Resumen
La Empresa de Servicios Técnicos y Especializados de Cienfuegos es una empresa de la Unión Eléctrica que se destaca en el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

En la eficiencia de la gestión empresarial el control de los procesos de contratación, facturación y producción de los servicios tiene una marcada significación.

La automatización de estos procesos tiene como objetivo su aplicación tanto en el ámbito de la empresa como en otras empresas de servicios del país. El resultado de ello da lugar a la creación del Sistema de contratación, facturación y producción.

Este sistema está formado actualmente por cuatro subsistemas: Contratación, Facturación, Gestión de cobros y Recuperación de Información.

Cada subsistema se desarrolló, con vista a su trabajo en red, sobre una base de datos centralizada.

En el desarrollo del software se usaron los estándares siguientes:
* Estándar de notación alemana para el modelado de procesos IDEF0.
* Estándar UML para la definición de requerimientos funcionales del sistema, concretamente el empleo de la descripción de los casos de uso de forma detallada [JAC00, RUM00, BOO99].
* Estándar de interfaces para el aseguramiento de una imagen y comportamiento únicos del sistema en la interacción con los diferentes actores.

Se exponen el modelado de los procesos del negocio y algunos de los requisitos funcionales de alto nivel del proyecto, que muestran la envergadura del mismo, la información que recupera el sistema y la seguridad que posee la información.

1. Introducción.
La Empresa de Servicios Técnicos y Especializados de Cienfuegos, empresa surgida en el 2005, dentro del marco del perfeccionamiento empresarial tiene como misión: prestar servicios técnicos y especializados a sus clientes, con bajos costos, competitividad y alta profesionalidad, para el desempeño de lo cual tienen un gran peso las actividades de Contratación, Facturación y Producción.

La producción de la empresa es el valor monetario facturado producto de la culminación de los diferentes períodos de los servicios, más otros ingresos en efectivo.

La empresa está dividida en Unidades Empresariales de Base (UEB.), que tienen personal trabajando en el montaje de los Grupos Electrógenos y otras tareas importantes de la Unión Eléctrica.

En las UEB las actividades de contratación, facturación, cierre de producción, control de cuentas por cobrar, control de ingresos se hacían de forma manual.

Existía descontrol en la elaboración de las facturas, se podían hacer contra contratos que aún estaban en circulación (proceso de aprobación), lo que constituía una violación, o se facturaba contra contratos verbales sin previa autorización.

Cada UEB asentaba los datos de sus clientes, repitiéndose estos indistintamente a nivel de empresa.

Las facturas se hacían en Word por los comerciales de las UEB, con ausencia de homogeneidad en el consecutivo de estas a nivel de empresa, lo que ocasionaba errores que conllevaba a retrasos en la gestión de las cuentas por cobrar. En ocasiones las facturas se traspapelaban y había que recurrir al cliente para ver la copia.

Se disponía de la caducidad de las cuentas por cobrar sólo al cierre contable de la empresa.

Los cierres de producción de las UEB y de la empresa por parte de la Dirección Comercial se hacían de forma manual.

Un empleado del departamento de finanzas registraba todas las facturas en un sistema, y los cheques cuando estas eran cobradas, para obtener el cierre de ingresos de la empresa.

Todos los cierres, el control de las deudas por clientes y por edades, los saldos de los clientes, el control del estado de las facturas son procesos agotadores y su gestión manual no permite agilizarlos, por lo que se decidió concebir un proyecto para humanizar todos los procesos y alcanzar la operatividad necesaria de la información para la toma oportuna de decisiones, teniendo en cuenta la existencia de todos los recursos humanos y materiales necesarios para su desarrollo, implantación y explotación.

Este proyecto debía abarcar:

Objetivo general.
Elaborar un sistema integrado de Contratación, Facturación y Producción que ayude, mejore y facilite el trabajo de las UEB y de la dirección económica - comercial de la empresa.

