. 92/04.
· Datos de Uso Obligatorio Modelos Nóminas Capítulo 3 Manual de Subsistemas de Control Interno Finanzas al Día.
Información financiera y de gestión: · Resolución No. 6/93 CEF del 8/03/93 “Solicitud de los estados financieros y de informaciones anexas por los órganos y organismos de la Administración del Estado a sus empresas subordinadas”. Derogada por la Resolución No. 235/05 MFP de 30-9-05 “Normas Cubanas de Información Financiera” vigentes a partir del 1-1-06.
· Resolución No. 1/97 CEF del 17/1/94 “Solicitud de los estados financieros y de informaciones anexas por las direcciones de Finanzas de los órganos locales del Poder Popular”. Derogada por la Resolución No. 235/05 MFP de 30-9-05 “Normas Cubanas de Información Financiera” vigentes a partir del 1-1-06.
· Resolución No. 18/99 MFP del 13/07/99 “Indicaciones para el cumplimiento del Acuerdo CECM No. 3334 de 1998”. Derogada por la Resolución No. 235/05 MFP de 30-9-05 “Normas Cubanas de Información Financiera” vigentes a partir del 1-1-06 en los apartados del sexto al octavo.
· Datos de Uso Obligatorio Modelos Registro, Submayores y otros modelos Capítulo 6 Manual de Subsistemas de Control Interno Finanzas al Día.

Caso Práctico.

Tomando en consideración lo planteado en la Resolución 26 del 25 de Enero del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control, se decidió ejecutar una auditoria Especial
Los objetivos fundamentales de la auditoria son:
· Evaluar el control de la activad administrativa y sus resultados.
· Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cualquier otro elemento que, de conjunto, permiten elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.
· Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
· Fortalecer la disciplina administrativa y económica – financiera de las entidades, mediante la evaluación de los resultados a quien corresponda.
· Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad moral de los trabajadores.
Se siguieron los procedimientos lógicos, llevando a cabo un orden riguroso para realizar el trabajo de la forma más completa y viable posible, con la debida calidad y con la mayor economía, eficiencia y eficacia; garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos, y logrando una adecuada interrelación de las diferentes etapas, las cuales fueron:
· Preparación metodológica.
· Exploración.
· Planeamiento.
· Supervisión y revisión.
· Disposiciones legales y demás regulaciones.
· Controles de la administración.
· Evidencias.
· Confecciones y presentación del informe de auditoria.
Después de recibir la Orden de trabajo No 05/12/07 y conociendo que se debe realizar una auditoria especial así como los objetivos de trabajo propuestos para la misma, el supervisor, de conjunto con el jefe de grupo y los auditores actuantes, se prepararon metodológicamente, tomando en consideración el tipo de auditoria a desarrollar y la entidad a auditar, analizando las auditorias realizadas a la misma y además el banco de datos que se posee.
Se hace acto de presencia en la entidad, personándose ante el director de la misma, mostrándole los documentos que acreditan que al menos el supervisor y el jefe de grupo están inscriptos en el Registro de Auditores de la Republica de Cuba, dejándole el original de la carta de presentación.
Seguido de lo cual se realizó un recorrido por las oficinas y el resto de sus instalaciones, luego se procedió a revisar los documentos de las diferentes inspecciones y auditorias archivadas en el Expediente Único de Auditorias en lo referente a la regulación 276 del 2003 del MAC, de lo cual se dejo evidencia en los papeles de trabajo, haciendo las anotaciones de las principales deficiencias en ellas detectadas.
Un paso importante lo constituye la realización de un buen estudio preliminar de la entidad, como base para confeccionar el plan para ejecutar la auditoria donde se seleccionan las áreas específicas a controlar y la obtención de la información que se utilizará para realizar el planeamiento.
Concluida la exploración se procedió a confeccionar el planeamiento de la auditoria, esta etapa es esencial para el proceso, pues representa la concepción estratégica formal de la actividad de control que se desarrollará. En esta etapa se deben dejar definidos los objetivos, el alcance y la metodología a utilizar. Además, en la misma se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:
· Importancia y necesidad de los usuarios.
· Comprensión de las funciones o actividades.
· Leyes y regulaciones.
· Pronósticos y metas.
· Recursos.
· Operaciones.
Para los auditores constituye una decisión importante la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir, un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Que tan grande debe ser la muestra seleccionada?
Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:
· Control Interno
· Importancia del riesgo de auditoria
La determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance de tal verificación es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, colegiada con el criterio del supervisor y oído el parecer de los auditores actuantes
El auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, las áreas de riesgo y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorias; precisando los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso.
Las técnicas de selección para el muestreo que se aplicaron en nuestro trabajo fueron la aplicación de los procedimientos de cumplimiento y sustantivo, y la técnica de selección de muestras utilizada fue al azar, asegurando que todas las operaciones dentro del universo tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas, aplicándose las técnicas de auditoria que posibiliten obtener las informaciones y comprobaciones necesarias que permitan emitir la opinión profesional en la ejecución del trabajo.
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por qué el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza
Para llegar a la presentación del informe fue importante tener en cuenta que:
- Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el informe que se elabora, por tanto debe cumplimentarse para su confección los siguientes requisitos:
· Deben expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la auditoria interna.
· Incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la auditoria interna.
· Ser completa y exacta, de forma que permita sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, así como demostrar la naturaleza, el alcance y el trabajo realizado.
· Suficientemente claros, comprensibles y detallados, para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la auditoria, este en capacidad de fundamentar las condiciones y recomendaciones mediante su revisión y no debe requerir de explicaciones orales.
· Ser legibles y ordenados, o de lo contrario podrían perder su valor como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuadas.
· Contener la identificación del significado de marcas de revisión utilizados por los auditores internos en los casos en que estas no estén establecidas centralmente.
· Contener información relevante, esto es limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado
El trabajo desarrollado quedó sustentado en los papeles de trabajo y fueron plasmadas en el informe las deficiencias detectadas que cumplieran con la condición de relevantes, suficientes y competentes.
Ministerio de Auditoria y Control
Monserrate No.213 Habana Vieja, Ciudad de La Habana.
Las Tunas, 16 de Diciembre del 2007
“Año 49 de la Revolución”

