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Cómo detectar qué tareas te conviene delegar en una Asistente Virtual

Resumen: Estoy convencida de que tienes grandes capacidades pero, también, de que tu tiempo es limitado. Cuando la cantidad de trabajo te “supera”, delegar tareas se convierte en una necesidad...
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Autor: Barbara Langer
Estoy convencida de que tienes grandes capacidades pero, también, de que tu tiempo es limitado. Cuando la cantidad de trabajo te “supera”, delegar tareas se convierte en una necesidad.

Sé que no es fácil y que, muchas veces, la falta de confianza nos incita a que encaremos todo solos. Creo que todos estamos preparados para hacerlo; sólo que debemos ejercitar y desarrollar la capacidad y el arte de delegar.

Una vez que adquieras la práctica, te aseguro que tu jornada será más sencilla, eficiente y podrás enfocarte en lo que realmente es importante: tu crecimiento profesional.

Que tareas NO te conviene delegar:
Para empezar, es importante que distingas lo que NO puedes delegar. Vamos a hacer un repaso por las cosas que conviene que hagas por tu cuenta, ya sea por gusto o por necesidad. Me refiero a aquellas actividades que constituyen el corazón del negocio, aquellas que requieren de los conocimientos y habilidades que sólo tú posees.

Por ejemplo: si eres Coach de liderazgo y deseas crear un producto digital para llegar a más personas a través de internet, tal vez debas grabar videos, audios y escribir sobre la temática que vas a desarrollar en el/los productos que crearás.

Esto requerirá de tus habilidades y de los conocimientos que constituyen tu especialidad. El contenido del curso, los videos, tus audios, etc serán tu responsabilidad principal y en ello deberás enfocarte, y de seguro que lo harás con gusto!!..siempre y cuando delegues el resto de las tareas en una Asistente Virtual idónea para ti. Por qué digo esto? Porque si además de preparar tus Info productos también permites que tu tiempo sea demandado por:
· responder a los emails que llegan desde tus sitios,
· administrar tus blogs,
· preparar material de valor para compartir en las redes sociales,
· tareas administrativas varias,
· o peor aún, tal vez hayas aprendido a hacer todo tu mismo durante estos años y es probable que estés acostumbrado a ocuparte de tareas de mantenimiento de sitio web, diseño gráfico y hasta algo de programación para no depender de ellos pero…es esa tu especialidad? A menos que así sea, no estás haciendo un buen uso de tu tiempo.

Lo más probable es que en este momento más del 50% de las tareas que estás realizando, no constituyan el corazón de tu negocio ni tu especialidad (..y estoy siendo muy optimista con el porcentaje)

Cuál es el peligro de seguir haciendo las cosas de esta manera? Pues que lo más probable es que esta dispersión te termine desgastando y te aleje de tu meta más importante, la que generará mayor valor para tu negocio y más ingresos.

Cómo salir de ese círculo? Delega estratégicamente!
Para organizarme mejor, y detectar qué delegar y qué no, suelo usar una aplicación on line muy práctica que me gusta por su sencillez. SIMPLEGTD www.simplegtd.com . Esta aplicación te permite crear “contextos”, donde se listan las acciones, puedes crear contextos para destacar las tareas más importantes del día y otro para registrar aquellas que se pueden delegar. En un próximo video te mostraré cómo usar simplegtd para detectar qué tareas delegar.

Tal vez debas dedicar un poco de tiempo a capacitar a tu Asistente Virtual en algunas tareas que antes manejabas tú y decirle cuáles son tus objetivos. El resto, será pura ganancia. Sólo piensa en cuánto podría hacer ella por ti. ¿Responder emails de clientes y prospectos? ¿Administrar tu blog? ¿Búsquedas en Internet para diferentes y variados objetivos? ¿Centralizar y coordinar todos los trabajos encargados a proveedores? …una gran diferencia poder tratar con una sola persona a tener que tratar con 3, o 5 o más.