Objetivos Específicos.
1. Hacer un estudio detallado del proceso de gestión comercial y analizar las necesidades y prioridades que existen en los departamentos en que se desarrolla..
2. Diseñar una base de datos para la ejecución y el control de los procesos de contratación, facturación, producción e ingresos de la empresa y sus UEB que responda a los requerimientos específicos de las UEB y generales de la empresa.
33. Implementar un sistema que sistematice los procesos de contratación, facturación, producción e ingresos atendiendo las características específicas de una empresa de servicios.

2. Modelado de los procesos del negocio.
El Proceso Unificado de Desarrollo de Software propone una arquitectura centrada en Casos de Uso, que se desarrolla de forma iterativa e incremental a través de las fases de Inicio, Elaboración, Construcción y Transición, donde cada iteración comprende los siguientes flujos de trabajo: Captura de Requisitos, Análisis, Diseño, Implementación y Prueba.

Hay diferentes puntos de partida para la captura de requisitos, en este caso se va a partir de elaborar un modelo del negocio como primera actividad en la fase de concepción de un producto software.

El Proceso Unificado de Desarrollo de Software propone la técnica de los Casos de Uso para el modelado del negocio, en este trabajo la precede la metodología IDEF0. Este estándar se usa con el objetivo de que partiendo del modelado de procesos del negocio se logre capturar el vocabulario donde el software quedará insertado, definir las entidades informativas y determinar los casos de uso del negocio

Situación que existía antes del proyecto:
* Se destinaba un especialista comercial para las actividades de contratación y facturación manuales en cada Unidad Empresarial de Base(UEB).
* Se destinaba un técnico de producción para llevar la producción en cada UEB.
* Se destinaba una persona de la Dirección Técnica para seguir el cumplimiento de los planes de producción de las unidades y los gastos de estas.
* Una persona de finanzas registraba todas las facturas y todos los cobros para tener los ingresos de las unidades y por consiguiente de la empresa.
* Se destinaban dos personas en la dirección técnica comercial para entre otras tareas dirigir las actividades de contratación y facturación, tanto de contratos de servicio como de compras.
* La conciliación de la producción se realiza entre el área Técnica y el departamento de finanzas y puede tardar un tiempo considerable.

2.1. Proceso AS-IS.


Fig. 1: Proceso AS-IS de Contratación, Facturación y Producción

Leyenda:
Com - Comercial , Dir - Dirección, Esp - Especialista, Cte - Comité, Contr - Contratación, Direct - Directivo, Prod. - Producción, Cons - Consejo, Emp. – Empresa, Ingr.- Ingresos.

2.2. Modelo de Casos de Uso y actores del negocio



Fig. 6: Diagrama de actores y Casos de Uso del negocio

Situación optimizada sin proyecto.
* Que las unidades concilien el cierre de producción con finanzas y esta le entregue a la dirección Técnica el listado.
* El comercial de la unidad y el técnico de producción pueden ser la misma persona siempre que este último sólo se dedique a recibir información de las brigadas como sucede en las UEB.

Situación con Proyecto.
* Se garantiza la disponibilidad y operatividad de la información que siempre se encontrará actualizada y debidamente organizada, en contraposición con la que existía después del cierre contable de la empresa.
* Las UEB no podrán facturar contra contratos hasta que estos no estén registrados por el especialista comercial directivo, lo que equivale a eliminar posibles corrupciones e ilegalidades.
* Se logra homogeneidad a nivel de empresa en el proceso de facturación, pasando a un consecutivo por UEB, no por contratos como existía.
* Por la variedad de los servicios que se brindan no se llevó al sistema la elaboración de los contratos y los suplementos, la aprobación de estos se plasma en sus registros.
* Se maneja una única información, pues de las facturas de las unidades empresariales de base se derivan la producción de estas y de la empresa, de los cobros de las UEB se generarán sus ingresos y por ende el de la empresa. No hay necesidad de que en Finanzas se vuelvan a pasar todas las facturas y los cobros, por lo que sólo trabajarán con los listados emitidos de la información primaria. En la Dirección Técnica sólo tendrán que ver el listado de producción, no procesarla manual.
* El comercial de la unidad y el técnico de producción pueden ser la misma persona, por el ahorro de tiempo que implica ejecutar las actividades por el sistema.
* Para alcanzar rapidez en el sistema, evitar errores y manipular la información se hacen varios clasificadores que agrupan información en categorías de servicios y dentro de estas los conceptos asociados.