Orden de trabajo No. 05/12/07
Entidad auditada: “Z”
Dirección: Calle X, Número X Las Tunas.
Subordinada a: Ministerio X
Tipo de auditoria: Especial.
Fecha de inicio: 11 de Noviembre del 2007.
Fecha de terminación: 16 de Diciembre del 2007.
Auditoria ejecutada por: Delegación Provincial del MAC en Las Tunas.
Jefe de grupo: Beysi Batista Lorenzo
INFORME DE AUDITORIA
INTRODUCCION.
La Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar la formación del personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad de la formación integral de estos, realizar trabajos de investigación de la disciplina pedagógica y de especialidades, a fin de realizar actividades de extensión universitaria, brindar servicios de transportación, comedor y cafetería a sus trabajadores en moneda nacional, y comercializar de forma minorista a sus trabajadores productos agrícolas excedentes del autoconsumo en moneda nacional, todo ello aprobado en su objeto social según la Resolución 053 del Ministro de XXXX, fechada el 25 de mayo del 2004.
La contabilidad se encuentra centralizada de forma automatizada en las actividades de inventarios, activos fijos tangibles y consolidados de Estados Financieros con el programa RODAS. El resto del trabajo se efectúa de forma manual. La unidad tiene un centro contable y un almacén ubicados en el municipio de Las Tunas, además de un comedor obrero y uno de estudiantes.
Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditorias que comprende los informes de las Auditorias y comprobaciones realizadas a la entidad durante los últimos años.
La auditoria realizada tuvo los siguientes objetivos:
- Evaluar mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, la efectividad de los sistemas de Control Interno en la entidad seleccionada, de acuerdo con las normas y procedimiento establecido en la Resolución No. 297 del Ministerio de Finanzas y Precios del 23 de septiembre del 2003, en el tema siguiente:
- Tesorería y Efectivo
- Evaluar el cumplimiento de la legislación vigente para el aspecto señalado.
Los objetivos fueron alcanzados según lo previsto, se aplicaron las indicaciones elaboradas por el Ministerio de Auditoria y Control en la Guía emitida para el Control Nacional.
Se tomaron para la comprobación, por muestras, las operaciones realizadas durante el II semestre del año 2007. La revisión se realizó de forma detallada, incluyendo los cálculos y anotaciones realizadas en los documentos, registros y submayores que fueron objeto de verificación.
En las verificaciones efectuadas se aplicaron las Normas para Auditores Gubernamentales, no existiendo limitantes para alcanzar el cumplimiento de los objetivos propuestos.