Seguro que te estás encargando de un montón de cosas que, a esta altura de tu carrera, ya no corresponde que hagas.
Qué tareas SI te conviene delegar. Ejercicio para detectarlas: 
· Haz un listado de todas las cosas que haces en el día. Recolecta esa información en el transcurso de una semana en un archivo de texto.
· Separa de ese listado todas las tareas en las que quieres enfocarte, aquellas que deseas hacer tú mismo porque te gustan, porque son parte de tu especialidad. Colócalas aparte.
· Te aseguro que una vez que hagas eso quedarán muchas cosas en el listado..Qué hacer con ellas? Las sigues haciendo tú o las delegas?
· Delega el resto de las tareas, claro!

Humm..lo sé, al principio te puede causar un poco de temor darle esa/s responsabilidad/es a otra persona, especialmente si delegar esa tarea requiere un poco de entrenamiento o peor aún, brindar información confidencial, como usuarios y contraseñas, y otros “obstáculos” similares.

Pues no tengas temor, una vez que encuentres una VA profesional y de confianza relájate y deja todo en sus manos, ella te irá guiando y te irá solicitando lo que precisa para hacer el trabajo. En la mayoría de los casos la VA estará entranada para hacer casi todo lo que haces tú mismo hoy día, tal vez hasta lo haga mejor que tú 

Pero si la tarea que vas a delegar requiere de tu entrenamiento porque, por mencionar un ejemplo, hay que manejar alguna aplicación que tu VA nunca manejó, pues bien:
a. te puedes reunir con ella en una sala de conferencias online para mostrarle cómo se hace, (Adobe ConnectNow tiene una función para compartir escritorio y es gratuita) o
b. le grabas un video tutorial la próxima vez que te encuentres haciendo la tarea (harás un 2×1 ) GoView es una aplicación gratuita y muy buena para grabar la pantalla de tu ordenador. También puedes usar esta aplicación que descubrí hace poco a través de uno de mis clientes de asistencia virtual: Jing o Jing Pro. Hoy he tenido oportunidad de probarla (puedes ver el video aqui) y te la puedo recomendar con confianza. Te permite grabar videos y publicarlos para ser compartidos con las que personas que tu quieras, en dos sencillos pasos http://www.jingproject.com/
c. le armas un tutorial en un archivo de texto o por email. El método que prefieras, el que más te guste y más práctico te resulte. (yo suelo usar los videos, y muchas veces cuando tengo que dar mi “feedback” sobre algún trabajo y no tengo tiempo – o deseos – de escribir largos emails, simplemente grabo una “nota de voz” y la envío por email)

Una vez hecho esto, ya puedes enfocarte en lo tuyo. Qué alivio!!! Cierto? Así me sentí cuando comencé a delegar cada vez más cosas en mi VA. Mi vida cambió por completo, en lo profesional y en lo personal también! Al ser mujer emprendedora y ama de casa, mamá de una niña de 3 años y con otro bebito en camino, imagínate que no me ha quedado otra alternativa que convertirme en “experta” en detectar tareas para delegar . Este simple ejercicio que te mencioné recién combinado con el método que compartiré próximamente en un video, me están ayudando a avanzar en otros proyectos que estaban abandonados por falta de tiempo.

Claro que no me he “desentendido por completo” de las tareas que delegué, porque deseo estar al tanto de las cosas que suceden en mi negocio y además sería un poco infantil pensar que mi VA me leerá el pensamiento y hará las cosas tal cual las haría yo. Este es un trabajo en equipo, delegar en una VA te devolverá tiempo pero es necesario interactuar con ella para coordinar los trabajos, revisarlos cuando sea necesario dar tu “ok”, y hacer “tu parte” cuando tu VA ya haya hecho la suya para que el trabajo pueda avanzar y ser completado.

De modo que ahora tu tarea será principalmente la de “Coordinar” y tu VA se ocupará de “ejecutar”.
Te encontrarás con tiempo libre que querrás usar para el crecimiento de tu negocio, y también por qué no, para tu desarrollo personal. Aprovéchalo!
Traza tus metas, atrévete a soñar con el momento en el que podrás enfocarte completamente en ellas mientras tu mano derecha, tu Asistente Virtual y su equipo, se ocupan del resto.

Te dedicarás a ser más productivo, a encarar proyectos que te interesen… ¡y a aumentar tus ingresos!
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