2.3. Proceso TO BE.
2.3.1. Proceso TO-BE de la Contratación económica.


Fig. 7: Proceso TO-BE Contratación.
El Proceso de Contratación va a contemplar el registro concerniente a todas las etapas de la misma, así como los posibles suplementos. El comercial directivo tiene que estar registrado como usuario del sistema para poder ejecutar sus funciones. También deben de estar registradas todas las UEB, puesto que los contratos van a asociarse a estas.
Todos los contratos necesitan la información del cliente y para registrar esta última se necesita previamente o en el momento los datos de las Provincias y Municipios.
Todas las empresas clientes pertenecen a alguna Unión por lo que es necesario tener un Registro previo de las mismas o ir llenándolo a medida que surjan nuevas.
En caso de que un contrato vaya a suplementarse este debe de estar antes registrado.

2.3.2. Proceso TO-BE de la Facturación.


Fig. 8: Proceso TO-BE Facturación.
En el Proceso TO-BE la facturación y la producción se unen, puesto que se hace una clasificación de los conceptos a facturar que constituyen o no producción.
Previo a la facturación deben clasificarse las unidades de medida para que sea un proceso homogéneo para todas las UEB., los datos de la empresa deben de estar registrados, así como el contrato por el cual se vaya a facturar.

2.3.3. Proceso TO-BE Gestión de Cobros.


Fig. 9: Proceso TO-BE Cobros.
De los cobros efectuados por los comerciales de las unidades se obtienen los ingresos de las mismas y de la empresa.
En el proceso TO-BE el registro doble de las facturas y de los cobros se elimina , a partir de los procesos de facturación y cobros por los comerciales de las unidades ya se obtienen la producción, las cuentas por cobrar y los ingresos tanto de las unidades como de la empresa.
Se encontraron los siguientes sustantivos como candidatos a clases persistentes.
Cliente, Contrato, Suplemento, UEB: Unidad Empresarial de Base, Factura, Cobros, Uniones, Conceptos, Categorías.

2.4. Modelo de Casos de Uso del Sistema.



Fig. 10: Diagrama de actores y Casos de Uso del Sistema

3. Evaluación económica de la rentabilidad del proyecto informatizado para el cliente.
Entre los requisitos funcionales de alto nivel se encuentra el cálculo de la rentabilidad para el cliente de la versión informatizada del proyecto.

Se hace un estudio costo – beneficio y se calculan los tangibles para elaborar la tabla de flujo de caja acumulado (Tabla I). Los beneficios y costos generados con la explotación de este sistema son los siguientes:

Beneficios intangibles:
* Humanización del trabajo.
* Mejora del control sobre el cumplimiento de los planes y de la toma oportuna de decisiones dado por el aumento de la operatividad de la información.
* Mejor organización.
* Mejora de la calidad de la información.
* La información se procesa y recupera de manera oportuna y sin retrasos.

Beneficios tangibles:
* Ahorro de salario en el personal encargado de procesar la información.
* Ahorro de tiempo que conlleva a un ahorro por concepto de depreciación de las máquinas computadoras, puesto que anteriormente también se usaban las computadoras sólo que con Word y Excel.

Costos intangibles:
* Resistencia al cambio bastante fuerte.
* Cambios en la forma de trabajo en el centro en el que se va a usar la solución.

Costos tangibles: Comprenden el costo inicial y el costo de explotación
Costo inicial:
* Valor monetario empleado en la adquisición del software.
* Compra de equipamiento para la puesta en explotación
* Capacitación del personal que trabajará con el software.

Costo de explotación:
* Depreciación del equipamiento.
* Costos de hojas, de cintas ó cartuchos de impresoras.
* Costo de electricidad.
* Costo de mantenimiento del equipamiento.

En la tabla de flujo de caja acumulado para el año 0 los costos comprenden los incurridos en el costo inicial, para los años siguientes los de explotación.