CONCLUSIONES
Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa de MALO el grado de cumplimiento de los Procedimientos de Control Interno Contable y Administrativo que ejerce la entidad sobre los recursos que fueron objeto de verificación, criterio sustentado en:
- Designar como cajera a la Técnico en Gestión Económica que entre sus funciones es contrapartida de las operaciones que ocurren en la caja.
- Presentan incumplimiento de los procedimientos mínimos del Control Interno y Contable con relación a los recursos monetarios.
- No se tiene implementado en su totalidad el control de las tarjetas magnéticas.
- La implementación de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el área de la Subdirección de Economía y Servicios no esta diseñado y en el resto de las áreas evaluadas es insuficiente su aplicación al presentar violaciones de los componentes y normas.
- Los Planes de Prevención en las áreas visitadas no son efectivos ya que de todas las deficiencias detectadas ninguna constituye una posible manifestación ni está determinado como punto vulnerable.
RESULTADOS
Tesorería y Efectivo
1- La cajera en funciones es la técnico en gestión económica que revisa, contabiliza y custodia los reembolsos del fondo fijo, no existiendo contrapartida en algunas de las transacciones que realiza (P/T No. 2-14, Pág. 2).
2- No existe plan de arqueos (P/T No. 3-14, Pág. 3).
3- Al efectivo por depositar al banco en el periodo 1ro. de junio al 30 de Noviembre del 2007 no existe evidencia documental de que se le efectuaran arqueos, y en los fondos para cambio desde el 1ro de Julio al 30 de Noviembre del 2007. (P/T 3-14, Pág. 3).
4- En el Estado Financiero de agosto del 2007 la cuenta 105 Efectivo por depositar al banco no refleja saldo, existiendo recibos de efectivo en caja emitidos los días 30 y 31 de agosto del 2007 por un importe total de 5,697.62 pesos y depositados en el mes de septiembre, afectando la veracidad de las informaciones que brinda la entidad y no existe evidencia documental de haberse arqueado (P/T7-14, Pag7).
5- En el deposito al banco No. 5 por un importe 1,878.95 pesos se excede el termino aprobado por la entidad para depositarlo al banco que es de 10 días, considerando que este término crea causas y condiciones para que este presente la comisión de hechos delictivos .(P/T No 6-14, Pág. 6).
6- El vale para pagos menores No. 169 del 5/09/07 ampara un anticipo para dietas en la filial de Puerto Padre sin tener esta dependencia las medidas de seguridad mínimas para la custodia de recursos monetarios según manifiesta Justina Cancela Pérez, Jefa del Departamento de Contabilidad, siendo evidente que el efectivo que allí se manipula para el pago de salarios y estipendios mensualmente no posee la seguridad y custodia requerida, lo que crea las condiciones para que esté presente la comisión de hechos delictivos. (P/T No. 2-14, Pág. 2).
7- No se cumplimentan los procedimientos para el control de las Tarjetas Magnéticas en los aspectos contables No. 11, 12 y 13 recogidas en la Circular 02 del 24 de febrero del 2005 del Ministerio XXXX. (P/T No. 8-14, Pág. 8).
8- La cuenta 101 Fondo para Pagos Menores, presenta diferencias entre el efectivo arqueado al final del mes y el saldo del submayor al cierre de los meses de agosto, septiembre y octubre del 2007 provocados por errores de procedimientos al no disminuirle los anticipos liquidados y no reembolsados al final de cada periodo contable afectando la razonabilidad de esta cuenta en los meses antes señalados (P/T No. 9-14, Pág. 9).
9- Interrelación de las deficiencias con las normas por componentes (P/T No. 1-14, Pág. 1)
- Componente Ambiente de Control, Norma de Integridad y Valores Éticos, al no mantener íntegramente los recursos monetarios.
- Norma de asignación de Autoridad y Responsabilidad, al asignar la responsabilidad de la custodia de la caja a la persona que ejerce la contrapartida de las operaciones de caja en el área contable.
- Componente Actividad de Control, Norma de Coordinación entre Áreas, al no efectuar chequeos periódicos al efectivo por depositar al banco.
- Norma de Registros oportunos y adecuados de transacciones y hechos, al no registrar las operaciones en el momento que ocurren.
10- Interrelación con el Plan Prevención
Causas y condiciones: Falta de integridad y valores éticos en la custodia del efectivo, incumplimiento de los procedimientos establecidos para supervisar el efectivo en caja.
Plan de prevención: Esta definido como punto vulnerable la caja, pero estas deficiencias no se encuentran incluidas como posibles manifestaciones.
Opinión del auditor: Independientemente que esta confeccionado el Plan de Prevención no se encuentra identificada esta posible manifestación, por lo que no es efectivo
De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada debe comunicar sus descargos a la Delegación Provincial del Ministerio de Auditoria y Control dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 419 del 2006 de dicho Ministerio.
De acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley No. 159 de la auditoria, capitulo V, articulo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoria, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.
Deseamos patentizar nuestros agradecimientos a los dirigentes y trabajadores de la entidad por la colaboración prestada durante la realización de la auditoria.