Usando métodos complejos de evaluación como el Valor actual Neto(VAN) y la Tasa Interna de Rendimiento(TIR) para un período de cuatro años se obtuvo un VAN de $4505.21 y un TIR del 35 % por lo que se consideró que el proyecto es rentable para el cliente.

Se calculó el Punto de Retorno de la Inversión, para lo que se usaron los beneficios y costos acumulados, resultando ser de 1.9 años lo que demuestra que los beneficios superan de manera evidente los costos.



4. Información que recupera el sistema
Entre la información que se recupera mediante el sistema se encuentran en forma de informes:

Facturas por cobrar:
* Por más de ____ días
* Por Empresas
* Por Contrato

Estado de las facturas (Anulada, pagada, por cobrar) por:
* Contrato

Facturas emitidas mensualmente por UEB
Producción mensual y acumulado del año por:
* Contrato
* Unidad
* Empresa

Cheques
* Con sobrantes(Saldo de los clientes, o errores del usuario)
* Por empresas

Ingresos mensual y acumulado del año por:
* Contrato
* Unidad
* Empresa

En forma de consultas mediante el sistema se puede acceder a
1. Consultar facturas
2. Consultar contratos por:
* Año + acuerdo del comité de contratación
* Año + acta del comité de contratación
* Año + acuerdo del consejo de administración
* Año + acta del consejo de administración
* Año + Tipo de Contrato + Unidad Empresarial de Base
* Año + Unidad
* Tipo de Contrato + Unidad Empresarial de Base
* Unidad Empresarial de Base

3. Consultar Suplementos por los mismos filtros que los contratos.

5. Elementos de Seguridad
El sistema utiliza una base de datos centralizada, por lo cual los datos almacenados son vulnerables al acceso de las personas autorizadas al mismo. Además estos datos son enviados por la red por lo cual se hace de vital importancia el control y la seguridad de la información a trasmitir.

Con vista a lograr una mejor seguridad y consistencia de los datos, se han tenido en cuenta:
1. Varios niveles de acceso al sistema.
2. Encriptación de datos.
3. Seguridad que brinda Windows Server 2003.
4. Configuración de las opciones del menú en la aplicación cliente.
5. Salvas diarias de la base de datos.

Conclusiones
El sistema de Contratación, Facturación y Producción es una herramienta que posibilita la aplicación correcta de la política de Contratación evitando corrupción e ilegalidades, permite dar seguimiento centralizado a un único nicho de mercado dentro de la empresa y no dentro de las unidades como existía, lo que conlleva a la eliminación de errores.

Se han alcanzado grandes logros en la gestión de las cuentas por cobrar y en el control de las finanzas en la empresa, ya que este sistema es independiente del cierre contable mensual de la empresa, posibilita cierres diarios de producción, ingresos y cuentas por cobrar.

En fin este sistema es una herramienta eficaz en la ayuda a la toma oportuna de decisiones por los directivos de las UEB y por la Dirección Comercial de la empresa dada su mayor ventaja: operatividad, información en tiempo real.

Bibliografía.
1. (BOO2001b) Booch, Rumbaugh, Jacobson: “El Proceso Unificado de Desarrollo de Software”. Ed. Addison Wesley – Madrid 2001.
2. Date, C.J.: Introducción a los sistemas de bases de datos. Séptima Edición. Pearson Educación de México, S.A. de c.v.
3. Decreto Ley 15- 1978.
4. (IDEF2000) Notación IDEF para el modelado de procesos: www.vico.org/TRADcontenidoCD.pdf
5. García Pérez, A. Modelado de Procesos de Negocio. Curso de postgrado. Universidad de Santa Maria de Arequipa, Perú,2004.
6. (ISO2000) Norma ISO 9000:2000, Norma ISO 9001:2000,Norma ISO 9004:200:www.sct.gob.mx/direccion_gral/uac/gescalidad/iso/textoiso.htm
7. [Pressman, 2002] Pressman, Roger S.: Ingeniería de Software. Un enfoque práctico. Quinta edición. McGraw-Hill. Madrid 2002.
8. Resolución No. 23/2006 del Ministerio de la Industria Básica.
9. Resolución No. 2253/2005 del Ministerio de Planificación y Finanzas julio 2003.