Fraternalmente,

Massiel Díaz González.
Auditor Jefe de Grupo:
No. Registro de Auditores 555.

Nombre y Apellidos Cargo Hecho Imputable
Justina Cancela Pérez Jefa de Dpto. - Falta de supervisión y monitoreo al trabajo de sus subordinados, del Dpto. de Contabilidad y planificación, lo que ha permitido
que existan violaciones graves
del control interno.
- No tener diseñada e implementada

la Resolución 297 del 2003 en las

áreas de contabilidad.
- No exigir por la elaboración del Plan de arqueo a los fondos de la
caja y otros efectivos.
- Permitir que la cajera designada
Rompa la contrapartida del control
interno.
- Permite que no se ejecuten al
efectivo por depositar al banco
y al fondo para cambios arqueos
sorpresivos documentados.
- Permitir que no se registren los
hechos económicos (ingresos a cajas) cuando ocurra, lo que
afecta la veracidad de las
informaciones que brinda la
entidad en los estados
financieros.
- Conocer y permitir que se manipule efectivo sin existir las
condiciones de seguridad mínimas
para este recurso.
- No tener implantado la Circular
01/05 del Ministerio X Control de
Tarjetas Magnéticas en los
aspectos 11, 12, 13.
- Falta de previsión al establecer
depósitos al Banco de hasta 10
días por un monto de hasta
10 000.00 pesos.

ANEXO No. 9
Orden de Trabajo: 05/12/07.
ACTA DE DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA.
Nombres y Apellidos Cargo

Hecho Imputable

Alberto Carballosa
Almaguer.
Director. - Falta de un sistema de control que le permita conocer de forma oportuna:
- La situación del control de los Recursos Monetarios en la entidad que dirige.
- La deficiente implementación de la
Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios y la Resolución 13 del 2003 actual 13 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
Lic. Julián Conde Polanco. Subdirector de Economía y Servicio - Falta de exigencia y control al trabajo de las áreas de sus subordinados al no tener implementado en el área de contabilidad la Resolución 297 y la 13 del 2003 de los Ministerios de Finanzas y Precios y Auditoria y Control respectivamente.
- Permitir que el efectivo por depositar al banco carezca de total supervisión unido a la falta de visión al autorizar los depósitos al banco de hasta diez días, propiciando las condiciones para que se efectué rejuego con el efectivo.

CONCLUSIONES
· Establecer la división de funciones como lo plantea el control interno.
· Que al confeccionar el plan de prevención además de tomar como base el expediente único, realizar un levantamiento de riesgo en el que el control interno interactué.
· Cumplimentar el procedimiento para las tarjetas magnéticas.

RECOMENDACIONES
· Realizar cursos de capacitación sobre control interno al personal necesario
· Realizar auditorias o acciones de control con carácter sistemático.
· Concienciar a todo el personal en el proceso de control interno y la importancia que esto reviste.
· Que el plan de prevención no constituya un documento más y se actualice cada vez que se requiera.

BIBLIOGRAFÍA
· Decreto Ley 159 del Ministerio de Auditoria y Control.
· Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control
· Manual del Auditor del Ministerio de Auditoria y Control.
· Resolución 26 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
· Resolución 13 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.

AUTORA
Massiel Díaz González

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